Wie schreibe ich eigentlich ’ne Pressemitteilung?

Wie schreibe ich eigentlich ’ne Pressemitteilung? Zeitungen, vor allem die Regionalzeitungen, sind immer dankbar für nette Geschichtchen aus dem Umland. Deshalb ist es auch gar nicht so verkehrt eine Pressemitteilung zu schreiben, zumal der Effekt enorm sein kann!!! Der Westpapua AK von JANUN hat in Ruhla (Ein kleines Städtchen in Thüringen) sogar mal eine Sonderbeilage zu ihrem Projekt bekommen. Zum Verständnis: Pressemitteilungen sind die Grundlage für Artikel. Sie sollen den Journalisten über Ereignisse, Veränderungen und Neuerungen informieren. Pressemitteilungen dienen zur Öffentlichkeitsarbeit, sind aber keine kostenlose Möglichkeit der Werbung. Es geht nicht darum bestimmte Meinungen zu publizieren, sondern darum Informationen zu veröffentlichen. Zu jedem Bereich gibt es noch eine paar kleine Tipps, die ich mal irgendwann zusammengetragen habe. Ebenfalls im Forum findet ihr ein Beispiel für eine Pressmitteilung die wir vom Jugendumweltnetzwerk JANUN verschickt haben sozusagen als Anregung. Also los geht’s:

1. Überschrift “Der Aufreißer“ Die Überschrift ist erstmal das wichtigste. Lasst euch richtig Zeit eine gute passende und aufmerksamkeitsziehende Überschrift zu finden. Das ist wichtig, weil ihr unter Umständen mit vielen anderen Pressemitteilungen konkurrieren müsst. Bei großen Zeitungen wird vielfach allein anhand der Überschrift (und natürlich dem Namen der hinter der Pressemitteilung steckt) ausgewählt. Es gilt etwas Nettes „Passendes“ zu finden. Schreibt weniger Überschriften wie „Aktionen im Otterzentrum“ , besser ist „Spiel und Spaß beim Sommerfest im Otterzentrum“ ▪

Viele JournalistInnen mögen keine Überschriften in Frageform. Versucht also das zu vermeiden.

▪

Die Überschrift sollte nicht viel länger als 50 Zeichen sein, da eMail-Programme selten mehr anzeigen.

2. Aufbau Bei einer Pressemitteilung gehört das Wichtigste an den Anfang. Nur dann ist mensch auch bereit die Mitteilung bis zum Ende zu lesen. Neben der Überschrift kommt es auch auf den ersten Absatz an. Lasst euch richtig Zeit und versucht alles schön zu formulieren. Sortiert die Punkte die ihr reinbringen wollt nach Wichtigkeit und schreibt sie der Reihe nach bis unten durch. So kann der/die JournalistIn, oder was sich dafür hält, leichter kürzen und hat mehr Zeit für andere Dinge. Außerdem stellt ihr sicher, dass die Informationen die euch besonders wichtig sind, auch im Artikel erscheinen. Der erste Absatz ist oft fett dargestellt und wird als Lead bezeichnet. (Lead engl. für Führung). Eine Methode mit dem Lead weiterzukommen sind die 6 W-Fragen: (Wer?, Autor: Sven de Vries

Seite 1 von 5

Wie schreibe ich eigentlich ’ne Pressemitteilung?

Was?, Wann?, Wo?, Wie? Und Warum?) Also wer macht was, wann, wo, wie und warum? Diese Fragen sollte das Lead in jedem Fall beantworten das es sich ja eigentlich um den Grund für die Pressemitteilung handelt. ▪

Neben der Headline (Überschrift) gibt es auch die Möglichkeit einer Subline (also erklärender Untertitel) Man sollte jedoch nach Möglichkeit davon absehen sie zu verwenden.

3. Inhalt Bei einer Pressemitteilung geht es nicht darum sich in einem besonders positiven Licht darzustellen, sondern darum sich den Respekt der JournalistInnen zu verdienen. Schreibt nur was auch der Wahrheit entspricht und versucht alles auch realistisch (so wie es ist!) und nicht total künstlich überzogen darzustellen. Hat der/die JournalistIn das Gefühl ihr wollt einen kostenlosen Anzeigenplatz einheimsen, wird er eure Pressemitteilung nicht abdrucken. Weiterhin solltet ihr pro Pressemitteilung auch nur ein Thema behandeln. Schreibt nicht euren Terminkalender in die Pressemitteilung. Sucht vielmehr die Themen raus die besonders interessant sind und schreibt einzelne Pressemitteilungen zu jedem Thema.

4. Sprache Auch die Sprache ist wichtig. Vermeidet Fachausdrücke und komplizierte Formulierungen. Der Text sollte etwa auf dem Niveau eines/r 14 Jährigen formuliert sein. Auch verschachtelte Sätze sind eher ungünstig. Es gilt: „Hauptsachen gehören in Hauptsätze“. Fasst euch kurz und bleibt sachlich. Ihr solltet die Informationen auf den Punkt bringen. ▪

Abkürzungen sollten ausgeschrieben oder erklärt werden. Also zum Beispiel: „…ein Vortrag von Person XY vom Bund für Umwelt und Naturschutz Deutschland (BUND)“

▪

In einer Pressemitteilungen verwendet man „nie“ direkte Personen, also „Du“ oder „Sie“ bzw. „Wir“ oder „Uns“.

▪

Verwendet wenige Adjektive und viele Verben, das macht den Text freundlicher.

▪

Zahlen werden von eins bis zwölf ausgeschrieben. Bei Geldbeträgen heißt es „130 Euro“. Prozent wir ausgeschrieben und nicht mit (%) abgekürzt. Nie mit Zahlen den Satz Anfangen, also notfalls auch „Rund 50 Menschen betrachteten…“ statt „50 Menschen betrachteten…“

▪

Beim ersten Erwähnen einer Person, (Vor- und Nachname) sollte in Klammern auch die Funktion oder Position desjenigen erwähnt werden.

▪

Zu häufige Wortwiederholung vermeiden aber auch nicht zwanghaft nach einem anderen Begriff suchen der möglicherweise ungenau ist!

▪

Schreibt ruhig in direkter Rede, das macht die Mitteilung lebendiger.

Autor: Sven de Vries

Seite 2 von 5

Wie schreibe ich eigentlich ’ne Pressemitteilung?

▪

Verwendet ihr externe Quellen, gebt diese an. (Das macht euch glaubwürdiger.)

5. Bewertung - An wen soll ich die Pressemitteilung schicken? Bewertet die Wichtigkeit eurer Pressemitteilung realistisch. Ist die Mitteilung von eher regionalem Interesse oder handelt es sich um eine Mitteilung die auch Menschen aus ganz Niedersachsen oder gar Deutschland interessieren könnte? Es geht nicht darum möglichst viele Pressmitteilungen an möglichst viele Zeitungen, Radiosender oder Fernsehanstalten zu verschicken sondern, darum die richtigen Empfänger zu finden. Schaut im Internet und haltet euch vor allem an regionale Zeitungen.

6. Persönlicher Kontakt Nehmt Kontakt auf. Ihr seid keine Profis, ruft bei der Zeitung an und fragt nach einem Ansprechpartner. Erzählt von eurem Plan und fragt ruhig. Mensch wird euch gerne weiterhelfen. Journalisten sind keine „Total-überstressten-Workaholik-Monster“. Erzählt, dass ihr FÖJ macht und noch nicht genau wisst wie man so was macht. Notiert euch den Namen und Durchwahl bzw. Email-Adresse und schreibt die Pressemitteilung dann direkt an euren Ansprechpartner. Solltet ihr eine größere Veranstaltung haben, ladet euren Ansprechpartner einfach ein (Auch um sich persönlich kennen zu lernen). Solltet ihr eine Zusage bekommen, solltet ihr darauf achten, dass ihr auch Zeit habt euch um den Pressemenschen (und manchmal den Fotografen) zu kümmern. (Die haben oft kaum Zeit die ganze Zeit dabei zu sein und sind meist schon auf dem Sprung, also alle Informationen die wichtig sind bereithalten.) ▪

Schreibt einen Backgrounder: Auf einer DinA4 Seite solltet ihr zusammenfassen wer ihr seid und was ihr macht. Wie viele Leute arbeiten bei euch? Am Ende lasst ihr diesen Backgrounder „einmalig“ eurem Pressekontakt zukommen.

7. Termingerecht - Wann schicke ich denn die Pressemitteilung? Es gilt einen guten Mittelweg zwischen zu spät (Der Journalist hat keine Zeit etwas zu ändern, nachzufragen oder wichtigere Dinge zuvor zu erledigen.) und zu früh (Da war doch noch was, wo hab ich denn…?) Bewährt haben sich 8-10 Tage vor dem Termin. Einladungen kann man auch 14 Tage zuvor telefonisch aussprechen. Fragt dann auch gleich wann ihr die Mitteilungen zuschicken sollt. ▪

Mit einem „Sperrvermerk“ könnt ihr festlegen, dass die Mitteilung erst ab einem bestimmten Termin veröffentlicht werde darf.

8. Gestaltung Die Pressemitteilung muss nicht völlig durchgestylt sein. Wichtig ist vor allem, dass sie gut lesbar und übersichtlich ist. Ansprechpartner (für Rückfragen) müssen klar auszumachen sein. Lasst Platz für Notizen (Zeilenabstand 1,5-2 und eine Rand auf der linken Seite). Die Mitteilung sollte etwa eine DinA4 Seite lang sein. Macht euch eine Vorlage mit Word, oder was ihr auch immer für Autor: Sven de Vries

Seite 3 von 5

Wie schreibe ich eigentlich ’ne Pressemitteilung?

die Textverarbeitung verwendet. Ihr solltet darauf achten, dass die Mitteilungen ein einheitliches Bild bieten (Das erhöht den Wiedererkennungswert und verhindert Verwirrungen.) ▪

Der Zeilenabstand sollte mindestens 1,5 Zeilen (evtl. sogar 2) betragen.

▪

Jede Spalte sollte nicht mehr als 40 Zeichen enthalten, das erhöht die Lesbarkeit und verbessert den Lesefluss.

▪

Insgesamt sollte die Pressemitteilung die Länge von 1500-1800 Anschlägen nicht überschreiten. Also eine ¾ bis ganze DinA4-Seite. (Anschläge = x Mal auf die Tastatur gedrückt, also Zeichen die ihr mit Lehrzeichen verwendet habt.)

▪

Weist mit einem kurzen Satz darauf hin, dass die Pressemitteilung für die Veröffentlichung freigegeben ist.

▪

Solltet ihr Anhänge mitschicken weist direkt auf der ersten Seite darauf hin. Auch wenn ihr zusätzliche Informationen per Mail oder über den Postweg verschickt habt.

▪

Vergesst nie „Pressemitteilung“ und das Datum an einer Stelle unterzubringen die man auf den ersten Blick sieht.

9. Bilder Die Presse freut sich durchaus wenn ihr Bilder mitschickt. Am besten ist es, wenn ihr die Bilder per eMail schickt. Zusätzliche Tipps zum aufbereiten von Bildern schreibe ich in einem 2tem Teil den ich auch im Forum veröffentlichen werde. (1-2 Wochen) ▪

Bilder sollten immer einen Untertitel haben. Alle Personen sollten namentlich genannt werden. Außerdem kann man kurz schreiben, in welchen Rahmen das Bild entstanden ist.

10. Kontrolle Wenn alles fertig ist lest die Pressemitteilung noch mal korrektur. Ist alles drin was drin sein soll? Ist der Ansprechpartner klar? Ist alles erledigt, gebt die Mitteilung jemanden der beim Schreiben nicht geholfen hat. Gebt ihm keine weiteren Informationen und fragt ihn was er behalten hat. Ist alles rübergebracht? Wer es ganz perfekt machen möchte, streicht nach und nach die Informationen von unten nach oben durch und schaut, ob die Mitteilung dann noch Sinn macht. ▪

Zahlendreher kann mensch vermeiden in dem mensch das Datum ausschreibt. Also „12. September 2004“ und nicht „12.09.2004“.

11. Versand Es gibt 2 Möglichkeiten die Pressemitteilungen zu versenden. Per Post und per Mail. Wir bevorzugen den Versand per Mail. Aber sprecht doch einfach mit eurem Pressekontakt darüber und lasst euch eine direkt Mailadresse zum Pressekontaktmenschen geben. Wer

Autor: Sven de Vries

Seite 4 von 5

Wie schreibe ich eigentlich ’ne Pressemitteilung?

Pressemitteilungen per Post verschickt, sollte eine Diskette oder CD beifügen auf der alle Bilder und Texte digital gespeichert sind, bzw. den Text per Mail zusätzlich zuschicken. Beim Versenden von Pressemitteilungen per Mail gibt es jedoch einiges zu beachten: 1. Achtet auf die Länge. Die Pressemitteilung sollte auch hier nicht länger als eine DinA4Seite sein. „In der Kürze liegt die Würze“. Also „Frühstückslänge“. Wer eine Webseite hat gibt den Link an und sorgt dafür, dass auch weitergehende Informationen auf der Webseite vorhanden sind. 2. Pressemitteilungen sollten nicht im „HTML-Format“ versendet werden, besser ist es die Mail im „Nur-Text-Format“ zu versenden. 3. Solltet ihr Anhänge mitschicken achtet darauf, dass die Pressemenschen sie auch öffnen können. Fragt den Pressekontakt. Wählt am besten gängige Formate wie (.rtf) oder (.pdf) bzw. (.jpg oder .jpeg) für Bilder. 4. Solltet ihr mehrere Empfänger haben, schreibt trotzdem einzelne eMails mit persönlicher Anrede. Sind das zu viele verschickt die Mail an euch und tragt die anderen Adressen bei BCC (blind carbon copy - Blindkopie) ein. Verschickt ihr Sie über (CC) oder (An bzw To) stehen die Adressen von allen Empfängern in jeder Mail. Das wirkt unprofessionell und vor allem unpersönlich.

12. Abschluss So, zum Ende noch mal: Schreibt eine Pressemitteilung. Dieser Artikel ist nur eine Hilfe und wir beachten auch nicht jede Kleinigkeit. Keine Sorge, die mit Verlaub „Heinis“ von der Presse werden euch nicht den Kopf abreißen, wenn ihr nicht alles beachtet. Nehmt einfach Kontakt auf und besprecht alles. Ich habe das hier nur geschrieben, um das Schreiben einer Mitteilung etwas zu erleichtern. Ich glaube es ist einfacher, wenn man ein paar Tipps hat, nach denen man sich richten kann. Ansonsten möchte ich euch bitten mir Anregung und Kritik und natürlich alle Rechtschreibfehler die ihr findet zu schicken. Ergänzungen? Fragen? Kritik? Rechtschreibfehler? Bitte ne Mail an mich… Also viel Spaß und Erfolg!!! Sven de Vries [email protected] Copyright © 2005 Sven de Vries. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, with no Front-Cover Texts, and with no Back-Cover Texts. – Licence: http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html Übersetzung: Copyright © 2005 Sven de Vries. Kopieren, Verbreiten und/oder Modifizieren ist unter den Bedingungen der GNU Free Documentation License, Version 1.2 oder einer späteren Version, veröffentlicht von der Free Software Foundation, erlaubt. Es gibt keine unveränderlichen Abschnitte, keinen vorderen Umschlagtext und keinen hinteren Umschlagtext. – Lizenz: http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html

Autor: Sven de Vries

Seite 5 von 5