Brochure Protocolo Familiar    

            Versión Junio 2016

 

 

Índice ____________________________________________________________

1. Qué es un protocolo familiar 2. Modos de elaboración de protocolo familiar 3. Servicios que oferta Gaudia en materia de Protocolo familiar 4. Ventajas de tener implementado un protocolo familiar en la empresa.

 

 

1. Qué es un protocolo familiar. Ser Empresa Familiar implica que la mayoría de los votos son propiedad de una familia y que al menos un representante familiar participa de la gestión o gobierno. Pese a que un importante número de empresas familiares grandes tienen elaborado un protocolo familiar, todavía hay muchos negocios familiares que deben avanzar para establecer unas normas claras que rijan la convivencia presente y futura entre familia y empresa. De ahí que “El Protocolo Familiar” adquiera especial trascendencia pero: ¿Qué es un “protocolo familiar?

En este caso lo se trata con el mismo es componer un proyecto familia-empresa que motive a la familia. Es crear un espíritu de unidad y compromiso. Para conseguirlo, es necesario un diálogo a fondo y llegar a consensos sobre un conjunto de asuntos capitales que pueden afectar tanto a la familia como a la empresa. Las decisiones que se toman sobre estos asuntos son el contenido del protocolo de una familia.

Este conjunto de pactos o códigos de conducta que suscriben los miembros del grupo familiar para garantizar la permanencia de la empresa es lo que se recoge en un Protocolo Familiar. Es, en realidad, un criterio único de actuación que aborda cuestiones de ámbito empresarial y familiar.

El contenido del “Protocolo familiar” es libre y heterogéneo, en función de las necesidades, tamaño e idiosincrasia de cada familia y organización empresarial. Sin embargo, suele consistir en variaciones sobre los siguientes puntos:  

 

1. Razones por las que se ha elaborado el protocolo. 2. Breve historia de la empresa y de la familia en relación a ella. 3. Recoger lo que la empresa ha significado y significa para la familia, sus empleados y la sociedad. 4. Insistir en cuestiones o principios esenciales que han adquirido relevancia al ir elaborando el protocolo. 5. Dar algún consejo concreto a la familia actual y a las futuras generaciones 6. Dar forma jurídica a los posibles acuerdos alcanzados en el seno del protocolo configurado.

Una cuestión especialmente interesante de los Protocolos Familiares es su forma de control, gobierno… En dicho sentido cabe destacar que además de los órganos sociales propios de cualquier sociedad mercantil como la Junta General de Socios y el Consejo de Administración (o administrador único o varios mancomunados) se deben contemplar otros distintos, de carácter familiar, como la Asamblea Familiar y el Consejo de Familia.

Los aspectos que deben resaltarse para que un Protocolo Familiar alcance plena eficacia en su funcionamiento serían los siguientes:

I. Forma societaria de la Empresa Familiar; II.

Capitulaciones o convenios matrimoniales (para que los compromisos

establecidos en el ámbito del Protocolo Familiar alcancen plena eficacia es usual que los miembros de la familia otorguen ante Notario capitulaciones o convenios matrimoniales, estableciendo como régimen económico de su matrimonio el de  

 

separación de bienes y la aceptación del Protocolo Familiar. De esta manera, las participaciones del grupo familiar permanecerán siempre dentro del mismo). III.

Disposiciones testamentarias (Al igual que con las capitulaciones

matrimoniales, para dar cumplimiento al Protocolo, es conveniente que los miembros de la familia otorguen testamento con la finalidad de preservar la propiedad de la Empresa Familiar dentro de la familia).

 

 

2. Modos de elaboración del Protocolo Familiar. Desde Gaudia consideramos que existen dos grandes modos de desarrollar un “Protocolo Familiar”.

Uno primero consistiría en llevar a cabo el proceso de análisis de la familia y la empresa de modo “autónomo” por parte de la misma y, una vez alcanzadas ciertas conclusiones sobre el funcionamiento de las relaciones (familia-empresa) transmitírnoslas para, de ese modo, plasmarla en un documento que sirva de guía para las relaciones futuras así como adoptar los acuerdos sociales que sean precisos (cambios estatutarios…).

Un segundo modo, consistiría en llevar a cabo un análisis profundo de las relaciones familiares-empresariales a través de diversas sesiones de trabajo gestionadas por un “coach”, quien ayudará a la familia en la orientación del procedimiento hasta alcanzar el protocolo familiar. En este segundo modo de trabajar el “coach” dirige algunas de las sesiones por parte de la familia (con la orientación del asesor jurídico) para que de ahí sean capaces de extraer las conclusiones más importantes que se integrarán en el Protocolo sobre el que se está trabajando.

En ambos casos pero sobre todo en el segundo, hay que poner de manifiesto que se trata de un proceso que dura varios meses, pues es fruto del trabajo y puesta en común por parte de la familia de todas las partes que conformarán el protocolo familiar siendo la reflexión, las sesiones de trabajo, las puestas en

 

 

común y los consensos los elementos fundamentales del mismo. Y una cosa debe quedar clara: NO DEBE HABER PROTOCOLO FAMILIAR SIN CONSENSO.

 

 

3. Servicios que oferta Gaudia en materia de Protocolo Familiar. Gaudia en este caso ofrece, a través de personal profesional altamente cualificado el diseño y la implantación del Protocolo Familiar. En este caso se contará con una vertiente puramente jurídica, otra de carácter económico – empresarial y otra de trabajo de equipo grupal. La metodología utilizada para tal fin sería la siguiente (fases de un protocolo familiar): 1.- Diagnóstico: Se analiza la familia y la empresa por parte de un profesional o un grupo de expertos, realizando entrevistas individuales o grupales a familiares, estudiando los balances y cuentas de resultados del negocio, la estrategia que está siguiendo, su situación legal, cómo se lleva la familia, si hay sucesores capaces, si la generación al cargo está dispuesta a abrir camino a los más jóvenes y otras cuestiones relevantes. Es común responder a cuestionarios que abarquen diferentes aspectos de la relación de la familia con la empresa. Con todo ello los asesores elaboran un diagnóstico que se presenta a la familia.

2.- Desarrollo: Reuniones familiares para debatir y alcanzar acuerdos. Un protocolo sin intercambio de opiniones ni consenso no es un protocolo.

 

 

3.- Implementación: Si se recoge en él que habrá reuniones del consejo de administración cada dos meses, así deberá ser…Además, hay que realizar o terminar de completar los cambios legales acordados, por ejemplo, en los estatutos sociales o en la estructura del grupo de empresas. El protocolo debe estar incorporado a la vida de la familia y la empresa. En las reuniones semestrales o anuales de la familia hay que recordarlo, pues es parte esencial del desarrollo de la actividad mercantil de la empresa así como del mantenimiento de una relación familiar sana entre parientes-socios-compañeros de trabajo, en el amplio sentido de la palabra.

 

 

4. Ventajas de tener implementado Protocolo Familiar en la empresa. Ser Empresa Familiar implica, independientemente de su tamaño, que la mayoría de los votos son propiedad de una familia y que al menos un representante familiar participa de la gestión o gobierno.

En ese sentido existen empresas familiares bien encajadas en que familia y empresa conviven de forma saludable. En cambio también ocurre la situación contraria: familias empresarias en que sus miembros sienten tener que ir a trabajar, no dan un ejemplo adecuado al personal o, simplemente, se llevan mal. En otros casos, existen simplemente situaciones simplemente “sostenidas” porque aún gerencia el “cabeza de familia”, pero no está definida la forma en que se sucederá la empresa, quién y cómo la dirigirá… o, familiares con objetivo empresariales y/o personales distintos que originan fricciones que pueden hacer saltar esa situación de “falsa apariencia” de estabilidad en cualquier momento.

Por ello, desde Gaudia, como profesionales del derecho, la economía, el mundo de los negocios… en definitiva como asesores altamente cualificados en la Pyme y empresa familiar, tratamos de buscar formas de mejorar la convivencia entre la familia y el negocio. Conseguir que ambos caminen juntos. La mejor herramienta elaborada para esto es el protocolo familiar. Como hemos puesto de manifiesto con anterioridad, la finalidad de un protocolo familiar es componer un proyecto familia-empresa que motive a la familia. Es crear un espíritu de unidad y Compromiso y ¡eso se consigue!