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UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DIRECCIÓN DE GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE INFRAESTRUCTURA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
INVITACIÓN A COTIZAR No. GLI 0008-2015
TÉRMINOS DE REFERENCIA Prestación del servicio de vigilancia privada con medio humano, canino, armas, equipo de comunicaciones y medios tecnológicos, instalación, mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de seguridad y monitoreo de alarmas, para los bienes e instalaciones propiedad de la Universidad de Antioquia.
_________________________________________________ UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA OCTUBRE de 2015
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CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO ______________________________________________________ 5 INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS ________________________________ 6 CAPÍTULO 1: INFORMACIÓN GENERAL _________________________________________ 7 1.1
OBJETIVO DEL PROCESO ___________________________________________________ 7
1.2
DURACIÓN DEL CONTRATO ________________________________________________ 8
1.3
PRESUPUESTO OFICIAL ____________________________________________________ 8
1.4
FORMA DE PAGO _________________________________________________________ 9
1.5
RÉGIMEN CONTRACTUAL __________________________________________________ 9
1.6
CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA _________________________________ 9
1.7
INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA_______________ 9
1.8
PARTICIPANTES __________________________________________________________ 9
1.9
NÚMERO MÍNIMO DE OFERENTES __________________________________________ 10
1.10 PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN _____________________________________________ 10 1.11 SOLICITUDES ACLARATORIAS ______________________________________________ 10 1.12 VISITA A LOS PUESTOS DE TRABAJO _________________________________________ 11 1.13 PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS __________________________ 11 1.14 RECEPCIÓN DE PROPUESTAS ______________________________________________ 12 1.15 OBLIGACIÓN DEL OFERENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES _______________ 12 1.16 RETIRO DE LAS PROPUESTAS ______________________________________________ 13 1.17 RIESGOS _______________________________________________________________ 13 1.18 GARANTÍAS ____________________________________________________________ 14 1.19 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS _________________________________ 14 a) b) c) d)
DE ORDEN JURÍDICO____________________________________________________________ 14 DE ORDEN TÉCNICO. ___________________________________________________________ 16 DE ORDEN ECONÓMICO. ________________________________________________________ 16 OTRAS CAUSALES DE RECHAZO. __________________________________________________ 16
1.20 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS _________________________________________ 16
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1.21 PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN _______________________________ 17 1.22 CRITERIOS DE DESEMPATE ________________________________________________ 17 1.23 ADJUDICACIÓN _________________________________________________________ 17 1.24 DECLARACIÓN DE DESIERTO EL PROCESO ____________________________________ 18 1.25 INTERVENTORÍA ________________________________________________________ 18
CAPÍTULO 2: REQUISITOS LEGALES ___________________________________________ 20 2.1
CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN ESTE PROCESO ___________________________ 20
2.2
CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES _____________________________________ 21
2.3
SEDE DE OPERACIONES EN EL VALLE DE ABURRÁ ______________________________ 21
2.4
DOCUMENTOS A ANEXAR A LA PROPUESTA __________________________________ 21
2.5
NORMATIVA ___________________________________________________________ 27
CAPÍTULO 3: CONDICIONES TÉCNICAS ________________________________________ 28 3.1
SERVICIO DE VIGILANCIA FÍSICA POR GRUPO _________________________________ 28
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4
3.2
NECESIDAD Y DISTRIBUCIÓN DEL SERVICIO ___________________________________ 30
3.2.1 3.2.2
3.3
CIUDAD UNIVERSITARIA: GRUPO I ______________________________________________ 28 DEPENDENCIAS EXTERNAS: GRUPO II ___________________________________________ 28 SEDES REGIONALES Y NACIONALES: GRUPO III ____________________________________ 29 OTROS SERVICIOS DE PERSONAL REQUERIDOS ____________________________________ 30 SUPERVISIÓN ______________________________________________________________ 30 PERSONAL PARA RELEVOS DE ALIMENTACIÓN ____________________________________ 31
CONDICIONES DEL PERSONAL REQUERIDO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO _____ 31
3.3.1 ROLES REQUERIDOS _________________________________________________________ 32 3.3.2 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL ROL: ___________________________ 34 3.3.2.1 Ingeniero de soporte: _____________________________________________________ 34 3.3.2.2 Analista de Riesgos: ______________________________________________________ 35 3.3.2.3 Operador de medios tecnológicos ___________________________________________ 35 3.3.2.4 Técnico de campo ________________________________________________________ 36 3.3.2.5 Supervisores ____________________________________________________________ 36 3.3.2.6 Auxiliares de supervisión __________________________________________________ 36 3.3.2.7 Guías caninos y/o guarda de seguridad _______________________________________ 37
3.4
HORARIOS _____________________________________________________________ 37
3.5
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL _____________________________________________ 37
3.6
AFILIACIÓN AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL ______________________________ 38
3.7
AUTORIZACIÓN PARA LA UTILIZACIÓN DEL POLÍGRAFO _________________________ 38
3.8
NORMAS PARA PRESTAR EL SERVICIO DE VIGILANCIA __________________________ 38
3.9
INFORMES REQUERIDOS POR LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA DURANTE LA
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PRESTACIÓN DEL SERVICIO _____________________________________________________ 38 3.10 DOTACIÓN y OTROS _____________________________________________________ 40 3.10.1 3.10.2 3.10.3 3.10.4 3.10.5 3.10.6 3.10.7 3.10.8 3.10.9
UNIFORMES _______________________________________________________________ 40 ARMAMENTO ______________________________________________________________ 40 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN _________________________________________________ 41 SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ____________________________________ 41 SISTEMA DE CONTROL DE RONDAS _____________________________________________ 41 ELEMENTOS DE OFICINA _____________________________________________________ 41 SERVICIO TELEFÓNICO _______________________________________________________ 42 TRANSPORTE _______________________________________________________________ 42 TARJETAS DE CONTROL DE ACCESO _____________________________________________ 42
CAPÍTULO 4: SEGURIDAD ELECTRÓNICA ______________________________________ 43 4.1 CERTIFICACIONES: _________________________________________________________ 43 4.2
MANTENIMIENTO PREVENTIVO ____________________________________________ 44
4.3
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: ___________________________________________ 44
4.4
SUMINISTRO DE REPUESTOS Y/O EQUIPOS ___________________________________ 45
4.5 CONDICIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS (PREVENTIVO-CORRECTIVO) ____________________________________________________ 45
CAPÍTULO 5: CRITERIOS DE EVALUACIÓN ______________________________________ 47 5.1
ASPECTOS GENERALES ___________________________________________________ 47
5.2
ELEGIBILIDAD ___________________________________________________________ 47
5.2.1 CAPACIDAD JURÍDICAS – REQUISITO HABILITANTE _____________________________________ 47
5.3
FACTORES DE VERIFICACIÓN_______________________________________________ 48
5.4
DEFINICIÓN DE FACTORES, PONDERADORES CALIFICABLES ______________________ 48
5.5
METODOLOGÍA DE CALIFICACIÓN __________________________________________ 48
5.5.1 FACTOR ECONÓMICO: 450 PUNTOS ____________________________________________ 48 5.5.1.1 Valor mensual servicio de vigilancia física por grupo: cien (100) puntos _____________ 48 5.5.1.2 Mantenimiento preventivo: cien (100) puntos _________________________________ 49 5.5.1.3 Mantenimiento correctivo: ciento noventa (190) puntos, distribuidos así ___________ 50 5.5.1.4 Salario básico del Supervisor: 60 puntos ______________________________________ 51 5.5.2 FACTOR EMPRESA: QUINIENTOS CINCUENTA (550) PUNTOS _________________________ 51 5.5.2.1 Índice de liquidez (50 puntos) ______________________________________________ 52 5.5.2.2 Endeudamiento Total: (50 puntos) __________________________________________ 52 5.5.2.3 Patrimonio Líquido (50 puntos) _____________________________________________ 52 5.5.2.4 Valor AUI Otros servicios (100 PUNTOS) ______________________________________ 52 5.5.2.5 Experiencia en contratos similares en vigilancia (200 puntos) _______________________ 53 5.5.2.6 Suministro de repuestos: Cincuenta (50) puntos _________________________________ 53 5.5.2.7 Software de administración de riesgos: 50 puntos ________________________________ 54
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5 RESUMEN EJECUTIVO
1. Autorización del Consejo Superior 2. Resolución de Apertura 3. Presupuesto oficial
Resolución Superior 2047 del 29 de septiembre de 2015 Resolución del 20 de octubre de 2015 El valor del presupuesto oficial es de Ocho mil ochocientos nueve millones quinientos ochenta y seis mil doscientos tres pesos m.l. pesos ml ($8.809.586.203), IVA incluido, demás tasas, impuestos y gravámenes en que incurra el contratista. Portal de la Universidad: Los interesados podrán consultarlo en el sitio web de la Universidad : Medio de Publicación
4. Términos de referencia
http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/I.contratacionConvocatorias/B.invitacionesCotizar
Fecha de publicación
Desde el 21 de octubre de 2015
Fecha – Hora
5 de noviembre a las 8:30; Hora legal colombiana
Sitio de encuentro
Calle 67 No. 53-108, bloque 28, Seguridad, personas y bienes, Ciudad Universitaria, Medellín.
Presentación
Desde el 21 de octubre hasta el 6 de noviembre de 2015, hasta las 16:00 horas
Respuesta
Hasta el 11 de noviembre de 2015 hasta las 18:00 horas
Publicación
El 19 de noviembre de 2015
5. Visita técnica (no es obligatoria)
6. Solicitudes aclaraciones
7. Adendas (si las Hay)
Fecha – Hora 7. Entrega de las propuestas Lugar 8. Duración del contrato
24 de noviembre de 2015, entre las 14:00 y las 14:30 horas, hora legal colombiana, señalada por el Instituto de metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio. Universidad de Antioquia Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia Calle 70 52-21. Medellín – Antioquia – Colombia
Doce (12) meses contados a partir del acta de inicio dada por la Universidad
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INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PREVIAS
Antes de preparar la propuesta, lea cuidadosamente los Pliegos de Condiciones, con el fin de evitar errores u omisiones que impidan tener en cuenta su propuesta para efectos de adjudicación. En particular se deben analizar todas las circunstancias de ejecución que podrían en un momento dado afectar el desarrollo del objeto del contrato, los costos, el plazo, los sitios de ejecución o cumplimiento de los fines perseguidos con este proceso de selección. Se recomienda, de manera general, observar todos los requerimientos legales, jurídicos y técnicos de manera que la oferta se ajuste a estos pliegos, que a la vez harán parte del contrato que se suscriba como resultado de la adjudicación del proceso. Verifique cuidadosamente que se anexen la totalidad de los documentos exigidos y revise que estén vigentes, debidamente firmados, sin enmendaduras, ordenados y señalados para facilitar su ubicación y revisión. Todas las consultas deben realizarse en forma escrita, en los tiempos establecidos para tal fin, por tal motivo solicitamos se abstengan de realizar consultas en forma personal y evitar el contacto con los funcionarios o asesores de la Universidad que participen en el trámite, en aras de garantizar la transparencia del proceso y preservar la igualdad y calidad de la información que todos deben obtener en forma simultánea.
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CAPÍTULO 1: INFORMACIÓN GENERAL
1.1
OBJETIVO DEL PROCESO
La Universidad de Antioquia está interesada en recibir propuestas para la Prestación del servicio de vigilancia privada con medio humano, canino, armas, equipo de comunicaciones y medios tecnológicos, instalación, mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de seguridad y monitoreo de alarmas, para los bienes e instalaciones propiedad de la Universidad de Antioquia. ALCANCE DEL OBJETO: El contratista seleccionado, deberá prestar sus servicios de acuerdo con la propuesta, en las diferentes sedes de la Universidad, tanto en las que están ubicadas en Ciudad Universitaria, Sedes externas del Área Metropolitana, Sede Bogotá, Sedes Regionales y otras que puedan entrar en funcionamiento durante la ejecución del contrato, para lo cual se obligará a;
Controlar los puestos de vigilancia definidos en el numeral 3.1 grupos (I, II y III); para este último grupo, es decir grupo III, sedes regionales y Nacionales, deberá hacer una visita mínimo cada tres meses, presentando informe escrito de la visita, lo anterior debido a la ubicación de cada una de ellas que no permite una visita constante. Mantener contacto permanente, con los diferentes puestos de servicio, en la Universidad de Antioquia, mediante visitas diarias debidamente certificadas en el formato diseñado para tal fin en el proceso de interventoría. Realizar seguimiento y evaluación, con carácter permanente, a la correcta prestación del servicio objeto del contrato en los términos de éste. Ejecutar las medidas especiales de control que le imparta verbalmente o por escrito el funcionario encargado de la Interventoría del contrato. Elaborar y presentar trimestralmente a la Interventoría de la Universidad, un informe de evaluación de las condiciones de seguridad de las diferentes dependencias o sedes donde se presta el servicio de vigilancia. Así mismo debe elaborar y presentar estudios e iniciativas orientados a mejorar la prestación del servicio, cuando lo considere necesario o LA UNIVERSIDAD lo solicite. Verificar que el personal no exceda la jornada laboral. Verificar que al personal se le reconozca las horas extras, de conformidad con las normas vigentes, llevar el registro correspondiente y entregar copia a los trabajadores como lo establece la ley. Remplazar de manera inmediata el personal que a juicio de LA UNIVERSIDAD no esté cumpliendo el servicio apropiadamente o lo preste deficientemente. Tener actualizados los aportes que establece la ley a diferentes entidades, aportes laborales, permisos, patentes, y demás requisitos establecidos en el Decreto 356 de 1994 y sus normas reglamentarias. Realizar reuniones periódicas, mínimo una por mes, con los administradores de las sedes y atender los requerimientos de los diferentes usuarios, dejando evidencia en un acta, la cual debe ser entregada a la interventoría del contrato, con las recomendaciones y/o acciones emprendidas.
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1.2
Conocer perfectamente los aspectos técnicos y operativos del contrato para coordinar las acciones relacionadas con el objeto del contrato. Diseñar y socializar estrategias de seguridad eficiente y eficaz con el personal de vigilancia asignado para la ejecución del contrato, de acuerdo con las necesidades propias de la UNIVERSIDAD. Prestar asesoría en situaciones de contingencia o emergencia, cuando la UNIVERSIDAD o las circunstancias particulares así lo requieran. Dar solución inmediata a las situaciones especiales que se presenten en desarrollo del contrato. Monitorear las funciones asignadas al supervisor del servicio de seguridad. Efectuar recomendaciones al contratista, que permitan superar el nivel de prestación del servicio de vigilancia y seguridad. Verificar y corregir en forma permanente la presentación de los vigilantes, así como el correcto uso y manejo de las armas asignadas a cada uno de ellos. Las demás funciones asignadas por LA UNIVERSIDAD para la correcta ejecución del contrato.
DURACIÓN DEL CONTRATO
Doce (12) meses contados a partir de la firma del Acta de Inicio. Podrá ser prorrogado de común acuerdo entre las partes de acuerdo con la normatividad vigente.
1.3
PRESUPUESTO OFICIAL
La Universidad de Antioquia, elaboró un presupuesto oficial considerando el plazo de ejecución del contrato, las sedes que están en funcionamiento, los datos históricos del personal requerido y la proyección del personal a contratar, para las vigencias 2015 y 2016, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 4950 de 2007 del Ministerio de Defensa Nacional, mediante el cual se regulan las tarifas mínimas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones laborales vigentes a favor de los trabajadores y a cargo de los empleadores de los servicios de vigilancia y seguridad privada; así mismo se tuvo en cuenta lo establecido en la circular externa No. 20147000000435 de fecha 30 de diciembre de 2014, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en el cual se fijan las tarifas aplicables a los servicios de vigilancia y seguridad privada para el año 2015, para el año 2016 se realizó una proyección teniendo en cuenta un incremento del 5.5%, estimado al aumento del salario mínimo legal mensual, no obstante lo anterior, el incremento se realizará según lo decrete el Gobierno Nacional. Igualmente se consideró dentro del presupuesto oficial, un estimado de servicios de personal adicional, mantenimiento y nuevos equipos de seguridad electrónica, para cubrir nuevas demandas de servicios que se puedan requerir durante la ejecución del contrato. Por lo anterior se estimó que el presupuesto oficial para ejecutar la contratación asciende a la suma de de OCHO MIL OCHOCIENTOS NUEVE MILLONES QUINIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS TRES PESOS M.L. PESOS ML ($8.809.586.203), IVA incluido, demás tasas, impuestos y gravámenes en que incurra el contratista, tal como se establece en el resumen ejecutivo. Para respaldar este proceso se cuenta con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. 1000106926 Certificado de disponibilidad presupuestal de Vigencia futura No. 1000106936 ambos del 14 de septiembre de 2015, expedidos por la oficina de presupuesto de la Universidad de Antioquia.
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1.4
FORMA DE PAGO
El contratista favorecido con la adjudicación del contrato, facturará el servicio efectivamente prestado a la Universidad, dentro de los quince (15) días siguientes al mes en el cual se prestó el servicio. La facturación deberá cumplir con los requisitos establecidos por El Estatuto Tributario y la DIAN. Una vez recibida y aceptada la factura por parte del Interventor, la Universidad pagará los servicios dentro de los treinta (30) días siguientes. La Universidad no otorgará anticipo alguno para el pago del contrato que llegaré a celebrarse 1.5
RÉGIMEN CONTRACTUAL
El presente proceso se rige por el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014); la Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014 y demás resoluciones reglamentarias vigentes. “... Artículo 5. Normativa que regirá la celebración de contratos y convenios de la Universidad: Los contratos y convenios que suscriba la Universidad de Antioquia, se regirán en general por el derecho privado con sujeción a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares y por las disposiciones contenidas en el presente Estatuto, en desarrollo de los principios de la autonomía Universitaria y de la autonomía de la voluntad de las partes; sin perjuicio de la aplicación de normas especiales que regulen materias específicas…”
1.6
CONSULTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los interesados podrán revisar, obtener información y descargar los términos de referencia en el Portal Universitario de la Universidad de Antioquia, http://portal.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/contratacion-convocatorias/invitaciones-cotizar, tal como se establece en el resumen ejecutivo.
1.7
INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Con la presentación de la oferta, el OFERENTE manifiesta que estudió los TÉRMINOS DE REFERENCIA y todos los documentos de la contratación, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, que conoce la naturaleza del servicio, su costo y su tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente. 1.8
PARTICIPANTES
En el presente proceso solo podrán participar personas jurídicas, con capacidad para cumplir los requisitos de los presentes términos de referencia y la normatividad vigente aplicable y con los requisitos de participación establecidos en el capítulo 2 del presente pliego
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1.9
NÚMERO MÍNIMO DE OFERENTES
La UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA podrá adjudicar la presente invitación pública aún en el evento que solo se presente una propuesta hábil que pueda ser considerada como favorable y que cumpla con los requisitos de participación establecidos en la presente invitación.
1.10
PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN
LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA exigirá que los OFERENTES observen los más altos niveles éticos en los procesos de selección y ejecución de los contratos. En el evento de conocerse posibles hechos relacionados con corrupción, reportará tal hecho a los organismos competentes, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la Nación. En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones contenidas en los presentes términos de referencia y del Contrato que se suscriba como consecuencia del mismo, el OFERENTE obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. Si LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un OFERENTE durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, rechazará la respectiva oferta. Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar dentro del plazo de ejecución del Contrato, tales circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato Los OFERENTES deben suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el Anexo 14, en el cual manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado Colombiano contra la corrupción. 1.11
SOLICITUDES ACLARATORIAS
Los OFERENTES podrán solicitar por escrito las aclaraciones relacionadas con la presente invitación hasta la fecha y hora indicada en el “Resumen Ejecutivo”. La solicitud de explicaciones y/o aclaraciones deberán dirigirse a la ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No. 52-21, diagonal al Edificio de Extensión o por correo electrónico
[email protected], antes de la fecha y hora límites. Una vez cumplido el plazo para solicitar aclaraciones no se dará curso a ninguna solicitud. Si hay lugar a modificación ésta se realizara mediante adenda, la cual se publicará en el Portal Universitario y será de obligatorio cumplimiento para la presentación de las propuestas. En caso de ser necesario, podrán prorrogarse los plazos establecidos en el cronograma, bajo condiciones técnicas, jurídicas o de conveniencia, bien sea por solicitud expresa por parte de los interesados o de oficio por parte de la Universidad, siempre que se encuentre debidamente justificado; en cuyo caso la prórroga se realizará mediante adenda, que deberá ser aprobada previamente por el Comité Técnico de Contratación de la Universidad de Antioquia y se dará a conocer a todos los interesados mediante publicación a través del Portal Universitario.
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1.12
VISITA A LOS PUESTOS DE TRABAJO
La Universidad tiene programada una visita técnica según la fecha y lugar establecidas en el “Resumen Ejecutivo” de esta invitación, visitarán los sitios y los alrededores en los cuales se prestará el servicio de vigilancia dentro del Área Metropolitana, para que los OFERENTES se formen una idea de las condiciones y ubicación de las instalaciones, se enteren de las características de las mismas, vías de acceso, y en general, sobre todas las condiciones del sitio que puedan afectar o influir en la ejecución del contrato y en la elaboración de la propuesta. La asistencia a la anterior visita, es de fundamental importancia, tanto para los OFERENTES como para la Universidad, ya que en ella se podrán evidenciar aspectos técnicos, físicos, económicos y administrativos que podrían influir en la elaboración y preparación de la propuesta. A la visita puede asistir el representante legal de la persona jurídica o la persona a quien se designe. Se recomienda sea la persona idónea y que tenga conocimiento sobre el servicio que se pretende contratar, lo anterior con el fin de aclarar las dudas que se presenten durante la visita. El efecto de no asistir a dicha visita (si bien no es obligatoria, y no es causal de rechazo) La Universidad entenderá que quien no asista, se acoge a las modificaciones o aclaraciones que se puedan llegar a hacer a los términos de referencia como producto de dicha visita. En desarrollo de la visita se levantará una planilla o acta donde se relacionará el nombre e identificación de los asistentes. Para el caso de las sedes regionales de la Universidad en el Magdalena Medio (Puerto Berrío), Urabá (Turbo), Bajo Cauca (Caucasia), Suroeste (Andes), Oriente (Carmen de Viboral), Apartadó, Arboletes, Bogotá y demás espacios para los cuales no se programa visita, se hará una presentación con la información referente a la seguridad de los mismos; no obstante los OFERENTES que deseen conocer los lugares de prestación del servicio, lo pueden hacer por su propia cuenta y responsabilidad, para lo cual deberán solicitar que se les asigne la respectiva cita y puedan ser recibidos por los administradores de dichas sedes. Esta visita a las sedes regionales pueden hacerse en las fechas que estipule el OFERENTE y en todo caso antes de la fecha de entrega de las propuestas. 1.13
PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser escritas en computador, en idioma español, salvo los términos técnicos que usualmente se utilicen en inglés. Se debe entregar una propuesta original y una (1) copia. Si se presenta alguna diferencia entre el original y la copia, prevalecerá la información consignada en el original. Tanto el original como la copia deberán entregarse debidamente firmadas, foliadas y legajadas, en sobres separados, debidamente cerrados y rotulados en su parte exterior respectivamente como “original” y “copia”; adicionalmente, se deben presentar en forma digital en tablas de EXCEL: la propuesta económica solicitada en los Anexos: 3-Puestos de Trabajo por Grupo (grupo I, II, III, Servicios adicionales y personal adicional) y Anexo 4-Propuesta económica En cada sobre se hará constar el nombre del OFERENTE y su dirección comercial, fax, email y teléfono, para efectos de recibir notificación y envío de correspondencia. Se deberá informar además, la dirección, teléfono y fax, de la sede de operaciones en el Área Metropolitana del Valle del Aburra. Cuando en las condiciones e informaciones requeridas se haga alusión a una unidad de medida específica, la respuesta debe expresarse con esa misma unidad de medida.
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1.14
Para la preparación y presentación de las ofertas, los OFERENTES deberán investigar e inspeccionar todo lo concerniente a la naturaleza de los trabajos e informarse de todas las condiciones de seguridad que requiere LA UNIVERSIDAD para la buena custodia de sus bienes y la protección de sus funcionarios. El hecho de que los OFERENTES no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los servicios, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones. El OFERENTE deberá informarse de todas las regulaciones tributarias vigentes en Colombia; por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los gastos legales, retención en la fuente, pago de derechos e impuestos a que haya lugar por ley, que puedan afectar sus precios y puedan causarse durante la ejecución del contrato. La oferta deberá ser completa, concisa, clara, concreta, no condicionada y basada en el presente documento “Términos de Referencia” y deberá contener toda la información solicitada. La presentación de la propuesta constituye un compromiso entre el OFERENTE y LA UNIVERSIDAD, según el cual dicha propuesta, permanece abierta para su evaluación y aceptación durante la vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta, so pena de hacerla efectiva si el OFERENTE la retira o se niega a firmar el contrato a él adjudicado, salvo que este retiro obedezca a la configuración de una causal de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente. El oferente deberá tener en cuenta que su propuesta incluya todos los costos necesarios para desarrollar el contrato. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS
Las propuestas debidamente marcadas deberán ser entregadas personalmente por el OFERENTE o su representante, únicamente en la fecha, horario y lugar indicados en el resumen ejecutivo. Las propuestas que llegaren por fuera de dicha fecha y horario señalados, no serán recibidas. Al finalizar la entrega, se levantará un acta donde se consignarán los nombres de los OFERENTES, el valor total cada propuesta, el número de las pólizas de seriedad, la vigencia, el valor asegurado y el nombre de las compañías aseguradoras. El acta deberá ser suscrita por los representantes de la Universidad que allí intervengan y por los OFERENTES o sus delegados. 1.15
OBLIGACIÓN DEL OFERENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES
Los OFERENTES están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que encuentren en estos términos de referencia, y están en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes. Si en el desarrollo del contrato se encuentra que no se incluyó un elemento o servicio indispensable para la ejecución y buen funcionamiento del mismo, el contratista deberá suministrarlo, previa solicitud de la Universidad. El hecho de que la Universidad no observe errores u omisiones en los términos de referencia, no libera al contratista de su obligación de brindar satisfactoriamente el servicio en las fechas y condiciones estipuladas. Si durante el proceso de la invitación se expidiera alguna regulación que pueda afectar los términos o el proceso de selección del contratista, están en el deber de informarla, para que la Universidad tome los correctivos pertinentes.
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1.16
RETIRO DE LAS PROPUESTAS
Después de entregada la propuesta a la Universidad, no se permitirá el retiro total o parcial de los documentos que la componen; los cuales serán devueltos dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de adjudicación del contrato, a solicitud del interesado, excepto la del OFERENTE favorecido.
1.17
RIESGOS
Durante la ejecución del contrato se pueden presentar circunstancias por parte del contratista que lleven a un incumplimiento del contrato, total o parcial, como también que pongan en riesgo a la Universidad por daños a terceros o la falta de pago de salarios y prestaciones sociales del personal que dispongan para cumplir con el objeto del contrato. Se tipificó un riesgo legal y operacional que surge en el momento en que se presenta incumplimiento de parte del Contratista de los parámetros de ejecución especificados en el presente documento “Términos de referencia”, su anexo técnico y en el Contrato a celebrar; costos de operación, mantenimiento de equipos, insumos, mayores a los proyectados; interrupción de la ejecución del objeto contractual por acto u omisión del Contratista. Estos riesgos se estimaron proporcionalmente conforme a los porcentajes por los cuales el Contratista deberá cubrir los amparos de cumplimiento, salarios y prestaciones sociales y responsabilidad civil extracontractual. Los riesgos tipificados se asignarán al Contratista, de acuerdo con lo siguiente: a) Responsabilidad por perjuicios causados al personal dispuesto por el Contratista para la ejecución del Contrato a causa del no pago de sus obligaciones con la seguridad social. Los perjuicios causados a trabajadores o subcontratistas que utilice el contratista para la ejecución del objeto contractual serán asumidos en un 100% por el CONTRATISTA con sus pólizas, y en caso de insuficiencia de las mismas asumirá el remanente. Comprometiéndose a no vincular a la Universidad de Antioquia en algún proceso judicial por estas causas. b) Sobrecostos en la ejecución del contrato por indebido control técnico, profesional, administrativo o financiero del CONTRATISTA. La ocurrencia de los eventuales atrasos y sobrecostos en el contrato a consecuencia de los distintos posibles eventos imputables al contratista, será asumida por parte del CONTRATISTA. El valor de los sobrecostos a consecuencia de un mayor valor en la ejecución del objeto contractual en estas circunstancias, serán asumidas en un 100% por parte del Contratista. c) Riesgo de operación: El CONTRATISTA está obligado a asumir todos los riesgos que se deriven de lo dispuesto en este Términos de referencia así mismo, los efectos favorables y desfavorables derivados de las variaciones en los precios del mercado de gastos de insumos y/o materiales, mano de obra, administración y todo lo relacionado para dar cabal cumplimiento al objeto de este proceso de selección. Estos estarán a cargo y riesgo del adjudicatario y asumirá el 100% de los riesgos de operación. d) Riesgo crediticio: Los efectos favorables y desfavorables de la alteración de las condiciones de financiación, como consecuencia de la variación en el entorno del mercado y
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la obtención de recursos para adelantar el objeto contractual será por cuenta y riesgo del CONTRATISTA y este deberá cubrir y soportar el 100% de la alteración de las condiciones financieras. 1.18
GARANTÍAS
El OFERENTE, a quien se adjudique el contrato de esta negociación, se obliga a constituir, a favor de la Universidad de Antioquia, garantías que amparen:
PORCENTAJE (VALOR ASEGURADO)
PÓLIZA
VIGENCIA Igual a la duración del contrato y cuatro (4) meses más contados a partir de la legalización del mismo.
Cumplimiento contrato
del
Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales Responsabilidad civil extracontractual. En esta póliza la Universidad debe figurar como asegurado y beneficiario adicional. Calidad del Servicio
1.19
Quince por ciento (15%) del valor total del mismo.
Este amparo deberá garantizar el cumplimiento del contrato, el pago de las multas que se convengan en el Contrato y el valor de la cláusula penal pecuniaria que se haga efectiva.
Diez por ciento (10%) del valor total del contrato.
Igual a la vigencia del mismo y tres (3) años más.
Quince por ciento (15%) del valor total del contrato
Igual a la vigencia del mismo, en la que debe figurar como asegurada y beneficiaria la Universidad de Antioquia.
Por una cuantía igual al quince (15%) del valor total del contrato
Igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
En la presente invitación, primará lo sustancial sobre lo formal, por ello no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del OFERENTE o soporten el contenido de la oferta y que no sean necesarios para la comparación o calificación de las propuestas. Los requisitos que se puedan subsanar, serán requeridos por la Universidad, dando un término razonable para ello o subsanados directamente cuando ello fuere posible, según los documentos aportados o que reposen en la entidad. Serán causales específicas de rechazo de propuestas las siguientes: a)
DE ORDEN JURÍDICO
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No tener, o no acreditar la suficiente capacidad jurídica para presentar la oferta o suscribir el eventual contrato que llegare a resultar del proceso con antelación a la fecha de cierre del mismo. Si la propuesta se presenta con posterioridad a la fecha y hora fijada para el cierre del proceso. Si la propuesta se entrega en un lugar diferente al establecido en la presente solicitud de oferta. Cuando el objeto social del oferente no corresponda o no esté directamente relacionado con el presente proceso. No tener las licencias de funcionamiento expedidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. La presentación de más de una (1) oferta por un mismo oferente o ser el Representante Legal o Socio de más de una sociedad participante en el presente proceso. Cuando se compruebe que un OFERENTE ha interferido, influenciado, u obtenido correspondencia interna, proyectos de concepto de evaluación o de respuesta a observaciones, no enviados oficialmente a los OFERENTES. Cuando se compruebe confabulación entre los OFERENTES que altere la aplicación del principio de selección objetiva. Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o tendientes a inducir a error a LA UNIVERSIDAD. Cuando la propuesta esté incompleta en cuanto omita la inclusión de información o de alguno de los documentos necesarios para la comparación objetiva de las propuestas y su respectiva asignación de puntaje, o solicitada su aclaración, se encuentre en la situación descrita. Cuando no presente o presente en forma incompleta, extemporánea o insuficiente, las aclaraciones solicitadas dentro del término establecido por LA UNIVERSIDAD en los términos de referencia, necesarias para la comparación objetiva de las propuestas y su respectiva asignación de puntaje. Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad. Cuando el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución y/o liquidación de sociedades. Cuando el OFERENTE esté incurso en la ley 550 de 1999 de Intervención Económica para la Reactivación Empresarial y acuerdos de Restructuración y demás normas que la modifiquen o complementen. Cuando el OFERENTE no presente la Garantía de Seriedad de la Propuesta. Cuando para esta misma selección se presenten varios propuestas por el mismo OFERENTE por sí o por interpuesta persona. Cuando la propuesta no cumpla con la integridad del objeto del presente proceso de selección. Cuando se verifique que el OFERENTE faltó a la verdad en la información suministrada en la propuesta. No obstante lo anterior, cuando se demuestre que el OFERENTE presentó documentos o información que no corresponda a la realidad, su propuesta será descalificada en cualquiera de las etapas en que se encuentre este proceso. Cuando esté hecho se detecte, luego de celebrado el contrato, será causal de terminación del mismo, sin perjuicio de las acciones contractuales y penales a que hubiere lugar. Cuando el OFERENTE se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad de las establecidas en la Constitución, la ley, al igual que en el acuerdo superior 395 de 2011 que regula lo relacionado con el conflicto de intereses del servidor público en la Universidad de Antioquia.
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b)
DE ORDEN TÉCNICO. No presentar los documentos de orden técnico requeridos para la comparación de las propuestas y la asignación de puntaje. No ofertar el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de seguridad detallados en los anexos 7-Mantenimiento preventivo; Anexo 8-Valor mantenimiento correctivo, Anexo 9: valor viáticos por grupo, y Anexo 10: suministros de repuestos. No ofertar los sistemas de seguridad que solicita la Universidad, para ampliar los diferentes sistemas que tiene instalados (cctv, alarmas, control de accesos, entre otros). No relacionar la programación y el número de personas que se asignarán para los relevos de alimentación No ofertar bajo las condiciones técnicas requeridas.
c)
DE ORDEN ECONÓMICO. Cuando el OFERENTE omita la presentación de los anexos 3, 4, 7-8-9-10, dichos anexos, además de ser presentados y foliados en la propuesta impresa, se deben entregar en medio óptico (CD/DVD) grabados en excel, de manera tal que se puedan verificar las fórmulas utilizadas. Cuando la propuesta presentada sea en forma parcial, no total. Cuando los precios de los servicios ofrecidos estén por debajo de las tarifas mínimas autorizadas por el Ministerio de Defensa Nacional, Decreto 4950 de 2007 y la circular externa 20147000000435 del 30 de diciembre de 2014, dada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial del proceso.
d)
OTRAS CAUSALES DE RECHAZO. En el evento en que LA UNIVERSIDAD haya solicitado al oferente por escrito con posterioridad a la presentación de la oferta, aclaraciones o explicaciones relacionadas con información de la misma y éste no dé respuesta dentro del término establecido para ello en el escrito de solicitud. Cuando el OFERENTE no cumpla con todos y cada uno de los indicadores financieros establecidos como requisitos en los presentes términos de referencia.
1.20
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, designará un comité de evaluación, que estudiará las propuestas y presentará un informe al Comité Técnico de Contratación para que éste a su vez, apruebe o impruebe su adjudicación. El Comité de evaluación examinará las propuestas para determinar: si los OFERENTES están habilitados para presentarlas, si los documentos se presentaron completos, si se entregó la garantía de seriedad requerida en vigencia y cuantía, así como en la calidad del beneficiario de la misma, si el OFERENTE cumple los requisitos exigidos, si la propuesta económica es coherente, incluyendo la totalidad de los costos previstos, si existen errores de cálculo, y en general si se ajustan a los documentos de la contratación. La Universidad podrá solicitar a los OFERENTES las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables para la respectiva evaluación, para lo cual les fijará un
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término perentorio y en caso de no ser atendidas por éstos, las respectivas ofertas serán rechazadas. En todo caso, las propuestas son inmodificables, salvo en las correcciones aritméticas a que haya lugar. Durante el estudio de las propuestas no se permitirá injerencia alguna de los OFERENTES. Cualquier oferente que trate de incidir, influenciar o informarse individualmente sobre el análisis de las ofertas, será descalificado y su oferta no será tenida en cuenta. 1.21
PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN
Una vez revisada y realizada la evaluación jurídica, técnica, financiera y económica de las ofertas la comisión, presentará el informe al Comité Técnico de Contratación de la Universidad, para que ésta a su vez, apruebe o impruebe su adjudicación. La Comisión Evaluadora entregará al Comité Técnico de Contratación, un informe de evaluación, el cuál contendrá el análisis realizado por el comité y el puntaje final de la calificación de las propuestas; los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la Dirección de Logística y de Infraestructura por un término de cinco (5) días hábiles, para que los OFERENTES presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los OFERENTES no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Tanto los informes de evaluación, como la respuesta a las observaciones, se publicarán en el portal de la Universidad. En la evaluación de las ofertas, se tendrán en cuenta los factores y ponderaciones: “ECONÓMICO”: 45%; “EMPRESA: 55% Cuando existan discrepancias entre los precios unitarios y los precios totales incluidos en la lista de cantidades y precio del formulario de la propuesta, se podrá realizar la corrección aritmética. En todo caso la corrección sólo podrá efectuarse ante el error simplemente matemático o de ejecución de operación de tal naturaleza. Cuando el valor corregido aritmético sea superior al presupuesto oficial esta propuesta será rechazada.
1.22
CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento en que dos o más OFERENTES obtengan el mismo puntaje en la evaluación, la Universidad tendrá como criterios de desempate los siguientes: a) b)
1.23
El mayor puntaje en el factor “empresa”, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.5.2. En caso de persistir el empate, el mayor puntaje en el factor “económico”, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.5.1.
ADJUDICACIÓN
La Universidad de Antioquia, previos los estudios correspondientes y el análisis comparativo de las ofertas, basado en los aspectos legales, técnicos, financieros y económicos, adjudicará el contrato derivado de esta Invitación Pública, a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje, o haya cumplido la condición para el desempate establecida en el numeral anterior.
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La adjudicación se hará mediante Resolución motivada que se notificará al OFERENTE favorecido en la forma y términos establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia, Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014. La adjudicación es irrevocable y obliga tanto a la Universidad como al adjudicatario. El OFERENTE favorecido deberá notificarse personalmente de la adjudicación en el transcurso de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de expedición de la resolución, la cual será comunicada a los demás participantes por internet, fax o correo certificado. Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su elaboración, la Universidad de Antioquia hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados. En este evento, la Universidad podrá abrir un nuevo proceso de selección o adjudicar el contrato al OFERENTE calificado en segundo lugar, siempre y cuando la oferta sea favorable a la Institución, o citar a la mesa de negociación a los demás OFERENTES calificados en la lista de elegibles, de acuerdo con las reglas de juego que la Universidad establezca en su momento. 1.24
DECLARACIÓN DE DESIERTO EL PROCESO
La Universidad de Antioquia podrá declarar desierto el proceso licitatorio en los siguientes casos:
Por motivos que impidan la escogencia del contratista. Porque sobrevengan razones de fuerza mayor o caso fortuito. Porque se presenten graves inconvenientes que le impidan a la Universidad cumplir la obligación contractual futura. Por no presentarse ninguna propuesta. Por no resultar habilitada ninguna propuesta.
El hecho de presentarse un sólo OFERENTE o que uno sólo cumpla los requisitos, no será motivo para declarar desierto el proceso de contratación, siempre y cuando favorezca los intereses de la misma. La declaración de desierta de esta negociación no da derecho a los OFERENTES para solicitar indemnización alguna. 1.25
INTERVENTORÍA
La interventoría de la contratación que se derive de la presente negociación será realizada por la Universidad de Antioquia o por quien ésta posteriormente designe, acompañado por un experto en caso de ser necesario, y se regirá por la normatividad interna de la Institución: Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014; Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014, Procedimiento para la Interventoría de Contratos, (P-1030-002), Manual Básico de Interventoría, (M-2000-002) y por la normatividad externa emitida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada: DecretoLey 356 de 1994 (por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada), Decreto 3222 de 2002 (por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada contenido en el Decreto-Ley 356 de 1994 y se dictan otras disposiciones), Decreto 4950 de 2007 (Por el cual se fijan las tarifas mínimas para el cobro de los servicios de vigilancia y seguridad privada prestados por las empresas y/o cooperativas de vigilancia y seguridad privada); Decreto
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4650 de 2006 (por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1111 de 2006 y se dictan otras disposiciones); la Ley 1111 de 2006 (por la cual se modifica el estatuto tributario de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales); Ley 1539 de 2012 (por la cual se implementa el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego y se dictan otras disposiciones), Decreto 0738 de 2013 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1539 de 2012 y se dictan otras disposiciones), Circular Externa 20131100000015 de 2013 (de servicios de vigilancia y seguridad privada); Circular No. 20147000000435 del 30 de diciembre de 2014 (Tarifas aplicables a los servicios de vigilancia y seguridad privada para el año 2015), demás normas que las modifiquen o complementen. 1.26
REAJUSTES
A partir del primero de enero de cada año habrá un reajuste del valor de los servicios a facturar, en un porcentaje equivalente al aumento que para el salario mínimo legal decrete el Gobierno Nacional para ese año. Igual procedimiento se utilizará para el personal (Supervisores, Auxiliares de supervisión, Analista de riesgo, Ingeniero de Soporte, Operadores de medios Tecnológicos, Técnico de Campo, vigilantes y otros que se llegarán a necesitar. En el anexo 4 se trabajó con un valor estimado del 5.5%, pero el reajuste se realizará efectivamente, por el legamente establecido por el Gobierno Nacional.
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20 CAPÍTULO 2: REQUISITOS LEGALES
2.1 CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN ESTE PROCESO Podrán participar con sus ofertas en este proceso las personas jurídicas, en forma independiente que: No tengan inhabilidades ni incompatibilidades para contratar según lo establecido en la Constitución Nacional, la Ley, y por el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014), el Acuerdo Superior 395 del 21 de junio de 2011 (por el cual se regula el conflicto de intereses del servidor público en la Universidad de Antioquia). Estén radicadas en Colombia, dedicadas al servicio de vigilancia. Cumplan con los requisitos señalados en los términos de referencia de la presente invitación, Se encuentren debidamente constituidas y registradas en la Cámara de Comercio de su domicilio principal, antes de la fecha de apertura de la invitación, consideradas legalmente capaces de contratar, de acuerdo con la Constitución. Acrediten la licencia de funcionamiento vigente, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del Ministerio de Defensa Nacional, Se hayan constituido por lo menos diez (10) años antes de la fecha de apertura de este proceso y deberán acreditar que el término de duración de la sociedad, no será inferior al máximo plazo de cumplimiento de las garantías, exigidas y un (1) año más. No se encuentren en ninguna de estas situaciones: Cesación de pagos, Concurso de acreedores o embargos judiciales, liquidación o cualquier otra circunstancia que justificadamente permita a la Universidad presumir incapacidad o imposibilidad jurídica, económica, moral o técnica del OFERENTE para cumplir el objeto del contrato en forma independiente, No aparezcan en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República (Artículo 85 de la Ley 42 de 1993 y Artículo 60 de la Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías), lo cual será verificado directamente por la Universidad. Estén inscritas, clasificadas y calificadas en el Registro Único de OFERENTES de la Cámara de Comercio de su domicilio principal, de conformidad con la clasificación de códigos adoptado por el decreto 1082 del 2015, tal como se detalla a continuación. GRUPO (F) SERVICIOS
SEGMENTO (92) SERVICIO DE DEFENSA NACIONAL, ORDEN PÚBLICO, SEGURIDAD Y VIGILANCIA
FAMILIA (10) ORDEN PUBLICO Y SEGURIDAD
La inscripción debe estar vigente y el certificado deberá haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección. Si se prorroga dicha fecha, esta certificación valdrá con la fecha inicial de cierre.
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2.2 CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES Para la presentación de esta propuesta NO SE PERMITIRÁN los Consorcios o Uniones Temporales.
2.3 SEDE DE OPERACIONES EN EL VALLE DE ABURRÁ Para participar en este proceso y para atender las obligaciones que se deriven del contrato que se llegue a firmar, el OFERENTE deberá disponer al menos de una sede de operaciones en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada mediante licencia de funcionamiento vigente. Lo anterior debido a que el servicio de vigilancia requiere de atención inmediata a los eventos que se presenten, lo que obliga al contratista a mantener una infraestructura, equipos y personal disponible al momento de ser requerido, con tiempos de respuesta no superiores a 2 horas en la mayoría de los casos. Desde dicha sede se ejercerá la dirección y administración del contrato, tanto de la vigilancia física como del monitoreo de alarmas, razón por la cual deberá disponer de una organización administrativa que dé cuenta de la atención a requerimientos inmediatos, además que cuente con una infraestructura organizativa, con personal dispuesto para el funcionamiento de la misma, con archivos, equipos, muebles y personal dispuesto para el servicio que brindan; la Universidad verificará dicho requisito, a través de una visita. De acuerdo con lo anterior, el OFERENTE deberá anexar una carta orgánica en la cual se incluya un organigrama del personal de la Sede Medellín o su área Metropolitana con sus respectivas líneas de mando. Durante la visita se hará la verificación de los contratos laborales en forma aleatoria. Para la verificación de los espacios donde se tienen los caninos, el personal que asigne la Universidad visitará las instalaciones para determinar que se cumple con todos y cada uno de los requerimientos establecidos para estos espacios.
2.4 DOCUMENTOS A ANEXAR A LA PROPUESTA Correspondientes a los capítulos 1 y 2 (favor anexarlos en estricto orden). La propuesta debe incluir en cada ejemplar, los siguientes documentos e indicar para cada uno el folio en el que se encuentra en la propuesta.
Documento Carta de propuesta
presentación
Observación de
Suscrita por el Representante Legal de la Compañía o su apoderado; la suscripción de la carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación, legalidad y conocimiento de todos los documentos de la invitación Utilizar el modelo de carta de presentación contenido en el ANEXO No. 1
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Número de Folio.
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Documento
Observación
Autorización de la Junta Directiva u órgano societario correspondiente.
Cuando el valor de la propuesta supere las facultades del Representante Legal, debe presentarse la certificación en la que conste que está autorizado por la Junta Directiva, Asamblea de Socios, u otro organismo competente, para representarla y contratar como mínimo por el valor de la oferta. La anterior certificación no deberá tener una anterioridad superior a un (1) mes, contado con antelación a la fecha de apertura de la presente invitación.
Certificado de Existencia y Representación Legal
Expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio. La fecha de expedición no mayor a un (1) mes anterior a la fecha de cierre del proceso. El objeto social deberá incluir las actividades principales objeto de la presente invitación, deberán haber sido constituidas por lo menos diez (10) años antes de la fecha de apertura de la presente invitación y acreditar que el término de duración de la misma no sea inferior al máximo plazo de cumplimiento de las garantías exigidas y un (1) año más.
Certificado de inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de OFERENTES de la Cámara de Comercio de su domicilio principal.
Póliza de garantía de seriedad de la propuesta
Este documento servirá de soporte para la evaluación de la antigüedad de la empresa, la cual se medirá por el tiempo de permanencia de la empresa en el mercado, estipulada en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio. El certificado deberá estar debidamente actualizado por la Cámara de Comercio que corresponda a su domicilio principal, con no más de un (1) mes de expedición. La inscripción en el registro tendrá que ser anterior a la fecha de apertura del presente proceso de contratación. Este documento será el soporte para validar la clasificación establecida en el numeral 2.1 y la capacidad financiera del OFERENTE. La propuesta deberá acompañarse del original de una garantía de seriedad de la propuesta a favor de la Universidad de Antioquia, otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o por una entidad bancaria, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial, y una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha y hora de cierre de la presente invitación. Con la propuesta se debe anexar la póliza y el recibo de cancelación de la prima correspondiente. En caso de ampliación del plazo de presentación de las propuestas, los OFERENTES se comprometen a ampliar la garantía por el mismo término,
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Número de Folio.
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Documento
Certificado de Antecedentes Fiscales Compromiso anticorrupción
Copia legible de la licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de conformidad con lo establecido en los artículos 11 y 13 del Decreto 356 de 1994, cuyo objeto social consista en la prestación remunerada de servicios de vigilancia y seguridad privada con arma y sin arma. Autorización expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para operar medios tecnológicos a través de Centrales de Monitoreo Autorización expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para desarrollar la actividad con medios caninos,
Observación contado a partir de la fecha de ampliación. Expedido por la Contraloría General de la República o impreso de la página Web:www.contraloria.gov.co Los OFERENTES deben suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el Anexo 14 en el cual manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado Colombiano contra la corrupción. Debe estar vigente a la fecha de cierre de la presentación de la propuesta. En el caso de que al OFERENTE favorecido con la adjudicación de la propuesta se le venza la licencia de funcionamiento, éste se comprometerá a presentarla a la Universidad debidamente renovada antes de la firma del Contrato.
Debe estar vigente a la fecha de cierre de la presentación de la propuesta. En el caso de que al OFERENTE favorecido con la adjudicación de la propuesta se le venza la autorización, éste se comprometerá a presentarla a la Universidad debidamente renovada antes de la firma del Contrato. Debe estar vigente a la fecha de cierre de la presentación de la propuesta; en el caso de que ésta venza, el OFERENTE se comprometerá a presentarla a la Universidad debidamente renovada antes de la firma del Contrato. Para todos los casos el OFERENTE debe acreditar que cumple con todos criterios de adiestramiento y evaluación de caninos, establecidos en la Resolución de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada No. 2852 de agosto de 2006 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1539 de 2012 y se dictan otras disposiciones), 3776 de junio de 2009 (por la cual se fijan criterios de adiestramiento y evaluación de caninos para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con medio canino), demás normas que las modifiquen o complementen. Arrendamiento o alquiler: El OFERENTE que requiera arrendar o alquilar medios caninos para el servicio de vigilancia requerido por la Universidad, así lo deberá indicar, comprometiéndose a dar cumplimiento a lo
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Documento
Certificación de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego, según lo establecido en la ley 1539 del 26 de junio de 2012, mediante la cual se implementó el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego Resolución Vigente o solicitud de aprobación de uniformes y distintivos.
Copia legible de la resolución expedida por el Ministerio Protección Social para laborar horas extras.
Certificado de afiliación a la Red de Apoyo de policía Metropolitana del Valle de Aburra vigente Certificación de pago de parafiscales y aportes al Sistema de Seguridad Social
Observación estipulado en el artículo 72 de la Resolución 2852 del 8 de agosto del 2006 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1539 de 2012 y se dictan otras disposiciones), o demás normas que la modifiquen o complementen emitidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Es decir solo podrán subcontratar, cuando por necesidades del servicio no se cuente con el número de caninos suficientes para el cumplimiento de un contrato. El certificado debe ser expedido por las ARL (Administradora de Riesgos Laborales) a la cual estén afiliados los trabajadores. En atención a lo establecido en el artículo 1 del decreto 018 de 2015 el cual modificó el artículo 8 del Decreto 0738 del 17 de abril del 2013, se amplió el plazo para obtener dicho certificado hasta el 31 de diciembre de 2015, por lo anterior el OFERENTE deberá certificar que se compromete a entregar la relación del personal certificado por la ARL. Debe estar vigente a la fecha de cierre de la presentación de la propuesta. Se aclara que para la Universidad no es requisito el uso del kepis. Debe encontrarse vigente a la fecha de cierre del proceso. En el caso de que al OFERENTE favorecido con la adjudicación de la propuesta se le venza la Resolución expedida por el Ministerio de Protección Social, éste se comprometerá a presentarla a la Universidad debidamente renovada antes de la firma del Contrato. El OFERENTE deberá aportar una certificación vigente expedida por la red de apoyo de la Policía Nacional Metropolitana del Valle de Aburrá, en la que conste su vinculación a ésta. En dicha constancia deberá señalarse la razón social del oferente. En original, expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista, de acuerdo con los requerimientos de la Ley o por el representante legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-. Dicho documento debe certificar que a la fecha de presentación de su oferta ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6)
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Documento
Certificación expedida por la Junta Central de Contadores
Certificación por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de no sanciones
Póliza vigente de responsabilidad civil extracontractual Certificación de investigación de antecedentes laborales
Observación meses (y que se encuentra a paz y salvo), contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. Diligenciar Anexo No. 11 Se deberá allegar el certificado donde conste la inscripción y antecedentes disciplinarios vigentes del Revisor Fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, copia de la tarjeta profesional del contador público responsable de la suscripción de la certificación de cumplimiento artículo 50 ley 789 de 2002. Expedida dentro de los tres (3) meses anteriores a la fecha de apertura de la presente invitación pública, en la que se indique si ésta le ha impuesto sanciones durante los últimos dos (2) años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, señalando el acto administrativo debidamente ejecutoriado. De acuerdo a lo establecido en el Decreto 356 del 11 de febrero de 1994, que cubra adicionalmente los riesgos, daños y lesiones causados a tercero por caninos. Expedida por el Representante Legal de la firma OFERENTE donde certifique que realizará una investigación de antecedentes personales y laborales ISP (Investigación de Seguridad Personal) a todo el personal que se asigne para prestar el servicio en la Universidad. Esta información será susceptible de verificación por parte de La Universidad de Antioquia cuando lo considere pertinente. La información referente a los Estados financieros se examinará con la información que aparezca actualizada en el RUP.
Estados Financieros
Copia de Adendas recibidas Certificación suscrita por el representante legal de la Empresa, sobre el personal Programación y número de personas para cubrir los relevos de alimentación
Esta información es la base para el análisis de los Indicadores financieros. En caso de presentarse. Deberá indicar que en caso de que se le adjudique el contrato, cumplirá con el personal requerido para la prestación de los servicios exigidos en estos términos de referencia. Este requisito se debe diligenciar en el formato que considere el OFERENTE.
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DESCRIPCIÓN
OBSERVACIÓN
Propuesta Económica Certificaciones en instalación y administración de hardware y software relacionado con seguridad electrónica. Licencia de polígrafo según Resoluciones 2852 del 2006, 2417 de 2008, o la última norma expedidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que rija el tema o del convenio con una entidad autorizada por la misma, para prestar este servicio Certificación en la que se indiquen las fechas que tiene estipulado, para el pago de las obligaciones laborales de su personal
Anexo No. 4
Certificados de Experiencia en contratos similares
Ver tabla del numeral 4.1
La Universidad en el caso que lo considere pertinente podrá exigir la aplicación de la prueba de polígrafo al personal que preste el servicio y que resulte involucrado en situaciones que vulneren la seguridad.
Certificación suscrita por el representante legal
Se debe acreditar un máximo de cinco (5) contratos, ejecutados y terminados durante los últimos cinco (5) años, contados antes de la fecha de cierre de la presente invitación. El Certificado debe ser suscrito por el Jefe de Vigilancia de la empresa contratante o quien haga sus veces, de acuerdo con lo especificado en el Anexo No. 2.
Relación de personal para relevos de alimentación y programación de los mismos Para el medio de transporte para la prestación del servicio de supervisión, cuando no sea suministrado por la Empresa de Vigilancia, deberá certificar el valor mensual a pagar por este. Hojas de vida y certificaciones de formación Matriz de Riesgos
Certificar cual será el valor que pagará por arrendamiento de moto o carro, (Anexo 12) Dichos valor se deben incrementar anualmente de acuerdo al porcentaje de incremento del salario mínimo legal, a partir del 1 de enero de cada año. Coordinador técnico y técnicos de campo Anexo 16.
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Número de Folio
2.5 NORMATIVA Los servicios de vigilancia y seguridad privada, en cuanto a la remuneración del talento humano se refiere, está reglamentado y regulado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, (Decreto 4950 del 27 de Diciembre de 2007 ―Por el cual se fijan las tarifas mínimas para el cobro de los servicios de vigilancia y seguridad privada prestados por las Empresas y/o cooperativas de vigilancia y seguridad privada), en su artículo primero señala como objetivo del mismo, fijar las tarifas mínimas para el cobro de servicios de vigilancia y seguridad privada por parte de las empresas y cooperativas prestadoras del servicio, con armas y sin armas que utilizan el medio humano y/o medio canino y que se encuentran bajo el control, inspección y vigilancia de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El artículo segundo, ibídem, establece como tarifas mínimas para el cobro de servicios de vigilancia y seguridad privada veinticuatro (24) horas, treinta (30) días al mes. En igual sentido la circular externa No. 20147000000435 de fecha 30 de diciembre de 2014, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, determina la tarifa mínima regulada para el año 2015. El artículo 46 de la Ley 1607 de 2012 ―Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones) que modifica el artículo 462-1 ― Establece la Base gravable especial, para el servicio de vigilancia, El Contratista deberá cumplir la normativa colombiana e internacional aplicable, que regule las condiciones objeto del presente contrato, pues con la presentación de la oferta acepta que las conoce íntegramente. Para efectos ilustrativos, a continuación se relacionan las principales normas que deberá cumplir en la ejecución del contrato.
Decreto 1443 de 31 de julio 2014. Ministerio del trabajo. Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Decreto 614 de 1984. Presidencia de la República de Colombia, por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país.
Resolución 1016 De 1989. Los Ministros de Trabajo y Seguridad Social y de Salud. Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país, en concordancia con la Resolución 2646 de 20118 del Ministerio de la Protección Social.
Manual de seguridad ocupacional y ambiental en la contratación de la Universidad de Antioquia.
Ley 1562 de 11 de julio de 2012. Congreso de Colombia. Por el cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
28 CAPÍTULO 3: CONDICIONES TÉCNICAS Servicio de vigilancia física por grupo
3.1
SERVICIO DE VIGILANCIA FÍSICA POR GRUPO
Con el objeto de facilitar el proceso de interventoría, así como la prestación del servicio, la Universidad de Antioquia tiene establecidos las siguientes necesidades de servicios: 3.1.1
CIUDAD UNIVERSITARIA: GRUPO I
Este grupo lo conforman todos los puestos que se tienen asignados actualmente a la vigilancia privada en las Instalaciones de la Ciudad Universitaria, ubicada en la calle 67 No 53 – 108 detallados en el Anexo No. 3-PUESTOS DE TRABAJO, (Grupo I); además, los puestos que en el futuro la Universidad necesite en estas mismas instalaciones y en las mismas modalidades. 3.1.2
DEPENDENCIAS EXTERNAS: GRUPO II
Este grupo lo conforman todos los puestos ubicados en las instalaciones de la Universidad de Antioquia que se encuentran dentro del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Ciudad de Bogotá y algunas haciendas, tal como se detalla en el Anexo No. 3- PUESTOS DE TRABAJO POR GRUPO (Grupo II); además, los puestos que la Universidad necesite en un futuro, ubicados en este grupo y en las mismas modalidades. La ubicación de las sedes externas es la siguiente:
Sede
Dirección
Ciudad/Municipio
Facultad de Medicina Facultad de Odontología Facultad de Enfermería Facultad Nacional de Salud Pública
Carrera 51D N° 62 – 29 Calle 64 N° 52 – 59 Calle 64 N° 53 – 09 Calle 62 N° 52 – 59
Medellín Medellín Medellín Medellín
Sede de Investigación Universitaria
Carrera 53 N° 61 – 30
Medellín
Placa Deportiva Área de la Salud Ciudadela Robledo Laboratorio Arqueológico Programa Enfermedades Tropicales Centro de Servicios Pedagógicos Edificio San Ignacio
Carrera 52 N° 61 – 76 Carrera 75 N° 65 – 87 Calle 62 N° 50 A – 28 Carrera 50 A N° 63 – 85 Carrera 50 A N° 63 – 96 Carrera 44 N° 48 – 72
Medellín Medellín Medellín Medellín Medellín Medellín
Antigua Sede de la Escuela de Derecho
Carrera 43 N° 48 – 44
Medellín
Hacienda el Progreso
Municipio de Barbosa, Corregimiento Barbosa Hatillo Calle 65 N° 55 – 46 Medellín
Parque del Emprendimiento Lote Gil y Gil Parque de la Vida
Carrera 34 No 65-15, Barrio Villa Medellín Hermosa Carrera 51D N° 62 – 42 Medellín
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Sede de Posgrados
Cl. 10 sur No. 50E-31
Medellín
Edificio de Extensión Edificio Antioquia
Cra. 52 con Calle 71 Cra. 50 No. 52-25
Medellín Medellín
Hacienda la Candelaria Casa Bolívar Casa Vida
Municipio de Caucasia Carrera 51 No. 62 – 13 -15 Calle 56 No. 45-58
Caucasia Medellín Medellín
Casa Bogotá
Carrera 21 No 35-53, Barrio La Bogotá soledad Frontino
Planta de Alcohol Notas:
a) Las sedes de Casa Bolívar y el Centro Internacional de Idiomas funcionan exclusivamente con seguridad electrónica, pero a futuro podría requerirse vigilancia física.
3.1.3
SEDES REGIONALES Y NACIONALES: GRUPO III
Este grupo lo conforman todos los puestos ubicados en las instalaciones de la Universidad de Antioquia que se encuentran por fuera del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, detallados en el Anexo No. 3Puestos de trabajo por grupo (Grupo III); además, los puestos que la Universidad necesite en un futuro y que estén ubicados en las regiones del Departamento de Antioquia, por fuera del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, o en cualquier lugar del país, en las mismas modalidades. Su localización es la siguiente: SEDE
DIRECCIÓN
Seccional Urabá (Turbo)
Calle 104 entre carrera 18A y 19, Barrio Jesús Mora
Seccional Urabá (sede ciencias del mar) (sede Tulenapa) Seccional Bajo Cauca (Caucasia)
Carrera. 28 No. 107 – 49 Barrio La Lucila Km 1 vía Carepa - Apartado Calle 22 N° 20 – 84, entrada contigua la Vivero Municipal
Seccional Magdalena Medio (Puerto Berrio)
Sede Occidente (Santa Fe de Antioquia) Sede Norte (Yarumal)
Salida a Medellín, Barrió El Cacique (Antiguo Campamento de Obras Públicas) Kilómetro 6, vía Rionegro - La Ceja Granja ITA, Juan de Dios Uribe, Salida hacia Medellín, Km. 4 Calle 9 N° 7 – 36, diagonal al comando de Policía Carrera 21, entre calles 19 y 21
Sede Oriente Lejano (Sonsón)
La Pinera, Vereda Rio Arriba
Sede Nordeste (Amalfi y Segovia)
Amalfi: Calle Santander N° 18 – 80 Segovia: Unidad educativa barrio la Salada
Casa Bogotá
Carrera 21 No 35 53, Barrio la Soledad
Seccional Oriente (Carmen de Viboral) Seccional Suroeste (Andes)
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Lote Arboletes- antiguo lote Radio Faro
Paraje las Dolencias, vereda el Uvito
Estación Piscícola
San José del Nus, vereda el Porvenir
Notas: a)
La sede de Santa Fe de Antioquia, funciona exclusivamente con seguridad electrónica, pero a futuro podría requerirse vigilancia física. Las sedes del Nordeste son de responsabilidad de los Municipios respectivos.
Además de los sitios indicados en los tres grupos arriba descritos, la Universidad podrá solicitar que el servicio se preste en otros lugares, en los que la Universidad esté realizando algún tipo de evento. 3.1.4
OTROS SERVICIOS DE PERSONAL REQUERIDOS
Además de los vigilantes y supervisores, la Institución requiere para la ejecución del contrato de un grupo de apoyo con dedicación exclusiva para la prestación de servicios en la Universidad formado por los siguientes cargos: auxiliares de supervisión, operadores de medios tecnológicos, analista de riesgos, Ingeniero de Soporte para Medios Tecnológicos, técnico de campo; dichos cargos serán cotizados en el ítem Anexo No. 3-Puestos de Trabajo por Grupos (Personal Adicional) Este personal, se debe cotizar teniendo en cuenta, el costo laboral (salarios, más prestaciones sociales). Cada oferente deberá detallar en el º mencionado en el párrafo anteriorl porcentaje de A.I.U que cobrará por estos servicios Con lo anterior se da cumplimiento a lo estipulado en el numeral 2 de la circular 20147000000435 del 30 de diciembre de 2014 , expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en la que manifiesta que la demanda de personal adicional se debe reconocer en el precio final, por lo menos el costo laboral.
3.2
NECESIDAD Y DISTRIBUCIÓN DEL SERVICIO
De acuerdo con las necesidades del servicio, la Universidad podrá variar (aumentar o disminuir) el número de vigilantes y la modalidad del mismo para la prestación del servicio. La Universidad de Antioquia podrá redistribuir el personal de vigilancia en otros puestos de trabajo de acuerdo con sus necesidades (movimientos internos). La Universidad podrá solicitar la ROTACIÓN de personal de vigilancia cada 4 meses en Ciudad Universitaria o en cualquiera de sus sedes, sin que tenga que mediar justificación previa por parte de la Universidad.
3.2.1 SUPERVISIÓN El servicio de supervisión se requiere de la siguiente manera:
Grupo I (Ciudad Universitaria) se exigirá un Supervisor localizado permanentemente en la Ciudad Universitaria durante las veinticuatro (24) horas del día de lunes a domingo (Incluyendo días festivos).
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Grupo II (sedes del Área Metropolitana, incluyendo la Hacienda del Progreso, ubicada en el corregimiento del Hatillo del Municipio de Barbosa) realizando ronda permanente por las diferentes sedes, además cuando lo requiera la Universidad se pueda desplazar a cualquier sede del Grupo III.
Grupo III (sedes regionales): No requiere asignación exclusiva para la Universidad, pero el oferente debe entregar con la propuesta el procedimiento y periodicidad de visitas a las sedes. Otras visitas: El Analista de Riesgos deberá realizar por lo menos 2 visitas a cada sede regional por año, previa coordinación con el Líder del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes.
Para atender el servicio, los supervisores deben estar dotados de medios de comunicación y transporte (moto o carro), tal como se establece en el numeral 3.10. Es importante tener en cuenta que el servicio de supervisión está incluido en la tarifa del servicio de vigilancia, tal como se evidencia en la circular 20147000000435 del 30-12-2014, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, por lo anterior este es a cargo del oferente; sin embargo debe detallar en su propuesta en el Anexo No. 12-Certificacion de Pagos, el salario básico a pagar y el auxilio por medio de transporte, en caso de no ser suministrado por el contratista.
3.2.2 PERSONAL PARA RELEVOS DE ALIMENTACIÓN El Contratista deberá presentar en su propuesta, el número de personas que asignará para los relevos de alimentación de acuerdo al personal que preste el servicio de vigilancia en el grupo I; la remuneración estará a cargo del contratista al que se le adjudique el contrato. El OFERENTE debe informar el tiempo (en minutos) que tiene estipulado el personal para ingerir los alimentos. 3.3
CONDICIONES DEL PERSONAL REQUERIDO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El contratista deberá definir la persona que desde la empresa contratista será la responsable de coordinar los temas de: programación, permisos, facturación, nuevos servicios, solicitudes de cambios de personal, capacitación, bienestar del personal y otras novedades de tipo administrativo que requiere el servicio; esta persona bajo ninguna circunstancia podrá ser parte del grupo de personal que paga la Institución. Al inicio del contrato, el contratista deberá manifestar por escrito quien será la persona de la Empresa que asume dicho rol, y los mecanismos de comunicación entre las partes. Es importante anotar que el contratista, se compromete a efectuar los cambios y relevos de personal que presta el servicio a la Institución, cuando el interventor del contrato así lo solicite. La Universidad tendrá la facultad de reservarse los motivos dicha solicitud. El personal requerido para la prestación del servicio deberá cumplir con los siguientes requisitos:
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3.3.1 CONCEPTO
NIVEL EDUCATIVO
ROLES REQUERIDOS
INGENIERO DE SOPORTE
Profesional en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Informática o Ingeniería de telecomunic aciones.
OTROS REQUISITOS DE FORMACIÓN (EXIGIDOS POR LA SUPERINTEN DENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
Debe tener conocimie ntos en redes de datos, manejo de Bases de Datos, seguridad informátic a.
EXPERIENCI A
Experiencia de mínimo 1 año en administraci ón de equipos relacionados con
ANALISTA DE RIESGOS
Título de tecnólogo en investigación judicial o carreras afines a la criminalística.
OPERADORES DE MEDIOS TECNOLÓGIC OS
Título de Tecnólogo o Técnico en alguna de las siguientes formaciones: Sistemas, Electrónica, Telecomuni caciones.
TÉCNICO DE CAMPO
Título de técnico electricidad electrónica.
en o
Se acepta personal que esté estudiando alguna carrera profesional o técnica relacionada con electricidad o electrónica.
AUXILIAR DE SUPERVISIÓN
SUPERVISOR Título de Tecnólogo o Técnico en alguna de las siguientes formaciones: sistemas, electrónica, telecomunicacione s, investigación judicial, criminalística o carreras afines; En su defecto 2 años de experiencia en labores de supervisión.
Mínimo Grado 11 de bachillerato (aprobado) y formación técnica en cualquier área.
GUÍAS CANINOS Y/O GUARDAS DE SEGURIDAD
Mínimo Grado 11 de bachillerato (aprobado).
Contar con Matrícula CONTE, Clase TE-1
Curso básico para operador de medios tecnológico vigente
Mínimo tres (3) años de experiencia laboral en el campo de la seguridad y la investigación
Mínimo dos años experiencia la operación medios tecnológicos
(2) de en de
Curso básico para operador de medios tecnológico vigente Certificado de trabajo en alturas Los certificados relacionados en el numeral 4.1 del presente pliego para el cargo. Mínimo un (1) año de experiencia en sistemas de seguridad electrónica
Curso de supervisor vigente
Cursado y aprobado como mínimo el nivel de introducción y básico
Dos (2) años supervisión personal.
N.A
en de
Cursado y aprobado como mínimo el nivel de introducción y básico y/o curso de guía canino según a rol
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CONCEPTO
INGENIERO DE SOPORTE
ANALISTA DE RIESGOS
OPERADORES DE MEDIOS TECNOLÓGIC OS
TÉCNICO DE CAMPO
AUXILIAR DE SUPERVISIÓN
SUPERVISOR
GUÍAS CANINOS Y/O GUARDAS DE SEGURIDAD
seguridad electrónica.
Requerido para el servicio Tablet o pc portátiles
Requerido moto para el servicio Tablet o pc portátiles
Requerido servicio
para
el
MOTO O CARRO MEDIOS TECNOLÓGI COS
Tablet o pc portátiles
OTROS REQUISITOS
Situación militar definida, No tener antecedentes penales, Para analista de Riesgos y Supervisor deben tener pase vigente para conducir vehículo (carro y moto).
HABILIDADE S EN RELACIONES HUMANAS
Todo el personal requerido para la ejecución del contrato se relaciona al interior de la Universidad con: Administradores de sedes, estudiantes, profesores, empleados, jubilados, Contratistas, visitantes ocasionales, entre otros, por lo que se requiere de fuerte Orientación al cliente. En Ingeniero de Soporte, se relaciona particularmente con los proveedores de servicios en sistemas de seguridad, personal del área de Gestión Informática de la Institución, Operadores de medios tecnológicos, personal del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes. Para todos los roles se cuenta con los manuales operativos elaborados por la firma de Vigilancia, la capacitación, la Reglamentación Internas de la Universidad y el soporte del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes. El Ingeniero de Soporte, particularmente, cuenta con los manuales de los diferentes sistemas y la capacitación que le brinden los diferentes proveedores.
MARCO DE REFERENCIA
Tablet
Para la toma de decisiones cada persona, de acuerdo con su rol, deberá guiarse por los manuales operativos de supervisión y vigilancia, por los programas previamente establecidos y asesorado por el personal del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes de la Universidad cuando la situación amerite alguna flexibilidad.
LIBERTAD DE ACTUACIÓN
Para los cargos de Ingeniero de Soporte y Analista de Riesgos, particularmente deberán guiarse adicionalmente por las directrices que se impartan desde la interventoría del contrato asumida por el personal de la Universidad.
CONDICIONE S FÍSICAS
Correcta morfología y fisiología de los órganos de los sentidos o con sus adecuadas correcciones, estado físico general que no le impida desarrollar las actividades propias de su puesto.
Nota: El oferente seleccionado deberá entregar a más tardar a los 10 días hábiles, después del inicio del contrato, la información que se detalla a continuación, del personal con el que se prestará el servicio, donde se especifica información de las hojas de vida; esta información debe actualizarse cuando ingrese personal nuevo. Pruebas No. Nombres y Nivel CapacitaFecha visita Fecha Investigación Experiencia sicotécnicas Identificación apellidos Educativo ciones domiciliaria de Seguridad Personal aplicadas (…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
(…)
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34 3.3.2
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL ROL:
3.3.2.1 Ingeniero de soporte: Es responsable del soporte, revisión, documentación de todo lo concerniente al control de todos los sistemas de seguridad y de mantener comunicación permanente con la Interventoría del contrato, en cuanto a todo lo relacionado con seguridad electrónica (control de acceso, CCTV, sistema de alarmas, entre otros). Su jornada laboral será de 48 horas a la semana, en horario de oficina de lunes a viernes (no festivo), con disponibilidad para atender eventos en horarios no hábiles de su jornada laboral; deberá estar dotado con medio de comunicación (con minutos y plan de datos) y asumirá las siguientes funciones y responsabilidades:
Administrar las diferentes plataformas de Seguridad Electrónica de la Universidad de Antioquia (Control de acceso, CCTV, alarmas, etc.), tanto en la Ciudad Universitaria, como en las sedes externas y regionales.
Velar por el buen funcionamiento de las plataformas de seguridad electrónica, haciendo un monitoreo periódico y reportando anomalías al Líder de Seguridad.
Realizar la primera atención a anomalías encontradas en los diferentes sistemas, con el fin de intentar solucionar los problemas hallados.
Cuando no pueda resolver algún inconveniente, se debe coordinar el envío de una orden de servicio al contratista (mantenimiento correctivo) avalada por el líder de seguridad, para que personal certificado contratado para los mantenimientos, se encargue de la atención del incidente.
Elaborar el cronograma de mantenimientos preventivos a ser enviado al contratista encargado del ejecutar los mantenimientos.
Realizar seguimiento al cumplimiento de los mantenimientos tanto preventivos como correctivos.
Estar en contacto permanente con las diferentes dependencias involucradas para que los sistemas de seguridad electrónica funcionen correctamente.
Documentar las configuraciones, procedimientos y novedades relacionadas con la programación y el funcionamiento de las diferentes plataformas con que cuenta el Proceso de Seguridad.
Elaborar informes sobre el comportamiento de los sistemas o sobre estadísticas de los mismos, pedidas por alguna dependencia universitaria.
Coordinar actividades y procedimientos con los operadores de la central de monitoreo.
Realizar Back UPS periódicos de los diferentes sistemas de seguridad electrónica, garantizando su disponibilidad en caso de necesitarse.
Acompañar los diferentes proyectos de compra e implementación de nuevos sistemas de seguridad electrónica, así como su implementación y administración.
Tendrá prohibido copiar, distribuir, publicar reproducir, vender o compartir información, datos, imágenes, registros fílmicos, contraseñas sin la previa autorización expresa del Líder de Seguridad.
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3.3.2.2 Analista de Riesgos: Este laborará 48 horas a la semana, en horario de oficina de lunes a viernes (no festivo), con disponibilidad para atender eventos en horarios no hábiles de su jornada laboral; deberá estar dotado con medio de comunicación (con minutos y plan de datos) y vehículo (moto o carro) para que realice los desplazamientos sin dificultad alguna cuando se presente un evento por fuera de Ciudad Universitaria, donde será su ubicación principal durante la jornada laboral, y asumirá las siguientes funciones y responsabilidades:
El investigador tendrá bajo su responsabilidad el análisis de los comportamientos del personal de vigilancia que puedan favorecer el accionar delictivo al interior de las instalaciones de la universidad. Tendrá también una responsabilidad ante los entes del estado, con el aporte de pruebas bien trabajadas desde la investigación, recolección, embalaje y entrega en cadena de custodia de los elementos involucrados en los hechos que ocurran al interior de los espacios universitarios. Servirá de apoyo para la institución en casos en los cuales se haga necesaria la aplicación de investigación de hechos que afecten el normal desarrollo de las actividades académicas y que tengan como fin la aplicación del reglamento disciplinario a fin de minimizar los eventos particulares de estudiantes y docentes que afecten este aspecto. Ofrecerá una serie de análisis y recomendaciones que buscaran minimizar el impacto delictivo. Debe generar boletines con recomendaciones sobre diferentes temas de seguridad cada 2 meses y así mismo hacer capacitaciones y campañas de autocuidado en las diferentes dependencias según solicitud y cronograma que elaborará la universidad. Otros que se le asignen, acordes al rol que desempeña.
3.3.2.3 Operador de medios tecnológicos Este servicio se requiere 24 horas de lunes a domingo, y debe asumir las siguientes funciones:
Control y seguimiento del correcto funcionamiento de los equipos y medios tecnológicos controlados desde su puesto de trabajo., buscando prevenir o disminuir la ocurrencia de cualquier riesgo. Es responsable del cumplimiento de los controles administrativos establecidos por la Universidad. Recibir puesto al operador que termina su turno, incluyendo: elementos, consignas e información general. Brindar apoyo y soporte de primer nivel a los usuarios que se comuniquen con la Central de monitoreo. Operar y monitorear los diferentes sistemas tecnológicos que se encuentran en la central de monitoreo. Informar al Ingeniero de Soporte y al Líder de Seguridad, sobre alguna anomalía detectada en algún sistema de seguridad electrónica. Debe mantener comunicación permanente con el ejecutivo de servicios, los supervisores, jefes de puesto y vigilantes en cada uno de los puestos de trabajo. Será responsable de direccionar al personal de seguridad cuando se detecte por medio de algún sistema, falencias en la prestación del servicio. Deberán velar por la discreción y confidencialidad de la información que se maneja en la central de monitoreo. Tendrán prohibido copiar, distribuir, publicar reproducir, vender o compartir información, datos, imágenes, registros fílmicos, contraseñas sin la previa autorización expresa del Líder de Seguridad. Otros que se le asignen, acordes al rol que desempeña.
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36 3.3.2.4 Técnico de campo Este laborará 48 horas a la semana, en horario de oficina de lunes a viernes (no festivo), con disponibilidad para atender eventos en horarios no hábiles de su jornada laboral; deberá estar dotado con medio de comunicación (con minutos y plan de datos) y moto para que realice los desplazamientos sin dificultad alguna cuando se presente un evento por fuera de Ciudad Universitaria donde será su ubicación principal durante la jornada laboral; adicionalmente deberá contar con los elementos de protección, equipos y herramientas necesarias para la labor. Asumirá las siguientes funciones y responsabilidades:
Apoyar al Ingeniero de Soporte en las diferentes labores que éste le asigne. Atender solicitudes de fallas del sistema coordinadas por el Ingeniero de Soporte, evaluar el grado de la falla y hacer las reparaciones que estén a su alcance. En caso de fallas que se determinen por fuera de su alcance, deberá notificar de forma inmediata para solicitar el mantenimiento correctivo a que haya lugar. Configurar los sistemas de alarma a solicitud. Activar y desactivar claves a usuarios a solicitud. Realizar capacitaciones en sistemas de seguridad electrónica, según cronograma que establezca el interventor del contrato. Otros que se le asignen, acordes al rol que desempeña.
3.3.2.5 Supervisores Este servicio se requiere 24 horas de lunes a domingo, incluyendo festivos; deberá estar dotado con medio de comunicación (con minutos y plan de datos) y vehículo (moto o carro) para que realice los desplazamientos sin dificultad. Los supervisores deberán rotar entre Ciudad Universitaria y Sedes Externas cada 30 días. Deben estar facultados para desplazarse a cualquier sede Regional en caso de ser requerido durante su jornada laboral. Asumirá, entre otras las siguientes funciones y responsabilidades:
Control, supervisión y seguimiento de la correcta ejecución por parte de los vigilantes, de las medidas de control que prevengan o disminuyan la ocurrencia de cualquier riesgo. Instrucción y motivación permanente al personal a su cargo. Es responsable del cumplimiento de los controles administrativos a las personas y elementos al interior de las instalaciones, la Universidad requiere supervisores que acompañen y valoren la importante labor que desempeñan los vigilantes, pero también que velen por el buen servicio y el cumplimiento de las consignas y procedimientos que la Universidad implementa por ocasión del servicio de vigilancia. Buen trato y atención a los usuarios. Contacto permanente con el proceso de Gestión de la Seguridad a Personas. Apoyar al Analista de Riesgo en forma permanente. Otros que se le asignen, acordes al rol que desempeña.
Es importante tener en cuenta que el servicio de supervisión está incluido en la tarifa del servicio de vigilancia, tal como se evidencia en la circular 20147000000435 del 30-12-2014, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, por lo anterior este es a cargo del oferente. Para efectos de calificación, el oferente debe manifestar en su propuesta cuál es el salario básico a pagar al personal que desempeñe dicha labor. 3.3.2.6 Auxiliares de supervisión Este servicio se requiere para el apoyo en las porterías y/o eventos, que la Interventoría del contrato defina; para el servicio deberá contar con el medio comunicación definido por la Universidad en el presente Pliego de condiciones. Asumirá, entre otras las siguientes funciones y responsabilidades: INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
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Control y seguimiento a la correcta ejecución por parte de los vigilantes que presta el servicio en las porterías que le sean asignadas Buen trato y atención a los usuarios Es responsable del cumplimiento de los controles administrativos a las personas y elementos en cada una de las porterías. Debe tener permanente contacto con el supervisor. Apoyar, en caso de ser necesario, los eventos que programe la Universidad, según requerimiento del Proceso de Seguridad a Personas y Bienes. Otros que se le asignen, acordes al rol que desempeña
3.3.2.7 Guías caninos y/o guarda de seguridad Se prestará de acuerdo a las necesidades del servicio al interior o exterior de las diferentes sedes de la Universidad, según se requiera y asumen las siguientes funciones:
Ejecución de las medidas de control que prevengan o disminuyan la ocurrencia de cualquier riesgo. Realizar los controles de acceso Realizar las rondas en los puestos que lo requieran Redactar y entregar informes de novedades que se presenten durante la jornada laboral Cumplimiento de los controles administrativos y directrices impartidas por la Universidad Buen trato y atención a los usuarios
3.4 HORARIOS Por razones del servicio, la Universidad determinó que los horarios de trabajo para sus diferentes puestos son los que aparecen en el Anexo No. 3, los cuales deberán ser cumplidos rigurosamente, incluyendo sus extremos, es decir, efectivamente se iniciará y se terminará el turno en las horas indicadas. Dependiendo de la necesidad del servicio, la Universidad podrá modificar la modalidad de servicios, los turnos y horarios existentes. 3.5 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL El contratista establecerá la capacitación y el entrenamiento necesario para el personal que presta sus servicios y establecerá con el funcionario del Gestión de la Seguridad a Personas y Bienes, encargado de la Interventoría del contrato, las consignas particulares de acuerdo con las características de cada instalación. El contratista deberá enviar al Interventor del Contrato, durante el primer mes de iniciación del contrato, el programa de capacitación y entrenamiento (una cada mes), las actividades de formación y habilitación que realizará, las fechas en las que se llevarán a cabo. El interventor del contrato evaluará el programa de formación y le hará conocer a la firma de vigilancia los ajustes o complementaciones que debe efectuar antes de ejecutar el programa. Una vez ejecutada cada una de las actividades del programa, el contratista enviará al Interventor del Contrato la constancia de las capacitaciones y entrenamientos, junto con el registro de los asistentes y la evaluación efectuada a cada uno de ellos. El Interventor le informará al Contratista las falencias o debilidades que detecte en el desarrollo del programa de capacitación y las actividades que a su juicio considere que deben realizarse para garantizar la adecuada habilitación del personal de vigilancia vinculado al contrato con la Universidad de Antioquia y el término en el que estos se deben llevar a cabo, las cuales son de obligatorio cumplimiento para la firma de vigilancia. El personal que inicie labores en las diferentes sedes, deberá recibir inducción como mínimo de un (1) día para el conocimiento de consignas generales y particulares del puesto de trabajo y del servicio a prestar.
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38 3.6 AFILIACIÓN AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL El OFERENTE favorecido con la adjudicación del contrato que se derive de esta negociación se obliga a afiliar y mantener actualizadas las cotizaciones de sus empleados, a los regímenes de salud, pensión y riesgos laborales, de acuerdo con la Ley 100 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, y a efectuar los aportes parafiscales a que haya lugar. Mensualmente enviará al interventor, certificación expedida por Revisor Fiscal o Representante Legal donde conste que está al día en el pago de estos aportes. 3.7 AUTORIZACIÓN PARA LA UTILIZACIÓN DEL POLÍGRAFO En caso que la Universidad requiera realizar pruebas de poligrafía, el OFERENTE deberá dar cumplimiento a lo establecido en Artículo 2 de la resolución 2417 de 2008 emanada de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada que modifica el artículo 108 de la resolución 2852 de 2006, de la citada Superintendencia, que dice así: “Las empresas asesoras, consultoras e investigadoras en vigilancia y seguridad privada debidamente autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y las Empresas de Vigilancia Armada y sin armas que cuenten con la habilitación del servicio conexo de asesoría, consultoría e investigación en vigilancia y seguridad privada, como actividad complementaria de su objeto social, podrán prestar a terceros en forma remunerada, el servicio de poligrafía”. "El operador que practique examen de polígrafo, no requiere autorización o credencial expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. No obstante, la Entidad, en ejercicio de sus funciones de vigilancia y control, podrá verificar que el operador del servicio cuente con título que lo acredite para tal fin".
3.8
NORMAS PARA PRESTAR EL SERVICIO DE VIGILANCIA
El contratista prestará el servicio de: vigilancia física de conformidad con las normas legales vigentes, las funciones expresas en estos "Términos de Referencia para Solicitud Pública de Ofertas, Prestación del Servicio de Vigilancia", los manuales y procedimientos establecidos por el proceso de Seguridad a Personas y Bienes de la Universidad de Antioquia, las órdenes verbales o escritas, y las instrucciones generales y específicas que impartan quienes ejerzan la interventoría del contrato. En general, el contratista se compromete a atender las observaciones e instrucciones que se requieran para mejorar el servicio y la seguridad de los Directivos de la Universidad, las personas, las instalaciones, bienes y equipos que se encuentren custodiados en las instalaciones, así como a garantizar la permanencia del personal: Ingeniero de soporte, supervisores, analista de riesgos, operadores de medios tecnológicos, técnico de campo, auxiliares de supervisión, vigilantes, guías caninos y escoltas que hayan prestado satisfactoriamente el servicio a la Universidad, según criterio de la interventoría, entendiendo que este personal no podrá ser retirado o trasladado sin previo consentimiento del interventor del contrato, como tampoco podrá traer de nuevo a estas instalaciones personal que haya sido retirado por solicitud del interventor. El contratista prestará el servicio de reacción inmediata las veinticuatro (24) horas al día, todo el mes, en los casos de emergencia y eventualidades, con personal y parque automotor de patrullaje suficientes y disponibles, dotados con equipos de comunicación propia y disponibles en el perímetro urbano de Medellín, interconectados con las autoridades respectivas a través de la Red de Apoyo de la Policía Nacional. 3.9 INFORMES REQUERIDOS POR PRESTACIÓN DEL SERVICIO
LA
UNIVERSIDAD
DE
ANTIOQUIA
DURANTE
LA
El contratista debe elaborar y entregar en los términos aquí establecidos y a medida que avanza la INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
39 ejecución del contrato, los siguientes documentos e informes:
Elaborar un estudio de seguridad por cada sede (del numeral 3.1 del presente pliego y Anexo 3, grupos I, II, y III), el cual debe ser entregado por escrito, dentro de los ciento veinte (120) días calendario, siguientes a la iniciación del contrato, la Universidad podrá solicitar la actualización en su contenido en cualquiera de las sedes de operación del contrato, como también cuando sea necesario el cambio, traslado o apertura de una sede al igual se debe elaborar un estudio de seguridad dentro de los treinta (30) días calendario a la apertura de la sede. En ningún caso el cumplimiento del presente requerimiento, lo debe hacer el Analista de riesgo que contrate la Universidad. (posibilidad de multa)
Aviso inmediato en forma verbal por parte del vigilante, asignado por el contratista, de todo hecho anómalo que suceda tanto en su puesto de trabajo como en sus alrededores. Procederá luego a elaborar en forma escrita un informe que enviará dentro de las dos horas siguientes a la empresa de vigilancia contratista y al Proceso de Seguridad a Personas y Bienes de la Universidad.
Informe detallado por hurto de bienes muebles propiedad de la Universidad de Antioquia o de terceros, cuando éstos sucedan dentro de las instalaciones entregadas en custodia, de acuerdo con el formato diseñado por el proceso de Seguridad a Personas y Bienes, para tal efecto. Este informe debe ser entregado a más tardar, cuatro días hábiles después de haber tenido conocimiento del hecho. El responsable de las investigaciones es el analista de Riesgo que contrate la Universidad
Informe preliminar por daños a bienes muebles e inmuebles propiedad de la Universidad de Antioquia o de terceros, cuando estos suceden dentro de las instalaciones entregadas en custodia, de acuerdo con el formato diseñado por el proceso de Seguridad a Personas y Bienes, para tal efecto. Debe ser entregado a más tardar veinticuatro (24) horas después de sucedido el hecho. Incluye los daños por disturbios. Éste requerimiento es responsabilidad del Analista de riesgo que contrate la Universidad.
Informe por novedades que se presenten con personas de la Comunidad Universitaria o con particulares dentro de las instalaciones y en sus alrededores, y que afecten o no la seguridad de las instalaciones. Debe presentarse a más tardar doce (12) horas después de sucedido el hecho.
Reporte mensual consolidado de acciones y sanciones disciplinarias impuestas a los supervisores, vigilantes y escoltas que presten servicio en las instalaciones de la Universidad de Antioquia o a sus Directivos, cuando éstas surjan por faltas cometidas durante la jornada laboral.
Base de datos sistematizada con la información del personal de vigilancia que presta servicio en las sedes de la Universidad, definidas en los grupos I, II y III, de acuerdo con los requerimientos definidos por el Interventor del Contrato. Dicha base de datos debe ser actualizada mensualmente y debe tener la fotografía del empleado.
Diligenciar los formatos establecidos por el proceso de Seguridad a Personas y Bienes, en desarrollo de los procedimientos documentados para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, bajo la Norma ISO 9001:2008.
El incumplimiento en la entrega de los informes de que trata el presente numeral, en la oportunidad establecida para cada uno de ellos, generará una multa a cargo del contratista, equivalente a un (1) SMMLV, cada vez que se imponga. La imposición de la multa no exime al contratista de la entrega de los compromisos adquiridos y que motivaron la cuenta de cobro. Así mismo, solo utilizará personal asignado a la prestación del servicio en la Universidad, cuando la Institución lo permita.
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40 3.10 DOTACIÓN y OTROS El oferente al que se le adjudique el contrato, se compromete a mantener permanentemente y en buenas condiciones de operación toda la dotación requerida para el servicios tales como: uniformes, equipos de comunicación, armamento, equipos de invierno, linternas, detectores de metal, tonfas y demás que se lleguen a necesitar. Los equipos y elementos requeridos serán ubicados en los sitios señalados por la Universidad, el traslado entre sedes y la custodia de estos es responsabilidad exclusiva del contratista quien deberá garantizar durante el desarrollo del contrato la permanencia de los mismos en buenas condiciones y en el sitio acordado por las partes, situación que será verificada por el supervisor de planta de la Universidad. En el evento de daño, estos deberán ser reparados en un plazo no mayor a 24 horas o en su defecto, remplazarlos por uno de igual o de mejores características.
3.10.1 UNIFORMES El servicio de vigilancia para las instalaciones de la Universidad deberá ser prestado por personal debidamente uniformado, sin kepis, con placa de identificación, apellidos, medios y equipo de comunicación; y poseer los equipos y elementos de trabajo necesarios para desempeñar las funciones. El uniforme se debe suministrar desde el día del inicio del contrato, y a partir de esta fecha se debe hacer entrega de una nueva dotación cada cuatro meses; toda la dotación debe ser nueva. El servicio de guía canino, deberá proveerse según la normatividad vigente establecida en la Resolución 2852 del 2006. Todo vigilante que deba prestar su servicio a la intemperie, incluyendo las porterías de las diferentes instalaciones, deberá ser dotado de equipo de invierno, consistente en chaqueta y pantalón impermeable y botas plásticas. En general, todo puesto debe estar provisto de linternas, sombrillas, minuta y cada vigilante dotado de bolígrafo. La anterior dotación debe ser suministrada por el contratista. Para el personal que realice labores de seguridad electrónica tales como mantenimiento preventivo, correctivo e instalación de equipos, entre otros, deben tener casco con barbuquera, arnés de cuerpo entero, eslingas dobles y sencillas, línea de vida, además de la certificación vigente para trabajos en alturas nivel avanzado, y contar con los implementos tales como escaleras, andamios, conos y/o elementos que se requieran para los trabajos a realizar. Los escoltas, en caso de requerirse, deberán proveerse según normatividad vigente.
3.10.2 ARMAMENTO El armamento a utilizar para la prestación del servicio debe ser revolver calibre 38 según lo requiera la Universidad, con sus respectivos salvoconductos y registro de Indumil. Quien resulte favorecido deberá presentar al Interventor del Contrato, a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la suscripción del mismo, una relación (digital) de las armas que se destinarán para la prestación del servicio, acompañada con la fotocopia de salvoconductos vigentes de las mismas expedidos por autoridad competente, a nombre del contratista. Durante la ejecución del contrato, la interventoría del mismo podrá solicitar cambio del tipo de arma, en caso de considerarlo necesario, previa concertación con el contratista. Así mismo, el OFERENTE se debe comprometer a mantener actualizada la información que sobre este asunto repose en la Universidad, durante la vigencia del contrato que llegare a suscribirse. INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
41 Las armas y municiones para el Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada estarán sujetas a lo dispuesto en el Decreto 2535 de 1993 y demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
3.10.3 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN El sistema de comunicación para el servicio de vigilancia en la Universidad, está formado por equipos AVANTEL (móvil más celular), por tal motivo el Contratista al que se le adjudique el contrato, deberá contar con este sistema, el cual debe integrarse a la “flota” de la Institución y deberá estar habilitado para la entrada de llamadas celular. Para el Analista de Riesgos, Ingeniero de Soporte, Supervisores, Técnico de campo y auxiliares de supervisión el sistema debe contar adicionalmente con plan de datos. Todo servicio de vigilancia que la Universidad contrate, debe tener su respectivo medio de comunicación. Adicionalmente, se debe proveer manos libres según criterio de la Universidad. Los equipos de comunicación, deberán contar con la suficiente autonomía para el uso durante las 24 horas del día, sin interrupciones; para este fin, deberá contar con las baterías y cargadores suficientes para cumplir con el requerimiento. Estos sistemas deben permitir la comunicación permanente entre los diferentes puestos de Supervisor y Vigilante y entre éstos y el Contratista. La Interventoría de la Universidad de Antioquia verificará el adecuado funcionamiento del sistema de comunicaciones y podrá descontar de la facturación los servicios no prestados. El cargo fijo mensual y el costo de los equipos serán asumidos por el contratista. 3.10.4 SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Para la Universidad, es relevante que El CONTRATISTA cuente con un software para la administración del riesgo, que permita la identificación, categorización, análisis, evaluación y seguimiento de los riesgos en seguridad, que facilite la toma de decisiones con el fin de tratar, mitigar, transferir o aceptar dichos riesgos. Para tal fin, en caso de tenerlo, EL CONTRATISTA se debe manifestar por escrito en la propuesta, su intención de ponerlo al servicio de la Universidad, garantizando su plena funcionalidad, disponibilidad y soporte frente a algún inconveniente que se presente o inquietudes que se deriven de su uso, para tal fin diligenciar el Anexo No. 13 de la presente invitación Este ítem será objeto de asignación o no de puntaje en la calificación de la propuesta, tal como se define en el numeral 5.5.2.6
3.10.5 SISTEMA DE CONTROL DE RONDAS El CONTRATISTA deberá contar con un sistema de control de rondas para todos los servicios de vigilancia, descritos en el anexo 3 y que sean requeridos por la Universidad que contrate la universidad. El aplicativo debe permitir en forma digital realizar el seguimiento en línea (tiempo real) a los recorridos que el vigilante realice en el puesto de trabajo; además debe permitir la programación de rondas, con la posibilidad de ser operado desde la central de monitoreo de la Institución. 3.10.6 ELEMENTOS DE OFICINA El OFERENTE debe tener en cuenta dentro de sus costos, el suministro de papelería y elementos de oficina que se requieran para la prestación del servicio, tales como: libros de minuta para los diferentes puestos, papelería para control de ingreso de visitantes, carpetas y esferos y demás requeridos para la INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
42 correcta prestación del servicio. 3.10.7 SERVICIO TELEFÓNICO El servicio telefónico instalado en los puestos de vigilancia sólo podrá ser utilizado para los casos estrictamente necesarios e inherentes al servicio; la Universidad de Antioquia descontará de las facturas mensuales el servicio telefónico de larga distancia (departamental, nacional o internacional), cuando se demuestre que ha sido responsabilidad de funcionarios del contratista. 3.10.8 TRANSPORTE El OFERENTE deberá garantizar para los supervisores, un medio de transporte (moto o carro), y para el técnico de campo una moto. El oferente deberá manifestar en su propuesta en el Anexo No. 12-Certificación de pagos; si dotará al personal que requiera medio de transporte para el servicio de la Universidad, en caso contrario, el oferente deberá detallar en su propuesta el valor mensual que pagará por el alquiler de su medio de transporte, garantizando que la Universidad siempre cuente con el servicio. Todos los gastos de Mantenimiento Preventivo, Correctivo, SOAT y demás gastos en los que se incurran por el funcionamiento del vehículo o moto, deben ser asumidos por el OFERENTE. 3.10.9 TARJETAS DE CONTROL DE ACCESO La Universidad cuenta con un sistema de control de acceso para el ingreso a sus diferentes sedes, si la Universidad lo requiere, la empresa que sea adjudicataria deberá dotar a todo su personal de tarjetas compatibles con el sistema que tiene la Universidad, y enviar y mantener actualizada la base de datos por medio de una tabla de Excel con la información que se requiere de la Universidad. El número de tarjetas será el igual al número de personas que tiene en los diferentes puestos, sin incluir; por el momento; las sedes regionales.
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43 CAPÍTULO 4: SEGURIDAD ELECTRÓNICA Mantenimiento preventivo-correctivo y suministro de repuestos
La Universidad como complemento al servicio de seguridad física (humana) tiene implementado diferentes sistemas seguridad electrónica, conformado por circuitos cerrados de televisión, sistemas de alarma, sistemas de intrusión y detección de incendio, control de acceso, entre otros, que se detallan en los Anexo No. 5-Cantidades Instaladas, No. 6 - Marcas y Referencias de equipos y No. 10-Suministro de equipos; por tal motivo hace parte de esta invitación, la presentación de propuestas para el mantenimiento preventivo, correctivo y suministro de repuestos para los sistemas que se tienen instalados actualmente, para tal fin en este capítulo se detallan las condiciones técnicas y especificaciones requeridas. Para el mantenimiento y suministro de repuestos, la Institución cuenta con la suma de $ 535.000.000 IVA incluido, los cuales hacen parte del presupuesto oficial, estos recursos se distribuyen así: $185.000.000 como valor máximo para el mantenimiento preventivo y $350.000.000 para el mantenimiento correctivo y suministro de repuestos. Para la propuesta solo considere los equipos que componen el Sistema de seguridad electrónica y que se detallan en el anexo No. 5, 6 y para el suministro de repuestos y equipos los detallados en el Anexo No. 10 Para la ejecución de los mantenimientos, es necesario que el oferente cuente con personal calificado para atender las diversas novedades, de acuerdo a los sistemas instalados en la Universidad; por lo anterior la empresa debe tener:
Coordinador técnico: con formación Tecnólogo o técnico electrónico, electricista o afines, con mínimo 4 años de experiencia en seguridad electrónica, y certificado en los sistemas que se detallan en el numeral 4.1 para este cargo.
Técnicos de campo: con formación técnica en electrónico, electricista o afines, con mínimo 2 años de experiencia en seguridad electrónica y certificado en los sistemas que se detallan en el numeral 4.1 para este cargo. Este técnico de campo, es diferente al que se tiene de planta para la prestación del servicio en la Universidad.
4.1 CERTIFICACIONES: A continuación se relacionan los principales sistemas de la Universidad para los cuales el oferente debe contar con personal certificado. CATEGORÍA Control de acceso
PRODUCTO CCure-9000 (Advanced integrator) Kantech V 2.1 Cámaras
CCTV Software de monitoreo Alarmas
Power series Maxsys. Bosch Vista
FABRICANTE TYCO TYCO American Dynamics AXIS VIVOTEK SAMSUNG EXACQ EXACQ VICTOR DSC BOSCH HONEYWELL
COORDINADOR TÉCNICO Obligatoria
TÉCNICO DE CAMPO Opcional
Obligatoria
Opcional
En al menos dos de éstas marcas
En al menos tres de éstas marcas
Obligatorio Obligatorio
Opcional
En al menos dos de éstas marcas
Tener personal certificado en al menos tres de éstas marcas.
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44
Sistema de detección incendio
4.2
Comunicadores IP y GPRS Receptora Surgard VIGILANT
DSC SURGARD
EDWARDS
Obligatorio
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
La Universidad requiere los servicios de mantenimiento preventivo para TODOS los sistemas de seguridad electrónica que tiene instalados en las diferentes dependencias y sedes de la Institución. Se requiere dos (2) mantenimientos durante la ejecución del contrato, por lo anterior el oferente deberá manifestar en su propuesta el valor a cobrar por dichos mantenimientos en los doce (12) meses; sin contemplar el suministro de repuestos., excepto de aquellos que por efecto propio de la labor de mantenimiento preventivo deban ser incluidos. Para detallar el valor del mantenimiento se debe diligenciar el Anexo No. 7-Valor Mantenimiento Preventivo. El OFERENTE al que se le adjudique el contrato deberá presentar:
Cronograma de mantenimiento preventivo: este debe ser entregado a más tardar 15 días calendario después del inicio del contrato, el cual debe ser aprobado por el Interventor del contrato designado por la Universidad, el cual contendrá la programación de las actividades inherentes al mantenimiento del sistema de seguridad electrónica, que se realizará en todas las sedes de la Universidad que cuenten con dicho sistema. Actualización de la Hoja de Vida de los equipos que componen los diferente sistemas de seguridad: Este requerimiento debe ser realizado a medida que se ejecute el cronograma de mantenimiento preventivo; dicha hoja de vida contiene:
Ubicación física: Sede, aula, oficina, piso, etc. Número del serial y del inventario. Marca y modelo del equipo. Estado actual de equipo.
El costo del mantenimiento preventivo incluye: transportes, viáticos, herramientas, equipos de comunicación, elementos de protección personal, pólizas, IVA, entre otros. Terminado el servicio de mantenimiento según cronograma; el CONTRATISTA debe entregar al interventor del contrato, el informe que incluya como mínimo:
Los tiempos de inicio y finalización del mantenimiento. Las observaciones y recomendaciones del contratista. Las alerta en caso de detectar la necesidad de realizar un mantenimiento correctivo. La firma de recibido a satisfacción por parte del interventor o persona que designe la Universidad para recibir estos trabajos. Hoja de Vida de equipo actualizada donde estén registradas las intervenciones de mantenimiento preventivo y correctivo y concepto técnico de las fallas más recurrentes que estén incidiendo en el estado de los equipos y opciones de mejora. Este ítem será objeto de asignación de puntaje, tal como se detalla en el numeral 5.5.1.3 de la propuesta.
4.3
MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Se entiende este como la ejecución por demanda de todas las actividades requeridas sobre los sistemas de seguridad electrónica, conducentes a solucionar los problemas técnicos cuyo resultado busca obtener la solución final de la falla, y la restauración de la operación normal. INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
45 Para la solicitud del servicio técnico, el contratista debe implementar los mecanismos de comunicación y de documentación requeridos por La Universidad. Se establece que un servicio correctivo se pagará por valor hora efectiva ejecutada, las cuales se pagarán solamente cuando el interventor del contrato tenga en su poder la documentación que sustenta la solución de la falla. La Universidad, en algunas ocasiones realiza obras civiles, reformas o reubicación de dependencias, que puede llegar a afectar en forma parcial los sistemas de seguridad, por lo anterior el OFERENTE deberá dentro del contrato de mantenimiento correctivo, tener en cuenta la desinstalación, limpieza, embalaje, inventario y almacenamiento en el sitio y a la persona que el Interventor designe para la ubicación de estos elementos. El número de personas para realizar el mantenimiento, deben ser previamente informadas y concertadas con el Interventor del contrato. Así mismo, la Universidad debe contar con sus datos actualizados. Este ítem será objeto de asignación de puntaje, tal como se detalla en el numeral 5.5.1.3 de la propuesta, por lo que se debe diligenciar el Anexo no. 8-valor mantenimiento correctivo El costo del mantenimiento correctivo incluye: salarios, transportes, viáticos, herramientas, equipos de comunicación, elementos de protección personal, pólizas, entre otros.
4.4
SUMINISTRO DE REPUESTOS Y/O EQUIPOS
Se trata de los repuestos y/o equipos que se requieran para reparar o reemplazar los elementos que presenten fallas durante el tiempo de mantenimiento correctivo y/o preventivo y la adquisición de equipos nuevos por ampliación del sistema u obsolescencia tecnológica. Para tal fin se detalla en el anexo No. 10 los repuestos y/o equipos más comunes, para que se relacione es costo respectivo por unidad; el valor unitario con IVA, se debe multiplicar por la probabilidad de ocurrencia (Anexo 10), para obtener el valor ponderado de repuestos. Los repuestos que no estén en esta relación deberán ser cobrados a los precios del mercado previa cotización aprobada por el Interventor del contrato. Este ítem será objeto de asignación de puntaje, tal como se detalla en el numeral 5.5.1.4 de la propuesta, Cabe anotar que el valor total de este anexo no equivale al valor de la propuesta para este ítem; solo sirve para tener el parámetro de calificación.
NOTA: Se debe tener presente que siempre que se requiera, la reposición de algún equipo, se hará con el que tenga la última tecnología que soporte el sistema instalado en la Universidad, a la fecha de reposición del mismo. 4.5
CONDICIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS (PREVENTIVO-CORRECTIVO)
El contratista debe generar reportes de avance de mantenimiento en forma mensual. Se debe llevar la hoja de vida de cada dispositivo y se debe poder consultar todas las intervenciones o cambios que se presenten durante el año de mantenimiento. Se debe anexar registro fotográfico del mantenimiento antes y después de ejecutado. Los técnicos de campo deben portar Tablet o pc portátiles con el fin de documentar en campo el mantenimiento del dispositivo que estén atendiendo.
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Protocolo de Seguridad Industrial: Se debe definir los protocolos de seguridad industrial a tener en cuenta para adelantar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo y deben ser entregadas con la propuesta. Al oferente que se le adjudique el contrato, debe entregar al inicio del mismo las certificaciones vigentes que soporten la calificación del personal que va adelantar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo. Conforme a las leyes que regulan como el RETIE, trabajo en alturas, espacios confinados y demás que apliquen.
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CAPÍTULO 5: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
En este capítulo se establecen los parámetros y ponderadores para analizar, evaluar y calificar en forma objetiva, las propuestas presentadas por los participantes en el proceso de contratación del servicio de vigilancia para la Universidad de Antioquia, según los “Términos de Referencia para Solicitud Pública de Ofertas para la Prestación Servicio de Vigilancia de la Universidad de Antioquia,”. 5.1 ASPECTOS GENERALES Durante la evaluación de las ofertas la Universidad de Antioquia podrá realizar visitas a las empresas OFERENTES con el fin de verificar la información entregada. Adicionalmente, la Universidad podrá solicitar las aclaraciones y explicaciones que considere necesarias. Con base en los resultados de la evaluación y calificación, se establecerá el orden de elegibilidad de las propuestas. 5.2 ELEGIBILIDAD Se consideran ofertas elegibles las que cumplan todos los requisitos de participación exigidos en el presente documento "Términos de Referencia para Solicitud Pública de Ofertas para la Prestación Servicio de Vigilancia de la Universidad de Antioquia” y además cumplan con los siguientes factores de verificación: FACTORES Capacidad Jurídica Capacidad Financiera
CUMPLIMIENTO Hábil o no Hábil Hábil o no Hábil
ASIGNA PUNTOS NO SI
5.2.1 CAPACIDAD JURÍDICAS – REQUISITO HABILITANTE El informe Jurídico no tiene ponderación alguna, se trata del estudio y verificación que debe realizar el Proceso de Gestión de Complementadores Logísticos, para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos de la ley y del términos de referencia, estableciéndola HÁBIL o NO HÁBIL 5.2.2 CAPACIDAD FINANCIERA – REQUISITO HABILITANTE Y DE CALIFICACIÓN Los OFERENTES deben cumplir con los requisitos que se detallan a continuación y que determinan la capacidad financiera, el oferente que no cumpla con los resultados de los índices relacionados, será rechazada la propuesta. CONCEPTO
FÓRMULA
RESULTADO
Índice de Liquidez:
Razón corriente: Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Igual o superior a uno punto dos (1.2)
Endeudamiento Total:
Pasivo Total X 100 Activo Total
Igual o menor al 60%
Activo total (menos) Pasivo Total
HÁBIL O NO HÁBIL
HÁBIL O NO HÁBIL
Igual o superior al 20% del presupuesto HÁBIL O NO HÁBIL oficial INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
Patrimonio
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5.3 FACTORES DE VERIFICACIÓN Luego de definir las propuestas habilitadas para ser calificadas, la Comisión Evaluadora, procederá a verificar las condiciones de capacidad de experiencia con el fin de evidenciar el cumplimiento de estos requisitos, de conformidad con lo establecido en la presente invitación, para continuar, posteriormente con las calificaciones de las propuestas habilitadas. 5.4 DEFINICIÓN DE FACTORES, PONDERADORES CALIFICABLES La calificación de las propuestas se hará sobre una base de 1000 puntos, teniendo en cuenta los siguientes factores y ponderadores: FACTOR
PUNTOS Económico: 450 Puntos
Valor mensual servicio de vigilancia física. Valor Mantenimiento preventivo. Mantenimiento correctivo. Salario básico para el Supervisor.
100 puntos 100 puntos 190 puntos 60 puntos
Empresa: 550 puntos
Índice de Liquidez Endeudamiento Total Patrimonio líquido
50 Puntos 50 Puntos 50 Puntos
Valor A.I.U “otros servicios”.
100 puntos
Experiencia en contratos similares en vigilancia
200 puntos
Suministro de repuestos
50 puntos
Software de administración de riesgos TOTAL
50 puntos 1000 puntos
5.5 METODOLOGÍA DE CALIFICACIÓN
5.5.1
FACTOR ECONÓMICO: 450 PUNTOS
El factor económico se distribuye en Valor mensual del servicio de vigilancia física, valor mantenimiento preventivo, valor mantenimiento correctivo y suministro de repuestos, cada uno de los cuales se calificará de la manera como se detalla a continuación: 5.5.1.1 Valor mensual servicio de vigilancia física por grupo: cien (100) puntos La información detallada en el Anexo No. 4- Propuesta Económica, es la base para la valoración de este ítem. INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
49 La Universidad para establecer el valor mínimo del servicio de vigilancia, tuvo en cuenta la variable de proporcionalidad y la cantidad de días que deben ser tenidos en cuenta para el cobro de las tarifas mínimas establecidas para el año 2015; por tal motivo las propuestas que estén por debajo de dichas tarifas, serán rechazadas. Queda entendido que las tarifas unitarias detalladas en el Anexo No. 3 – Puestos de Trabajo, informadas por los OFERENTES incluyen el costo integral del servicio, de acuerdo con las especificaciones definidas en estos "Términos de Referencia para Solicitud Pública de Ofertas, para la Prestación Servicio de Vigilancia de la Universidad de Antioquia". Para la calificación de este ítem se procederá así: Se establecerá entre las propuestas hábiles el Precio Base, el cual se determinará como la MEDÍA ARITMÉTICA así: PB = Vp1+ Vp 2+ Vp3+ Vpn … N Siendo: Vp1= Gran total servicio de vigilancia física oferente No. 1 Vp2= Gran total servicio de vigilancia por grupo (1) oferente No. 2 Vp3= Gran total servicio de vigilancia por grupo (1) oferente No. 3 Vpn= Gran total servicio de vigilancia por grupo (1) oferente No. n N = Número de OFERENTES hábiles A las propuestas que estén por fuera del rango comprendido entre el 99,5% y (100,5%) del precio base (PB), no se les asignará puntaje es decir su calificación es cero (0) puntos en este criterio de evaluación. El valor de la propuesta que se encuentre más cercana al 95% de la MEDIA ARITMÉTICA, se le asignarán los cien (100) puntos, a los demás en forma inversamente proporcional.
5.5.1.2 Mantenimiento preventivo: cien (100) puntos La asignación del puntaje a este ítem se realizará de la siguiente manera: Se identificará la propuesta que tenga menor valor de mantenimiento preventivo entre todos los OFERENTES habilitados, dicho valor se multiplicará por 1.20. Las propuestas que superen el valor de esta operación no se les asignará puntaje en este ítem, es decir la calificación es cero (0) puntos; entre las demás propuestas se asignará los cien (100) puntos a la que tenga menor valor, y a las demás en forma inversamente proporcional, es decir a mayor valor, menor puntaje. Siendo: Mp1= Total servicio de mantenimiento preventivo oferente No. 1 Mp2= Total servicio de mantenimiento preventivo oferente No. 2 Mp3= Total servicio de mantenimiento preventivo oferente No. 3 Mpn= Total servicio de mantenimiento preventivo oferente No. n N = Número de OFERENTES hábiles
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50 5.5.1.3 Mantenimiento correctivo: ciento noventa (190) puntos, distribuidos así
Valor Hora ((por persona) mantenimiento correctivo en cualquier espacio de la Universidad: cien puntos (100) puntos
Para la calificación de este ítem se procederá así: Se identificará la propuesta que tenga menor Valor Hora ((por persona) mantenimiento correctivo, entre todos los OFERENTES habilitados, dicho valor se multiplicará por 1.20; las propuestas cuyo valor hora sea mayor o igual al resultado de esta multiplicación no se les asignará puntaje en este ítem, es decir la calificación es cero (0) puntos; entre las demás propuestas se asignará los cien (100) puntos a la que tenga menor valor, y a las demás en forma inversamente proporcional, es decir a mayor valor, menor puntaje, como se detalla a continuación: Establecer el menor valor hora; Si Vhmcn es ≥ a Mvhmc x 1.20 entonces el oferente n, tendrá cero (0) puntos en este ítem. Con los demás oferentes se procederá así:
Puntaje Mantenimiento correctivo. = (100)×Mvhmc Vhmcn Siendo: Vhmc1= Vhmc2= Vhmcn= Mvhmc=
Valor total hora de mantenimiento correctivo oferente No. 1 Valor total hora de mantenimiento correctivo oferente No. 2 Valor total hora de mantenimiento correctivo oferente No. n Menor Valor total hora de mantenimiento correctivo
Valor viáticos: Noventa (90) puntos, distribuidos por grupo:
Para Ciudad Universitaria y sedes dentro del Área Metropolitana, no se considerará pago de viáticos; las demás sedes se clasificaron en los siguientes grupos:
CONCEPTO
Sonsón, Andes, Carmen de Viboral, Santa Fe de Antioquia, Yarumal GRUPO 1
Puerto Berrio y Caucasia GRUPO 2
Casa Bogotá GRUPO 3
TRANSPORTE ALIMENTACIÓN ALOJAMIENTO VALOR TOTAL VIÁTICOS
La asignación de puntaje se hará de la siguiente manera: Al valor total viáticos de CADA GRUPO se le asignará 30 puntos, los cuales se distribuirán como sigue: Se identificará la propuesta que tenga menor valor de viáticos POR GRUPO entre todos los OFERENTES habilitados, a dicha propuesta se le asignará 30 puntos, a las demás en forma inversamente proporcional, es decir a mayor valor, menor puntaje. Siendo: G1 menor: menor valor de viáticos propuesto para el grupo 1 INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
51 G2 menor: menor valor de viáticos propuesto para el grupo 2 G3 menor: menor valor de viáticos propuesto para el grupo 3
GRUPOS GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3
GRUPOS GRUPO 1 30 puntos GRUPO 2 30 puntos GRUPO 3 30 puntos PUNTOS TOTALES POR OFERENTE
VALOR GRUPO POR OFERENTE OFERENTE 1 OFERENTE 2 OFERENTE 3 G1.1 G1.2 G1.3 G2.1 G2.2 G2.3 G3.1
Oferente 1 (30)*G1menor G1.1 (30)*G2menor G2.1 (30)*G3menor G3.1 Sumatoria de la columna
G3.2
G3.3
OFERENTE N G1.N G2.N G3.N
Oferente 2 (30)*G1menor G1.2 (30)*G2menor G2.2 (30)*G3menor G3.2
Oferente 3 (30)*G1menor G1.3 (30)*G2menor G2.3 (30)*G3menor G3.3
Oferente N (30)*G1menor G1.N (30)*G2menor G2.N (30)*G3menor G3.N
Sumatoria de la columna
Sumatoria de la columna
Sumatoria de la columna
El puntaje total por oferente es la sumatoria total de los puntos obtenidos en cada grupo, tal como se muestra en el cuadro anterior. 5.5.1.4 Salario básico del Supervisor: 60 puntos El puntaje se asignará así: El oferente que ofrezca el mayor SALARIO BÁSICO para el oficio de supervisor, tendrá 60 puntos, a los demás en forma directamente proporcional Puntaje = 60 puntos* SBn MaxSB Siendo: SBn: MaxSB:
Salario básico ofrecido por el oferente a evaluar Mayor salario básico ofrecido entre los oferentes
CtFE: Calificación total factor económico por oferente CtFE = (puntaje asignados a Valor mensual servicio de vigilancia física por grupo)+( puntaje por el Valor AUI Otros servicios)+(puntaje por Mantenimiento preventivo)+(puntaje por mantenimiento correctivo)+(puntaje por valor de viáticos)+(puntaje por ítem suministro de repuestos)+(puntaje por salario básico de supervisor)
5.5.2
FACTOR EMPRESA: QUINIENTOS CINCUENTA (550) PUNTOS
En este ítem se evalúa: La capacidad financiera de las oferentes, esta se efectúa con el fin de garantizar la solvencia económica y patrimonial del mismo; (índice de liquidez, endeudamiento total y patrimonio líquido) Para la verificación de este requisito se calcularán los indicadores financieros, con base en la información suministrada por el OFERENTE en el certificado de Registro Único de Oferentes, verificada INVITACIÓN PUBLICA No. GLI-0008-2015 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y MEDIOS TECNOLÓGICOS
52 por la Cámara de Comercio, para lo cual deberá contar con el R.U.P. renovado o actualizado a la fecha de presentación de la propuesta. Todos los OFERENTES que demuestren interés en participar en el presente proceso de contratación, deberán estar inscritos en el Registro Único de Oferentes, con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes de carácter financiero de conformidad con lo establecido en el decreto único reglamentario 1082 de 2015. Cuando se renueve o actualice el Registro Único de Oferentes, la información que se modifica estará vigente hasta que la nueva información quede en firme. Para el presente proceso contractual la información financiera se verificará con la información contenida en el Registro Único de Oferentes. Adicionalmente se evaluará el valor del porcentaje de A.I.U que cobrará por “otros servicios de personal requerido”, Experiencia en contratos similares y el Software de Administración de riesgos; tal como se detalla a continuación: 5.5.2.1 Índice de liquidez (50 puntos) Al OFERENTE habilitado que tenga el mayor índice de liquidez obtendrá 50 puntos a los demás en forma directamente proporcional, es decir a menor índice de liquidez, menor puntaje. 5.5.2.2 Endeudamiento Total: (50 puntos) A los OFERENTES habilitados, se les asignará el puntaje de acuerdo a la siguiente tabla:
Desde 0 30.01 50.01
ENDEUDAMIENTO Hasta 30 50 60
Puntos 50 20 10
5.5.2.3 Patrimonio Líquido (50 puntos) El OFERENTE habilitado, que tenga el mayor porcentaje de patrimonio se le asignará 50, puntos a los demás en forma directamente proporcional, es decir a menor porcentaje de patrimonio, menor puntaje.
CtFF: Calificación total factor financiero por oferente CtFF = (puntaje asignados a índice de liquidez)+ (puntaje asignado a endeudamiento total)+ (puntaje asignado al Patrimonio) 5.5.2.4 Valor AUI Otros servicios (100 PUNTOS) El OFERENTE debe ofrecer el porcentaje del AIU que cobrará sobre los “OTROS SERVICIOS”, detallados en el Anexo No. 4, teniendo como base que este debe ser igual o superior a 0.5 por ciento (0.5%). La Universidad asignará evaluará el porcentaje de AIU aplicando el siguiente método de evaluación:
Puntaje económico A.I.U.
= (100)×𝑀𝑖𝑛(𝐴𝐼𝑈𝑖) 𝐴𝐼𝑈𝑖
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53 Donde: 𝐴𝐼𝑈𝑖: es el AIU “OTROS SERVICIOS” en la Oferta i 𝑀𝑖𝑛(𝐴𝐼𝑈𝑖): es el menor AIU de “OTROS SERVICIOS” en las Ofertas de los OFERENTES habilitados
5.5.2.5 Experiencia en contratos similares en vigilancia (200 puntos) Se debe acreditar un máximo de cinco (5) contratos, ejecutados o en ejecución, durante los últimos cinco (5) años, contados antes de la fecha de entrega de las propuestas. Para los contratos en ejecución, se deberá especificar el valor ejecutado en este rango de tiempo. Si el oferente prestó el servicio mediante la modalidad de consorcio y/o unión temporal, debe detallar en el certificado el porcentaje de participación, y el valor ejecutado teniendo en cuenta dicho porcentaje. Las certificaciones requeridas en estos términos de referencia sobre certificados presentados por el oferente, exigen la presentación en original o copia de un documento formal (antiguo o reciente), el certificado debe ser expedido por la entidad contratante, con la información solicitada en el Anexo No. 2. Si el certificado no contiene la información indicada, éste será rechazado, toda vez que la Universidad, mediante su comisión evaluadora, no procederá a realizar cálculo alguno, para determinar el valor ejecutado. La evaluación de la experiencia específica se hará de la siguiente manera: Experiencia en contratos similares (200 puntos) La calificación de la experiencia se obtiene a partir del valor en SMMLV equivalentes al año de terminación del contrato (para contratos en ejecución será en SMMLV de 2015). Esto aplicará solamente para aquellos certificados que hayan sido tomados como válidos. Se asignará el mayor puntaje a quien tenga el mayor valor en los contratos, a los demás se asignará el puntaje en forma proporcional descendente. Valor del contrato en SMMLV =
Valor del contrato certificado SMMLV del año de terminación del contrato
Valor total de los contratos del oferente a evaluar = Sumatoria de certificados válidos del oferente llevados a SMMLV Puntos por oferente= 200 puntos x Valor total de los contratos del oferente a evaluar Máximo Valor de los contratos entre las propuestas a evaluar
5.5.2.6 Suministro de repuestos: Cincuenta (50) puntos Para la calificación de este ítem se procederá así: Se identificará la propuesta que tenga menor valor ponderado de suministro de repuestos entre todos los OFERENTES habilitados, se asignará los cincuenta (50) puntos a la que tenga menor valor, y a las demás en forma inversamente proporcional, es decir a mayor valor, menor puntaje. Siendo R1= R2= R3= Rn=
Valor ponderado de suministro de repuestos oferente No. 1 Valor ponderado de suministro de repuestos oferente No. 2 Valor ponderado de suministro de repuestos oferente No. 3 Valor ponderado de suministro de repuestos oferente No. N
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54 Rmenor:
Menor valor ponderado de suministro de repuestos entre los oferente habilitados Puntaje por oferente:
(50)*Rmenor Rn
5.5.2.7 Software de administración de riesgos: 50 puntos La calificación de este ítem se hará de la siguiente manera: Si el oferente manifiesta en su propuesta la intención de ponerlo al servicio de la Universidad, garantizando su plena funcionalidad, disponibilidad y soporte frente a algún inconveniente que se presente o inquietudes que se deriven de su uso, se le otorgarán cincuenta (50) puntos; caso contrario se calificará con cero (0) puntos este ítem. CtFe: Calificación total factor empresa por oferente CtFe = (puntaje asignados a experiencia en contratos similares)+(puntaje asignado a software de administración de riesgos) 5.6 CALIFICACIÓN TOTAL, Ct Se asignará el CONTRATO al OFERENTE que obtenga el mayor puntaje en la sumatoria de las calificaciones, así: Calificación total, Ct=
CtFE+ CtFF+ CtFe
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