ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A Sistema integrado de Gestión de Calidad ISO 9001 – NTCGP 1000 – MECI 1000

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS

Código: PRODES01 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS

Versión: 10

Vigente desde: 30/09/2011 Responsable: Subgerente de Desarrollo y Profesionales de la Subgerencia de Desarrollo

Objetivo: Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Alcance: Servicios en los componentes de: investigación y desarrollo, innovación y diseño, materias primas, producción y fomento y comercialización PROVEEDORES

ENTRADAS

Artesanos, DYP, Comercialización Entidades Públicas y Privadas

Políticas, Planes, Programas, proyectos, solicitud información

Entidades Públicas y Privadas Artesanos Entidades públicas y privadas Profesionales y Asesores

ACTIVIDADES Planeación

Políticas, Planes, Programas, proyectos

Formulación

Planes, programas y proyectos

Información

Contratación (cuando aplica)

Contrato o convenio

Información, solicitudes

Ejecución de programas, proyectos y actividades

Información sobre productores, productos y mercados. Inducción Generación de producto artesanal. Material técnico pedagógico Registro y documentación Información sobre productores, productos y mercados Material técnico pedagógico Solicitud liquidación contrato o convenio Concepto técnico Acciones correctivas y preventivas

P

H Elaboración y entrega de informes (institucionales) de avance y finales

Mejoramiento, Artesanos, Entidades Públicas y Privadas Mejoramiento

SALIDAS

Información

V Seguimiento y evaluación de indicadores

Información A

Revisión de informes y plan de mejoramiento

Informes Plan de mejoramiento

CLIENTES Dirección y Planeación Entidades Públicas y Privadas, Artesanos Entidades Públicas y privadas Artesanos Comercialización

Mejoramiento Entidades Públicas y privadas, Artesanos Cendar, Gerencia, mejoramiento Entidades Públicas y privadas, Artesanos

SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al proceso mediante los informes de consultas, informe de plan de acción e informe para la revisión gerencial.

REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001 – NTCGP 1000 LEGALES 4.2.2. Manual de calidad. 4.2.3. Control de Documentos. 4.2.4. Control de Registros. 7.1. Planificación de la realización del producto. 7.2. Procesos relacionados con el cliente. 7.4. Compras / Adquisición de bienes y servicios. 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3. Identificación y trazabilidad 7.5.5. Preservación del producto. 8.1 Generalidades. 8.2.1. Satisfacción del cliente. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos. 8.2.4. Seguimiento y medición del producto. 8.3. Control de producto no conforme. 8.4. Análisis de datos. 8.5. Mejora.

Ley 524 de 2000 Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación Normas de Presupuesto Ley 489 de 1998 Ley 489 de 1998 Ley 152 de 1994

MECI 1000 1.3.2. Identificación de riesgos. 1.3.3. Análisis de riesgos. 1.3.4. Valoración de riesgos. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4. Indicadores. 3.3.2. Plan de Mejoramiento Funcional. 3.3.3. Plan de mejoramiento Individual.

RECURSOS INFRAESTRUCTURA

HUMANOS • Subgerente de Desarrollo • Profesionales Subgerencia de Desarrollo • Contratistas • Personal de apoyo técnico administrativo para proyectos • Servicio de proveeduría de materiales y equipos • Servicio de mensajería • Coordinadores de los Laboratorios

• • • • • • • • • • • •

Oficinas dotadas adecuadamente para director y coordinadores de proyectos y contratistas Banda ancha Hardware actualizado Software actualizado Sistema de información - Línea de base Portafolio de servicios Medios audiovisuales, cámara fotográfica Salones de conferencia y espacios para exhibición y promoción de resultados (módulos, vitrinas, etc) Equipos y sistemas de comunicación Bodega para recepción y almacenamiento temporal de productos Espacios para evaluar resultados de proyectos Espacios para asesoría puntuales, seminarios, talleres y conferencias

FINANCIEROS • Recursos PGN y provenientes de otras fuentes (público, privado, nacional e internacional)

INDICADORES TIPO

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

NOMBRE Ejecución proyecto

FORMULA

financiera

del

Recursos ejecutados/recursos proyectados

Cumplimiento de actividades del proyecto

las

Nº de actividades ejecutadas / Nº de actividades programadas por proyecto finalizado Numero de encuestas evaluadas bueno y muy bueno / total de encuestas aplicadas por proyecto finalizado

Satisfacción del Cliente

Cobertura proyecto

poblacional

por

Número de beneficiarios atendidos / Numero de beneficiarios proyectados

FRECUENCIA DE MEDICION

TENDENCIA

META

Trimestral

Creciente

90%

Trimestral

Creciente

90%

Trimestral

Creciente

90%

Trimestral

Creciente

6-500 beneficiarios

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos Aplazamiento o cancelación de las actividades pertinentes a los proyectos Clasificación:

Riesgo Operativo Probabilidad Nivel B – Probable

Calificación

Análisis

Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios)

Evaluación

A. Zona de riesgo alta. Reducir, evitar, compartir, transferir, el riesgo

Valoración

Descripción

Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo alto. Reducir, evitar, compartir, transferir, el riesgo

Debido a diversos aspectos tanto internos como externos que influyen en la ejecución integral de los proyectos se presenta la posibilidad de no llevar a cabo las actividades en su totalidad ó en el tiempo programado.

Controles operativos 1. Planes operativos, cronogramas de actividades, flujos de cajas y comités técnicos de los proyectos.

Acción Gestión adecuada y oportuna para la ejecución de las actividades en terreno. Revisión y ajustes al cronograma del proyecto Proponer alternativas viables en caso de cancelación de actividades

Responsable Coordinadores de Proyectos

Fecha Permanente

Subgerente de Desarrollo y Coordinadores de Proyectos

Según eventualidad

Indicador Cumplimiento del cronograma salvo casos de fuerza mayor Alternativas propuestas

Seguimiento Informes entregados a los cofinanciadores. Actas de comités técnicos. Informes entregados a los cofinanciadores; Actas de comités técnicos; Oficio.

Actualizado a 25/Octubre / 2011

25/Octubre / 2011

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO Estructurar y ejecutar programas y proyectos para el fortalecimiento integral de la cadena de valor del sector artesanal Riesgo Identificación de causas y efectos Proyectos formulados con Información desactualizada del sector Clasificación:

Riesgo Operativo Probabilidad Nivel D – Improbable

Calificación Análisis

Impacto Credibilidad. Nivel 3 (Usuarios) M. Zona de riesgo moderado. Asumir, reducir el riesgo Evaluación

Valoración

Descripción

Controles operativos

Los controles están documentados, se están aplicando en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Se reduce en probabilidad, pero se mantiene el resultado de la evaluación en nivel de riesgo moderado. Asumir, reducir el riesgo.

Debido a la alta restricción economica para actualizar las investigaciones realizadas por la entidad y los altos costos que genera la actualización de la información general del sector, pueden presentarse errores en la formulación de los proyectos, al utilizar los documentos ubicados en el CENDAR por parte de los ejecutores de los proyectos de la entidad.

1. Intercomunicación entre el Proceso de Gestión y Desarrollo de proyectos y el CENDAR. 2. Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento. 3. Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.

Acción Inscripción de un proyecto de inversión para contar con los recursos necesarios para la gestión del conocimiento. Catalogación de los documentos ubicados en el CENDAR.

Responsable Profesional CENDAR Profesional CENDAR

Fecha Primer semestre 2.012 2.012

Indicador Proyecto inscrito en el SUIFP

Seguimiento Oficina de Planeación.

Numero de documentos catalogados

Informes de Planeación estratégica de la entidad.

Actualizado a 25/Octubre / 2011

25/Octubre / 2011

Elaborado por

Revisado por

Aprobado

Equipo Subgerencia de Desarrollo

Leonardo Martin Profesional de Planeación

Mariana Gomez Subgerente de Desarrollo