USER MANUAL VERTICAL MAIL Inhaltsverzeichnis 1

Was ist vertical Mail? ............................................................................................................................................2

2

Einrichtung von vertical Mail ..............................................................................................................................2

3

2.1

Technische Vorbereitung auf Unternehmensebene ....................................................................2

2.2

Einrichtung der Outlook Desktop Applikation ..................................................................................3

2.2.1

Installation Microsoft Outlook (bzw. Microsoft Office) .......................................................3

2.2.2

Einrichtung des E-Mail-Postfachs im Microsoft Outlook ..................................................3

2.3

Zugang zur Outlook Web App (über vertical Web) ......................................................................4

2.4

Einrichtung des Postfachs auf dem Smartphone / Tablet ........................................................5

Hauptfunktionen des vertical Mail Service .................................................................................................8 3.1

Benutzung von vertical Mail über Microsoft Outlook ...................................................................8

3.1.1

Ordner in der Standardeinstellung ..............................................................................................8

3.1.2

Neuen Ordner erstellen ....................................................................................................................9

3.1.3

E-Mails erstellen und senden ..................................................................................................... 10

3.1.4

Adressaten in Bcc einfügen ......................................................................................................... 10

3.1.5

Datei anhängen ................................................................................................................................. 11

3.1.6

Signaturen erstellen......................................................................................................................... 11

3.1.7

Termine im Kalender erstellen ................................................................................................... 12

3.1.8

Besprechungen im Kalender erstellen ................................................................................... 13

3.2

Benutzung von vertical Mail über Outlook Web App (über vertical Web) ...................... 14

3.2.1

Übersicht des Mail Services auf work.onvertical.com .................................................... 14

3.2.2

Ordner in der Standardeinstellung ........................................................................................... 15

3.2.3

Neuen Ordner erstellen ................................................................................................................. 15

3.2.4

E-Mails erstellen und senden ..................................................................................................... 16

3.2.5

Datei anhängen ................................................................................................................................. 17

3.2.6

Weitere Befehle ................................................................................................................................. 17

3.2.7

Ereignisse im Kalender erstellen .............................................................................................. 18

3.2.8

Aufgaben erstellen ........................................................................................................................... 19

3.2.9

Kontakte hinzufügen ....................................................................................................................... 19

vertical GmbH Otto-Volger-Straße 3 – 5 a/b 65843 Sulzbach (Taunus)

Geschäftsführer: Alexandre Seifert Paul Martin

Amtsgericht Frankfurt HRB 87891 USt.-IdNr. DE 270732305

[email protected] Hotline: +49 6196 8017 0 Fax: +49 6196 8017 299 www.vertical.de

Herzlich Willkommen in der Welt von vertical! Wir vereinfachen Ihre Arbeitswelt mit unseren Technologien. Damit auch immer alles reibungslos funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten mehr über den vertical Mail Service.

Sollten Sie Fragen haben unterstützt Sie unser Support-Team gerne jederzeit unter der Rufnummer 06196 8017 200 bzw. per E-Mail [email protected] .

Wir wünschen Ihnen nun viel Freude mit unseren Services!

1 Was ist vertical Mail? vertical Mail basiert auf der marktführenden Microsoft Exchange Technologie für professionelle Unternehmenskommunikation. Auf unseren in Deutschland betriebenen Exchange Servern sind Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben sicher gespeichert, auf welche Sie mit Microsoft Outlook (ab Version 2010), Outlook Web App (Webmail im Browser über vertical Web) oder mit jedem kompatiblem Smartphone zugreifen können.

2 Einrichtung von vertical Mail 2.1 Technische Vorbereitung auf Unternehmensebene Damit die E-Mailkommunikation funktioniert müssen Sie für Ihr Unternehmen einmalig einige so genannte DNS Einträge in jeder für die E-Mailkommunikation verwendeten öffentliche Domäne (z.B. meineFirma.de) erstellen. Die öffentliche Domäne wird in der Regel von Ihrem Webhoster oder Ihrer internen IT-Abteilung betreut bzw. unterstützen wir Sie gerne bei der initialen Einrichtung. Folgende Einträge müssen gesetzt werden: Eintrag

TTL

Typ

Wert / Ziel

example.com*.

600

MX(10)

mailcluster.onvertical.com

example.com*.

600

MX(20)

mailcluster2.onvertical.com

example.com*.

600

TXT

"v=spf1 include:mailcluster.onvertical.com -all"

_dmarc.example.com*.

600

CNAME

dmarc1.onvertical.com.

onvertical._domainkey.example.com*.

600

CNAME

dkim.onvertical.com.

_autodiscover._tcp.example.com*.

600

SRV

0 443 autodiscover.onvertical.com. (Pri: 0 Gewichtung: 0 Port: 443)

*example.com muss durch Ihre öffentliche Domäne ersetzt werden (z.B.: meineFirma.de)

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2.2 Einrichtung der Outlook Desktop Applikation 2.2.1 Installation Microsoft Outlook (bzw. Microsoft Office) Sofern Sie ein Microsoft Office Paket zu Ihrem vertical Gerät gebucht haben, befindet sich der Outlook Client bereits vorinstalliert auf Ihrem Gerät. Anderenfalls nutzen Sie bitte Ihren Microsoft Outlook (bzw. Microsoft Office) Installationsdatenträger bzw. laden Sie die Anwendung über das Microsoft Office 365 Portal herunter und installieren diese auf Ihrem PC.

2.2.2 Einrichtung des E-Mail-Postfachs im Microsoft Outlook 1. Benutzen Sie die Windows Suchfunktion, um „Outlook“ zu suchen und starten Sie das Programm.

2. Wenn Sie Outlook das erste Mal starten, öffnet sich ein neues Fenster, das Sie willkommen heißt und Sie bittet die Autokonfiguration zu starten. Wählen Sie „weiter“, „Ja“ und „weiter“. 3. Geben Sie Ihren Namen ein 4. Geben Sie Ihre vertical Zugangsdaten (E-Mailadresse und Ihr Passwort) ein 5. Geben Sie erneut Ihr Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. 6. Wähen Sie „weiter“.

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7. Wählen Sie „fertig stellen“.

Outlook ist der Marktstandard für E-Mailkommunikation und bereits in vielen Office Paketen enthalten, und wird deswegen von vielen unseren Kunden verwendet. Selbstverständlich können Sie auch einen anderen mit Microsoft Exchange kompatiblen Mail-Client benutzen.

2.3 Zugang zur Outlook Web App (über vertical Web) Um von überall aus mobil auf Ihr Postfach zuzugreifen, können Sie vertical Web mit jedem aktuellen Browser nutzen. 1. Geben Sie in Ihrem Browser die Adresse http://work.onvertical.com ein, um auf vertical Web zu gelangen.

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2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und drücken Sie auf anmelden. Achtung:

Speichern

Sie

Ihr

Kennwort

niemals

in

einem

fremden

Browser.

Zur zusätzlichen Sicherheit empfehlen wir Ihnen die Nutzung unserer kostenfreien 2-Wege Authentifizierung, die Sie unter „Profil & Hilfe“ einrichten können.

3. Um auf Ihr Postfach zuzugreifen, klicken Sie oben links auf „Home“ und wählen eine der Kacheln „Mail“, „Kalender“, „Aufgaben“ oder „Personen“.

2.4 Einrichtung des Postfachs auf dem Smartphone / Tablet Sie können auf Ihren vertical Mail Service auch jederzeit mit Ihren mobilen Endgeräten zugreifen. In der Regel wird dafür der im Smartphone / Tablet integrierte E-Mailclient verwendet. Gehen Sie bei der Einrichtung wie folgt vor:

iOS 1. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Gerät 2. Öffnen Sie nun den Ordner „Mail“ und klicken anschließend auf „Accounts“ 3. Wählen Sie „Account hinzufügen“ aus und im Anschluss „Exchange“ 4. Fügen Sie einen neuen Mail Account hinzu und geben Sie Ihren Benutzernamen und das vertical Passwort ein. Klicken Sie auf „Weiter“ vertical GmbH Otto-Volger-Straße 3 – 5 a/b 65843 Sulzbach (Taunus)

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5. Nun geben Sie in die Zeile, mit der Überschrift „Server“ outlook.onvertical.com und Ihren Benutzernamen (= E-Mail-Adresse) ein. Abschließend klicken Sie oben rechts auf „Weiter“.

6. Ihr Postfach ist nun auf Ihrem Smartphone eingerichtet

Android 1. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Gerät. 2. Öffnen Sie nun den Ordner „Konten“. Klicken Sie auf „Konto hinzufügen“ und wählen „Exchange“ aus. 3. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse und im Anschluss Ihr vertical Kennwort ein. 4. Nun geben Sie in dir Zeile, mit der Überschrift „Server“ outlook.onvertical.com ein und klicken auf „Weiter“. 5. Ihr Konto ist nun eingerichtet.

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1.1.1.1

Einrichtung einer Drittanbieter E-Mailsoftware auf dem Smartphone / Tablet

Neben der Standard E-Mailanwendung Ihres Smartphone können Sie auch jede andere mit Microsoft Exchange kompatible E-Mail App nutzen. Um einen E-Mail Client (wie Microsoft Outlook) auf Ihr mobiles Endgerät zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den Play Store bzw. den App Store auf Ihrem Gerät 2. Laden Sie die gewünschte App (z.B. Outlook) herunter. 3. Befolgen Sie die Anweisungen des jeweiligen E-Mail Clients. 4. Geben Sie bei der Einrichtung Ihr vertical Konto bestehend aus Benutzername (= EMailadresse) und vertical Passwort ein.

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3 Hauptfunktionen des vertical Mail Service Im folgenden Abschnitt werden die Hauptfunktionen des vertical Mail Services vorgestellt. Hierbei gibt es Unterschiede zwischen den verschiedenen Zugangspunkten. Wählen sie den Punkt aus, der für Ihre E-Mailnutzung am geeignetsten ist.

3.1 Benutzung von vertical Mail über Microsoft Outlook 3.1.1 Ordner in der Standardeinstellung Posteingang

Hier sehen Sie alle eingehenden E-Mails.

Entwürfe

Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie bereits verfasst haben oder angefangen haben, jedoch noch nicht gesendet haben.

Postausgang

Hier sehen Sie alle gesendeten E-Mails.

Gelöschte Elemente Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie aus anderen Ordnern gelöscht haben. Zum endgültigen Löschen wählen Sie die Option „Ordner leeren“ mit einem Rechtslick auf den Ordner. Junk Mail

Hier sehen Sie alle Elemente, die das Programm als Spam eingestuft hat.

RSS-Feeds

Hier sehen Sie alle abonnierten Feeds und deren Beiträge.

Suchordner

Virtueller Ordner zur Übersicht aller Elemente, die bestimmte Suchkriterien erfüllen.

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3.1.2 Neuen Ordner erstellen Personalisierte Order ermöglichen Ihnen Ihre E-Mails nach Ihren Präferenzen zu ordnen und helfen Ihnen einen Überblick zu behalten Um einen neuen Ordner zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie auf den Reiter „Ordner“ mittig in Ihrer Menüliste. 2. Wählen Sie nun die Option „neu“ 3. eben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein und drücken Sie auf Enter.

Um einen Unterordner zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie einen Ordner im linken Outlookbereich, in dem Ihre Ordner aufgelistet sind. 2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie als übergeordneten Ordner haben wollen mit einem Rechtsklick aus. 3. Wählen Sie die Option „neuer Ordner“. 4. Geben Sie einen Namen für den neuen Unterordner ein und drücken Sie auf Enter.

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3.1.3 E-Mails erstellen und senden Outlook ermöglicht Ihnen neue E-Mails zu schreiben und diese an Ihre Kontakte zu senden. Um diese Funktion wahrzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie „neue E-Mail“ oben links in Ihrer Menüleiste. 2. Geben Sie den Namen oder eine E-Mailadresse in das Feld „An“ „Cc“ oder „Bcc*“ ein 3. Geben Sie in das Feld „Betreff“ das Thema Ihrer E-Mail ein. 4. Geben Sie eine Nachricht ein. 5. Klicken Sie auf „Senden“.

*Sollte die BCC Option nicht angezeigt werden, gehen Sie zu Punkt 3.1.6

3.1.4 Adressaten in Bcc einfügen Wenn Sie die Option Bcc („Blindkopie“) wählen, wird die Nachricht an diese Person gesendet, ohne dass andere Empfänger den Namen dieser Person sehen. Um die Option Bcc zu erhalten gehen Sie wie folgt vor: 1. Erstellen Sie eine neue E-Mail 2. Wählen Sie den Reiter Optionen aus 3. Wählen Sie unter „Felder anzeigen“ die Option Bcc.

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3.1.5 Datei anhängen Sie können an Ihre E-Mails Dokumente, wie z.B. eine PowerPoint Präsentation oder eine Word Datei, anhängen. Diese Datei wird dann zusammen mit Ihrer Nachricht an den Empfänger zugestellt. Um einen Anhang an eine Mail anzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie unter dem Reiter Start „Neue Mail“ 2. Wählen Sie unter dem Reiter Nachricht das Symbol mit der Büroklammer „Dateien anfügen“. 3. Wählen Sie eine Datei, die Sie anfügen möchten. 4. Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. 5. Drücken Sie auf „Senden“.

3.1.6 Signaturen erstellen Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mailsignatur in der Regel zentral für Sie vorgegeben wurde und automatisch an jede ausgehende externe Mail angehängt wird, ohne dass Sie dies beim Versand sehen. Sie können die Signatur jedoch mit ein paar Minuten Verzögerung unter „Gesendete Elemente“ sehen.

Sollten Sie nicht sicher sein ob eine zentrale Signatur eingestellt ist, melden Sie sich bitte bei unserem Support unter 06196 80 17 200.

Sollte keine zentrale Signatur eingestellt sein und Sie eine individuelle Signatur wünschen, gehen Sie wie folgt vor:

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1. Erstellen Sie eine neue Nachricht. 2. Wählen Sie den Reiter „Nachricht“ und klicken Sie auf „Signatur“. Ein neues Fenster öffnet sich. 3. Wähen Sie eine Signatur aus oder drücken Sie auf „neu“. 4. Geben Sie dieser Signatur einen Namen. 5. Geben Sie die gewünschte Signatur ein. 6. Klicken Sie auf ok. 7. Wählen Sie die gewünschte Signatur unter „Signatur“ für Ihre E-Mail.

3.1.7 Termine im Kalender erstellen Wenn Sie eine Aktivität planen, zu der keine anderen Personen eingeladen oder Besprechungsräume reserviert werden müssen, können Sie einen Termin in Ihrem Kalender erstellen. Um einen Termin zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Kalender. 2. Navigieren Sie zu dem Reiter Start und klicken Sie auf „Neuer Termin“. Alternativ können Sie auch direkt in Ihrem Kalender zu der gewünschten Zeit einen Rechtsklick machen und die Option „Neuer Termin“ auswählen.

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3.1.8 Besprechungen im Kalender erstellen Wenn Sie eine Besprechung erstellen, können andere Personen eingeladen werden und Ressourcen wie Meetingräume gebucht werden. Eingeladene Personen können auf Ihre Anfragen antworten. Diese Antworten werden Ihnen in Ihrem Posteingang angezeigt. Um eine Besprechung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1.

Klicken Sie auf Kalender.

2. Navigieren Sie zu dem Reiter Start und klicken Sie auf „Neue Besprechung“. Alternativ können Sie auch direkt in Ihrem Kalender zu der gewünschten Zeit einen Rechtsklick machen und die Option „Neue Besprechungsanfrage“ auswählen.

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3.2 Benutzung von vertical Mail über Outlook Web App (über vertical Web) 3.2.1 Übersicht des Mail Services auf work.onvertical.com Nach der Anmeldung in vertical Web (http://work.onvertical.com) und dem Klicken auf die Kachel „Mail“ gelangen Sie auf Bereich, der in mehrere Teile gegliedert ist. a) Der linke Teil gibt Ihnen eine Übersicht über Ihre Ordner. b) Der mittlere Teil zeigt Ihnen die den Inhalt des ausgewählten Ordners in einer Kurzversion an. c) Der rechte Teil zeigt Ihnen den Inhalt der ausgewählte E-Mail an. d) Die obere Leiste enthält Buttons, mit denen Sie eine neue E-Mail schreiben und Elemente löschen, archivieren, verschieben und kategorisieren können.

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3.2.2 Ordner in der Standardeinstellung Posteingang

Hier sehen Sie alle eingehenden E-Mails.

Entwürfe

Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie bereits verfasst haben oder angefangen haben, jedoch noch nicht gesendet haben.

Gesendete Elemente Hier sehen Sie alle gesendeten E-Mails. Gelöschte Elemente Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie aus anderen Ordnern gelöscht haben. Zum endgültigen Löschen wählen Sie die Option „Ordner leeren“ mit einem Rechtslick auf den Ordner. Junk Mail

Hier sehen Sie alle Elemente, die das Programm als Spam eingestuft hat.

Notizen

Hier können Sie sich Notizen speichern.

RSS-Feeds

Hier sehen Sie alle abonnierten Feeds und deren Beiträge.

3.2.3 Neuen Ordner erstellen Personalisierte Order ermöglichen Ihnen Ihre E-Mails nach Ihren Präferenzen zu ordnen und helfen Ihnen einen Überblick zu behalten Um einen neuen Ordner zu erstelle, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf einen Ordner im linken Outlookbereich. 2. Wählen Sie nun die Option „neuen Ordner erstellen“ aus.

Um einen Unterordner zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie einen Ordner im linken Outlookbereich, in dem Ihre Ordner aufgelistet sind. vertical GmbH Otto-Volger-Straße 3 – 5 a/b 65843 Sulzbach (Taunus)

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2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie als übergeordneten Ordner haben wollen mit einem Rechtsklick aus. 3. Wählen Sie die Option „neuer Ordner“. 4. Geben Sie einen Namen für den neuen Unterordner ein und drücken Sie auf Enter.

3.2.4 E-Mails erstellen und senden Um E-Mails zu schreiben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie nach der Anmeldung auf die Kachel „Mail“. 2. Wählen Sie auf der oberen Leiste das Plus Zeichen „Neu“ 3. Geben Sie den Namen oder eine E-Mailadresse in das Feld „An“ „Cc“ oder „Bcc*“ ein 4. Geben Sie in das Feld „Betreff“ das Thema Ihrer E-Mail ein.

5. Geben Sie eine Nachricht ein. 6. Klicken Sie auf „Senden“.

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*Sollte dieses Feld nicht angezeigt werden, drücken Sie auf das Symbol, mit den drei Punkten und wählen Sie Bcc anzeigen aus.

3.2.5 Datei anhängen Sie können an Ihre E-Mails Dokumente, wie z.B. eine PowerPoint Präsentation oder eine Word Datei, anhängen. Diese Datei wird dann zusammen mit Ihrer Nachricht an den Empfänger zugestellt. Um einen Anhang an eine Mail anzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie auf der oberen Leiste das Plus Zeichen „Neu“, um eine neue E-Mail zu schreiben. 2. Wählen Sie das Symbol mit der Büroklammer „Anfügen“. 3. Wählen Sie eine Datei, die Sie anfügen möchten. 4. Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. 5. Drücken Sie auf „Senden“.

3.2.6 Weitere Befehle Wählen Sie das Symbol mit den drei Punkten bei einer neuen E-Mail aus, um sich weitere Befehle anzeigen zu lassen. Unter diesem Punkt haben Sie die folgenden Möglichkeiten: a) Entwurf speichern

Speichert den Entwurf im Ordner „Entwürfe“

b) Bcc anzeigen

Gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Empfänger in bcc zu setzen

c) Absender einblenden Blendet den Absender ein und gibt Ihnen die Möglichkeit die / ausblenden

Absenderadresse auszuwählen

d) Namen prüfen

Gibt Ihnen Vorschläge für Adressaten bei Eingabe des Namens

e) Priorität festlegen

Gibt Ihnen die Möglichkeit die Wichtigkeit der E-Mail zu Kennzeichnen

f)

Text/ HTML Ansicht Wechsel der Ansichten

g) Nachrichtenoptionen Ermöglicht Ihnen die Vertraulichkeit einzustellen und Zustellungs- und Lesebestätigungen anzufordern.

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3.2.7 Ereignisse im Kalender erstellen Um einen Termin zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung in vertical Web (http://work.onvertical.com) auf die Kachel „Kalender“. 2. Navigieren Sie zu dem Plus Zeichen “Neu“ und klicken Sie auf „Kalenderereignis“ 3. Geben Sie die gewünschten Daten ein. 4. Drücken Sie auf „Personen hinzufügen“, um Leute zu dem Event einzuladen

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3.2.8 Aufgaben erstellen 1. Klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung in vertical Web (http://work.onvertical.com) auf die Kachel „Aufgaben“. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen „neu“ 3. Geben Sie Ihre Aufgabe ein. 4. Setzen Sie eine Fälligkeit. 5. Hängen Sie bei Bedarf einen Anhang an die Aufgabe. 6. Drücken Sie auf Speichern.

3.2.9 Kontakte hinzufügen 1. Klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung in vertical Web (http://work.onvertical.com) auf die Kachel „Personen“. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen „Neu“, um eine Person hinzuzufügen. 3. Geben Sie die Daten ein.

4. Drücken Sie auf Speichern.

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