Das digitale Dokument Rechtliche, organisatorische und technische Aspekte der Archivierung und Nutzung
herausgegeben von
Dr. Ivo Geis unter Mitarbeit von: Eugen Finckh Dr. Ivo Geis Karen Heidtmann Sven-Erik Heun Andreas Jaspers Thomas Müthlein Ruth Susallek Dr. Juliane Wiemerslage
2.1 Die handeis- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten von Dr. Juliane Wiemerslage, Stuttgart
58
2.2 Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentenarchivierung auf digitalen Datenträgern von Ruth Susallek, Düsseldorf Zivilrechtliche und zivilprozeßrechtliche Aspekte 3.1
3.2
Das digitale Dokument und das Erfordernis der Schriftform nach Zivilrecht und Zivilprozeßrecht von Karen Heidtmann, Karlsruhe Die Reduzierung des zivilprozessualen Risikos beim Einsatz digitaler Dokumente durch vertragliche Vereinbarungen von Sven-Erik Heun, Rodgau
Datenschutzrecht von Thomas Müthlein, Bonn Urheberrechtliche Möglichkeiten und Grenzen der elektronischen Speicherung von Dokumenten von Dr. Ivo Geis, Hamburg Betriebsverfassungsrechtliche Fragestellungen im Zusammenhang mit dem Einsatz digitaler Speichermedien von Andreas Jaspers, Bonn Fazit
1.2.3 Faksimileerzeugung 1.2.3.1 Scanner im Büroumfeld 1.2.3.2 Spezial-Scanner
,
.'
8 9 9 10 10 11 13 13 13 16
1.2.4
Scanner-Schnittstellen- und Rechneranforderungen
18
1.2.5
Digitales Dokument ist CI
19
1.2.6
Adjustieren und Ausgabegeräte
21
1.3
Automatisierung der Verschlagwortung
21
1.3.1
Überblick
21
1.3.2
Technischer Ablauf
23
1.3.3 1.3.3.1 1.3.3.2 1.3.3.3
OCR/ICR-Methoden Klassifizierung der Methoden Pixelmustervergleich („Pattern Matching") Topologische Verfahren
23 23 25 25
III
Detailliertes Inhaltsverzeichnis
1.3.4 1.3.4.1 1.3.4.2 1.3.4.3 1.3.4.4 1.3.4.5
Erweiterung der OCR/ICR-Methoden Grenzen der üblichen OCR-Methoden Verbesserung der OCR/ICR-Methoden selbst Dokumentanalyse Kontextanalyse Lernende Systeme
29 29 30 31 32 34
1.3.5
Grenzen der maschinellen Erkennung
34
1.3.6
Qualitätsmerkmale für Vorlagen
34
1.4
Elektronische Verwaltung digitaler Dokumente
36
1.4.1
Indexierung
36
1.4.2
Retrieval
37
1.4.3
OLE/DDE
38
1.5
Digitale Speichermedien
39
1.5.1
Diskette
40
1.5.2
Magnetplatte
41
1.5.3
Magnetband
42
1.5.4
Optische Platte
43
1.5.5
Optische Platte in WORM-Technik
44
1.5.6
Optische Platte in CD-ROM-Technik
45
1.6
Speicherungsarten
46
1.6.1
Nettodatenspeicherung
46
1.6.2
Bruttodatenspeicherung
46
1.7
Weitere Formen der Erzeugung digitaler Dokumente
47
1.7.1
COLD-Verfahren
47
1.7.2
Pcnpads
1.8
Mögliche Fehlerquellen
48
1.8.1
Scannen
48
1.8.2
Speichern
49
1.8.3
Verwaltung und Retrieval
50
IV
'.
;
47
Detailliertes Inhaltsverzeichnis
1.9
Anforderungen an die Grundsätze ordnungsgemäßer Dokumentenarchivierung (GoDok)
50
1.10
Fazit aus technischer Sicht
53
2
Steuerrecht und Handelsrecht
57
2.1
Die handeis- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten
58
von Dr. Juliane Wiemerslage, Stuttgart 2.1.1
Die Regelung in § 257 HGB und § 147 AO
2.1.2 Die Entstehungsgeschichte des § 257 Abs. 3 HGB 2.1.2.1 Die Novelle von 1965 2.1.2.2 Das Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977
2.2
58 59 59 60
Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentenarchivierung auf digitalen Datenträgern .... 61 von Ruth Susallek, Düsseldorf
Welche steuerlichen Folgen können sich aus einer nicht ordnungsgemäßen Dokumentenarchivierung der nach § 147 Abs. 2 AO aufbewah-rungspfüchtigen Unterlagen auf digitalen Speichermedien ergeben?
63
2.2.3
Zwangsmittel
64
2.2.4
Schätzung
64
2.2.5
Steuerstraf-und bußgeldrechtliche Ahndung
67
2.2.6
Konkursdelikte
67
2.2.7
Versagung von Steuervergünstigungen
67
V
Detailliertes Inhaltsverzeichnis
3 3.1
Zivilrechtliche und zivilprozeßrechtliche Aspekte
71
Das digitale Dokument und das Erfordernis der Schriftform nach Zivilrecht und Zivilprozeßrecht
73
von Karen Heidtmann, Karlsruhe 3.1.1
Schriftform nach BGB und die Wertpapiere des HGB
74
3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2
Schriftformerfordernis nach Zivilprozeßordnung (ZPO) Die Privaturkunde Zivilprozeßrechtliche Einordnung des elektronischen Dokuments
75 75 76
3.1.3
Überlegungen für eine gesetzgeberische Integration des elektronischen Dokuments in den Urkundenbegriff der Zivilprozeßordnung (ZPO) 3.1.3.1 Rechtsvergleichende Überlegungen 3.1.3.2 Überlegungen für eine Änderung der ZPO 3.1.3.2.1 Darstellung der aktuellen Diskussion 3.1.3.2.2 § 416 a ZPO-Beweiskraft von digitalen Dokumenten 3.1.3.2.3 Erläuterungen
3.2
Die Reduzierung des zivtlprozessualen Risikos beim Einsatz digitaler Dokumente durch vertragliche Vereinbarungen ^> von Sven-Erik Heun, Rodgau
Vereinbarungen über das Schriftforrnerfordernis im Zivilrecht Zulässigkeit Ausnahmen von der Formnichtigkeit Ergebnis Schuldrechtliche Bindungswirkung Schadensersatzanspruch • Rechtsgeschäfte, deren Formnichtigkeit heilbar ist Fazit Vereinbarungen über das Schriftformerfordernis im Zivilprozeßrecht
83 84 84 85 85 86 86 87 87
VI
Detailliertes Inhaltsverzeichnis
3.2.5.1 Vereinbarung über die Beweiswürdigkeit 3.2.5.1.1 Zulässigkeit 3.2.5.1.2 Ergebnis 3.2.5.2 Vereinbarung über die Beweisbedürftigkeit 3.2.5.2.1 Zulässigkeit 3.2.5.2.2 Auswirkungen im Prozeß 3.2.5.2.3 Ergebnis 3.2.5.2.4 Risikobewertung 3.2.5.3 Vereinbarungen über die Beweislast 3.2.5.3.1 Zulässigkeit 3.2.5.3.2 Ergebnis 3.2.5.4 Beweisvereinbarungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen
87 88 89 89 91 92 94 94 95 95 96 96
3.2.6
Bewertung
97
3.2.6
Literatur
98
3.2.7
Abkürzungen
99
4
Datenschutzrecht
103
von Thomas Müthlein, Bonn
4.1
Einleitung
105
4.2
Digitale Medien aus datenschutzrechtlicher Sicht
107
4.2.1
Grundgedanken des BDSG 1976/90
108
4.2.2
Heutige technische Realität
109
4.2.3
Ein Konflikt zwischen Recht und Technik?
109
4.3
Anwendbarkeit des BDSG
4.3.1
Personenbezogene Daten
112
4.3.2
Erfüllung des Dateibegriffs des BDSG
113
4.4
Zulässigkeit der Verarbeitung
117
4.5
Verarbeitung
121
4.5.1
Speichern
121
4.5.2
Verändern
121
4.5.3
Übermitteln
123
110
4.5.4 " Sperren
123
4.5.5
126
Löschen
VII
Detailliertes Inhaltsverzeichnis
4.6
Rechte der Betroffenen
128
4.6.1
Benachrichtigungspflicht der speichernden Stelle
129
4.6.2
Auskunftsrecht
130
4.6.3
Korrekturrechte
131
4.7
Technische und organisatorische Anforderungen an optische Speichersysteme Verfahrensablauf einer OD-Anwendung Zuordnung der Datensicherheitsmaßnahmen
133 134 135
Kontrollpflichten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten und der Aufsichtsbehörde
140
4.7.1 4.7.2 4.8 4.8.1
Die Kontrollpflichten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten im Hinblick auf optische Speichersysteme
140
Die Kontrollpflichten der Aufsichtsbehörde im Hinblick auf optische Speichersysteme
140
4.8.3 v
Fazit
141
4.9
Schlußbetrachtung
141
5
Urheberrechtliche Möglichkeiten und Grenzen der elektronischen Speicherung von Dokumenten
145
4.8.2
von Dr. Ivo Geis, Hamburg
5.1
Problem
146
5.2 5.3
Vervielfältigungen im Sinne des § 16 UrhG Zulässigkeit der Vervielfältigung durch den NichtUrheber nach § 53 UrhG
146
5.3.1
Vervielfältigung zum privaten Gebrauch (§ 53 Abs. 1 UrhG)
147
5.3.2
Vervielfältigung zu Unterrichts- und Prüfungszwecken (§ 53 Abs. 3 UrhG)
147
Vervielfältigung zum sonstigen eigenen Gebrauch (§53 Abs. 2 UrhG)
147
5.3.3
VIII
147
Detailliertes Inhaltsverzeichnis
5.3.3.1 Einzelne Vervielfältigungsstücke 148 5.3.3.2 Begriff des „eigenen Gebrauchs" 149 5.3.3.2.1 Speicherung von Dokumenten zum betriebsinternen Gebrauch 149 5.3.3.2.2 Speicherung von Dokumenten, um sie Dritten zur Verfügung zu stellen ... 149 5.3.3.2.3 Bearbeitung der Datenbank 150 5.3.3.3 Herstellenlassen der Vervielfältigungen 150 5.3.3.4 Die Voraussetzungen des §53 Abs. 2 Nr. 1,2 und 4a UrhG 151 5.3.3.4.1 Vervielfältigung zum wissenschaftlichen Gebrauch (§ 53 Abs. 2Nr. 1) 151 5.3.3.4.2 Vervielfältigung zur Aufnahme in ein eigenes Archiv (§ 53 Abs. 2Nr.2) 151 5.3.3.4.3 Vervielfältigung kleiner Teile erschienener Werke oder einzelner Beiträge aus Zeitungen oder Zeitschriften zum sonstigen eigenen Gebrauch (§ 53 Abs. 2 Nr. 4a) 152
5.4
Ergebnis
153
6
Betriebsverfassungsrechtliche Fragestellungen im Zusammenhang mit dem Einsatz digitaler Speichermedien
155
von Andreas Jaspers, Bonn
6.1
Unterrichtungs- und Beratungsrechte
156
6.1.1
Allgemeine Aufgaben der Mitarbeitervertretung
156
6.1.1.1 6.1.1.2
Überwachung der Einhaltung des BDSG Zeitpunkt und Umfang des Unterrichtungsanspruchs sowie Vorlage von Unterlagen 'f.
156
6.2
158
Unterrichtung über arbeitstechnische Betriebsänderungen
