UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO ACADEMICO DE GRADUACION SEMINARIO DE GRADUACION TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERO INDUSTRIAL AREA GESTION DE LA COMPETITIVIDAD
TEMA ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACION DE AGUI-FRANC
AUTOR AGUILAR ALVAREZ CARLOS PALEMON
DIRECTOR DE TESIS ING. IND. DURAN TAMAYO HENRY 2003 – 2004 ECUADOR
“ La responsabilidad de todos los hechos, ideas y doctrinas expuestas en esta tesis corresponde exclusivamente al autor.”
.....................................................
Carlos Palemón Aguilar Alvarez C.C. 0914604681
DEDICATORIA
Dedico este pequeño e importante trabajo a mi amada esposa, a ella que estuvo a mi lado que fue mi apoyo en mis momentos de debilidad y cansancio, que goza con migo en este momento de triunfo al ver alcanzado mi más grande meta.
AGRADECIMIENTO
En primer lugar a mi Dios todopoderoso por iluminarme, protegerme y ayudarme cada minuto de mi vida.
A mis padres por sus consejos y apoyo incondicional sin importar día ni hora.
A la señora Galud Reyes por ser la mejor suegra y madre.
A mi querida hermana por su tiempo y paciencia por ser incondicional conmigo.
A todas aquellas personas que de una o otra forma me ayudaron para que culmine con éxito mi carrera profesional.
Mi agradecimiento especial al Ing. Ind. Henrry Duran por dedicar su valioso tiempo en la guía de este trabajo.
RESUMEN
El presente trabajo fue realizado en la empresa AGUI-FRANC la cual se dedica a la comercialización de suministros de oficina, de computación, útiles escolares y papelería, con una gran variedad de marcas y característica para cubrir las necesidades de insumos en las actividades administrativas de los sectores productivos de la ciudad de guayaquil.
El efecto encontrado a través de las investigaciones realizadas fue que existe una mala gestión administrativa que quedo demostrado por la reducción de las ventas, inventarios altos y su mal manejo en la administración de personal. Lo cual ha perjudicado a la empresa en su rentabilidad por cuanto ha dejado de vender $354313 con una ganancia no percibida de $8149,19 y su falta de control de inventarios lo cual significo un incremento de productos en almacenamiento desde el año 2002 hasta marzo con un valor de $9826127
Debido a lo expuesto se ha plantead dos alternativas de solución significativas para la empresa que es la aplicación del telemarketing que es una estrategia optima para contactar y venderle al cliente los productos con una inversión de $4692 que dará un beneficio de 1 557dolares y una segunda alternativa que es el control de inventarios a través de compras por lote económico de pedido en los suministros de computación y papelería realizando un pedido por año que dejara un beneficio económico total de $5506,50. Por lo que se recomienda que la empresa
aplique estas alternativas para ganar más clientes y mejorar su rentabilidad.
INDICE GENERAL CAPITULO I
GENERALIDADES
PÁGINA
1.1
Antecedentes
1
1.2
Justificativos
2
1.3
Objetivos
2
1.3.1 Objetivo general
2
1.3.2 Objetivos específicos
3
1.4
3
Metodología
CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
PÁGINA 2.1
Actividad de la empresa
4
2.2
Misión
4
2.3
Visión
5
2.4
Localización
5
2.5
Estructura funcional
5
2.5.1 Organigrama funcional
5
2.6
Productos que comercializa
6
2.7
Mercado que atiende
6
2.8
Ventas de la empresa
8
CAPITULO III CADENA DE VALOR PÁGINA
3.1
Introducción
11
3.2
Actividades de la cadena de valor
11
3.3
Actividades primarias
12
3.3.1 Logística interna
12
3.3.2 Operaciones
23
3.3.3 Logística externa
32
3.3.4 Marketing
33
3.3.5 Servicios
34
3.4
34
Actividades de apoyo
3.4.1 Infraestructura
35
3.4.2 Administración de recursos humanos
35
3.4.3 Desarrollo tecnológico
36
3.4.4 Abastecimiento
36
3.5
37
Costo de la cadena de valor
CAPITULO IV
ANÁLISIS COMPETITIVO DE LA EMPRESA PÁGINA 4.1
Marco conceptual
39
4.2
El poder del comprador
40
4.3
El poder del proveedor
41
4.4
Producto sustituto
42
4.5
Competidores potenciales
42
4.6
Rivalidad entre competidores
4
CAPITULO V
DETERMINACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE LOS PROBLEMAS
PÁGINA
5.1
Identificación de los problemas
44
5.2
Determinación de los problemas
45
5.3
Cuantificación de los problemas
47
5.4
Diagrama causa y efecto
50
5.5
Diagnóstico
50
CAPITULO VI
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
PÁGINA
6.1
Introducción
51
6.1.1 Alternativa 1
52
6.1.2 Alternativa 2
53
6.2
Análisis de costos de las estrategias
60
6.2.1 Costos para la aplicación del telemarketing
60
6.2.2 Costos para la aplicación del control de inventarios
66
6.3
Análisis beneficio – costo
71
6.3.1 Beneficio – costo alternativa Nº 1
71
6.3.2 Beneficio – costo alternativa Nº 2
72
6.4
Análisis pareto del nuevo sistema
74
6.5
Cálculo de la tasa interna de retorno
75
CAPITULO VII
PUESTA EN MARCHA (EN CONJUNTO)
PÁGINA 7.1
Programación
77
7.2
Control
78
CAPITULO VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
PÁGINA
8.1
Conclusiones
80
8.2
Recomendaciones
81
ÍNDICE DE CUADROS
PÁGINA
01
Nómina de clientes
7
02
Ventas de la empresa
8
03
Lista de proveedores
14
04
Adquisiciones ,ventas y existencia de mercadería en dolares
16
05
Inventarios del primer trimestre año 2004
18
06
Suministro de computación
20
07
Útiles escolares
21
08
Papelería
22
09
Costo de inventario
10
Valores en dolares de la mano de obra adicional
23
año 2002
25
11
Año 2002
27
12
Sueldos
29
13
Alquiler de local
30
14
Combustible y mantenimiento del vehículo
30
15
Servicios básicos
30
16
Suministros
31
17
Valores que se dejaron de percibir
32
18
Gastos de logística externa
33
19
Valores que se dejaron de percibir por bajas ventas
47
20
Valores que no se percibieron por pérdida de clientes
47
21
Total de valores que se dejaron de percibir
48
22
Inventario de productos de mayor rotación
48
23
Costo de inventario
49
24
Análisis ABC para suministros de computación
56
25
Análisis ABC para papelería
58
26
Gastos de telemarketing
65
27
Consolidado
71
28
Cuantificación del beneficio / costo
71
29
Sistema actual al azar
72
30
Sistema propuesto (L.E.P)
73
31
Soluciones de los problemas analizados
74
32
Soluciones planteadas
75
ÍNDICE DE GRÁFICOS
PÁGINA
01
Porcentajes del total de ventas 2002 y 2003
9
02
Esquema conceptual
12
03
Costo de la cadena de valor
38
04
Fuerzas competitivas
40
05
Diagrama ABC de suministros de computación
57
06
Diagrama ABC de papelería
59
07
Diagrama pareto de soluciones
75
ÍNDICE DE ANEXOS
PÁGINA
01
Ubicación geográfica
83
02
Organigrama funcional
84
03
Productos que comercializa
85
03 a Suministros de computación
86
03 b Papelería en general
88
04
Flujograma de procedimientos para compras
89
05
Flujograma de procedimientos para recepción
06
de productos
90
Diagrama de operaciones del despacho de mercadería
91
07
Diagrama Ishikawa
92
CAPITULO I
GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES
La empresa AGUI-FRANC comienza sus actividades el 1 de octubre de 1989, se constituye como una sociedad limitada, insertándose en el mercado de la distribución de suministros de oficina, con el objeto de cubrir las necesidades de los sectores productivos de la ciudad de Guayaquil en cuanto a la obtención de productos que servirán como insumos para desarrollar sus actividades administrativas.
Inicialmente la empresa empezó con casi 100 productos de diferentes marcas y características en la línea de suministros de oficina y papelería en general debido a que el mundo de la computación no estaba generalizado y sus clientes fueron exclusivos.
Una vez que el avance de la tecnología fue evolucionando la empresa fue creciendo, ofertando nuevos productos como los suministros de computación y captando nuevos clientes. Actualmente la empresa comercializa mas de 250 productos de diferentes clases, marcas y características teniendo entre estos los siguientes: Suministros de computación Suministros y equipos de oficina Papelería en general. Útiles escolares
GENERALIDADES 2
Para el ejercicio de la compraventa de sus productos la empresa se maneja con total dependencia es decir, dentro de las funciones generales y especificas los empleados no tienen ninguna autoridad para tomar decisiones de esta naturaleza sin antes consultar a sus dueños.
1.2 JUSTIFICATIVOS
El presente trabajo se justifica el estudio de el área administrativa – operativa por cuanto la empresa no ha logrado mantener su mercado de clientes en estos últimos dos años mas aún lograr espandirse que por lo que toda organización, sea de bienes o servicios esta luchando a diario, mas aún si nos referimos a las empresas que se dedican a la comercialización, como canales de distribución de productos terminados.
Es por esta razón que en esta investigación se pretende analizar esta área preponderante para la empresa para encontrar alternativas estratégicas que solucione la problemática existente.
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar un análisis a través de la recopilación de información de datos estadísticos de la situación administrativa de la empresa Agui-Franc para diagnosticar
la problemática existente en esta área de la
organización para de esta manera encontrar alternativas de solución que tengan un mejoramiento estratégico situacional y mejorar la participación competitiva dentro del mercado local.
GENERALIDADES 3
1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Analizar la situación administrativa en la comercialización de los productos. Evaluar
los
aspectos
operacionales
y
técnicos
en
la
comercialización. Diagnosticar
y
solucionar
los
procesos
de
almacenaje,
manipulación y entrega de los suministros.
1.4 METODOLOGIA
Para el estudio de este trabajo se aplicarán técnicas provenientes de la investigación científica las cuales se detallan a continuación: Recopilación de la información. Gráficos y proyección de datos. Cuantificación de datos. Elaboración de diagnósticos. Desarrollo de alternativas de solución a los problemas detectados.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
CAPITULO II
9
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
9
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
2.1
ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
La empresa Agui-Franc se dedica a la comercialización de productos terminados en el campo de los suministros convirtiéndose en un canal de distribución de varias empresas dedicadas a esta actividad.
Para cumplir con sus objetivos la empresa desarrolla un proceso de compra en la medida de sus posibilidades económicas y basándose en créditos que mantiene con varios proveedores, los pedidos de sus clientes son atendidos mediante comunicaciones telefónicas y fax.
La compraventa de lo que comercializa la empresa se detalla a continuación en forma clasificada:
Suministros de computación Suministros y equipos de oficina Utiles escolares Papelería en general
2.2
MISION
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
9
Satisfacer las necesidades de los sectores productivos de la ciudad de Guayaquil comprometiéndose a brindar un buen servicio a sus clientes cumpliendo con sus exigencias, garantizando sus productos con las mejores marcas y calidad con una entrega oportuna y eficiente. 2.3
VISION
Ser una empresa líder en la comercialización de suministros con un servicio de punta, garantizando un buen stock de mercadería para la satisfacción total de sus clientes actuales, potenciales y futuros.
2.4
LOCALIZACION
Para mantener la satisfacción de sus clientes con el servicio de entrega rápida AGUI-FRANC tuvo la visión geográfica para lograr introducirse en el mercado de la comercialización de suministros. Tal es así que se establece en pleno casco comercialización de la ciudad en las calles Rumichaca 1108 entre Clemente Ballén y Aguirre en el primer piso del edificio Espinoza(ver anexo 1).
2.5
ESTRUCTURA FUNCIONAL
Como se ha mencionado la empresa depende principalmente de sus dueños en este caso sus dos accionistas que son la clave y de quienes dependen
sus
responsabilidad
empleados
aunque
no
autoridad
tienen
cada para
subordinado tomar
las
tiene
su
decisiones
oportunamente debiendo para el efecto realizar todo tipo de consulta.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
9
Para cumplir con sus actividades funcionales la empresa cuenta con la participación de 8 colaboradores.
2.5.1 ORGANIGRAMA FUNCIONAL En el Anexo # 2 se observará el esquema jerárquico donde dos de sus accionistas prestan su contingente funcional y operativo para el desarrollo de las actividades cotidianas de la organización de acuerdo al orden de participación en las acciones, el que tiene el 65 por ciento es el gerente general y el que tiene el 35 por ciento es el gerente administrativo. 2.6
PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA
Los productos que ofrece la empresa están dentro de las necesidades de calidad que tiene el mercado y sus diferentes marcas como lo es Bic, IBM, Kores, Scotch, Rotring, Pelikan, Staedtler, Swingline, Faber Castell, Casio, Bhother, Panasonic, Olimpia, Tec, Royal, etc.
Paran describir los productos que oferta esta organización se han elaborado en varios cuadros de acuerdo al nivel de la demanda tal y como lo demuestra el Anexo # 3, 3A Y 3B, indicándose que esto significa que se lo ha hecho en relación generalizada y no pormenorizada, debido a la gran cantidad de ítems que se tendría que colocar.
2.7
MERCADO QUE ATIENDE
Actualmente la empresa ha perdido muchos clientes, esto se debe a varias situaciones administrativas que más adelante se demostrarán, lo que ha conllevado a que se haga un esfuerzo mayor para que la competencia no siga ganando clientes de AGUI-FRANC.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Por ser los suministros
9
insumos que sirven para todo tipo de
organizaciones es lógico comprender que el mercado que atiende la empresa se relaciona con los sectores productivos en especial de la ciudad de Guayaquil .
Como resultado de lo que se ha expresado se apreciara en el siguiente cuadro la nomina de los principales clientes en orden de su actividad. CUADRO No. 1 NÓMINA DE CLIENTES
COMERCIO
INDUSTRIA
SERVICIO
ANDRES BORBOR
AZUCARERA VALDEZ ALERTA MEDICA
AUTO MILANO
AGRIPAC
AVIANCA
AMADEUSGLOVAL
AGRICOMINSA
BCO. DE GUAYAQUIL
EDUCA LIBROS
BIELECSA
BCO. LLOYDS
IMP. ANDINA
SACOS ESPINOZA
CLUB CEIBOS NORTE
DURAGAS
HILANTES
CAMARA PEQ. IND.
DIMPRO
EL CAFÉ
EMP. ELECTRICA
IMP. EL ROSADO
GELATI
LA SEGURIDAD
LIBRERÍA CASTILLO
EXPALSA
MUNICIPIO DE GQUIL
LIBRERÍA PILLY
FARMAGRO
HOSP. LUIS VERNAZA
METRO CENTRO
HOLANDA ECUADOR
JUNTA DE BENEFIC.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
9
INFEGAS
GUAYAMI SA
HOSP.CZON.DE JESU
MODALTRADE
PROCARSA
EST.JURIDICO PAREJ
KARBOLEN
AGA ECUADOR
ELECTRO ECUATOR.
PAPELERIA SILVIA
BEBIDAS PREMIER
SEGUROS CONDOR
DIST. HENRIQUEZ
R.M.C. REATIVOS
SEGUROS FENIX
LIBRERÍA VIDA NUEV
ASINCO
EQUIDOR
EXPOLKLORE
IPAC
MENDEZ ASOCIADOS
FERRO TORRES
AGRIPRODUC
E.O.A. SERVICIOS
HACIENDA REAL
EL ROSARIO
COLEGIO PERALTA
CREDITOS ECONOM.
RUBASA
SEGUROS INCA
Fuente: Archivos de Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
Como se apreció en el cuadro la empresa mantiene relaciones comerciales con importantes empresas, por lo tanto amerita su estudio para que no siga perdiendo mercado. 2.8
VENTAS DE LA EMPRESA Como ya sé a mencionado la empresa ha venido perdiendo su
clientela debido a una serie de factores que más adelante se detallarán, pero lo que sí se precisa que este fenómeno tiene su incidencia desde hace dos años. En el siguiente cuadro se podrá apreciar valores en dólares de las ventas realizadas en los años 2002 y 2003.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
9
CUADRO No. 2 VENTAS DE LA EMPRESA ITEMS
DESCRIPCION
2002
2003
1
SUMINISTROS DE OFICINA
$ 55.000
$ 50.550
2
SUMINISTRO DE COMPUTACION $ 30.200
$ 30.260
3
UTILES ESCOLARES
$ 20.750
$ 18.340
4
PAPELERIA
$ 16.430
$ 14.970
TOTAL $122.380
$114.120
Fuente: Empresa Agui-Franc. Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
La ilustración claramente demuestra que en el año 2003 existe una desventaja en la totalidad de las ventas que fue de $ 114.120 en relación con el año 2002 que generó $ 122.380, es indudable que uno de los factores fundamentales es el incremento de empresas comercializadoras de suministros de oficinas y de Utiles escolares. GRAFICO No 1 PORCENTAJES DEL TOTAL DE VENTAS 2002 Y 2003
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
9
45 40 35 30 1ra 2da 3ra 4ta
25 20 15 10 5 0 2002
2003
FUENTE: Archivo de ventas de Agui-Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Para su mejor observación de cómo fueron las ventas en esos dos años se aprecia en la figura en términos porcentuales la distribución de las ventas por ítems; en la columna 1ra se refiere a las ventas de suministros de oficina que alcanzó el 44.94 % en el año 2002 pero que tuvo una variación del 44.29 % en el 2003 es decir bajaron las ventas, la columna 2da corresponde al rubro de suministros de computación que en el año 2002 tuvo una participación del 24.67 % y en el 2003 el 26.51 % demostrándose un incremento favorable; la columna 3ra indica el ítem útiles escolares que alcanzó el 16.96 % en el 2002 para bajar su porcentaje en el 2003 al 16,08 % y por ultimo el rubro papelería que se aprecia en la columna 4ta que tuvo el 13,43 % en el 2002 y en el 2003 el
13.12% casi manteniendo su porcentual pero económicamente bajaron las ventas.
En general la empresa mantiene su participación dentro del mercado con mucha dificultad porque la lucha con la competencia es cada día preocupante si no se realizan las estrategias preventivas y correctivas la organización seguirá perdiendo mercado.
CADENA DE VALOR 24
CAPITULO III
CADENA DE VALOR 24
CADENA DE VALOR
3.1
INTRODUCCIÓN
Es necesario para este estudio analizar algunos factores que tienen que ver con el desempeño de las actividades de la empresa, por ello para su mejor entendimiento se aplicara el modelo porteriano que es un esquema conceptual lo que permitirá observar la capacidad competitiva de la organización y diagnosticarla para su mejoramiento.
Analizada la empresa se podrá identificar los problemas que están perjudicando su accionar para así determinar las estrategias adecuadas para su mejoramiento.
3.2
ACTIVIDADES DE LA CADENA DE VALOR
Como se mencionó se aplicará el modelo de Michael Porter lo cual demostrará la ventaja competitiva en la empresa con lo que se entenderá el comportamiento de los costos y su diferenciación.
Las actividades de la cadena de valor se clasificarán en dos tipos:
Actividades Primarias: Logística interna, Operaciones, Logística externa, Mercadotecnia y Servicios. Actividades de Apoyo: Infraestructura, Administración de Recursos Humanos, Desarrollo Tecnológico y Abastecimiento CUADRO No. 2
CADENA DE VALOR 24
ESQUEMA CONCEPTUAL
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO TECNOLOGICO ABASTECIMIENTO LOGISTICA
OPERACIONES LOGISTICA MARKETING SERVICIO INTERNA Stock/compra
entrega
EXTERNA
fabricas
despacho
insumos
publicidad
Fuente: Empresa Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
3.3
ACTIVIDADES PRIMARIAS
3.3.1 LOGISTICA INTERNA
comercial
CADENA DE VALOR 24
Las actividades bajo este rubro como se indica el esquema conceptual están relacionadas al Stock de mercadería y en su caso a las compras de las mismas.
Para su comprensión este proceso se basa en dos formatos que se detallan a continuación:
SOLICITUD DE PEDIDOS.- el cliente se comunica vía fax indicando sus necesidades de suministros el cual lo hace conocer a través de una lista de requerimientos, la asistente de ventas recepta el pedido activando el tono de fax, comunica a su jefe inmediato el cual envía a bodega para que señalen si existe el requerimiento, regresa a gerencia administrativa con los señalamientos correspondiente, si todo hay en existencia se realiza la cotización por parte de la asistente quien informa del valor de la cotización vía fax al cliente, si es aceptada se hace el despacho y se entregan los productos. Pero si no existen en stock se realiza
la investigación
telefónica a los proveedores sobre existencia, valor y tiempo de entrega de dichos productos, aceptada las condiciones señaladas se guardan provisionalmente en bodega para confirma telefónicamente al cliente de la existencia del requerimiento para serles entregado vía fax la cotización y entrega posterior de ser considerado. (Ver Anexo 4).
STOCK DE MERCADERIA.- La empresa necesita mantener en stock la mercadería necesaria para cumplir con los requerimientos de sus clientes exclusivos para lo cual tiene su cronograma de tiempo en el que deberá hacer la entrega de lo acordado.
Para satisfacer al mercado exclusivo la empresa se provee bajo sus condiciones económicas y basado en créditos que mantiene con sus
CADENA DE VALOR 24
proveedores exclusivos. En el cuadro se detalla la nomina de los proveedores en general de la empresa. CUADRO No. 3
LISTA DE PROVEEDORES
ITEMS
DESCRIPCION
ITEMS
DESCRIPCION
1
OLMEDO ALVARES C.A.
24
POLIGRAFICA
2
CARLOS CUVI
25
CORTEZA
3
SCAPMACK
26
IMPORTADOR POPULAR
4
TITONEC
27
PAPELESA
5
HECTOR YEPEZ
28
CARVAJAL S.A.
6
JOFIVAR
29
OFIKORES
7
CIA REGALADO S. A.
30
MULTIDIS
8
COMPUSCHOP
31
INCOPEL
9
IMPORSUCRE
32
PAPER STAR
10
OFICOMPUSA
33
ECUACOPIA
11
UNADES
34
DATA PRO S.A.
12
EDIMBERSA
35
CONTIFORMAS
13
UNICRON
36
PINO ARISTATA
14
VALETTA
37
PAPELERIA CHAVEZ
15
INDUSTRIAS UNIDAS
38
SUPLOFISA
16
JUAN MARCET
39
CEMAPLAST
CADENA DE VALOR 24
17
LIBRERÍA CERVANTES
40
IMPORTADORA DACO
18
IND. LA REFORMA
41
NOVAPAPLES
19
IMPORTADORA ELIO
42
DIST. J.R.R.
20
PRODUPLASTIC
43
VIC PLAST
21
METALES Y AFINES
44
SERVICE 21
22
IMP. DE SUMINISTROS
45
ESTUARDO SANCHEZ
23
BIC INDETA
46
UNADES SA
Fuente: Empresa Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
En la adquisición de mercadería generalmente la empresa confía en los proveedores en cuanto a la calidad de los productos en el Anexo 5 se indica el proceso de compra de los suministros el cual parte del kardex de existencia, una vez obtenida la mercadería la documentación se reparte al gerente administrativo, al contador y al jefe de bodega para que sea chequeada y constate las adquisiciones realizadas, si hay alguna novedad esta es notificada a gerencia general para su respectivo reclamo.
En los siguientes cuadros se observará en valores económicos la totalidad de los rubros alcanzados según la demanda en los últimos dos años en las adquisiciones(compra) de suministros, ventas y la existencia de la misma.
CADENA DE VALOR 24
CUADRO No. 4
ADQUISICIONES, VENTAS Y EXISTENCIA DE MERCADERIA EN DOLARES
AÑO 2002 DESCRIPCION
COMPRAS
VENTAS
EXISTENCIA
SUMINISTRO DE OFICINA
56.500
55.000
1500
SUMINISTRO DE COMPUTACIO
30.800
30.200
600
UTILES ESCOLARES
21.000
20.750
250
PAPELERIA
17.200
16.430
770
125.500
122.380
3120
TOTALES =
AÑO 2003
DESCRIPCION
COMPRAS
VENTAS
EXISTENCIA
SUMINISTRO DE OFICINA
51.000
50.550
450
SUMINISTRO DE COMPUTACIO
30.700
30.260
440
UTILES ESCOLARES
19.145
18.340
805
PAPELERIA
15.300
14.970
330
116.145
114.120
2025
TOTALES =
Fuente: Kardex de ingreso y egreso de bodega empresa Agui-Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
CADENA DE VALOR 24
La empresa por logística interna tiene dificultad debido a que tiene invertido en existencia una suma considerable de su capital de operación aunque mantiene buenas relaciones comerciales con sus proveedores en el sentido de que si sus posibilidades económicas no le permiten adquirir mercadería tiene crédito abierto para efectuarlas. ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
El control de inventarios físico se lo realiza cuatro veces al año con el objetivo de cuantificar lo que hay en existencia.
Esta actividad la ejecuta el Jefe de Almacén conjuntamente con la Asistente de Ventas y el Contador, una vez terminado se realiza un reporte para la Gerencia General.
La problemática advertida es que existen productos que la empresa no ha logrado comercializar cuyo monto es de 5145 dólares que quedaron como productos no comercializados en los periodos 2002 y 2003.
En cuanto a los productos de mayor rotación el inventario que se realiza cada tres meses demuestra la existencia de la mercadería con el objetivo de proveerse de los productos que están en menor cantidad del stock para de esta manera se pueda cumplir con las actividades operacionales de la organización.
Como ya se ha mencionado la empresa tiene su capital de operación pero que en ocasiones no le abastece para adquirir los productos por lo
CADENA DE VALOR 24
que los proveedores le facilitan la mercadería con créditos de hasta 3 meses plazo.
En
los
siguientes
cuadros
se
demuestra
específicamente
la
cuantificación en dólares de los productos del primer inventario del año 2004 realizado a fines del mes de Marzo referente a la mercadería de mayor rotación. CUADRO No. 5
INVENTARIOS DEL PRIMER TRIMESTRE AÑO 2004
SUMINISTROS DE OFICINA
Cantidad
Producto
Valor unitario Valor total
58
Fundas anillo de refuerzos
0,45
26,10
12
Archivador acordeón/O
2,10
25,20
8
Archivador acordeón/C
1,70
13,60
14
Archivador extraoficio
1,20
16,80
22
Archivador lomo fino
1,10
24,20
33
Archivador norma/O
1,15
37,95
42
Base de exfoliador
0,80
33,60
65
Bitácora de 3 columna 200 H
0,50
32,50
46
Bitácora de línea 200 H
0,50
23,00
18
Bloc borrador periódico
0,35
6,30
CADENA DE VALOR 24
28
Bloc ejecutivo papelesa
0,45
12,60
15
Calculadora casio fx 82
6,00
90,00
23
Calculadora casio 12 dígitos
5,50
126,50
16
Calculadora casio fx 4500
5,20
83,20
12
Cintas adler 1010 genérica
2,20
26,40
31
Cintas brother 1030
2,50
77,50
16
Cintas brother 1032
2,60
41,60
18
Cintas brother 7020
2,65
47,70
11
Cintas cannon AP 100
2,48
27,28
9
Cintas citezen 190
2,60
23,40
54
Cintas de embalaje 2 pg
0,60
32,40
32
Cinta engomada 1,2 pg
0,48
15,36
98
Cajita de clip standard
0,15
14,70
36
Cajita de clip plástica
0,16
5,76
19
Caja corrector botón color
4,80
91,20
16
Caja de corrector IBM
1,60
25,60
25
Fechador KOFA 400
1,55
38,75
17
Fechador múltiple
1,26
21,42
10
Grapadora botish manual
1,82
18,20
8
Grapadora daxilla
1,62
12,96
4
Grapadora eléctrica
5,20
20,80
CADENA DE VALOR 24
50
Caja de grapas 23/10
0,78
39,00
31
Caja de grapas standard
0,68
21,08
96
Ingreso de bodega
0,70
67,20
47
Funda de ligas
0,22
10,34
29
Liquid paper frasco
0,78
22,62
39
Liquid paper pluma
0,86
33,54
14
Lomo plástico 1 ¼
0,86
12,64
54
Multipeg T-25
0,70
37,80
2
Papeleras plásticas 1p
2,05
4,10
12
Numerador 6-9 dígitos
1,10
13,20
14
Perforadora open
1,94
27,16
11
Perforadora KOFA 400
1,85
20,35
42
Porta borrador
0.46
19,32
8
Porta diskette
2,20
17,60
25
Porta clips
0,42
10,50
18
Porta lápiz
0,88
15,84
26
Porta minas
0,72
18,72
32
Caja de radex kores
0,22
7,04
68
Resaltador pelikan
0,38
25,84
26
Resaltador faber
0,45
11,70
36
Sacagrapas
0,37
13,32
CADENA DE VALOR 24
12
Tableros plásticos
1,30
15,60
21
Tablero de madera
1,10
23,10
37
Caja de tachuela mapa
0,34
12,58
156
Tarjeta de kardex
0.15
23,40
9
Toner mita 1435
39
351
5
Toner cannon
42
210
4
Toner xerox
37
148
15
Caja de transparencia
3,85
57,75
12
Caja de transparencia láser
4.75
57
52
Bloc de vale de caja económic
0,42
21,84
62
Caja de vincha para carpeta
1,20
74,40
TOTAL= Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
2536,16
CADENA DE VALOR 24
CUADRO No. 6
SUMINISTRO DE COMPUTACION
Cantidad
Producto
Valor /Ud.
Valor total
32
CD imagination
1.10
35.20
14
Cintas edson 900
2.14
29.26
13
Cintas edson 2170
2.05
26.65
9
Cintas edson 7753
2.20
19.80
15
Caja diskette 3 ½ imagination
2.00
30.00
18
Caja diskette 3 ½ maxel
1.60
28.80
7
Mouse genérico
2.10
14.70
6
Caja papel continuo 9,5x11 2p
17.00
102.00
2
Caja de papel continuo 9,5x11 1p
11.15
22.30
4
Toner HP 516 color
46.00
184.00
3
Toner lexmark color
41.20
123.60
1
Caja de papel continuo 8,5 x11 1p
9.70
9.70
2
Caja de papel continuo 14,71 EC
19.20
38.40
6
Crema de limpiar computadoras
2.75
16.50
TOTAL = Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
680.91
CADENA DE VALOR 24
CUADRO No. 7 UTILES ESCOLARES
Cantidad
Producto
Valor /Ud.
Valor total
8
Caja de bolígrafos paper mate
3.20
25.60
4
Caja de bolígrafos bic
2.90
11.60
2
Caja de bolígrafos staedtler
2.40
4.80
35
Borrador pelikan bicolor
0.22
7.70
48
Borrador pelikan blanco
0.20
9.60
22
Borrador rotring blanco
0.25
5.50
18
Borrador pizarra acrílica
1.35
24.30
72
Carpeta colgante
0.32
23.04
23
Carpeta lado transparente
0.58
13.34
83
Carpeta plástica V/C
0.32
26.56
112
Carpeta Manila
0.14
15.68
48
Cinta scotch transparente 18x25
0.12
5.76
36
Cinta scotch transparente 19x23
0.16
5.76
44
Cuaderno espiral C/L 100 h
0.32
14.08
31
Cuaderno espiral C/L 60 h
0.26
8.06
63
Cuaderno grapado C/L 100 h
0.22
13.86
48
Cuaderno grapado C/L 60 h
0.18
8.64
29
Cuaderno orden book espiral
0.42
12.18
53
Cuaderno orden book grapado
0.36
19.08
28
Escalimetro rotring 30c
0.51
14.28
32
Escalimetro college
0.42
13.44
CADENA DE VALOR 24
22
Juego de escuadras 30-60 grados
0.85
18.70
25
Estilete pequeño
0.33
8.25
34
Estilete grande
0.43
14.62
11
Caja de crayones Kyra yumbp
0.72
7.92
9
Caja de crayones pelikan
0.84
7.56
136
Forro transparente pequeño
0.03
4.08
92
Forro transparente académico
0.05
4.60
75
Forro transparente carpeta
0.06
4.50
6
Tarro de goma 1 litro ega
2.25
13.50
19
Goma glue mediana
0.44
8.36
7
Juego geométrico
1.38
9.66
28
Lápiz carboncillo faber
0.23
6.44
32
Lápiz carpintero
0.31
9.92
14
Lápiz de colores faber caja
0.82
11.48
19
Lápiz de colores chino
0.63
11.97
64
Lápiz mongol
0.16
10.24
12
Libreta de taquigrafía
0.28
3.36
34
Libreta espiral 1-2
0.34
11.56
8
Caja de marcadores pelikan
0.96
7.28
14
Caja de marcadores global
0.64
8.96
38
Marcador snowan punta gruesa
0.76
28.88
24
Marcador schneider punta gruesa
0.62
14.88
60
Regla de metal
0.64
38.40
38
Regla plástica
0.34
12.92
22
Regla rotring
0.52
11.44
CADENA DE VALOR 24
49
Sacapuntas de metal doble uso
0.39
24.01
2
Sacapuntas eléctrico Lyon
4.66
9.32
12
Caja de temperas sakura
1.89
22.68
TOTAL =
628.35
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
CUADRO No. 8 PAPELERIA Cantidad
Producto
Valor/Ud.
Valor total
60
Cartulina bristol pliego
0.15
9.00
24
Cartulina cauche transparente
0.22
5.28
72
Cartulina esmaltada pliego
0.32
23.04
420
Hoja de papel ministro
0.02
8.40
223
Hoja de papel milimetrado
0.03
6.69
12
Papel bond 56g resma
1.72
20.64
15
Papel bond 75g resma
2.45
36.75
4
Papel bond 90g resma
2.90
11.60
18
Papel bond 75g A4 resma
2.65
47.70
9
Papel carbón caja pelikan
3.30
29.70
7
Papel copia A4 resma
1.90
13.30
14
Papel periódico /O resma
1.10
15.40
42
Pasta de encuadernación
0.69
28.98
436
Sobres bond/ O
0.03
13.08
CADENA DE VALOR 24
256
Sobres bond/C
0.02
5.12
134
Sobres Manila ideal F-2
0.06
8.04
82
Sobres Manila ideal F-4
0.07
5.74
TOTAL =
288.46
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
Si se suman los totales del inventario por suministro se tiene: 2.536,16 + 680,91 + 628,35 + 288,46 = 4.133,88 dólares
lo cuál significa que el total de inventario entre los productos de baja y alta rotación es: 5.145 + 4.133,88 = 9.278,88 dólares.
Lo que causa un problema para la empresa por cuanto la existencia en bodega de muchos productos tiene varios riesgo como el deterioro, daños por manipuleo constante, productos obsoletos, hurtos, etc. Además que tiene que asumir la empresa el costo del inventario el cual se lo ejecuta con 4 empleados cada tres meses, para ello se ha dividido el sueldo mensual para el numero de días del mes ósea 30 dando el valor del salario diario, como el inventario se lo realiza entre sábado y domingo se le paga a cada empleado el doble por día como se demuestra en el siguiente cuadro con valores en dólares.
CUADRO No. 9 COSTO DE INVENTARIO Empleado Contador
Sueldo mensual 350
Salario diario 11,66
Pago x día Numero inventario de días 23,33 2
Total pagado 46,66
CADENA DE VALOR 24
Jefe de almacén Asist. de ventas Asist. de almacén
200 180 150
6,66 13,33 2 6 12 2 5 10 2 Costo total de inventario =
26,66 24,00 20,00 117,32
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Si el valor del costo del inventario que se realiza cada 3 meses se lo multiplica para 4 se obtendrá el valor anual. 117,32 X 4 = $ 469.28 3.3.2
OPERACIONES
En este punto no se puede hablar de un proceso de transformación porque la empresa se dedica a la comercialización y no a la fabricación, pero existen actividades operacionales que ocasionan un costo que deberá incluirse para su correspondiente venta final de los productos adquiridos.
DESPACHO DE MERCADERIAS.- Como sé a señalado anteriormente el cliente solicita la cotización vía telefónica o fax, se verifica la existencia en stock y se comunica al cliente el valor de su pedido; de ser aceptado inmediatamente se elabora la orden de despacho por parte de la asistente de ventas la cual es firmada por el gerente administrativo y ser entregada al jefe de almacenamiento. Dentro del almacén se realiza varias operaciones que se detallan en el Anexo 6, en el que sé índico el embalaje de la mercadería en fundas plásticas, cartones y sellado con cinta adhesiva de embalaje.
Todo lo señalado en la bodega implica un costo debido a que para esas operaciones se contrata mano de obra adicional cuando el volumen
CADENA DE VALOR 24
de venta es mayor específicamente en los meses de abril, mayo y junio de cada año.
Es necesario manifestar que la mano de obra adicional se la utiliza también para la recepción de la mercadería, cuando la empresa adquiere los productos.
En los siguientes cuadros se demuestran los valores pagados correspondiente a la mano de obra mencionada, tanto en el 2002 como en el 2003.
CUADRO No. 10 VALORES EN DOLARES DE LA MANO DE OBRA ADICIONAL AÑO 2002 CANTIDAD
SUELDO
13ro
14to
SUELDO ANUAL
COMPONENTE SALARIAL
Vacación
Patronal 9,35%
Total
Abril
2
130
260
244
3.120
768
130
292
4.814
Mayo
1
130
130
122
1.560
384
65
146
2.407
Junio
1
130
130
122
1.560
384
65
146
2.407
CARGO
MES
Asist. bodega Asist. bodega Asist. bodega
9.627
AÑO 2003 CANTIDAD
SUELDO
13ro
14to
SUELDO ANUAL
COMPONENTE SALARIAL
Vacación
Patrona l 9,35%
Abril
2
150
300
244
3.600
768
150
337
5.398
Mayo
1
150
150
122
1.800
384
75
168
2.699
CARGO
MES
Asist.
Total
bodega Asist. bodega
Asist. bodega
Junio
1
150
150
122
1.800
384
75
168
2.699
10.79 7
Fuente: Archivos Agui - Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvare
Como se ha observado estos valores corresponden anualmente por lo que se dividió los valores de las necesidades de mano de obra del total anual para los doce meses del año tanto en el mes de abril, mayo y junio el cual dio el siguiente valor en dólares:
Año 2002 = 401,166 + 200,583 + 200,583 = 802,333
Año 2003 = 449,833 + 224,916 + 224,916 = 899,666 ENTREGA DE MERCADERIA.- Al igual que en el despacho se hace necesario la contratación de personal para realizar las entregas en los meses que se han señalado debido a que los clientes necesitan los productos oportunamente en especial las papelerías y librerías.
Aunque la empresa cuenta con una camioneta para realizar esta actividad, no abastece para satisfacer la entrega con mayor agilidad y rapidez, por lo que se hace necesario contar con personal para hacer la entrega de pedidos menores dentro del casco comercial de la ciudad.
En la ilustración del cuadro que se observa a continuación se obtendrán los valores en dólares de la mano de obra adicional requerida en los meses anteriormente descritos para la entrega de mercadería.
CUADRO No. 11 VALORES EN DOLARES DE LA MANO DE OBRA ADICIONAL AÑO 2002 SUELDO ANUAL
COMPONENTE SALARIAL
Vacación
Patrona l 9,35%
Total
130 122
1.560
384
65
146
2.407
130
130 122
1.560
384
65
146
2.407
130
130 122
1.560
384
65
146
2.407
CANTIDAD
SUELDO
Abril
1
130
Mayo
1
Junio
1
CARGO
MES
Asist.
13ro
14to
entrega Asist. entrega Asist. entrega
7.220
AÑO 2003 SUELDO ANUAL
COMPONENTE SALARIAL
Vacación
Patrona l 9,35%
Total
150 122
1.800
384
75
168
2.699
150
150 122
1.800
384
75
168
2.699
150
150 122
1.800
384
75
168
2.699
CANTIDAD
SUELDO
Abril
1
150
Mayo
1
Junio
1
CARGO
MES
Asist.
13ro
14to
entrega Asist. entrega Asist. entrega
8.098
Fuente: Archivos Agui - Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
De igual manera como en los cuadros anteriores la mano de obra adicional correspondiente al asistente de entrega tuvo su valor anual, pero para efecto de contabilidad real se dividió el total para doce meses obteniéndose los valores de los meses de abril, mayo y junio como se detalla a continuación:
Año 2002 = 200,583 + 200,583 + 200,583 = 601,749 dólares.
Año 2003 = 224,916 + 224,916 + 224,916 = 674,748 dólares.
Como se aprecia existe un incremento de costó por mano de obra adicional en las operaciones normales de la empresa que en el año 2002 fue de $ 1404,082 y en el 2003 $ 1.574,414.
Los problemas detectados por esta situación en la empresa se originan en la bodega ya que los productos no están distribuido clasificadamente lo que ocasionan un retardo en la entrega de los pedidos causando insatisfacción al cliente. Para tener una idea clara de los costos operacionales se detalla a continuación los siguientes cuadros secuenciales y datos de otros rubros por este concepto.
DENOMINACIÓN
No.
SUELDO INDIVIDUAL 13ro 14to SUELDO COMPONENTE Vacación Patronal (dólares)
Agui - Franc
Aguilar Alvarez
ANUAL
SALARIAL
Total
9,35%
Gerente General
1
600
600
122
7.200
384
300
673
9.279
Gerente Administrativo
1
500
500
122
6.000
384
250
561
7.817
Contador
1
350
350
122
4.200
384
175
393
5.624
Jefe de Almacén
1
200
200
122
2.400
384
100
224
3.430
Fuente:
Archivos
Elaboración: Carlos
Jefe de Entrega
1
200
200
122
2.400
384
100
224
3.430
Asistente de Ventas
1
200
200
122
2.400
384
100
224
3.430
Asistente de Almacén
1
150
150
122
1.800
384
75
168
2.699
Asistente de Entrega
1
150
150
122
1.800
384
75
168
2.699
CUADRO No. 13
ALQUILER DE LOCAL DESCRIPCION
COSTO MENSUAL
COSTO ANUAL
Alquiler de local
$ 250
$ 3000
Fuente: Empresa Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
CUADRO No. 14
COMBUSTIBLE Y MANTENIMIENTO DEL VEHICULO DESCRIPCION COSTO DIARIO COSTO MENSUAL COSTO ANUAL Gasolina y
$6
$ 132
$ 1584
mantenimiento Fuente: Empresa Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Para el rubro combustible y mantenimiento del vehículo se realizó un promedio diario del consumo de gasolina y del mantenimiento de la camioneta para su utilización de entrega, y para su calculo mensual se tomo como base los 22 días de actividad de la empresa en cada mes.
CUADRO No. 15 SERVICIOS BASICOS DESCRIPCIÓN
COSTO MENSUAL
COSTO ANUAL
Energía eléctrica
$ 25
$ 300
Teléfono y fax
$ 40
$ 480
Agua potable
$ 5
$ 60
COSTO TOTAL =
$ 70
$ 840
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Para la estimación de los servicios básicos que consume la empresa sé a realizado basándose en los promedios de consumo de los 6 meses anteriores como lo estipulan las planillas de la empresa.
CUADRO No. 16 SUMINISTROS DESCRIPCION
COSTO MENSUAL
VALOR ANUAL
Materiales de oficina y limpieza
$ 150
$ 1800
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Los problemas en el área de operaciones se centran en el despacho de la mercadería debido a que no hay codificación y tiene una mala clasificación, cuando se le solicita al jefe de almacén que verifique la existencia en stock de ciertos productos, no lo puede ubicar rápidamente e índica que no hay, por tal motivo la empresa se contacta con sus proveedores para comprarles el producto para su posterior venta esto hace que ocurra un retraso en la entrega al cliente o caso contrario ya no desea el pedido.
Por esta razón la empresa ha perdido mercado, según los datos recopilados en la empresa un total de 15 clientes exclusivos han retirado sus relaciones comerciales con la organización causando un desface en las compras, lo cual implica un dinero invertido como se lo ha especificado
en el inventario y además que ha dejado de percibir sus porcentajes de ganancia en las ventas a los 15 clientes.
En el siguiente cuadro se puede apreciar los valores en dólares que ha dejado la empresa de percibir anualmente por los clientes que se retiraron, para ello se tomo como base las ventas del 2003 para sacar un promedio de ventas con los 63 clientes que mantiene la organización exclusividad. Como la empresa tiene un promedio de ganancia del 30 por ciento en cada producto se ha deducido que la utilidad sobre el precio de venta es el 23 % a través de la formula: % pv = pv – c De donde % pv = porcentaje sobre el precio de venta. pv = precio de venta. c = costo. CUADRO No. 17
VALORES QUE SE DEJARON DE PERCIBIR
Venta
N. clientes
Promedio N. clientes
Total de
Ganancia no
2003
exclusivos
de ventas
retirados
ventas
percibida
$11412
63
$ 1811,42
15
$27171,3
$ 6249,39
0
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Como se demuestra la empresa ha dejado de percibir $ 6249,39 de ganancia anual, lo cual es muy significativo para el tamaño de la organización por lo que amerita que se tomen las medidas correctivas para superar esta situación que esta perjudicando su accionar empresarial.
3.3.3
LOGISTICA EXTERNA.
AGUI-FRANC,
para
realizar
sus
actividades
operacionales
específicamente para el despacho y posterior entrega de sus productos requiere de insumos que le facilitan la distribución física y la conservación del buen estado de la mercadería en su manipulación.
Los insumos a los que se refiere son fundas plásticas y cartones.
FUNDAS.- estas son de polietileno y varían en medidas que van desde 8x12 cm. Hasta 40x60 cm.
CARTONES.- estos son adquiridos de acuerdo al volumen de los pedidos.
Para la adquisición de estos insumos la empresa no tiene lazos de relación comercial directo ya que el mercado ofertante no es limitado, pero como es lógico comprender tiene un costo. A continuación se detalla los egresos por concepto de gastos de logística externa de los años 2002 y 2003.
CUADRO No. 18
GASTOS DE LOGISTICA EXTERNA
DESCRIPCION
2002
2003
FUNDAS
$ 205
$ 180
CARTONES
$ 250
$ 220
$ 455
$ 400
TOTALES = Fuente: Archivos Agui – Franc
Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez El problema que se presenta por logística externa es que la empresa no ha señalado un proveedor exclusivo que la mantenga proveída de su necesidad de fundas y cartones que son utilizadas en el embalaje de sus productos y que causa retrasos por que en el momento que se solicitan los pedidos en ese instante la empresa manda a comprar y como resultado de esta actividad como se señala es la insatisfacción del cliente.
3.3.4
MARKETING
Esta actividad primaria no a sido considerada en forma notable por parte de la empresa ya que los diferentes productos que comercializa se han generalizado en el mercado y su uso es primordial en los sectores productivos.
La publicidad y promoción de los productos generalmente la realiza el fabricante que es el que da a conocer la marca, característica y facultades a través de los medios de comunicación, por lo tanto los gastos por este rubro ya están contemplados en el precio de adquisición de la mercadería.
Como se a señalado un rubro directo para hacer conocer los productos que comercializa, en cuanto a la publicidad y promociones. Por lo que esta actividad debe de ser tomada muy en cuenta para que puedan incrementarse las ventas.
Normalmente cada fin de año la empresa para ser considerada por sus clientes realiza obsequios como una forma de publicidad como plumas, gorras, camisetas y calendarios de cartulina con el logotipo de la organización, invirtiendo por este concepto:
Año 2002 = $ 350 y en el año 2003 = 300 dólares.
3.3.5
SERVICIOS.
Los productos que comercializa AGUI-FRANC son de fácil manejo y utilización por lo tanto no necesita de capacitación adicional, pero se hace necesario la visita periódica al cliente para conocer novedades con respecto a satisfacción del servicio que presta la empresa y conocer sus exigencias para de esta manera mantener los precios de venta.
En ocasiones el Gerente General o el Administrativo realizan visitas a sus clientes exclusivos para conocer lo que sé a señalado.
Es necesario mantener estas visitas no solo a los clientes exclusivos sino también a los que solicitan el servicio intermitentemente para de esta manera pasen a ser parte de la lista de exclusividad. 3.4
ACTIVIDADES DE APOYO.
Como su nombre lo índica son las actividades que van a colabora con las actividades primarias para aumentar la productividad de la empresa.
3.4.1
La
INFRAESTRUCTURA
organización
agrupa
en
este
punto
las
actividades
que
corresponden a la administración general de la empresa que esta a cargo de la gerencia general esto es: control de las finanzas, de la contabilidad, relaciones publicas, compras, asuntos legales y gubernamentales y asuntos de calidad.
Actualmente la empresa posee un patrimonio de 30.000 dólares los cuales están repartidos así: el 65 por ciento corresponde a la accionista mayoritaria que ocupa el cargo de gerente general, es decir $ 19.500 y el 35 por ciento restante al otro accionista que ocupa el cargo de gerente administrativo, le corresponde 10.500 dólares.
El patrimonio está dividido para la infraestructura física y económica de la siguiente manera: un vehículo tipo camioneta para realizar la entrega de los pedidos valorado en $ 8.000, recurso tecnológico para facilitar y optimizar las labores de la organización, valorado en 5.000 dólares, bienes muebles $3000 y los valores restantes es decir $ 14.000 es utilizado como capital de operación.
Debe mencionarse que la empresa no posee terrenos ni edificios, sus actividades administrativas y operativas las realiza en un local que fue anteriormente descrito el cual lo alquila a un valor mensual de 250 dólares, pero se considera este rubro dentro del capital de operación.
3.4.2
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Toda empresa que considera a su recurso humano como el factor principal para el éxito de su actividad, tiene asegurado un gran porcentaje de ventaja competitiva porque ganará productividad.
Esta actividad respalda totalmente a las actividades primarias ya que es complementaria, la cual consiste en preocuparse de la búsqueda de personal idóneo para cumplir los objetivos de la empresa.
La empresa posee pocos colaboradores para cumplir con sus fines debido a que considera que no necesita mas personal por el volumen de ventas que maneja, por eso no cuenta con un departamento relacionado exclusivamente a la selección y contratación de personal; esta actividad la realiza directamente los 2 accionistas.
Se a manifestado que la organización se maneja en forma piramidal es decir las decisiones las toman los dueños, el personal no tiene clara su responsabilidad. Lo que a generado una desmotivación que afecta a la ventaja competitiva.
3.4.3
DESARROLLO TECNOLOGICO
Para esta actividad se recalca que la empresa se dedica a la comercialización y no a la fabricación de los productos que oferta, se realiza esta especificación por que para asumir el avance de la tecnología en este eslabón se tendría que ver en que a afectado el desarrollo integral tecnológico en el producto y su proceso de transformación para así conocer si aumentará la ventaja competitiva de la actividad de valor.
Pero se puede entender que la organización también abarca cierto rango de desarrollo en esta actividad porque para cumplir con su objetivo a tenido que dotarse de medios de comunicación para sus ventas como modernos aparatos telefónicos, fax y de computadoras para facilitar sus procesos administrativos-operacionales.
3.4.4
ABASTECIMIENTO
La actividad de valor para este eslabón se refiere a la administración de las compras de materia prima como materiales directo(suministros), materiales indirectos(fundas y cartones), adquisición de bienes muebles, recurso tecnológico, provisiones y suministros.
Como es evidente se necesita control y programación de la actividad de abastecimiento, que la empresa AGUI-FRANC no a logrado determinar, lo cual afecta a la cadena de valor.
Se hace necesario realizar una distribución eficiente y oportuna de los insumos que la organización requiere para cumplir con su cometido.
3.5
COSTO DE LA CADENA DE VALOR
Para determinar el costo unitario del producto a través del costo de su cadena de valor sé a considerado el procedimiento contable que lleva la empresa tomando como base uno de los artículos de los suministros que comercializa la empresa de alta rotación como lo es el archivador acordeón tamaño oficio.
El proceso se inicia al solicitar el pedido a los proveedores vía telefónica, luego continua en la recepción del pedido y termina en la entrega final del producto a los establecimientos de los compradores, luego el sistema contable distribuye los porcentajes ya asignados por políticas propias de la empresa.
En la siguiente figura se detalla los costos de las actividades en cadena de valor para el articulo de referencia.
GRAFICO No. 3
COSTO DE LA CADENA DE VALOR
$0,05
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
$0.03
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
$0.001
DESARROLLO TECNOLOGICO
$0.002
ABASTECIMIENTO LOG.INTERNA OPERACIONES LOG.EXTERNA MARKETING SERVICIO
$ 0.004
$ 0.10
$ 0.004
$ 0.003
$ 0.001
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
La suma de cada actividad de la cadena de valor resulta $ 0.195 que representa el costo de comercializar el archivador desde su adquisición hasta su comprador final. El costo del producto por parte del proveedor es de $ 1.617 puesto en el local de la empresa.
Utilizando el sistema de valor se agregan costos a cada eslabón del sistema como a continuación se detalla. Los proveedores entregan el producto cuyo valor es de $ 1.617, la empresa agrega el valor en un equivalente a $ 0.195 y su margen es de $ 0.288, finalmente el comprador adquiere el producto a razón de $ 2.10.
$ 2.10 Comprador
$ 1.617 Proveedo r
$ 0.195 + margen Empresa
Sistema de valor para un archivador acordeón tamaño oficio
La figura muestra los costos en las cadenas de valor de los participantes del sistema de valor para un archivador acordeón tamaño oficio.
CAPITULO IV
ANALISIS COMPETITIVO DE LA EMPRESA
4.1
MARCO CONCEPTUAL
Para ser competitivo se debe de buscar las estrategias adecuadas que nos permita tener un posicionamiento preferencial en el mercado, de tal forma que la empresa logre mantenerse con posibilidades potenciales de expandirse.
Con esta introducción se analizará las posibilidades de competencia de la empresa AGUI-FRANC, conociendo las fortalezas y debilidades del entorno competitivo de modo que se encuentre las estrategias internas de defensa que además se la pueda utilizar a favor de la misma.
Para conocer la situación de competencia de la organización recurrimos al modelo porteriano el cual
índica que existen 5 fuerzas
competitivas básicas con el cual se determinará la potencialidad competitiva de la empresa.
Estas 5 fuerzas son las que se ilustran en la siguiente figura.
GRAFICO No. 4
FUERZAS COMPETITIVAS
COMPETIDORES POTENCIALES
PODER DEL PROVEEDOR
PODER DEL RIVALIDAD
COMPRADOR
PRODUCTO SUSTITUTO
4.2
EL PODER DEL COMPRADOR
La interacción de la cadena de valor entre la empresa y los clientes se ve amenazada en ocasiones debido al poder de negociación de varios compradores, porque conocen que el mercado de proveedores de suministros es variado.
Aunque la empresa tiene como política de utilidad de los productos que comercializa el 30 por ciento en ocasiones tiene que bajar su porcentaje de ganancia para no perder su participación en el mercado hasta el 20 por ciento.
Los clientes grandes que tiene AGUI-FRANC son en su mayoría librerías y papelerías que como es lógico comprender también se dedican a la comercialización, es por esta razón que tiene una gran influencia negociadora con sus proveedores. El 40 por ciento de las ventas de la empresa esta dirigida a este sector y son los que hasta la actualidad sostienen la marcha operacional de la organización por los volúmenes de compras que solicitan. El 25 por ciento de las ventas son suministradas a medianos clientes y entre estos están entidades publicas, empresa de manufacturas y de servicios con quienes mantiene buenas relaciones de ventas ya que la utilidad que representan supera el 25 por ciento por producto.
El 35 por ciento restante corresponde a los clientes pequeños pero exclusivos y intermitentes, entre estos se señalan almacenes y personas naturales, con los cuales los lazos comerciales se mantienen con el margen de ganancia para cada producto ya establecido que es el 30 por ciento.
Los clientes que retiraron sus relaciones comerciales con le empresa no sé a tomado ningún tipo de estrategia para lograr su recuperación.
4.3
EL PODER DEL PROVEEDOR
La capacidad de maniobra de la empresa con respecto a sus proveedores es alta, debido a que existe un promedio de 20 empresas dedicadas a la fabricación de suministros en la provincia del Guayas, para citar como ejemplo tenemos a LA REFORMA, OFFICE DEL ECUADOR, OFFICE SUMINISTROS, JUAN MARCET, PAPELESA, etc. Así también existe mas de 40 importadores de suministros.
Por lo expuesto se establece que el poder de negociación de los proveedores es bajo ya que si las relaciones comerciales no marchan bien la empresa puede negociar con otro proveedor.
4.4
PRODUCTO SUSTITUTO
En el mercado de los suministros existen una diversidad de productos de diferentes marcas, características y facultades que se diferencian unos a otro en calidad y precio, de tal manera que esta fuerza competitiva no representa un problema para la empresa ya que si el cliente tiene preferencias especiales en los productos tendrá que asumir su precio.
En caso de que el producto no se mantenga en stop, se recurre a los proveedores para su adquisición.
La empresa tiene cierta ventaja en esta fuerza porque los fabricantes e importadores son los que se preocupan de la publicidad y promoción para
tratar de introducir los productos al mercado, de tal forma que la organización no tiene egresos por estos rubros por ser distribuidores.
4.5
COMPETIDORES POTENCIALES
Es importante anotar que esta fuerza competitiva
significa una
potencial amenaza para la cadena de valor lo que desemboca en que la empresa pierda ventaja competitiva.
Se debe admitir que ingresar al mercado de la comercialización de suministros no significa tener un capital fuerte, aunque existe el riesgo en la inversión fija por las empresas ya instauradas que mantienen clientes exclusivos lo que significaría una barrera. Pero una buena estrategia de marketing y capacidad de maniobra gerencial lo pocisionarían dentro del mercado.
Por esta razón AGUI-FRANC a perdido posiciones. Existe un sinnúmero de pequeños comerciantes (Bazares, Papelerías, Tiendas informales) que se proveen de nuestros clientes, lo que ha hecho que sus volúmenes de ventas se incrementen, logrando que sus aspiraciones empresariales se fomenten, lo que a dado lugar a subir de tamaño en cuanto a aumentar sus líneas de productos y tener contacto comercial con los proveedores de la empresa.
4.6
RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES
Como se a manifestado dentro del campo de las fuerzas competitivas existen fortalezas y amenazas que la empresa tendrá que analizar seriamente para diseñar las estrategias adecuadas que fortalecen la competitividad de la misma.
Por la actividad comercial que realiza la empresa es notable la participación de diversas distribuidoras dentro del mercado; la rivalidad con ellos es evidente porque el campo de acción es muy amplio, la diferencia la determina los factores que inciden en su posicionamiento como marketing, servicio al cliente, servicio posventa; variedad de productos de diferentes marcas, calidad y precio.
AGUI-FRANC tiene la oportunidad de expandirse en el mercado en relación a sus competidores por algunos factores que la favorecen como por
ejemplo:
mantiene
buenas
relaciones
comerciales
con
sus
proveedores para solicitar créditos; el comprador de suministros no es limitado ya que son indispensables los productos no solo para la población económicamente activa sino también la pasiva(estudiantes) ; los productos sustitutos de igual manera generan ventas, no afecta a la cadena
de
valor;
los
competidores
potenciales
tienen
psicológicas de entrada al mercado de la comercialización.
barreras
CAPITULO V
DETERMINACION Y DIAGNOSTICO DE LOS PROBLEMAS
5.1
IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS.
Las causas de los problemas de la empresa Agui-Franc analizados en la matriz de Porter tienen efectos colaterales los cuales serán determinados en este capitulo una vez que se realizó al nivel de las actividades primarias el análisis de las operaciones y los procesos de comercialización.
La situación actual de la empresa pasa por algunas dificultades que se originan principalmente en el almacén(bodega) lo que ha causado problemas elementales, además la estructuración funcional de la empresa está desarticulada las responsabilidades de las funciones no están tipificadas ni establecidas.
De acuerdo a lo estipulado se presentan los principales problemas detectados en la empresa Agui-Franc:
A.-
Reducción de ventas.
B.-
Inventarios altos.
C.-
personal sin responsabilidades especificas.
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
5.2
45
DETERMINACIÓN DE LOS PROBLEMAS
Para esclarecer en detalle los problemas planteados se lo realizará dando a conocer los pormenores que han originado su identificación, a través de su análisis y dando a conocer las causas que la originaron así como su efecto.
PROBLEMA A
REDUCCION DE LAS VENTAS
La continua insatisfacción de los clientes que ven que sus pedidos no son atendidos oportunamente debido a que la empresa no cuenta con un control de inventario actualizado técnica y tecnológicamente, lo que hace que recurra a sus proveedores retardando el tiempo de entrega mas aún se agrega a este factor la irresponsabilidad del jefe de almacén al no saber constatar la existencia de los productos que solicitan debido a su incapacidad para funcionar en él puesto que desempeña y además las demoras en las operaciones por falta de logística externa.
Se debe añadir a este problema que otro motivo que ha generado la reducción de las ventas es que la empresa no cuenta con una sección exclusiva para la atención al cliente para efectuar las ventas, ya que lo hace a través de una asistente que no tiene capacidad necesaria para ganar mercado o mantenerlo.
CAUSA: mala gestión de marketing. EFECTO: disminución de las ventas.
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
PROBLEMA B
45
INVENTARIOS ALTOS
Como la empresa mantiene créditos con los proveedores ha adquirido mercadería sin una verdadera planeación y su respectiva planificación, lo que ha ocasionado mantener en existencia productos de baja rotación, de
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
52
igual forma sucede con los productos de alta rotación aunque su permanencia en el almacén es temporal, no se puede correr riesgo por los costos de inventario que se incrementan perjudicando su capital de operación.
Hay que agregar a este problema que la organización tiene equipos tecnológicos
(computadoras)
pero
sin
un
buen
programa
de
administración de inventario lo cual ayudaría a organizarlo, además los productos no tienen codificación y su clasificación en el almacén es ineficiente lo cual ha sido merito para detectar este problema.
CAUSA: falta de control en adquisiciones y procedimientos de inventarios. EFECTO: disminución del capital de operación.
PROBLEMA C PERSONAL SIN RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS
Las ineficiencias en cuanto a las funciones que debe de tener cada empleado han generado los dos problemas anteriores, es indudable que la participación del personal para la gestión empresarial es preponderante para el desarrollo de la empresa, el mismo hecho de que no se constate existencias en el almacén es sinónimo de una falta de cultura disciplinaria, que las responsabilidades
de ventas, finanzas, abastecimiento,
operaciones, etc., la tomen sus dueños es señal de que existe un mal manejo administrativo del personal porque se puede entender que la empresa se maneja solo con ayudantes y no con personal calificado, lo cual ha repercutido en la situación actual de la organización, a esto se añade que la estructuración funcional no esta plenamente determinada.
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
52
CAUSA: autoritarismo total de los dueños en decisiones de la empresa. EFECTO: personal desmotivado por centralismo.
5.3
CUANTIFICACION DE LOS PROBLEMAS
PROBLEMA A
Como se ha analizado en la cadena de valor los resultados que se derivan de las actividades en cuanto a la problemática existente se determinará en este punto los valores que se dejaron de percibir por el numero de clientes que se perdieron. Tomando además la referencia el volumen de ventas del 2003 que ya fue analizado y cuyo valor respondió a la suma de $ 27.171,3 con un valor de ganancia de $ 6249,39 que sumados a las perdidas de ventas de la relación del año 2002 y 2003 suman un total de 35. 431.3 dólares con una ganancia de $ 8149,199 que dejo de percibir la empresa.
Para su mejor entendimiento se lo detalla en los siguientes cuadros.
CUADRO No. 19
VALORES QUE SE DEJARON DE PERCIBIRSE POR BAJAS VENTAS
Descripción
2002
2003
Diferencia
Ganancia no
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
Ventas
$ 122.380
$ 114.120
52
2002-2003
percibida
$ 8.260
$ 1899,8
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez CUADRO No. 20 VALORES QUE NO SE PERCIBIERON POR PERDIDA DE CLIENTES Venta
N. clientes Promedio
2003
exclusivos de ventas retirados
$ 114120
63
Clientes
$ 1811,42
15
Total de
Ganancia no
ventas
percibida
$ 27171,3
$ 6249,39
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
CUADRO No. 21
TOTALES DE VALORES QUE SE DAJARON DE PERCIBIR
Descripción
Ventas
Por bajas ventas Por clientes retirados Total =
$ 8.260
$ 1899,8
$ 27.171,3
$ 6249,39
$ 35.431.3
$ 8149,19
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez PROBLEMA B
Ganancia no percibida
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
52
Para este problema su cuantificación se la ha realizado en razón de los costos de inventario el cual también fue analizado en la actividad de valor y como se ha detallado este se lo hace cada 3 meses es decir 4 veces al año el cual señala una clara falencia de la actividad de comercialización de la empresa por cuanto maneja inventarios altos.
En el siguiente cuadro se observara en valores de dólares el inventario realizado a fines de marzo del 2004 con los productos de mayor rotación.
CUADRO No. 22 INVENTARIO DE PRODUCTOS DE MAYOR ROTACION
DESCRIPCION
VALOR
SUMINISTRO DE OFICINA
2.536,16
SUMINISTROS DE COMPUTACIÓN
680,91
UTILES ESCOLARES
628,35
PAPELERIA
288,46 TOTAL=
$ 4.133,88
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
Esta cifra sumada a los saldos del 2002 y del 2003 que son productos de menor rotación mas los daños y devoluciones que fue 0,25 por ciento da un total de.
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
52
4.133,88 + 5145 + 228.347 = $ 9.507,227
Lo que se considera una valor sumamente considerable de acuerdo al tamaño de la organización, que no permite que haya flujo de caja en la adquisición de mercaderías por lo que deberá buscarse los mecanismos necesarios para bajar esa cifra.
A esto se suma los valores por costo de inventario que como ya se explicó se lo hace cada 3 meses.
En el siguiente cuadro se detalla en valores en dólares el costo total del inventario físico de la empresa.
CUADRO No. 23 COSTO DE INVENTARIO
Descripción
Costo trimestral
Costo anual
Inventario físico
79,7
318,9
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez Este valor sumado al inventario de productos da un total de:
318,9 + 9.507,227 = $ 9.826,127
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
52
PROBLEMA C
El tercer problema detectado su cuantificación esta inmersa en los 2 problemas anteriores por cuanto es toda la organización en general la que esta fallando y se tienen que disponer una mejor administración del personal describiendo los procesos de sus funciones y la responsabilidad individual para que cada persona que forma parte de la empresa tenga clara su responsabilidad y sus dueños tengan la visión clara que tienen que delegar sus actividades concentradas en ellos descentralizando sus funciones para distribuirlo a su recurso humano.
5.4
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
Para una mejor comprensión de lo que está sucediendo en la empresa Agui-Franc en lo que respecta a los problemas detectados y cuales son sus causas se ha diseñado el diagrama ISHIKAWA el cual orientará a dar a conocer
desde otro punto de vista lo que se ha explicado en el
desarrollo del análisis de los problemas detectados y cuales son sus causas y subcausas que han generado la problemática existente en la organización y nos conllevará a conocer el efecto de los problemas que engloba la situación real de la empresa (ver anexo 7)
5.5
DIAGNOSTICO
La situación actual de la empresa implica varias causas que han generado la problemática existente y que fue detectada, el efecto que dio como resultado del diagrama causa y efecto señala claramente que existe una mala gestión administrativa que tendrá que ser corregida si la
DETERMINACION DE LOS PROBLEMAS
52
empresa desea permanecer dentro del mercado de lo contrario corre el riesgo de desaparecer, es evidente que el solo hecho de tener un inventario que casi cubre su capital de operación es una clara demostración que la organización no esta manejada correctamente y que deberá buscar las estrategias adecuadas para mejorar su nivel de ventas.
CAPITULO VI
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
6.1
INTRODUCCIÓN
Una vez bosquejado la problemática en la que se desenvuelve la comercializadora de suministros y equipos de oficina Agui-Franc, lo cual ha generado hasta el momento una sustancial baja en los rendimientos utilitarios del negocio a causa de la no-aplicación de técnicas de administración organizacional, se ha creído conveniente atacar específicamente el área de comercialización de las líneas de suministros de computación y papelería que es donde se manejan los ítems con mayores costos unitarios, en la que deben de redefinirse técnicas de ingeniería industrial y mercadeo; tal es el caso del telemarketing para efecto de optimizar el servicio de Pre y Post venta para la empresa y mejorar la atención al cliente y por otro lado un eficaz control de inventarios con pedidos de lote económico, con la finalidad de que la empresa no caiga en déficit de pedidos en sus dos línea de distribución más críticas.
Basándose en estos antecedentes, se ejecutaría lo que sería las dos alternativas que tendrían que ponerse en marcha a corto plazo para reducir en algo los altos costos elevados que hasta el momento mantiene esta empresa, por no aplicar herramientas de control en el área de inventarios y servicio al cliente.
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
6.1.1
ALTERNATIVA 1:
56
CREACIÓN DE LA LOGÍSTICA DE
TELEMARKETING EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS.
El telemarketing, que no es otra cosa que el intercambio de negocios desde el departamento de mercadeo a través de una línea telefónica que hoy en día es común en la vida moderna. Incluye conversaciones informales de trabajo, que se llevan a cabo entre el personal de ventas y clientes de la empresa.
Las ventas profesionales auténticas con frecuencia implican escuchar con cuidado al que habla al otro lado de la línea telefónica, por sobre todo cuando se está haciendo un negocio importante. Dentro de la investigación exploratoria se observó que vendedores de Agui-Franc, pierden una venta por hablar y no saber cuánto comenzar a escuchar. En muchas situaciones de venta, en particular las concernientes a cosas tangibles, la exposición actual de venta es más efectiva cuando es utilizada básicamente sólo para explicar qué es lo que está oyendo, sintiendo, el posible comprador del servicio. De igual forma se determinaron algunas fallas que se las bosqueja a continuación en cuanto a:
Presentación.
La imagen que tenga el cliente del vendedor será la imagen de la empresa. La imagen que construye el cliente del vendedor por teléfono y la de este se forma por la voz que sugiere al cliente una personalidad.
Se debe conseguir mantener la atención del interlocutor, mostrar competencia, crear una atmósfera favorable y conseguir que el cliente considere al vendedor de Agui-Franc un interlocutor válido.
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
56
Los argumentos
Se debe argumentar cuando el interlocutor tome conciencia del problema. Es conveniente ser explícitos con los argumentos pero no agobiar.
La atención eficaz
Una vez que haya hecho sus comentarios iniciales y el cliente lo haya aceptado, indicando un deseo de escuchar más, su tarea es la siguiente:
Comience la entrevista sobre una base tan serena como sea posible; establezca la armonía rápidamente.
Consiga que el cliente le proporcione de buena voluntad información que le permita determinar sus necesidades o deseos. Usted podrá después formular sus proposiciones de acuerdo con esta información.
6.1.2 ALTERNATIVA MATEMÁTICOS
2:
ASIGNADOS
APLICACIÓN A
LA
DE
MODELOS
INVESTIGACIÓN
DE
OPERACIONES (MODELO DE INVENTARIO)
Inicialmente,
como
alternativa
de
solución
se
pretende
implementar basándose en la información y rendimiento de las ventas del año 2003 el inicio de una planificación de inventarios; este se lo haría sobre la base de las técnicas de investigación operativa que toma en cuenta lineamientos micro relacionados al negocio de distribución de suministros de oficina en las dos
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
56
principales líneas de suministros que maneja la empresa, sumado a esto la conveniencia de tomar en cuenta los factores internos y externos que normalmente se presentan en la aplicación de este tipo de técnicas (modelos matemáticos).
La razón fundamental de establecer un pedido de lote, es esencialmente
con
el
objetivo
de
minimizar
los
costos
operacionales de la distribuidora de suministros, la que encuentra que es más económico obtener economía con lotes más grandes que con otros más pequeños mediante descuentos por compras en cantidad o costos totales más bajos. Además cuando se sabe que la demanda de un artículo es variable o estacional, puede ser más económico para la empresa que observa ciertas fluctuaciones, permitir que oscilen sus inventarios y no su nivel de compras anuales.
Otro de los motivos que lleva a realizar este tipo de análisis es que la empresa Agui-Franc observa que es más económico estabilizar las compras anuales, porque el costo que se incurre en el trámite de compra a proveedores, tiempo extras, etc., son mayores que los costos cargados al inventario.
En realidad
se
necesitan existencias de seguridad, a fin de poder satisfacer las demandas extras de los clientes permitiendo de esta forma cubrir sus niveles de comercialización.
El análisis cuantitativo que se aplicará es la técnica de control de inventario (LQS), que forma parte de una de las ciencias de ingeniería como es la investigación operativa, también conocida como modelos de compra (en este caso suministros de oficina).
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
56
Estas funciones tendrán que ser realizadas por el Jefe de Almacén de la empresa motivo de este análisis, técnicas con la que se quiere tratar de obtener cual será la rotación y el lote óptimo de pedido, de manera que tenga en lo mínimo minimizar los costos de pedidos y mantenimiento de los inventarios. Este análisis se lo hace basándose en que se detectó déficit en dos líneas que maneja la empresa, en la que existen más de 11ítems en la que por su costo y pedido de rotación debe de ser muy bien manejado, tal es el caso de las líneas de: Suministros de computación y papelería, por supuesto esto generaba un porcentaje de pérdidas para la empresa y un mal manejo en el sistema actual de pedidos de estas líneas de suministros, pues era indispensable que tratando de bajar los costos de los inventarios y las utilidades de la empresa por efecto de la disminución en la salida de este ítems (ver cuadro de inventario).
IMPLEMENTACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE INVENTARIO
Habiendo determinado que como política de la empresa las compras de los 11 ítems que manejan la línea de computación y papelería, se desarrolla en base de pedidos, inicialmente hubo que determinar de los 63 clientes entre comercio, industria y servicio que actualmente tiene la empresa, cuales son los ítems que generan más del 70% de los ingresos totales del negocio por efecto de compras de suministros. Para lo cual se tuvo que aplicar un análisis de pareto para priorizar cuales son los productos más importantes que existen en las líneas de computación y papelería, para tomando esa base diagnosticar posteriormente cuales son los ítems de artículos más importantes que estos clientes o empresas piden, para que la comercializadora realice el trámite de compra basándose en volúmenes y rotación de pedidos técnicos.
En el cuadro siguiente se presenta un análisis ABC para
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
56
determinar el posicionamiento que al nivel del egreso por efecto de compra que tienen el segmento de suministros de computación de la distribuidora Agui-Franc. Cía Ltda.
CUADRO No. 24 ANALISIS ABC PARA SUMINISTROS DE COMPUTACIÓN Cantida d
Producto
Valor /Ud.
%
Valor total
4
Toner HP 516 color
46
26,99
184
A
3
Toner lexmark color
41,2
18,13
123,6
A
6
Caja papel continuo 9,5x11 2p
17
14,96
102
A
2
Caja de papel continuo 14,71 EC
19,2
32
CD imagination
1,1
5,16
35,2
A
14
Cintas edson 900
2,14
4,40
29,96
B
15
Caja diskette 3 ½ imagination
2
4,40
30
B
18
Caja diskette 3 ½ maxel
1,6
4,23
28,8
B
13
Cintas edson 2170
2,05
3,91
26,65
B
2
Caja de papel continuo 9,5x11 1p
11,15
38,4 A
5,63
22,3 B
3,27
9
Cintas edson 7753
2,2
6
Crema de limpiar computadoras
2,75
7
Mouse genérico
2,1
1
Caja de papel continuo 8,5 x11 1p
9,7
Tipo
2,90
19,8
C
16,5 C
2,42 2,16
14,7
C
9,7 1,42
C
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
TOTAL
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
100,00
681,61
56
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
GRAFICO No. 5
DIAGRAMA ABC 80
$483,2 70
INCIDENCIA PORCENTUAL DEL PROB. (%)
60
50
40
30
$137,7
20
$60,7
10
0
A
B
C
FUENTE: Cuadro de análisis ABC suministros de computación ELABORACIÓN: Carlos Aguilar Álvarez
58
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
CUADRO No 25 ANÁLISIS ABC PARA PAPELERÍA
Cantidad
Producto
Valor/Ud.
%
Valor total
TIPO
18
Papel bond 75g A4 resma
2,65
16,54
47,7
A
15
Papel bond 75g resma
2,45
12,74
36,75
A
9
Papel carbón caja pelikan
3,3
10,30
29,7
A
42
Pasta de encuadernación
0,69
10,05
28,98
A
72
Cartulina esmaltada pliego
0,32
7,99
23,04
A
12
Papel bond 56g resma
1,72
7,16
20,64
A
14
Papel periódico /O resma
1,1
5,34
15,4
A
7
Papel copia A4 resma
1,9
4,61
13,3
B
436
Sobres bond/ O
0,03
4,53
13,08
B
4
Papel bond 90g resma
2,9
4,02
11,6
B
60
Cartulina bristol pliego
0,15
3,12
9
B
420
Hoja de papel ministro
0,02
2,91
8,4
B
134
Sobres Manila ideal F-2
0,06
2,79
8,04
B
223
Hoja de papel milimetrado
0,03
2,32
6,69
C
82
Sobres Manila ideal F-4
0,07
1,99
5,74
C
24
Cartulina cauche transparente
0,22
1,83
5,28
C
256
Sobres bond/C
0,02
1,77
5,12
C
100,00
288,46
TOTAL
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
58
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
GRÁFICO No. 6 80
DIAGRAMA ABC $202,21
INCIDENCIA PORCENTUAL DEL PROB. (%)
70
60
50
40
30
$63,42
20
$22,83 10
0
A
B
FUENTE: Cuadro de análisis ABC de papelería ELABORACIÓN: Carlos Aguilar Álvarez
C
59
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
Habiendo
59
elaborado un análisis ABC para las dos líneas de
suministros que manejan los ítems más costosos de la empresa, se llegó
a
determinar
cuales
son
las
principales
líneas
que
en
términos
monetarios representan más del 70%, del ingreso para la compañía, con la información sobre las ventas de la empresa, definir cuales son los grupos esenciales a lo que se le debe aplicar como política de la empresa las técnicas de inventario para efecto de sus compra anuales (lotes de compra), sin necesidad de que solamente tenga que hacérselo en base ha pedido sino manteniendo inventarios técnicos que haga que la empresa mantenga un servicio eficiente de pedido efectuado por sus principales clientes, sino que a su vez se mantenga las respectivas existencias de seguridad para no caer en déficit de sus principales líneas de suministros, con el objetivo no solamente
de abastecer a los compradores más
importantes
sino a toda su cartera de clientes que la empresa provee hasta el momento.
6.2
6.2.1
ANÁLISIS DE COSTOS DE LAS ESTRATEGIAS
COSTOS PARA LA APLICACIÓN DEL TELEMARKETING
El telemarketing, como una estrategia optima en el marketing moderno da la pauta para que los departamentos de mercadeo o comercialización se pongan directamente en contacto con el cliente con el que se podría conseguir dos objetivos fundamentales en un negocio: Primero, el poder dar a conocer y a posterior vender los productos y el segundo estarían encaminado en focalizar los cobros a los mismos clientes con la finalidad de reducir al máximo la cartera vencida de la empresa.
ESTRATEGIAS DEL TELEMARKETING COMO APOYO A LA DIVISIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE.
EL TELÉFONO COMO MEDIO DE APOYO A LA VENTA
Las ventas profesionales auténticas con frecuencia implican escuchar con cuidado al que habla al otro lado de la línea telefónica, por sobre todo cuando se está haciendo un negocio importante. Muchos vendedores han perdido una venta por hablar y no saber cuánto comenzar a escuchar. En muchas situaciones de venta, en particular las concernientes a cosas tangibles, la exposición actual de venta es más efectiva cuando es utilizada básicamente sólo para explicar qué es lo que está oyendo, sintiendo, el posible comprador del servicio.
Estos son algunos ejemplos de apoyo a la labor de venta que pueden ser empleados junto con su presentación oral a través del teléfono y algunas sugerencias concernientes a cómo emplearlos con más efectividad.
Equipos de ventas.-
El asistente de ventas que trabajo como
comunicador directo del Gerente Administrativo de Agui-Franc, mantiene dentro de su infraestructura folletos, libretas y hojas de información, que usualmente tienen a la mano previa a la comunicación telefónica, la utilización de este material como parte de su presentación, para que no tartamudee o pierda elocuencia a través de la línea.
Catálogos.- Debe saber cómo hallar las cosas usted mismo en el catálogo, de modo rápido y preciso, pues el tiempo en el teléfono es oro, antes de tratar de localizar renglones usted frente a su posible cliente. Su presentación de venta.- La presentación telefónica es relevante al momento de ejecutar una venta, edificada en torno a hechos, tanto positivos como negativos, debe ser expuesta con aire de conocimiento y seguridad. Intente determinar por medio de preguntas la necesidad o carencia básica del comprador y su punto o puntos principales de interés. Debe determinar su razón para comprar, de manera que pueda demostrar o ilustrar los beneficios que obtendrá.
Para conservar su interés, hágalo participar activamente en el teléfono tanto como sea posible, dándole participación en el diálogo.
En cuanto a la logística de la empresa o negocio el teléfono es una herramienta estructural importante para la conexión desde la planta hasta los puntos donde se encuentran ubicados el personal o la fuerza de ventas.
Apoyando a los vendedores en sus rutas:
Concertando previamente visitas.
Atendiendo a clientes difíciles de visitar.
Aumentando la frecuencia de contacto con los clientes.
Apoyando la venta:
Con venta telefónica directa.
Servicio de atención al cliente.
Tomando pedidos.
Realizando actividades de investigación y prospección de clientes.
Gestión eficaz del teléfono.
Motivar
(sensibilizar
sobre
posibles
dificultades,
plantear
criterios de solución)
Argumentar (demostrar las ventajas).
Tratar las objeciones (dar respuestas a las objeciones del cliente y en su defecto admitir el problema y expresar la intención de corregirlo).
La empresa Agui-Franc no cuenta dentro de su organización funcional con un departamento de servicio al cliente ubicado en las instalaciones de la empresa Rumichaca 1108 entre Clemente Ballén y Aguirre por lo que se recomienda la contratación de 1 empleado que tenga labores asignadas a lo que es servicio al cliente y cobros al cliente, es decir funciones específicas de telemarketing, para que pongan en práctica y bajo experiencias preestablecidas en trabajos anteriores,
los
puntos
anotados
en
los
párrafos
anteriores
(Apoyando la venta, gestión eficaz por teléfono); con una tabla de sueldos y salarios tal como se presenta en el cuadro de gastos de telemarketing.
En la actualidad la empresa cuenta con una troncal de 6 líneas telefónicas
de
las
cuales
2
números
estarían
asignados
exclusivamente para la División de Telemercadeo y que podrían se r utilizadas por los empleados contratados (potencializar la Pre y Post ventas), asumiendo
para este objetivo el costo anual por
servicio telefónico, el que promedialmente le cuesta a la empresa
$80 mensual (por unidad); por consumo de línea telefónica, lo que totalizaría $1.920 al año, tal como se demuestra en el cuadro adjunto referente a los gastos de comercialización.
En lo que respecta al ingreso potencial por la incorporación de este servicio que beneficiaría a los ingresos del negocio, se tien e que en el año 2003 se produjo una utilidad neta en alrededor de $6.249,
por
lo
que
se
pretende
asignando
un
operario
específicamente para el área de Telemercadeo tratando de realizar una labor de seguimiento a clientes nuevos, actuales y cobros de la cartera vencida del año 2003, con lo que se podría adicionar ventas en un orden del 9%, tomando en consideración la tasa promedio de crecimiento
del
sector
de
comercialización
de
papelería
considerada por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos INEC, que para el año 2004 estaría proyectada para el 1.9%, por lo cual los directivos del negocio tienen como objetivo para el año 2004 potencializar las ventas de la ciudad de Guayaquil, con lo que se lograría un ingreso potencial de $124.390 con la aplicación de esta alternativa.
CUADRO No. 26
GASTOS DE TELEMARKETING A. PERSONAL
DENOMINACIÓN
No.
SUELDO INDIVIDUAL
13ro
14to
(dólares) Servicio de Pre y Post venta
1
155
SUELDO COMPONENTE Vacación ANUAL
155
122
1.860
SALARIAL
384
Patronal
Total
9,35%
78
174
2.772
B. GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Descripción Gastos de telefonía TOTAL
No. de línea
Consumo mensual
1
80
1.920 4.692
FUENTE: Departamento de contabilidad ELABORACIÓN: Carlos Aguilar Álvarez
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
6.2.2
76
COSTOS PARA LA APLICACIÓN DEL CONTROL DE
INVENTARIOS.
Los inventarios de mercadería (suministros y equipos de oficina) sirven como entradas al proceso
de comercialización en las 4 líneas de
suministros de oficina, computación, papelería y útiles escolares que efectúa la distribuidora Agui-Franc y sirven para satisfacer la demanda de sus 63 clientes.
Para obtener el pedido de lote económico de las líneas de computación y papelería (rubros de este análisis de investigación), se sigue los siguientes pasos:
2 C2D ----------C3
DONDE:
C 1 = Costo de una unidad por línea de suministros (artículo)
C 2 = Costo de hacer un pedido, los costos de compra consta de: costos
administrativos
y
de
oficinas,
involucrados
procesamiento de una orden de compra, despacho.
en
el
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
C 3 = Costo unitario de almacenamiento, en que consta costo de seguro, costo de almacenaje, costo de mantener registro en Bodega (Kardex, etc.).
D = Demanda anual, es decir el promedio anual de los artículos.
CONTROL DE INV.: LÍNEA SUMINISTRO DE COMPUTACIÓN
Para efecto de poder identificar cuales son las variables que se utiliza
en
el
modelo
de
compra,
se
utilizará
la
siguiente
nomenclatura. C 1 = Costo del artículo C 2 = Costo de administrar una compra C 3 = Costo de mantenimiento del inventario
COSTO DE UNA UNIDAD DE ARTÍCULO COSTO UNITARIO PROMEDIO 1 = $ 24,9
COSTOS ADMINISTRATIVOS = $ 3/pedido
COSTO DE INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO 1
Es la media aritmética de los ítems codificados A de la línea de suministros de computación (Ver cuadro análisis).
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
Técnicamente el costo de mantener un inventario involucra elementos tales como: Costos administrativos y de oficina (sueldos y salarios del bodeguero) involucrados en el proceso de
mantener
el
inventario,
costo
de
arriendo,
valores
direccionados al kardex (tarjetería y papelearía); en el caso de Agui-Franc.
- Salario promedio mensual del asistente de almacén = $ 224,9 - Costo de mantener el kardex
= $
19
- Arriendo 2
= $
75
Costo total del inventario
= $ 318,9
Costo total del inventario Costo de almacenaje = --------------------------------------- = Prom. de mercadería 3 Mensual
Costo de almacenaje = $ 318,9 / 5586 unidades
Costo de almacenaje = $ 0.05 por unidad DATOS C 1 = $ 24,9
2
El costo de este arriendo está asignado a que la bodega de mercadería, las cuales funcionan en el mismo espacio físico ocupan aproximadamente un 30% del espacio general de la empresa, por lo que promedialmente el costo de este espacio físic o estaría en unos $75 de los $250 que es el arriendo total del local donde funcionan bodega y administración. 3 Este es el total de la mercadería embodegada para las cuatro líneas de suministros de oficina que tiene la empresa
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
C2 = $ 3 C 3 = $ 0.05 D
= 900 unidades demandados de los ítems codificados A en la
línea de suministros de computación
2 C2D Q=
----------C3
2(3) (900) Q=
------------0.05
Q=
1.469 unidades
C = C 1 D + C 2 D/Q + C 3 Q/2
C = ($ 24.9/und x 900 und) + $ 3 (900 und 1.469 und) + $0.05/und. (1.469 und. 2) C = $ 22.448,5 al año NUMERO DE PEDIDO POR AÑO N = D/Q 900 N = ------1.469
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
Costo de almacenaje = $ 0.05 por unidad
DATOS C 1 = $ 1,75 C2 = $ 3 C 3 = $ 0.05 D = 2.184 unidades demandados de los ítems codificados A en la línea de papelería
2 C2D Q=
----------C3
2(3) (2.184) Q=
--------------0.05
Q=
2.289 unidades
C = C 1 D + C 2 D/Q + C 3 Q/2
C = ($ 1,75 /und x 2.184 und) + $ 3 (2.184 und 2.289 und) + $0.05/und. (2.289 und. 2)
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
C = $ 3.882 al año
NUMERO DE PEDIDO POR AÑO
N = D/Q 2.184 N = ------2.289
N = 0,95 1 pedido por año
76
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
CUADRO No. 27
CONSOLIDADO LÍNEAS
(L.E.P)
Suministros de 1.469 unidades computación Papelería 2.289 unidades
ROTACIÓN PEDIDA 1 pedido por año 1 pedido por año
VALOR EN DÓLARES/AÑO 22.448,5 3.882,0
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
L. E. P: LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO
6.3
ANÁLISIS BENEFICIO – COSTO
6.3.1
BENEFICIO - COSTO ALTERNATIVA No.1
La implementación de esta nueva técnica de marketing de uso contemporáneo servicios en el que se toma a consideración la política propuesta en el área de ventas de Agui-Franc, están encaminadas en aumentar los ingresos producidos por la empresa que potencialmente quiera aplicar estas herramientas estratégicas, por lo que con la implementación del nuevo plan de telemarketing para el caso de la empresa analizada, se obtendría un beneficio debido a la optimización que el porcentaje de ingreso por efecto de ventas, tal como se detalle en el cuadro adjunto:
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
CUADRO No. 28
CUANTIFICACIÓN DEL BENEFICIO
/
COSTO CON LA
APLICACIÓN DEL TELEMARKETING
ESTRUCTURA PROPUESTA
BENEFICIO CON LA TÉCNICA
V AL O R E S E N D O L A R E S
PLANTEADA
DESCRIPCION
Costo de la implementación
ALTERNATIVAS
B. TELEMARKETING
Ingreso bruto adicional en las utilidades
4.692
6.249
BENEFICIO NETO 1.557
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
Ya planteado el costo inicial de implementación y el ingreso potencial de la propuesta, la cual tendría un periodo de vida útil de 5 años, se sintetiza de que la implementación global traería consigo un egreso para los directivos de la empresa en el orden de los $4.692, mientras que el ingreso adicional que por efectos de las utilidades se conseguiría al poner en práctica las estrategias de mercado estaría bordeando los $6.249, trayendo consigo un beneficio neto de $1.557 con la aplicación de la propuesta.
Beneficio
neto
=
Ingreso
implementación
Beneficio neto = 6.249 – 4.692
bruto
en
utilidades
-
Costo
de
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
Beneficio neto = $ 1.557
6.3.2
BENEFICIO - COSTO ALTERNATIVA No. 2
Luego de haber realizado los cálculos en el que se determinan los lotes de compra y los intervalos de tiempo para las dos líneas de suministros, se podrá hacer la confrontación entre el costo que se vincula con la rotación de pedidos actual
vs. el sistema con
control de inventarios propuesto en esta solución planteada:
CUADRO No. 29
SISTEMA ACTUAL AL AZAR
LÍNEAS Suministros de computación Papelería
CANTIDAD PEDIDA 1.175 unidades
ROTACIÓN PEDIDA 2 pedido por año
VALOR EN DÓLARES/AÑO 25.815,7
1.831 unidades
2 pedido por año
4.464,3
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez CUADRO No. 30
SISTEMA PROPUESTO (L.E.P)
LÍNEAS Suministros de computación
(L.E.P.) 1.469 unidades
ROTACIÓN PEDIDA 1 pedido por año
VALOR EN DÓLARES/AÑO 22.448,5
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
Papelería
2.289 unidades
1 pedido por año
76
3.882,0
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez UTILIDAD BENEFICIO LÍNEA SUMINISTRO DE COMPUTACIÓN = 25.815,7 - 22.448,5 = $ 3.367,2
UTILIDAD BENEFICIO LÍNEA PAPELERÍA
= 4.464,3 – 3.882
= $ 582,3
UTILIDAD BENEFICIO TOTAL
= $ 3.949,5
En los momentos actuales, debido a que la empresa mantiene un promedio continuo de comercialización de sus diferentes líneas, la dirección de la empresa basándose en experiencia y por la necesidad de continuos pedidos emitía las respectivas órdenes de compra en las cantidades que muestra el sistema actual al azar. Con el sistema propuesto (técnicas de control de inventarios) y después de haber hecho una minuciosa selección en las dos líneas de suministros, se realizó una serie de cálculos por supuesto aplicando las técnicas de ingeniería con las que se llegó a que los lotes económicos de pedido serían de 1.469 unidades para suministros de computación y de 2.289 unidades para papelería, con una rotación (número de veces que debe pedirse el artículo) de 1 pedido al año para ambas líneas respectivamente. Con lo que se llega a obtener una utilidad beneficiosa para la empresa en $ 3.367,2 en la línea de suministros de computación, $ 582,3 en la línea de papelería, es decir en total que supera los $ 3.949,5 con la aplicación de esta nueva técnica en el área de comercialización,
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
lo que desde ya es beneficio para la economía de empresa AguiFranc.
6.4
ANÁLISIS PARETO DEL NUEVO SISTEMA
Una vez desarrollado los dos problemas más importantes de los que adolece la empresa,
se
desarrollaron para cada
caso dos alternativas con sus respectivos costos beneficios de tal forma que se pueda conocer con lujo de detalles cual es la solución más rentable para la empresa esto traerá consigo ponerla a disposición de la empresa para que estas puedan ser puestas en práctica.
A continuación se presentará un esquema en que se detalla el cuadro de soluciones con sus respectivos beneficios económicos:
CADRO No. 31
TABLA DE SOLUCIONES DE LOS PROBLEMAS AN ALIZADOS
PROBLEMA
SOLUCIÓN
ALTERNATIVA
BENEFICIO ECONÓMICO (En dólares)
P AR T PORC . ( %)
A
TELEMARKETING
A
B
C O N TR O L D E I N V E N TA R I O S
B
1.557,00
28,3
3.949,50
71,7
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
TOTAL
5.506,50
76
100,0
Fuente: Empresa Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
GRAFICO No. 7
DI AG R AM A P AR E TO DE S O LUCI O NE S P AR A LO S P RO BLE M AS AN ALI Z ADO S
PORCENTAJE
100 80 60 40 20
A
B
0 SOLUCIONES
Fuente: Empresa Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
6.5
CÁLCULO DE LA TASA INTERNA DE RETORNO
La implementación de las soluciones propuestas, tienen que venir encaminadas en el conocimiento de la tasa de recuperación que se dará por los costos asumidos por las soluciones (egresos) versus el rendimiento de las utilidades que cada unas de las soluciones da como beneficio para la empresa, $97.034.
el
costo
de
las
soluciones
planteadas
to taliza
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
CUADRO No- 32 SOLUCIONES PLANTE AD AS PROPUESTA
COSTO
UTILIDAD/ BENEFICIO
A. Telemarketing
4.692,0
1.557,0
B. Control de inventario
3862,8 *
3.949,5
8.554,8
5.506,5
Fuente: Archivos Agui – Franc Elaboración: Carlos Aguilar Alvarez
Este es el costo de mantener el inventario anual (C 2 + C 3 = 3 + 318,9) = 321,9 x los 12 meses del año = 3.862,8
2004)
Utilidad de la estructura propuesta = ----------------------------------------------Costo de implementación
TIR ( a ñ o
2004)
$ 5.506,5 = --------------$ 8.554,8
TIR ( a ñ o
2004)
= 64,3%
TIR ( a ñ o
La tasa interna de retorno financiera que se presentaría al momento de implementar el telemarketing y el control de inventario técnico, traería un beneficio redi tuable, ya que la TIR estaría bordeando el 64,3%, rateo que comparado con la tasa interna que nos entrega el sistema financiera nacional (tasa pasiva referencial, que se gana al colocar un dinero en la banca privada por ahorro); el mas alto a la fecha (28 de julio del 2004);
promedia el 4,1%, es decir inferior al TIRF
que se lograría con la implementación de las propuestas planteadas,
el
cual
estaría
15,6
veces
más
alto
y
se
ALTERNATIVAS DE SOLUCION
76
recuperaría la inversión establecida con las implementación de las Alternativas A y B en el primer año de puesta en marcha de las soluciones planteadas, por lo que se recomienda, tomar la decisión de invertir en la solución propuesta, pues se torna desde el punto vista económica – financiero más favorable.
PUESTA EN MARCHA
CAPITULO VII
PUESTA EN MARCHA (EN CONJUNTO)
78
PUESTA EN MARCHA
78
Previa la ejecución del nuevo plan de inventarios, se debe de contar con la aceptación del Gerente Administrativo y la aprobación de la Gerencia General de la empresa, para de esta manera poner en marcha estos soportes técnicos de análisis operacional.
Como
siguiente
paso,
se
necesitará
realizar
un
estudio
estadístico de todo lo ejecutado en el área de compras, de manera que se pueda confrontar lo actuado hasta el momento que ineludiblemente se ha elevado de manera estocástica y lo sugerido como implementación al sistema de inventarios, en la que se va a aplicar estas técnicas de forma que en su formulación se tengan un margen mínimo de error en sus cálculos establecidos para la elaboración de los programas de inventarios y bodega, además es preciso presentar con claridad el estudio y planificación, referente al análisis costo-beneficio, lo que significa de que la Gerencia general de la empresa tendrá que hacer cuadros programativos para ver la incidencia de los resultados en la propuestas de solución a instalarse, este calendario de actividades luego de los implementados tienen un lapso de ejecución mensual y por un año.
7.1
PROGRAMACIÓN
Para alcanzar el éxito requerido con la implementación del sistema de inventarios se ha adoptado la elaboración de un programa de actividades: 1. Presentación de la solución propuesta. 2. Análisis y aceptación del Gerente Administrativo. 3. Aprobación de la Gerencia General de la empresa. 4. Estructuramiento del cuadro en base a datos técnicos. 5. Desarrollo de cuadros programáticos.
PUESTA EN MARCHA
78
6. Confrontación del sistema de inventarios versus el esquema anterior o sistema al azar aplicado en el departamento de compras en la empresa Agui-Franc. 7. Aplicación del plan propuesto. 8. Evaluación mensual de los resultados obtenidos.
La información en detalle con la aplicación de un SOFTWARE adicional de PROJECT que toma a consideración un diagrama de Gantt y un PERT-CPM.
7.2
CONTROL
La investigación realizada una vez entregada al Gerente Administrativo desde sus inicios debe de ser sometida a un estricto control, para asegurar el progreso hacia los objetivos fijados en la implementación del sistema de inventario para la suministros y equipos de oficina.
compra de
Para aquello habrá que definir
ciertos lineamientos que los mandos medios y operarios de bodega que están inmersos en la división analizada deba de ponerse en práctica desde ahora en adelante para el fiel cumplimento de la solución propuesta en la empresa Agui-Franc.
Estos lineamientos serian los siguientes:
a) Medir resultados. b) Desarrollar estándares de actuación.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 81
c) Fijar sistemas de información.
d) Precisar que datos críticos se requieren en la modificación del sistema de inventario en base a modelos matemáticos ejecutada en la empresa, pero específicamente asignada a las dos líneas de suministros que se analiza en la alternativa No. 2 de solución.
e) Fijar las situaciones que existirán una vez cumplida las obligaciones
para
los
programas
semanales,
quincenales
y
mensuales de inventario.
f) Reajustar si fuera necesario cualquier información y actualizarla para efecto de una modificación coherente del plan de inventario a aplicarse.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 81
CAPITULO VIII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 81
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8.1
CONCLUSIONES
El mal manejo de los inventarios causaba de alguna u otra forma pérdidas económicas para la empresa, además de que mantener un mal estoqueo sobre todo en dos líneas de suministros (computación y papelería), hacen que en un momento determinado exista déficit en los inventarios de materiales y paralización de la entrega por lo que se determinaba como necesidad imperiosa realizar cambios y optimizar técnicas, estos recursos para suplir dichas falencias.
VENTAJAS.
Optimizar los recursos en al área de compras
Minimizar los costos de los inventarios
Tener volúmenes de acuerdo a las necesidades de compra
Determinación exacta de las existencias de seguridad que hará
que la empresa no pague un déficit de los productos.
Mantiene los kadex actualizados, punto positivo para tener la
contabilidad de los inventarios actualizados.
DESVENTAJAS.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 81
Tendrá
que
hacerse
reestructuración
suministros y equipos de oficina
en
la
compra
de
Implementación extra de un programa de control de inventarios
por computación, el mismo que generará egresos para la empresa.
8.2
RECOMENDACIONES
Basándose en este diagnóstico se recomendó la implementación de
técnicas
e
investigación
de
operación
y de
control
de
operaciones, tal es el caso de los lotes económicos de pedido lográndose de esta forma no solamente tecnificar el área de compras sino que evita cualquier inconveniente en esta área a parte de cubrir utilidad al mantener los manejos de manera eficiente de estos recursos operacionales.
En la actualidad la empresa Agui-Franc cuenta con un área de bodega para los suministros, la implementación de control de inventarios debe tomar en cuenta inicialmente la organización y requerimiento de los volúmenes de materiales que se necesitan para luego proceder a determinar las políticas de compra
y
adquisiciones de la empresa.
Determinar el grado de rotación de existencia valiéndose para este efecto de datos proporcionados por el departamento de estadística de la empresa, para de esta forma poder controlar y organizar de mejor manera la elaboración de las órdenes de compra a los proveedores y no provocar un sobre stock en la bodega, el mismo que ya estructurado con que señalaron anteriormente como solución, no solamente que mantendrá un equilibrio en los
volúmenes existentes en la bodega sino que también mantendrá un equilibrio en los egresos que por este concepto tendrá la empresa.
ANEXOS
ANEXO 83
ANEXO 1 UBICACIÓN GEOGRAFICA
ANEXO 84
LOC AL
ANEXO 85
ANEXO 85
ANEXO 2 ORGANICRAMA FUNCIONAL
JUNTA DE ACCIONISTA
GERENTE GENERAL
GERENTE ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE VENTAS
CONTADOR
JEFE ALMACEN
ASISTENTE (1)
JEFE ENTREGA
ASISTENTE (1)
ANEXO 86
ANEXO 3
PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA SUMINISTROS Y EQUIPOS DE OFICINA ITEM
DESCRIPCION
ITEM
DESCRIPCION
1
Agenda telefónica con tarjetero
57
Agenda telefónica empastada
2
Agenda telefónica RP
58
Agenda telefónica RPA
3
Almohadilla de metal
59
Almohadilla plástica
4
Anillos de refuerzos
60
Archivador acordeón/EO
5
Archivador acordeón/O
61
Archivador acordeón/C,M
6
Archivador extra oficio
62
Archivador lomo fino v/c
7
Archivador ideal/O v/c
63
Archivador norma T/O
8
Archivador prometa eco
64
Archivador prometa gen.
9
Base de exfoliador
65
Bitácora 3 columna 100h
10
Bitácora 3 columna 200h
66
Bitácora 3 columna 300h
11
Bitácora 3 columna 400h
67
Bitácora 3 columna 500h
12
Bitácora línea 100-500h
68
Bitácora cuadro 100-500h
13
Bloc borrador periódico
69
Bloc ejecutivo C/L
14
Bloc ejecutivo papelesa
70
Bloc norma B/A
15
Calculadora casio fx 82
71
Calculadora casio 12 dig.
16
Calculadora casio 14 dig
72
Calculadora casio 8 hr
17
Calculadora casio fx4500
73
Calculadora casio hl815
18
Cintas adler 1010 gen.
74
Cintas brother 1030 O/G
19
Cintas brother 1032 O/G
75
Cintas brother7020 O/G
20
Cintas brother 8020 O.
76
Cintas canon AP100-200
21
Cintas citixen 190
77
Cinta de embalaje 2 pg.
22
Cintas engomadas 1,2pg
78
Clips mariposa
23
Clips plásticos color
79
Clips estándar
ANEXO 87
24
Corrector botón de color
80
Corrector IBM 2005 O/G
25
Corrector smith R/H
81
Fechador kofa 400
26
Fechador múltiples
82
Grapadora botish manua
27
Grapadora daxilla
83
Grapadora genmes
28
Grapadora eléctrica B/L
84
Grapadora semi-industria
29
Grapas 23/10-17
85
Grapas estándar 26/6
30
Guillotina lion
86
Ingresos de bodegas
31
Liga en fundas
87
Liquid paper frasco
32
Liquid paper pluma
88
Lomo plástico 1 ½ 300hp
33
Lomo plástico 1 ¼-1 1/8
89
Máquina brother 6750
34
Multipeg T-25
90
Numerador 6-9 dígitos
35
Papeleras plásticas 1-2p
91
Perforadora open 10-20
36
Perforadora KW V/F
92
Perforadora semi-indust.
37
Perforadora kofa 400
93
Perforadora eagle
38
Perforadora gemmis p12
94
Porta borrador
39
Porta diskette
95
Porta clips
40
Porta lápiz
96
Porta minas
41
Porta sellos
97
Post IT
42
Radex kores
98
Resaltadores faber
43
Resaltador pelikan
99
Resaltador sanford
44
Rodillo para calculadora
100
Rollos panasonic comp.
45
Rollo para fax
101
Rollo para sumadoras
46
Sacagrapas
102
Separadores plásticos
47
Tablero de corcho
103
Tablero acrílico
48
Tablero de madera
104
Tachuelas mapas V/C
49
Tarjetas de kardex
105
Tarjetas de mayor
50
Tarjetero 400-700 cajita
106
Tarjetero ejecutivo
51
Toner mita dc 1435
107
Toner cannon V/Cod.
52
Toner epson V/Cod.
108
Toner HP V/Codigo.
53
Toner lexmark V/Cod.
109
Toner mita V/Codigo
54
Toner xerox V/Cod.
110
Transparencias V/Cod.
ANEXO 88
55
Transparencia láser
111
Vale de caja económica
56
Vale de caja pacifico
112
Vinchas alex para carpet.
ANEXO 3 A
SUMINISTROS DE COMPUTACIÓN
ITEM
DESCRIPCION
ITEM
DESCRIPCION
1
Cassette sony v.h.s
22
CD imagination
2
Cintas edson fx 900
23
Cintas edson 2170
3
Cintas edson 5000
24
Cintas edson fx 8750
4
Cintas edson fx 8755
25
Cintas edson lq 7753-4
5
Crema de limpiar comp.
26
Crema sorwisk
6
Diskette 3 ½ DD
27
Diskette 3 ½ HD 3M color
7
Diskette 3 ½ imagination
28
Diskette 3 ½ HD maxel
8
Mouse
29
Papel continuo 14,71 EC
9
Papel continuo 14,71IMP
30
Papel continuo 8 ½ X11 4p
10
Papel continuo 8½ x11 1p
31
Papel continuo 8½X11 2p
11
Papel continuo 8½x11 3p
32
Papel continuo 9½x11 1p
12
Papel continuo 9½x11 2p
33
Papel continuo 9½x11 3p
13
Papel continuo 9½x11 4p
34
Papel continuo american
ANEXO 89
14
Pead Mouse
35
Pead Mouse con diseño
15
Protectores de pantalla
36
Protectores essle
16
Toner epson 47
37
Toner HP 516
17
Toner HP 516 color
38
Toner Lexmark
18
Toner Lexmark color
39
Toner Mita Katum
19
Toner mita color
40
Toner cannon
20
Toner cannon color
41
Toner xerox
21
Toner mixem
42
Toner sansung
ANEXO 90
UTILES ESCOLARES ITEM
DESCRIPCION
ITEM
DESCRIPCION
1
Bolígrafos paper mate
63
Bolígrafos bic V/C
2
Bolígrafos faber lux V/C
64
Bolígrafos staedler V/C
3
Bolígrafos tec V/C
65
Bolígrafos uniball V/C
4
Borrador pelikan bicolor
66
Borrador pelikan blanco
5
Borrador rotring blanco
67
Borrador rotring bicolor
6
Borrador pizarra sencillo
68
Borrador pizarra acrílico
7
Carpeta catalogo
69
Carpeta colgante
8
Carpeta 2-3 argolla
70
Carpeta de fibra
9
Carpeta lado transparent
71
Carpeta Manila american
10
Carpeta Manila norma
72
Carpeta norma catalogo
11
Carpeta plástica V/C
73
Cinta scotch 12x36
12
Cinta scotch 18x25 trans
74
Cinta scotch 19x33 mag.
13
Cinta smith corona H ge
75
Cinta smith corona H ori.
14
Cuaderno espiral C/L
76
Cuaderno académico C/L
15
Cuadernos grapados
77
Cuaderno order book esp
16
Cuaderno order book gra
78
Escalimetro rotring 30 c
17
Escalimetro artesco
79
Escalimetro college
18
Escuadra 30-60 grados
80
Estilete sencillo
19
Estilete pequeño
81
Estilete grande
20
Crayones kyra yumbo
82
Crayones pelikan rojos
21
Crayones pelikan yumbo
83
Forro transparente peq.
22
Forro transparente acad.
84
Forro transparente carp.
23
Goma ega 1 litro
85
Goma en barra norma
24
Goma en barra stip
86
Goma transparente glue
25
Goma glue pequeña
87
Goma glue mediana
26
Gomero bioplas 4 oz.
88
Gomero ega 2-4-8 oz.
27
Juegos geométricos
89
Lápiz bic evolution
28
Lápiz carboncillo faber
90
Lápiz carpintero
ANEXO 91
29
Lápiz colores faber caja
91
Lápiz colores largo chino
30
Lápiz colores pelikan
92
Lápiz colores peq-chino
31
Lápiz brocha faber
93
Lápiz faber 2001
32
Lápiz faber american
94
Lápiz faber bicolor
33
Lápiz mongol
95
Lápiz para vidrio
34
Libreta c-20
96
Libreta de taquigrafía D/A
35
Libreta taquigrafía jobins
97
Libreta taquigrafía norma
36
Libreta espiral 1-2
98
Marcador bic tiza liq. V/C
37
Marcador centropen0
99
Marcador faber V/C
38
Marcador faber resaltado
100
Marcador faber res.7000
39
Marcador global V/C
101
Marcador pelikan V/C
40
Marcador pelikan 12 col.
102
Marcador pelikan t/l V/C
41
Marcador permanente
103
Mdor. Per.schneider V/C
42
Mdor snowan acetato
104
Mdor snowan 400 V/C
43
Mdor snowan ngf V/C
105
Marcador faber V/C
44
Minas Apolo stadler 0.5
106
Minas china corta
45
Minas faber 2H
107
Minas rotring 0.3
46
Minas staedler 0.7-0.9
108
Protectores de hojas
47
Protectores hojas econ.
109
Rapidografo rotring 0.1
48
Rapidografo rotring 0.2
110
Rapidografo rotring 0.3
49
Rapidografo rotring 0.3
111
Rapidografo rotring 0.4
50
Rapidografo rotring 0.5
112
Rapidografo rotring 0.6
51
Rapidografo rotring 0.8
113
Reglas de madera 30 cm
52
Reglas de metal 30 cm
114
Reglas de metal 40 cm
53
Reglas de metal 50 cm
115
Reglas de metal 60 cm
54
Reglas plásticas carioca
116
Reglas plásticas Apolo
55
Reglas rotring 30-50 cm
117
Reglas T
56
Reglas T 1 mt
118
Regleta de 7 servicios
57
Regleta omega
119
Sacapuntas de escritorio
58
Sacapuntas gemmes G15
120
Sacapuntas de metal
59
Sacapuntas metal 2 usos
121
Sacapuntas eléctrico bosto
ANEXO 92
60
Sacapuntas eléctrico botic
122
Sacapuntas eléctrico chino
61
Sacapuntas eléctrico Lyon
123
Tempera sakura
ANEXO 88
ANEXO 3B
PAPELERIA EN GENERAL
ITEM
DESCRIPCION
ITEM
DESCRIPCION
1
Cartulina bristol V/C
29
Cartulina cauche
2
Cartulina de fibra
30
Cartulina esmaltada
3
Cartulina negra
31
Cartulina plegable 0,14
4
Cartulina plegable 0,20
32
Cartulina plegable 0.12
5
Cartulina plegable 0.16
33
Hoja de papel ministro
6
Hoja de papel milimetrad
34
Hoja milimetrada 2 oficio
7
Hoja de papel bond V/C
35
Papel bond 65x90 120g
8
Papel bond 65x90 56g
36
Papel bond 65x90 75g
9
Papel bond 65x90 90g
37
Papel bond 120g A4
10
Papel bond 120g T/O
38
Papel bond 60g T/C-O
11
Papel bond 75g norma
39
Papel bond 75g A4
12
Papel bond 75g novacop
40
Papel bond 75g xerox
13
Papel bond 75g extraO
41
Papel brillante
14
Papel canson 65x90 p
42
Papel canson en rollo
15
Papel carbón korbon fil
43
Papel carbón kores negro
16
Papel carbón norma T/O
44
Papel carbón nukote neg.
ANEXO 88
17
Papel carbón pelikan az.
45
Papel carbón pelikan neg
18
Papel copia A4
46
Papel copia T/C-O.
19
Papel empaque 80 g
47
Papel empaque pliego
20
Papel empaque resma
48
Papel periódico 65x90
21
Papel periódico T/C-O
49
Papel periódico A4
22
Papel pluma mimeógrafo
50
Papel sketts resma
23
Papel sketts por pliego
51
Pasta de encuadernación
24
Sobres bond T/O
52
Sobre bond T/C
25
Sobre Manila ideal F-1
53
Sobre Manila F-2 ideal
26
Sobre Manila F-3 norma
54
Sobre Manila F-4 ideal
27
Sobre Manila F-5 ideal
55
Sobre Manila F-6 norma
28
Sobre aéreo
56
Sobre Manila F-6
ANEXO 88
ANEXO 4 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS INICIO
REVISAR KARDEX
FALTA
FIN
no SI PEDIR COTIZACIÓN
ACEPTAR OFERTA
EFECTUAR COMPRA
DOC. COMPRAS
ASIST. KARDEX INGRESO BODEGA
CONTADOR
COMPROBANTES
ARCHIVO C X P
EGRESO FACTURA
ARCHIVO
FIN
ANEXO 5
GERENCIA
ANEXO 88
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCIÓN DE PRODUCTOS INICIO
LLEGADA MERCA.
CHEQUEO DOCTOS
CORRECTO
JEFE ALMACEN
DOCUMENTOS
INICIO
GERENTE ADM.
CONTABILIDAD
ASIENTO INGRESO
CLASIFICAR
ARCHIVO C X P
FIN
ARCHIVO
ANEXO 88
ANEXO 6
D IA G R A M A D E O P E R A C IO N E S D E L D E S P A C H O D E M E R C A D E R IA
1
ch e q u e a o rd e n d e d e sp a ch o .
1
o rd e n a a siste n te u b ica r u n o a u n o e l p e d id o y lo tra sla d e a la m e sa d e e m b a la je .
2
cu e n ta lo s p ro d u cto s y g u a rd a e n fu n d a se g ú n vo lu m e n .
3
u b ica la s fu n d a s d e n tro d e ca rtó n .
4
se lla ca rtó n co n cin ta a d h e siva d e e m b a la je .
5
e n tre g a m e rca d e ría a a siste n te d e e n tre g a .
6
je fe d e e n tre g a firm a d o cu m e n to re cib i co n fo rm e .
ANEXO 7 DIAGRAMA ISHIKAWA
VENTAS
OPERACIONE S Fuerza de ventas sin profesionalismo
Mala clasificación de mercadería Despachos retrazados
Falta de publicidad
Falta de atención
Falta de promoció n Falta de seguimiento al cliente
mercaderías Mala distribución
Entregas tardías
de mercaderías
INEFICIENCIA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Falta de control
Clientes no d requerimient retrasos No existen codificación
INVENTARIOS ALTOS
Falta Adquisiciones sin verificación
PERSONAL
BIBLIOGRAFÍA
HAROLD. KOONTL – HEINZ WELHRICH Administración. Una perspectiva global 11ava Edición 1998 Editorial MC. GRAW HILL
KEEGAN WARREN. J. Marketing Global. 5ta Edición 1997 Editorial PRENTICE HALL.
LAMB – HAIR – Mc DANIEL Marketing. 4ta Edición 1998. Editorial SOLUCIONES EMPRESARIALES
MAYNARD Manual del Ingeniero Industrial tomo II 4ta Edición 1996 Editorial Mc GRAW – HILL.
PETER MICHAEL E. VENTAJA COMPETITIVA Creación y sostenimiento de un desempeño superior. 20ava Edición reimpresión 2001 Editorial CONTINENTAL.
PETER MICHAEL E. ESTRATEGIA COMPETITIVA Técnicas para el análisis de los sectores industriales y de la competencia Edición 2001 28ava reimpresión Editorial CONTINENTAL.
STONER – FREEMAN – GILBERT. Administración 6ta Edición 1996 Editorial PRENTICE HALL.
