Unidad 3. Las Cuentas.

“¿Cómo harás para ser guía, si desconoces el camino?” Máximo Gorkí

Iniciar caminos de formación impone el compromiso de conocer el área donde nos involucramos, sus conceptos elementales, sus teorías, sus enfoques, en fin, sus aristas. La contabilidad, como todo espacio de aprendizaje y reflexión, parte de conceptos fundamentales, que se consideran unidades básicas de conocimiento.

En esta unidad se abordan los aspectos relacionados con la unidad fundamental de la contabilidad: la cuenta; su definición, tipos, y la teoría del cargo y el abono.

La Cuenta Según Kohler, E. (1970) una cuenta es el “registro formal de un tipo particular de transacción, expresado en dinero u otra unidad de medida, y que se lleva en un libro mayor” (p.155).

En otro orden de ideas Romero (2003) expone que la cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital

contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad. (p.267).

Tal y como se ha venido adelantando, se puede definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio a través del cual se controlan todas las transacciones que genera una operación mercantil.

En un sentido formal se conoce a la representación de una cuenta como Esquema de Mayor, asociado a la representación esquemática que posee el libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una entidad, conocido como libro mayor; graficado con una T, que se compone de dos partes: una a la izquierda y otra a la derecha, que son ocupados respectivamente por los conceptos “Debe” y “Haber”. Se puede definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera

Tradicionalmente una cuenta se grafica de la siguiente manera:

Nombre de la cuenta Debe Haber

Las cuentas poseen una terminología particular que permite comprender la función que cumplen en determinado momento, siendo válido su uso para todos los tipos de cuentas. A continuación se describen y ejemplifican los términos que son utilizados en la contabilidad para referirse a una cuenta. Abrir una cuenta: Esta acción corresponde al acto de ponerle título a una cuenta en la página correspondiente del libro mayor. Cargar una cuenta: Cargar, debitar o adeudar una cuenta es la acción correspondiente a anotar una cantidad en él Debe. Abonar o acreditar: Abonar o acreditar una cuenta implica anotar una cantidad en el Haber. Saldo de una cuenta: Es la diferencia que existe entre la suma del Debe y el Haber. El saldo es deudor si él debe es mayor que el haber. El saldo es acreedor si él debe es menor que el haber. El saldo es nulo o cero si él debe y el haber son iguales.

Para hallar el saldo se traza una línea, se suma él debe y el haber, se traza otra línea, y la diferencia se anota en el lado que haya sumado más. Ejemplo: Debe

Haber

300 200 100

100 200

600

300

300

  Saldar una cuenta: Esta término consiste en anotar el saldo en la parte cuya suma era menor, para que ambas sumas sean iguales y su saldo sea igual a cero.

Ejemplo: En el ejemplo anterior la cuenta se salda de la siguiente forma: Debe

Haber

300 200 100

100 200

600

300

300

300

Debe

Haber

300 200 100

100 200

600

300

300

300

En primer lugar se ha sumado él debe y el haber de la cuenta, obteniendo por diferencia un saldo en él debe de 300. En segundo lugar se ha trasladado dicho saldo al haber para conseguir que ambas partes de la cuenta sumen igual y consecuentemente quede saldada.

Cerrar una cuenta: Esta acción implica anotar las sumas, después de saldada la cuenta, subrayando las cantidades para indicar que no se va a escribir más.

Tipos de cuentas Siendo la cuenta la unidad fundamental de la contabilidad, y ésta a su vez tan diversa y compleja, sería difícil pensar que solo un tipo de cuenta podría registrar toda la información que se genera en una entidad, es por ello que se divide en varios tipos. Las cuentas se clasifican en: a) Cuentas Reales Estas cuentas se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general. Estas reflejan la posición financiera de una entidad de forma detallada.

Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la entidad. También se conocen como cuentas patrimoniales Se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general.

Estas cuentas pueden ser:

Cuentas de activo

Estas

son

cuentas

reales que representan todos

los

derechos

bienes

y

que

la

empresa posee.

Cuentas de

Con otro tipo de cuenta

valuación de

real

activos

una

que

representan

disminución

al

saldo de las cuentas de activo

a

las

cuales

valúan. Se utilizan para reflejar

el

realización

valor de

de

algún

activo, o para registrar la

aplicación

de

principios

los de

contabilidad generalmente aceptados y aplicables a diferentes partidas del activo. Cuentas de pasivo

Estas

cuentas

representan todas las obligaciones reales o contingentes, exigen

que

que en

una

fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien. Cuentas de

Estas

muestran

patrimonio

cantidades

las

aportadas

por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas operaciones

por con

los

socios.

El

también

patrimonio

se

conoce

como capital contable.

b) Cuentas Nominales Las cuentas nominales son todas aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a éste, durante un período contable.

Las cuentas nominales permiten registrar las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a éste.

Estas se pueden clasificar en: Cuentas de

Sirven para registrar los

ingresos

aumentos

que

se

generan en

el

capital

patrimonio contable.

o Los

ingresos pueden ser clasificados a su vez en: ingresos operacionales, representan

que todos

aquellos incrementos patrimonio consecuencia de

del como

operaciones relacionadas con el giro normal de la entidad; e ingresos no operacionales,

que

están representados

por

todos los ingresos que se

reciben

por

actividades distintas al proceso principal de la entidad. Cuentas de costos

Estas representan los activos aplicados para la generación de los ingresos

que

constituyen el proceso principal

de

una

entidad. Cuentas de

Éstas se usan para el

egresos

registro

de

las

disminuciones al patrimonio o capital contable. Los egresos también

se

pueden

clasificar en: egresos operacionales (o gastos de operación) que están constituidos por gastos de administración y de ventas; y otros egresos

que

representan

cualquier

otro

gasto

que no se encuentre relacionado

con

las

operaciones

de

la

entidad. La regla más práctica para saber si un

concepto

puede

clasificarse como otros egresos, es el analizar si se relaciona o no con el proceso principal del negocio.

c) Cuentas de Orden

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones que no afectan el activo, el pasivo, el capital contable o patrimonio, o las operaciones del período contable; pero que de una u otra forma, las operaciones que las generan

significan

alguna

responsabilidad

para

la

empresa

y

en

consecuencia es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Estas cuentas son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del pasivo y del patrimonio.

Teoría del cargo y el abono

Esta teoría fundamenta el ejercicio de la contabilidad en función de los motivos que se asumen para manipular una cuenta, en este sentido la teoría se basa en el método de partida doble, que establece unos convenios de

cargo y abono, es decir, fija las causas por las cuales se cargan y abonan las cuentas de acuerdo a su clase. La contabilidad por partida doble se basa en el equilibrio perfecto de la ecuación fundamental: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. Por lo que toda transacción debe ser reflejada por medio de cuentas, éstas a su vez mantienen un equilibrio entre los débitos y créditos realizados. Las cuentas dependiendo de su saldo normal pueden aumentar o disminuir con cargos o abonos. La teoría del cargo y del abono establece las siguientes premisas fundamentales: La contabilidad se fundamenta en la igualdad aritmética que existe en cualquier operación, hecho o cómputo de operaciones o hechos. Las operaciones se contabilizan por medio de cuentas, las cuales deben identificar los hechos y cuantificarlos. La diferencia entre los cargos y abonos realizados a las cuentas representa el saldo de una cuenta. Las cuentas de ingresos, costos y gastos informan el resultado del ejercicio económico, es decir la utilidad o pérdida obtenida. Las cuentas cuyos saldos normales sean deudores, su saldo aumenta con cargos y disminuye con abonos. Las cuentas cuyos saldos normales sean acreedores, su saldo aumenta con abonos o créditos y disminuye con cargos o débitos. Según la teoría del cargo y el abono, existen unos motivos establecidos por los cuales se pueden cargar o abonar las cuentas, a continuación se describen, de acuerdo al tipo de cuenta: Cuentas de activo: Estas cuentas se cargan por las existencias iniciales que tenga el elemento patrimonial que representa dicha cuenta al principio del período contable. También se cargan por los aumentos de valor que experimente el elemento. Se abonan por las disminuciones de valor que experimente el elemento.

Cuentas de pasivo: Estas cuentas funcionan justamente de forma contraria a las de activo. Se cargan por disminuciones de valor que experimente el elemento que represente. Se abonan por el valor de las existencias iniciales y por los aumentos de valor que tenga dicho elemento. Cuentas de gasto: Siempre se cargan, excepto al final del período contable, que se abonan por su saldo total para saldarlas.

Cuentas de ingresos: Siempre se abonan, excepto al final del período contable, que se cargan por su saldo total para saldarlas.

Ejemplos: 1. La cuenta de activo “Mobiliario”, según la Teoría del cargo y el abono, se carga por las existencias iniciales. Al principio del año el valor de los muebles que teníamos en la empresa es de 300.000 Bs. En ese caso la cargaríamos por esa cantidad. También se carga por los aumentos de valor, es decir, si aumenta el valor del mobiliario por haber comprado una estantería de 60.000 Bs., se carga dicha cantidad. Por último, si vendemos una mesa valorada en 120.000 Bs. Se abona dicha cantidad porque al disminuir un activo las cantidades se abonan. Mobiliario 300.000 60.000

120.000

360.000

120.000

240.000

2. La cuenta de pasivos “Proveedores” se abonará por las existencias iniciales, es decir, por lo que se le daba a los proveedores a principio de año (1.200.000 Bs.). Se abonará también por lo que aumente de valor, en este caso por aumentar lo que se le asignaba a los proveedores (normalmente por comprar a crédito). Por ejemplo si compramos 180.000 Bs. debemos abonar dicha cantidad. Ya cargará cuando disminuya su valor, que en esta cuenta será cuando paguemos a los proveedores. Por ejemplo, les pagamos 120.000 Bs. Proveedores 120.000

1.200.000 180.000

3. Las cuentas de gasto se cargan siempre, por ejemplo, si hay que pagar a los trabajadores 60.000 Bs. por su trabajo, cargaremos la cuenta “Sueldos y salarios”. Sueldos y salarios 60.000

4. Las cuentas de ingreso siempre las abonamos, por ejemplo, ingresamos 120.000 Bs. Por el alquiler de un local de la empresa, abonaremos 120.000 Bs. En la cuenta “Ingresos por alquiler”.

Ingresos por alquiler 120.000

A manera de conclusión, podemos decir que, la contabilidad depende de la correcta aplicación de sus principios, terminología, y teorías para el adecuado registro de la información financiera. Lectura Complementaria Unidad 3 La cuenta El dispositivo de resumen básico de la contabilidad es la cuenta. Este es el registro detallado de los cambios que han ocurrido en un activo, pasivo o capital contable durante un período. Cada cuenta aparece en su propia página. Para el acceso conveniente de la información en las cuentas, las páginas se agrupan en un solo libro llamado mayor. Cuando se oye decir “llevar libros” o “auditar libros”, la palabra libros se refiere al mayor. El mayor puede ser un libro encuadernado, un grupo de páginas sueltas o un registro en computadora. En el mayor, las cuentas se agrupan en tres categorías amplias, sobe la base de la ecuación fundamental o ecuación contable: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. Los recursos económicos que beneficiarán al negocio en el futuro, son los activos. Por lo general, un negocio tiene menos cuentas de pasivo que de activos debido a que los pasivos de la empresa se pueden resumir en relativamente pocas categorías. El derecho que tiene le propietario sobre los activos del negocio se conoce

como capital contable o patrimonio. En una empresa de propietario único o en sociedad, con frecuencia el capital contable se divide en cuentas separadas para el saldo del capital del propietario y los retiros del propietario. Tomado y adaptado de: Catacora, F. (1997) Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial Mc Graw – Hill. Caracas. (p.215).

Actividades Unidad 3

Generando reflexión

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1. ¿Qué representa para un profesional de la contabilidad una cuenta? 2. ¿Cuáles son las características de las cuentas que podemos identificar en los estados financieros? 3. ¿Qué diferencias sustanciales existen entre las cuentas reales y las nominales? 4. ¿A qué se refiere la ecuación fundamental? 5. ¿Cuáles son los significados de los términos contables: “Cargar” y “Abonar”? 6. ¿A qué se refiere el saldo y cuantos tipos de saldo existen?

Aplicando la información

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a) A continuación se transcribe un listado, de lo que podrían ser algunas de las cuentas presentes en el registro contable de una empresa importadora. Caja. Bancos. Maquinarias. Intereses gastos. Intereses cobrados por anticipado. Cuentas por pagar. Ventas. Descuentos sobre ventas. Ganancia en venta de activo fijo. Préstamos bancarios. 

Gastos acumulados. Depreciación acumulada mobiliario. Cuentas por cobrar. Inventarios. Depreciación acumulada maquinarias. Mobiliario. Edificios. Instalaciones. Depósitos en garantía A partir de esta lista, ordénalas, según los tipos de cuentas trabajados en el presente capítulo. b) Con las siguientes determinaciones abre cuentas y realiza cargos o abonos según sea el caso. a. Los socios depositan 1.000.000 Bs. en efectivo como aporte inicial. b. Se vendieron a crédito 15.000.000 Bs. de productos terminados. c. Se compraron máquinas nuevas por el orden de 5.000.000 Bs. d. Se pagó 1.000.000 Bs. por el alquiler de la oficina comercial.