MACROPROCESO DE SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL
CÓDIGO: SCIP08
PROCESO GESTION CONTROL INTERNO VERSION: 4 PROCEDIMIENTO CONTROL DE EVALUACION
OBJETIVO
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ALCANCE
Evaluar el Sistema de Control Interno de la entidad, como instrumento que permita monitorear el logro de los objetivos, metas y principios de la Universidad de Cundinamarca.
Inicia con la elaboración del cronograma para la aplicación de las herramientas de evaluación de control interno, continua con el levantamiento de información en los procesos y finaliza con el informe y generación de acciones encaminadas al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
DEFINICIONES
CONTROL DE EVALUACION: Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar de forma permanente la efectividad del control interno. EVALUACION INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Es el examen objetivo e independiente realizado por la oficina de control interno, sobre los subsistemas, componentes y elementos que conforman el MECI, para verificar su desarrollo en los diferentes procesos o áreas. HALLAZGO: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada, frente a los criterios de control interno. PLAN DE MEJORAMIENTO: Conjunto de acciones que se deben tomar con el fin de subsanar los hallazgos de las diferentes instancias de control. AUDITORIA PROGRAMADA: Es aquella que se encuentra contemplada en el programa de auditoria AUDITORIA EXTRAORDINARIA: Es aquella que no se encuentra contemplada en el plan de auditoria. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Extensión y limites de una auditoria, incluyendo áreas y procesos a cubrir. AUDITORIA INTERNA: Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de un entidad publica.
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MACROPROCESO DE SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL
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PROCESO GESTION CONTROL INTERNO VERSION: 4
PROCEDIMIENTO CONTROL DE EVALUACION
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DEFINICIONES
EVIDENCIA DE AUDITORIA: Información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su concepto. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, normas, leyes, manuales, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. RECOMENDACIÓN: Constituyen las medidas sugeridas al señor Rector orientadas a promover la superación de los hallazgos de auditoria y mejorar los procesos. DAFP: Departamento Administrativo de la Función Publica. EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LA GESTION: Conjunto De elementos de control que garantiza exámenes autónomos y objetivos a la gestión por parte de la coordinación de control interno. Presenta características como neutralidad, independencia y objetividad. Rol de evaluación independiente que asume la oficina de control interno, mediante seguimiento y monitoreo a los procesos de la Universidad de Cundinamarca. CONTROL: Acción que minimiza los riesgos, analizando el desempeño de operaciones evitando posibles incumplimientos frente a resultados esperados, para de esta manera adoptar medidas preventivas. INDEPENDENCIA: Autonomía para tomar decisiones y emitir juicios sobre un proceso. NEUTRALIDAD: parcialidad a la hora de emitir un concepto OBJETIVIDAD: Perteneciente al objeto en sí y no a nuestro modo de pensar. AUTOEVALUACION DEL CONTROL: Elemento de control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de procesos y de cada área organizacional. AUTOEVALUACION DE GESTION: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE EVALUACION
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIA
1. Genera programación anual de evaluaciones independientes al S.I.G.C.
1. Generar cronograma
2. Verificar programación
SI
2. Verifica la programación establecida realizando los ajustes necesarios.
Gestor Proceso Control Interno
Gestor Proceso Control Interno y Equipo Asesor
EPIF001
EPIr001
Ajustes?
NO
3. Comunicar plan
4. Asignar responsables
5. Diligenciar herramienta
6. Desarrollar la evaluación
3. Comunica cronograma evaluación independiente.
el de
Gestor Proceso Control Interno
4. Informa responsable de ejecución cronograma
al la del
Gestor Proceso Control Interno
Correo Institucional
5. Diligencian las herramientas necesarias y que apliquen a cada evaluación.
Equipo Asesor, Gestores responsables de cada proceso
SCIF049 SCIF050 SCIF051 SCIF052 SCII001
6. Desarrolla y aplica el instrumento y/o herramienta de evaluación a los procesos que aplique según cronograma.
Equipo Asesor
ECOP01
SCIF049 SCIF050 SCIF051 SCIF052 SCII001
1
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1
7. Verificar resultados
y
7. Verifica y Analiza la información de acuerdo a la herramienta utilizada.
Analizar
8. Realiza informe de acuerdo a la herramienta utilizada, estableciendo la existencia de hallazgos, observaciones o recomendaciones.
8. Realizar informe
SI 9. Revisar el informe
9. Revisa el informe solicitando los ajustes del caso.
Equipo Asesor
Equipo Asesor
SCIr049 SCIr050 SCIr051 SCIr052
ADOF006
Gestor Proceso Control Interno
ADOr006
Gestor Proceso Control Interno
ADOP02 ADOF001
Ajustes?
NO
10. Remite informe al ente competente, líder de proceso responsable, dependiendo el caso, a través del proceso de Gestión Documental.
10. Remitir informe
11. Seguimiento acciones
12. Archivar
a
11. Realiza seguimiento a las acciones levantadas a través del procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de Mejoramiento.
Equipo Asesor
12. Archiva documentación e informe a través del proceso de Gestión Documental.
Servidor asignado
SCIP02
ADOP03 ADOr023
FIN
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
MOTIVO
AAAA MM
DD
No. 1
2010
02
23
Emisión Documento
No. 2
2011
08
16
Ajuste y mejoramiento a los procedimientos del proceso
No. 3
2012
09
25
Ajuste y mejoramiento al sistema de gestión de calidad.
No. 4
2013
07
10
Ajuste y mejoramiento al sistema de gestión de calidad.
ELABORO
Gestores participantes
FECHA
2013
07
02
Carolina Gómez
Asesor Control Interno
Jorge Eliecer Suarez G
Profesional II
Néstor Raúl Gutiérrez Caycedo
Director de Control Interno
REVISO: Oficina de Calidad
APROBO: Gestor Responsable del Proceso
NOMBRE: Fernando Hernández Moreno - María del NOMBRE: Néstor Raúl Gutiérrez Caycedo Pilar Delgado Rodríguez CARGO: Profesional Universitario III – Profesional CARGO: Director de Control Interno Universitario I FECHA
2013
07
10
FECHA
2013
07
10
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