Wissensmanagement mit Arbeitsorganisation 2.0 BIB Workshop 27. März 2015 UB Tübingen Eric Retzlaff (BIB BaWü, ZEW Mannheim) & Dr. Jürgen Plieninger (BIB OPL-Komission, Universität Tübingen)
Zeitablauf 10:00 – 12:30 Uhr Einführung in das Wissensmanagement Praxisbeispiele 12:30 – 13:30 Uhr Mittagspause 13:30 – 16:00 Uhr Arbeitsorganisation 2.0 Praxisbeispiele 2
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Was ist Wissensmanagement? Definition:
„Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als Informationsmanagement.“ Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon, < http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/wissensmanagement.html >
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Wo wird Wissensmanagement verwendet? Prozessmanagement:
Wie funktionieren Prozesse? Wo werden sie dokumentiert?
Qualitätsmanagement:
Welches Wissen ist vertrauenswürdig? Wo wird es weiter entwickelt?
Dienstleistungsmanagement:
Was wissen wir über unsere Kunden? Welche Dienstleistungen lohnen sich?
Organisationsentwicklung:
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Wie soll sich die Einrichtung entwickeln? Wollen wir eine wissensorientierte Einrichtung sein? Workshop Wissensmanagement und Arbeitsorganisation 2.0
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Welche Ziele hat Wissensmanagement? Implizites Wissen zu explizitem Wissen transferieren (Transformationsprozess) Individuelles Wissen in kollektives Wissen wandeln Externes Wissen festhalten und in die interne Wissensbasis integrieren
Ist Wissen eine Ressource?
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Welche Theorien und Modelle gibt es? Der (meiner Meinung nach) beste Überblick:
„Wissensmanagement : Grundlagen, Methoden und technische Unterstützung“ Autor: Franz Lehner Verlag: München : Hanser Erscheinungsjahr: 2012 Auflage: 4., aktualisierte und erw. Aufl. Format: XII, 385 S. : graph. Darst. ISBN 978-3-446-42563-7
Die Klassiker:
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North: Praxisorientiert, Treppenmodell Probst/Raub/Romhardt: etwas theoretisch Nonaka/Takeuchi: Berücksichtigung der Rahmenbedingungen Workshop Wissensmanagement und Arbeitsorganisation 2.0
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Die „Schmiede des Wissensmanagements“ Das Beste zusammenführen Auf die eigene Einrichtungen übertragen Theorien anpassen und modifizieren Eigene Konzepte entwickeln Wissen teilen und weitergeben Technik als Werkzeug
Quelle: WikiMedia Commons, Eifel07: CC BY-SA 3.0
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Wissenstreppe (in Anlehnung nach North)
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Transformationsprozesse im Alltag (in Anlehnung an Nonaka) • Persönliches Gespräch auf dem Flur
• Gespräche „kodieren“, Informationen extrahieren
implizit
Sozialisation
Externalisierung
Transformationsprozess
Kombination
• Bereits bekanntes Wissen kombinieren, zusammenfügen, entwickeln
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Internalisierung
explizit
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• Umwandlung von Information zu Wissen • Learning by doing
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Persönliche Ebene des Wissensmanagement
IT-Unterstützung essentiell
Wissensmanagement als Teil der Arbeitsorganisation
Es muss aber nicht immer die „große Lösung“ sein!
Wie werden Abläufe organisiert? Wie werden sie optimiert?
Wissensmanagement beginnt im persönlichen Alltag, losgelöst von den äußeren Umständen:
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WiMa ist in der kleinsten Einheit möglich!
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Teil des persönlichen WiMa „[Das Wiki] soll in Zukunft […] als persönliches Wissensmanagement genutzt werden, ein Ort sein, an dem Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter gesammelt und gegebenenfalls weiterentwickelt werden. Es soll zum selbstverständlichen, alltäglichen Hilfsmittel werden.“ Quelle: Internes Wissensmanagement in kleineren Bibliotheken : Die Bibliothek des Wissenschaftsparks Albert Einstein / von Katja Stender. - Berlin : Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin, 2013. - 64 S. : graph. Darst. (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft ; 340)
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Wie eine WiMa-Grundlage aufbauen?
Möglicher Ansatz: Wiki verwenden Vorteile:
Vorhandene Ressourcen unter einer Oberfläche anzeigen Leichte Editierbarkeit und Nachvollziehbarkeit Vielfältige Funktionen (Email-Einbindung, RSS-FeedÜbersichten, URL-Integration mit iFrame) Versionierung/Dokumentation
Sehr gut geeignet für:
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Arbeitsabläufe und Prozessübersichten (interaktive) Handbücher Office-Ersatz: Alles ins Wiki stellen und dort bearbeiten!
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Warum Wikis? Nutzung relativ einfach:
Voraussetzung:
teilweise sogar direkt im Browser möglich (siehe PBworks, DokuWiki portable) I.d.R. keine Programmierkenntnisse nötig Grundstruktur jederzeit veränderbar
Wissen aufbauen und pflegen (Wiki-Gardening-Support) Ein eigenes (Wissens-)Netz flechten!
Bereitschaft zum Change Management:
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Arbeit umstellen: Wiki als Arbeitsgrundlage für fast alle Aufgaben etablieren! Workshop Wissensmanagement und Arbeitsorganisation 2.0
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By snty-tact CC-BY-SA-3.0, via Wikimedia Commons
Problempunkte in Wikis und deren Lösung
Motivation
Umständlichkeit
Typisches Problem des Gardening Supports
Technische Probleme
Eigene Arbeitsweise anpassen
Veraltetes Wissen
Herausstellung der Vorteile
Fehler lokalisieren und möglichst schnell abstellen
Zu hoher Aufwand
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Kosten/Nutzenanalyse
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Inhalte und Anwendungsfälle
Kollegen/innen mit viel Wissen
Ruhestand
Wohin wandern die Informationen?
Anleitungs-Ordner
Muss ich das Rad immer neu erfinden?
Besuch von Tagungen und Seminaren
Welches Wissen muss ich festhalten?
Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen
Wie kann ich dieses teilen?
Wie kann ich Wissen teilen, wie bleibt es „aktiv“?
Projektdokumentation 15
Sind Entscheidungen nachvollziehbar? Workshop Wissensmanagement und Arbeitsorganisation 2.0
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Welches Wiki?
Wikimedia? DokuWiki? Twiki? Foswiki? ...
Welches Wiki sollte ich nehmen? Gibt es schon Plattformen? Was gilt es bei der Einführung zu beachten?
WikiMatrix (Beispiel) 16
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Praxisbeispiele
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Wikis
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Eines für alles?
Ein Wiki kann nicht alles, es ist keine „eierlegende Wollmilchsau“! Schwächen bei:
Termin- und Kalenderverwaltung Workflows darstellen Diskussionsplattform Literaturverwaltung RSS-Feed-Reader
Wikis eignen sich gut als Einstieg in die Welt der Arbeitsorganisation 2.0 und zur Umsetzung des internen Wissensmanagements!
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Weiterführende Literatur
Wikis erstellen / Edlef Stabenau ; Jürgen Plieninger. Hrsg. Berufsverband Information Bibliothek / Kommission für One-Person Librarians. – 1. Aufl. – 2006. (Checklisten ; 16)
Die Qual der Wiki-Wahl: Wikis für Wissensmanagement in Organisationen ; Florian Adler; Ingo Frost; Daphne Gross. – 2. akt. Aufl. – 2011 < https://www.pumacy.de/publikationen/studien/wikis-fuerwissensmanagement/>
Internes Wissensmanagement in kleineren Bibliotheken : Die Bibliothek des Wissenschaftsparks Albert Einstein / von Katja Stender. - Berlin : Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin, 2013. - 64 S. : graph. Darst. - (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft ; 340)
Ein Wiki als internes Wissensmanagementtool der Bibliothek - Vorbedingungen und Erfahrungen (Vortrag auf der ASpB Tagung 2009 am 23. September 2009 in Karlsruhe). – Maria-Inti Metzendorf. – 2009
