Webinar – Autodesk Lizenzrecht – Gehen Sie auf "Nummer Sicher"

Über uns Seit 1987 sind wir mit dem ausschließlichen Fokus auf das Bauwesen (Architektur, Gebäudetechnik, Infrastruktur) erfolgreich im Markt vertreten und

einer der erfahrenen BIM-Partner.  20 Mitarbeiter betreuen ca. 2.000 Kunden mit über 8500 CAD-Lizenzen  Jahresumsatz in 2016: 6 Mio. €  Autodesk Gold-Partner und Top AEC Partner in D-A-CH  Partner von techdata, pit, euroGIS, Softtech / AVANTI, Solar Computer etc.

Vorstellung Refika Rizvic

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Vertrieb

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Seit 2012 bei Bytes & Building GmbH

Susanne Unglaub

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Tech Data GmbH und Co.OHG

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Division Manager Europe Media & Entertainment und Software Asset Management

Herzlich Willkommen zum Webcast “Grünes Licht für Ihr Lizenzmanagement” Susanne Unglaub, Datech SAM Manager Europe

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Agenda

Autodesk Lizenzrecht • • • •

Was ist erlaubt, was nicht? Was muss ich wissen, worauf muss ich achten? Was sind die Stolpersteine? ETR und G-ETR Verträge?

Datech SAM Services • • • • • • •

Warum Software Asset Management? Was sind die Vorteile? Kann mich SAM vor einem Audit schützen? Wie läuft ein SAM Projekt ab, wer sind meine Ansprechpartner? Wann ist ein SAM Projekt sinnvoll? Was kostet SAM? Ein Kundenbeispiel

Das Autodesk Lizenzrecht Gut zu wissen!

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Autodesk Software Lizenzvertrag oder auch LSA

Allgemeines:

• LSA ist die Abkürzung für „License and Services Agreement“. • Es handelt sich um eine Nutzungsvereinbarung zwischen der Firma Autodesk und dem ENDKUNDEN. • Es gibt verschiedene, produktspezifische LSA. • Lang - Der LSA für die Hauptprodukte umfasst z.B. 21 Seiten. • Eigener Vertrag für Autodesk Subscription. • Eigener Vertrag für Cloud Services.

Autodesk Software Lizenzvertrag (LSA) Zustimmung zum Vertrag Wann stimme ich dem Vertrag zu? • Bei jeder Installation des Produktes! Ohne Zustimmung ist keine Nutzung möglich.

• Kann ich behaupten, ich habe den Vertrag nicht akzeptiert? Nein, siehe oben. • Nutzt es etwas, wenn ich sage, ich habe ihn zwar akzeptiert aber nicht gelesen?

Autodesk Software Lizenzvertrag (LSA) Wo finde ich den Vertrag? • Alle LSA in verschiedenen Sprachen und auch von Vorgängerversionen sind unter folgendem Link zu finden: http://www.autodesk.com/company/ legal-notices-trademarks/ software-license-agreements oder www.autodesk.com/eula

• Nach der Installation im Produkt unter Hilfe -> Info über „Produkt“ -> Produktinformation -> Lizenzvertrag

LSA - Berechtigung zu einem Audit

Zustimmung zu einem Audit: 9.7 Überprüfung. Der Lizenznehmer stimmt zu, dass Autodesk das Recht hat, eine Überprüfung (in elektronischer oder sonstiger Form) der Autodesk-Materialien und ihrer Installation und ihres Aufrufens zu verlangen. Als Teil einer solchen Überprüfung hat Autodesk oder sein autorisierter Vertreter das Recht, mit einer Vorankündigungsfrist von fünfzehn (15) Tagen, Aufzeichnungen, Systeme und Einrichtungen des Lizenznehmers (einschließlich Maschinenidentifikationsnummern, Seriennummern und ähnlichen Informationen) zu inspizieren, um sicherzustellen, dass die Benutzung von allen Autodesk-Materialien im Einklang mit diesem Vertrag erfolgt. Der Lizenznehmer ist verpflichtet, bei einer solchen Überprüfung volle Kooperation zu gewährleisten. Falls Autodesk feststellt, dass die Benutzung durch den Lizenznehmer nicht im Einklang mit diesem Vertrag erfolgt, so ist der Lizenznehmer verpflichtet, zur Erfüllung dieses Vertrags und anderer geltender Bestimmungen umgehend wirksame Lizenz(en) zu erwerben und die angemessenen Kosten der Überprüfung zu bezahlen. Zusätzlich zu diesen Zahlungsansprüchen behält sich Autodesk das Recht vor, andere Rechtsbehelfe nach diesem Vertrag, nach Gesetz oder Billigkeitsrecht auszuüben.

• Mit dem Akzeptieren des LSA haben sie auch einem Audit zugestimmt.

LSA Einsatz Lizenzen in Tochterunternehmen, Gebiet Lizenznehmer: • Der Lizenznehmer ist immer das Unternehmen, auf das die Rechnung ausgestellt und das jeweilige Produkt registriert wurde. • Einsatz in Zweigstellen und Tochterunternehmen ist erlaubt, sofern diese dieselbe UID-Nummer haben wie das Mutter-Unternehmen. • Beteiligungsverhältnisse spielen keine Rolle, die UID ist ausschlaggebend! Gebiet • Autodesk Produkte die innerhalb der EU gekauft wurden, dürfen innerhalb der EU und EFTA Staaten eingesetzt werden.

LSA - Einsatz Lizenzen in Tochterunternehmen, Gebiet

Muster GmbH FFM UID DE0815

Muster GmbH Köln UID DE0815

Muster GmbH Berlin UID DE0815

100% 80%

Muster GMBH CZ UID CZ4711

Muster-2 GmbH Bottrop DE4712

LSA - Umgang mit Vorgänger-Versionen, Subscription ist die Lösung •

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Subscription und Maintenance Plan berechtigt zum Einsatz von bis zu 3 Vorgänger-Versionen. Allerdings dürfen diese nur auf einem Rechner und nicht unterschiedlichen Rechnern installiert sein (bei Einzelplatz-Lizenz). Bei Netzwerklizenzen können auf jedem Client die aktuelle und 3 Vorgänger-Versionen genutzt werden. Nach Ablauf des Maintenance Plans gilt wieder die Pflicht, die VorgängerVersionen zu löschen!

AutoCAD 2017 AutoCAD 2016 AutoCAD 2015 AutoCAD 2014

AutoCAD 2017 nicht aktiviert AutoCAD 2016

AutoCAD 2015

AutoCAD 2014

LSA Einsatz von Home Use Lizenzen

• Der Maintenance Plan berechtigt zum Einsatz von Home Use Lizenzen (Beantragung über Autodesk Account). • Berechtigt zur Installation einer Kopie des Produktes z.B. auf einem Heim-PC. • Eine gleichzeitige Nutzung der Lizenz zu Hause und z.B. von einem Kollegen auf dem Büro-PC ist nicht gestattet.

Autodesk Lizenzmodelle in der Übersicht • •

Dauerlizenzen mit Maintenance Plan, keine Änderungen solange Sie den Maintenance Plan regelmäßig verlängern (neue Dauerlizenzen sind nicht mehr verfügbar!) Autodesk Abonnement/Autodesk Subscription – zeitlich befristet. Verfügbarkeit: • • • •

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monatlich (selbstverlängerndes Abo) quartalsweise, jährlich mehrjährig

Enthält alle Vorteile der bisherigen Subscription, z.B. Vorgängerversionsnutzung „Named User“ Modell, erfordert regelmäßige Verbindung ins Internet (Spätestens alle 30 Tage) Kann über den Autodesk Account komfortabel verwaltet werden (Lizenz kann durch den Vertragsmanager /Admin beliebig oft auf andere User übertragen werden auch als „Multi-User Lizenz“ (Netzwerk) erhältlich Multi User Lizenz kann in bestehende Netzwerkumgebung eingebunden werden

Autodesk Subscription - Rechtliches

• Kann auf beliebig vielen Computern installiert werden und kann auf 3 Computern gleichzeitig geöffnet sein • weltweiter Einsatz unbegrenzt möglich, sofern die Software im Heimatland gekauft wurde und der Nutzer die Lizenz im Ausland nutzen möchte (in den Ländern in denen Autodesk Software verfügbar ist) – gilt nicht für Multi User Lizenz! • „Named User Modell“ – die Login Daten sind persönlich und dürfen unter keinen Umständen weiter gegeben werden – nur der „Named User“ darf mit der Software arbeiten

Autodesk G-ETR Verträge

ETR – Extra Territory Rights - Überblick über die Richtlinien Gültigkeit • • • • •

Vertrag wird mit dem Hauptsitz der Muttergesellschaft geschlossen Seit dem 01.08.2016 können keine ETR Verträge für Dauerlizenzen mehr abgeschlossen werden Lizenzen im ETR Vertrag müssen aktuelle Netzwerklizenzen sein ETR Artikel, dieser enthält 3-Jahre Multi User Subscription und die ETR Fee Für die Implementierung ist Consulting erforderlich Es müssen mindestens 50 Lizenzen in den Vertrag aufgenommen werden

Geo- Verfügbarkeit • •

Regionsspezifisch (ETR) oder Worldwide (G-ETR) Alle bezugsberechtigen Filialen müssen aufgelistet sein

Zahlungsfälligkeit bei Vertragsabschluss •

3-Jahres Multi User Abo inkl. ETR Fee

Vertragsablauf und Lizenzübertragung • •

Der Vertrag wird über 3 Jahre geschlossen, Enddatum der Subscription sollte mit dem der ETR-Lizenz übereinstimmen Hinzufügen von weiteren Lizenzen in diesen Vertrag ist jederzeit möglich

Häufige Fragen zu (G)-ETR •

Ist es möglich noch einen neuen ETR Vertrag für Dauerlizenzen unter Subscription abzuschließen? •

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Nein,die Möglichkeit Dauerlizenzen in einen ETR Vertrag zu nehmen ist seit dem 1. Autgust 2016 nicht mehr möglich.

Kann ich Abo Lizenzen zu meinem bestehenden Autodesk ETR Vertrag hinzufügen? •

Nein, es muß ein neuer ETR Vertrag für Abo Lizenzen abgeschlossen werden

Datech SAM Services Unser professionelles Know How für Ihr individuelles Lizenzmanagement!

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Was ist SAM?

• Software Asset Management (SAM) bezeichnet ein Bündel von Maßnahmen, um den Softwarebestand eines Unternehmens in allen Lebenszyklen zu verwalten, zu kontrollieren und stets auf dem aktuellen Stand zu halten. • Programm um Kunden zu unterstützen rechtlich stets auf der sicheren Seite zu sein und sie vor Unterlizensierung zu schützen. • Implementierung von Prozessen und SAM Tools um die rechtssichere Lizensierung für die Zukunft zu gewährleisten

Warum ist SAM so wichtig? •

Das Thema Lizenzmanagement wird unterschätzt 

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Die Verantwortlichkeiten für das Softwaremanagement sind häufig nicht eindeutig geregelt 

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Beim Software Audit kommt es u.U. zum bösen Erwachen

Auch wenn die Verantwortung bei der IT oder im Einkauf liegt, haftbar ist letzten Endes immer die Geschäftsleitung!

Aus unserer Erfahrung ist “License Compliance” speziell bei Mittelständlern häufig ein Problem   

normale Office Software ist häufig unter zentraler Verwaltung, hochpreisige CAD Software häufig unter Verwaltung der Fachabteilungen (dezentral) und damit unübersichtlich Besonders bei Firmen mit vielen Niederlassungen ist SAM ein Thema Mit zunehmenden Bereitstellungsmöglichkeiten von Software verschärft sich das Problem weiter (Autodesk Abos)

SAM schützt Sie vor unliebsamen Überraschungen

Ihre Vorteile durch SAM

• Rechtliche Sicherheit • Optimale, wirtschaftliche Softwarenutzung und damit Kostenersparnis • Transparenz • Schutz vor den Folgen eines Audits • Optimierung der Arbeitsabläufe

Ihre Vorteile durch SAM •

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Tech Data SAM Zertifikat  bestätigt die Richtigkeit der Lizensierung und die Einhaltung der Hersteller Lizenzbestimmungen in Ihren Unternehmen Das SAM Zertifikat hilft bei evt. Audits  erleichert und beschleunigt den Prozess bei Unternehmensprüfungen und jährlicher Softwareinventur Durch Outsourcen von SAM benötigen Sie weniger Manpower  und können Ihre eigenen Ressourcen gewinnbringend in Ihr Kerngeschäft investieren Verbesserung der Arbeitsabläufe Wettbewerbsvorteile durch Nutzung der neuesten Technologie

SAM vs. Audit

SAM

Audit

• Sie als Kunde terminieren das SAM Projekt

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Ganzheitliche Betrachtung der installierten Software – – – –

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Kann jederzeit angekündigt werden

Momentaufnahme - Forscht ausschließlich nach nicht lizensierter Software – –

Wird jede Lizenz, die installiert ist genutzt? Aufspüren von nicht genutzter, nicht lizensierter Software und Deinstallation Gibt es eine bessere, wirtschaftlichere Möglichkeit der Softwarenutzung? Wie sehen die tatsächlichen Anforderungen aus? Spiegelt sich dies im Softwarebestand wieder?

Herstellung der rechtlichen Anforderungen gemäß den Lizenzbestimmungen Implementierung von Prozessen, welche die Compliance sicher stellen

Hersteller legt den Audit Termin (Zeitraum fest)

schützt die Rechte des Herstellers Wird nicht lizensierte Software gefunden, muss nachlizensiert werden, unabhängig davon ob die Software aktuell oder künftig genutzt wird Das Investment für Nachlizensierung wird sofort fällig, der Fehler muss innerhalb der vom Hersteller gesetzten Fristen erledigt sein Ein Audit kostet Ihr Unternehmen Zeit und Geld häufig genau dann, wenn Sie es am wenigsten brauchen können

Nach dem Audit ist vor dem Audit! – besonders wenn etwas gefunden wurde

Wo liegt unser Fokus? • Klarer Fokus bei D-SAM-S liegt auf dem “Mittelstand”

• Unser “SAM Basic” Programm ist speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten < 10 Lizenzen • Unser Anliegen: Software Optimierung und Rechtssicherheit ist für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wichtig wie für Großunternehmen. Daher bieten wir maßgeschneiderte Lösungen zum angemessenen Preis für Kleinunternehmen und den Mittelstand.

Was umfasst unser Datech SAM Service?

Wer ist der Auftragnehmer? • Ihr Ansprechpartner für SAM ist Ihr Autodesk Fachhändler und Consulting Partner, der Sie auch sonst mit allen Services rund um die Autodesk Produkte betreut. • Bei ihm geben Sie Ihr SAM Projekt in Auftrag und erlauben die Einsicht in Ihre Lizenzauszüge • Durchgeführt wird das Projekt in Zusammenarbeit mit dem Distributor Datech. Die SAM Experten von Datech stehen Ihnen zu jeder Zeit des SAM Projektes für Fragen und Antworten zur Verfügung.

Last but not Least – der “Quick Check” Ja 1.

In unserem Unternehmen gibt es eine zentrale Softwareverwaltung, die auch die (fachspezifische) Software der Fachabteilungen einschließt 2. In unserem Unternehmen gibt es jemanden, der sich um die Softwareverwaltung und um die regelmäßig Kontrolle kümmert 3. In unserem Unternehmen gibt es einen zentralen Software Einkauf 4. Wir haben stets einen akuellen Überblick darüber wer, wo welche Softwarelizenzen und -Versionen im Einsatz hat 5. Alle Arbeitsplätze sind in einem zentralen Netzwerk verbunden 6. In unserem Unternehmen sind die Mitarbeiter über den rechtmäßigen Gebrauch von Software geschult und dieser wird regelmäßig überprüft 7. In unserem Unternehmen kennt sich jemand im Detail mit den SW Lizenzbestimmungen aus 8. Alle im Einsatz befindliche Software ist registriert 9. Wir arbeiten ausschließlich mit fest angestellten Mitarbeitern (keine Freelancer) 10. Die Eigentumsnachweise der Software sind jederzeit einsehbar

Nein

Mehr als 2 x ”NEIN” ?

Wir sind für Sie da!

Ein Kundenbeispiel • Ziel: Übersicht über den Installations- und Lizenzbestand erlangen

• Ausgangssituation:  Kunde war sich sicher, ausreichend lizensiert zu sein (nur 60% der jemals gekauften Lizenzen waren im Einsatz)

 Kunde hatte keine Übersicht über die aktuellen Installationen  Kunde (Abteilungen) hatten keine ausreichende Kenntnis über den rechtmäßigen Einsatz der Software

 Kunde war sich nicht bewußt über die Konsequenzen von Falschinstallationen

Ein Kundenbeispiel - Ausgangssituation

Ergebnisse • Kosten durch Nachlizensierung im Auditfall: € 98.000

• Kosten für das SAM Projekt: € 8.000 • Kosten für Investitionen während des SAM Projekts: € 35.000 • Einsparung durch SAM: € 55.000

Fragen?

Schlusswort Wir hoffen, dass unser Webinar für Sie informativ war und Sie viele Anregungen für Ihre Arbeit mitnehmen konnten. Gerne unterstützen wir

Sie bei der Umsetzung / Prüfung!

Refika Rizvic Bytes & Building GmbH Auf Stocken 8 78073 Bad Dürrheim [email protected] Tel. +49 7726 9220-324