TEMA 38-2 :Contabilizaciones de Acreedores Creación de una factura de proveedores Contabilización de un abono de un proveedor Anticipos a Proveedores Contabilización de pagos a proveedores Pagos Manuales por Totales Pagos Parciales y por Resto Pagos Parciales Visualización de saldos de Proveedores Visualización de Partidas Individuales de Proveedores. Sistema de Información de Acreedores Anexo .- Creación de un Pool de Acreedores.

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CONTABILIZACIONES DE ACREEDORES

Creación de una factura de proveedores Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar una factura de un proveedor Descripción del procedimiento: Finanzas → Gestión Financiera → Acreedores → Contabilización → Factura TRANSACCION: FB60

En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento. Contabilizaciones de Acreedores

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Campos Cabecera CAMPO

EXPLICACIÓN

Proveedor

Numero del proveedor que se ha de contabilizar con la siguiente posición de documento. La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. Para facturas Introducimos: Factura Acreedor Para Abonos Introducimos: Abono Acreedor Es la fecha de creación del documento original. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. El número de documento de referencia contiene el número que el documento tiene con la empresa colaboradora. El número de documento de referencia sirve como criterio de búsqueda en la visualización y modificación de documentos. En algunos casos, en la correspondencia se imprime el número de

Clase doc.

Fecha factura. Fecha Contab.

Referencia

Contabilizaciones de Acreedores

Introducir obligatoriamente Sí Factura Acreedor Abono Acreedor Sí Sí No

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Txt. Cab. Doc.

documento de referencia en lugar del número de documento. Contiene aclaraciones o notas con validez para No todo el documento.

Importe

Importe total de la factura

Si

Moneda / T/C

Clave de moneda, en la cual se gestionan los importes en el sistema.

Sí

Calc. Impto

Si queremos que el sistema calcule el IVA automáticamente Si queremos introducir nosotros el dato

No

Importe del Impuesto Indicador de IVA

Fecha convers.

No

Introducimos el indicador de IVA correspondiente. No Si la factura contiene varios indicadores de IVA, este dato se rellenará para cada posición de documento. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear No en la conversión. Sólo es necesario introducirlo sino coincide con la fecha de contabilización.

Una vez que hemos introducido la cabecera desde todas las pantallas de introducción de la factura podemos acceder tanto a los datos maestros como a las partidas del Proveedor.

A continuación introducimos las posiciones de la factura

Campos Posición Contabilizaciones de Acreedores

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CAMPO

EXPLICACIÓN

Introducir obligatoriamente

Cuenta de Mayor

Cuenta de mayor que se ha de contabilizar

Sí

Debe / Haber Importe Moneda documento Indicador de IVA

Debe / Haber Importe de la posición (*) Cuadra el asiento Indicador de IVA de la posición

Sí Sí

Centro de Coste

Imputación para el módulo de Controlling

Imputaciones adicionales

(****)

No Sí en cuentas del grupo 6

(****) Conviene recordar que los campos a rellenar en cada posición vienen determinados por el “Status Campo” que se introduce en el registro maestro a la hora de crear una cuenta de mayor Una vez ya hemos introducido todos los datos para el asiento contable podemos ver una serie de datos antes de grabar el documento. Estos datos vienen distribuido en las diferentes ventanas

En la pantalla de pagos podemos ver y / o modificar las condiciones de pago y de vencimiento de la factura, datos que provienen del registro maestro del Proveedor

Contabilizaciones de Acreedores

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En la pestaña detalle podemos ver la cuenta que se va a actualizar a contabilizar sobre el acreedor, así como introducir textos adicionales y la asignación. La asignación es una información adicional en la posición del documento. Las partidas individuales de una cuenta se pueden visualizar según el contenido del campo.

En la pestaña impuestos podemos ver los datos relativos a impuestos En la siguiente pestaña, nota, se puede introducir un texto explicatorio En la pestaña Moneda Local, podemos ver los datos introducidos, en la moneda del documento, la moneda local EUR y la moneda del grupo ESP

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Una vez introducidos y revisados los datos, podemos simular el documento a contabilizar Vamos a: Documento → Simular

Si es correcto grabamos el documento, El sistema nos devuelve a la primera pantalla indicando el numero asignado al documento en la parte de abajo

Contabilización de un abono de un proveedor Contabilizaciones de Acreedores

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El proceso de creación de un abono de un proveedor es el mismo que el de creación de una factura. PATH DE ACCESO: Finanzas → Gestión Financiera

Acreedores → Contabilización → Abono

TRANSACCION: FB65 Anticipos a Proveedores Objetivo: Contabilizar un anticipo a un proveedor Descripción del procedimiento •

PATH DE ACCESO:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización Anticipo → Anticipo. •

TRANSACCIÓN: F – 48

Contabilizaciones de Acreedores

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CAMPO

EXPLICACIÓN

Fecha doc. Cuenta (Acreedor)

Fecha del documento SAP Nº de cuenta del acreedor en el que se va a ingresar el anticipo Indicador de cuenta de mayor especial dentro de cada registro maestro. Para anticipos A. Nº de cuenta de mayor del Banco donde se piense ingresar el anticipo Cantidad a ingresar como anticipo

Indicador CME Cuenta (Banco) Importe

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Introducir obligatoriamente

Sí Sí

Sí. Sí Sí

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Pulsar grabar para que sea efectiva la contabilización. Si comprobamos el saldo del proveedor, observamos que el anticipo aparece en la ventana de CME

Contabilizaciones de Acreedores

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Asimismo al contabilizar una factura a ese acreedor el sistema nos mandará un mensaje de aviso, recordándonos que para ese acreedor existe un anticipo.

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Compensación de un anticipo Objetivo: Compensar un anticipo con una factura Descripción del procedimiento •

PATH DE ACCESO:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización Anticipo → Compensación •

TRANSACCIÓN: • Para acreedores F – 54

Introducimos la fecha del documento, el deudor y en el campo REF.FACT el número de la factura que queremos compensar. Pulsamos el botón TRATAR ANTICIPOS, lo que nos traslada a la pantalla: Contabilizaciones de Acreedores

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A la derecha de cada anticipo, tenemos un campo que nos permite marcar los anticipos que vamos a compensar con la factura. Marcamos el campo para el anticipo que queremos compensar. Documento → Simular

El sistema nos da el número de documento creado.

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Contabilización de pagos a proveedores Pagos Manuales por Totales Objetivo: Pagar una factura por el importe de ésta Descripción del procedimiento: •

PATH DE ACCESO:

Finanzas → Gestión Financiera → Acreedores → Contabilización → Salida de pagos → Contabilizar •

TRANSACCIÓN: F-53

Introducimos los datos en los campos que sean necesarios. Contabilizaciones de Acreedores

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CAMPO

EXPLICACIÓN

Fecha de doc. Clase de doc Sociedad T/C

Fecha del documento Clase de documento SAP Sociedad que realiza el pago. Tipo de cambio. Introducirlo si deseamos aplicar un tipo distinto del registrado en la tabla central de tipos de cambio

Moneda Fecha de Contab.. Cuenta Importe Gastos Importe ML Gastos ML Fecha valor Asignación Cuenta Clase de cuenta Indicador CME

Otras selecciones

Introducir obligatoriamente

Sí Sí. KZ Sí. No. Sólo en caso de que no exista ninguna referencia en la tabla central de tipos de cambio Moneda del documento Sí Fecha de contabilización Sí. Por defecto Cuenta de mayor por la que hacemos Sí el pago (cuenta del banco) Importe pagado por el banco en la Sí moneda especificada más arriba No Importe en moneda local. No No Fecha valor del pago. Fecha en que No efectivamente saldrá el dinero de nuestra cuenta bancaria. Este campo sirve como referencia a No otros documentos Introducir el Nº de cuenta del Sí proveedor al que se está realizando el pago Tipo de cuenta (K) Sí. Por defecto Indicar aquí algún indicador CME en No el caso de que queramos relacionar alguna operación / apunte CME con el pago Botones que sirven para seleccionar No. las partidas a las que queremos cargar el pago. Seleccionar importe si queremos seleccionar las partidas abiertas a las que imputar el pago por el importe

Pulsar el botón Tratar PAs. Si hemos pedido hacer alguna selección con el campo otras selecciones, nos aparecerá la pantalla siguiente pidiéndonos los valores para esa selección. En el ejemplo de la pantalla se ha marcado el campo otras selecciones en importe y queremos seleccionar solo aquellas partidas cuyo monto sea igual a 1000 Ptas. Obtenemos la pantalla: Contabilizaciones de Acreedores

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Pulsamos de Nuevo:

Contabilizaciones de Acreedores

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Seleccionamos las partidas abiertas a las que queremos imputar el pago. Las partidas seleccionadas son aquellas cuyo campo EUR Bruto aparece en azul. Para ver todas las partidas seleccionadas utilizar los botones RE PÁG y AV PÁG. Para marcar o desmarcar una partida, hacer doble clic sobre el campo del monto de aquella partida que queremos pagar. Seguimos la ruta: Documento

Simular

SAP nos presentará el documento resumen:

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Si estamos de acuerdo con la contabilización, pulsamos GRABAR. SAP grabará el documento respondiéndonos con el Nº de documento con que lo ha contabilizado.

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Herramientas útiles para tratamiento de partidas numerosas: •

El menú Opciones Comandos Sí/No: Con ello activamos y desactivamos el tratamiento por comandos de partidas. La pantalla de asignación de pagos a partidas pasa a tomar la siguiente apariencia:

Ha aparecido un nuevo campo: el campo Com. En él podemos introducir los siguiente signos para que realicen las siguientes tareas: Signo + -++ -* +*

Tarea Desactivar partida Activar partida Desactivar partidas por bloques Activar partidas por bloques Desactivar todas las partidas Activar todas las partidas

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Pagos Parciales y por Resto Existen dos formas de tratar el pago parcial de una factura en SAP. Partidas por el resto y pagos parciales. La primera se distingue de la segunda en que cancela el viejo documento pasando a crear uno nuevo por el monto que queda aún por pagar mientras la segunda no cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un cargo en la cuenta del proveedor por el monto pagado. Pagos por Resto Objetivo: Cancelar un viejo documento contable al hacer un pago parcial y crear uno nuevo por el monto que resta aún por pagar Descripción del procedimiento: •

PATH DE ACCESO:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Salida de pagos → Contabilizar •

TRANSACCIÓN: F-53

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR Nos situamos en la pestaña: Partidas resto Nos aparece la siguiente pantalla:

Contabilizaciones de Acreedores

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Haciendo doble clic sobre el campo en blanco Part. P/resto será la cantidad que nos queda por pagar y será la cantidad que va a quedar plasmada en la nueva partida como un nuevo documento que aparecerá como deuda con nuestro proveedor. Esta cantidad puede ser modificada a mano (útil en el caso de que imputemos un pago a varias facturas). Para poder contabilizar será necesario que el campo importe entrado sea igual al campo asignado más el campo diferencias (en caso de que se produzcan). Podemos simular el documento o directamente pulsar GRABAR y nos aparecerá el documento contable.

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En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer doble clic en ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos pedirá que rellenemos el campo TEXTO para que posteriormente podamos identificar todas las partidas que han sido creadas mediante pagos por resto). Una vez modificado el campo texto, pulsar GRABAR, con ello habremos terminado el apunte contable.

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Pagos Parciales Objetivo: Contabilizar un pago parcial Descripción del procedimiento: •

PATH DE ACCESO:

Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Salida de pagos → Contabilizar •

TRANSACCIÓN:F-53

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR Nos situamos en la pestaña: Pagos parciales Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botón GRABAR y aparece el apunte contable con algunas posiciones en azul. Hacemos doble clic sobre éstas para corregir aquellos campos que nos solicite. Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos responderá indicándonos que ha creado un nuevo documento que recoge el pago parcial. NOTA: Al hacer el 100% de los pagos parciales todavía queda por compensar la partida abierta y los pagos parciales. Existen dos formas de hacer esto: 1. Con el último pago parcial, no hacemos un pago por parcial sino un pago normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y todos los pagos parciales) y contabilizamos el documento. De esta forma SAP compensa los todos los pagos parciales y la factura. 2. Hacemos el último pago parcial como todos los pagos parciales. Cuando hemos hecho el último, debemos compensar todos estos con la factura. Para ello debemos seguir la ruta:

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Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → Compensar •

TRANSACCIÓN: F-44

Nos aparece la pantalla:

Introducimos el Nº de cuenta del proveedor y mediante el campo Otras delimitaciones podemos hacer una selección de las partidas abiertas. Pulsamos al botón Tratar PAs. y llegamos a la pantalla: Seleccionamos los pagos parciales y la factura a compensar. Pulsamos GRABAR. La factura y los pagos parciales quedan compensados.

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Pagos por Montos Diferentes a los de las Partidas Abiertas Cuando queremos imputar un pago a una partida abierta pero el monto pagado es superior o inferior al de la partida (factura), tendremos que corregir el apunte contable para que SAP nos permita llevar a cabo la contabilización. El procedimiento a seguir es: 1º Entramos un pago como se ha explicado anteriormente. 2º Seleccionamos la partida a la que queremos imputar el pago. En este caso, estamos pagando 1000 Ptas.. más (por algún gasto) Deberíamos seleccionar en el menú: Pasar a

Entr. ráp. Pos.CM

Y conseguiríamos la pantalla:

Contabilizaciones de Acreedores

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En la que introduciríamos las posiciones necesarias para que el apunte cuadre. CAMPO

EXPLICACIÓN

CT Cuenta

Clave de contabilización Sí Nº de cuenta de mayor en la que Sí queremos poner la posición Importe que queremos introducir Sí Indicador de IVA Sólo necesario si la cuenta en la que pensamos contabilizar requiere un indicador de IVA División. No. Centro de coste. No, salvo que la cuenta sea de gastos, pérdidas.

Importe IVA

Div CeCo

Introducir obligatoriamente

Cuando terminemos de introducir todas las posiciones que sean necesarias pulsamos Simular Pulsamos GRABAR de nuevo.

Visualización de saldos de Proveedores Objetivo: Visualizar los saldos de un proveedor o grupo de proveedores (pool de trabajo) Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → Visualizar saldos TRANSACCIÓN: FK10N El número del proveedor La sociedad El ejercicio

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Podemos optar por ver el saldo de un solo proveedor o el saldo de varios. Si queremos ver el saldo de varios seleccionamos:

Nos aparece una nueva pantalla y en ella podremos introducir el nombre de un pool de trabajo (un grupo de registros maestros que debemos de haber creado anteriormente). Damos al ENTER, y nos aparecerá la siguiente pantalla con los saldos del proveedor o proveedores seleccionados:

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En la primera columna vienen indicados los periodos del ejercicio. En la segunda columna viene indicado el saldo del debe de la cuenta del proveedor, en la tercera el saldo del haber. La cuarta columna indica el saldo total de la cuenta por periodo. Por ultimo, la quinta nos indica el saldo acumulado del año. Por ultimo en la ultima columna aparece el volumen de negocios acumulado. Si nos posicionamos encima de cualquier campo de un periodo y hacemos doble clic o pulsamos podemos acceder a las Partidas individuales que componen dicho saldo en ese periodo, obtendríamos la siguiente información:

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En la pestaña de Cuentas de Mayor Especial CME: nos visualizará el saldo de operaciones de mayor especial como los efectos a pagar, anticipos,…

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Visualización de Partidas Individuales de Proveedores. Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios proveedores. Descripción del Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → Visualizar partidas TRANSACCIÓN: FBL1N

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Sistema de Información de Acreedores SAP R/3 ofrece gran diversidad de informes. En cada submódulo existe una selección de aquellos específicos de esa aplicación en concreto. El acceso a los informes correspondientes a Acreedores se efectúa a través de: Finanzas → Gestión Financiera Acreedores → Sistema de información informes para contabilidad de Acreedores

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Anexo .- Creación de un Pool de Acreedores. Objetivo: Agrupar un número de proveedores de acuerdo con algún criterio específico del usuario. Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Entorno → Opciones actuales → Actualizar Pool de trabajo para tratar Partidas TRANSACCIÓN: OB55

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Seleccionaremos el campo que queramos o daremos al botón lupa y pasaremos a la pantalla siguiente:

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Una vez aquí podemos visualizar un Pool ya creado, crear uno nuevo o eliminar un Pool de trabajo, los botones serían los siguientes

Si queremos añadir un proveedor al Pool de trabajo existente PRUEBA, pulsamos en la lupa y nos aparece la siguiente pantalla en la que añadiremos un proveedor a los 3 existentes Añadimos el proveedor 21 y grabamos Ya está creado el Pool de Acreedores.

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