Projekt U S T AWA z dnia o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Art. 1. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822) wprowadza si nast puj ce zmiany: 1)

w art. 5: a)

ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Dokumentacja powstaj ca w organach pa stwowych i pa stwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorz du terytorialnego i samorz dowych jednostkach organizacyjnych, a tak e napływaj ca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a nast pnie: 1)

dokumentacja

stanowi ca

materiały

archiwalne

jest

przekazywana

niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia, z zastrze eniem ust. 1a pkt 1, art. 32 ust. 1 i art. 38, przepisów wydanych na podstawie ust. 2b oraz odr bnych przepisów, do wła ciwego archiwum pa stwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcze niej materiałów archiwalnych do archiwum pa stwowego; 2)

dokumentacja inna ni wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacj niearchiwaln ”, mo e ulec brakowaniu, za zgod archiwum pa stwowego, chyba

dyrektora wła ciwego

e zgoda ta nie jest wymagana, albo

wła ciwego organu okre lonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna mo e by

brakowana po upływie okresu jej przechowywania, okre lonego

w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, z uwzgl dnieniem okresu przechowywania wynikaj cego z odr bnych przepisów, oraz po uznaniu przez organ lub jednostk organizacyjn , e dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym warto

dowodow .”,

–2–

b)

po ust. 1 dodaje si ust. 1a–1g w brzmieniu: „1a.W przypadku gdy ustaje działalno

organu lub jednostki organizacyjnej,

o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna: 1)

przekazuj

niezwłocznie materiały archiwalne do wła ciwego archiwum

pa stwowego; 2)

dokumentacj

niearchiwaln

przekazuj

organowi

lub

jednostce

organizacyjnej przejmuj cym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki

organizacyjnej

w zakresie

jej

przejmuj cych

ewidencjonowania,

dokumentacj

niearchiwaln ,

przechowywania,

zabezpieczania,

udost pniania, brakowania i przekazywania do archiwum pa stwowego, stosuje si

przepisy, jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna

przekazuj cy dokumentacj . 1b. Je eli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, których działalno

ustaje, nie przekazały materiałów archiwalnych do archiwum

pa stwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do wła ciwego archiwum pa stwowego organ nadrz dny nad organem lub jednostk organizacyjn , których działalno

ustaje, a w przypadku braku takiego organu – organ sprawuj cy nad

nimi nadzór. 1c. Koszty zwi zane z przygotowaniem do przekazania i konserwacj materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum pa stwowego ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazuj ca materiały archiwalne do archiwum pa stwowego. 1d. W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmuj cych zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalno jednostki przekazuje si

ustaje, dokumentacj niearchiwaln tego organu lub organowi nadrz dnemu nad organem lub jednostk

organizacyjn , których działalno

ustaje, w przypadku braku organu nadrz dnego

– organowi sprawuj cemu nadzór nad organem lub jednostk których działalno

organizacyjn ,

ustaje, a w przypadku braku takiego organu – podmiotowi

wykonuj cemu działalno , o której mowa w art. 51a, po zapewnieniu przez podmiot likwiduj cy działalno

organu lub jednostki organizacyjnej podmiotowi

wykonuj cemu działalno , o której mowa w art. 51a, rodków finansowych na dalsze przechowywanie tej dokumentacji.

–3–

1e. Podlegaj ce przej ciu przez archiwum pa stwowe materiały archiwalne organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalno ustała, niezb dne do działalno ci: 1)

organu

pa stwowego

lub

pa stwowej

jednostki

organizacyjnej

nieposiadaj cej osobowo ci prawnej przejmuj cych zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, których działalno

ustała, archiwum

pa stwowe pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek, w tym zło ony w postaci elektronicznej, na podstawie porozumienia zawartego pomi dzy archiwum pa stwowym a tym organem lub jednostk ; 2)

pa stwowej osoby prawnej, organu jednostki samorz du terytorialnego lub samorz dowej jednostki organizacyjnej przejmuj cych zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, których działalno

ustała, archiwum

pa stwowe, na ich pisemny wniosek, w tym zło ony w postaci elektronicznej, pozostawia do u ywania na podstawie umowy u yczenia tej osobie, organowi lub jednostce; 3)

jednostki organizacyjnej nieb d cej pa stwow lub samorz dow jednostk organizacyjn , przejmuj cej zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, których działalno

ustała, archiwum pa stwowe, na jej

pisemny wniosek, w tym zło ony w postaci elektronicznej, mo e pozostawi do u ywania na podstawie umowy u yczenia tej jednostce. 1f. Porozumienie lub umowa u yczenia, o których mowa w ust. 1e, okre laj w szczególno ci czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowi zki bior cego do u ywania materiały archiwalne. 1g. Je eli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalno

ustała, nie wydzielono materiałów

archiwalnych, do post powania z t dokumentacj , do czasu wydzielenia tych materiałów,

stosuje

si

odpowiednio

z materiałami archiwalnymi.”,

przepisy

dotycz ce

post powania

–4–

c)

ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Minister wła ciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasi gni ciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych, w drodze rozporz dzenia: 1)

okre li: a)

metody kwalifikowania i metod klasyfikowania dokumentacji,

b)

rodzaje oznacze kategorii archiwalnych,

c)

elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt,

d)

wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt,

e)

wzór budowy kwalifikatora dokumentacji,

f)

standardy

porz dkowania,

ewidencjonowania

i

technicznego

zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów pa stwowych, g)

szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych,

h)

szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej,

i)

wła ciwo

archiwów pa stwowych w sprawach, o których mowa

w lit. g i h, w tym wła ciwo

archiwów pa stwowych dla organów lub

jednostek organizacyjnych o charakterze centralnym oraz dla rodzajów przejmowanych materiałów archiwalnych – maj c na uwadze warto i potrzeb

historyczn dokumentacji lub utrat jej znaczenia

ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub

utrat oraz kieruj c si zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw; 2)

mo e okre li brakowanie

rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której nie

wymaga

zgody

dyrektora

wła ciwego

archiwum

pa stwowego, kieruj c si krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz tym, e nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych.”, d)

w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie: „Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób post powania z materiałami archiwalnymi i dokumentacj niearchiwaln w przypadku ustania działalno ci organów lub jednostek organizacyjnych, w tym podległych i nadzorowanych, okre laj , w drodze zarz dzenia, w odniesieniu do:”,

–5–

e) 2)

uchyla si ust. 4;

w art. 6: a)

po ust. 1 dodaje si ust. 1a w brzmieniu: „1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mog by realizowane w ramach elektronicznego zarz dzania dokumentacj , b d cego systemem wykonywania czynno ci kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,

gromadzenia i

tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej

z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b.”, b)

ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pa stwowych, okre laj : 1)

instrukcj kancelaryjn okre laj c szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynno ci kancelaryjnych;

2)

sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który okre la klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje si jednolicie, w systemie dziesi tnym, dokumentacj

powstaj c

i gromadzon

w tych

organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikacj archiwaln ; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstaw

oznaczania, rejestracji

i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz mo e by

uzupełniony przez kwalifikator

dokumentacji, który okre la kwalifikacj archiwaln jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji; 3)

instrukcj w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.”,

c)

po ust. 2c dodaje si ust. 2d–2i w brzmieniu: „2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem wła ciwego dla ich siedziby archiwum pa stwowego, w drodze zarz dzenia, mog

dokona

uzupełnienia jednolitych

rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, je eli jest to niezb dne dla klasyfikacji nowych zada i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rz dowej w województwie uzupełnienia

–6–

jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów. 2e. Organ pa stwowy mo e okre li , w trybie okre lonym w ust. 2, instrukcj kancelaryjn , jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcj

w sprawie organizacji

i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miar potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne: 1)

dla urz du obsługuj cego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych albo

2)

nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych. 2f. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa

mog okre li , w trybie okre lonym w ust. 2, instrukcj kancelaryjn , jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcj w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miar potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalno ci jest zbli ony. 2g. Z dniem wej cia w ycie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa w ust. 2e i 2f, trac moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji okre lone na podstawie ust. 2 przez kierownika jednostki organizacyjnej. 2h. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych mo e upowa ni dyrektorów archiwów pa stwowych do wyst powania w jego imieniu w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2f. 2i. Organy wła ciwe w sprawach archiwów wyodr bnionych okre laj instrukcj

w sprawie zarz dzania dokumentacj

w archiwum wyodr bnionym,

okre laj c zasady i tryb post powania z dokumentacj w tym archiwum.”, d)

ust. 3 otrzymuje brzmienie: „3. Do organów wła ciwych w sprawach archiwów wyodr bnionych nie stosuje si

wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów

Pa stwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i.”;

–7–

3)

w art. 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Materiały archiwalne wchodz ce do nieewidencjonowanego niepa stwowego zasobu archiwalnego mog by zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy sprzeda y, archiwom pa stwowym oraz archiwom wyodr bnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, w zale no ci od wła ciwo ci tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów stosuje si przepisy Kodeksu cywilnego.”;

4)

w art. 19: a)

uchyla si ust. 3,

b)

ust. 4 otrzymuje brzmienie: „4. Minister Obrony Narodowej mo e upowa ni Szefa Słu by Wywiadu Wojskowego i Szefa Słu by Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich wskazane do wyra ania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powstałej w wyniku działalno ci jednostek organizacyjnych odpowiednio Słu by Wywiadu Wojskowego i Słu by Kontrwywiadu Wojskowego.”;

5)

w art. 21: a)

w ust. 1: –

pkt 4 otrzymuje brzmienie: „4) nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem,

udost pnianiem

i

zabezpieczaniem

materiałów

archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;”, –

w pkt 8 kropk zast puje si

rednikiem i dodaje si pkt 9 w brzmieniu:

„9) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalno ci informacyjnej i wydawniczej.”, b)

ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych uprawniony jest do kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez podmioty wymienione w art. 22.”;

6)

po art. 21 dodaje si art. 21a–21d w brzmieniu: „Art. 21a. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, zwanej dalej „jednostk

kontrolowan ”,

o kontroli, o której mowa w art. 21 ust. 2, nie pó niej ni na 7 dni przed dniem rozpocz cia kontroli; od zawiadomienia mo na odst pi dokumentacji zniszczeniem, uszkodzeniem lub utrat .

w przypadku zagro enia

–8–

2. Kontrol przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych lub archiwum pa stwowego, zwany dalej „kontrolerem”, na podstawie imiennego upowa nienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu potwierdzaj cego to samo

oraz,

w razie potrzeby, odpowiedniego po wiadczenia bezpiecze stwa. 3. Upowa nienie do przeprowadzenia kontroli zawiera: 1)

oznaczenie wydaj cego upowa nienie oraz dat jego wydania;

2)

podstaw prawn kontroli;

3)

imi , nazwisko i stanowisko słu bowe kontrolera;

4)

nazw i adres jednostki kontrolowanej;

5)

zakres i przedmiot kontroli;

6)

okres wa no ci upowa nienia;

7)

podpis wydaj cego upowa nienie. 4. Kontrolerowi przysługuje prawo do:

1)

swobodnego poruszania si

na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz

w miejscu wykonywania jej zada w strefach ogólnie dost pnych, a w przypadku stref zamkni tych – do poruszania si

wył cznie pod nadzorem pracownika

wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej; 2)

wgl du do dokumentacji dotycz cej zakresu i przedmiotu kontroli lub maj cej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;

3) 4)

dania udzielenia ustnych lub pisemnych wyja nie ; korzystania z pomocy biegłych. 5. Je eli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnie

wymagaj cych

wiadomo ci specjalnych, Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolera, powołuje biegłego, okre laj c zakres i przedmiot bada , termin wydania opinii oraz wysoko

wynagrodzenia.

6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowi zany do: 1)

zapewnienia warunków i rodków niezb dnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli;

2)

przedstawienia,

na

danie

kontrolera,

dokumentacji

dotycz cej

zakresu

i przedmiotu kontroli lub maj cej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;

–9–

3)

pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upowa nionej do reprezentowania go podczas kontroli w czasie jego nieobecno ci. 7. Kontroler jest obowi zany do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał

w zwi zku z wykonywaniem czynno ci słu bowych; obowi zek ten trwa równie po ustaniu zatrudnienia. Art. 21b. 1. Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli. 2. Protokół kontroli zawiera: 1)

nazw i adres jednostki kontrolowanej;

2)

okre lenie aktu prawnego stanowi cego podstaw

prawn

działania jednostki

kontrolowanej; 3)

nazw organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który sprawuje nad ni nadzór, i jego adres;

4)

imi i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;

5)

imi , nazwisko i stanowisko słu bowe kontrolera oraz dat wydania upowa nienia do przeprowadzenia kontroli;

6)

termin rozpocz cia i zako czenia kontroli, ze wskazaniem dni b d cych przerwami w kontroli;

7)

zakres i przedmiot kontroli;

8)

informacj o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej wraz z opisem jej struktury organizacyjnej;

9)

w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, upadło ci, w toku przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych – informacj

o terminie

rozpocz cia likwidacji, postawienia w stan upadło ci lub wprowadzenia zmian organizacyjnych oraz przewidywanym terminie ich zako czenia; 10) informacj o dokonanych w przeszło ci zmianach organizacyjnych, które maj wpływ na sposób realizacji przez jednostk

kontrolowan

zada

okre lonych

w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; 11) informacj

o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt,

kwalifikatorze dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt obowi zuj cych w jednostce kontrolowanej; 12) informacj

o kontrolach dotycz cych przestrzegania przepisów o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;

– 10 –

13) opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowo ci, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcj (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowo ci; 14) wskazanie podstaw dokonanych ustale ; 15) informacj

o realizacji zalece

pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej

kontroli; 16) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrze e do ustale zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego protokołu; 17) wzmiank o zgłoszeniu zastrze e do ustale zawartych w protokole kontroli oraz o stanowisku zaj tym wobec nich przez kontrolera; 18) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skre le i uzupełnie ; 19) podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli; 20) podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli – wzmiank o tym fakcie. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, mo e zgłosi pisemne umotywowane zastrze enia do ustale zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. 4. Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrze e do ustale zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy zastrze e i w miar potrzeby podejmuje dodatkowe czynno ci kontrolne. 5. W przypadku stwierdzenia, e zastrze enia do ustale zawartych w protokole kontroli s zasadne w cało ci lub w cz ci, kontroler zmienia lub uzupełnia protokół kontroli. 6. W przypadku nieuwzgl dnienia zastrze e do ustale zawartych w protokole kontroli w cało ci kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian. 7. Kierownik jednostki kontrolowanej mo e odmówi

podpisania protokołu

kontroli, składaj c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyja nienie przyczyn odmowy. 8. W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler doł cza do niego pisemne wyja nienie przyczyn odmowy. 9.

Odmowa

podpisania

protokołu

kontroli

przez

kierownika

jednostki

kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.

– 11 –

Art. 21c. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych, w terminie 2 miesi cy od dnia otrzymania protokołu kontroli, przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej wyst pienie pokontrolne. 2. Wyst pienie pokontrolne zawiera: 1)

oznaczenie wydaj cego wyst pienie;

2)

nazw i adres jednostki kontrolowanej;

3)

podstaw prawn kontroli;

4)

imi , nazwisko i stanowisko słu bowe kontrolera;

5)

dat rozpocz cia i zako czenia kontroli;

6)

zakres i przedmiot kontroli;

7)

ocen działalno ci jednostki kontrolowanej w zakresie obj tym kontrol , w tym stwierdzone nieprawidłowo ci;

8)

zalecenia dotycz ce sposobu usuni cia nieprawidłowo ci;

9)

termin usuni cia nieprawidłowo ci lub termin opracowania harmonogramu realizacji zalece i jego wdro enia;

10) podpis wydaj cego wyst pienie; 11) dat podpisania wyst pienia. 3.

Wyst pienie

pokontrolne

jest

przekazywane

kierownikowi

jednostki

kontrolowanej tak e w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli; kierownik jednostki kontrolowanej jest obowi zany wykona

zalecenia zawarte

w wyst pieniu pokontrolnym. 4. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wyst pienia pokontrolnego, mo e zgłosi pisemne zastrze enia do oceny i zalece zawartych w wyst pieniu pokontrolnym oraz zło y

dodatkowe wyja nienia

i przedstawi dodatkow dokumentacj . 5. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych, w terminie 21 dni od dnia otrzymania zastrze e : 1)

zmienia wyst pienie pokontrolne i zmienione wyst pienie wraz z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej – w przypadku stwierdzenia zasadno ci cało ci lub cz ci zastrze e albo

2)

odmawia

zmiany

wyst pienia

pokontrolnego

i

swoje

stanowisko

wraz

z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej – w przypadku nieuwzgl dnienia zastrze e w cało ci.

– 12 –

6. Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie okre lonym w wyst pieniu pokontrolnym, informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych o sposobie wykonania zalece

zawartych w tym wyst pieniu i działaniach podj tych w celu

usuni cia nieprawidłowo ci lub przyczynach niepodj cia takich działa . 7. Je eli jednostka kontrolowana nie wykonuje zalece zawartych w wyst pieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych wyst puje do organu nadrz dnego nad jednostk kontrolowan albo organu sprawuj cego nad ni nadzór z wnioskiem

o

zastosowanie

rodków

nadzoru

zmierzaj cych

do

usuni cia

stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowo ci. Art. 21d. 1. Ł czny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym obejmuj cy równie dodatkowe czynno ci kontrolne, o których mowa w art. 21b ust. 4, nie mo e w roku kalendarzowym przekracza 30 dni roboczych. 2. Przepisu ust. 1 nie stosuje si

do kontroli przeprowadzanej w archiwach

pa stwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Pa stwowych.”; 7)

art. 23 otrzymuje brzmienie: „Art. 23. Działalno przechowywanie,

archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie,

opracowanie,

zabezpieczenie

i

udost pnianie

materiałów

archiwalnych oraz prowadzenie działalno ci informacyjnej.”; 8)

w art. 24 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Minister wła ciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporz dzenia, tworzy lub ł czy archiwa pa stwowe oraz ustala ich siedziby i zasi g działania albo likwiduje archiwa pa stwowe, kieruj c si potrzeb zapewnienia prawidłowej organizacji archiwów pa stwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielko ci i wła ciwo ci miejscowej do ilo ci przechowywanych materiałów archiwalnych, a tak e racjonalnego gospodarowania

rodkami finansowymi oraz

mieniem archiwów pa stwowych.”; 9)

art. 28 otrzymuje brzmienie: „Art. 28. 1. Do zakresu działania archiwów pa stwowych nale y: 1)

kształtowanie pa stwowego zasobu archiwalnego;

2)

gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udost pnianie materiałów archiwalnych nale cych do ich zasobu archiwalnego;

3)

kontrola post powania z materiałami archiwalnymi wchodz cymi do pa stwowego zasobu archiwalnego i dokumentacj

niearchiwaln

powstał

i zgromadzon

– 13 –

w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1, bez wzgl du na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wył czeniem organów posiadaj cych archiwa wyodr bnione; 4)

wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyci gów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a tak e wydawanie za wiadcze na podstawie tych materiałów;

5)

prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych;

6)

popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalno ci informacyjnej;

7)

wykonywanie zada okre lonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub w przepisach odr bnych. 2.

Archiwum

pa stwowe,

Pa stwowych, mo e powierzy

za

zgod

Naczelnego

Dyrektora

Archiwów

innemu archiwum pa stwowemu przeprowadzenie

kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3. 3. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, dotycz cych podległych mu archiwów pa stwowych, mo e wydawa zarz dzenia. 4. Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a–21d stosuje si odpowiednio.”; 10) w art. 29: a)

w ust. 1 w pkt 6 uchyla si lit. d,

b)

uchyla si ust. 6;

11) w art. 31 w ust. 1 uchyla si pkt 5; 12) w art. 32 uchyla si ust. 2 i 3; 13) w art. 34 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, s obowi zani zapewni : 1)

gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworz cych zasób podległych im archiwów zakładowych;

– 14 –

2)

klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a tak e przekazywanie materiałów archiwalnych wła ciwym archiwom pa stwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.”;

14) w art. 36 w ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie: „2) umo liwi

wła ciwemu archiwum pa stwowemu nadzór nad brakowaniem

dokumentacji niearchiwalnej;”; 15) po art. 36 dodaje si art. 36a w brzmieniu: „Art. 36a. Je eli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury terenowe, archiwum zakładowe lub składnic akt mo na utworzy odr bnie dla ka dej takiej struktury, o ile spełnia ona co najmniej jedno z nast puj cych kryteriów: 1)

jest zorganizowan , wyodr bnion i samodzieln cało ci poło on w miejscu zidentyfikowanym odr bnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalno ;

2)

prowadzi działalno

o zasi gu regionalnym i dla potrzeb regionalnych;

3)

posiada dokumentacj przydatn dla potrzeb okre lonych w art. 16 ust. 1 na terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.”;

16) art. 40 otrzymuje brzmienie: „Art. 40. 1. Prawa i obowi zki pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych i archiwów pa stwowych, do których nie maj zastosowania przepisy o słu bie cywilnej, okre laj przepisy o pracownikach urz dów pa stwowych. 2. W Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych i archiwach pa stwowych mo na zatrudnia pracowników naukowych. Do pracowników naukowych stosuje si przepisy art. 39 ust. 2, art. 41, art. 42, art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 oraz ust. 2, 3, 5 i 6, art. 44 ust. 1 i ust. 5 pkt 1–4 i 6, art. 47 ust. 5, art. 59 i art. 60 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092), a w zakresie zasad wynagradzania – przepisy o pracownikach urz dów pa stwowych.”; 17) w art. 44 dodaje si ust. 4 w brzmieniu: „4. Minister wła ciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasi gni ciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych, w drodze rozporz dzenia, okre li warunki i tryb przekazywania do archiwów pa stwowych materiałów archiwalnych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42, w przypadkach

okre lonych

w

ust.

1–3,

uwzgl dniaj c

warto

historyczn

– 15 –

dokumentacji, stan jej uporz dkowania i zewidencjonowania oraz ochron

przed

uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat .”; 18) w art. 51c: a)

w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „1) firm przedsi biorcy oraz jego siedzib i adres;”,

b)

w ust. 3 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „1) firm przedsi biorcy oraz jego siedzib i adres;”;

19) art. 51h otrzymuje brzmienie: „Art. 51h. 1. Marszałek województwa wykre la z urz du, w drodze decyzji, wpis w rejestrze w przypadku: 1)

wydania decyzji, o której mowa w art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalno ci gospodarczej;

2)

wydania prawomocnego orzeczenia zakazuj cego przedsi biorcy wykonywania działalno ci obj tej wpisem;

3)

gdy

wobec

przedsi biorcy

uko czono

post powanie

likwidacyjne

albo

upadło ciowe obejmuj ce likwidacj maj tku upadłego. 2. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych mo e wyda decyzj nakazuj c zło enie dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez przedsi biorc , wobec którego wydano decyzj , o której mowa w ust. 1 pkt 1, lub orzeczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum pa stwowym, je eli przedsi biorca został wykre lony z Krajowego Rejestru S dowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalno ci Gospodarczej, a ponadto istnieje zagro enie

zniszczenia

zgromadzonej

przez

przedsi biorc

dokumentacji,

w szczególno ci na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. 3. Przed wydaniem decyzji, o których mowa w ust. 2, Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym si ona znajduje. 4. Decyzji, o której mowa w ust. 2, nadaje si wykonalno ci.

rygor natychmiastowej

– 16 –

5. Przy okre laniu kosztów przej cia, ewidencjonowania, przechowywania i konserwacji dokumentacji przepisy art. 51p ust. 6–9 oraz art. 51z ust. 4 i 5 stosuje si odpowiednio.”; 20) w art. 51i: a)

pkt 3 otrzymuje brzmienie: „3) spółdzielni podlegaj cej podziałowi lub poł czeniu z inn spółdzielni , nie przechodz na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub poł czenia;”,

b)

dodaje si pkt 4 w brzmieniu: „4) przedsi biorcy niewymienionego w pkt 2 lub 3 podlegaj cego podziałowi lub poł czeniu, nie przechodz na podmiot powstały w wyniku podziału lub poł czenia.”;

21) w art. 51p ust. 6 otrzymuje brzmienie: „6. W przypadku ogłoszenia upadło ci przedsi biorcy, rodki, o których mowa w ust. 1, stanowi danin publiczn w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadło ciowe i naprawcze (Dz. U. z 2012 r. poz. 1112 i 1529 oraz z 2013 r. poz. 355 i 613).”; 22) w art. 51u ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Okre lony w ust. 1 obowi zek wskazania podmiotu przejmuj cego dokumentacj

oraz zapewnienia

rodków na jej przechowywanie nie dotyczy

pracodawców, do których maj zastosowanie przepisy art. 5.”; 23) w art. 51z ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych mo e wyda decyzj nakazuj c zło enie dokumentacji, która nale ała do pracodawcy wykre lonego z Krajowego Rejestru S dowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalno ci Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum pa stwowym, je eli istnieje zagro enie jej zniszczenia, w szczególno ci na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw

prawnych

do

jej

przekazania

innemu

podmiotowi

do

dalszego

przechowywania.”. Art. 2. Do spraw wszcz tych i niezako czonych przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy, dotycz cych: 1)

uzgadniania jednolitych rzeczowych wykazów akt z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pa stwowych lub dyrektorem wła ciwego archiwum pa stwowego,

– 17 –

2)

przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych,

3)

brakowania dokumentacji niearchiwalnej

– stosuje si przepisy dotychczasowe. Art. 3. Do spraw dotycz cych przekazania do archiwów pa stwowych materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ust. 1–3 ustawy, o której mowa w art. 1, w których powiadomienie o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych zostało zło one przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy, stosuje si przepisy dotychczasowe. Art. 4. Zgody generalne na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, wydane przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy, zachowuj wa no

przez okres, na jaki zostały

wydane. Art. 5. Wnioski w sprawie wyra enia zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, zło one i nierozpatrzone przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy, pozostawia si bez rozpatrzenia. Art. 6. Jednolite rzeczowe wykazy akt, wydane przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy, zachowuj moc do dnia wej cia w ycie nowych jednolitych rzeczowych wykazów akt. Art. 7. Instrukcje wydane na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym, zachowuj moc do dnia wej cia w ycie instrukcji wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejsz ustaw . Art. 8. 1. W terminie 3 lat od dnia wej cia w ycie niniejszej ustawy, organy i jednostki organizacyjne posiadaj ce na podstawie dotychczasowych przepisów materiały archiwalne organów lub jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy, o której mowa w art. 1, których działalno

ustała, mog zawrze odpowiednio porozumienie lub umow

u yczenia dotycz ce dalszego przechowywania tych materiałów archiwalnych, na zasadach okre lonych w ustawie, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejsz ustaw , albo zło y o wiadczenie o braku zamiaru zawarcia porozumienia lub umowy u yczenia. 2. Je eli w terminie, o którym mowa w ust. 1, nie zawarto porozumienia lub umowy u yczenia albo nie zostało zło one o wiadczenie o braku zamiaru zawarcia porozumienia lub umowy u yczenia, materiały archiwalne podlegaj niezwłocznie przekazaniu do archiwum pa stwowego.

– 18 –

Art. 9. 1. W sprawach dotycz cych przekazania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego i wyra enia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego, wszcz tych na wniosek kierowników komórek organizacyjnych wykonuj cych zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa, utworzonych w urz dach obsługuj cych organy pa stwowe i pa stwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urz dach obsługuj cych organy jednostek samorz du terytorialnego i innych samorz dowych jednostkach organizacyjnych, i niezako czonych przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy, organem wła ciwym jest dyrektor wła ciwego archiwum pa stwowego, z tym e do załatwiania tych spraw stosuje si przepisy dotychczasowe. 2. Centralne Archiwum Wojskowe przekazuje niezwłocznie sprawy, o których mowa w ust. 1, wraz z kompletem akt do wła ciwego archiwum pa stwowego oraz informuje o tym wnioskodawc . Art. 10. 1. W terminie roku od dnia wej cia w ycie niniejszej ustawy dokumentacj wytworzon

przez komórki organizacyjne wykonuj ce zadania w zakresie obronno ci

i bezpiecze stwa pa stwa, utworzone w urz dach obsługuj cych organy pa stwowe i pa stwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urz dach obsługuj cych organy jednostek samorz du terytorialnego i innych samorz dowych jednostkach organizacyjnych, wł cza si , na podstawie protokołu, do zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) jednostki organizacyjnej, w której ta komórka działa. 2. Do dnia wł czenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, do zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) archiwa wyodr bnione komórek organizacyjnych wykonuj cych dotychczas zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa, o których mowa w ust. 1: 1)

nie przejmuj nowej dokumentacji;

2)

przekazuj do archiwum zakładowego (składnicy akt) niezako czone sprawy zwi zane z przejmowaniem dokumentacji;

3)

udost pniaj

przechowywan

dokumentacj , zgodnie z przepisami wydanymi na

podstawie art. 17 ust. 3 ustawy, o której mowa w art. 1. 3. Do dnia wł czenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, do zasobu archiwum zakładowego (składnicy akt) stosuje si przepisy wydane na podstawie art. 29 ust. 6 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym.

– 19 –

Art. 11. Wnioski dotycz ce zaopiniowania zarz dze

w sprawie utworzenia

i organizacji archiwum wyodr bnionego, zło one na podstawie art. 29 ust. 6 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu dotychczasowym, pozostawia si bez rozpatrzenia. Art. 12. W terminie roku od dnia wej cia w

ycie niniejszej ustawy materiały

archiwalne zgromadzone w Centralnym Archiwum Wojskowym, wytworzone w zwi zku z wykonywaniem zada w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa oraz przekazane do Centralnego Archiwum Wojskowego przez komórki organizacyjne, o których mowa w art. 9 ust. 1, wykonuj ce takie zadania po dniu 25 kwietnia 2007 r., podlegaj przekazaniu do archiwów pa stwowych, w trybie okre lonym w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejsz ustaw . Art. 13. 1. Pracownik naukowy zatrudniony w archiwum pa stwowym przed dniem wej cia w ycie niniejszej ustawy mo e w terminie 6 miesi cy od dnia wej cia w ycie niniejszej ustawy rozwi za

stosunek pracy bez wypowiedzenia za siedmiodniowym

uprzedzeniem. Rozwi zanie stosunku pracy w tym trybie powoduje skutki, jakie przepisy prawa wi

z rozwi zaniem stosunku pracy przez pracodawc za wypowiedzeniem.

2. Archiwa pa stwowe dostosuj

struktur podległo ci słu bowej pracowników do

wymogów przepisu art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092) w terminie 6 miesi cy od dnia wej cia w ycie niniejszej ustawy. Art. 14. Ustawa wchodzi w ycie pierwszego dnia miesi ca nast puj cego po upływie 6 miesi cy od dnia ogłoszenia.

27/06/EP

UZASADNIENIE

Przedstawiony projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokonuje zmian dotycz cych funkcjonowania archiwów pa stwowych oraz archiwów nieb d cych archiwami pa stwowymi. Projektowana ustawa ma na celu: 1) ułatwienie gromadzenia, zarz dzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, oraz uproszczenie zasad post powania

z

dokumentacj

w

przypadku

współistnienia

systemów

elektronicznego zarz dzania dokumentacj i systemu zarz dzania dokumentacj na no nikach tradycyjnych (szczególnie papierowych); 2) umo liwienie wykonywania czynno ci kontrolnych w zakresie post powania z dokumentacj , w tym ich przeprowadzania niezale nie od wła ciwo ci miejscowej archiwum pa stwowego; 3) uproszczenie zasad

gromadzenia i

w zwi zku z wykonywaniem zada

zarz dzania dokumentacj

powstaj c

z zakresu obronno ci i bezpiecze stwa

pa stwa, co ułatwi ujednolicenie post powania z dokumentacj bez wzgl du na to, czego ona dotyczy; 4) uporz dkowanie

przepisów

dotycz cych

statusu

pracowników

archiwów

pa stwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych. Gromadzenie i zarz dzanie dokumentacj

przez organy pa stwowe i pa stwowe

jednostki organizacyjne oraz organy jednostek samorz du terytorialnego i samorz dowe jednostki organizacyjne, a nast pnie jej przekazywanie do archiwów w coraz wi kszym stopniu dotyczy dokumentów elektronicznych. Wydane na podstawie obecnie obowi zuj cej ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822), zwanej dalej „ustaw post powanie z dokumentacj

archiwaln ”, akty wykonawcze reguluj

w postaci papierowej i z dokumentacj

odr bnie w postaci

elektronicznej. W wyniku dokonanej w 2010 r. nowelizacji ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalno ci podmiotów realizuj cych zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235 oraz z 2014 r. poz. 183) pojawiły si w porz dku prawnym akty prawne, które zawieraj

nowe regulacje dotycz ce sposobu korzystania

z elektronicznego post powania z aktami spraw, np. rozporz dzenie Rady Ministrów

z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjno ci, minimalnych wymaga dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymaga

dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526), czy

rozporz dzenie Ministra Spraw Wewn trznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłu ania wa no ci, wykorzystania i uniewa niania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. Nr 93, poz. 547). Uwzgl dniaj c powy sze regulacje, pilnym zadaniem

stało

z dokumentacj

si

zharmonizowanie

przepisów

reguluj cych

post powanie

w postaci papierowej z przepisami dotycz cymi dokumentacji

elektronicznej. Dokumentacja papierowa i elektroniczna b dzie bowiem wyst powa równolegle w ramach prowadzonych spraw. Zmiana przepisów w zakresie post powania z dokumentacj w postaci tradycyjnej (tj. nieelektronicznej) usprawni przechodzenie podmiotów do elektronicznego zarz dzania dokumentacj

w postaci

cyfrowej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, a równocze nie zapewni sprawne post powanie z dokumentacj wpływaj c nadal w postaci papierowej. Omówione powy ej problemy wynikaj w ustawie archiwalnej,

przede wszystkim z braku dookre lenia

e przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw mo e by

realizowany w ramach elektronicznego zarz dzania dokumentacj oraz zdefiniowania tego okre lenia. Dotycz

one tak e zakresu regulacji zawartych w rozporz dzeniu

wydanym na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej, tj. rozporz dzeniu Ministra Kultury z dnia 16 wrze nia 2002 r. w sprawie post powania z dokumentacj , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), zwanego dalej „aktem wykonawczym”. W obowi zuj cym stanie prawnym podmioty publiczne, cho wdro yły

jako

podstawowy

system

dokumentowania

przebiegu

załatwiania

i rozstrzygania spraw system elektronicznego zarz dzania dokumentacj (zwany dalej „EZD”) i na bie co digitalizuj otrzymywan w postaci papierowej dokumentacj , to dokumentacj papierow , mimo e załatwiaj sprawy w oparciu o jej obraz cyfrowy, powinny przed jej przekazaniem do archiwum pa stwowego uporz dkowa w sposób, w jaki to czyni podmioty publiczne, które systemu EZD nie wdro yły. Problemy te sygnalizowane

były przez

wielu przedstawicieli

administracji

samorz dowej,

szczególnie podczas prac nad rozporz dzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych 2

wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Rozwi zanie

problemów

sygnalizowanych

przez

przedstawicieli

administracji

samorz dowej (cz ciowo omówione tak e w cz ci uzasadnienia po wi conej konsultacjom społecznym), wynikaj cych ze stosowania aktu wykonawczego, wymaga dokonania zmian w art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej poprzez zamieszczenie w ustawie rozwi za zawartych dotychczas w akcie wykonawczym. Zmiany powy sze polegaj m.in. na: 1) okre leniu terminu realizacji obowi zku przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych; 2) ustaleniu zasady brakowania dokumentacji wył cznie na podstawie zgody dyrektora archiwum pa stwowego; 3) okre leniu zasad post powania z dokumentacj w zwi zku z ustaniem działalno ci podmiotu publicznego. Proponowane w projekcie zmiany determinuj konieczno

dokonania zmian równie

w sposobie post powania z dokumentacj w podmiotach publicznych, w szczególno ci w ich aktach wewn trznych. Uznano, i uporz dkowa nale y podstawy prawne do wydania aktów wewn trznych oraz tryb ich wprowadzenia. Organy jednostek samorz du terytorialnego wskazywały na problem braku mo liwo ci wprowadzania w jednostkach podległych lub nadzorowanych przez te organy przepisów reguluj cych sfer kancelaryjn oraz kwestie organizacji i funkcjonowania archiwów tych jednostek. W obowi zuj cym stanie prawnym kierownik ka dej jednostki podległej lub nadzorowanej (np. szkoły, przedszkola, instytucji kultury) musi samodzielnie wprowadza w jednostce regulacje w tym zakresie. Uzasadnione wydaje si jednak opracowanie wspólnych przepisów dla tego samego rodzaju instytucji na danym obszarze. Uwzgl dniaj c powy sze, projekt przewiduje uporz dkowanie ww. zagadnie i wprowadzenie nowych regulacji, pozwalaj cych organom samorz du terytorialnego na sprawniejsze regulowanie sposobu zarz dzania dokumentacj w jednostkach podległych i nadzorowanych. Wszystkie opisane powy ej zjawiska wymagaj

od archiwów pa stwowych usprawnienia nadzoru nad post powaniem

z dokumentacj , w tym przede wszystkim dokumentacj elektroniczn . Bez wzgl du bowiem na jej posta

(papierow , elektroniczn , itp.), nadal cz

z niej b dzie

stanowi materiały archiwalne, wchodz ce do narodowego zasobu archiwalnego. 3

Za konieczno ci zmian w ustawie archiwalnej przemawia równie pojawianie si nowych form organizacyjnych podmiotów, co wymaga wi kszej elastyczno ci przy okre laniu wła ciwo ci archiwów pa stwowych dla tych podmiotów. Nowe formy organizacyjne powstaj

w wyniku wdra ania nowych systemów organizacji

i zarz dzania, jak i w toku procesu komercjalizacji pa stwowych jednostek organizacyjnych o wielopoziomowej strukturze organizacyjnej. Jednostki te wytwarzaj materiały archiwalne, wchodz ce do pa stwowego zasobu archiwalnego, a tym samym pozostaj

w

sferze

oddziaływania

archiwów

pa stwowych.

Jednak e

ich

wielopoziomowa struktura organizacyjna wywołuje trudno ci natury organizacyjnej i prawnej w zakresie obsługi narastaj cej dokumentacji zarówno po stronie tych jednostek, jak i archiwów pa stwowych. Trudno ci sprawia zwłaszcza interpretacja poj cia jednostki organizacyjnej w kontek cie przepisu art. 33 ust. 1 ustawy archiwalnej dotycz cego

archiwum

zakładowego.

Wida

to

szczególnie

w

procedurze

przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych czy te wyra enia zgody na zniszczenie dokumentacji nieprzydatnej. Problematyczne jest równie sprawowanie bie cej kontroli nad post powaniem z dokumentacj . Zgodnie z obowi zuj cym stanem prawnym odpowiedzialnym za realizacj ww. czynno ci jest kierownik jednostki organizacyjnej. Je eli wi c potraktuje si t definicj zaw aj co, to mo e to doprowadzi do niewydolno ci samych podmiotów w zakresie obsługi własnej dokumentacji rozproszonej po całej Polsce w ró nych siedzibach i strukturach jednego podmiotu (np. Zakład Ubezpiecze Uwzgl dniaj c powy sze, spraw

piln

Społecznych, agencje rz dowe).

jest ustawowe wprowadzenie mo liwo ci

uznawania za jednostk organizacyjn struktur terenowych danego podmiotu. Nowelizuj c

w

2007

r.

ustaw

archiwaln ,

stworzono

system

archiwów

wyodr bnionych w komórkach wykonuj cych zadania na rzecz bezpiecze stwa i obronno ci pa stwa (art. 5 ust. 4, art. 19 ust. 3, art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d i ust. 6, art. 31 ust. 1 pkt 5, art. 32 ust. 2 i 3). Skomplikowało to jednak proces obsługi dokumentacji i przyczyniło si – wbrew pierwotnym zamierzeniom – do dodatkowych obci e . Nale y bowiem nadmieni , i zadania te w coraz wi kszym stopniu przynale cywilnej, a nie wojskowej (przynale no

do sfery

do sfery cywilnej nie wyklucza oczywi cie

ochrony tej dokumentacji w trybie przewidzianym na przykład dla dokumentacji zawieraj cej informacje niejawne). Problem nadmiernych obci e

zwi zanych

z funkcjonowaniem „nowych” archiwów wyodr bnionych był sygnalizowany przez 4

podmioty, które po wej ciu w ycie rozporz dzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie post powania z dokumentacj

w komórkach

organizacyjnych wykonuj cych zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa wdra aj nowe regulacje i zgłaszaj zarówno archiwom pa stwowym, jak i Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Pa stwowych niezasadno

organizowania

archiwów wyodr bnionych odr bnych od archiwów zakładowych. Istotne staje si wi c wyeliminowanie w podmiotach odr bno ci w sposobie post powania z dokumentacj powstaj c

i gromadzon

w wyniku realizacji zada

w zakresie obronno ci

i bezpiecze stwa pa stwa. Utrzymywanie odr bno ci nie ma obecnie równie uzasadnienia w zwi zku z liberalizacj przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz przeniesieniem w ostatnich latach zdecydowanej wi kszo ci tych zada

do

komórek o charakterze czysto cywilnym. W projekcie, obok nowych rozwi za , wprowadzono równie poprawion redakcj tych przepisów, które budziły w tpliwo ci interpretacyjne. Poni ej przedstawiono szczegółow analiz proponowanych rozwi za . 1. Zmiany dotycz ce post powania z dokumentacj pa stwowych

jednostkach

organizacyjnych,

w organach pa stwowych,

organach

jednostek

samorz du

terytorialnego oraz w samorz dowych jednostkach organizacyjnych Konieczno

przeniesienia

do

ustawy

archiwalnej

cz ci

regulacji

z

aktu

wykonawczego skutkuje konieczno ci zmiany art. 5 i art. 6 ustawy archiwalnej. Dokonano zmiany przepisu art. 5 ust. 1 ustawy w nast puj cy sposób: 1) wprowadzono w pkt 2 tego przepisu poj cie „dokumentacji niearchiwalnej”, dotychczas wyst puj ce jedynie w aktach wykonawczych do ustawy archiwalnej; 2) termin wykonania obowi zku przekazania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych wprowadzono do pkt 1 tego przepisu, ale bez znacz cej zmiany dotychczasowego stanu prawnego w tym zakresie. Zachowano zasad , zgodnie z któr materiały archiwalne przekazuje si do archiwów pa stwowych po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Odst pstwa od tej zasady zachodz w sytuacji, w której działalno

podmiotu ustaje albo nie mamy do czynienia z dokumentami

elektronicznymi lub te materiałami archiwalnymi z archiwów wyodr bnionych, czy te w jednostkach z powierzonym zasobem archiwalnym, wzgl dnie termin przekazania

materiałów

archiwalnych

wynika

z

innych

(np. w odniesieniu do akt spraw s dowych czy akt stanu cywilnego); 5

przepisów

3) do pkt 2 tego przepisu przeniesiono zasad

udzielania zgody na brakowanie

dokumentacji niearchiwalnej przez dyrektora archiwum pa stwowego lub wła ciwego organu okre lonego w art. 19 (w przypadku podmiotów posiadaj cych archiwa wyodr bnione), przy czym zrezygnowano z wprowadzania dwóch rodzajów

zgód

odpowiedzialnych

(jednorazowej za

ich

i

generalnej)

wyra enie

oraz

(dyrektora

ró nych

archiwum

i Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych). Zgod mo liwo ci

z

organów

pa stwowego

generaln zast piono

okre lenia bezpo rednio w akcie wykonawczym, wydanym na

podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej, tych rodzajów i typów dokumentacji, której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora archiwum pa stwowego. Do przepisu art. 5 ust. 1 pkt 2 przeniesiono z aktu wykonawczego dotychczasowe normy dotycz ce warunków przyst pienia do brakowania dokumentacji. Dodano nowe przepisy w art. 5 ustawy archiwalnej dotycz ce post powania z dokumentacj w zwi zku z ustaniem działalno ci podmiotu publicznego, uprzednio okre lone

w

akcie

wykonawczym.

Przy

czym

przeniesienie

to

poł czono

z dopracowaniem całej procedury w oparciu o dotychczasowe do wiadczenia w tym zakresie. Przedstawione propozycje kształtuj si nast puj co: 1) pozostawiono zasad , zgodnie z któr organy i jednostki organizacyjne, których działalno

ustaje, obowi zane s

do niezwłocznego przekazania materiałów

archiwalnych do archiwów pa stwowych oraz do przekazania pozostałej dokumentacji organowi lub jednostce przejmuj cym zadania i kompetencje podmiotu, którego działalno

ustaje (ust. 1a). Zmiany w tym zakresie polegaj

tylko na zobligowaniu nast pcy prawnego (cz sto jest to ju podmiot prywatny), aby wzgl dem tej dokumentacji stosował te same zasady, które stosował podmiot publiczny, poniewa jest to dokumentacja wytworzona przez podmiot publiczny; 2) potwierdzono te

dotychczasow

publiczny, którego działalno

praktyk , zgodnie z któr , je eli podmiot

ustaje nie zd y przekaza materiałów archiwalnych

do archiwum pa stwowego, to obowi zki w tym zakresie przechodz na nast pc prawnego (ust. 1b); 3) w ust. 1d okre lono sposób post powania z dokumentacj niearchiwaln , której okres przechowywania jeszcze nie upłyn ł, a któr pozostawił po sobie podmiot, którego działalno

ustała. Te kwestie w dotychczasowym stanie prawnym były ju

uregulowane w akcie wykonawczym, jednak e budziły w tpliwo ci interpretacyjne 6

w

kontek cie

odmiennego

uregulowania

dla

podmiotów

pa stwowych

i samorz dowych; 4) w ust. 1e i 1f w sposób kompleksowy uporz dkowano zasady pozostawiania materiałów archiwalnych we władaniu nast pców prawnych, je eli s im potrzebne w dalszej działalno ci. W obecnym stanie prawnym prawo do zachowania materiałów archiwalnych po podmiocie publicznym ma podmiot prywatny, b d cy jego nast pc prawnym, ale nie inny podmiot publiczny. Projektowane przepisy rozszerzaj wi c kr g podmiotów zainteresowanych, a tak e reguluj kompleksowo i jednolicie tryb pozostawiania materiałów archiwalnych u nast pców prawnych (dotychczas inny był sposób post powania z materiałami archiwalnymi, dla których upłyn ło 25 lat przechowywania, i dla tych, którym ten okres nie upłyn ł); 5) w ust. 1g wprowadzono now norm , wynikaj c z dotychczasowych do wiadcze w zakresie post powania z dokumentacj podmiotów, których działalno

ustaje.

Zgodnie z projektowanym rozwi zaniem – je eli nie wydzielono z ww. dokumentacji materiałów archiwalnych, to cało

tej dokumentacji traktuje si tak,

jakby to były materiały archiwalne. Rozwi zanie to wynika z trudno ci, jakie napotykaj podmioty i archiwa pa stwowe przy okre laniu sposobu post powania zt

dokumentacj

w sytuacji braku wiedzy, jaka jej cz

stanowi materiały

archiwalne. Z aktu wykonawczego przeniesiono tak e zasad ponoszenia kosztów zwi zanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych przez podmiot przekazuj cy (art. 5 ust. 1c). Zgodnie z celem projektowanej nowelizacji w art. 5 ust. 2 dokonano zmiany zakresu przedmiotowego upowa nienia ustawowego oraz dodano wytyczne dotycz ce tre ci aktu wykonawczego. Upowa nienie ustawowe b dzie przekazywało do uregulowania w rozporz dzeniu

tak e

wła ciwo

archiwów

pa stwowych

w

sprawach

przekazywania materiałów archiwalnych oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Ponadto zgodnie z projektowanym przepisem upowa niaj cym minister wła ciwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego b dzie miał mo liwo

okre lania

rodzajów i typów dokumentacji niearchiwalnej, dla których nie b dzie wymagana zgoda na

jej

brakowanie.

Zast piono

tak e

wyra enie

„zasady

klasyfikowania

i kwalifikowania” wyra eniem „metod kwalifikowania i metod klasyfikowania”, co jest wła ciwszym okre leniem. Nale y podkre li , e przez dodanie w wytycznych 7

obowi zku uwzgl dnienia zakresu stosowania w podmiotach publicznych systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw zdeterminowano sposób uregulowania post powania z dokumentacj w postaci tradycyjnej w zale no ci od stopnia wdro enia systemów EZD. Zmiana art. 5 ust. 1 do ust. 2 spowodowała konieczno

dokonania zmiany we

wprowadzeniu do wyliczenia w art. 5 ust. 3 w zakresie przedmiotu regulacji przekazanej do okre lenia w drodze zarz dzenia przez organy wła ciwe dla archiwów wyodr bnionych. Usprawnieniu zarz dzania dokumentacj słu y tak e projektowany przepis art. 36a. Przepis ten w szczególno ci b dzie odnosi si do podmiotów o wielopoziomowej strukturze i posiadaj cych liczne delegatury na terenie całego kraju. Pozwala on na uznanie za jednostk organizacyjn tak e struktur terenowych podmiotu. Nale y

równie

mi dzyresortowych

wskaza , sugesti

i

zgodnie Prokuratorii

ze

zgłoszon

Generalnej

dokonywaniu kwalifikacji dokumentacji nale y zwróci warto

w

toku

uzgodnie

Skarbu

Pa stwa,

szczególn

uwag

przy na jej

dowodow , w tym w szczególno ci umów cywilnoprawnych oraz wszelkich

dokumentów zwi zanych z jej zawarciem oraz realizacj . Regulacja ta nie znalazła wyrazu w tre ci normatywnej, bowiem wynika ona z przyj tych rozwi za . 2. Przepisy wewn trzne reguluj ce post powanie z dokumentacj , w tym materiałami archiwalnymi Wprowadzenie nowych rozwi za

w zarz dzaniu dokumentacj , tj. systemów

teleinformatycznych pozwalaj cych na cało ciowe dokumentowanie w nich czynno ci kancelaryjnych oraz tworzenia dokumentów elektronicznych, skutkuje konieczno ci wprowadzenia normy prawnej. Z tego wzgl du w art. 6 ust. 1a okre lono, e sprawy w podmiotach publicznych mog

by

realizowane w ramach elektronicznego

zarz dzania dokumentacj oraz zdefiniowano sposób rozumienia tego poj cia. Zmiana upowa nienia w art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej oraz konieczno

przeniesienia

cz ci regulacji z aktu wykonawczego do samej ustawy implikuje zmian brzmienia art. 6 ustawy archiwalnej. Przede wszystkim uporz dkowano i okre lono rodzaje aktów wewn trznych, które w podmiotach publicznych musz

wyst powa

dla regulacji

kwestii zarz dzania dokumentacj bie c oraz spraw zako czonych. Ujednolicono tak e tryb uzgadniania tych aktów, wprowadzania ich w ycie oraz okre lono podmioty

8

wła ciwe do ich wydania. Pozwoli to na wyeliminowanie w tpliwo ci interpretacyjnych w tym zakresie. W proponowanym przepisie art. 6 ust. 2 przyj to, e to organy i kierownicy jednostek, o których mowa w art. 6 ust. 1, s

wła ciwi do okre lenia, w porozumieniu

z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pa stwowych, instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania odpowiednio archiwum zakładowego, składnicy akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt i w razie takiej potrzeby kwalifikatora dokumentacji, zwanych dalej „przepisami kancelaryjno-archiwalnymi” (dotychczas był to b d tryb zatwierdzenia, b d wprowadzania aktu w porozumieniu). Pozostawiono tak e obowi zuj c

zasad ,

e Naczelny Dyrektor Archiwów

Pa stwowych mo e upowa ni dyrektorów archiwów pa stwowych do wyst powania w jego imieniu w ww. sprawach (art. 6 ust. 2h). W art. 6 ust. 2e pozostawiono dotychczasowe rozwi zanie, zgodnie z którym organ pa stwowy był upowa niony do wydania przepisów kancelaryjno-archiwalnych wspólnych dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych. Dodano natomiast w art. 6 ust. 2f nowy przepis – oczekiwany przez jednostki samorz du terytorialnego – pozwalaj cy na wydawanie wspólnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, tak e w stosunku do nadzorowanych i podległych organom samorz du terytorialnego jednostek o zbli onym profilu działalno ci. Tak e projektowany przepis w art. 6 ust. 2d tworzy podstaw prawn do bie cego reagowania na pojawiaj ce si nowe zadania, a co za tym idzie i dokumentacj , tak aby mo liwe było ich uj cie w jednolitych rzeczowych wykazach akt, wprowadzonych rozporz dzeniem Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy archiwalnej. Jest to tak e wypełnienie wa nego postulatu ze strony samorz du terytorialnego. Zmiany w art. 6 ust. 2g i ust. 3 maj charakter dostosowuj cy. 3. Post powanie z dokumentacj

powstaj c

w komórkach wykonuj cych zadania

w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa W zwi zku z odst pieniem od tworzenia archiwów wyodr bnionych dla komórek wykonuj cych zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa przewiduje si uchylenie art. 5 ust. 4, art. 19 ust. 3, art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d, art. 29 ust. 6, art. 31 ust. 1 pkt 5 oraz art. 32 ust. 2 i 3. 9

Jednocze nie, uwzgl dniaj c postulaty Ministra Obrony Narodowej, w celu usprawnienia funkcjonowania archiwów wyodr bnionych dodano przepis, zgodnie z którym Minister Obrony Narodowej mo e upowa ni

Szefa Słu by Wywiadu

Wojskowego i Szefa Słu by Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich wskazane do wyra ania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powstałej w wyniku działalno ci jednostek organizacyjnych odpowiednio Słu by Wywiadu Wojskowego i Słu by Kontrwywiadu Wojskowego. 4. Usprawnienie wykonywania nadzoru nad post powaniem z dokumentacj Zaproponowane zmiany maj na celu z jednej strony uelastycznienie realizacji tego zadania, a z drugiej okre lenie na poziomie ustawy trybu przeprowadzania kontroli archiwalnych, poniewa do tej pory tryb ten wynikał z wewn trznych regulacji i budził wiele w tpliwo ci w podmiotach kontrolowanych. Propozycj

powy szych zmian

zawieraj art. 21a–21d projektu. Tryb post powania b dzie identyczny dla kontroli zarz dzanej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych, jak i dyrektorów archiwów pa stwowych (art. 28 ust. 4). Konieczno

ustalenia odr bnego trybu kontroli

archiwalnej w ustawie archiwalnej wynika przede wszystkim ze specyfiki tej kontroli, której celem nie jest wył cznie wytkni cie nieprawidłowo ci, ale przede wszystkim ustalenie stanu faktycznego w zakresie zarz dzania dokumentacj

i zasobami

archiwalnymi. Dlatego szczególnie istotne było okre lenie zawarto ci protokołu kontroli i wyst pienia pokontrolnego. Uelastycznienie

sposobu

realizacji

zada

kontrolnych

zapewniono

poprzez

wprowadzenie przepisu art. 28 ust. 2. Coraz cz ciej bowiem ze wzgl dów czysto ekonomicznych archiwa zakładowe (składnice akt) znajduj

si

poza siedzibami

podmiotów publicznych, natomiast kontrole archiwalne wykonywa mog tylko te archiwa, które były wła ciwe dla siedziby tego podmiotu. Generuje to dodatkowe koszty po stronie archiwów, ale przede wszystkim uniemo liwiało bie cy i stały kontakt z tymi archiwami zakładowymi (składnicami akt). Projektowany przepis pozwoli na powierzanie zadania kontroli archiwalnej innemu archiwum pa stwowemu. Projekt zawiera równie

zmiany w art. 21 ustawy. Rozszerzono zakres działania

Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych o popularyzacj wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalno ci informacyjnej i wydawniczej. W obowi zuj cym stanie prawnym kwestie te przypisane s w ustawie archiwom pa stwowym, przy czym ka de z nich realizuje te zadania indywidualnie i przez 10

pryzmat głównie swojego zasobu archiwalnego (vide art. 28 pkt 7 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Wobec Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych, który koordynuje działalno

archiwaln

na terenie pa stwa oraz

prowadzi współprac mi dzynarodow w zakresie spraw archiwalnych (vide art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy), formułowane s oczekiwania, by podejmował analogiczne jak archiwa pa stwowe działania w skali ogólnopolskiej i mi dzynarodowej. Niezb dna jest tak e zmiana przepisu art. 21 ust. 2 ustawy archiwalnej. W obecnym brzmieniu daje on Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Pa stwowych jednoznaczne uprawnienia do wykonywania kontroli tylko jednostek organizacyjnych wchodz cych w skład pa stwowej sieci archiwalnej w zakresie wykonywania przepisów ustawy (pa stwowa sie archiwalna jest okre lona w art. 22 ust. 1). Natomiast z art. 22 ust. 2 wynika, e działalno

archiwaln prowadz tak e jednostki z powierzonym zasobem

archiwalnym oraz pa stwowe i samorz dowe biblioteki przechowuj ce materiały archiwalne wchodz ce do pa stwowego zasobu archiwalnego. Dzi ki tej zmianie znikn

trudno ci

interpretacyjne zwi zane

z

tak

sformułowanym

przepisem

w kontek cie art. 4 i art. 18 ust. 1 ustawy, tym bardziej e archiwa pa stwowe posiadaj np. uprawnienia kontrolne w stosunku do jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym, a Naczelny Dyrektor Archiwów Pa stwowych – nie. Projektowane przepisy nie zmieni natomiast zakresu kompetencji Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych w stosunku do kontroli archiwów wyodr bnionych. Nadal tak kontrol archiwa wyodr bnione nie b d obejmowane. 5. U ci lenie przepisów dotycz cych statusu pracowników zatrudnionych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych i archiwach pa stwowych Istnieje konieczno

nadania nowego brzmienia przepisu art. 40 ustawy archiwalnej, ze

wzgl du na jego dezaktualizacj . W archiwach pa stwowych pracownicy zatrudniani s przede wszystkim na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słu bie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z pó n. zm.). Tylko niewielka ich cz

zatrudniana jest na

podstawie przepisów ustawy z dnia 16 wrze nia 1982 r. o pracownikach urz dów pa stwowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 269). Dodatkowo zatrudnianie pracowników naukowych nie mo e by ju regulowane przepisami ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993, z pó n. zm.), poniewa zostały one uchylone w 2010 r.

11

Z tego wzgl du w art. 40 ust. 1 zaproponowano, aby prawa i obowi zki pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych i archiwów pa stwowych, do których nie maj zastosowania przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słu bie cywilnej, okre lały przepisy ustawy z dnia 16 wrze nia 1982 r. o pracownikach urz dów pa stwowych. W art. 40 ust. 2 zaproponowano natomiast, e zarówno w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa stwowych, jak i w archiwach pa stwowych, do pracowników naukowych b d stosowane niektóre przepisy ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618, z pó n. zm.), a w zakresie wynagradzania – przepisy ustawy z dnia 16 wrze nia 1982 r. o pracownikach urz dów pa stwowych. Do pracowników naukowych b d miały wi c zastosowanie nast puj ce przepisy ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych: 1) art. 39 ust. 2 – wykluczaj cy istnienie stosunku podległo ci słu bowej mi dzy mał onkami oraz osobami pozostaj cymi ze sob w stosunku pokrewie stwa do drugiego stopnia wł cznie lub powinowactwa pierwszego stopnia oraz w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; 2) art. 41 – dotycz cy urlopu wypoczynkowego w wymiarze 36 dni w ci gu roku; 3) art. 42 – wskazuj cy, e pracownikiem naukowym ww. podmiotów mo e by osoba posiadaj ca wymagane kwalifikacje naukowe, okre lone w art. 43, a podstawowym jej obowi zkiem jest realizacja celów i zada ww. podmiotów, w tym prowadzenie działalno ci naukowej i rozwojowej; 4) art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 – okre laj cy, e pracownikiem naukowym mo e by osoba

zatrudniona

na

stanowisku:

profesora

zwyczajnego,

profesora

nadzwyczajnego, adiunkta i asystenta; 5) art. 43 ust. 2 – wskazuj cy, e na stanowisku profesora zwyczajnego mo e by zatrudniona osoba posiadaj ca tytuł naukowy profesora; 6) art. 43 ust. 3 – wskazuj cy, e na stanowisku profesora nadzwyczajnego mo e by zatrudniona osoba posiadaj ca tytuł naukowy profesora, stopie naukowy doktora habilitowanego lub stopie naukowy doktora; 7) art. 43 ust. 5 – zgodnie z którym na stanowisku adiunkta mo e by zatrudniona osoba posiadaj ca stopie naukowy doktora; 8) art. 43 ust. 6 – zgodnie z którym na stanowisku asystenta mo e by zatrudniona osoba posiadaj ca tytuł zawodowy magistra lub równorz dny;

12

9) art. 44 ust. 1 – odnosz cy si do kwestii nawi zania stosunku pracy z pracownikami naukowymi na podstawie umowy o prac ; 10) art. 44 ust. 5 pkt 1–4 i 6 – zgodnie z którym do obowi zków pracownika naukowego nale y realizacja zada statutowych ww. podmiotów, w szczególno ci poprzez: a) twórcz

działalno

naukow

polegaj c

na rozwi zywaniu problemów

naukowych; b) wprowadzanie do praktyki wyników bada naukowych lub prac rozwojowych; c) podnoszenie swoich kwalifikacji; d) upowszechnianie osi gni

nauki, w tym poprzez publikacje oraz aktywny

udział w yciu naukowym; e) udział

w

pracach

organizacyjnych

ww.

podmiotów

zwi zanych

z prowadzonymi badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi oraz działalno ci dydaktyczn lub artystyczn ; 11) art. 47 ust. 5 – statuuj cy zakaz prowadzenia przez pracownika naukowego w okresie trwania stosunku pracy działalno ci konkurencyjnej; 12) art. 59 i art. 60 ust. 1 – odnosz cy si do zawieszenia pracownika naukowego i skutków zawieszenia. 6. Doprecyzowanie zabezpieczenia dokumentacji osobowej i płacowej po wykre leniu przedsi biorcy j przechowuj cego z rejestru W obowi zuj cym stanie prawnym istnieje problem, jak zabezpieczy dokumentacj , która była odpłatnie przechowywana przez przedsi biorc prowadz cego działalno w tym zakresie, który został wykre lony z rejestru tej działalno ci i nie dokonał stosownego rozliczenia dokumentacji, a doprowadził do tego, e zagra a jej zniszczenie lub utrata. Powy sza kwestia zgłoszona została przez Zwi zek Województw RP. W art. 51h dodano przepisy, daj ce Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Pa stwowych prawo do wydania decyzji nakazuj cej zło enie takiej dokumentacji we wskazanym archiwum pa stwowym oraz reguluj ce kwestie kosztów z tym zwi zanych. 7. Zmiany porz dkuj ce i redakcyjne Pierwsza zmiana o charakterze redakcyjnym dotyczy art. 9 ustawy archiwalnej, w którym zaproponowano zmian

polegaj c

na wykre leniu wyrazów „archiwum

pa stwowe wyodr bnione” i zast pieniu ich wyrazami „archiwum wyodr bnione”.

13

Z kolei wprowadzenie w art. 5 ust. 1 pkt 2 poj cia „dokumentacji niearchiwalnej” skutkuje konieczno ci

zapewnienia spójno ci terminologicznej innych przepisów

ustawy archiwalnej. W zwi zku z powy szym dokonano korekty przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4, art. 28 ust. 1 pkt 4, art. 34 ust. 1 i art. 36 ust. 2 pkt 2. Zmiana art. 5 skutkuje równie konieczno ci dokonania korekty w art. 51u ust. 2 poprzez zmian odesłania. Zmiany obj ły jeszcze takie kwestie, jak: 1) zast pienie wyrazu „ewidencja” przez „ewidencjonowanie” przy okre laniu działalno ci archiwalnej (art. 21 ust. 1 pkt 4, art. 23 oraz art. 28 ust. 1 pkt 2); 2) dostosowanie

przepisów,

zawartych

w

rozdziale

4a

i

4b

ustawy,

do

znowelizowanych przepisów Prawa upadło ciowego i naprawczego oraz przepisów o ewidencji działalno ci gospodarczej (art. 51c ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1, art. 51i pkt 3 i 4, art. 51p ust. 6, art. 51u ust. 2 oraz art. 51z ust. 1). Projekt przewiduje zmian art. 24 ustawy archiwalnej. Zmiana wynika z potrzeby dostosowania art. 24 ust. 1 tej ustawy do tre ci art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 i 1646), tak aby w ramach kompetencji organizatorskich ministra wła ciwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, jakie posiada w stosunku do archiwów pa stwowych, mo liwe było ł czenie archiwów pa stwowych, a nie tylko ich tworzenie i likwidowanie (archiwa pa stwowe prowadz działalno

jako pa stwowe jednostki

bud etowe). Ponadto modyfikacja przepisu znajduje uzasadnienie w diagnozach stanu sieci archiwów pa stwowych, obejmuj cej szereg jednostek organizacyjnych, których skala działalno ci predestynuje je raczej do roli oddziałów zamiejscowych wi kszych o rodków, maj cych znaczenie regionalne. Obecnie małe placówki maj ograniczone mo liwo ci

działania

z

powodu

niewystarczaj cych

zasobów

ludzkich

i kompetencyjnych oraz uzale nione s od du ych archiwów (np. poprzez wspólne komisje metodyczne, wsparcie w zakresie działa konserwatorskich). W tej sytuacji niezb dne jest, aby wła ciwy minister został wyra nie wyposa ony w uprawienie do ich ł czenia. Tego rodzaju rozwi zania organizacyjne sprzyjałyby bardziej efektywnemu wykorzystaniu ograniczonej ilo ci kadr znajduj cych si w archiwach, które mogłyby by , przy wzrastaj cych obowi zkach, skierowane do innych zada . Projekt przewiduje równie

zmian

art. 44 ustawy archiwalnej. Zgodnie z § 18

rozporz dzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrze nia 2002 r. w sprawie post powania 14

z dokumentacj , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) przepisy § 13–17 stosuje si do przejmowania materiałów archiwalnych jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 42 ustawy, tj. niepa stwowych jednostek organizacyjnych. Kwesti bezsporn pozostaje, e przepis tego typu nie mo e zosta zamieszczony w nowym brzmieniu aktu wykonawczego wynikaj cego z art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej, przede wszystkim ze wzgl du na zakres podmiotowy tego aktu. Dla zachowania dotychczas obowi zuj cego stanu prawnego niezb dne jest stworzenie podstawy prawnej dla tego typu regulacji w odniesieniu do materiałów archiwalnych przejmowanych przez archiwa pa stwowe od niepa stwowych jednostek organizacyjnych. Utrzymanie obowi zuj cego stanu prawnego pozostaje zarówno w interesie niepa stwowych jednostek organizacyjnych, jak i archiwów pa stwowych. Brak tego typu regulacji stworzyłby bowiem swoist

niepewno

po stronie

ww. podmiotów co do tego, w jakim trybie mo liwe jest przekazanie materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych. Mógłby te

skutkowa

niemo no ci

wykonania obowi zków, o których mowa w art. 44 ustawy archiwalnej. 8. Przepisy dostosowuj ce i przej ciowe Do spraw wszcz tych i niezako czonych przed dniem wej cia w

ycie ustawy,

a dotycz cych uzgadniania jednolitych rzeczowych wykazów akt z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Pa stwowych lub dyrektorem wła ciwego miejscowo archiwum pa stwowego, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje si

przepisy ustawy archiwalnej

w brzmieniu dotychczasowym (art. 2 projektu). W zwi zku z dodaniem w art. 44 ust. 4 ustawy archiwalnej konieczne było uzupełnienie projektu o przepis przej ciowy dotycz cy przekazania do archiwów pa stwowych materiałów archiwalnych (art. 3) przez podmioty okre lone w art. 42 ustawy archiwalnej. W zwi zku z rezygnacj z instytucji zgody generalnej przewiduje si pozostawienie bez rozpatrzenia wniosków o wyra enie zgody generalnej (art. 5 projektu). Zgody wydane przed dniem wej cia w ycie ustawy w nowym brzmieniu zachowuj wa no

przez

okres, na jaki zostały wydane (art. 4 projektu). Podobnie moc obowi zuj c do czasu wydania nowych zachowaj jednolite rzeczowe wykazy akt i instrukcje kancelaryjne oraz archiwalne (art. 6 i art. 7 projektu). 15

Przewiduje si tak e 3-letni okres na uregulowanie kwestii dalszego przechowywania materiałów archiwalnych przez sukcesorów podmiotów, których działalno Je eli w tym okresie nie podejm

ustała.

adnych działa , materiały archiwalne b d musiały

bezzwłocznie zosta przekazane do archiwów pa stwowych (art. 8 projektu). W art. 9–12 projektu uregulowano cało

materii zwi zanej z rezygnacj z działania

archiwów wyodr bnionych w komórkach organizacyjnych wykonuj cych zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa. Równie zmiany w art. 40 ustawy archiwalnej wpływaj na konieczno

wprowadzenia

przepisów przej ciowych i dostosowuj cych w tym zakresie (art. 13 projektu). Przede wszystkim pracownik naukowy zatrudniony w archiwum pa stwowym przed dniem wej cia w ycie projektowanej ustawy mo e w terminie 6 miesi cy rozwi za stosunek pracy bez wypowiedzenia. Natomiast archiwa pa stwowe b d musiały tak e w ci gu 6 miesi cy dostosowa struktur podległo ci słu bowej pracowników do wymogów przepisów art. 39 ust. 2 ustawy o instytutach badawczych. Przewiduje si , e ustawa wejdzie w ycie pierwszego dnia miesi ca nast puj cego po upływie 6 miesi cy od dnia ogłoszenia. Akt wykonawczy wydany na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej wejdzie w

ycie z dniem wej cia w

ycie omawianej

nowelizacji ustawy archiwalnej. Analogiczn zasad przyj to dla aktów prawnych, wydawanych na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy archiwalnej. Zawarte w projekcie regulacje nie stanowi przepisów technicznych w rozumieniu rozporz dzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. Nr 239, poz. 2039, z pó n. zm.), dlatego te projekt nie podlega procedurze notyfikacji. Przedmiot projektowanej regulacji nie jest obj ty prawem Unii Europejskiej.

16

OCENA SKUTKÓW REGULACJI

1. Podmioty, na które oddziałuje projekt Projekt ustawy b dzie oddziaływał na: 1) urz dy obsługuj ce organy pa stwowe i pa stwowe jednostki organizacyjne, w których utworzono komórki organizacyjne wykonuj ce zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa; 2) organy pa stwowe, w szczególno ci Ministra Obrony Narodowej, Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych; 3) pa stwowe jednostki organizacyjne, w szczególno ci archiwa pa stwowe, Centralne Archiwum Wojskowe; 4) organy jednostek samorz du terytorialnego wszystkich szczebli; 5) samorz dowe jednostki organizacyjne; 6) podmioty wiadcz ce usługi w zakresie odpłatnego przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. 2. Wyniki przeprowadzonych konsultacji Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalno ci lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. Nr 169, poz. 1414, z pó n. zm.) projekt ustawy został udost pniony na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Rz dowego Centrum Legislacji w zakładce Rz dowy Proces Legislacyjny, na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w zakładce Projekty aktów prawnych oraz na stronie internetowej Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych. Nie wpłyn ło adne zgłoszenie lobbingowe odnosz ce si do projektu. Przedmiotowy projekt został skierowany do konsultacji: 1) z Rad Archiwaln ; 2) ze zwi zkami zawodowymi: a) Niezale nym Samorz dnym Zwi zkiem Zawodowym „Solidarno ”, b) Ogólnopolskim Porozumieniem Zwi zków Zawodowych, c) Forum Zwi zków Zawodowych, d) Sekretariatem Kultury i rodków Przekazu KK NSZZ „Solidarno ”, e) Federacj Zwi zków Zawodowych Pracowników Kultury i Sztuki, f)

Sekcj Krajow Pracowników Archiwów Pa stwowych NSZZ „Solidarno ”;

17

3) z organizacjami pracodawców: a) Polsk Konfederacj Pracodawców Prywatnych „Lewiatan”, b) Pracodawcami Rzeczypospolitej Polskiej, c) Zwi zkiem Pracodawców Business Centre Club, d) Zwi zkiem Rzemiosła Polskiego; 4) z organizacjami pozarz dowymi: a) Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich, b) Stowarzyszeniem Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwo ci, c) Stowarzyszeniem Archiwistów Ko cielnych w Polsce, d) Polskim Towarzystwem Archiwalnym, e) Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Archiwistów, f)

Polskim Towarzystwem Historycznym,

g) Ogólnopolskim

Stowarzyszeniem

Pełnomocników

Ochrony

Informacji

Niejawnych; 5) z ogólnopolskimi organizacjami jednostek samorz du terytorialnego: a) Uni Metropolii Polskich, b) Uni Miasteczek Polskich, c) Zwi zkiem Gmin Wiejskich RP, d) Zwi zkiem Miast Polskich, e) Zwi zkiem Powiatów Polskich, f)

Zwi zkiem Województw RP.

Projekt został przedło ony do rozpatrzenia tak e przez Komisj

Wspóln

Rz du

i Samorz du Terytorialnego, która zaopiniowała go pozytywnie. Projekt uzyskał równie pozytywn opini Rady Archiwalnej. Spotkał si

tak e z poparciem ze strony trzech organizacji archiwalnych,

tj. Stowarzyszenia Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwo ci, Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Archiwistów oraz Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Trzy pozostałe organizacje poinformowały, e nie zgłaszaj uwag. W ramach konsultacji społecznych postulaty zmian do projektu zostały przedstawione przez pi

organizacji.

Polskie Towarzystwo Archiwalne (zwane dalej „PTA”) zasygnalizowało pakiet uwag dotycz cych post powania z dokumentacj , w tym materiałami archiwalnymi, w Polskiej Akademii Nauk w

wietle projektu nowelizacji. PTA postulowało 18

uwzgl dnienie w odpowiednich przepisach art. 5 i art. 6 ustawy archiwalnej sytuacji jednostek z powierzonym zasobem archiwalnym, a w szczególno ci wpisania do ustawy archiwalnej norm prawnych, wynikaj cych z aktu powierzenia PAN przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych prawa do gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych. Wyja niaj c, zwrócono uwag , e powierzenie, przewidziane w art. 38 ustawy archiwalnej, ma charakter indywidualny, a szczegółowe warunki powierzenia okre lone s w akcie powierzenia. Nie jest wi c zasadne wprowadzanie do aktu prawa powszechnie obowi zuj cego regulacji wynikaj cych z rozstrzygni indywidualnych. Uwzgl dniono jednak postulat przywołania w art. 5 ust. 1 pkt 1 przepisu art. 38, z którego wynika, e zasada przekazywania materiałów archiwalnych po upływie 25 lat nie dotyczy tych jednostek organizacyjnych, które posiadaj powierzony zasób archiwalny, chyba e upłyn ł czas powierzenia. Szereg uwag do projektu ustawy zło onych zostało przez Urz d Marszałkowski Województwa Lubuskiego za po rednictwem Zwi zku Województw RP. Uwagi te dotyczyły sposobu uregulowania zagadnie

w art. 5 i art. 6 ustawy archiwalnej.

Głównym postulatem było przeniesienie do ustawy archiwalnej dotychczasowych przepisów, zawartych w obecnie obowi zuj cym rozporz dzeniu Ministra Kultury z dnia 16 wrze nia 2002 r. w sprawie post powania z dokumentacj , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pa stwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Pojawiła si tak e propozycja usuni cia przepisów zawartych w art. 6 ust. 2a–2c ustawy archiwalnej, a tak e postulat całkowitej modyfikacji zasad w zakresie wprowadzania instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt, a tak e kwalifikatorów dokumentacji. Dodatkowo Zwi zek Województw RP przedstawił postulaty zmian w ustawie, takie jak wprowadzenie outsourcingu w zakresie przechowywania dokumentacji podmiotów pa stwowych i samorz dowych oraz modyfikacj przepisów art. 51h ustawy archiwalnej. Odpowiadaj c na powy sze uwagi, zauwa ono, e wi kszo

przedło onych propozycji nie jest zgodna z zaakceptowanymi

wcze niej zało eniami lub te wykracza poza ich ramy. Uznano jednak za zasadn modyfikacj art. 51h ustawy. Poza tym dotychczasowy sposób uregulowania niektórych zagadnie w rozporz dzeniu Ministra Kultury z dnia 16 wrze nia 2002 r. był trudny w prawidłowej realizacji zarówno po stronie podmiotów publicznych, ich sukcesorów, jak i archiwów pa stwowych. Nie znaleziono tak e uzasadnienia dla odst pienia od 19

rezygnacji z aktu wykonawczego, wynikaj cego z art. 6 ust. 2a–2c ustawy archiwalnej dotycz cego spraw kancelaryjnych i archiwalnych w organach administracji samorz dowej i pa stwowej. Przepisy te zostały wprowadzone w ramach nowelizacji ustawy o informatyzacji działalno ci podmiotów realizuj cych zadania publiczne na wyra ny wniosek organów ww. administracji. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich wyraziło jedynie zaniepokojenie odno nie do wskazania przepisem ustawowym, i

podstaw

budowy jednolitych rzeczowych

wykazów akt jest system dziesi tny. W zakresie tej kwestii zauwa ono, e od 1963 r. obowi zuj

w

zakresie

zagadnie

kancelaryjnych

i

archiwalnych

regulacje

wprowadzaj ce jako obowi zkowe kwestie klasyfikacji dokumentacji w systemie dziesi tnym. Klasyfikacja ta zreszt

nie ma charakteru archiwalnego, tylko

kancelaryjny. Klasyfikacji dokonuje si bowiem w momencie narastania dokumentacji w trakcie załatwiania i rozstrzygania spraw, a nie w trakcie jej porz dkowania w archiwum. T wzgl du na to,

czynno

archiwi ci raczej okre laj

mianem systematyzacji. Ze

e nowelizacja nie wprowadza nowych rozwi za

w zakresie

post powania z dokumentacj , tylko je porz dkuje i usprawnia w celu umo liwienia pełnego

wdro enia

systemów

EZD,

nie

jest

zasadne

dokonywanie

zmian

w proponowanym zakresie. Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwo ci zaproponowało dookre lenie w ustawie sposobu składania odwoła

od zalece

pokontrolnych

i wnoszenia skarg do odpowiedniego s du wojewódzkiego. W odpowiedzi podniesiono, e czynno ci kontrolne oraz dokumentacja z tym zwi zana podlegaj kontroli s dów administracyjnych, ale wynika to z odr bnych przepisów, a nie z ustawy archiwalnej. Stowarzyszenie wnosiło tak e o wprowadzenie przepisu o obligatoryjnym zatrudnieniu archiwisty w instytucjach, które wytwarzaj

materiały archiwalne, oraz okre leniu

statusu zawodowego archiwistów zatrudnionych w archiwach zakładowych. W tym zakresie zauwa ono,

e celem obecnej nowelizacji nie jest regulowanie statusu

wszystkich archiwistów, cho

dostrzega si

tak

potrzeb , gdy

w tym zakresie

planowana jest kompleksowa nowelizacja prawa archiwalnego. Ze strony Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Archiwistów pojawiły si dwa postulaty: ograniczenie prawa kontrolera do swobodnego poruszania na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz skrócenie okresów sporz dzania dokumentów pokontrolnych. Pierwsz uwag uwzgl dniono przez stosown modyfikacj art. 21a ust. 4 pkt 1 ustawy. 20

Odnosz c si do drugiego postulatu podniesiono, e kontrola, o której mowa w art. 21 ustawy, ze strony Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych dotyczy jednostek wchodz cych w skład pa stwowej sieci archiwalnej, a ta, o której mowa w art. 28, prowadzona przez archiwa pa stwowe – wszelkiej dokumentacji. Oznacza to,

e

zarówno zakres kontroli, jak i jej przedmiot, s skomplikowane i wymagaj cz sto specjalistycznej wiedzy oraz analizy zarówno sytuacji prawnej, jak i metodyki archiwalnej. Na przykład przedmiotem kontroli mog

by

materiały archiwalne

obcoj zyczne z okresu staropolskiego albo dokumentacja kartograficzna. Z tego wzgl du ustalono w ustawie maksymalne okresy, które pozwol na prawidłowe i pełne przeanalizowanie

dokumentacji

i

przygotowanie

odpowiednich

wyst pie

pokontrolnych. Przyj cie innych wymiarów czasowych wymagałoby zmian w ocenie skutków regulacji, tzn. wzmocnienia kadrowego archiwów pa stwowych. 3. Wpływ projektowanej ustawy na: 1) sektor finansów publicznych, w tym na bud et pa stwa i bud ety jednostek samorz du terytorialnego Proponowane rozwi zania, zwłaszcza dotycz ce post powania z dokumentacj w komórkach

organizacyjnych

wykonuj cych

zadania w

zakresie

obronno ci

i bezpiecze stwa pa stwa, b d miały korzystny wpływ na jednostki sektora finansów publicznych. Uwolni

je bowiem od obowi zku tworzenia odr bnych archiwów

(archiwów wyodr bnionych), których zadaniem było przechowywanie dokumentacji zwi zanej z obronno ci i bezpiecze stwem pa stwa, a wi c zmniejsz ogóln liczb obowi zków i działa natury organizacyjnej. Zmniejsz tak e koszty przekazywania materiałów archiwalnych z tych komórek do archiwów przez to, Centralnego Archiwum Wojskowego, maj cego siedzib

e zamiast do

w Warszawie, b d

one

przekazywane do wła ciwych miejscowo archiwów pa stwowych, czyli blisko siedzib jednostek przekazuj cych. Zmniejsz si nakłady Ministerstwa Obrony Narodowej na przygotowanie warunków (powierzchnia magazynowa wyposa ona w odpowiednie regały kompaktowe) do przechowywania materiałów archiwalnych wytworzonych przez komórki organizacyjne wykonuj ce zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa. MON szacuje, e odst pienie od tych adaptacji przyniesie jednorazow oszcz dno

około 700 tys. zł

w pierwszych trzech latach obowi zywania ustawy, kształtuj c si sposób: 21

w nast puj cy

a)

w pierwszym roku – wykonanie dokumentacji technicznej – koszt 100 tys. zł,

b) w drugim roku – przebudowa pomieszcze

administracyjno-biurowych na

magazyny – koszt 200 tys. zł, c)

w trzecim roku – wyposa enie magazynów w niezb dne urz dzenia do przechowywania i zabezpieczenia zasobu archiwalnego – koszt 400 tys. zł.

Ponadto zwolnienie z obowi zku prowadzenia przez MON kontroli w archiwach wyodr bnionych utworzonych we wspomnianych wy ej komórkach organizacyjnych przyniesie oszcz dno ci około 45 tys. zł rocznie. Szczegółowe zestawienie oszcz dno ci w MON w perspektywie 10 lat – na podstawie informacji przygotowanych przez MON w dniu 13 maja 2014 r. – kształtuje si nast puj co1):

1)

Rok

Kwota (zł)

Rodzaj wydatków

2015

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2016

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2017

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2018

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2019

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2020

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2021

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2022

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2023

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

2024

45 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

Razem

450 000

koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach wyodr bnionych

Dane na podstawie opracowania przekazanego przez Ministra Obrony Narodowej w dniu 13 maja 2014 r., a uzupełnione nast pnie w dniu 16 maja 2014 r. przez Centralne Archiwum Wojskowe.

22

W przypadku równoległego zarz dzania dokumentacj (papierowej)

i

elektronicznej

stworzone

zostan

w postaci tradycyjnej

mo liwo ci

wprowadzenia

uproszczonego sposobu gromadzenia dokumentacji papierowej, co wpłynie na usprawnienie zarz dzania cało ci

dokumentacji w podmiotach wytwarzaj cych

i gromadz cych j . Nowe przepisy usprawni tak e sprawowanie przez archiwa pa stwowe kontroli nad dokumentacj , w tym materiałami archiwalnymi, w jednostkach organizacyjnych o rozbudowanych strukturach organizacyjnych, co przyczyni si

do zmniejszenia

kosztów kontroli, ale te spowoduje, e archiwa wła ciwe do przeprowadzenia kontroli, ale znajduj ce si daleko od miejsca przechowywania dokumentacji, która powinna by przedmiotem tej kontroli, nie b d

unikały jej podj cia, powołuj c si

na koszty

finansowe oraz na znaczne absorbowanie czasu pracy pracownika. Trudno rzetelnie oszacowa oszcz dno ci finansowe w tym zakresie, poniewa co roku dokonywane s zmiany przez podmioty pa stwowe i samorz dowe w sposobie rozmieszczania i przechowywania zasobów archiwalnych, które s przedmiotem kontroli. Najwi kszym kosztem zwi zanym z kontrol jest stopie zaanga owania czasu pracy pracownika, np. je eli cz

dokumentacji ZUS z oddziału w Rzeszowie (wła ciwo

Archiwum

Pa stwowego w Rzeszowie) byłaby przechowywana w oddziale ZUS w Legnicy, to przy obecnym stanie prawnym kontrol

mo e przeprowadzi

tylko pracownik

Archiwum Pa stwowego w Rzeszowie (trzy dni podró y słu bowej). Tymczasem w Legnicy działa oddział Archiwum Pa stwowego we Wrocławiu, który tak kontrol mógłby przeprowadzi , gdyby pozwalały mu na to przepisy prawa. Wtedy maksymalnie zaj łoby to 8 godzin pracy. W tym zakresie jednak trudno mówi o oszcz dno ciach liczonych w konkretnych kwotach, a raczej o racjonalizacji i wła ciwym gospodarowaniu posiadanymi zasobami finansowymi i kadrowymi. Zniesienie archiwów wyodr bnionych w komórkach organizacyjnych realizuj cych zadania w zakresie obronno ci i bezpiecze stwa pa stwa nie podwa a natomiast ochrony dokumentacji zwi zanej z tymi zadaniami, je eli jest obj ta klauzulami tajno ci. Status archiwum wyodr bnionego nie stanowi bowiem w tym zakresie dodatkowej

gwarancji ochrony.

wyodr bnionych stanie si

cz ci

Dokumentacja z dotychczasowych archiwów zasobu archiwów zakładowych, które tak e s

odpowiednio zabezpieczane i chronione, w tym przed dost pem osób postronnych.

23

Proponowane w ramach projektowanej ustawy rozwi zania nie b d miały wpływu na bud ety jednostek samorz du terytorialnego skutkuj cego zmian poziomu dochodów lub wydatków tych jednostek. Zmiany te wpłyn

korzystnie na zakres obci e

administracyjnych pa stwowych

i samorz dowych organów i jednostek organizacyjnych. Polegaj one na: a)

zniesieniu obowi zku porz dkowania ka dego rodzaju dokumentacji w postaci papierowej w układzie rzeczowym – obecnie przepisy prawa wymuszaj taki układ bez wzgl du na to, czy dany podmiot wdro ył system elektronicznego zarz dzania dokumentacj

czy nie. Tymczasem podmioty, które maj

system EZD,

dokumentacj papierow gromadz w układzie według dat (numerów) wpływu w układzie chronologicznym i nie ma potrzeby, aby ten układ był zmieniany, poniewa

dokumentowanie

przebiegu

załatwiania

i

rozstrzygania

spraw

dokonywane jest nie w postaci papierowej, tylko elektronicznej; b) umo liwieniu organom jednostek samorz du terytorialnego bie cego uzupełniania jednolitych rzeczowych wykazów akt, wydanych na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy, w zwi zku z otrzymaniem nowych zada przez te organy; c)

umo liwieniu organom jednostek samorz du terytorialnego wydawania jednym aktem normatywnym przepisów reguluj cych sfer organizacji

i

nadzorowanych

funkcjonowania o

jednorodnym

archiwów

w

charakterze

kancelaryjn

oraz kwestie

jednostkach

podległych

działania

obecnie

–

lub ka da

samorz dowa jednostka organizacyjna obowi zana jest odr bnie uzgadnia z Naczelnym

Dyrektorem

Archiwów

Pa stwowych

lub

upowa nionymi

dyrektorami archiwów pa stwowych swój akt normatywny wprowadzaj cy instrukcj kancelaryjn , jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcj w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (składnic akt). Powoduje to znaczne obci enie archiwów pa stwowych: w 2011 r. – uzgodniono 7789 aktów prawnych, a w 2012 r. – 12 289; d) umo liwieniu, poprzez działania archiwów pa stwowych lub Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa stwowych, pa stwowym i samorz dowym jednostkom organizacyjnym, zwłaszcza tym o wielopoziomowej strukturze i obejmuj cym obszar całego pa stwa, dopasowanie sposobu zarz dzania dokumentacj organizowania archiwów zakładowych do tej struktury;

24

oraz

e)

zniesieniu obowi zku organizowania i utrzymywania odr bnego od archiwum zakładowego

(składnicy

akt)

archiwum

wyodr bnionego

w

komórkach

wykonuj cych zadania na rzecz bezpiecze stwa i obronno ci pa stwa, co jest dodatkowo niezwykle uci liwe w sytuacji, w której podmiot wdro ył elektroniczne zarz dzanie dokumentacj . 2) rynek pracy Proponowane rozwi zania nie b d miały wpływu na rynek pracy. 3) konkurencyjno

gospodarki i przedsi biorczo , w tym na funkcjonowanie

przedsi biorstw Proponowane rozwi zania nie b d miały wpływu na konkurencyjno

gospodarki

i przedsi biorczo . 4) sytuacj i rozwój regionalny Proponowane rozwi zania nie b d miały bezpo redniego wpływu na sytuacj i rozwój regionalny. Nie mo na jednak pomin

pozytywnego efektu w tym zakresie, który

mo e zosta osi gni ty przez stworzenie warunków do lepszego i efektywniejszego zarz dzania dokumentacj przez podmioty publiczne.

28/06/EP

25

Projekt ROZPORZ

DZENIE

M I N I S T R A K U L T U R Y I D Z I E D Z I C T W A N A R O D O W E G O 1) z dnia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania!materia"ów! archiwalnych do archiwów pa#stwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822 ...) zarz!dza si", co nast"puje: § 1. Rozporz!dzenie okre#la: 1) metody kwalifikowania dokumentacji innej ni$ dokumenty elektroniczne, zwanej dalej „dokumentacj! tradycyjn!”; 2) metod" klasyfikowania dokumentacji; 3) rodzaje oznacze% kategorii archiwalnych; 4) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt; 5) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt; 6) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji tradycyjnej; 7) standardy porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materia&ów archiwalnych innych ni$ dokumenty elektroniczne, zwanych dalej „tradycyjnymi materia&ami archiwalnymi”, przed ich przekazaniem do archiwów pa%stwowych; 8) szczegó&owy tryb przekazywania tradycyjnych materia&ów archiwalnych do archiwów pa%stwowych; 9) szczegó&owy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej innej ni$ dokumenty elektroniczne, zwanej dalej „tradycyjn! dokumentacj! niearchiwaln!”;

1)

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje dzia em! administracji! rz"dowej! – kultura i ochrona dziedzictwa! narodowego,! na! podstawie! §! 1! ust.! 2! rozporz"dzenia! Prezesa! Rady! Ministrów! z! dnia! 18! listopada! 2011!r.!w!sprawie!szczegó owego!zakresu!dzia ania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 248, poz. 1482).

10) w&a#ciwo#' archiwów pa%stwowych w sprawach, o których mowa w pkt 8 i 9, w tym w&a#ciwo#' archiwów pa%stwowych dla organów centralnych lub centralnych jednostek organizacyjnych oraz dla rodzajów przejmowanych tradycyjnych materia&ów archiwalnych. § 2. 1. Kwalifikowania dokumentacji tradycyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustaw!”, skutkuj!ce przypisaniem tej dokumentacji oznacze% kategorii archiwalnych, dokonuje si" na podstawie stosowanego przez organ lub jednostk" organizacyjn! jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, lub kwalifikatora dokumentacji. 2. W!tpliwo#ci w zakresie kwalifikacji dokumentacji tradycyjnej rozstrzyga w drodze opinii dyrektor w&a#ciwego archiwum pa%stwowego albo organ, o którym mowa w art. 19 ustawy. 3. Wydanie opinii nast"puje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urz"du i mo$e by' poprzedzone ekspertyz! archiwaln! archiwum pa%stwowego albo archiwum wyodr"bnionego. 4. Wniosek o wydanie opinii zawiera w szczególno#ci: 1) nazw" organu lub jednostki organizacyjnej wnioskuj!cej o opini"; 2) nazw" organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja tradycyjna ma podlega' kwalifikacji na podstawie opinii; 3) charakterystyk" dokumentacji tradycyjnej poprzez okre#lenie jej rodzajów, typów oraz tematyki; 4) informacj" o pierwszym i ostatnim roku, z którego pochodzi dokumentacja tradycyjna; 5) dotychczasow! podstaw" kwalifikowania lub informacj" o jej braku. 5. Sposób budowy oznacze% kategorii archiwalnych okre#la za&!cznik nr 1 do rozporz!dzenia. § 3. Klasyfikowania dokumentacji tradycyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 i art. 6 ust. 1 ustawy, dokonuje si" przy zastosowaniu wykazu akt. § 4. 1. Wykaz akt konstruowany jest z zestawu klas w kolejnych rz"dach podzia&u dziesi"tnego. Ka$dy rz!d podzia&u sk&ada si" z co najmniej dwóch klas a maksymalnie z dziesi"ciu. 2. Podzia&, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzony a$ do utworzenia klasy ko%cowej, dla której prowadzi si" rejestracj" spraw albo w ramach której grupuje si" dokumentacj" tradycyjn!

2

bez wymogu tej rejestracji albo w ramach której uj"to dokumentacj" tradycyjn! ze sk&adu chronologicznego. 3. Klasy ko%cowe oznacza si" kategori! archiwaln!. 4. Klasa sk&ada si" z symbolu klasyfikacyjnego oraz has&a klasyfikacyjnego. Klasa mo$e sk&ada' si" z uszczegó&owienia has&a klasyfikacyjnego polegaj!cego na: 1) doprecyzowaniu rodzaju dokumentacji tradycyjnej, przyporz!dkowanej do tej klasy; 2) ustaleniu, innych ni$ okre#lone w za&!czniku nr 1 do rozporz!dzenia, metod liczenia okresów przechowywania dokumentacji tradycyjnej; 3) wskazaniu kryteriów dla przysz&ej ekspertyzy archiwalnej. 5. Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesi"tnym konstruowany jest z zestawu cyfr arabskich zapisanych w nast"puj!cy sposób: 1) dla klas pierwszego rz"du jako symbol jednocyfrowy od cyfry „0” do „9”; 2) dla klas drugiego rz"du jako symbol dwucyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „00” do „99”; 3) dla klas trzeciego rz"du jako symbol trzycyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „000” do „999”; 4) dla klas czwartego rz"du jako symbol czterocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „0000” do „9999”; 5) dla klas pi!tego rz"du jako symbol pi"ciocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „00000” do „99999”; 6) dla klas szóstego rz"du jako symbol sze#ciocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „000000” do „999999”; 7) dla klas siódmego rz"du jako symbol siedmiocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „0000000” do „9999999”; 8) dla klas ósmego rz"du jako symbol o#miocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „00000000” do „99999999”; 9) dla klas dziewi!tego rz"du jako symbol dziewi"ciocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „000000000” do „999999999”; 10) dla klas dziesi!tego rz"du jako symbol dziesi"ciocyfrowy wyra$ony zbiorem cyfr od „0000000000” do „9999999999”. 6. Zestawowi klas nadawany jest uk&ad niezale$ny od struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej i od podzia&u kompetencji wewn!trz jednostki organizacyjnej.

3

7. Ka$da klasa powinna by' rzeczowo powi!zana z klas! wy$szego i ni$szego rz"du, a klasa ni$szego rz"du zawsze powinna wywodzi' si" z klasy wy$szego rz"du. 8. W wykazie akt: 1) pierwsze cztery klasy pierwszego rz"du po#wi"cone s! klasyfikowaniu i kwalifikowaniu dokumentacji zwi!zanej z obs&ug! cia& kolegialnych, zarz!dzaniem jednostk!, obs&ug! spraw kadrowych, zarz!dzaniem #rodkami rzeczowymi oraz finansami organu lub jednostki organizacyjnej; 2) pi!ta i nast"pne klasy pierwszego rz"du po#wi"cone s! zagadnieniom merytorycznym, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zosta&a utworzona. 9. Schemat klas pierwszego i drugiego rz"du podzia&u dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz z wizualizacj! budowy wykazu akt okre#la za&!cznik nr 2 do rozporz!dzenia. 10. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa%stwowych mo$e publikowa' na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pa%stwowych propozycje uk&adu klas po#wi"conych zagadnieniom merytorycznym dla ró$nych jednostek organizacyjnych. 11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to z dotychczasowego sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza si" inny uk&ad klas ni$ okre#lony w ust. 8 i 9. § 5. 1. Na kwalifikator dokumentacji sk&ada si" zestaw rodzajów lub typów dokumentacji tradycyjnej oznaczonych kategori! archiwaln!. 2. Zestaw musi odnosi' si" do co najmniej jednej klasy z wykazu akt. 3. Przyk&adow! wizualizacj" budowy kwalifikatora dokumentacji okre#la za&!cznik nr 3 do rozporz!dzenia. § 6. 1. Organ lub kierownik jednostki organizacyjnej posiadaj!cej tradycyjne materia&y archiwalne podlegaj!ce przekazaniu do archiwum pa%stwowego, zwany dalej „kierownikiem”, zawiadamia dyrektora w&a#ciwego archiwum pa%stwowego o rozpocz"ciu procesu ich przekazywania, podaj!c dane o: 1) nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, które tradycyjne materia&y archiwalne wytworzy&y i zgromadzi&y; 2) wyra$onym datami rocznymi okresie dzia&ania organu lub jednostki organizacyjnej pod dan! nazw!;

4

3) podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej; 4)

podstawie prawnej ustania dzia&alno#ci organu lub jednostki organizacyjnej;

5) w&a#ciwo#ci rzeczowej i terytorialnej organu lub jednostki organizacyjnej; 6) systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej; 7) systemie wykonywania czynno#ci kancelaryjnych, w szczególno#ci poprzez wskazanie, czy by& to system elektronicznego zarz!dzania dokumentacj!; 8) wyra$onym datami rocznymi okresie, z którego pochodz! tradycyjne materia&y archiwalne; 9) rodzajach tradycyjnych materia&ów archiwalnych (np. aktowe, techniczne, kartograficzne, geologiczne, fotograficzne, audiowizualne); 10) rozmiarze tradycyjnych materia&ów archiwalnych w metrach bie$!cych zaj"tych przez nie pó&ek; 11) stanie

technicznym

tradycyjnych

materia&ów

archiwalnych,

w

szczególno#ci

o podejmowanych dotychczas dzia&aniach w zakresie ich konserwacji; 12) stopniu uporz!dkowania i zewidencjonowania tradycyjnych materia&ów archiwalnych oraz ewentualnych problemach w tym zakresie; 13) dokumentach elektronicznych powi!zanych z przekazywanymi tradycyjnymi materia&ami archiwalnymi i miejscu ich zapisania. 2. W przypadku niemo$liwo#ci podania danych, o których mowa w ust. 1, przekazaniu podlegaj! stosowne wyja#nienia. § 7. 1. Kierownik porz!dkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza tradycyjne materia&y archiwalne, które s! przedmiotem przekazania do archiwum pa%stwowego, w sposób uzgodniony pomi"dzy kierownikiem i dyrektorem w&a#ciwego archiwum pa%stwowego. Czynno#ci te dokonywane

s!

przy

uwzgl"dnieniu

standardów

porz!dkowania,

ewidencjonowania

i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materia&ów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów pa%stwowych. 2. Standardy porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materia&ów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów pa%stwowych okre#la za&!cznik nr 4 do rozporz!dzenia.

5

§ 8. 1. W trakcie trwania czynno#ci porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materia&ów archiwalnych, w&a#ciwe archiwum pa%stwowe mo$e sprawdzi' stan materia&ów archiwalnych. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawid&owo#ci w stanie tradycyjnych materia&ów archiwalnych, dyrektor w&a#ciwego archiwum pa%stwowego wskazuje zakres niezb"dnych czynno#ci koniecznych do ich prawid&owego przekazania. § 9. 1. Kierownik zawiadamia dyrektora w&a#ciwego archiwum pa%stwowego o zako%czeniu czynno#ci porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia tradycyjnych materia&ów archiwalnych, przedstawiaj!c ewidencj" tych materia&ów. 2. W&a#ciwe archiwum pa%stwowe na podstawie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, sprawdza w szczególno#ci prawid&owo#' uporz!dkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia tradycyjnych materia&ów archiwalnych. 3. Przekazanie tradycyjnych materia&ów archiwalnych przez kierownika nast"puje w terminie i miejscu uzgodnionym z dyrektorem w&a#ciwego archiwum pa%stwowego. § 10. 1. Zgod" na brakowanie tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej wyra$a dyrektor w&a#ciwego archiwum pa%stwowego na wniosek kierownika. 2. Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególno#ci: 1) nazw" organu lub jednostki organizacyjnej wnioskuj!cych o wyra$enie zgody na brakowanie tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej; 2) nazw" organu lub jednostki organizacyjnej, których tradycyjna dokumentacja niearchiwalna jest brakowana; 3) podstaw" kwalifikowania tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej; 4) okre#lony datami rocznymi okres, z którego pochodzi tradycyjna dokumentacja niearchiwalna; 5) informacj" o rodzaju tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej (np. aktowa, techniczna, kartograficzna, geologiczna, fotograficzna, audiowizualna); 6) informacj" o rozmiarze tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej podanej w metrach bie$!cych zaj"tych przez ni! pó&ek; 7) informacj" o up&ywie okresu przechowywania tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym warto#ci dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej,

6

które j! wytworzy&y lub zgromadzi&y, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przej"&y ich zadania lub kompetencje; je$eli nie jest mo$liwe podanie danych, o których mowa w zdaniu poprzedzaj!cym, kierownik sk&ada stosowne wyja#nienia; 8) informacj" o stosowaniu przez jednostk" organizacyjn! w okresie, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna, systemu elektronicznego zarz!dzania dokumentacj! lub innych systemów teleinformatycznych do za&atwiania i rozstrzygania spraw; 9) informacj" o przynale$no#ci dokumentacji tradycyjnej do sk&adu chronologicznego. 3. Do wniosku do&!cza si" spis tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej, która jest brakowana. 4. Spis tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej zawiera: 1) nazw" organu lub jednostki organizacyjnej wnioskuj!cych o wyra$enie zgody na brakowanie tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej; 2) nazw" organu lub jednostki organizacyjnej, których tradycyjna dokumentacja niearchiwalna jest brakowana; 3) dat" i miejsce sporz!dzenia spisu; 4) imi", nazwisko i stanowisko s&u$bowe osoby, która sporz!dzi&a spis; 5) dla ka$dej pozycji spisu informacj" o: a) liczbie porz!dkowej, b) oznaczeniu kancelaryjnym, je$eli by&o stosowane, c) sygnaturze archiwalnej, je$eli by&a stosowana, d) tytule jednostki archiwalnej; dopuszcza si" &!czenie w jednej pozycji spisu jednostek archiwalnych o identycznym tytule, e) wyra$onym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja tradycyjna w obr"bie pozycji spisu, f)

liczbie jednostek archiwalnych, b"d!cych przedmiotem jednej pozycji spisu.

§ 11. Dyrektor w&a#ciwego archiwum pa%stwowego mo$e odmówi' wyra$enia zgody na brakowanie tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spe&niaj! wymogów, o których mowa w § 10, wskazuj!c jednocze#nie przyczyny odmowy oraz wydaj!c odpowiednie zalecenia. Przyczyn" odmowy mo$e stanowi' tak$e zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji tradycyjnej lub niska jako#' techniczna odwzorowa% cyfrowych

7

dokumentacji tradycyjnej w systemie elektronicznego zarz!dzania dokumentacj! lub w innych systemach teleinformatycznych do za&atwiania i rozstrzygania spraw. § 12. Dyrektor w&a#ciwego archiwum pa%stwowego mo$e wy&!czy' z procedury brakowania dokumentacj" tradycyjn!, której kwalifikacja archiwalna budzi w!tpliwo#ci lub dokumentacj" przypisan! do sk&adu chronologicznego, gdy jako#' odwzorowa% cyfrowych w systemie elektronicznego zarz!dzania dokumentacj! lub w innych systemach teleinformatycznych do za&atwiania i rozstrzygania spraw budzi w!tpliwo#ci. § 13. Zgoda dyrektora w&a#ciwego archiwum pa%stwowego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera w szczególno#ci: 1) informacj" o wniosku kierownika; 2) stwierdzenie, i$ dokumentacja tradycyjna nie stanowi materia&ów archiwalnych; 3) charakterystyk" dokumentacji tradycyjnej; 4) informacje o dokumentacji tradycyjnej wy&!czonej z brakowania. § 14. Do brakowania tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej niewymagaj!cej zgody dyrektora archiwum pa%stwowego, stosuje si" odpowiednio przepis § 10 ust. 2 oraz sporz!dza protokó& zawieraj!cy dane, o których mowa w § 10 ust. 4. § 15. 1. Archiwa pa%stwowe niemaj!ce charakteru centralnego s! w&a#ciwe w zakresie przejmowania materia&ów archiwalnych i wyra$ania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organów i jednostek organizacyjnych, w tym organów centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych, maj!cych siedzib" na obszarze dzia&ania archiwum pa%stwowego, z zastrze$eniem § 18. 2. W&a#ciwo#' archiwów pa%stwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1, okre#la za&!cznik nr 5 do rozporz!dzenia. § 16. Archiwum G&ówne Akt Dawnych jest w&a#ciwe w zakresie przejmowania akt stanu cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z dnia 16 sierpnia 1945 r. o polsko-radzieckiej granicy pa%stwowej pozosta& w granicach ZSRR.

8

§ 17. Narodowe Archiwum Cyfrowe jest w&a#ciwe w zakresie przejmowania: 1) tradycyjnych materia&ów archiwalnych powsta&ych i utrwalonych sposobem fotograficznym, fonograficznym i wideofonicznym powsta&ych w wyniku dzia&alno#ci organów centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych; 2) tradycyjnych materia&ów archiwalnych innego rodzaju ni$ materia&y fotograficzne i audiowizualne, powsta&ych w wyniku dzia&alno#ci organów centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych powo&anych do wytwarzania dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej,

utrwalaj!cych

dzia&alno#'

podstawow!

w

formie

fotograficznej

i audiowizualnej oraz gromadz!cych takie materia&y celowo. § 18. Archiwum Akt Nowych jest w&a#ciwe w zakresie przejmowania materia&ów archiwalnych oraz wyra$ania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organów centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych, maj!cych siedzib" na obszarze w&a#ciwo#ci Archiwum Pa%stwowego w Warszawie. § 19. Rozporz!dzenie wchodzi w $ycie z dniem ...2) MINISTER KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

2)

Niniejsze! rozporz"dzenie! by o! poprzedzone! rozporz"dzeniem! Ministra! Kultury! z! dnia! 16! wrze#nia! 2002! r.! w sprawie! post$powania! z! dokumentacj",! zasad! jej! klasyfikowania! i! kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania!materia ów!archiwalnych!do!archiwów!pa%stwowych!(Dz.!U.!Nr!167,!poz.!1375),!które!utraci o! moc! w! zwi"zku! z! wej#ciem! w! &ycie! ustawy z! dnia! …! o! zmianie! ustawy! o! narodowym! zasobie! archiwalnym! i archiwach!(Dz.!U.!poz.!…).

9

Za "czniki! do!rozporz"dzenia! Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia ... (poz. ...) Za !cznik"nr"1 SPOSÓB"BUDOWY OZNACZE# KATEGORII ARCHIWALNYCH 1. Symbolem!„A” oznacza!si$!kategori$!archiwaln"!tradycyjnych materia ów archiwalnych. 2. Symbolem! „B” z dodaniem liczb arabskich (np. B5, B10, B50),! odpowiadaj"cych! minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji liczonemu w pe nych latach kalendarzowych pocz"wszy!od!1!stycznia!roku!nast$pnego!po!roku!zako%czenia!spraw,!których! ta dokumentacja dotyczy, oznacza! si$! kategori$! archiwaln" tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej, z tym! &e! symbol! „B” zast$puje! si$! symbolem! „BE”,! je&eli! tradycyjna dokumentacja! niearchiwalna! po! up ywie! okresu! jej! przechowywania! podlega ekspertyzie archiwalnej. 3. Symbolem!„Bc”!oznacza!si$!tradycyjn"!dokumentacj$!niearchiwaln": 1) stanowi"c"! dokumentacj$! wtórn"! danej! jednostki! organizacyjnej,! o! ile! pierwowzory! tej! dokumentacji!zachowa y!si$!dla!tej!jednostki!organizacyjnej!w!ramach!jej dokumentacji; 2) o!okresie!przechowywania!krótszym!ni&!jeden!rok,!liczonym!w!sposób,!o!którym!mowa! w ust. 2.

10

Za !cznik"nr"2 Cz$%&"A Schemat"klas"pierwszego"i"drugiego"rz$du"podzia u dla"klas"oznaczonych"symbolami"klasyfikacyjnymi"od"„0”"do"„3”. ZARZ'DZANIE

0 00

Cia a!kolegialne

01

Organizacja

02

Zbiory!aktów!normatywnych,!legislacja!i!obs uga!prawna

03

Strategie,!programy,!planowanie,!sprawozdawczo#'!i!analizy

04

Informatyzacja

05

Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje

06

Reprezentacja i promocja

07

Wspó dzia anie!w asnej!jednostki!organizacyjnej z innymi organami lub jednostkami organizacyjnymi Programy!i!projekty!wspó finansowane!ze!#rodków!zewn$trznych,!w!tym!Unii! Europejskiej Kontrole, audyt i szacowanie ryzyka

08 09

1

12

SPRAWY KADROWE Regulacje!oraz!wyja#nienia,!interpretacje,!opinie i akty!prawne!dotycz"ce! zagadnie%!z!zakresu!spraw!kadrowych Nawi"zywanie,!przebieg!i!rozwi"zywanie!stosunku!pracy!oraz!innych!form! zatrudnienia Ewidencja osobowa

13

Bezpiecze%stwo!i!higiena!pracy

14

Szkolenie!i!doskonalenie!zawodowe!osób!zatrudnionych

15

Dyscyplina pracy

16

Sprawy socjalno-bytowe

17

Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna

20 21

ADMINISTROWANIE"(RODKAMI"RZECZOWYMI Regulacje!oraz!wyja#nienia,!interpretacje,!opinie i akty!prawne!dotycz"ce! zagadnie%!z!zakresu!spraw!administracyjnych Inwestycje i remonty

22

Administrowanie i eksploatacja obiektów

10 11

2

11

23

Gospodarka!materia owa

24

Transport,! "czno#' i infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

25

Ochrona!obiektów!i!mienia!oraz!sprawy!obronne

26

Zamówienia!publiczne

30 31

FINANSE"I"OBS)UGA"FINANSOWO-KSI*GOWA Regulacje!oraz!wyja#nienia,!interpretacje,!opinie i akty!prawne!dotycz"ce! zagadnie%!z!zakresu!spraw!finansowo-ksi$gowych Planowanie!i!realizacja!bud&etu

32

Rachunkowo#',!ksi$gowo#'!i!obs uga!kasowa

33

Obs uga!finansowa!funduszy!i!#rodków!specjalnych

34

Op aty!i!ustalanie!cen

35

Inwentaryzacja

36

Dyscyplina finansowa

3

Cz$%&"B Wizualizacja budowy wykazu akt. Symbole klasyfikacyjne I II III IV rz!d rz!d rz!d rz!d 1

2

3

4

0 00 000 0000 0001 001 01 010 011 1 10

Has o"klasyfikacyjne

Oznaczenie kategorii archiwalnej*)

Uszczegó owienie" has a" klasyfikacyjnego

5

6

7

ZARZ*DZANIE Cia a!kolegialne Rada Organizacja rady Posiedzenia rady Komisje Organizacja Organizacja!innych!organów! i jednostek organizacyjnych Organizacja jednostki organizacyjnej SPRAWY KADROWE Regulacje!oraz!wyja#nienia,! interpretacje, opinie i akty prawne!dotycz"ce!zagadnie%! z zakresu spraw kadrowych

12

A A A BE10 A

w tym akty powo ania,! regulaminy pracy

100

101

102

11

W asne!regulacje,!ich!projekty! oraz!wyja#nienia,!interpretacje,! opinie i akty!prawne!dotycz"ce! zagadnie%!z!zakresu!spraw! kadrowych Otrzymane!od!organów! i jednostek!zewn$trznych regulacje, ich projekty oraz wyja#nienia,!interpretacje,! opinie i akty!prawne!dotycz"ce zagadnie%!z zakresu spraw kadrowych Kontakty i wymiana informacji ze!zwi"zkami!zawodowymi! w sprawach kadrowych Nawi"zywanie,!przebieg! i rozwi"zywanie!stosunku! pracy oraz innych form zatrudnienia Zapotrzebowanie!i!nabór! kandydatów!do!pracy

A

BE10

m.in. regulamin pracy, wykazy etatów,!umowy! zbiorowe

je&eli!regulacje!te! dotycz" bezpo#rednio! pracowników jednostki to kwalifikuje!si$!akta spraw ich dotycz"cych!do kategorii A

A

przy czym okres przechowywania ofert!kandydatów! nieprzyj$tych!i!tryb! ich niszczenia wynika z!odr$bnych! przepisów akta!osób!przyj$tych! 111 Konkursy na stanowiska BE5 odk ada!si$!do!akt! osobowych; przy czym!dokumentacj$! posiedze%!komisji! klasyfikuje!si$!przy! odpowiedniej klasie w ramach grupy rzeczowej 00 *) W! przypadku! organów! pa%stwowych,! pa%stwowych! jednostek! organizacyjnych,! jednostek! samorz"du! terytorialnego! i! innych! samorz"dowych! jednostek! organizacyjnych,! w! których! nie! powstaj"! materia y! archiwalne,! odpowiednikiem symbolu A jest symbol BE25.

110

13

B2

Za !cznik"nr"3 Przyk adowa"wizualizacja budowy kwalifikatora dokumentacji. Numer porz!dkowy*)

400 400.1 400.2

Rodzaj dokumentacji

Konstruowanie"sprz$tu" mechanicznego Dokumentacja konstrukcyjna modelu Dokumentacja konstrukcyjna prototypu

Oznaczenie kategorii archiwalnej

Uszczegó owienie"kwalifikacji" archiwalnej

BE10

okres!przechowywania!liczy!si$!od!daty! zatwierdzenia dokumentacji

A

– egzemplarz podstawowy – A, – kalki i matryce – kategoria B10, – kopie – kategoria Bc – egzemplarz podstawowy –A, – kalki i matryce, – kategoria B10, – kopie – kategoria Bc – egzemplarz podstawowy –A, – kalki i matryce, – kategoria B10, – kopie – kategoria Bc okres!przechowywania!liczy!si$!od!daty! zatwierdzenia dokumentacji

400.3

Dokumentacja konstrukcyjna partii!próbnej

A

400.4

Dokumentacja konstrukcyjna produkcji seryjnej

A

400.5

Dokumentacja!oprzyrz"dowania! konstrukcyjnego Zmiany w dokumentacji konstrukcyjnej

400.6 401 401.1

401.2

Dokumentacja technologiczna sprz$tu"mechanicznego Dokumentacja technologiczna produkcji seryjnej

Dokumentacja!oprzyrz"dowania! technologicznego

BE10 A

– ksi"&ka!partii!próbnej,!wnioski!zmian,! karty zmian – A, – ksi"&ka!prototypu!– BE10

A

– karta procesu technologicznego, proces technologiczny – spis operacji, proces technologiczny – instrukcja pracy – A, pozosta e!– B10

BE10

*) Numer! porz"dkowy! konstruuje! si$! z! symbolu! klasyfikacyjnego! klasy! w! wykazie! akt,! do! której! odnosi! si$! kwalifikator!i!z!kolejnej!liczby,!pocz"wszy!od!1.

14

Za !cznik"nr"4 Standardy porz!dkowania,"ewidencjonowania"i"technicznego"zabezpieczania"tradycyjnych materia ów"archiwalnych przed ich przekazaniem do"archiwów"pa+stwowych.

1. Standardy porz"dkowania!tradycyjnych!materia ów!archiwalnych!obejmuj": 1.1. ustalenie! przynale&no#ci! zespo owej! i! przyporz"dkowanie! tradycyjnych! materia ów! archiwalnych!do!zespo u!(zbioru)!archiwalnego; 1.2. sprawdzenie sposobu utworzenia jednostek archiwalnych i! w! miar$! potrzeby! dokonanie! korekty; 1.3. nadanie!uk adu!tradycyjnym!materia om!archiwalnym!w!obr$bie!jednostek!archiwalnych; 1.4. opisanie jednostek archiwalnych na ich opakowaniu poprzez podanie co najmniej: 1.4.1. nazwy!organu!lub!jednostki!organizacyjnej,!która! tradycyjne materia y!archiwalne wytworzy a!lub!zgromadzi a, 1.4.2. tytu u, 1.4.3. okresu,! wyra&onego! datami! rocznymi,! tradycyjnych materia ów! archiwalnych! w obr$bie!jednostki!archiwalnej, 1.4.4. sygnatury!jednostki!archiwalnej,!wynikaj"cej!z!ewidencji!archiwum!pa%stwowego; 1.5. nadanie!uk adu!jednostkom!archiwalnym!w!obr$bie!zespo u!(zbioru)!archiwalnego,! przy czym wyodr$bnieniu powinny! podlega'! poszczególne rodzaje tradycyjnych materia ów! archiwalnych. 2. Wykonanie!czynno#ci,!o!których!mowa!w!pkt!1.1.–1.5.,!odbywa!si$!z!uwzgl$dnieniem!uk adu! nadanego!przez!organ!lub!jednostk$!organizacyjn"!w!momencie wytworzenia lub zgromadzenia dokumentacji,!chyba!&e!taki!uk ad!nie!by !nadany. 3. Standardy ewidencjonowania!tradycyjnych!materia ów!archiwalnych!obejmuj": 3.1. ustalenie – w zale&no#ci! od! rodzaju! tradycyjnych! materia ów! archiwalnych! – czy przedmiotem! jednej! pozycji! spisu! b$dzie! jedna! jednostka! archiwalna,! czy! co! najmniej! dwie! jednostki archiwalne; 3.2. sporz"dzenie!spisu!odr$bnie!dla!ka°o!rodzaju! tradycyjnych materia ów!archiwalnych zawieraj"cego: 3.2.1. nazw$! organu! lub! jednostki! organizacyjnej! posiadaj"cej! tradycyjne! materia y! archiwalne!podlegaj"ce!przekazaniu!do!archiwum!pa%stwowego, 3.2.2. nazw$!zespo u!(zbioru)!archiwalnego, 3.2.3. okre#lenie!rodzaju!tradycyjnych materia ów!archiwalnych (np. aktowe, techniczne, kartograficzne, geologiczne, fotograficzne, audiowizualne), 3.2.4. dla!ka&dej!pozycji!spisu: 3.2.4.1. liczb$! porz"dkow",! odpowiadaj"c"! kolejnej! numeracji! jednostek! archiwalnych!w!obr$bie!zespo u!(zbioru)!archiwalnego, 3.2.4.2. oznaczenie!kancelaryjne,!je&eli!by o!stosowane, 3.2.4.3. tytu u!jednostki!archiwalnej; 3.2.4.4. okresu,!wyra&onego!datami!rocznymi,!materia ów!archiwalnych!w obr$bie! jednostki archiwalnej.

15

4. Standardy technicznego zabezpieczenia tradycyjnych!materia ów!archiwalnych!obejmuj": 4.1. w przypadku uszkodzenia mechanicznego, biologicznego lub chemicznego tradycyjnych materia ów! archiwalnych,! poddanie! zabiegom! konserwatorskim! przez! profesjonalnego! konserwatora!papieru!i!skóry; 4.2. usuni$cie! elementów! metalowych! (np.! spinacze,! zszywki,! w"sy)! i! plastikowych! (np. koszulki,! ok adki);! nie! dotyczy! klipsów! zaczepowych wykonanych z bezbarwnego, bia ego! lub! nieznacznie! zabarwionego! polipropylenu! lub! polietylenu! o! trwa o#ci! powy&ej! 25 lat; 4.3. ponumerowanie stron! materia ów! archiwalnych! aktowych przez naniesienie numeru w prawym! górnym! rogu!strony;!liczb$!stron!podaje!si$!na!wewn$trznej!cz$#ci!tylnej!ok adki! opakowania! w! formie! zapisu:! „Niniejsze! ...! [rodzaj! opakowania]! zawiera! …! stron! kolejno ponumerowanych.![miejscowo#',!data,!podpis!osoby!paginuj"cej!akta]”; 4.4. umieszczenie jednostki archiwalnej w dostosowanym do rozmiaru tradycyjnych materia ów! archiwalnych! opakowaniu,! wykonanym! z! materia u! litego! bezkwasowego! (np. obwoluta, teczka); 4.5. umieszczenie opakowanych jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych, wykonanych! z! materia u! litego! bezkwasowego! (np.! pud o,! teka);! opakowania! zbiorcze! oznacza! si$! nazw"! zespo u! (zbioru)! archiwalnego! i! sygnaturami! jednostek! archiwalnych! umieszczonych w opakowaniu zbiorczym.

16

Za !cznik"nr"5 W a%ciwo%&"archiwów"pa+stwowych"niemaj!cych"charakteru"centralnego w"sprawach"przejmowania"materia ów"archiwalnych"oraz"brakowania"dokumentacji" niearchiwalnej. Lp.

Obszar

Nazwa archiwum"pa+stwowego

1.

Archiwum Pa%stwowe! w Bia ymstoku

1) na!terenie!województwa!podlaskiego!powiaty:! bia ostocki,!bielski,!grajewski,!hajnowski,!kolne%ski,! om&y%ski,!moniecki,!siemiatycki,!sokólski,! wysokomazowiecki i zambrowski, 2) na!terenie!województwa!mazowieckiego!gminy! Andrzejewo, Nur,!Szulborze,!Zar$by!Ko#cielne! i Boguty Pianki w powiecie ostrowskim.

2.

Archiwum!Pa%stwowe! w Bydgoszczy

1) na!terenie!województwa!kujawsko-pomorskiego: - miasto na prawach powiatu Bydgoszcz, - powiaty:!bydgoski,!inowroc awski,!mogile%ski,! nakielski,!s$pole%ski, #wiecki,!tucholski!i!&ni%ski, 2) na terenie!województwa!pomorskiego: - miasto Chojnice, - gminy: Brusy, Chojnice i Czersk w powiecie chojnickim; 3) na!terenie!województwa!wielkopolskiego!gmina Trzemeszno w powiecie!gnie+nie%skim.

3.

Archiwum!Pa%stwowe! w Cz$stochowie

1) na!terenie!województwa!#l"skiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Cz$stochowa, - powiaty:!cz$stochowski,!k obucki,!lubliniecki! i myszkowski, - miasto Kalety w powiecie tarnogórskim, - gminy: Irz"dze,!Kroczyce,!Szczekociny!i W odowice! w powiecie!zawiercia%skim, 2) na terenie!województwa! ódzkiego: - gminy:!Nowa!Brze+nica,!Paj$czno!i Strzelce Wielkie w powiecie paj$cza%skim, - gminy: Gidle i -ytno!w powiecie radomszcza%skim, 3) na!terenie!województwa!opolskiego!gminy:! Dobrodzie%,!Gorzów!/l"ski,!Olesno,!Praszka,!Rad ów! i Rudniki w powiecie oleskim,

17

4) na!terenie!województwa!#wi$tokrzyskiego!gminy:! Moskorzew,!Radków!i!Secemin!w powiecie w oszczowskim. 4.

Archiwum!Pa%stwowe! w Elbl"gu

1) na!terenie!województwa!pomorskiego!powiaty:! kwidzy%ski,!malborski,!nowodworski!i!sztumski, 2) na terenie!województwa!warmi%sko-mazurskiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Elbl"g, - powiaty: braniewski i elbl"ski, - gminy Kisielice i Susz w powiecie i awskim, - gmina Orneta powiatu lidzbarskiego.

5.

Archiwum!Pa%stwowe! w Gda%sku

na!terenie!województwa!pomorskiego: - miasta na prawach powiatu:!Gda%sk,!Gdynia!i!Sopot, - powiaty:!gda%ski,!kartuski,!ko#cierski,!pucki, starogardzki, tczewski i wejherowski.

6.

Archiwum!Pa%stwowe! w Gorzowie Wielkopolskim

1) na!terenie!województwa!lubuskiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Gorzów!Wielkopolski, - powiaty: gorzowski, mi$dzyrzecki!i strzelecko-drezdenecki, - gminy:!Górzyca,!O#no!Lubuskie, Rzepin i S ubice w powiecie s ubickim, - gminy: Lubniewice, Krzeszyce, S o%sk i!Sul$cin w powiecie sul$ci%skim, 2) na!terenie!województwa!wielkopolskiego: - gmina Mi$dzychód w powiecie mi$dzychodzkim, - gmina Miedzichowo w powiecie nowotomyskim.

7.

Archiwum!Pa%stwowe! w Kaliszu

1) na!terenie!województwa!wielkopolskiego: - miasto na prawach powiatu Kalisz, - powiaty:!jaroci%ski,!kaliski,!k$pi%ski,!ostrowski,! ostrzeszowski i pleszewski, - miasto!Sulmierzyce!i!gminy!Ko+min!Wielkopolski, Krotoszyn,!Rozdra&ew!i Zduny w powiecie krotoszy%skim, 2) na!terenie!województwa!dolno#l"skiego!gminy:! Dziadowa!K oda,!Mi$dzybórz!i!Syców!w!powiecie! ole#nickim, 3) na!terenie!województwa! ódzkiego!gminy:!Boles awiec,! Czastary,!Galewice,!4ubnice,!Sokolniki!i!Wieruszów! w powiecie wieruszowskim.

8.

Archiwum!Pa%stwowe! w Katowicach

1) na!terenie!województwa!#l"skiego: - miasta na prawach powiatu: Bielsko-Bia a,!Bytom,!

18

Chorzów,!D"browa!Górnicza,!Gliwice,!Jastrz$bie! Zdrój,!Jaworzno,!Katowice,!Mys owice,!Piekary! /l"skie,!Ruda!/l"ska,!Rybnik,!Siemianowice!/l"skie,! Sosnowiec,!/wi$toch owice,!Tychy,!Zabrze!i!-ory, - powiaty:!b$dzi%ski,!bielski,!bieru%sko-l$dzi%ski,! cieszy%ski,!gliwicki,!miko owski,!pszczy%ski,! raciborski, rybnicki,!wodzis awski!i &ywiecki, - miasta:!Miasteczko!/l"skie,!Radzionków! i Tarnowskie!Góry!oraz!gminy: Krupski!M yn,! O&arowice,!/wierklaniec,!Tworóg!i!Zbros awice! w powiecie tarnogórskim, - miasta:!Por$ba!i!Zawiercie!oraz!gminy:!4azy, Ogrodzieniec i Pilica w powiecie zawiercia%skim, 2) na!terenie!województwa!ma opolskiego: - powiaty:!o#wi$cimski!i!wadowicki, - gminy: Babice,!Chrzanów,!Libi"&!i Trzebinia w powiecie chrzanowskim, - miasto:!Bukowno!oraz!gminy:!Boles aw,!Klucze,! Olkusz i Wolbrom w powiecie olkuskim, - miasto!Sucha!Beskidzka!oraz!gminy:!Budzów,! Maków!Podhala%ski, Stryszawa, Zawoja i Zembrzyce w powiecie suskim. 9.

Archiwum!Pa%stwowe! w Kielcach

1) na!terenie!województwa!#wi$tokrzyskiego: - miasto na prawach powiatu Kielce, - powiaty:!buski,!j$drzejowski,!kazimierski, kielecki, opatowski,!ostrowiecki,!pi%czowski,!sandomierski, skar&yski,!starachowicki!i staszowski, - gminy:!Ko%skie,!Radoszyce,!Ruda!Maleniecka, S upia!(Konecka),!Smyków!i St"porków!w powiecie koneckim, - gminy:!Krasocin!i!W oszczowa!w powiecie w oszczowskim, 2) na!terenie!województwa!lubelskiego: - powiat janowski, - gminy:!Annopol,!Go#cieradów,!Szastarka!i!Trzydnik! Du&y!w powiecie kra#nickim, 3) na!terenie!województwa!ma opolskiego: - gminy:!Charsznica,!Koz ów,!Ksi"&!Wielki,! Miechów,!Rac awice!i!S aboszów w powiecie miechowskim, - gminy:!Koszyce!i!Pa ecznica!w powiecie proszowickim,

19

4) na terenie!województwa!podkarpackiego: - miasto na prawach powiatu Tarnobrzeg, - powiaty:!ni&a%ski,!stalowowolski!i tarnobrzeski, - gmina Majdan!Królewski!w powiecie kolbuszowskim - gmina Padew Narodowa w powiecie mieleckim. 10.

Archiwum!Pa%stwowe! w Koszalinie

1) na terenie województwa!zachodniopomorskiego: - miasto na prawach powiatu Koszalin, - powiaty:!bia ogardzki, drawski,!ko obrzeski,! koszali%ski,!s awie%skiego, szczecinecki i #widwi%ski, 2) na terenie województwa pomorskiego: - miasto na prawach!powiatu!S upsk, - powiaty: bytowski, cz uchowski,!l$borski i s upski, - gmina Konarzyny w powiecie chojnickim.

11.

Archiwum Narodowe w Krakowie

1) na terenie!województwa!ma opolskiego: - miasta na prawach powiatu: Kraków,!Nowy!S"cz! i Tarnów, - powiaty:!boche%ski,!brzeski,!d"browski,!krakowski,! limanowski,!my#lenicki,!nowos"decki,!nowotarski,! tarnowski,!tatrza%ski!i!wielicki, - gmina Alwernia w powiecie chrzanowskim, - miasto!Gorlice!i!gminy:!Bobowa,!Gorlice,!4u&na,! Moszczenica, Ropa,!S$kowa!i Uj#cie!Gorlickie! w powiecie gorlickim, - gmina!Go cza!w powiecie miechowskim, - gmina!Trzyci"&!w powiecie olkuskim, - gminy: Koniusza, Nowe Brzesko, Proszowice i Radziemice w powiecie proszowickim, - miasto!Jordanów!i!gminy:!Bystra-Sidzina i Jordanów! w powiecie suskim, 2) na!terenie!województwa!podkarpackiego: - powiat!d$bicki, - gmina Szerzyny w powiecie jasielskim, - gminy:!Radomy#l!Wielki!i Wadowice!Górne! w powiecie mieleckim.

12.

Archiwum!Pa%stwowe! w Lesznie

1) na!terenie!województwa!wielkopolskiego: - miasto na prawach powiatu Leszno, - powiaty:!leszczy%ski,!gosty%ski,!rawicki,!miasto! Ko#cian!i!gminy!Ko#cian,!Krzywi%!i!/migiel!

20

w powiecie ko#cia%skim, - gmina Kobylin w powiecie krotoszy%skim, - gmina!Przem$t!w powiecie wolszty%skim, 2) na!terenie!województwa!dolno#l"skiego!powiat! górowski, 3) na!terenie!województwa!lubuskiego!gminy:! Szlichtyngowa i Wschowa w powiecie wschowskim. 13.

Archiwum!Pa%stwowe! w Lublinie

1) na!terenie!województwa!lubelskiego: - miasta na prawach powiatu:!Bia a!Podlaska,!Che m! i Lublin, - powiaty:!bialski,!che mski,!lubartowski,! $czy%ski,! opolski,!parczewski,!pu awski,!radzy%ski,!#widnicki! i w odawski, - miasto!Krasnystaw!oraz!gminy:!Fajs awice,! Krasnystaw,!Kra#niczyn,!4opiennik!Górny,! Rejowiec i Siennica!Ró&ana!w powiecie krasnostawskim, - miasto Kra#nik!oraz!gminy:!Dzierzkowice,!Kra#nik,! Urz$dów,!Wilko az!i Zakrzówek!w powiecie kra#nickim, - gminy:!Be &yce,!Borzechów,!Bychawa,!Garbów,! G usk,!Jab onna,!Jastków,!Konopnica,!Krzczonów,! Niedrzwica!Du&a,!Niemce,!Strzy&ewice,! Wojciechów!i!Wólka!w powiecie lubelskim, - miasto!D$blin!oraz!gminy:!Nowodwór,!Ryki,! St$&yca!i!U $&!w powiecie ryckim, 2) na!terenie!województwa!mazowieckiego!powiat! osicki.

14.

Archiwum!Pa%stwowe! w 4odzi

na!terenie!województwa! ódzkiego: - miasto!na!prawach!powiatu!4ód+, - powiaty:! aski,!sieradzki,!wielu%ski,!zdu%skowolski! i zgierski, - gmina Rusiec w powiecie be chatowskim, - gminy:!Dzia oszyn,!Kie czyg ów!i Siemkowice w powiecie paj$cza%skim, - gminy:!Dalików,!Podd$bice,!P$czniew,!Wartkowice! i Zadzim w powiecie podd$bickim, - gmina!Lututów!w powiecie wieruszowskim, - gmina: Andrespol,!Brójce,!Nowosolna!i Rzgów! w powiecie ódzkim wschodnim, - miasta:!Konstantynów!4ódzki!i Pabianice oraz gminy:!Dobro%,!Ksawerów,!Lutomiersk!i!Pabianice! w powiecie pabianickim. 21

15.

Archiwum!Pa%stwowe! w Olsztynie

na terenie województwa!warmi%sko-mazurskiego: - miasto na prawach powiatu Olsztyn, - powiaty:!bartoszycki,!k$trzy%ski,!nidzicki,!olszty%ski! i!ostródzki, - miasta!I awa!i Lubawa!oraz!gminy:!I awa,!Lubawa! i Zalewo w powiecie i awskim, - miasto!Lidzbark!Warmi%ski!oraz!gminy:!Kiwity, Lidzbark!Warmi%ski!i!Lubomino!w powiecie lidzbarskim, - miasto!Mr"gowo!oraz!gminy:!D+wierzuty,! Jedwabno,!Pasym,!Szczytno,!/wi$tajno!i!Wielbark! w powiecie szczycie%skim.

16.

Archiwum!Pa%stwowe! w Opolu

na!terenie!województwa!opolskiego: - miasto na prawach powiatu Opole, - powiaty:!brzeski,!g ubczycki,!k$dzierzy%sko-kozielski,!kluczborski,!krapkowicki,!namys owski,! nyski, opolski, prudnicki i strzelecki - gmina!Z$bowice!w powiecie oleskim.

17.

Archiwum!Pa%stwowe! w Piotrkowie Trybunalskim

1) na!terenie!województwa! ódzkiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Piotrków!Trybunalski, - powiaty: piotrkowski i tomaszowski, - miasto!Be chatów!i gminy!Be chatów,!Dru&bice,! Kleszczów,!Kluki,!Szczerców i Zelów!w powiecie be chatowskim, - gminy: Koluszki i Tuszyn w powiecie ódzkim wschodnim, - gminy:!Bia aczów,!Mniszków,!Opoczno,!Paradyz,! Po#wi$tne,!S awno!i!-arnów!w powiecie opoczy%skim, - gmina!D utów!w powiecie pabianickim, - gminy:!Rz"#nia!i!Sulmierzyce!w powiecie paj$cza%skim, - miasto Radomsko i gminy Dobryszyce, Gomunice, Kamie%sk,!Kobiele!Wielkie,!Kodr"b,!Lgota!Wielka,! 4adzice,!Mas owice,!Przedbórz,!Radomsko! i Wielgom yny!w powiecie radomszcza%skim, 2) na!terenie!województwa!#wi$tokrzyskiego: - gmina!Fa ków!w powiecie koneckim, - gmina Kluczewsko w powiecie w oszczowskim.

18.

Archiwum!Pa%stwowe! w P ocku

1) na!terenie!województwa!mazowieckiego: - miasto!na!prawach!powiatu!P ock, - powiaty: gostyni%ski,!p ocki!i!sierpecki, 22

- gmina!Czerwi%sk!n.!Wis "!w powiecie p o%skim, - gmina!I ów!w powiecie sochaczewskim, 2) na!terenie!województwa! ódzkiego: - powiat kutnowski, - miasto!4$czyca!i!gminy:!Daszyna,!Góra!/w. Ma gorzaty,!4$czyca,!Pi"tek!i Witonia w powiecie $czyckim, - gmina Kiernozia w powiecie owickim. 19.

Archiwum!Pa%stwowe! w Poznaniu

1) na!terenie!województwa!wielkopolskiego: - miasta na prawach powiatu: Konin i Pozna%, - powiaty: chodzieski, czarnkowsko-trzcianecki, grodziski,!kolski,!koni%ski,!obornicki,!pilski,! pozna%ski,!s upecki,!szamotulski,!#remski,!#redzki,! turecki,!w"growiecki,!wrzesi%ski!i z otowski, - miasto Gniezno oraz gminy: Czerniejewo, Gniezno, Kiszkowo,!K ecko,!4ubowo,!Mieleszyn,! Niechanowo i Witkowo w powiecie gnie+nie%skim, - gmina!Czempi%!w powiecie ko#cia%skim, - gminy: Chrzypsko Wielkie, Kwilcz i Sieraków! w powiecie mi$dzychodzkim, - gminy:!Ku#lin,!Lwówek,!Nowy!Tomy#l!i Opalenica w powiecie nowotomyskim, 2) na terenie!województwa! ódzkiego: - gmina!Uniejów!w powiecie podd$bickim, - gminy:!Grabów!i!/winice!Warckie!w powiecie $czyckim, 3) na!terenie!województwa!zachodniopomorskiego!powiat! wa ecki.

20.

Archiwum!Pa%stwowe! w Przemy#lu

na terenie!województwa!podkarpackiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Przemy#l, - powiaty:!jaros awski,!lubaczowski, przemyski i przeworski, - gmina!Dynów!powiatu!rzeszowskiego.

21.

Archiwum!Pa%stwowe! w Radomiu

1) na!terenie!województwa!mazowieckiego: - miasto na prawach powiatu Radom, - powiaty!bia obrzeski,!kozienicki, lipski, przysuski, szyd owiecki,!radomski!i zwole%ski, - gminy:!Belsk!Du&y,!B $dów,!Chynów,!Goszczyn,! Grójec,!Jasieniec, Mogielnica, Nowe Miasto n. Pilic",!Pniewy!i!Warka!w powiecie grójeckim,

23

2) na!terenie!województwa! ódzkiego!gmina!Drzewica! w powiecie opoczy%skim, 3) na!terenie!województwa!#wi$tokrzyskiego!gmina! Gowarczów!w powiecie koneckim. 22.

Archiwum!Pa%stwowe! w Rzeszowie

1) na terenie!województwa!podkarpackiego - miasta!na!prawach!powiatu:!Rzeszów!i!Krosno, - powiaty: bieszczadzki, brzozowski, kro#nie%ski,! le&ajski,! a%cucki,!ropczycko-s$dziszowski,!sanocki! i strzy&owski, - miasto!Jas o!oraz!gminy:!Brzyska,!D$bowiec,!Jas o,! Ko aczyce,!Krempna,!Nowy!-migród,!Osiek! Jasielski,!Sko yszyn!i!Tarnowiec!w powiecie jasielskim, - gminy: Cmolas, Kolbuszowa, Niwiska,!Rani&ów! i Stary Dzikowiec w powiecie kolbuszowskim, - miasto Mielec oraz gminy: Borowa, Czermin, Gaw uszowice,!Mielec,!Przec aw!i!Tuszów! Narodowy w powiecie mieleckim, - gminy:!B a&owa,!Boguchwa a,!Chmielnik,!G ogów! Ma opolski,!Hy&ne,!Kamie%,!Krasne,!Lubenia, Soko ów!Ma opolski,!/wilcza,!Trzebownisko! i Tyczyn w powiecie rzeszowskim, 2) na!terenie!województwa!ma opolskiego!gminy:!Biecz! i Lipinki powiatu gorlickiego.

23.

Archiwum!Pa%stwowe! w Siedlcach

1) na!terenie!województwa!mazowieckiego: - miasto na prawach powiatu Siedlce, - powiaty: garwoli%ski,!siedlecki,!soko owski! i w$growski, - miasto!Mi%sk!Mazowiecki!i!gminy:!Ceg ów,!D$be! Wielkie,!Dobre,!Jakubów,!Ka uszyn,!Latowicz,! Mi%sk!Mazowiecki,!Mrozy,!Siennica!i!Stanis awów w!powiecie!mi%skim, - gminy:!Ko biel,!Osieck!i Sobienie Jeziory w powiecie otwockim, - Jadów,!Po#wi$tne!i!Strachówka!w powiecie wo omi%skim, 2) na!terenie!województwa!lubelskiego: - powiat! ukowski - gmina K oczew!w powiecie ryckim.

24.

Archiwum!Pa%stwowe! w Suwa kach

1) na!terenie!województwa!podlaskiego: - miasto na!prawach!powiatu!Suwa ki,

24

- powiaty:!augustowski,!sejne%ski!i suwalski, 2) na!terenie!województwa!warmi%sko-mazurskiego: - powiaty:!e cki,!gi&ycki,!go dapski,!olecki,!piski! i w$gorzewski, - gmina!Miko ajki!w!powiecie!mr"gowskim. 25.

Archiwum!Pa%stwowe! w Szczecinie

na!terenie!województwa!zachodniopomorskiego: - miasta na prawach powiatu: Szczecin i /winouj#cie, - powiaty:!choszcze%ski,!goleniowski,!gryficki,! gryfi%ski,!kamie%ski,! obeski,!my#liborski,!policki,! pyrzycki i stargardzki.

26.

Archiwum!Pa%stwowe! w Toruniu

1) na terenie!województwa!kujawsko-pomorskiego: - miasta na prawach!powiatu:!Grudzi"dz,!Toru%! i W oc awek, - powiaty:!aleksandrowski,!brodnicki,!che mi%ski,! golubsko-dobrzy%ski,!grudzi"dzki,!lipnowski,! radziejowski,!rypi%ski,!toru%ski,!w"brzeski i w oc awski, 2) na terenie!województwa!warmi%sko-mazurskiego powiat nowomiejski.

27.

Archiwum!Pa%stwowe! w Warszawie *)

1) miasto!sto eczne!Warszawa, 2) na!terenie!województwa!mazowieckiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Ostro $ka, - powiaty: ciechanowski, grodziski, legionowski, makowski, m awski,!nowodworski, ostro $cki,! piaseczy%ski,!pruszkowski,!przasnyski,!pu tuski,! warszawski!zachodni,!wyszkowski,!&uromi%ski! i &yrardowski, - miasto!Sulejówek!oraz!gmina!Halinów!w powiecie mi%skim, - miasto!Ostrów!Mazowiecka!i!gminy:!Brok,!Ma kinia! Górna,!Ostrów!Mazowiecka,!Stary!Luboty%!i! W"sewo!w powiecie ostrowskim, - miasta:!Józefów!i Otwock!oraz!gminy:!Celestynów,! Karczew i Wi"zowna!w powiecie otwockim, - miasta:!P o%sk!i!Raci"&!oraz!gminy:!Baboszewo,! Dzierz"&nia,!Joniec,!Naruszewo,!Nowe!Miasto,! P o%sk,!Raci"&,!Sochocin!i Za uski!w powiecie p o%skim, - miasto!Sochaczew!i!gminy:!Brochów,!M odzieszyn,! Nowa Sucha, Rybno, Sochaczew i Teresin w powiecie sochaczewskim,

25

- miasta:!Koby ka,!Marki,!Z"bki!i!Zielonka!oraz! gminy:!D"brówka,!Klembów,!Radzymin,!T uszcz! i Wo omin!w powiecie wo omi%skim, 3) na!terenie!województwa! ódzkiego: - miasto na prawach powiatu Skierniewice, - powiaty:!brzezi%ski,!rawski!i!skierniewicki, - miasto!4owicz!i!gminy:!Bielawy,!Ch"#no,! Domaniewice,!Kocierzew!Po udniowy,!4owicz,! 4yszkowice,!Nieborów!i!Zduny w powiecie owickim, 4) na!terenie!województwa!warmi%sko-mazurskiego: - powiat!dzia dowski, - gmina Rozogi w powiecie szczycie%skim. 28.

Archiwum!Pa%stwowe! we Wroc awiu

na!terenie!województwa!dolno#l"skiego: - miasta!na!prawach!powiatu:!Jelenia!Góra,!Wa brzych! i Wroc aw, - powiaty:!boles awiecki,!dzier&oniowski,!g ogowski,! jaworski,!jeleniogórski,!kamiennogórski,!k odzki,! legnicki,!luba%ski,!lubi%ski,!lwówecki,!milicki,! o awski,!polkowicki,!strzeli%ski,!#redzki,!#widnicki,! trzebnicki,!wa brzyski,!wo oski,!wroc awski, z"bkowicki,!zgorzelecki!i!z otoryjski, - miasto!Ole#nica!i!gminy:!Bierutów,!Dobroszyce,! Ole#nica!i!Twardogóra!w powiecie ole#nickim.

29.

Archiwum!Pa%stwowe! w Zamo#ciu

na!terenie!województwa!lubelskiego: - miasto!na!prawach!powiatu!Zamo#', - powiaty: bi gorajski,!hrubieszowski,!tomaszowski! i zamojski, - gminy:!Gorzków,!Izbica,!Rudnik!i!-ó kiewka! powiatu krasnostawskiego oraz gminy: Wysokie i Zakrzew w powiecie lubelskim.

30.

Archiwum!Pa%stwowe! w Zielonej!Górze

1) na!terenie!województwa!lubuskiego: - miasto na prawach powiatu Zielona!Góra, - powiaty!:!kro#nie%ski,!#wiebodzi%ski,!zielonogórski,! &aga%ski!i!&arski, - miasto!Nowa!Sól!i!gminy:!Bytom!Odrza%ski,! Kolsko,!Ko&uchów,!Nowa!Sól,!Nowe!Miasteczko,! Oty%!i!Siedlisko!w powiecie nowosolskim, - gmina!S awa!w powiecie wschowskim, - gmina Cybinka w powiecie s ubickim, - gmina Torzym w powiecie sul$ci%skim,

26

2) na!terenie!województwa!wielkopolskiego: - gmina!Zb"szy%!w powiecie nowotomyskim, - gminy: Siedlec i Wolsztyn w powiecie wolszty%skim. ) * W! zakresie! przejmowania! materia ów! archiwalnych! i! wyra&ania! zgody! na! brakowanie! dokumentacji! niearchiwalnej! organów! centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych, maj"cych! siedzib$! na! obszarze! w a#ciwo#ci! Archiwum! Pa%stwowego! w Warszawie, w a#ciwe! jest Archiwum Akt Nowych.

27

UZASADNIENIE

Projekt! rozporz"dzenia! Ministra! Kultury! i! Dziedzictwa! Narodowego! w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania! dokumentacji,! przekazywania! materia ów! archiwalnych! do! archiwów! pa%stwowych! i brakowania dokumentacji niearchiwalnej stanowi wykonanie upowa&nienia! zawartego! w! art.! 5! ust.! 2! ustawy! z! dnia! 19! lipca! 1
W! wyniku! kwalifikowania! dokumentacji! nast"pi'! ma! przypisanie! dokumentacji! oznacze%! kategorii! archiwalnej,! których! sposób! budowy! okre#lono! w! za "czniku! nr! 1! do! projektu! rozporz"dzenia.! W! tym! zakresie! nast"pi! powtórzenie! dotychczasowej regulacji, zawartej w za "czniku nr 1! do! rozporz"dzenia! Ministra! Kultury! z dnia! 16! wrze#nia! 2002! r.! w sprawie post$powania! z dokumentacj",! zasad! jej! klasyfikowania! i! kwalifikowania! oraz! zasad! i! trybu! przekazywania!materia ów!archiwalnych!do!archiwów!pa%stwowych!(Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Warto! jednak! podkre#li',! &e! w! obecnym! brzmieniu! tego! za "cznika! doprecyzowano! sposób! rozumienia!tych!oznacze%. W! § 3! okre#lono! metod$! klasyfikowania! dokumentacji! poprzez! wskazanie,! i&! dokonuje! si$! tej! czynno#ci! poprzez! stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przepis ten stanowi powtórzenie!dotychczasowych!regulacji!w!tym!zakresie. W! § 9! dokonano! szczegó owego! omówienia! sposobu! budowy! jednolitego! rzeczowego! wykazu! akt! poprzez! wskazanie! i! okre#lenie! wszystkich! jego! elementów.! W dotychczas obowi"zuj"cym! rozporz"dzeniu! Ministra! Kultury! z dnia! 16! wrze#nia! 2002! r.! kwestie! te potraktowane! by y! ogólnikowo! poprzez! odwo anie! jedynie! do! przyk adowego! wykazu! akt! typowych,!który!i!tak!nie!stanowi !wyja#nienia!dla!adresatów!aktu!prawnego,! w!jaki!sposób!ma! zosta'! przygotowany! jednolity! rzeczowy! wykaz! akt! na! jego! bazie.!W! projekcie! rozporz"dzenia! 29

opisano! wi$c! szczegó owo! uk ad! i! sposób! oznaczania! poszczególnych! klas! wykazu! akt.! Wprowadzono! tak&e, w! ramach! za "cznika! do! projektu, schemat klas pierwszego i drugiego rz$du! dla! klas! oznaczonych! symbolami! klasyfikacyjnymi! od! „0”! do! „3”! oraz! wizualizacj$! budowy!wykazu!akt.!Dodatkowo!usankcjonowano!dotychczas!stosowan"!praktyk$!proponowania! przez!Naczelnego!Dyrektora!Archiwów!Pa%stwowych!uk adu!klas!po#wi$conych!zagadnieniom! merytorycznym!realizowanym!przez!ró&ne!podmioty. W! § 5! sprecyzowano! sposób! budowy! kwalifikatora! dokumentacji,! zamieszczaj"c! tak&e! jego!wizualizacj$!w!za "czniku nr 3. Zagadnienie! trybu! przekazywania! materia ów! archiwalnych! do! archiwów! pa%stwowych! uregulowano!szczegó owo!w!§ 6–
32

OCENA"SKUTKÓW"REGULACJI

1.

Podmioty,"na"które"oddzia uje"projekt"aktu"prawnego

Podmiotami,!na!które!oddzia uje!proponowany!akt!prawny!s": 1)

organy! pa%stwowe,! pa%stwowe! jednostki! organizacyjne,! organy! jednostek! samorz"du! terytorialnego!oraz!samorz"dowe!jednostki!organizacyjne;

2)

organy!w a#ciwe!w!sprawach!archiwów!wyodr$bnionych;

3)

archiwa!pa%stwowe;

4)

Naczelny!Dyrektor!Archiwów!Pa%stwowych

5)

podmioty,!inne!ni&!wymienione!w!pkt!1,!posiadaj"ce!materia y!archiwalne!lub!dokumentacj$! niearchiwaln"! organów! pa%stwowych,! pa%stwowych! jednostek! organizacyjnych,! organów! jednostek!samorz"du!terytorialnego!oraz!samorz"dowych!jednostek!organizacyjnych.

2.

Konsultacje publiczne

W! ramach! konsultacji! spo ecznych! planuje! si$ przekazanie projektu! nast$puj"cym! podmiotom,! w tym!zwi"zanym ze!#rodowiskiem!archiwistów!w!Polsce: 1)

Polskiemu Towarzystwu Historycznemu;

2)

Stowarzyszeniu!Archiwistów!Polskich;

3)

Stowarzyszeniu!Archiwistów!Instytucji!Wymiaru!Sprawiedliwo#ci;

4)

Polskiemu Towarzystwu Archiwalnemu;

5)

Stowarzyszeniu!Archiwistów!Ko#cielnych!w Polsce;

6)

Ogólnopolskiemu!Stowarzyszeniu!Archiwistów;

7)

Unii Metropolii Polskich;

8)

Unii Miasteczek Polskich;

9)

Zwi"zkowi!Gmin!Wiejskich!Rzeczypospolitej!Polskiej;

10) Zwi"zkowi!Powiatów!Polskich; 11) Zwi"zkowi!Województw!Rzeczypospolitej!Polskiej; 12) Zwi"zkowi!Miast!Polskich. Projekt!w!ramach!konsultacji!spo ecznych!zostanie!przekazany!tak&e!do!zaopiniowania!archiwom! pa%stwowym!oraz!Radzie!Archiwalnej. W!ramach!konsultacji!mi$dzyresortowych!projekt!zostanie!przekazany!do!konsultacji!wszystkim! cz onkom! Rady! Ministrów,! Generalnemu! Inspektorowi! Ochrony! Danych! Osobowych,! Szefowi! 33

Kancelarii Sejmu RP, Szefowi Kancelarii Senatu RP oraz Szefowi Kancelarii Prezydenta RP. Projekt!zostanie!przekazany!do!zaopiniowania!tak&e!przez!Komisj$!Wspóln"!Rz"du!i Samorz"du! Terytorialnego. 3.

Wp yw"regulacji"na"sektor"finansów"publicznych,"w"tym"na"bud-et"pa+stwa"i"bud-ety" jednostek"samorz!du"terytorialnego

Wej#cie! w! &ycie! proponowanej! regulacji! nie! spowoduje! skutków! finansowych! dla! bud&etu! pa%stwa!i bud&etów!jednostek!samorz"du!terytorialnego,!tzn.!nie!nast"pi!zwi$kszenie!wydatków! lub!te&!zmniejszenie!dochodów!jednostek!sektora!finansów!publicznych. 4.

Wp yw"regulacji"na"rynek"pracy

Proponowane!zmiany!nie!wp yn"!na!rynek!pracy. 5.

Wp yw" regulacji" na" konkurencyjno%&" gospodarki" i" przedsi$biorczo%&," w" tym" na funkcjonowanie"przedsi$biorstw

Projektowane! rozporz"dzenie! nie! b$dzie! mia o! wp ywu! na! konkurencyjno#'! gospodarki! i przedsi$biorczo#',!w!tym!na!funkcjonowanie!przedsi$biorstw. 6.

Wp yw"regulacji"na"sytuacj$"i"rozwój"regionów

Projektowane!rozporz"dzenie!nie!b$dzie!mia o!wp ywu!na!sytuacj$!i!rozwój!regionów.

25/06/EP

34

Projekt ROZPORZ

DZENIE

M I N I S T R A K U L T U R Y I D Z I E D Z I C T W A N A R O D O W E G O 1) z dnia w!sprawie!warunków!i!trybu!przekazywania!do!archiwów!pa"stwowych!materia#ów! archiwalnych!tworz$cych!ewidencjonowany!niepa"stwowy!zasób!archiwalny Na podstawie art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822 …) zarz!dza si", co nast"puje: § 1. Rozporz!dzenie okre#la warunki i tryb przekazywania do archiwów pa$stwowych materia%ów archiwalnych tworz!cych ewidencjonowany niepa$stwowy zasób archiwalny, w przypadkach, o których mowa w art. 44 ust. 1–3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustaw!”. § 2. 1. W przypadku wydania przez s!d prawomocnego orzeczenia lub podj"cia przez w%a#ciwy organ decyzji, w nast"pstwie których ma usta& dzia%alno#& jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42 ustawy, zarz!dzaj!cy jednostk! organizacyjn! maj!c! zako$czy& dzia%alno#&, zwany dalej „zarz!dzaj!cym”, w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia si" orzeczenia lub od dnia podj"cia decyzji, powiadamia o zamiarze przekazania materia%ów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa$stwowych. 2. Naczelny Dyrektor Archiwów Pa$stwowych wskazuje zarz!dzaj!cemu archiwum pa$stwowe, do którego nale'y przekaza& materia%y archiwalne, informuj!c jednocze#nie dyrektora tego archiwum pa$stwowego. 3. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 2, dyrektor archiwum pa$stwowego dokonuje – pod wzgl"dem warto#ci historycznej, kompletno#ci, stanu uporz!dkowania i zewidencjonowania oraz ewentualnego zagro'enia uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat! – oceny dokumentacji, która mo'e stanowi& materia%y archiwalne podlegaj!ce przekazaniu do archiwum pa$stwowego.

1)

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje dzia em! administracji! rz"dowej! – kultura i ochrona dziedzictwa!narodowego,!na!podstawie!§ 1 ust. 2!rozporz"dzenia!Prezesa!Rady!Ministrów!z!dnia!18!listopada! 2011! r.! w! sprawie! szczegó owego! zakresu! dzia ania! Ministra! Kultury! i! Dziedzictwa! Narodowego! (Dz.! U.! Nr 248, poz. 1482).

4. Po dokonaniu przez dyrektora archiwum pa$stwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarz!dzaj!cy porz!dkuje, ewidencjonuje i technicznie zabezpiecza materia%y archiwalne nieb"d!ce

dokumentami

elektronicznymi,

zwane

dalej

„tradycyjnymi

materia%ami

archiwalnymi”, w sposób uzgodniony mi"dzy zarz!dzaj!cym i dyrektorem archiwum pa$stwowego, przy czym czynno#ci te s! dokonywane przy uwzgl"dnieniu standardów porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materia%ów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów pa$stwowych, okre#lonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy. 5. W razie zagro'enia materia%ów archiwalnych uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrat!, zarz!dzaj!cy i dyrektor archiwum pa$stwowego mog! uzgodni& odst!pienie cz"#ciowo lub ca%kowicie od stosowania standardów, o których mowa w ust. 4. 6. W razie stwierdzenia nieprawid%owo#ci w trakcie trwania czynno#ci porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania tradycyjnych materia%ów archiwalnych, dyrektor archiwum pa$stwowego wskazuje zakres niezb"dnych czynno#ci koniecznych do prawid%owego przekazania tradycyjnych materia%ów archiwalnych. 7. Zarz!dzaj!cy zawiadamia dyrektora archiwum pa$stwowego o zako$czeniu czynno#ci porz!dkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia tradycyjnych materia%ów archiwalnych i przedstawia ewidencj" tych materia%ów. 8. Dyrektor archiwum pa$stwowego po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 7, sprawdza prawid%owo#& uporz!dkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia tradycyjnych materia%ów archiwalnych. 9. Zarz!dzaj!cy dostarcza przekazywane tradycyjne materia%y archiwalne do miejsca okre#lonego przez dyrektora archiwum pa$stwowego, w terminie uzgodnionym przez dyrektora z zarz!dzaj!cym. 10. Po dokonaniu przez dyrektora archiwum pa$stwowego oceny, o której mowa w ust. 3, zarz!dzaj!cy porz!dkuje, ewidencjonuje i przekazuje w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum pa$stwowego materia%y archiwalne w postaci elektronicznej, stanowi!ce dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia%alno#ci podmiotów realizuj!cych zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235 oraz z 2014 r. poz. 183), uwzgl"dniaj!c przy tym, 'e: 1)

przedmiotem

porz!dkowania,

ewidencjonowania

i

przekazania

s!

dokumenty

elektroniczne, a nie no#niki, na których s! one zapisane w podmiocie przekazuj!cym;

2

2)

przekazaniu podlegaj! tak'e metadane odnosz!ce si" do przekazywanych dokumentów elektronicznych, w szczególno#ci metadane okre#lone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, je'eli takie metadane zosta%y przypisane do dokumentów

elektronicznych

w

procesie

ich

tworzenia,

przetwarzania

lub

przechowywania. 11. W przypadku gdy materia%y archiwalne w postaci elektronicznej uporz!dkowane s! w akta spraw w taki sposób, 'e mo'liwe jest ich przekazanie zgodnie z wymaganiami technicznymi i formatami zapisu okre#lonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy, stosuje si" odpowiednio oraz w zakresie przekazywania dokumentów elektronicznych do archiwów pa$stwowych, stosuje si" odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy. § 3. 1. W przypadku podj"cia przez w%a#ciwe organy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materia%ów archiwalnych do archiwum pa$stwowego, organy te powiadamiaj! o zamiarze przekazania materia%ów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa$stwowych, a ten wskazuje organom archiwum pa$stwowe, do którego nale'y przekaza& materia%y archiwalne, informuj!c jednocze#nie dyrektora tego archiwum pa$stwowego. 2. Przekazanie nast"puje na podstawie porozumienia zawartego mi"dzy przekazuj!c! materia%y archiwalne jednostk! organizacyjn! a dyrektorem archiwum pa$stwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa$stwowych. 3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, okre#la w szczególno#ci rodzaj i ilo#& przekazywanych materia%ów archiwalnych wraz z ich szczegó%owym spisem, a tak'e warunki techniczne i termin ich przekazania. § 4. 1. W przypadku podj"cia przez w%a#ciwe organy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42 ustawy, decyzji o przekazaniu materia%ów archiwalnych w depozyt archiwum pa$stwowemu, organy te powiadamiaj! o zamiarze przekazania materia%ów archiwalnych Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa$stwowych, a ten wskazuje organom archiwum pa$stwowe, do którego nale'y przekaza& materia%y archiwalne, informuj!c jednocze#nie dyrektora tego archiwum pa$stwowego. 2. Przekazanie nast"puje na podstawie porozumienia zawartego mi"dzy przekazuj!c! materia%y archiwalne jednostk! organizacyjn! a dyrektorem archiwum pa$stwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa$stwowych.

3

3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 2, okre#la w szczególno#ci rodzaj i ilo#& przekazywanych materia%ów archiwalnych wraz z ich szczegó%owym spisem, okres, na który materia%y s! przekazywane, warunki ponoszenia kosztów przechowywania, zabezpieczenia i udost"pniania materia%ów archiwalnych, a tak'e warunki techniczne i termin ich przekazania. § 5. Rozporz!dzenie wchodzi w 'ycie z dniem … MINISTER KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

4

UZASADNIENIE Projektowane! rozporz"dzenie! stanowi! wykonanie! upowa#nienia! ustawowego! okre$lonego! w art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822 ...). Konieczno$%! przygotowania! przedmiotowego! rozporz"dzenia! wynika! z! faktu,! i# w drodze nowelizacji! ustawy! maj"cej! charakter! dostosowawczy,! w! szczególno$ci! przeniesiono do ustawy! cz&$%! regulacji! z! aktu! wykonawczego, wydanego na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy, czyli! rozporz"dzenia! Ministra! Kultury! z! dnia! 16! wrze$nia! 2002! r.! w sprawie! post&powania! z dokumentacj",!zasad!jej!klasyfikowania!i!kwalifikowania!oraz zasad i trybu przekazywania materia ów!archiwalnych!do!archiwów!pa'stwowych!(Dz.!U.!Nr!167,!poz. 1375).!Znajduj"cy! si&!w tym! rozporz"dzeniu! §!18!nak ada ! bowiem! obowi"zek!stosowania!przepisów!§ 13–17 rozporz"dzenia! do! przejmowania! materia ów! archiwalnych,! o! których! jest! mowa! w art. 44 ustawy,! tj.! materia ów! archiwalnych! jednostek! organizacyjnych,! wymienionych! w! art.! 42! ustawy!(niepa'stwowych!jednostek!organizacyjnych). W!zwi"zku!z!tym,!#e!takie!rozwi"zanie!nie!mog o!by%!przewidziane!w akcie wykonawczym wydanym na podstawie art. 5 ust. 2! ustawy! (ze! wzgl&du! na! zakres! podmiotowy! tego! aktu),! niezb&dnym! sta o! si&! wprowadzenie! nowego! upowa#nienia! w! art.! 44! ust.! 4! ustawy, dotycz"cego! materia ów! archiwalnych! przejmowanych! przez! archiwa! pa'stwowe od niepa'stwowych jednostek organizacyjnych. Co do zasady projekt utrzymuje dotychczasowe rozwi"zania. Warunki i tryb przekazywania! do! archiwów! pa'stwowych! materia ów! archiwalnych w przypadku! ustania! dzia alno$ci! jednostek! organizacyjnych,! o! których! mowa! w! art.! 42! ustawy,! okre$lono! w! § 2 projektu rozporz"dzenia,! maj"c! na! uwadze,! #e! przekazywanie! dokumentów! elektronicznych! stanowi"cych! materia y! archiwalne! uporz"dkowanych w sposób!okre$lony!w!przepisach!wydanych!na!podstawie!art.!5!ust.!2c!ustawy!mo#e!nie!by%! mo#liwe! ze! wzgl&du! na! to,! #e! jednostki! przekazuj"ce! nie! musia y! tworzy%! metadanych! w uk adzie!umo#liwiaj"cym!takie!uporz"dkowanie. W!takim!przypadku!porz"dkowanie,!ewidencjonowanie!i!przekazywanie!nast&puje!w!sposób! uzgodniony!z!dyrektorem!archiwum!pa'stwowego,!z!uwzgl&dnieniem!znaczenia!metadanych! oraz! kluczowej! zasady! wynikaj"cej! z art. 1 ustawy, #e! przedmiotem! przekazania! s" dokumenty elektroniczne zdefiniowane w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia alno$ci! podmiotów! realizuj"cych! zadania! publiczne! (Dz.! U.! z! 2013! r.! poz.! 235,!

5

z pó*n. zm.), czyli!stanowi"ce!odr&bn"!ca o$%!znaczeniow"!zbiory!danych!uporz"dkowanych! w okre$lonej! strukturze! wewn&trznej i! zapisane! na! informatycznym! no$niku! danych, a nie no$niki!zapisane!danymi. W!stosunku!do!dotychczasowych!przepisów!§ 13–17 rozporz"dzenia!Ministra!Kultury!z dnia 16! wrze$nia! 2002! r.! w! sprawie! post&powania! z! dokumentacj",! zasad! jej! klasyfikowania! i kwalifikowania! oraz! zasad! i! trybu! przekazywania! materia ów! archiwalnych! do! archiwów! pa'stwowych,! które! stosowano! do! przekazywania! materia ów! archiwalnych! jednostek! organizacyjnych!wymienionych!w!art.!42!ustawy,!nowym!rozwi"zaniem!jest!przekazywanie! przez te jednostki!materia ów!archiwalnych! do! archiwum! pa'stwowego lub przekazanie ich archiwum! pa'stwowemu! w! depozyt! na! podstawie! porozumienia! (odpowiednio! §! 3! i! 4).! W porozumieniu takim, zawieranym! mi&dzy! przekazuj"c"! materia y! archiwalne! jednostk"! organizacyjn"! a! dyrektorem! archiwum! pa'stwowego! wskazanego! przez! Naczelnego! Dyrektora! Archiwów! Pa'stwowych, okre$la! si&! w! szczególno$ci! rodzaj! i! ilo$%! przekazywanych! materia ów! archiwalnych! z! podaniem! ich! szczegó owego! spisu,! a! tak#e! warunki techniczne i termin ich przekazania. W! projekcie! zaproponowano! ró#ny! tryb! i! ró#ne! warunki! przekazywania! materia ów! archiwalnych! w! zale#no$ci! od! tego,! czy! z! woli! ustawodawcy! przekazanie! jest! obligatoryjne! (art.!44!ust.!1!ustawy),!czy!te#!odbywa!si&!na!podstawie!decyzji!o!przekazaniu!podj&tej przez w a$ciwe! organy! jednostek! organizacyjnych! (art.! 44! ust.! 2! i! 3! ustawy).! W! przypadku! przekazywania dobrowolnego celowo!unikano!tworzenia!nadmiernych!rygorów!dla!jednostek! organizacyjnych,!które!nie!s"!obowi"zane!przekazywa%!materia ów!archiwalnych! do zasobu archiwalnego! archiwów! pa'stwowych.! Ma! to! stanowi%! zach&t&,! aby! na! wieczyste! przechowanie!trafia y!z!ewidencjonowanego!niepa'stwowego!zasobu!archiwalnego!mo#liwie! liczne! materia y! archiwalne,! cenne! w! kategoriach! dokumentowania! ró#nych! sfer! naszego dziedzictwa!powstaj"cego!poza!sektorem!publicznym. Projektowane! rozporz"dzenie! nie! zawiera! przepisów! technicznych! w! rozumieniu! §! 2! pkt! 5! rozporz"dzenia! Rady! Ministrów! z! dnia! 23! grudnia! 2002! r.! w! sprawie! sposobu! funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm! i! aktów prawnych (Dz. U. Nr 239, poz. 2039, z pó*n.!zm.),!w!zwi"zku!z!tym!nie!podlega!notyfikacji. Projekt! nie! podlega! notyfikacji! ani! zg oszeniu! Prezesowi! Urz&du! Ochrony! Konkurencji! i Konsumentów! na! podstawie! art.! 7! ustawy! z! dnia! 30! kwietnia! 2004! r. o post&powaniu! w sprawach!dotycz"cych!pomocy!publicznej!(Dz.!U.!z!2007!r.!Nr!59,!poz.!404,!z pó*n.!zm.).!

6

Przedmiot!projektu!rozporz"dzenia!jest!zgodny!z!prawem!Unii!Europejskiej. Zgodnie! z! art.! 5! ustawy! z! dnia! 7! lipca! 2005! r.! o! dzia alno$ci! lobbingowej! w procesie stanowienia!prawa!(Dz.!U.!Nr!169,!poz.!1414,!z!pó*n.!zm.)!projekt!rozporz"dzenia!zostanie udost&pniony! na! stronach! Biuletynu! Informacji! Publicznej Rz"dowego! Centrum! Legislacji! w zak adce!Rz"dowy!Proces!Legislacyjny!oraz!na!stronach!Biuletynu!Informacji!Publicznej! Ministerstwa!Kultury!i!Dziedzictwa!Narodowego!w!zak adce!Projekty!aktów!prawnych.!

7

Nazwa projektu Projekt! rozporz"dzenia! Ministra! Kultury! i! Dziedzictwa! Narodowego w sprawie!warunków!i!trybu!przekazywania!do!archiwów!pa'stwowych! materia ów! archiwalnych! tworz"cych! ewidencjonowany! niepa'stwowy! zasób!archiwalny Ministerstwo wiod!ce i ministerstwa wspó"pracuj!ce Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego Osoba odpowiedzialna za projekt w randze Ministra, Sekretarza Stanu lub Podsekretarza Stanu

Data sporz!dzenia 30.04.2014

#ród"o: art. 44 ust. 4 (projektowany) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822 ...) Nr w wykazie prac ………………….

Kontakt do opiekuna merytorycznego projektu Pawe !Pietrzyk!– dyrektor!Departamentu!Kszta towania!Narodowego! Zasobu!Archiwalnego!Naczelnej!Dyrekcji!Archiwów!Pa'stwowych! Tel. 22 5654635, [email protected]

OCENA SKUTKÓW REGULACJI 1. Jaki problem jest rozwi!zywany? Konieczno$%! przygotowania! przedmiotowego! rozporz"dzenia! wynika! z! faktu,! i#! w drodze, maj"cej! charakter! dostosowawczy, nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,!w!szczególno$ci!przeniesiono!do! niej cz&$%! regulacji! z! aktu! wykonawczego,! wydanego! na! podstawie! dotychczasowego art. 5 ust. 2 tej ustawy, czyli z rozporz"dzenia! Ministra! Kultury! z! dnia! 16! wrze$nia! 2002! r.! w! sprawie! post&powania! z! dokumentacj",! zasad! jej! klasyfikowania!i!kwalifikowania!oraz!zasad!i!trybu!przekazywania!materia ów!archiwalnych!do!archiwów!pa'stwowych! (Dz.! U.! Nr! 167,! poz.! 1375).! §! 18 tego! rozporz"dzenia nak ada ! bowiem! obowi"zek! stosowania! przepisów! § 13–17 rozporz"dzenia!do!przejmowania! materia ów!archiwalnych jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 42 ustawy (niepa'stwowych!jednostek!organizacyjnych), w przypadkach,!o!których!jest!mowa!w art. 44 ustawy. Z uwagi na fakt,! #e! rozwi"zanie! tego typu nie mog o zosta%! zamieszczone w akcie wykonawczym wydanym na podstawie! art.! 5! ust.! 2! ustawy! (w! szczególno$ci! ze! wzgl&du! na! zakres! podmiotowy! tego! aktu),! niezb&dne sta o! si&! wprowadzenie! do! ustawy! nowego! upowa#nienia! dotycz"cego! przekazywania! do! archiwów! pa'stwowych! materia ów! archiwalnych tworz"cych! ewidencjonowany! niepa'stwowy! zasób! archiwalny. Projekt! rozporz"dzenia! stanowi! wykonanie!tego!upowa#nienia.

2. Rekomendowane rozwi!zanie, w tym planowane narz$dzia interwencji, i oczekiwany efekt Warunki i tryb przekazywania! do! archiwów! pa'stwowych materia ów! archiwalnych w! przypadku! ustania! dzia alno$ci! jednostek! organizacyjnych,! o! których! mowa! w! art.! 42! ustawy,! okre$lono! w! § 2 projektu rozporz"dzenia,! maj"c! na! uwadze,!#e!przekazywanie!dokumentów!elektronicznych!stanowi"cych!materia y!archiwalne!uporz"dkowanych!w!sposób! okre$lony! w! przepisach! wydanych! na! podstawie! art.! 5! ust.! 2c! ustawy! mo#e! nie! by%! mo#liwe! ze! wzgl&du! na! to,! #e! jednostki! przekazuj"ce! nie! musia y! tworzy%! metadanych! w! uk adzie! umo#liwiaj"cym! takie! uporz"dkowanie. W takim przypadku porz"dkowanie,!ewidencjonowanie!i!przekazywanie!nast&puje!w!sposób!uzgodniony!z!dyrektorem!archiwum! pa'stwowego,! z! uwzgl&dnieniem! znaczenia! metadanych! oraz! kluczowej! zasady! wynikaj"cej! z art. 1 ustawy, zgodnie z któr" przedmiotem przekazania s" dokumenty elektroniczne zdefiniowane w ustawie o informatyzacji dzia alno$ci! podmiotów! wykonuj"cych! zadania! publiczne! (czyli! stanowi"ce! odr&bn"! ca o$%! znaczeniow"! zbiory! danych! uporz"dkowanych!w okre$lonej!strukturze!wewn&trznej!i!zapisane!na!informatycznym!no$niku!danych, nie za$ no$niki! zapisane danymi). Nowym! rozwi"zaniem! jest! przekazywanie! przez! te!jednostki! materia ów! archiwalnych! do!archiwum! pa'stwowego lub przekazanie! ich! archiwum! pa'stwowemu! w! depozyt! na! podstawie! porozumienia,! zawieranego mi&dzy! przekazuj"c"! materia y! archiwalne! jednostk"! organizacyjn"! a! dyrektorem! archiwum! pa'stwowego! wskazanym przez Naczelnego Dyrektora! Archiwów! Pa'stwowych, które! okre$la! w! szczególno$ci! rodzaj! i! ilo$%! przekazywanych! materia ów! archiwalnych z podaniem ich!szczegó owego!spisu,!a!tak#e!warunki!techniczne!i termin ich przekazania. W!projekcie!zaproponowano!ró#ny tryb!i!ró#ne!warunki!przekazywania!materia ów!archiwalnych, w!zale#no$ci!od!tego,! czy z woli ustawodawcy przekazanie jest obligatoryjne (art. 44 ust.!1!ustawy),!czy!te#!odbywa!si&!na!podstawie!decyzji! o przekazaniu! podj&tej! przez! w a$ciwe! organy! jednostek! organizacyjnych.! Oczekuje! si&,! #e! elastyczna! forma! przekazywania! materia ów! archiwalnych! w! drodze! porozumienia! sk oni! niepa'stwowe! jednostki! organizacyjne do cz&stszego! zasilania! zasobu! archiwalnego! materia ami! archiwalnymi! cennymi! z! punktu! widzenia! zachowania! naszego! dziedzictwa.

8

3. Jak problem zosta" rozwi!zany w innych krajach, w szczególno%ci krajach cz"onkowskich OECD/UE? Brak danych. 4. Podmioty, na które oddzia"uje projekt Grupa Archiwa pa'stwowe Partie polityczne Organizacje polityczne, spó dzielcze i inne organizacje spo eczne Ko$cio y i!zwi"zki wyznaniowe

Wielko

%$+ród o!danych

Oddzia ywanie

Inne niepa'stwowe jednostki organizacyjne 5. Informacje na temat zakresu, czasu trwania i podsumowanie wyników konsultacji W!ramach!konsultacji!spo ecznych!i!w!celu!wykonania!obowi"zku!wynikaj"cego!z!art.!5!ustawy!z!dnia!7!lipca!2005!r.! o dzia alno$ci!lobbingowej!w!procesie!stanowienia!prawa!(Dz.!U.!Nr!169,!poz.!1414,!z!pó*n.!zm.)!projekt!rozporz"dzenia! zostanie zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Zgodnie z § 52 ust. 1 uchwa y! nr 190! Rady! Ministrów! z! 29! pa*dziernika 2013 r. – Regulamin! Pracy! Rady! Ministrów! (M.P. poz. 979)!projekt!zostanie!udost&pniony!w!Biuletynie!Informacji!Publicznej!Rz"dowego!Centrum!Legislacji. Projekt!rozporz"dzenia!zostanie!poddany!konsultacjom!spo ecznym!z!nast&puj"cymi!partnerami!spo ecznymi: 1) Stowarzyszenie!Archiwistów!Polskich; 2) Stowarzyszenie!Archiwistów!Ko$cielnych!w!Polsce; 3) Polskie Towarzystwo Archiwalne.

6. Wp"yw na sektor finansów publicznych

Dochody ogó"em

0

0

Skutki!w!okresie!10!lat!od!wej$cia!w!#ycie!zmian![mln z ] 2 3 4 5 6 7 8 9 10 !cznie (0–10) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

bud#et!pa'stwa

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

JST

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

pozosta e!jednostki!(oddzielnie)

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Wydatki ogó"em

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

bud#et!pa'stwa

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

JST

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

pozosta e!jednostki!(oddzielnie)

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Saldo ogó"em

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

bud#et!pa'stwa

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

JST

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

pozosta e!jednostki!(oddzielnie)

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

(ceny sta e z!……!r.) 0

1

+ród a!finansowania!

9

Dodatkowe informacje, w tym wskazanie Rozporz"dzenie! nie! spowoduje skutków! finansowych! dla! bud#etu! pa'stwa, poniewa#! jest! *róde !danych! kontynuacj"! obecnych! regulacji! w! tym! zakresie,! tzn.! nie! nast"pi! z! tego! powodu! zwi&kszenie! i przyj&tych!do!oblicze'! wydatków!lub!te#!zmniejszenie!dochodów!jednostek!sektora!finansów!publicznych. za o#e'

7. Wp"yw na konkurencyjno%& gospodarki i przedsi$biorczo%&, w tym funkcjonowanie przedsi$biorców oraz na rodzin$, obywateli i gospodarstwa domowe Czas!w!latach!od!wej$cia!w!#ycie!zmian W uj&ciu pieni&#nym (w!mln!z ,! ceny!sta e! z … r.) W uj&ciu niepieni&#nym

0

Skutki 1

2

3

5

10

!cznie (0–10)

du#e!przedsi&biorstwa sektor mikro-, ma ych! i $rednich! przedsi&biorstw rodzina, obywatele oraz gospodarstwa domowe (dodaj/usu') du#e!przedsi&biorstwa sektor mikro-,!ma ych! i $rednich! przedsi&biorstw rodzina, obywatele oraz gospodarstwa domowe

(dodaj/usu') (dodaj/usu') (dodaj/usu') Dodatkowe informacje, w tym wskazanie Projektowane!rozporz"dzenie!nie!wp ynie!na!konkurencyjno$%!gospodarki!i przedsi&biorczo$%,! *róde !danych! i przyj&tych!do!oblicze'! w!tym!na!funkcjonowanie!przedsi&biorstw!oraz!na!rodzin&,!obywateli!i!gospodarstwa!domowe. za o#e'!

Niemierzalne

8. Zmiana obci!'e( regulacyjnych )w tym obowi!zków informacyjnych* wynikaj!cych z projektu nie dotyczy Wprowadzane!s"!obci"#enia poza!bezwzgl&dnie! tak nie wymaganymi przez UE (szczegó y!w!odwróconej!tabeli! nie dotyczy zgodno$ci). zmniejszenie!liczby!dokumentów zmniejszenie liczby procedur skrócenie!czasu na!za atwienie!sprawy inne: Wprowadzane obci"#enia s"!przystosowane do ich elektronizacji.

zwi&kszenie!liczby!dokumentów zwi&kszenie!liczby!procedur wyd u#enie!czasu na!za atwienie!sprawy inne: tak nie nie dotyczy

Komentarz:

9. Wp"yw na rynek pracy Projekt!nie!wp ywa!na!rynek!pracy.

10

10. Wp"yw na pozosta"e obszary $rodowisko!naturalne sytuacja!i!rozwój!regionalny inne: Omówienie!wp ywu

demografia mienie!pa'stwowe

informatyzacja zdrowie

Projekt!nie!wp ywa!na!pozosta e!obszary.

11. Planowane wykonanie przepisów aktu prawnego Rozporz"dzenie! wejdzie! w! #ycie! wraz! z! nowelizacj"! ustawy! dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 12. W jaki sposób i kiedy nast!pi ewaluacja efektów projektu oraz jakie mierniki zostan! zastosowane? W! przeci"gu! 5! lat! od! wej$cia! w! #ycie! rozporz"dzenia.! Zastosowanym! miernikiem! b&dzie! liczba! metrów! bie#"cych! i jednostek! archiwalnych! akt! przej&tych! przez! archiwa! pa'stwowe! na podstawie rozporz"dzenia! oraz! liczba! jednostek! organizacyjnych,!które skorzystaj" z!tej!drogi!przekazywania!akt!do!archiwów!pa'stwowych. 13. Za"!czniki (istotne dokumenty +ród"owe, badania, analizy itp.) Brak!za "czników

26/06/EP

11