Taleo Enterprise Edition Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop Wersja 7.5
Kwiecień 2008
Informacje poufne Odbiorca niniejszego dokumentu (zwany dalej „drugą stroną”) zgadza się, aby informacje poufne ujawnione przez firmę Taleo w jej dokumentach były zachowane w tajemnicy przez drugą stronę oraz jej odpowiednich pracowników, filie i/lub podmioty zależne, zgodnie z poniższymi warunkami: Dla celów niniejszego dokumentu termin „Informacje poufne” należy rozumieć, jako: i.
Każda informacja dotycząca wiedzy specjalistycznej, danych, procesów, technik, projektów, rysunków, programów, wzorów lub danych próbnych, prowadzonych prac, planów biznesowych, sprzedaży, dostawców, klientów, pracowników, inwestorów lub działalności, która została zamieszczona w dokumentacji w formie pisemnej, graficznej lub elektronicznej; lub
ii. Każdy dokument, schemat lub rysunek oznaczony w widocznym miejscu jako „Poufny”, albo o którym druga strona wie lub w pewnym stopniu wie, że jest poufny, albo jest zastrzeżony i został przywołany lub ujawniony w trakcie dyskusji, prezentacji lub innej formy współpracy między stronami.
© 2008 Taleo Corporation. Reprodukcja bez pisemnej zgody firmy Taleo jest zabroniona.
Spis treści Wprowadzenie
Manager WebTop — informacje .......................................................................1-2 Symbole stosowane w podręczniku ....................................................................1-2 Blokowanie wyskakujących okienek ....................................................................1-2 Ustawienie DPI................................................................................................1-2 Korzystanie z Pomocy online .............................................................................1-3 Edytowanie zamówień importowanych z SZK.......................................................1-3 Równolegli użytkownicy....................................................................................1-3 Informacje dotyczące nowej wersji .....................................................................1-4
Przyciski i ikony
Przyciski ........................................................................................................2-2 Ikony.............................................................................................................2-4 Wskaźnik Uwaga ..................................................................................... 2-4
Podręczny informator
Jak logować się do aplikacji Manager WebTop ...................................................3-2 Nie pamiętam hasła ................................................................................. 3-2 Jak zmienić konfigurację i preferencje? ...............................................................3-3 Jak utworzyć zamówienie..................................................................................3-4 Strony zamówienia i bloki informacyjne w zamówieniu ................................... 3-6 Jak zobaczyć swoje zamówienia .......................................................................3-9 Jak zmodyfikować istniejące zamówienie ............................................................3-9 Jak zobaczyć swoich kandydatów .....................................................................3-9 Jak zobaczyć kandydatów załączonych do swoich zamówień ..............................3-10 Jak zmienić status lub krok kandydata ................................................................3-10 Jak dopasować kandydatów do zamówień .......................................................3-11
Jak udostępniać kandydatów innym użytkownikom ..............................................3-12 Jak wyszukiwać kandydatów ..........................................................................3-12 Co można zrobić na stronie Wyniki wyszukiwania kandydatów? ..........................3-13
Modyfikowanie strony Moja konfiguracja
Przegląd ........................................................................................................4-2 Przyciski i ikony ........................................................................................ 4-2 Zmiana informacji osobistych....................................................................... 4-2 Zmiana informacji o koncie ......................................................................... 4-3 Przekazywanie zamówień i elementów roboczych........................................... 4-3 Zmiana właściwości ogólnych ..................................................................... 4-4 Ustalanie listy częstych współpracowników .................................................... 4-5 Ustawianie preferencji wyświetlania kandydatów ............................................ 4-6 Włączanie opcji automatycznego wypełniania w Kreatorze zamówień............... 4-6 Definiowanie częstych osób akceptujących dla zamówień ................................ 4-6 Definiowanie częstych osób akceptujących dla ofert ........................................ 4-7
Tworzenie zamówienia
Przegląd ........................................................................................................5-2 Przyciski i ikony ........................................................................................ 5-2 Zarządzanie zamówieniami — współpraca między wieloma użytkownikami..............5-3 Tworzenie zamówienia ....................................................................................5-4 Wybieranie opcji ogłoszenia ...................................................................... 5-4 Wybieranie typu zamówienia...................................................................... 5-4 Włączanie opcji Autowypełnianie zamówienia .............................................. 5-5 Definiowanie struktury i wybieranie szablonów................................................ 5-5 Wprowadzanie informacji niezbędnych do identyfikacji oraz załączanie plików .. 5-6 Wprowadzanie informacji o profilu i wynagrodzeniu ....................................... 5-8 Zamieszczanie opisu wewnętrznego ........................................................... 5-10 Zamieszczanie opisu zewnętrznego............................................................ 5-11 Wprowadzanie informacji administracyjnych................................................ 5-12 Wprowadzanie informacji analizy wstępnej ................................................. 5-12 Wybieranie usług weryfikacji..................................................................... 5-14 Przypisywanie zamówienia do konkretnej osoby rekrutującej ........................... 5-15 Przypisywanie osoby akceptującej.............................................................. 5-15 Weryfikowanie informacji dotyczących zamówienia ...................................... 5-15 Ogłaszanie zamówienia........................................................................... 5-16 Ogłaszanie z opóźnieniem ....................................................................... 5-16
Przeglądanie swoich zamówień i kandydatów
Przegląd ........................................................................................................6-2 Przyciski i ikony ........................................................................................ 6-2 Karta Moje zamówienia ...................................................................................6-4 Lista Pokaż zamówienia.............................................................................. 6-4 Nagłówki kolumn Moje zamówienia ............................................................ 6-5
INFORMACJE POUFNE
Strona v
Karta Moi kandydaci .......................................................................................6-7 Pasek narzędzi Moi kandydaci .................................................................... 6-7 Lista Pokaż ............................................................................................... 6-8 Nagłówki kolumn Moje zamówienia ............................................................ 6-8 Selektor formatu listy................................................................................... 6-9 Najbardziej zaawansowany status postępu.................................................. 6-10 Opis pliku zamówienia...................................................................................6-12 Nagłówek pliku zamówienia..................................................................... 6-12 Pasek narzędzi pliku zamówienia ............................................................... 6-12 Karta zawartości pliku zamówienia............................................................. 6-12 Karta historii pliku zamówienia................................................................... 6-12 Opis akt kandydata .......................................................................................6-13 Nagłówek akt kandydata ......................................................................... 6-13 Karty na stronie Akta kandydata ................................................................. 6-13 Pasek narzędzi akt kandydata ................................................................... 6-15 Otwieranie pliku załączonego do zgłoszenia na konkretne stanowisko.............. 6-15 Opis listy kandydatów....................................................................................6-16 Pasek narzędzi Lista kandydatów ............................................................... 6-16 Kroki wyboru kandydata z listy................................................................... 6-16 Lista Pokaż ............................................................................................. 6-17 Nagłówki kolumn listy kandydatów............................................................. 6-17 Selektor formatu listy................................................................................. 6-17
Zamówienia — zarządzanie i przetwarzanie
Otwieranie zamówienia ...................................................................................7-2 Edytowanie zamówienia...................................................................................7-2 Duplikowanie zamówienia ................................................................................7-2 Drukowanie zamówienia ..................................................................................7-2 Prośba o wsparcie...........................................................................................7-3 Anulowanie zamówienia ..................................................................................7-3
Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Przegląd ........................................................................................................8-2 Przyciski i ikony......................................................................................... 8-2 Otwieranie akt kandydata.................................................................................8-3 Otwieranie akt kandydata na karcie Moje zamówienia.................................... 8-3 Otwieranie akt kandydata na karcie Moi kandydaci ........................................ 8-4 Dopasowywanie kandydatów do zamówień ........................................................8-4 Udostępnianie kandydatów ...............................................................................8-4 Zatrudnianie kandydata....................................................................................8-5 Wskazywanie kandydata, który odrzucił ofertę .....................................................8-5 Odrzucanie kandydata.....................................................................................8-6 Zatrudnianie kandydata przy użyciu tego samego zamówienia................................8-6 Zmiana kroków i statusów za pomocą jednego kliknięcia .......................................8-7
INFORMACJE POUFNE
Strona vi
Działania w ramach procesu wyboru kandydata ...................................................8-8 Proces wyboru kandydata ........................................................................... 8-8 Przenoszenie kandydata do następnego kroku ................................................ 8-9 Zmiana statusu kandydata......................................................................... 8-10 Pomijanie kroków .................................................................................... 8-10 Załączanie pliku do akt kandydata ...................................................................8-11 Dodawanie komentarzy do akt kandydata. ........................................................8-11 Wpisywanie oceny w aktach kandydata ...........................................................8-12 Korzystanie z działania Wypełnij formularz........................................................8-12 Drukowanie akt kandydata..............................................................................8-13 Drukowanie kilku akt kandydatów.....................................................................8-13 Wysyłanie korespondencji do kandydata ..........................................................8-13 Odblokowywanie konta kandydata ..................................................................8-14 Tworzenie nowego hasła................................................................................8-14 Edytowanie komentarzy na karcie Śledzenie ......................................................8-14 Prośba o usługę weryfikacji .............................................................................8-15 Rozpoczynanie procesu wdrażania pracownika..................................................8-16 Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej ................................................................8-16 Przeglądanie informacji o zaplanowanych rozmowach kwalifikacyjnych............ 8-19 Przeglądanie wiadomości e-mail o rozmowie kwalifikacyjnej i dodawanie jej do kalendarza ................................................................... 8-20 Aktualizacja rozmowy kwalifikacyjnej poprzez zmianę uczestników .................. 8-21 Aktualizacja rozmowy kwalifikacyjnej poprzez zmianę informacji o spotkaniu..... 8-21 Anulowanie spotkania kwalifikacyjnego....................................................... 8-22 Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej i proces wyboru kandydata..................... 8-23 Wykonywanie działania dla kilku kandydatów jednocześnie.................................8-24 Załączanie plików na karcie Życiorys oraz Śledzenie działań podjętych na załączonych plikach..................................................................................8-24 Zdarzenia śledzenia dotyczące kandydatów ......................................................8-25 Śledzenie według kategorii ....................................................................... 8-26 Wyświetlanie historii śledzenia konkretnego zgłoszenia .................................. 8-26 Siatka zdarzeń i kategorii śledzenia............................................................ 8-27 Łączenie akt kandydata ..................................................................................8-31
Szukanie kandydatów
Przegląd ........................................................................................................9-2 Przyciski i ikony ........................................................................................ 9-2 Szukanie kandydatów ......................................................................................9-4 Opis pól wyszukiwania ....................................................................................9-4 Słowa kluczowe........................................................................................ 9-4 Ostatnia aktualizacja ................................................................................. 9-5 Kandydat zewnętrzny/wewnętrzny............................................................... 9-5 Wykluczeni kandydaci ............................................................................... 9-5 Miejsce zamieszkania ................................................................................ 9-5 Selektor lokalizacji ..................................................................................... 9-6 Więcej kryteriów (+) .................................................................................. 9-6
INFORMACJE POUFNE
Strona vii
Wyniki wyszukiwania kandydata .......................................................................9-7 Wyniki wyszukiwania kandydata — informacje dodatkowe .............................. 9-7 Inne opcje wyszukiwania zaawansowanego ........................................................9-8 Konfigurowanie formatu listy ..............................................................................9-9 Drukowanie informacji o kandydatach.................................................................9-9 Operatory logiczne, składnia i pole Słowa kluczowe ...........................................9-10
Menedżer korespondencji
Przegląd ......................................................................................................10-2 Przyciski i ikony ...................................................................................... 10-2 Tworzenie wiadomości przy użyciu szablonu......................................................10-2 Edytowanie wiadomości .................................................................................10-3
Tworzenie raportów
Korzystanie z raportów Taleo...........................................................................11-2
Uzyskiwanie dostępu do procesów wdrażania pracownika
Uzyskiwanie dostępu do procesów wdrażania pracownika...................................12-2
Edytor HTML
Przegląd ......................................................................................................13-2 Wybieranie koloru tekstu lub tła ................................................................. 13-3 Wstawianie tabeli ................................................................................... 13-3 Wybieranie znaku specjalnego.................................................................. 13-4 Korzystanie z korektora pisowni ................................................................. 13-4 Wstawianie łącza ................................................................................... 13-4 Wyszukiwanie tekstu ................................................................................ 13-4 Usuwanie kodu programu Microsoft Word ................................................... 13-5
Narzędzia do wybierania
Przegląd ......................................................................................................14-2 Lista Pokaż ...................................................................................................14-2 Okna selektorów ...........................................................................................14-2 Lewy panel............................................................................................. 14-3 Prawy panel ........................................................................................... 14-3 Wybór pojedynczy i wybieranie wielu pozycji ............................................. 14-3 Korzystanie z okien selektorów.........................................................................14-4 Kryteria okna selektora ...................................................................................14-4 Selektor organizacji (jednej lub wielu) ......................................................... 14-4 Selektor pól stanowisk (jednego lub wielu).................................................... 14-5 Selektor lokalizacji (jednej lub wielu) ........................................................... 14-5 Selektor umiejętności ................................................................................ 14-6 Selektor pytań (jednego lub wielu) .............................................................. 14-6 Selektor agentów (jednego lub wielu) .......................................................... 14-6 Selektor zamówienia................................................................................ 14-7
INFORMACJE POUFNE
Strona viii
Selektor stanowisk ................................................................................... 14-7 Selektor działów ..................................................................................... 14-8 Selektor szablonów stanowisk .................................................................... 14-8 Selektor użytkowników (jednego lub wielu) ................................................... 14-9 Selektor pracodawców............................................................................. 14-9 Selektor instytucji ................................................................................... 14-10 Selektor programów............................................................................... 14-10 Selektor strefy czasowej .......................................................................... 14-10 Selektor źródła...................................................................................... 14-10 Selektor umiejętności (lewy panel)............................................................. 14-11 Sekcje grup Organizacja-Lokalizacja-Zawód (OLZ) ............................................14-11 Sekcja grupy Stanowisko ........................................................................ 14-11 Sekcja grupy Organizacja ...................................................................... 14-12 Sekcja grupy Podstawowa lokalizacja....................................................... 14-12
Punktacja i waga
Punktacja i waga ..........................................................................................15-2 Jak wygląda proces rekrutacji idealnych kandydatów? ................................... 15-2 Cztery etapy procesu rekrutowania idealnych kandydatów (ACE Recruiting) ....... 15-2 Główne korzyści płynące ze stosowania procesu rekrutowania idealnych kandydatów ........................................................................................... 15-3 Waga i kryteria dla umiejętności i pytań............................................................15-3 Stosowanie kryteriów wymaganych lub stanowiących zalety............................ 15-3 Ocena umiejętności .......................................................................................15-4 Podstawowa punktacja Kompetencje/Ostatnie użycie.................................... 15-4 Wartość korygująca Kompetencje/Doświadczenie........................................ 15-4 Waga zainteresowań .............................................................................. 15-5 Definicje poziomu kompetencji .................................................................. 15-5 Definicje poziomu doświadczenia .............................................................. 15-6 Definicje poziomu ostatniego użycia .......................................................... 15-6 Definicje poziomu zainteresowania............................................................. 15-6
FAQ
Często zadawane pytania (FAQ) .....................................................................16-2
INFORMACJE POUFNE
Strona ix
Wprowadzenie
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 1
Manager WebTop — informacje Aplikacja Manager WebTop to proste, a zarazem wszechstronne narzędzie, dzięki którym osoby zatrudniające mogą prościej i sprawniej wykonywać podstawowe czynności rekrutacyjne. W Podręczniku użytkownika aplikacji Manager WebTop i Pomocy online dla aplikacji Manager WebTop opisano funkcje aplikacji, które są używane w większości organizacji. Ponieważ produkty firmy Taleo mogą mieć niestandardową konfigurację i niestandardowe pola, niektóre składniki aplikacji Manager WebTop, o których wspomniano w niniejszym podręczniku lub pomocy online, mogą być niewidoczne dla użytkownika. Na przykład jeśli funkcje Szukaj kandydatów lub Staffing Metrics Reporter nie są dostępne w organizacji użytkownika, nie będą one widoczne na jego stronie głównej. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących konkretnej konfiguracji dla danej organizacji należy skontaktować się z przedstawicielem firmy Taleo.
Symbole stosowane w podręczniku Informacje, na które warto zwrócić szczególną uwagę.
Przydatna wskazówka podczas wykonywania danego zadania.
Najlepsza metoda.
Blokowanie wyskakujących okienek Zaleca się wyłączenie blokady wyskakujących okienek, ponieważ może ona zakłócić działanie aplikacji.
Ustawienie DPI Aby aplikacja Taleo poprawnie wyświetlała zawartość strony, należy określić ustawienie DPI komputera na 96 DPI.
INFORMACJE POUFNE
Strona 1-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 1
Korzystanie z Pomocy online Użytkownik aplikacji Manager WebTop ma ciągły dostęp do pomocy online. Niemal na każdej stronie znajduje się ikona Pomocy . Po kliknięciu tej ikony zostaną wyświetlone informacje kontekstowe o wykonywanym zadaniu lub wykorzystywanej funkcji.
Edytowanie zamówień importowanych z SZK Niektóre zamówienia, z którymi będzie pracował użytkownik, zostały zaimportowane z Systemów Zarządzania Kadrami (SZK). Jeśli z jakichś powodów nie można edytować lub zmodyfikować niektórych zamówień widocznych na liście zamówień użytkownika, może to świadczyć o braku wymaganych uprawnień. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.
Równolegli użytkownicy Po otwarciu zamówienia, które edytuje właśnie inny użytkownik, zostanie wyświetlony komunikat o zablokowaniu zamówienia przez innego użytkownika. Do czasu zakończenia edycji przez tego użytkownika dostęp do zamówienia będzie możliwy wyłącznie w trybie tylko do odczytu. Dzięki tej funkcji zmiany zapisane przez użytkownika nie będą po chwili zastępowane zmianami wprowadzonymi do tego samego zamówienia przez innego użytkownika. Funkcja równoległego zarządzania dotyczy również szablonów. Jeśli szablon, który jest w trakcie edycji, zostanie wybrany do zastosowania w zamówieniu, wykorzystana będzie wersja szablonu aktualnie dostępna w bazie danych. Jeśli na zamówieniu wykonywane jest działanie prowadzone przez udostępniane elektronicznie centrum odpowiedzi, może to wpłynąć na zmianę w tym zamówieniu. Aby zapobiec takiej sytuacji podczas edytowania zamówienia, wyświetlana jest strona alternatywna z prośbą do użytkownika o powrót w późniejszym terminie.
INFORMACJE POUFNE
Strona 1-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 1
Informacje dotyczące nowej wersji Po zalogowaniu się do aplikacji Manager WebTop pojawia się okno komunikatu z informacjami o nowej wersji lub innymi ważnymi informacjami. Komunikat pojawia się tylko raz dziennie lub wtedy, gdy jego treść zostanie zmieniona.
Jest to funkcja wymagająca uaktywnienia przez administratora systemu.
Po uaktywnieniu funkcji wyskakującego komunikatu pojawi się następujące okno.
Funkcję wyskakującego komunikatu można dezaktywować, wybierając opcję znajdującą się w dolnej części strony. Okno z komunikatem pojawi się ponownie po opublikowaniu nowych informacji o wersji lub innych ważnych informacji. Jeśli ta opcja nie zostanie wybrana, okno z komunikatem będzie pojawiać się raz dziennie. Doba rozpoczyna się o godzinie 24 i kończy się o godzinie 24 następnego dnia, zgodnie ze strefą czasową określoną w ustawieniach użytkownika.
INFORMACJE POUFNE
Strona 1-4
Przyciski i ikony
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 2
Przyciski Pomoc online Użytkownik aplikacji Manager WebTop ma ciągły dostęp do pomocy online. Niemal na każdej stronie wyświetlana jest ikona Pomocy. Po kliknięciu tej ikony zostaną wyświetlone informacje kontekstowe o wykonywanym zadaniu lub wykorzystywanej funkcji. W Pomocy online dla aplikacji Manager WebTop opisano funkcje aplikacji, które są używane w większości organizacji. Ponieważ produkty firmy Taleo mogą mieć niestandardową konfigurację i niestandardowe pola, niektóre składniki aplikacji Manager WebTop, o których wspomniano w niniejszym podręczniku lub pomocy online, mogą być niewidoczne dla użytkownika. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących konkretnej konfiguracji dla danej organizacji należy skontaktować się z przedstawicielem firmy Taleo. Wróć do menu głównego.
Wróć do Listy zamówień.
Wróć do okna Szukaj.
Wróć do góry listy.
Anuluj tworzone zamówienie bez zapisywania zmian.
Zamknij akta kandydata.
Zapisz tworzone zamówienie. Jeśli edytowane jest zamówienie jako projekt, wszystkie zmiany zostaną zapisane, a zamówienie nie będzie już miało statusu projektu.
Zapisz informacje w zamówieniu lub aktach kandydata.
Dodaj wybrany element do listy dostępnych elementów.
Usuń elementy z listy wybranych elementów.
Wróć do poprzedniej strony.
Przejdź do następnej strony.
Zapisz tworzone zamówienie w formacie projektu. Zamówienia w formacie projektu można edytować.
Przejdź z jednej strony na drugą lub bezpośrednio do pierwszej albo ostatniej strony listy.
Zobacz wiadomość, opis stanowiska lub tekst kwalifikacji w Edytorze HTML.
Wklej informację wprowadzoną na Stronie wewnętrznej do Strony zewnętrznej.
Wykonaj wybrane działanie bez zamykania okna, jeśli chcesz wykonać więcej działań na aktach kandydata.
Zastosuj istniejący model dla pytań i umiejętności.
INFORMACJE POUFNE
Strona 2-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 2
Drukuj zamówienie.
Zakończ proces tworzenia zamówienia i zamknij zamówienie.
Otwórz menu wyboru.
Otwórz okna selektorów (użytkownik, dział, szablon stanowiska, umiejętności, pytania itd.).
Dodaj wybranych kandydatów do zamówienia.
Dodaj komentarze w aktach kandydata.
Załącz plik (życiorys, list prezentacyjny lub dowolny typ dokumentu) do akt kandydata.
Wybierz działanie (wpisz ocenę, dodaj komentarz lub załącz plik), wprowadź szczegóły (ocena%) i komentarze.
Utwórz nowe zamówienie.
Kliknij, aby anulować zamówienie.
Wyślij informacje lub komentarze do osoby rekrutującej.
Duplikuj zamówienie lub kandydata.
Utwórz dostosowane listy kandydatów.
+/Rozszerz lub zwiń nagłówki w zamówieniu lub aktach kandydata.
Wyczyść wyniki wyszukiwania lub wybór.
Otwórz kalendarz.
Dopasuj kandydata do zamówienia.
Udostępniaj kandydata innym użytkownikom.
Dodaj pozycje do listy.
Usuń pozycje z listy.
Drukuj zamówienie, listę zamówień, akta kandydata, listę kandydatów lub zobacz stronę podglądu.
Zmień porządek pytań i umiejętności zawartych w szablonie.
Zapisz jako domyślne parametry wyszukiwania dla funkcji Wyszukiwanie kandydata.
Wyślij informacje do innych użytkowników za pomocą poczty elektronicznej.
Usuń element na liście.
INFORMACJE POUFNE
Strona 2-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 2
Ikony Funkcja Alert o idealnym kandydacie jest włączona dla zamówienia. Na listach kandydatów zostaną wskazane osoby spełniające wymagane kryteria.
Wskaźnik Uwaga sygnalizuje, że inny użytkownik wprowadził zmiany w posiadanych przez Ciebie aktach kandydata lub zamówieniu. Wskaźnik pojawia się również wtedy, gdy kandydat dokonał zmian w swoim profilu kandydata.
Liczby wyszczególnione pod tym nagłówkiem kolumny oznaczają liczbę kandydatów dla zamówienia.
Kandydat wewnętrzny. Kandydat już pracuje w tej organizacji.
Sygnalizuje, że dla tego zamówienia została włączona funkcja codziennego raportu rekrutacyjnego.
Języki włączone dla zamówienia. Dla zamówienia włączonych jest kilka
Osoba rekrutująca/zatrudniająca musi się bezzwłocznie zająć zamówieniem.
języków. Kandydat został polecony przez agenta lub kolegę.
Wskaźnik Uwaga Wskaźnik Uwaga jest stosowany, jeśli do akt kandydata lub zamówienia posiadanego przez Ciebie lub osobę rekrutującą przypisaną do zamówienia zostały wprowadzone zmiany przez innego użytkownika. •
•
• •
Jeśli zamówienie zostało właśnie utworzone albo zmienił się jego status i zamówienie zostało zapisane, na liście zamówień osoby rekrutującej posiadającej zamówienie (właściciela) i osoby zatrudniającej określonej w zamówieniu obok zamówienia pojawi się wskaźnik Uwaga. Po otwarciu zamówienia wskaźnik Uwaga znika z listy aktualnego użytkownika (osoby rekrutującej lub zatrudniającej), który je otworzył. Jeśli zmieni się osoba rekrutująca (właściciel) lub zatrudniająca (osoba, której przekazano zamówienie), wskaźnik Uwaga pojawi się obok zamówienia na liście zamówień nowej osoby rekrutującej i zatrudniającej. Wskaźniki Uwaga, które są przypisane do podania o pracę i ofert, również zostaną przesłane do nowej osoby rekrutującej lub zatrudniającej. Jeśli do zamówienia jest przypisany wskaźnik Uwaga, a zamówienie zostanie zrealizowane, wskaźnik Uwaga pozostanie. Jeśli do zamówienia jest przypisany wskaźnik Uwaga, a zamówienie zostanie anulowane, wskaźnik Uwaga pozostanie. Wskaźniki Uwaga przypisane do podania o pracę i ofert związanych z tym zamówieniem zostaną usunięte.
INFORMACJE POUFNE
Strona 2-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop •
•
•
Rozdział 2
Jeśli wskaźnik Uwaga jest przypisany do procesu zamówienia, wskaźnik Uwaga będzie wyświetlany podczas tworzenia zadania dla użytkownika. Po wykonaniu zadania wskaźnik Uwaga zostanie usunięty. Jeśli do zamówienia jest przypisany wskaźnik Uwaga, a zamówienie zostanie zrealizowane, wskaźnik Uwaga pozostanie. Usunięte zostaną wyłącznie wskaźniki Uwaga przypisane do podań o pracę związanych z usuniętym zamówieniem. Jeśli do zamówienia jest przypisany wskaźnik Uwaga, a zamówienie zostanie anulowane , wskaźnik Uwaga pozostanie. Usunięte zostaną wyłącznie wskaźniki Uwaga przypisane do podań o pracę i ofert związanych z usuniętym zamówieniem.
INFORMACJE POUFNE
Strona 2-5
Podręczny informator
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Jak logować się do aplikacji Manager WebTop 1
Kliknij pozycję Manager WebTop w oknie TOC. Zostanie otwarte okno dialogowe Rejestr. użytkownika.
2
Wpisz swoją nazwę użytkownika i hasło, a następnie kliknij przycisk Rejestracja.
Nie pamiętam hasła 1 2
W oknie Rejestr. użytkownika kliknij łącze Nie pamiętasz hasła? • Jeśli w organizacji zostały wdrożone standardowe procedury bezpieczeństwa, otrzymasz
wiadomość e-mail z kodem dostępu.
• Jeśli w organizacji zostały wdrożone ulepszone procedury bezpieczeństwa:
3 4
- Udziel odpowiedzi na pytania pomocnicze i potwierdź nowe hasło. - Nowe hasło musi zawierać litery i cyfry, mieć długość co najmniej 6 znaków i nie może być takie samo jak nazwa użytkownika.
Kliknij przycisk Rejestracja.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Jak zmienić konfigurację i preferencje? 1
Kliknij polecenie Zmień Moją konfigurację w menu głównym. Zostanie otwarte okno Moja konfiguracja. Aby zmienić dane modułu SmartOrg, kliknij łącze Moja konfiguracja. • Aby zmienić informacje osobiste, kliknij pozycję Edytuj obok pozycji Informacje osobiste,
2
wprowadź zmiany (pola obowiązkowe oznaczone są małym czerwonym kwadratem), a następnie kliknij przycisk Zapisz. • Informacje o koncie oraz właściwości ogólne może zmieniać w podobny sposób. • Aby tymczasowo przekazać swoje elementy robocze innej osobie, kliknij przycisk Przekaż znajdujący się obok pozycji Informacje o koncie, wprowadź imię i nazwisko osoby, której chcesz przekazać elementy oraz zakres danych, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
Aby określić częstych współpracowników, kliknij pozycję Części współpracownicy. Kliknij 3
przycisk , kliknij pole znajdujące się obok osoby, która ma zostać dodana, a następnie kliknij przycisk Gotowe. Zaznacz pole wyboru obok każdego współpracownika, którego chcesz dodać do listy współpracowników, a następnik kliknij przycisk Zapisz.
4
Jeśli chcesz, aby system wyświetlał wyłącznie osoby w trakcie procesu wyboru, kliknij opcję Moi kandydaci, kliknij pole wyboru Zawartość listy kandydatów, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
5
Jeśli chcesz, aby kreator zamówień automatycznie wypełniał odpowiednie pola, kliknij opcję Moje zamówienia, kliknij pole wyboru Kreator zamówień, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Aby stworzyć listę osób akceptujących, które często akceptują Twoje zamówienia, kliknij pole
6
Częste osoby akceptujące — Zamówienia. Kliknij przycisk , kliknij pole znajdujące się obok osoby, która ma zostać dodana, a następnie kliknij przycisk Gotowe. Zaznacz pole wyboru obok każdej osoby akceptującej, którą chcesz dodać do listy osób akceptujących, a następnik kliknij przycisk Zapisz. Aby stworzyć listę osób akceptujących, które często akceptują Twoje zamówienia, kliknij pole
7
Częste osoby akceptujące — Oferty. Kliknij przycisk , kliknij pole znajdujące się obok osoby, która ma zostać dodana, a następnie kliknij przycisk Gotowe. Zaznacz pole wyboru obok każdej osoby akceptującej, którą chcesz dodać do listy osób akceptujących, a następnik kliknij przycisk Zapisz.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Jak utworzyć zamówienie 1
Kliknij polecenie Utwórz zamówienie w menu głównym. Wybierz opcję ogłoszenia. • Utwórz i opublikuj zamówienie: W zależności od procesu zamówienia zostanie ono
2
opublikowane tylko w wewnętrznych sekcjach kariery lub w wewnętrznych i zewnętrznych sekcjach kariery. • Utwórz zamówienie bez publikowania go: Zamówienie nie zostanie opublikowane ani w wewnętrznych, ani w zewnętrznych sekcjach kariery. • Kliknij przycisk Dalej.
Wybierz typ zamówienia. • Rekrutacja profesjonalistów: Utwórz zamówienia dla profesjonalistów. • Rekrutacja pracowników ze stawką godzinową: Utwórz zamówienia dla pracowników ze stawką godzinową.
3
• •
Rekrutacja studentów: Utwórz zamówienia dla studentów lub absolwentów. Rekrutacja kadry kierowniczej: Utwórz zamówienia dla kadry kierowniczej. Uwaga: Ta opcja może być niewidoczna, jeśli w organizacji korzysta się tylko z jednego typu zamówienia.
• Kliknij przycisk
Dalej.
Wybierz opcje automatycznego wypełniania zamówienia. • Określ stanowisko (ID lub nazwę stanowiska): - Kliknij przycisk Szukaj, aby otworzyć okno dialogowe Selektor stanowisk.
- Wybierz stanowisko. Niektóre pola w formularzu zamówienia związane ze stanowiskiem zostaną wypełnione automatycznie.
4
•
Określ szablon stanowiska: - kliknij przycisk Szukaj, aby otworzyć okno dialogowe Selektor szablonów stanowisk.
- Wybierz stanowisko. Niektóre pola w formularzu zamówienia związane z szablonem stanowiska zostaną wypełnione automatycznie.
Uwaga: Ta opcja jest dostępna, jeśli wybrano opcję Chcę używać opcji „automatycznego wypełniania” w kreatorze zamówień w sekcji Moja konfiguracja. • Kliknij przycisk
INFORMACJE POUFNE
Dalej.
Strona 3-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Wprowadź odpowiednie informacje na kolejnych stronach. Uwaga: Strony i Bloki informacyjne mogą się różnić w zależności od procesu zamówienia wybranego przez administratora systemu. Uwaga: Informacje oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe.
5
Krok 1 - Struktura i szablon Krok 2 - Identyfikacja Krok 3 - Profil i wynagrodzenie Krok 4 - Opis wewnętrzny Krok 5 - Opis zewnętrzny Krok 6 - Administracja Krok 7 - Analiza wstępna Krok 8 - Weryfikacja Krok 9 - Przypisanie (z kolejnością akceptacji lub bez kolejności akceptacji) Krok 10 - Podgląd Krok 11 - Opcje publikacji Krok 12 - Dziękujemy Po zakończeniu procesu zostanie wyświetlony komunikat Dziękujemy, co oznacza udane zakończenie procesu tworzenia zamówienia. Komunikat może się różnić w zależności od opcji ogłoszenia. kliknij przycisk OK, aby wrócić do listy zamówień na karcie Moje zamówienia. • • • • • • • • • • • •
Po zakończeniu wypełniania każdej strony możesz wykonać następujące działania: • Kliknij przycisk Zapisz jako projekt, aby zapisać zamówienie w formacie projektu. • Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kolejnej strony. • Kliknij przycisk Poprzedni, aby wrócić do poprzedniej strony. • Kliknij przycisk Anuluj, aby powrócić do menu głównego. Po zakończeniu procesu tworzenia zamówienia można wykonać następujące działania: • Kliknij przycisk Drukuj, aby otworzyć okno dialogowe Drukuj i wydrukować stronę podglądu. Przycisk Drukuj jest dostępny tylko na stronie Podgląd. • Kliknij przycisk Zakończ, aby zakończyć proces tworzenia zamówienia. Po kliknięciu przycisku Zakończ nie będzie już można wprowadzić zmian na poprzednich stronach zamówienia. Zamówienie zostanie zapisane z jednym z poniższych statusów: • Otwarte (gotowe do opublikowania) • Niezałatwione (jeśli zamówienie musi zostać zaakceptowane przez innego użytkownika)
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Strony zamówienia i bloki informacyjne w zamówieniu Uwaga: Strony i Bloki informacyjne mogą się różnić w zależności od procesu zamówienia wybranego przez administratora systemu. Uwaga: Informacje oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe. Struktura i szablon • Na stronie Struktura i szablon wprowadź następujące informacje:
- Grupa użytkowników, Stanowisko, Dział, Organizacja, Podstawowa lokalizacja, Inna lokalizacja, Stanowisko (ID i nazwa stanowiska) i Zastosowany szablon (Kod i nazwa stanowiska).
Identyfikacja
Identyfikacja wprowadź następujące informacje: - Nazwa, Numer zamówienia, Uzasadnienie, Liczba wakatów, Streszczenie (informacje o stanowisku) oraz informacje w niestandardowych polach użytkownika (pola zdefiniowane przez użytkownika)
• Na stronie
Profil i wynagrodzenie • Na stronie Profil i wynagrodzenie wprowadź następujące informacje: - Profil: Status pracownika, Typ stanowiska, Czas pracy, Poziom stanowiska, Zmiana, Poziom
wykształcenia, Program kształcenia, Podróż, Docelowa data rozpoczęcia i Data końcowa - Wynagrodzenie: Waluta, Pensja minimalna, Pensja maksymalna, Podstawa wynagrodzenia, Urlop, Pensja z najsłabszego kwartyla, średnia pensja, Pensja z najwyższego kwartyla, Prowizja, Przeprowadzka, Akcje, Opcje, Rachunek wydatków, Dodatek samochodowy, Premia oraz Inne wynagrodzenie.
Opis wewnętrzny • Na stronie Opis wewnętrzny wprowadź następujące informacje:
- Nazwisko osoby kontaktowej, Adres e-mail osoby kontaktowej, Data otwarcia, Data zamknięcia, Opis stanowiska, Kwalifikacje wymagane do objęcia stanowiska oraz informacje w polach niestandardowych (pola zdefiniowane przez użytkownika).
Do sformatowania tekstu w blokach Opis i Kwalifikacje użyj Edytora HTML. Opis zewnętrzny • Na stronie Opis zewnętrzny wprowadź następujące informacje:
- Nazwisko osoby kontaktowej, Adres e-mail osoby kontaktowej (kliknij przycisk Szukaj, aby otworzyć okno dialogowe Selektor użytkowników). - Data otwarcia i Data zamknięcia (okres zgłaszania) - Opis stanowiska. - Kwalifikacje wymagane do objęcia stanowiska (do sformatowania tekstu w blokach Opis i Kwalifikacje użyj Edytora HTML). - Opis podsumowujący dla tablicy stanowisk (napisz opis podsumowujący, który będzie zastosowany na tablicach stanowisk) - Pola niestandardowe (pola zdefiniowane przez użytkownika)
Lub kliknij przycisk Wklej, aby skopiować informacje ze strony Opis wewnętrzny. Administracja • Na stronie Administracja wprowadź następujące informacje:
- Obywatelstwo, Praca w godzinach nadliczbowych oraz Informacje dodatkowe, - Pola niestandardowe (pola zdefiniowane przez użytkownika) • Przepisy: EE (Kanada) lub EEO (USA)
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Analiza wstępna • Na stronie Administracja wprowadź następujące informacje: - Pytania wykluczające: Kliknij pole +, aby zobaczyć dostępne pytania wykluczające. Nie można dodawać ani usuwać pytań wykluczających. - Pytania: Dodaj lub usuń pytania. - Umiejętności: Dodaj lub usuń pytania.
LUB
Zastosuj model, aby wybrać wszystkie pytania i umiejętności związane z tym stanowiskiem. (Przycisk Zastosuj model nie dotyczy pytań wykluczających).
• Kliknij przycisk
Weryfikacja
Weryfikacja wybierz testy weryfikacyjne wymagane dla zamówienia. Dostępne możliwości: - Sprawdzenie przeszłości - Uprawnienia do ulgi w podatku od wynagrodzeń - Inne
• Na stronie
Przypisanie (bez kolejności akceptacji) • Na stronie Przypisanie (bez kolejności akceptacji):
- Przypisz zamówienie do konkretnej osoby rekrutującej (kliknij przycisk Szukaj, aby otworzyć okno dialogowe Selektor użytkowników). Ta osoba rekrutująca stanie się wówczas właścicielem zamówienia. - W razie potrzeby wpisz komentarze. Wpisanie komentarzy może być obowiązkowe.
Przypisanie (z kolejnością akceptacji) • Na stronie Przypisanie (z kolejnością akceptacji): - Wybierz osoby akceptujące (kliknij przycisk Dodaj osoby akceptujące..., aby otworzyć okno dialogowe Selektor użytkowników). Strona Podgląd Sprawdź informacje wprowadzone w zamówieniu. Jeśli trzeba wprowadzić zmiany na poprzednich stronach, kliknij przycisk Poprzedni, aby wrócić do tych stron. Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij przycisk Zakończ. Zamówienie zostanie automatycznie zapisane. Jeśli w procesie tworzenia zamówienia wystąpią błędy, zostaną one wskazane w osobnym oknie. • Jeśli na stronie Wybierz opcję ogłoszenia na początku procesu tworzenia zamówienia wybrano opcję Utwórz i opublikuj zamówienie, zostanie otwarta strona Ogłoszenie (patrz 12, Opcje publikacji). • Jeśli opcja ogłoszenia nie została wybrana, zostanie otwarta strona „Dziękujemy”.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-7
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Opcje publikacji Jeśli na stronie Wybierz opcję ogłoszenia na początku procesu tworzenia zamówienia wybrano opcję Utwórz i opublikuj zamówienie, zostanie otwarta strona Ogłoszenie z listą sekcji kariery, w których można opublikować zamówienia. • Wybierz wewnętrzne i zewnętrzne sekcje kariery. • Jeśli zamówienie ma być opublikowane szybko, wybierz opcję
Ogłoś jako „Pilne”.
Uwaga: Jeśli wybrano postęp zgłoszenia Z automatyczną publikacją wewnętrzną, strona Ogłoszenie nie zostanie wyświetlona. Zamówienie zostanie automatycznie opublikowane w wewnętrznych sekcjach kariery. Jeśli trzeba wprowadzić zmiany w zamówieniu, kliknij przycisk Poprzedni, aby wrócić do poprzednich stron. Po zakończeniu wprowadzania wszystkich zmian kliknij przycisk Zakończ. Uwaga: Po kliknięciu przycisku Zakończ nie będzie już można wprowadzić zmian na poprzednich stronach zamówienia. Dziękujemy Zostanie wyświetlony komunikat Dziękujemy, co oznacza udane zakończenie procesu tworzenia zamówienia. Komunikat może się różnić w zależności od opcji ogłoszenia. kliknij przycisk OK, aby przejść do listy zamówień na karcie Moje zamówienia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-8
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Jak zobaczyć swoje zamówienia 1
Kliknij polecenie Zamówienia w menu głównym. Zostanie otwarta strona Zamówienia i kandydaci. Na karcie Moje zamówienia można wykonać następujące działania: • Kliknij przycisk Utwórz zamówienie, aby utworzyć nowe zamówienie. • Zobacz kandydatów połączonych z konkretnym zamówieniem.
- Kliknij liczbę w kolumnie , aby wyświetlić kartę Lista kandydatów, na której można przejrzeć wszystkich kandydatów połączonych z wybranym zamówieniem. • Otwórz wybrane zamówienie i zobacz informacje o zamówieniu i kandydacie. - Kliknij kartę Lista kandydatów, aby zobaczyć listę kandydatów połączonych z wybranym zamówieniem. - Kliknij kartę Treść, aby zobaczyć treść zamówienia. - Kliknij kartę Historia, aby zobaczyć różne działania, które zostały wykonane na wybranym zamówieniu.
Jak zmodyfikować istniejące zamówienie 1
2
Otwórz istniejące zamówienie. Uwaga: Aby wprowadzić zmiany w istniejącym zamówieniu, musi mieć ono status Projekt. Przejdź do tej strony zamówienia, którą trzeba zmodyfikować (za pomocą przycisków Poprzedni i Dalej). Informacje na temat dokonywania zmian w Krokach znajdują się w sekcji “Jak utworzyć zamówienie” na stronie 3-4 .
Jak zobaczyć swoich kandydatów 1
Kliknij przycisk Kandydaci na stronie głównej. Zostanie otwarta strona Zamówienia i kandydaci. Na karcie Moi kandydaci można wykonać następujące działania: • Włącz filtrowanie kandydatów za pomocą narzędzia Pokaż.
• Wybierz kandydata i otwórz akta kandydata. • Kliknij przycisk , aby wydrukować listę kandydatów lub listę wybranych kandydatów. • Wybierz kandydatów, a następnie kliknij przycisk
, aby dodać wybranych kandydatów do konkretnego zamówienia. • Wybierz kandydatów, a następnie kliknij przycisk , aby wysłać informacje o kandydatach do innych użytkowników. • Wybierz kandydatów, a następnie kliknij przycisk , aby załączyć dokument (życiorys, list prezentacyjny, dokumenty dotyczące wykształcenia itd.).
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-9
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Jak zobaczyć kandydatów załączonych do swoich zamówień 1
Kliknij przycisk Zamówienia na stronie głównej. Zostanie otwarta strona Zamówienia i kandydaci.
2
. Jest to liczba kandydatów, którzy Na liście Moje zamówienia wybierz liczbę w kolumnie odpowiedzieli się na zamówienie i zostali dopasowani do zamówienia. Zostanie wyświetlona Lista kandydatów, na której będą widoczni kandydaci połączeni z wybranym zamówieniem.
3
Wybierz zamówienie na liście Moje zamówienia. Na karcie Zamówienie zostaną wyświetlone informacje o zamówieniu.
4
Kliknij kartę Lista kandydatów. Zostanie wyświetlona lista kandydatów połączonych z wybranym zamówieniem. Uwaga: Jeśli żaden kandydat nie jest połączony z zamówieniem, lista będzie pusta.
Jak zmienić status lub krok kandydata 1
Kliknij przycisk Zamówienia na stronie głównej. Zostanie otwarta strona Zamówienia i kandydaci. Na liście Moje zamówienia kliknij liczbę w kolumnie
.
• Jest to liczba kandydatów, którzy odpowiedzieli się na zamówienie i zostali dopasowani do
zamówienia.
2
Lista kandydatów, na której będą widoczni kandydaci połączeni z wybranym zamówieniem. • Zostanie również wyświetlona karta Kroki wyboru kandydata. • Zostanie wyświetlona
Uwaga: Karta Kroki wyboru kandydata jest dostępna wyłącznie w procesie sekwencyjnym. 3
Wybierz kandydata, a następnie wybierz pozycję Zmień status na liście Więcej działań. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania. Krok widoczny w polu Krok powinien być taki sam, jak krok na karcie Krok w oknie Lista kandydatów. Na liście do wybierz nowy status kroku.
4
5
- Statusy oznaczone gwiazdką (*) to statusy końcowe. Po wybraniu statusu końcowego kandydat zostanie przeniesiony do kolejnego kroku w procesie wyboru. • Na przykład: - Jeśli kandydat jest w kroku Nowy, a jego status to Oczekiwanie na informacje, po wybraniu statusu Zakwalifikowani kandydat pozostanie w kroku wyboru Nowy. - W przypadku wybrania statusu Rozważani* na liście Działania będzie można wybrać opcję Przenieś, aby przenieść kandydata do następnego kroku wyboru.
Jeśli została wybrana opcja Zamknięcie (*) kroku, na liście Działania wybierz opcję Przenieś. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania. Opcja Przenieś jest zaznaczona na liście Działania.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-10
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
6
Rozdział 3
Na liście do wybierz Krok, a następnie wybierz Status na liście o statusie. Uwaga: Dostępne kroki i statusy zależą od procesu wyboru kandydata.
7
Zaznacz pole Wyślij korespondencję, aby wysłać informacje do innych użytkowników.
8
Wpisz komentarze. Jeśli zostanie wybrany status Odrzucono lub Odmowa, obowiązkowo trzeba wpisać komentarze.
9
Działania Zmień status... i Przenieś... można zastosować do wielu kandydatów. Zmiana statusu wielu kandydatów jest możliwa, jeśli wszyscy kandydaci są w tym samym kroku i mają ten sam status w wybranym kroku.
Jak dopasować kandydatów do zamówień 1
Kliknij polecenie Kandydaci w menu głównym. Zostanie otwarta lista Moi kandydaci.
2
Wybierz kandydatów, którzy mają być dopasowani do zamówienia lub zaznacz pole wyboru po prawej stronie wskaźnika Uwaga na pasku nagłówka kolumny, aby wybrać od razu wszystkich kandydatów.
3
Kliknij przycisk lub wybierz pozycję Dopasuj na liście Więcej działań. Zostanie otwarte okno Selektor zamówienia.
4
Wybierz zamówienie lub kliknij pole wyboru na pasku nagłówka kolumny, aby od razu wybrać wszystkich kandydatów.
5
Kliknij przycisk Dodaj, a następnie przycisk Gotowe. Pojawi się wyskakujący komunikat z pytaniem, czy chcesz wysłać do każdego kandydata wiadomość e-mail z prośbą o więcej informacji. • Kliknij przycisk Tak, aby wysłać wiadomość e-mail do wszystkich dopasowanych kandydatów. • Kliknij przycisk Nie, jeśli nie chcesz wysyłać wiadomości e-mail do dopasowanych kandydatów. System automatycznie dopasuje wybranych kandydatów do wybranych zamówień.
6
Kliknij kartę Moje zamówienia, aby zobaczyć listę Moje zamówienia. Liczba kandydatów dopasowanych do wybranych poprzednio zamówień będzie widoczna w kolumnie .
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-11
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Jak udostępniać kandydatów innym użytkownikom 1
Na liście kandydatów wybierz jednego lub więcej kandydatów.
2
Kliknij przycisk lub wybierz pozycję Udostępnij na liście Więcej działań. Zostanie otwarte okno Udostępnianie kandydata.
3
Na karcie Odbiorcy kliknij przycisk usunąć.
4
Na karcie Zawartość wybierz typ informacji udostępnianych osobie rekrutującej.
5
Na karcie Komentarze wpisz informacje i komentarze udostępniane osobie rekrutującej.
6
Kliknij przycisk Podgląd, aby zobaczyć wszystkie informacje w wiadomości.
7
Kliknij przycisk Udostępniaj, aby wysłać te informacje wybranym użytkownikom.
, aby wybrać użytkowników oraz przycisk
, aby ich
Jak wyszukiwać kandydatów 1
Kliknij polecenie Szukaj kandydatów w menu głównym. Zostanie otwarte okno Wyszukiwanie kandydata. Jeśli taka opcja została uaktywniona przez administratora systemu, można wybrać zamówienie, którego kryteria i wyniki wyszukiwania zostaną zarchiwizowane. W tym celu otwórz okno selektora i wybierz zamówienie.
2
3
Uwaga: Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów ze Stanów Zjednoczonych w celu zapewnienia zgodności aplikacji z nowymi przepisami w ramach programów OFCCP (Office of Federal Contract Compliance Programs) dotyczących gromadzenia informacji o płci, rasie i narodowości każdego kandydata. Podczas operacji przeszukiwania kryteria i wyniki wyszukiwania są archiwizowane w bazie danych. Informacje są przechowywane w bazie danych przez dwa lata. Wpisz słowo kluczowe. Uwaga: Wpisanie słowa kluczowego nie jest niezbędne przy wyszukiwaniu.
4
Na liście Ostatnia aktualizacja wybierz odpowiedni okres czasu.
5
Na liście Kandydat zewnętrzny/wewnętrzny określ, czy chcesz uwzględnić kandydatów wewnętrznych i/lub zewnętrznych.
6
W polu Wykluczony kandydat zaznacz, czy wykluczeni kandydaci mają zostać uwzględnieni czy wyłączeni z wyszukiwania.
7
Wybierz określony kraj, stan/prowincję/województwo lub miejscowość. Zostanie otwarte okno dialogowe Selektor lokalizacji.
8
Kliknij pole wyboru + Więcej kryteriów, aby wybrać dodatkowe kryteria wyszukiwania.
9
Kliknij przycisk Szukaj, aby rozpocząć proces wyszukiwania.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-12
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 3
Co można zrobić na stronie Wyniki wyszukiwania kandydatów? 1
Na stronie Wyniki wyszukiwania kandydatów można wykonać następujące działania:
2
Włącz filtrowanie kandydatów za pomocą narzędzia Pokaż. Patrz “Narzędzia do wybierania” na stronie 14-1.
3
Kliknij przycisk Drukuj, aby wydrukować listę kandydatów lub listę wybranych kandydatów.
4
Wybierz kandydatów i kliknij przycisk Dopasuj, aby dopasować wybranych kandydatów do konkretnego zamówienia.
5
Wybierz kandydatów i kliknij przycisk Udostępniaj, aby wysłać informacje o wybranych kandydatach do innych użytkowników.
6
Podaj odpowiednie dane na kartach Odbiorcy i Zawartość, a na karcie Komentarze wpisz komentarz dla użytkowników, którym udostępniasz informacje.
7
Kliknij przycisk Format listy, aby wybrać nowy format listy na stronie Wyniki wyszukiwania kandydata. Zostanie otwarte okno dialogowe Selektor formatu listy. Uwaga: W aplikacji Manager WebTop nie można dodawać ani usuwać formatów list.
8
Wybierz kandydata, aby otworzyć akta kandydata i zapoznać się z informacjami o kandydacie.
9
Kliknij przycisk Wstecz do szukania, aby wrócić do strony wyszukiwania i wprowadzić nowe kryteria.
10
Kliknij przycisk Wstecz do menu, aby wrócić do menu głównego.
INFORMACJE POUFNE
Strona 3-13
Modyfikowanie strony Moja konfiguracja
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 4
Przegląd Na stronie Moja konfiguracja można zarządzać swoim kontem użytkownika oraz przekazywać swoje zamówienia i elementy robocze innym użytkownikom bez konieczności kontaktowania się z administratorem systemu. Aby otworzyć stronę Moja konfiguracja, kliknij polecenie Zmień Moją konfigurację w menu głównym. Okno Moja konfiguracja jest podzielone na dwie części: •
•
SmartOrg, która umożliwia wyświetlanie i edycję informacji osobistych dotyczących konta, tworzenie i edycję hasła, przekazywanie zamówień i elementów roboczych innemu użytkownikowi, a także ustawianie właściwości ogólnych, takich jak języki i strefa czasowa. Preferencje, która służy do zarządzania częstymi współpracownikami, wyświetlania kandydatów i zamówień oraz zarządzania preferencjami wyszukiwania kandydatów.
Przyciski i ikony Wróć do menu głównego.
Zapisz informacje na stronie Moja konfiguracja.
Anuluj bez zapisywania zmian. Zarządzaj informacjami na liście. Dodaj wybrany element do listy dostępnych elementów.
Otwórz okna selektorów.
Usuń elementy z listy.
Otwórz kalendarz.
Przyciski Zapisz i Anuluj dotyczą wszystkich kart na stronie Moja konfiguracja. Jeśli przed zamknięciem strony Moja konfiguracja nie zostanie kliknięty przycisk Zapisz, wszystkie zmiany, które wprowadzono po ostatnim zapisaniu, zostaną utracone.
Zmiana informacji osobistych 1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Moja konfiguracja. 2. Kliknij przycisk Edytuj obok sekcji Informacje osobiste. 3. Na liście Język wybierz język, w którym chcesz edytować konto użytkownika. 4. Zmodyfikuj pola, które wymagają zmiany.
INFORMACJE POUFNE
Strona 4-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 4
5. Kliknij przycisk Zapisz.
Zmiana informacji o koncie 1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Moja konfiguracja. 2. Kliknij przycisk Edytuj obok sekcji Informacje o koncie. 3. W razie potrzeby wpisz nowe hasło. Prawidłowe hasło: •
musi zawierać litery (co najmniej jedną) i cyfry (co najmniej jedną);
•
musi zawierać nie mniej niż sześć i nie więcej niż 32 znaki (cyfry i litery);
•
nie może zawierać znaków specjalnych (na przykład ’, ^, ü, é itp.);
•
musi różnić się od nazwy użytkownika;
•
nie może zawierać więcej niż dwóch identycznych kolejnych znaków (na przykład AAA).
4. Kliknij przycisk Utwórz hasło, aby hasło zostało wygenerowane przez system. Przy następnym logowaniu konieczna będzie zmiana hasła. 5. Jeśli konfiguracja systemu umożliwia ustalenie pytań identyfikacyjnych dla użytkowników, wyświetlana jest sekcja Informacje dotyczące zapomnianego hasła. Aby podczas rejestracji zmienić hasło, należy odpowiedzieć na zadane pytanie. 5a) W polu Pytanie pomocnicze wpisz swoje pytanie. 5b) W polu Odpowiedź wpisz swoją odpowiedź. Odpowiedź musi zawierać co najmniej jeden znak. 5c) Potwierdź odpowiedź i kliknij przycisk Zapisz. 6.
Kliknij przycisk Zapisz.
Przekazywanie zamówień i elementów roboczych Strona Przekazanie umożliwia przekazywanie zamówień i elementów roboczych innemu użytkownikowi. Elementy robocze są przekazywane na krótki czas (na przykład kiedy właściciel elementu roboczego przebywa na urlopie lub zwolnieniu lekarskim). 1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Moja konfiguracja. 2. Kliknij przycisk Przekaż obok sekcji Informacje o koncie. Zostanie otwarta strona Przekazanie. 3. Kliknij przycisk Szukaj. Zostanie otwarte okno Selektor użytkowników. 4. Na liście Użytkownicy wybierz użytkownika, któremu chcesz przekazać swoje elementy robocze, a następnie kliknij przycisk Wybierz. 5. Kliknij przycisk Kliknij przycisk
INFORMACJE POUFNE
, aby otworzyć kalendarz oraz wybrać datę początkową i datę końcową. , aby usunąć wybraną datę.
Strona 4-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 4
6. Kliknij przycisk Zapisz. Aby możliwe było przekazanie elementów danemu użytkownikowi, muszą zostać spełnione następujące reguły: • Nowy właściciel musi być inny niż dotychczasowy właściciel. • Nowy właściciel musi pełnić taką samą rolę (typ użytkownika), jak dotychczasowy właściciel. • Nowy właściciel musi należeć przynajmniej do wszystkich grup dotychczasowego właściciela. • Zawsze istnieje możliwość wyznaczenia użytkownika aplikacji Staffing WebTop jako nowego właściciela. • Jeśli dotychczasowy właściciel nie jest użytkownikiem aplikacji Staffing WebTop, nowy właściciel musi być użytkownikiem aplikacji Manager WebTop. • Jeśli bieżący właściciel jest użytkownikiem udziału (tzn. nie jest użytkownikiem aplikacji Staffing WebTop ani Manager WebTop), nowy właściciel także musi być użytkownikiem udziału (tzn. nie jest użytkownikiem aplikacji Staffing WebTop ani Manager WebTop). • Użytkownik aplikacji Administrator WebTop jest jednocześnie użytkownikiem aplikacji Staffing WebTop i Manager WebTop. • Użytkownik aplikacji Staffing WebTop może być przypisany do użytkownika aplikacji Administrator WebTop.
Zmiana właściwości ogólnych 1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Moja konfiguracja. 2. Kliknij przycisk Edytuj obok sekcji Właściwości ogólne. Zostanie otwarta strona Edytor kont użytkowników. 3. Na liście Język korespondencji wybierz język używany do korespondencji. Kiedy użytkownik otrzyma korespondencję, będzie ona w wybranym języku. 4. Wybierz język zawartości. 4a) Na liście Dostępne języki wybierz język, który chcesz dodać do listy Wybrane języki, a następnie kliknij przycisk Dodaj. 4b) Aby usunąć język z listy Wybrane języki, wybierz go na liście Dostępne języki, a następnie kliknij przycisk Usuń. 4c) Aby zmienić kolejność języków na liście Wybrane języki, wybierz język na liście i za pomocą strzałek w górę i w dół przesuń go do żądanej pozycji. Po określeniu języka zawartości wszystkie nowe zamówienia i szablony będą tworzone w pierwszym języku widocznym na liście, niezależnie od języka używanego w aplikacji Staffing WebTop. 5. W sekcji Strefa czasowa kliknij przycisk Szukaj, wybierz strefę czasową w Selektorze strefy czasowej, a następnie kliknij przycisk Wybierz. W razie potrzeby można wyszukać strefę według
INFORMACJE POUFNE
Strona 4-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 4
lokalizacji, opisu lub czasu Coordinated Universal Time (UTC), używając listy Sprecyzuj wg. Wpisz w polu szukany termin i kliknij przycisk Odśwież. Domyślna strefa czasowa jest ustalana dla całej organizacji. Użytkownicy znajdujący się w tej samej strefie czasowej, co organizacja, nie muszą modyfikować swoich ustawień strefy czasowej. Modyfikacja strefy czasowej przez użytkowników może być jednak konieczna do wyświetlenia informacji uwzględniających czas lokalny (na przykład w celu zaplanowania rozmowy kwalifikacyjnej). Nowo skonfigurowana strefa czasowa zastąpi domyślną firmową strefę czasową, która jest stosowana we wszystkich wysyłanych powiadomieniach o spotkaniach kwalifikacyjnych. Zostaną wyświetlone informacje o dacie i godzinie (na przykład Data: wtorek, 3 maja 2007 14:30 do 15:00 czasu wschodniego (UTC -05:00)). Zostaną one też użyte w programie Outlook lub w kalendarzu Lotus Notes odbiorcy w celu zsynchronizowania ustawień strefy czasowej. 6. W sekcji Odległość wybierz jednostki miary odległości, tzn. kilometry lub mile. 7. W sekcji Powiadomienie wybierz opcję Wiadomości w formacie faksu wyślij do użytkownika za pomocą faksu, a nie poczty elektronicznej, aby wiadomości dotyczące weryfikacji i usług zewnętrznych otrzymywać wyłącznie za pomocą faksu. 8. W sekcji Powiadomienie wybierz opcję Informuj tego użytkownika o zdarzeniach procesu za pomocą wiadomości e-mail, aby powiadamiać użytkownika o wszystkich krokach i zmianach statusu dotyczących jego kandydatów. 9. Kliknij przycisk Zapisz.
Ustalanie listy częstych współpracowników Osoby rekrutujące mogą utworzyć listę częstych współpracowników. Współpracownikiem może zostać każdy użytkownik (nieusunięty), nawet użytkownik spoza aplikacji WebTop (można go zaangażować do procesu akceptacji za pośrednictwem centrum współdzielenia elektron. Taleo).
Aby pole Współpracownicy było dostępne, musi je uaktywnić administrator systemu.
1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Części współpracownicy. , wybierz z listy żądanych współpracowników, 2. Aby dodać współpracowników, kliknij przycisk a następnie kliknij przycisk Gotowe. Można także użyć listy Pokaż, aby znaleźć żądanych współpracowników. 3. Aby usunąć z listy jednego lub kilku współpracowników, wybierz ich na liście i kliknij przycisk . 4. Kliknij przycisk Zapisz.
INFORMACJE POUFNE
Strona 4-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 4
Ustawianie preferencji wyświetlania kandydatów 1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Moi kandydaci. 2. Jeśli zostanie wybrana opcja Domyślnie pokaż kandydatów w procesie wyboru (jeśli jest odpowiedni), na liście kandydatów nastąpi automatyczne filtrowanie kandydatów, którzy są w procesie wyboru. Standardowo to pozwolenie nie jest włączone. 3. Kliknij przycisk Zapisz.
Włączanie opcji automatycznego wypełniania w Kreatorze zamówień Opcja automatycznego wypełniania pozwala na wybranie pól, które będą wypełniane automatycznie podczas tworzenia zamówienia. Po wyłączeniu opcji automatycznego wypełniania podczas tworzenia zamówienia okno dialogowe Kreator Zamówień zostanie pominięte i będzie wyświetlana pierwsza strona formularza zamówienia. 1. W oknie Moja konfiguracja kliknij przycisk Moje zamówienia. 2. Wybierz opcję. 3. Kliknij przycisk Zapisz.
Definiowanie częstych osób akceptujących dla zamówień W przypadku dostępu do strony Moja konfiguracja można zastąpić domyślne osoby akceptujące, które zostały ustawione przez administratora systemu. Osoby te będą wybierane automatycznie podczas tworzenia zamówień. W czasie wybierania osób akceptujących selektor wyświetla tylko tych użytkowników, którzy potencjalnie mogą być osobami akceptującymi. Osoba akceptująca musi być aktywnym użytkownikiem i posiadać uprawnienie do zatwierdzania zamówień. Administrator systemu nie może zmodyfikować listy osób akceptujących, które zostały ustawione przez użytkownika na stronie Moja konfiguracja. Kiedy zamówienie jest gotowe do akceptacji (poprzez wybranie działania Poproś o akceptację), kolejność akceptacji jest wybierana w następujący sposób: • •
Jeśli na stronie Moja konfiguracja wybrano osoby akceptujące zamówienia, zostaną one wybrane automatycznie. Jeśli na stronie Moja konfiguracja nie wybrano osób akceptujących, zostaną automatycznie wybrane osoby akceptujące na poziomie działu, które zostały ustawione przez administratora systemu. Wyświetlane będą tylko te osoby akceptujące, które mają uprawnienie do zatwierdzania zamówienia. Istnieje możliwość, że nie zostanie wyświetlona żadna osoba akceptująca, ponieważ nikt nie będzie uprawniony do akceptacji.
1. Kliknij przycisk Moja konfiguracja. 2. Kliknij opcję Częste osoby akceptujące — Zamówienia. 3. Aby dodać osoby akceptujące, kliknij przycisk , wybierz z listy żądane osoby, a następnie kliknij przycisk Gotowe. Odpowiednie osoby akceptujące można także znaleźć przy użyciu listy Pokaż.
INFORMACJE POUFNE
Strona 4-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 4
4. Aby zmienić kolejność osób akceptujących, wybierz odpowiednią liczbę na liście obok osoby akceptującej, a następnie kliknij przycisk Zmień porządek. 5. Aby usunąć z listy jedną lub kilka osób akceptujących, wybierz je na liście i kliknij przycisk
.
6. Kliknij przycisk Zapisz.
Definiowanie częstych osób akceptujących dla ofert W przypadku dostępu do strony Moja konfiguracja można zastąpić domyślne osoby akceptujące, które zostały ustawione przez administratora systemu. Te osoby akceptujące będą wybierane automatycznie podczas tworzenia ofert. W czasie wybierania osób akceptujących selektor wyświetla tylko tych użytkowników, którzy potencjalnie mogą być osobami akceptującymi. Osoba akceptująca musi być aktywnym użytkownikiem i posiadać uprawnienie do zatwierdzania ofert. Kiedy oferta jest gotowa do akceptacji (poprzez wybranie działania Poproś o akceptację), kolejność akceptacji jest wybierana w następujący sposób: • •
Jeśli na stronie Moja konfiguracja wybrano osoby akceptujące oferty, zostaną one wybrane automatycznie. Jeśli na stronie Moja konfiguracja nie wybrano osób akceptujących, zostaną automatycznie wybrane osoby akceptujące na poziomie działu, które zostały ustawione przez administratora systemu. Wyświetlane będą tylko te osoby akceptujące, które mają uprawnienie do zatwierdzania oferty. Istnieje możliwość, że nie zostanie wyświetlona żadna osoba akceptująca, ponieważ nikt nie będzie uprawniony do akceptacji.
1. Kliknij przycisk Moja konfiguracja. 2. Kliknij opcję Częste osoby akceptujące — Oferty. , wybierz z listy żądane osoby, a następnie 3. Aby dodać osoby akceptujące, kliknij przycisk kliknij przycisk Gotowe. Odpowiednie osoby akceptujące można także znaleźć przy użyciu listy Pokaż. 4. Aby zmienić kolejność osób akceptujących, wybierz odpowiednią liczbę na liście obok osoby akceptującej, a następnie kliknij przycisk Zmień porządek. 5. Aby usunąć z listy jedną lub kilka osób akceptujących, wybierz je na liście i kliknij przycisk
.
6. Kliknij przycisk Zapisz.
INFORMACJE POUFNE
Strona 4-7
Tworzenie zamówienia
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Przegląd Łącze Utwórz zamówienie umożliwia szybkie tworzenie i publikowanie zamówień.
Przyciski i ikony Zapisz tworzone zamówienie w formacie projektu. Zamówienia w formacie projektu można edytować.
Anuluj tworzone zamówienie bez zapisywania zmian.
Wróć do poprzedniej strony.
Przejdź do następnej strony.
Widok pola Opis stanowiska w postaci, jaka będzie widoczna w sekcji kariery.
Wklej informację wprowadzoną na Stronie wewnętrznej do Strony zewnętrznej i odwrotnie.
Zastosuj istniejący model dla pytań i umiejętności.
Drukuj zamówienie.
Zakończ proces tworzenia zamówienia i zamknij zamówienie po ukończeniu.
Otwórz okna selektorów (użytkownik, dział, szablon stanowiska, umiejętności, pytania itd.).
Otwórz menu wyboru.
Zmień porządek pytań i umiejętności zawartych w zamówieniu.
Usuń pozycje z listy.
Dodaj pozycje do listy.
Usuń element na liście.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Zarządzanie zamówieniami — współpraca między wieloma użytkownikami Kilka funkcji umożliwia współpracę między użytkownikami przy zarządzaniu zamówieniami. Rzeczywistymi współwłaścicielami zamówienia mogą być osoby zatrudniające i rekrutujące. Aby ułatwić codzienną pracę osób zatrudniających i rekrutujących, udostępniono dwie role asystentów: • •
Asystent osoby rekrutującej Asystent osoby zatrudniającej
Asystent osoby rekrutującej lub zatrudniającej jest współwłaścicielem zamówienia i może wykonać czynności związane z jego realizacją, aby ułatwić pracę swojemu przełożonemu, do którego — z perspektywy raportu — jest przypisane to zamówienie. Osoba rekrutująca i jej asystent oraz osoba zatrudniająca i jej asystent są uznawani za „właścicieli” zamówienia. Przy wysyłaniu powiadomień (na przykład dotyczących wskaźnika Uwaga albo zdarzenia procesu) są one dostarczane zarówno do osoby rekrutującej i zatrudniającej, jak i ich asystentów. Zadania (takie jak Do uzupełnienia, Gotowe do ogłoszenia) są obecnie przypisywane asystentom, a nie osobom rekrutującym ani zatrudniającym. Ponadto, aby określonej grupie użytkowników zapewnić specjalny dostęp do zamówienia w każdym momencie jego cyklu życia, można skorzystać z opcji Współpracownik. Właściciele zamówienia (czyli osoba rekrutująca i jej asystent oraz osoba zatrudniająca i jej asystent) mogą udostępnić swoje zamówienia jednemu lub większej liczbie użytkowników, przypisując im rolę współpracowników. Osoba rekrutująca, osoba zatrudniająca oraz ich asystenci (o ile istnieją) są głównymi użytkownikami mającymi dostęp do zamówienia w jego całym cyklu życia. Współpracownicy mogą przejąć odpowiedzialność za niektóre etapy realizacji zamówienia albo jedynie pomagać jego właścicielom. Współpracownikiem może zostać każdy użytkownik (nieusunięty), nawet użytkownik spoza aplikacji WebTop (można go zaangażować do procesu akceptacji za pośrednictwem centrum współdzielenia elektron. Taleo). Aby pola Współpracownik, Asystent osoby rekrutującej i Asystent osoby zatrudniającej były dostępne, musi je uaktywnić administrator systemu.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Requisition Owners
Recruiter
Recruiter Assistant
Requisition
Hiring Manager
Hiring Manager Assistant Collaborators
Tworzenie zamówienia Użytkownik aplikacji Manager WebTop po utworzeniu zamówienia może przypisać rolę osoby zatrudniającej innemu użytkownikowi. Domyślnie osobą zatrudniającą jest użytkownik tworzący zamówienie.
Wybieranie opcji ogłoszenia Wybierz jedną z następujących opcji ogłoszenia, a następnie kliknij przycisk Dalej. Utwórz i opublikuj zamówienie
Utworzenie zamówienia i ogłoszenie go w wewnętrznych i zewnętrznych sekcjach kariery.
Utwórz zamówienie bez publikowania go
Utworzenie zamówienia bez konieczności wskazywania witryny z ogłoszeniami o pracy.
Wybieranie typu zamówienia Wybierz jeden z następujących typów zamówienia, a następnie kliknij przycisk Dalej. Rekrutacja profesjonalistów
Tworzenie zamówień dla większości profesjonalistów.
Rekrutacja pracowników ze stawką godzinową
Tworzenie zamówień dla pracowników zatrudnianych na godziny.
Rekrutacja studentów
Tworzenie zamówień dla studentów lub na targi pracy dla studentów.
Rekrutacja kadry kierowniczej
Tworzenie zamówień dla kadry kierowniczej.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Jeśli dla organizacji użytkownika wybrany jest tylko jeden typ zamówienia, strona Wybór typu zamówienia nie będzie wyświetlana.
Jeśli Typ zamówienia został wyłączony przez administratora systemu, nie można duplikować zamówień utworzonych w oparciu o wyłączony typ zatrudnienia. Polecenie Duplikuj będzie niedostępne.
Włączanie opcji Autowypełnianie zamówienia Istnieje możliwość wyboru szablonu stanowiska, stanowiska lub działu, który będzie podstawą zamówienia. Dzięki temu pewna liczba pól w formularzu zamówienia zostanie automatycznie wypełniona przez system. Aby wybrać szablon zawodu, stanowisko lub dział, kliknij przycisk przycisk Dalej.
. Następnie kliknij
W oknie Selektor szablonów będą widoczne wyłącznie szablony ogólne lub szablony związane z grupą użytkownika, polem stanowiska, organizacją i lokalizacją. Niektóre zamówienia, z którymi będzie pracować użytkownik, mogą pochodzić z Systemów Zarządzania Kadrami (SZK). Jeśli z jakichś powodów nie można edytować lub zmodyfikować niektórych zamówień widocznych na liście zamówień użytkownika, może to świadczyć o braku wymaganych uprawnień. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.
Definiowanie struktury i wybieranie szablonów W sekcji Struktura i szablon wprowadza się informacje dotyczące struktury przedsiębiorstwa, działu, lokalizacji, stanowiska, organizacji itd. Poniżej przedstawiono sekcje skonfigurowane dla typowych organizacji. 1. Wybierz grupę użytkownika. Dostępne są grupy, do których należy użytkownik. Grupa to zbiór użytkowników, którzy muszą mieć dostęp do tych samych informacji. Przykładem grupy może być zespół ludzi pracujących nad zamówieniami pochodzącymi z pewnej lokalizacji. Patrz “Sekcje grup Organizacja-Lokalizacja-Zawód (OLZ)” na stronie 14-11 2. W polu Stanowisko kliknij przycisk Wybierz... Zostanie otwarte Menu wyboru. Wybierz kategorię, funkcję i specjalność. Kliknij przycisk Gotowe. Po wybraniu szablonu w sekcji Autowypełnianie zamówienia te pola są już wypełnione. •
Aby skasować wybór, kliknij przycisk
.
. Zostanie otwarte okno Selektor 3. W polu Dział (numer i nazwa) kliknij przycisk działów. Wybierz nazwę i numer działu. Kliknij przycisk Gotowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
4. W polu Organizacja kliknij przycisk Wybierz... Zostanie otwarte Menu wyboru. Wybierz firmę, dział i oddział. Kliknij przycisk Gotowe. Po wybraniu szablonu w sekcji Autowypełnianie zamówienia te pola są już wypełnione. Kliknij okno Struktura organizacji, jeśli jest dostępne, aby zobaczyć hierarchię firmową. Aby skasować wybór, kliknij przycisk . 5. W polu Podstawowa lokalizacja kliknij przycisk Wybierz... Zostanie otwarte Menu wyboru. Wybierz kraj, stan/prowincję, region i miasto. Kliknij przycisk Gotowe. • •
Po wybraniu szablonu w sekcji Autowypełnianie zamówienia te pola są już wypełnione. •
Aby skasować wybór, kliknij przycisk
.
6. Jeśli stanowisko jest oferowane w więcej niż jednej lokalizacji, kliknij przycisk w polu Inne lokalizacje. Selektor lokalizacji. Wybierz inne lokalizacje. Kliknij przycisk Gotowe. •
Aby usunąć lokalizację, kliknij przycisk
.
, aby wybrać identyfikator 7. W polu Stanowisko (ID i Nazwa stanowiska) kliknij przycisk i nazwę stanowiska. Zostanie otwarte okno Selektor stanowisk. Wybierz stanowisko. Kliknij przycisk Gotowe. , aby wybrać 8. W polu Zastosowany szablon (Kod i nazwa stanowiska) kliknij przycisk kod i nazwę stanowiska. Zostanie otwarte okno Szablon stanowiska. Wybierz szablon stanowiska. Kliknij przycisk Gotowe. Po wybraniu szablonu w sekcji Autowypełnianie zamówienia to pole jest już wypełnione. 9. Sekcja Miejsca pracy umożliwia skojarzenie zamówienia z jednym lub większą liczbą miejsc pracy.. W takim przypadku kandydaci będą mieli możliwość wyszukiwania stanowisk na podstawie kodu pocztowego. Kliknij przycisk +, aby wybrać miejsce pracy w selektorze miejsc pracy. 10. Kliknij przycisk Dalej. Po wybraniu opcji Autowypełnianie zamówienia nadal można wprowadzać modyfikacje na stronie Struktura i szablon. Jeśli po wybraniu nowego szablonu konieczne jest zaktualizowanie niektórych pól przez system, zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy. W komunikacie będą wymienione możliwe brakujące pola, a użytkownik może wskazać, które z nich mają zostać zaktualizowane.
Wprowadzanie informacji niezbędnych do identyfikacji oraz załączanie plików W sekcji Identyfikacja wprowadza się informacje pomocne przy identyfikowaniu zamówienia. W sekcji Załączniki można dołączyć pliki do zamówienia i udostępnić je osobom akceptującym oraz użytkownikom mającym dostęp do tego zamówienia. 1. W polu Nazwa (według osoby zatrudniającej) wpisz tymczasową nazwę zamówienia. Nazwa ta będzie pełniła rolę identyfikatora na wczesnych etapach tworzenia zamówienia, aż do przydzielenia przez osobę rekrutującą oficjalnej nazwy zamówienia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
2. W polu Numer zamówienia wpisz numer zamówienia. Aby zapewnić niepowtarzalność numeru zamówienia w systemie, przeprowadzany jest proces zatwierdzania numeru. Jeśli system jest skonfigurowany tak, aby automatycznie przydzielać numer zamówienia, to pole może być niewidoczne. 3. W polu Osoba rekrutująca (ID i nazwisko) kliknij przycisk rekrutującą. 4. W polu Osoba zatrudniająca (ID i nazwisko) kliknij przycisk zatrudniającą. 5. W polu Asystent osoby rekrutującej (ID i nazwisko) kliknij przycisk asystenta osoby rekrutującej. 6. W polu Asystent osoby zatrudniającej (ID i nazwisko) kliknij przycisk asystenta osoby zatrudniającej.
, aby wybrać osobę , aby wybrać osobę , aby wybrać , aby wybrać
Aby pola Asystent osoby rekrutującej oraz Asystent osoby zatrudniającej zostały wyświetlone, należy je uaktywnić, a następnie zintegrować z informacjami o postępie zamówienia.
Informacje o osobie rekrutującej lub jej asystencie albo osobie zatrudniającej lub jej asystencie może zmodyfikować wyłącznie właściciel zamówienia lub użytkownik ze specjalnymi uprawnieniami nadanymi przez administratora systemu. 7. W sekcji Współpracownicy określ współpracowników, którzy będą służyć Ci pomocą w całym cyklu życia zamówienia. •
Kliknij przycisk
, aby w oknie Selektor użytkowników dodać współpracowników do listy.
•
Kliknij przycisk
, aby usunąć współpracowników z listy.
•
Kliknij przycisk Dodaj częstych współpracowników do listy, aby dodać listę współpracowników ustaloną na stronie Moja konfiguracja. Patrz “Ustalanie listy częstych współpracowników” na stronie 4-5
8. W polu Uzasadnienie określ powód pojawienia się wakatu. Dostępne możliwości: Nowe stanowisko Zamiana • Modyfikacja • Rozszerzenie 9. W polu Liczba wakatów wpisz liczbę dostępnych stanowisk. Można podać konkretną lub nieograniczoną liczbę stanowisk. Parametr Bez ograniczeń stosuje się często w przypadku stanowisk o dużej fluktuacji. • •
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-7
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
10. W polu Streszczenie wpisz dodatkowe informacje dotyczące zamówienia. Te informacje są dostępne tylko dla osób zatrudniających i nie będą wyświetlane z zamówieniem po jego opublikowaniu. Po dodaniu pól niestandardowych można wprowadzić dodatkowe informacje charakterystyczne dla organizacji użytkownika. Jeśli organizacja nie korzysta z pól niestandardowych, ta sekcja może być niewidoczna. 11. Aby załączyć plik do zamówienia, kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz plik. Kliknij przycisk Załącz, aby załączyć plik do zamówienia. •
Aby przejrzeć plik załączony do zamówienia, kliknij ten plik.
•
Aby usunąć plik załączony do zamówienia, kliknij przycisk Usuń.
12. Kliknij przycisk Dalej.
Wprowadzanie informacji o profilu i wynagrodzeniu W sekcji Profil podaje się ogólną charakterystykę stanowiska, która będzie dostępna dla kandydatów ubiegających się o stanowisko. W sekcji Wynagrodzenie wprowadza się informacje o wynagrodzeniu (pensja, dodatek samochodowy itd.) w odniesieniu do określonego stanowiska. W polach można wprowadzać znaki alfanumeryczne, z wyjątkiem pól Pensja minimalna i Pensja Maksymalna. 1. Wybierz status, jaki będzie posiadał pracownik. Dostępne możliwości: Stały • Kontraktowy • Czasowy • Na czas określony • Brak informacji 2. Wybierz typ stanowiska. Dostępne możliwości: •
Standardowy • Staż • Współpraca • Praca letnia • Praca dla absolwenta • Praca okresowa • Doświadczony pracownik • Brak informacji 3. Wybierz harmonogram, aby określić liczbę godzin pracy w ciągu dnia. Dostępne możliwości: •
• • • • •
Praca w pełnym wymiarze godzin Praca w niepełnym wymiarze godzin Skrócony czas pracy Na dzień Brak informacji
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-8
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
4. Wybierz poziom stanowiska, aby określić, czy dana osoba ma być współpracownikiem indywidualnym czy kierownikiem z raportowaniem bezpośrednim. Dostępne możliwości: Początkujący • Współpracownik indywidualny • Kierownik zespołu • Kierownik • Dyrektor • Kadra • Kierownik z raportowaniem bezpośrednim • Kierownik bez raportowania bezpośredniego • Kierownik wyższego szczebla • Brak informacji 5. Wybierz odpowiednią zmianę, aby określić, w jakich godzinach pracownik zazwyczaj będzie pracował w ciągu doby. Dostępne możliwości: •
Zmiana dzienna • Zmiana popołudniowa • Zmiana nocna • Na wezwanie • Zmienny • Ruchomy czas pracy • Weekend • Rotacyjny • Brak informacji 6. Określ poziom wykształcenia wymagany do objęcia stanowiska. •
7. Określ kierunek studiów wymagany do objęcia stanowiska. 8. Wybierz ilość czasu, jaką pracownik będzie spędzał na podróżowaniu w ramach pracy. Dostępne możliwości: Nie • Tak, 5% czasu • Tak, 10% czasu • Tak, 15% czasu • Tak, 20% czasu • Tak, 25% czasu • Tak, 50% czasu • Tak, 75% czasu • Tak, 100% czasu • Brak informacji 9. Wprowadź przybliżoną preferowaną datę rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. •
10. W polu Waluta wybierz walutę, w jakiej będzie wypłacana pensja. 11. W polu Poziom stanowiska wpisz poziom stanowiska. 12. W polach Pensja minimalna i Pensja maksymalna wprowadź poziomy pensji.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-9
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
13. Na liście Podstawa wynagrodzenia wybierz podstawę do naliczania pensji minimalnej i maksymalnej. 14. W polu Urlop wpisz wartość liczbową i wybierz odpowiednią pozycję na liście. 15. W polach Pensja z najsłabszego kwartyla, średnia pensja i Pensja z najlepszego kwartyla wpisz odpowiednie wartości (jeśli trzeba). Pensja z najsłabszego kwartyla
Jest to poziom wypłacanej pensji i poziom, poniżej którego kształtują się pensje najniższego kwartyla (25%) osób zatrudnionych na porównywalnych stanowiskach na rynku.
średnia pensja
Jest to średnia pensja osób zatrudnionych na porównywalnych stanowiskach na rynku.
Pensja z najlepszego kwartyla
Jest to poziom wypłacanej pensji i poziom, powyżej którego kształtują się pensje najwyższego kwartyla (25%) osób zatrudnionych na porównywalnych stanowiskach na rynku.
16. W polu Prowizja/Opis podaj informacje dotyczące prowizji. Następnie wybierz pakiet na liście Pakiet. 17. W polu Przeprowadzka/Kwota wpisz wysokość kwoty przeznaczonej na przeprowadzkę. Następnie wybierz pakiet na liście Pakiet. 18. W polu Akcje/Opis wpisz ilość dostępnych akcji. Następnie wybierz pakiet na liście Pakiet. 19. W polu Opcje/Opis podaj opis dostępnych opcji. Następnie wybierz pakiet na liście Pakiet. 20.W polu Rachunek wydatków wpisz wysokość kwoty przeznaczonej na pokrycie wydatków. 21. W polu Dodatek samochodowy wpisz wysokość kwoty przeznaczonej na pokrycie wydatków samochodowych. 22. W polach Roczna, Podpisanie oraz Inna wpisz odpowiednie wysokości premii. 23. W polu Inne wynagrodzenie podaj opis lub wysokość innego wynagrodzenia. 24. Kliknij przycisk Dalej.
Zamieszczanie opisu wewnętrznego Za pomocą pól w sekcji Opis wewnętrzny można kontrolować, które informacje zostaną opublikowane wewnętrznie w ofercie pracy. Zawartość pól w tej sekcji będzie widoczna wraz z ofertą pracy tylko w intranecie. Opis wewnętrzny można wykorzystać do podawania poufnych szczegółów, takich jak nazwa konkretnego projektu czy produktu, ponieważ informacje te będą widoczne tylko dla pracowników. , aby wybrać osobę kontaktową. 1. W polu Nazwisko osoby kontaktowej kliknij przycisk Można tu wpisać własne nazwisko lub nazwisko innej osoby, która zna wymogi dotyczące zamówienia. 2. Jeśli w polu Adres e-mail osoby kontaktowej odpowiedni adres nie zostanie wyświetlony automatycznie, kliknij przycisk 3. W polu Data otwarcia kliknij przycisk kandydatury na dane stanowisko. INFORMACJE POUFNE
, aby wybrać osobę kontaktową. , aby wybrać datę, od której można zgłaszać
Strona 5-10
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
4. W polu Data zamknięcia kliknij przycisk kandydatury na dane stanowisko.
Rozdział 5
, aby wybrać datę, do której można zgłaszać
Daty otwarcia i zamknięcia wyznaczają okres, w którym firma oferuje stanowisko. Mogą się one różnić od dat publikacji (ogłoszenia).
5. W polu Opis wpisz opis, albo skopiuj i wklej tekst z innego źródła. 5a) Aby sformatować tekst, wybierz opcje formatowania na pasku narzędzi w polu Opis. Obsługiwany jest format .rtf. Patrz “Edytor HTML” na stronie 13-1 6. W polu Kwalifikacje wpisz kwalifikacje, albo skopiuj i wklej tekst z innego źródła. Na pasku narzędzi w polu Kwalifikacje dostępne są te same opcje formatowania, jak w polu Opis. Patrz “Edytor HTML” na stronie 13-1 7. W polach specyficznych dla organizacji (pola zdefiniowane przez użytkownika) wpisz informacje charakterystyczne dla firmy. Jeśli organizacja nie korzysta z pól niestandardowych, ta sekcja może być niewidoczna. 8. Kliknij przycisk Dalej.
Zamieszczanie opisu zewnętrznego Za pomocą pól w sekcji Opis zewnętrzny można kontrolować, które informacje zostaną opublikowane zewnętrznie w ofercie pracy. Zawartość pól w tej sekcji będzie opublikowana we wszystkich zewnętrznych sekcjach kariery w witrynie sieciowej oraz na wybranych tablicach stanowisk. 1. Kliknij przycisk Wklej, aby skopiować informacje z opisu wewnętrznego. W razie potrzeby zmodyfikuj informacje. LUB Powtórz procedurę wprowadzania opisu wewnętrznego. Patrz “Zamieszczanie opisu wewnętrznego” na stronie 5-10. W polu Opis podsumowujący dla tablicy stanowisk wprowadź podsumowanie opisu stanowiska na potrzeby zewnętrznych tablic stanowisk. W polu Opis podsumowujący dla tablicy stanowisk można wpisać do 1000 znaków ASCII. To pole jest jednak używane wyłącznie w witrynie Yahoo! HotJobs, w której można wprowadzić maksymalnie 100 znaków ASCII. W witrynie Yahoo! HotJobs pole Opis podsumowujący dla tablicy stanowisk jest widoczne pod nazwą stanowiska. 2. Kliknij przycisk Dalej.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-11
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Wprowadzanie informacji administracyjnych W sekcji Administracja można wprowadzić dodatkowe informacje administracyjne, które nie będą widoczne dla kandydata. 1. Na liście Obywatelstwo wybierz status obywatelstwa wymagany do objęcia stanowiska. 2. Na liście Praca w godzinach nadliczbowych wskaż, czy pracownik będzie zwolniony z pracy w godzinach nadliczbowych. 3. W polu Dodatkowe informacje wpisz odpowiednie dane. 4. W polach specyficznych dla organizacji (pola zdefiniowane przez użytkownika) wpisz informacje charakterystyczne dla firmy. Jeśli organizacja nie korzysta z pól niestandardowych, ta sekcja może być niewidoczna. 5. W sekcji Przepisy wypełnij część EEO (Stany Zjednoczone) lub EE (Kanada), jeśli jest to konieczne. W sekcji Przepisy można wprowadzić informacje dotyczące przepisów obowiązujących w krajach, gdzie można objąć proponowane stanowisko. Ponieważ takim przepisom mogą podlegać niektóre wymagane prawem statystyki, bardzo istotne jest, aby w sekcji Przepisy były zamieszczane poprawne informacje. Jeśli takie przepisy nie istnieją w kraju użytkownika, albo organizacja użytkownika im nie podlega, ta sekcja może być niewidoczna.
6. Kliknij przycisk Dalej.
Wprowadzanie informacji analizy wstępnej W sekcji Analiza wstępna można przejrzeć pytania wykluczające oraz umiejętności i pytania, które zostały skojarzone z zamówieniem. Na podstawie modelu kompetencji dla pola stanowiska system automatycznie sugeruje umiejętności i pytania, które powinny być dołączone do zamówienia. Umiejętności i pytania z szablonu zastępują te z modelu kompetencji. 1. Kliknij przycisk +, aby zobaczyć pytania wykluczające dla zamówienia.
Pytań wykluczających nie można dodawać, usuwać ani edytować.
2. Aby zastosować model umiejętności i pytań skojarzony z tym typem stanowiska, kliknij przycisk Zastosuj model, jeśli jest dostępny. W razie potrzeby można dodać lub usunąć umiejętności z modelu. Jeśli przycisk Zastosuj model jest niedostępny, żaden model umiejętności nie dotyczy tego typu stanowiska. 3. Aby zmodyfikować domyślne wartości na listach Min. kompetencje i Min. doświadczenie, wybierz opcję Zmień minimalne wymagania dotyczące kompetencji i doświadczenia (średnio zaawansowany, od 1 do 3 lat).
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-12
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
4. Aby dodać umiejętności do zamówienia: 4a) W sekcji Umiejętności kliknij przycisk
.
4b) W oknie Selektor umiejętności wybierz umiejętności. Kliknij przycisk Gotowe. Patrz “Selektor umiejętności” na stronie 14-6 4c) Opcjonalnie: Zaznacz, czy dla danego stanowiska posiadanie konkretnej umiejętności stanowi wymóg czy zaletę. 4d) Jeśli została wybrana opcja Zmień minimalne wymagania dotyczące kompetencji i doświadczenia (średnio zaawansowany, od 1 do 3 lat), zaznacz pole wyboru Wymagane lub Zaleta i wybierz odpowiednie pozycje na listach Min. kompetencje i Min. doświadczenie. 4e) W polu Waga wybierz wartość dla odpowiedzi dotyczącej umiejętności. Dla każdej odpowiedzi można wybrać wartość bez żadnych ograniczeń. Na liście Waga zawsze wyświetlane są te same wartości. Ponadto obok listy Waga wyświetlana jest wartość procentowa w nawiasach. Jest to wartość procentowa każdej odpowiedzi w łącznej sumie punktów za umiejętności i pytania. Zmiana wagi powoduje ponowne obliczenie wartości procentowej i wyświetlenie nowej wartości.
W zależności od ustawień organizacji kolumna Waga i pole Suma dla umiejętności i pytań mogą być niewidoczne.
5. Aby usunąć umiejętności z zamówienia, wybierz odpowiednie pozycje w sekcji Umiejętności i kliknij przycisk . 6. Aby zmienić kolejność umiejętności, wybierz odpowiednią liczbę na liście obok umiejętności. Następnie kliknij przycisk Zmień porządek. 7. Aby dodać pytania do zamówienia: 7a) W sekcji Pytania kliknij przycisk
.
7b) W oknie Selektor pytań wybierz pytania. Kliknij przycisk Gotowe. Patrz “Selektor pytań (jednego lub wielu)” na stronie 14-6 7c) Opcjonalnie: Zaznacz, czy dla danego stanowiska posiadanie konkretnej umiejętności stanowi wymóg czy zaletę. 8. Aby usunąć pytania z zamówienia, w sekcji Pytania wybierz odpowiednie pozycje i kliknij . przycisk 9. Aby zmienić kolejność pytań, wybierz odpowiednią liczbę na liście obok pytania. Następnie kliknij przycisk Zmień porządek. 10. Kliknij przycisk Dalej.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-13
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Uwaga dotycząca funkcji Ace RecruitingTM (rekrutowanie idealnych kandydatów) Funkcja ACE RecruitingTM umożliwia szybkie znalezienie najlepszych kandydatów i niezbędnych informacji, bez konieczności przeglądania długiej listy zgłaszających się osób. Każdy krok procesu Rekrutowanie idealnych kandydatów wpływa na poprawę procesu zatrudniania. Cały proces rekrutowania IDEALNYCH KANDYDATÓW wpływa na poprawę spójności, jakości i obiektywizmu, co pomaga osobom rekrutującym i zatrudniającym na polepszenie ram czasowych i zwiększenie jakości zatrudnienia. Jak wygląda proces rekrutacji idealnych kandydatów? • • • •
Gdy kandydaci zgłaszają się na konkretne stanowisko, zadawane są im pytania i badane są umiejętności określone na stronie Analiza wstępna. Kandydaci wskazują wybrane odpowiedzi na pytania oraz wprowadzone umiejętności. Można również określić wagę niektórych odpowiedzi. Na podstawie odpowiedzi wybranych przez kandydatów dokonywana jest automatyczna analiza wstępna.
Wybieranie usług weryfikacji W sekcji Weryfikacja wybiera się usługi i dostawców usług, którzy mają być dołączeni do zamówienia. Usługi weryfikacji, takie jak ocena kandydata, sprawdzenie przeszłości, badanie uprawnień do ulgi w podatku od wynagrodzeń, przewodniki prowadzenia rozmów, zapewniają sprawdzone testy pozwalające na określenie i pomiar kwalifikacji, motywacji, zdolności i uprawnień kandydatów. Natychmiast po uruchomieniu usługi w organizacji będzie ona wyświetlana w sekcji Weryfikacja. Dostępne Usługi weryfikacji mogą się różnić w zależności od usług uruchomionych przez organizację użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji o usługach weryfikacji, skontaktuj się z administratorem systemu. 1. Wybierz usługę weryfikacji. Można wybrać więcej niż jedną usługę. 2. Kliknij przycisk
, aby wybrać określonego dostawcę usług.
3. Kliknij przycisk Dalej. Liczba usług oraz tryb wyboru (przycisk Szukaj, pola wyboru, listy itd.) mogą się różnić w zależności od dostawcy usług. Wybrane usługi będą dostępne dla powracających kandydatów, którzy w trybie online będą ubiegać się o konkretne stanowiska lub którzy zostaną poproszeni o samookreślenie lub podanie dodatkowych informacji. Aby usługa weryfikacji była dostępna dla kandydatów, osoba rekrutująca musi wybrać opcję Poproś o usługę weryfikacji na liście Więcej działań.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-14
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Przypisywanie zamówienia do konkretnej osoby rekrutującej W tej sekcji można przypisać zamówienie do konkretnej osoby rekrutującej. Ta osoba rekrutująca stanie się wówczas właścicielem zamówienia. 1. W polu tekstowym wprowadź nazwisko osoby rekrutującej lub kliknij przycisk wybrać nazwisko w oknie Selektor użytkowników.
, aby
2. W polu Komentarze wprowadź komentarze lub informacje związane z przypisaniem. 3. Kliknij przycisk Dalej.
Przypisywanie osoby akceptującej W tej sekcji tworzy się kolejność akceptacji, wybiera się osoby akceptujące i wyznaczoną osobę rekrutującą, do której zostanie przypisane zamówienie po zaakceptowaniu. Wybrana osoba rekrutująca stanie się właścicielem zamówienia.
Gdy zamówienie zostanie zaakceptowane, można je przesłać do osoby rekrutującej (właściciela). W polu tekstowym wprowadź nazwisko osoby rekrutującej lub kliknij przycisk , aby wybrać nazwisko w oknie Selektor użytkowników. Patrz “Selektor użytkowników (jednego lub wielu)” na stronie 14-9
Weryfikowanie informacji dotyczących zamówienia Na stronie Sprawdź wprowadzone informacje można przejrzeć zawartość nowo utworzonego zamówienia. Kliknij przycisk Poprzedni, aby dokonać zmian na poprzednich stronach. Po dokonaniu wszystkich zmian kliknij przycisk Zakończ. Zamówienie zostanie automatycznie zapisane. Jeśli w procesie tworzenia zamówienia wystąpią błędy, zostaną one wskazane w osobnym oknie. Wprowadź wszystkie niezbędne poprawki i kliknij przycisk Zakończ. Kliknij przycisk Drukuj, aby wydrukować zamówienie. INFORMACJE POUFNE
Strona 5-15
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 5
Jeśli na początku procesu tworzenia zamówienia na stronie Wybierz opcję ogłoszenia wybrano Utwórz i opublikuj zamówienie, może nastąpić otwarcie strony Ogłoszenie (w zależności od opcji ogłoszenia wybranych dla postępu zamówienia). Jeśli opcja ogłoszenia nie została wybrana, zostanie otwarta strona „Dziękujemy”.
Ogłaszanie zamówienia Jeśli na stronie Wybierz opcję ogłoszenia na początku procesu tworzenia zamówienia wybrano opcję Utwórz i opublikuj zamówienie, będzie można wybrać miejsce publikacji ogłoszenia. 1. Wybierz wewnętrzne i zewnętrzne sekcje kariery. 2. Wybierz opcję Ogłoś jako „Pilne”, jeśli stanowisko wymaga szybkiego obsadzenia. Ikona Pilne pojawi się obok nazwy zamówienia w sekcji kariery. 3. Jeśli wybrano publikacje wewnętrzną i zewnętrzną, powiadomienie o ogłoszeniu (Wyślij elektroniczne ogłoszenia o pracy do kandydatów wewnętrznych odpowiadających kryteriom) zostanie wysłane tylko do kandydatów wewnętrznych. 4. Kliknij przycisk Zakończ. Po ukończeniu zamówienia zostanie otwarta strona Dziękujemy.
Ogłaszanie z opóźnieniem W przypadku braku pozwolenia na zatwierdzenie zamówienia, wybory dotyczące ogłoszenia zostaną zapisane do czasu zatwierdzenia zamówienia przez wszystkich użytkowników. Wybrane opcje ogłoszenia oraz Prośba o ogłoszenie po akceptacji będą śledzone na karcie Historia w aplikacjach Manager WebTop i Staffing WebTop. Zatwierdzone zamówienie zostanie automatycznie opublikowane we wszystkich sekcjach kariery, które zostały wybrane na stronie Ogłoszenie. Jeśli na stronie Ogłoszenie zostanie wybrana opcja Zapisz jako projekt, wybrane opcje dotyczące ogłoszenia będą zapisane i śledzone w takim sam sposób, jak w przypadku opcji Opóźnij ogłoszenie.
W aplikacji Manager WebTop nie można wycofać ogłoszenia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 5-16
Przeglądanie swoich zamówień i kandydatów
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Przegląd Na kartach Moje zamówienia i Moi kandydaci można uzyskać dostęp do własnych zamówień i kandydatów. Aby uzyskać dostęp do zamówień i kandydatów: 1. W menu głównym kliknij polecenie Zamówienia lub Kandydaci. Aby można było zobaczyć listy kandydatów dla konkretnego zamówienia, administrator systemu musi włączyć następujące uprawnienia użytkownika. Jeśli to pozwolenie nie zostanie włączone, w menu głównym będzie dostępne wyłącznie polecenie Pokaż moje zamówienia. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.
Przyciski i ikony Zapisz tworzone zamówienie w formacie projektu. Zamówienia w formacie projektu można edytować.
Anuluj tworzone zamówienie bez zapisywania zmian.
Widok pola Opis stanowiska w postaci, jaka będzie widoczna w sekcji kariery.
Wklej informację wprowadzoną na Stronie wewnętrznej do Strony zewnętrznej i odwrotnie.
Zastosuj istniejący model dla pytań i umiejętności.
Drukuj zamówienie.
Zakończ proces tworzenia zamówienia i zamknij zamówienie po ukończeniu.
Zamknij akta kandydata.
Zapisz informacje w zamówieniu lub aktach kandydata.
Wróć do góry listy.
Wróć do menu głównego. Przejdź z jednej strony na drugą lub bezpośrednio do pierwszej albo ostatniej strony listy.
INFORMACJE POUFNE
+/Rozszerz lub zwiń nagłówki w zamówieniu lub aktach kandydata.
Otwórz menu wyboru.
Strona 6-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Otwórz okna selektorów (użytkownik, dział, szablon stanowiska, umiejętności, pytania itd.).
Utwórz nowe zamówienie.
Kliknij, aby anulować zamówienie.
Dodaj komentarze do akt kandydata.
Otwórz okno Skontaktuj się z osobą rekrutującą, aby wysłać informacje lub komentarze do osoby rekrutującej.
Dopasuj kandydatów do zamówień.
Udostępniaj kandydata innym użytkownikom.
Utwórz nowe zamówienie w oparciu o informacje zawarte w aktualnie otwartym zamówieniu.
Wyślij informacje o kandydacie do innych użytkowników.
Drukuj zamówienie, listę zamówień, akta kandydata, listę kandydatów lub zobacz stronę podglądu.
Wybierz działanie (wpisz ocenę, dodaj komentarz lub załącz plik), wprowadź szczegóły (ocena%) i komentarze.
Zmień porządek pytań i umiejętności zawartych w zamówieniu.
Załącz pliki lub dokumenty do akt kandydata.
Dodaj pozycje do listy.
Usuń pozycje z listy.
Usuń element na liście.
Sygnalizuje, że osoba rekrutująca musi sprawdzić odpowiedzi wykluczające kandydata.
Wskazuje wykluczonych kandydatów na liście kandydatów i w aktach kandydata.
Do posiadanego przez Ciebie zamówienia lub akt kandydata zostały wprowadzone zmiany dokonane przez innego użytkownika.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Karta Moje zamówienia Na karcie Moje zamówienia znajduje się lista zamówień użytkownika.
Lista Pokaż zamówienia Lista Pokaż zamówienia umożliwia filtrowanie zamówień przy użyciu następujących filtrów: Które posiadam
Wyświetlane są zamówienia posiadane przez użytkownika.
przy których współpracuję
Wyświetlane są zamówienia, przy których użytkownik współpracuje.
Które posiadam lub przy których współpracuję
Wyświetlane są zamówienia, których użytkownik jest właścicielem lub przy których współpracuje.
Zostałem poproszony o wsparcie
Wyświetlane są zamówienia, dla których wysłano prośbę o współpracę i przy których użytkownik musi współpracować.
Właścicielem zamówienia może być osoba rekrutująca lub jej asystent albo osoba zatrudniająca lub jej asystent. Patrz “Zarządzanie zamówieniami — współpraca między wieloma użytkownikami” na stronie 5-3
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Nagłówki kolumn Moje zamówienia Kolumna
Opis Wskazuje, że zamówienie jest oznaczone wskaźnikiem Uwaga. Wskaźnik Uwaga pojawia się, gdy inny użytkownik zmienił status posiadanego przez Ciebie zamówienia. Wskaźnik pojawia się również wtedy, gdy kandydat połączony z jednym z zamówień użytkownika dokonał zmian w swoim profilu kandydata. Patrz “Wskaźnik Uwaga” na stronie 2-4.
Nr
Numer zamówienia.
Nazwa
W kolumnie wyświetlana jest nazwa zamówienia. Kliknij nazwę zamówienia, aby zobaczyć informacje o tym zamówieniu. Jeśli posiadane przez Ciebie zamówienie jest ciągle na etapie projektu, zostanie automatycznie wyświetlone okno edycji, aby można było ukończyć tworzenie zamówienia. Ikony obok nazwy oznaczają informacje dotyczące zamówienia. Aby poznać znaczenie ikony, umieść wskaźnik nad ikoną: po chwili zostanie wyświetlona etykieta. Wskazuje, że wypełnienie tego zamówienia jest pilne. Wskazuje, że dla tego zamówienia został uaktywniony alert oznaczający idealnego kandydata. Sygnalizuje, że dla tego zamówienia została włączono funkcję codziennego raportu rekrutacyjnego. Sygnalizuje, że ogłoszenie tego zamówienia zostało zablokowane.
Osoba rekrutująca
W kolumnie wyświetlane jest nazwisko osoby rekrutującej, która jest właścicielem zamówienia. Aby przełączyć wyświetlanie na osobę rekrutującą, jej asystenta, osobę zatrudniającą, jej asystenta lub ostatniego pełnomocnika, kliknij nagłówek kolumny Osoba rekrutująca.
Status
W kolumnie wyświetlany jest status zamówienia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Kolumna
Szczegóły statusu
Rozdział 6
Opis W kolumnie podawane są szczegóły statusu zamówienia. Statusy i szczegóły statusów: Projekt: Niezałatwione Do akceptacji, Odrzucono Otwarte: Zaakceptowano, Zaplanowano, Opublikowano, Wygasły, Wycofano Wstrzymane: , Wygasło, Wycofano Obsadzone: , Wygasło, Wycofano Anulowano: , Wygasło, Wycofano Usunięto: Poniżej podano informacje o szczegółach statusu publikacji. Opublikowano (do dnia): Wyświetlana jest data wygaśnięcia ostatniego ogłoszenia. Może pojawić się również informacja, że jest to ogłoszenie bieżące. Zaplanowano (data): Wyświetlana jest zaplanowana data publikacji ogłoszenia. Wycofano (data): Wyświetlana jest data wycofania zamówienia z ostatniej witryny. Wygasło (data): Wyświetlana jest data wygaśnięcia ostatniego ogłoszenia. W kolumnie wskazana jest liczba kandydatów, którzy zgłosili się lub zostali dopasowani do zamówienia.
Działania
Jest to lista działań, które można wykonywać na zamówieniach.
Listę zamówień można sortować według wskaźnika Uwaga, numeru zamówienia, nazwy zamówienia, nazwiska osoby rekrutującej, statusu lub szczegółów statusu. Aby sortować różne kolumny, kliknij trójkąt w nagłówku wybranej kolumny. Po kliknięciu zamówienia, które ciągle posiada status Projekt, system przenosi użytkownika bezpośrednio do tego zamówienia w celu jego ukończenia. Jeśli zamówienie zostało utworzone w aplikacji Staffing WebTop, kliknij nazwę zamówienia, aby wyświetlić stronę z podsumowaniem najważniejszych informacji dotyczących zamówienia. W zamówieniu nie będzie można wprowadzić zmian, ale można się skontaktować z osobą rekrutującą (jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia użytkownika).
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Karta Moi kandydaci Na liście Moi kandydaci znajdują się kandydaci pasujący do kryteriów zamówień na karcie Moje zamówienia.
Kolumny na liście kandydatów w różnych organizacjach mogą być inne, zgodnie z konfiguracją formatów list kandydatów. Patrz “Selektor formatu listy” na stronie 6-9 .
Pasek narzędzi Moi kandydaci Ikona
Opis Drukowanie listy kandydatów. Patrz “Drukowanie informacji o kandydatach” na stronie 9-9. Dopasowanie kandydatów do określonego zamówienia. Patrz “Dopasowywanie kandydatów do zamówień” na stronie 8-4. Udostępnienie kandydata innym użytkownikom. Patrz “Udostępnianie kandydatów” na stronie 8-4 Załączenie plików lub dokumentów do akt kandydata. Patrz “Załączanie pliku do akt kandydata” na stronie 8-11 Dodawanie komentarzy do akt kandydata. Patrz “Dodawanie komentarzy do akt kandydata.” na stronie 8-11
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-7
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Lista Pokaż Lista Pokaż służy do filtrowania listy kandydatów. Aby wyświetlić kandydatów odpowiadających określonym kryteriom: 1. Wybierz kryterium na liście Pokaż. 2. W polu zawiera/– wpisz szukany termin lub kliknij przycisk
. Kliknij przycisk Odśwież.
3. Opcjonalnie: Dodaj więcej kryteriów, aby rozszerzyć lub zawęzić wyszukiwanie. obok opcji Więcej kryteriów. Wybierz kryteria filtrowania na listach. W Kliknij znak wyświetlonych polach wpisz dodatkowe wyszukiwane terminy lub kliknij ikony selektorów. Wybierz opcję Dowolne kryterium (Lub), aby rozszerzyć wyszukiwanie albo opcję Wszystkie kryteria (I), aby zawęzić wyszukiwanie. Kliknij przycisk Odśwież, aby zaktualizować listę zamówień.
Nagłówki kolumn Moje zamówienia Kolumny na liście Kandydaci różnią się w zależności od wybranego formatu listy. Patrz “Selektor formatu listy” na stronie 6-9.
Kolumna
Opis Wskaźnik Uwaga sygnalizuje, że inny użytkownik wprowadził zmiany w aktach kandydata i że trzeba zwrócić uwagę na kandydata. Symbol w kolumnie oznacza, że kandydat został wykluczony lub wymaga sprawdzenia . Status Do sprawdzenia nie dotyczy procesu zatrudniania kandydata. Kandydat jest uznawany za zatwierdzonego. W kolumnie wyświetlane jest nazwisko kandydata i systemowy numer identyfikacyjny. Aby otworzyć akta kandydata, kliknij jego nazwisko.
Kandydaci
Ikona oznacza idealnych kandydatów. Ikona oznacza kandydatów aktualnie zatrudnionych w firmie. Ikona oznacza kandydatów, którzy zgłosili się lub zostali dopasowani co najmniej do jednego zamówienia.
Krok
Krok osiągnięty przez kandydata w procesie wybory.
Wyb. Status
Status kroku, który kandydat osiągnął w procesie wyboru.
Funkcja
Stanowisko kandydata, na którym zdobył najbardziej odpowiednie doświadczenie.
Siedziba
Aktualne miejsce zamieszkania kandydata.
Poziom wykształcenia
Poziom wykształcenia kandydata.
Program
Program kształcenia lub zakres studiów kandydata.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-8
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Kolumna
Rozdział 6
Opis
Pracodawca
Aktualny pracodawca kandydata.
Instytucja
Miejsce studiów kandydata.
Nast. działanie
Działania, które spowodują osiągnięcie przez kandydata następnego statusu lub kroku. Patrz “Zmiana kroków i statusów za pomocą jednego kliknięcia” na stronie 8-7. Ikona spinacza wskazuje, że dla określonego kandydata załączony jest co najmniej jeden plik. Kliknięcie tej ikony powoduje wyświetlenie wyskakującego okienka z listą załączników. Załączniki można otwierać bezpośrednio z okna Lista załączników. Kolumnę załączników można posortować; obecność lub brak załączonych plików stanowi jedyne kryterium sortowania. Załączniki odnoszą się do życiorysów załączonych przez kandydatów, a nie przez osoby rekrutujące na karcie Śledzenie. Wyświetlany jest oryginalny dokument, a nie jego konwersja na format HTML.
Selektor formatu listy W zależności od konfiguracji firmowej i posiadanych uprawnień, użytkownik może przeglądać różne formaty list lub utworzyć własny niestandardowy format listy. Aby skrócić czas oceniania kandydata, administratorzy zdefiniowali dostępne informacje o kandydacie, które mogą być wyświetlane na listach kandydatów. Dla użytkowników tej aplikacji zdefiniowano różne formaty list w zależności od różnych kontekstów rekrutacyjnych. Na przykład osoby biorące udział w kampanii rekrutacyjnej mogą poprosić najpierw o dokumenty potwierdzające dany stopień naukowy lub informacje o danej placówce oświatowej. Jednak osoby rekrutujące mogą chcieć zobaczyć pola dotyczące certyfikacji i poprzedniego pracodawcy. Możliwość wyboru sposobu, w jaki wyświetlane będą informacje o kandydatach, może przyspieszyć ocenę umiejętności i cech kandydatów, a więc korzystanie z najlepszej listy kandydatów może okazać się bardzo ważne.
Zmiana formatu listy kandydatów: 1. Kliknij ikonę w górnym prawym rogu listy kandydatów. Zostanie otwarte okno dialogowe Selektor formatu listy. 2. Wybierz format listy. Zostanie wyświetlona zawartość formatu listy. 3. Kliknij przycisk Gotowe.
Tworzenie niestandardowego formatu listy kandydatów Do korzystania z tej funkcji wymagane jest posiadanie odpowiednich uprawnień. 1. Kliknij ikonę w górnym prawym rogu listy kandydatów. Zostanie otwarte okno dialogowe Selektor formatu listy. 2. Wybierz Format osobisty na liście Format listy. INFORMACJE POUFNE
Strona 6-9
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
3. Wpisz nazwę formatu. Pola wyboru staną się aktywne. 4. Wybierz żądane kolumny. 5. Wybierz numer sekwencji dla każdej kolumny. Kliknij przycisk Zmień porządek. 6. W kolumnie Sortuj wg wybierz kryterium sortowania. 7. Kliknij przycisk Gotowe.
Najbardziej zaawansowany status postępu Ta funkcja udostępnia najbardziej zaawansowany status postępu kandydata dla innych zamówień, aby można było podejmować bardziej świadome decyzje. Osoby zatrudniające i rekrutujące są informowane o kandydatach, którzy są rozpatrywani w ramach innych zamówień, a także mogą uzyskać dodatkowe szczegóły bezpośrednio na liście kandydatów dla stanowiska, w przypadku którego kandydat jest aktywny i uzyskał najbardziej zaawansowany status postępu. Pozwala to także zredukować prawdopodobieństwo sytuacji, w której wiele osób rekrutujących lub zatrudniających pracuje jednocześnie nad tym samym kandydatem. Nowa kolumna jest dostępna podczas ustawiania formatu listy: Najbardziej zaawansowany status postępu (patrz “Selektor formatu listy” na stronie 6-9). Po wybraniu tej kolumny w aplikacji Manager WebTop pojawia się ikona wskazująca najbardziej zaawansowany status postępu kandydata dla wszystkich stanowisk, w przypadku których jest rozpatrywany. Statusy są oparte na procesie polecania, a dla każdego możliwego statusu podania o pracę w procesie zgłoszenia istnieje jedna ikona. Ikony są wyświetlane dla aktywnych kandydatów dla aktywnych zamówień. Ikona
Opis Nowy Sprawdzono Pierwsza, druga i trzecia rozmowa Testowanie Oferta Zatrudniono
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-10
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
W poniższym scenariuszu kandydat zgłosił się na cztery stanowiska: Stanowisko 1 2 3 4
Status stanowiska Aktywne do ogłoszenia Zamknięte Aktywne do ogłoszenia Aktywne do ogłoszenia
Status kandydata Nowy > Do sprawdzenia Rozmowa 2 > Do zaplanowania Oferta > Odrzucono Rozmowa 1 > Do zaplanowania
We wszystkich kontekstach dla kandydata będzie wyświetlana ikona Rozmowa 1 to najbardziej zaawansowany status postępu dla aktywnego stanowiska.
, ponieważ jest
Zarówno zamówienie, jak i kandydat, muszą mieć aktywny status, aby możliwe było uwzględnienie najbardziej zaawansowanego statusu postępu. Na liście Kandydaci dostępna jest nowa kolumna: Status postępu. Kolumna ta zawiera ikonę reprezentującą najbardziej zaawansowany status postępu kandydata dla bieżącego podania o pracę. Umieszczenie wskaźnika myszy nad ikoną powoduje wyświetlenie etykiety. Etykieta przedstawia aktywny status i datę. Na przykład: „Najbardziej zaawansowany status postępu: Oferta (wg stanu na 07-09-19)”. Istnieje możliwość uzyskania większej ilości szczegółów statusu poprzez kliknięcie ikony.
Ikona ze schodami pozostaje dostępna na liście Kandydaci i wskazuje równoległe podania o pracę kandydata. Na liście zgłoszeń na konkretne stanowisko może być wyświetlana ikona nowego statusu postępu, podczas gdy ikona ze schodami może nie być wyświetlana, jeśli istnieje tylko jedno podanie o pracę. W przypadku listy wyników wyszukiwania, jeśli ikona ze schodami jest wyświetlana, przedstawiana jest także ikona statusu postępu. Jeśli nie jest wyświetlana ikona ze schodami, kolumna statusu postępu jest pusta.
Zaleca się usunięcie ikony ze schodami zaawansowany status postępu.
INFORMACJE POUFNE
i zastąpienie jej funkcją Najbardziej
Strona 6-11
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Opis pliku zamówienia Nagłówek pliku zamówienia Domyślnie nagłówek zamówienia jest zwinięty. Aby zobaczyć więcej informacji o wybranym zamówieniu, kliknij znak plus (+) obok nazwy zamówienia. Spowoduje to rozwinięcie nagłówka, w którym będą się znajdować takie informacje, jak numer, nazwa i status zamówienia, nazwiska osoby rekrutującej i zatrudniającej itd.
Pasek narzędzi pliku zamówienia Ikona
Opis Duplikowanie bieżącego zamówienia. Patrz “Duplikowanie zamówienia” na stronie 7-2 Drukowanie lub wyświetlanie podglądu zamówienia. Patrz “Drukowanie zamówienia” na stronie 7-2
Edytuj
Edytowanie zamówienia. Patrz “Edytowanie zamówienia” na stronie 7-2
Anuluj zamówienie
Anulowanie zamówienia. Patrz “Anulowanie zamówienia” na stronie 7-3
Poproś o wsparcie
Prośba o współpracę skierowana do innego użytkownika. Patrz “Prośba o wsparcie” na stronie 7-3
Karta zawartości pliku zamówienia Na tej karcie znajdują się informacje o zawartości zamówienia.
Karta historii pliku zamówienia Na tej karcie znajdują się informacje na temat procesu realizacji zamówienia. Na karcie Historia są dostępne następujące kolumny:
Kolumna
Opis
Data i godzina
W kolumnie wyświetlana jest data i godzina wykonania działania na zamówieniu.
Działanie
Działanie wykonane na zamówieniu.
Przez
Nazwisko użytkownika, który wykonał działanie.
Komentarze
Komentarze wprowadzone przez użytkownika, który wykonał działanie.
Informacje są podawane dla każdego aktu współpracy w procesie zatrudniania. INFORMACJE POUFNE
Strona 6-12
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Opis akt kandydata Na karcie Akta kandydata znajdują się informacje dotyczące statusu kandydata, profilu, życiorysu, analizy wstępnej, weryfikacji, śledzenia itd.
Nagłówek akt kandydata W nagłówku akt kandydata znajdują się informacje o wybranym kandydacie. W nagłówku zawsze widoczne są numer i nazwa wybranego zamówienia. Domyślnie nagłówek akt kandydata jest zwinięty. Aby wyświetlić więcej informacji dotyczących kandydata, kliknij przycisk + w nagłówku. Nagłówek identyfikacyjny zostanie rozszerzony i będą widoczne dodatkowe informacje o kandydacie (krok, status, sposób zgłoszenia, nazwisko osoby rekrutującej, nazwisko osoby zatrudniającej, źródło i data zgłoszenia). Kliknij przycisk - , aby zwinąć nagłówek.
Karty na stronie Akta kandydata Na kartach na stronie Akta kandydata znajdują się informacje wprowadzone w profilu kandydata podczas przesyłania zgłoszenia kandydata w trybie online. Mając odpowiednie uprawnienia użytkownika można dodawać lub edytować informacje w aktach kandydata. Patrz “Przegląd” na stronie 8-2.
Karta
Opis
Analiza wstępna
Na tej karcie wyświetlane są zadane kandydatowi pytania wykluczające, umiejętności kandydata, a także jego odpowiedzi na pytania z podania o pracę.
Weryfikacja
Na tej karcie wyświetlane są informacje o różnych usługach weryfikacji wymaganych dla danego kandydata. Informacje obejmują typ usługi, nazwę dostawcy usług, nazwisko osoby proszącej o usługę oraz wyniki różnych testów. Wyniki testów mogą być poufne.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-13
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Karta
Rozdział 6
Opis
Życiorys
Na tej karcie są przedstawiane następujące informacje: • informacje osobiste dotyczące kandydata; • wykształcenie, doświadczenie zawodowe, certyfikaty i referencje; • bieżące wersje plików załączonych przez kandydata i/lub osobę rekrutującą (wcześniejszą wersję plików załączonych przez kandydata można znaleźć na karcie Śledzenie); • wklejony list przewodni i życiorys; • informacje o podpisie elektronicznym (jeśli użytkownik posiada wymagane uprawnienia, może przeglądać wszystkie zgłoszenia podpisane przez kandydata). Dostępne są następujące informacje: • oświadczenie potwierdzające złożenie podpisu elektronicznego, • adres IP wskazujący miejsce podpisania oświadczenia, • data i godzina podpisania oświadczenia, • odniesienie do treści umowy. • informacja o zgodzie na sprawdzenie przeszłości (wskazuje, że kandydat wyraził zgodę na sprawdzenie przeszłości oraz że wypełniono wszystkie pola obowiązkowe. Nie można edytować tych informacji).
Profil
Na tej karcie wyświetlane są informacje o stanowisku, lokalizacji i preferencjach organizacji kandydata, a także informacje o śledzeniu źródła (tzn. Typ źródła, _ródło i Wydarzenie oraz pole Tekst objaśnienia, jeśli kandydat wybrał wartość „Inny” jako typ źródła).
Przepisy
Na karcie wyświetlane są dane EEO (Stany Zjednoczone) lub EE (Kanada). Na karcie Przepisy przedstawiane są wszystkie formularze dotyczące mniejszości, które odnoszą się do bieżącej aplikacji. Jeśli kandydat udzielił odpowiedzi, osoby rekrutujące i kierownicy będą tylko mogli zobaczyć, że kandydat tego dokonał. Same odpowiedzi nie będą widoczne. Osoby rekrutujące i kierownicy mogą udzielać odpowiedzi do momentu podania odpowiedzi przez kandydata. Spowoduje to zastąpienie odpowiedzi osób rekrutujących i kierowników.
Śledzenie
Na tej karcie znajduje się historia zgłoszenia kandydata, czyli zmiany statusów, aktualizacje informacji oraz komentarze dodane przez osoby rekrutujące i zatrudniające zaangażowane w proces.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-14
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Pasek narzędzi akt kandydata Ikona
Opis Drukowanie akt kandydata. Patrz “Drukowanie akt kandydata” na stronie 8-13. Załączanie pliku do akt kandydata Patrz “Załączanie pliku do akt kandydata” na stronie 8-11. Dodawanie komentarzy do akt kandydata. Patrz “Dodawanie komentarzy do akt kandydata.” na stronie 8-11. Ikony skierowania są aktywowane i konfigurowane przez administratora systemu. Do korzystania z tych ikon wymagane jest posiadanie odpowiednich uprawnień użytkownika. Status kandydata można zmienić na kolejny odpowiedni status. Status kandydata można zmienić na Odrzucono. Status kandydata można zmienić na Rozważani. Można przenieść kandydata do kolejnego odpowiedniego kroku.
Więcej działań
Jest to lista działań, które można wykonywać w stosunku do kandydatów.
Otwieranie pliku załączonego do zgłoszenia na konkretne stanowisko. 1. Kliknij pole Pokaż moje zamówienia. 2. Na karcie Moje zamówienia kliknij nazwę zamówienia, na które zgłosił się kandydat. 3. Kliknij kartę Lista kandydatów, a następnie kliknij imię i nazwisko kandydata. 4. Kliknij kartę Życiorys. W sekcji Załączone pliki karty Życiorys wyświetlone są pliki dołączone przez kandydata do zgłoszenia. 5. Aby otworzyć załączony plik, kliknij odpowiadającą mu nazwę w kolumnie Nazwa sekcji Załączone pliki. Można także otworzyć wersję HTML dokumentu, klikając odpowiadające mu łącze w kolumnie Przekonwertowany plik sekcji Załączone pliki.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-15
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
Opis listy kandydatów Na karcie Lista kandydatów wyświetlana jest lista wszystkich kandydatów dopasowanych do zamówienia wybranego poprzednio na karcie Zamówienie. Na liście kandydatów wyświetlane są takie informacje, jak nazwisko kandydata, status kandydata, funkcja, aktualny lub poprzedni pracodawca, ocena i wynik. Kolumny z informacjami widoczne na liście kandydatów mogą się różnić w zależności od uprawnień użytkownika i ustawień firmowych. Z karty Lista kandydatów można przejść do karty Zamówienie, aby zobaczyć informacje o zamówieniu. Liczba kandydatów na liście powinna być równa liczbie znajdującej się w kolumnie ( ) wybranego zamówienia. Na przykład jeśli w kolumnie na karcie Lista zamówień znajduje się liczba 3 (trzy), na karcie Lista kandydatów powinny znajdować się nazwiska trzech kandydatów.
Pasek narzędzi Lista kandydatów Ikona
Opis Drukowanie listy kandydatów. Patrz “Drukowanie informacji o kandydatach” na stronie 9-9. Dopasowanie kandydatów do określonego zamówienia. Patrz “Dopasowywanie kandydatów do zamówień” na stronie 8-4. Udostępnienie kandydata innym użytkownikom. Patrz “Udostępnianie kandydatów” na stronie 8-4 Załączenie plików lub dokumentów do akt kandydata. Patrz “Załączanie pliku do akt kandydata” na stronie 8-11 Dodawanie komentarzy do akt kandydata. Patrz “Dodawanie komentarzy do akt kandydata.” na stronie 8-11
Kroki wyboru kandydata z listy Na kartach Kroki wyboru kandydata (Wszyscy, Nowy, Analiza wstępna, Weryfikacja telefoniczna, 1sza rozmowa itd.) widoczne są różne kroki wyboru kandydata, które zostały wybrane dla wskazanego zamówienia. W zależności od procesów wyboru kandydata skonfigurowanych przez administratora systemu, kroki wyboru mogą się różnić. Aby wyświetlić kandydatów będących w konkretnym kroku wyboru, kliknij kartę odpowiadającą krokowi. Zostanie wyświetlona lista kandydatów, którzy osiągnęli wybrany krok. Jeśli karty są przyciemnione, żaden kandydat nie osiągnął tego konkretnego wybranego kroku.
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-16
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 6
W niektórych organizacjach osoby zatrudniające nie biorą udziału w początkowych etapach procesu wyboru kandydata. Za ocenę nowych kandydatów i wybranie tych, którzy zostaną skierowani do osób zatrudniających, odpowiadają osoby rekrutujące. W takim przypadku osoby zatrudniające nie widzą kroków wyboru wykonywanych przez osoby rekrutujące. Na przykład karty Nowy, Sprawdzenie przeszłości czy Badanie medyczne mogą być niedostępne dla osób zatrudniających. Wyświetlane będą wtedy tylko nazwy kroków, a nie karty. Karta kroku wyboru jest przyciemniona, gdy w danym kroku nie ma żadnego kandydata.
Lista Pokaż Lista Pokaż służy do filtrowania listy kandydatów. Aby wyświetlić kandydatów odpowiadających określonym kryteriom: 1. Wybierz kryterium na liście Pokaż. 2. W polu zawiera/– wpisz szukany termin lub kliknij przycisk
. Kliknij przycisk Odśwież.
3. Opcjonalnie: Dodaj więcej kryteriów, aby rozszerzyć lub zawęzić wyszukiwanie. Kliknij znak obok opcji Więcej kryteriów. Wybierz kryteria filtrowania na listach. W wyświetlonych polach wpisz dodatkowe wyszukiwane terminy lub kliknij ikony selektorów. Wybierz opcję Dowolne kryterium (Lub), aby rozszerzyć wyszukiwanie albo opcję Wszystkie kryteria (I), aby zawęzić wyszukiwanie. Kliknij przycisk Odśwież, aby zaktualizować listę zamówień.
Nagłówki kolumn listy kandydatów Na liście kandydatów znajdują się informacje dotyczące identyfikacji kandydata, kroku wyboru, statusu, wykształcenia, pracodawców, wyników testów itd. Widoczne kolumny mogą się różnić w zależności od formatu listy wybranego przez administratora systemu. Format listy można również dostosować do własnych potrzeb. Patrz “Nagłówki kolumn Moje zamówienia” na stronie 6-8
Selektor formatu listy W zależności od konfiguracji firmowej i posiadanych uprawnień, użytkownik może przeglądać różne formaty list lub utworzyć własny niestandardowy format listy. Patrz “Selektor formatu listy” na stronie 69
INFORMACJE POUFNE
Strona 6-17
Zamówienia — zarządzanie i przetwarzanie
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 7
Otwieranie zamówienia 1. W menu głównym kliknij polecenie Zamówienia. 2. Na stronie Moje zamówienia kliknij hiperłącze z nazwą zamówienia. Zostanie otwarta strona Zamówienie. Patrz “Opis pliku zamówienia” na stronie 6-12
Edytowanie zamówienia Mając odpowiednie uprawnienia, można edytować zamówienie. 1. Na stronie Moje zamówienia kliknij hiperłącze z nazwą zamówienia. Zostanie otwarta strona Zamówienie. 2. Kliknij przycisk Edytuj, aby uzyskać dostęp do kreatora tworzenia zamówień. Ewentualnie kliknij łącze Edytuj, aby edytować każdy blok informacji oddzielnie. Z kreatora zamówień można korzystać, dopóki zamówienie ma status projektu i zostało utworzone w aplikacji Manager WebTop. Bloków Przypisanie i Struktura nie można edytować ze względu na ryzyko utraty spójności danych.
Duplikowanie zamówienia 1. Otwórz zamówienie. 2. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarty kreator tworzenia zamówień.
3. Wprowadź wymagane informacje. Patrz “Tworzenie zamówienia” na stronie 5-1
Drukowanie zamówienia 1. Otwórz zamówienie. 2. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Drukuj.
3. Wybierz żądane opcje. 4. Kliknij przycisk Drukuj.
INFORMACJE POUFNE
Strona 7-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 7
Prośba o wsparcie Można poprosić o wsparcie i wybrać współpracownika. Dla każdego przypadku współpracy jest tworzone oddzielne zadanie. Jeśli wybrany współpracownik jest użytkownikiem aplikacji Staffing WebTop, zadanie współpracy pojawi się na stronie Mój WebTop w obszarze Zadania. Jeśli wybrany współpracownik jest użytkownikiem aplikacji Manager WebTop, zostanie wysłana wiadomość e-mail. Użytkownik aplikacji Manager WebTop musi zalogować się do aplikacji Manager WebTop i użyć nowego filtru Zostałem poproszony o wsparcie, który jest dostępny na liście Pokaż zamówienia na karcie Moje zamówienia. Prośba o wsparcie wymaga posiadania odpowiednich uprawnień (nadanych przez administratora systemu). Prośbę o wsparcie można wysłać w każdej chwili, chyba że zamówienie zostało usunięte lub jego realizacja została wstrzymana. Wysyłając prośbę o wsparcie, można automatycznie dodać współpracownika do listy współpracowników zdefiniowanej dla zamówienia, o ile pole Współpracownicy w aplikacji Administrator WebTop zostało uaktywnione, a odpowiednie uprawnienia zostały nadane. 1. Otwórz zamówienie. 2. Kliknij przycisk Poproś o wsparcie. 3. Wpisz nazwisko współpracownika. 4. Jeśli trzeba, wybierz opcję Dodaj tego współpracownika do listy współpracowników określonych dla tego zamówienia. 5. Wpisz komentarze w polu Komentarze. 6. Kliknij przycisk Gotowe.
Anulowanie zamówienia Aby anulować zamówienie: 1. Otwórz zamówienie. 2. Kliknij przycisk Anuluj zamówienie. 3. Wprowadź komentarz w wyświetlonym oknie. 4. Kliknij przycisk Gotowe. Status zamówienia zostanie zmieniony na Anulowano.
INFORMACJE POUFNE
Strona 7-3
Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Przegląd Kandydaci przysyłają zgłoszenia na konkretne opublikowane zamówienie (zgłoszenie na konkretne stanowisko) lub składają swój profil pod kątem przyszłych ofert pracy (profil kandydata). Można wykonać szereg działań dotyczących procesu wyboru kandydata oraz profilu kandydata. Lista dostępnych działań może się różnić w zależności od kroków, statusów i działań procesu wyboru kandydata, które zostały określone przez administratora systemu. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu.
Przyciski i ikony
Wróć do góry listy.
Wróć do menu głównego.
Zapisz informacje w zamówieniu lub aktach kandydata.
Zamknij akta kandydata.
Przejdź z jednej strony na drugą lub bezpośrednio do pierwszej albo ostatniej strony listy.
Otwórz okna selektorów (użytkownik, dział, szablon stanowiska, umiejętności, pytania itd.).
Otwórz menu wyboru.
Utwórz nowe zamówienie.
Kliknij, aby anulować zamówienie.
Udostępniaj kandydata innym użytkownikom.
Dopasuj kandydatów do zamówień
Wybierz działanie (wpisz ocenę, dodaj komentarz lub załącz plik), wprowadź szczegóły (ocena%) i komentarze.
Zmień porządek pytań i umiejętności zawartych w zamówieniu.
Wyślij informacje o kandydacie do innych użytkowników.
Załącz pliki lub dokumenty do akt kandydata.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Dodaj komentarze do akt kandydata.
Do posiadanego przez Ciebie zamówienia lub akt kandydata zostały wprowadzone zmiany dokonane przez innego użytkownika.
Drukuj zamówienie, listę zamówień, akta kandydata, listę kandydatów lub zobacz stronę podglądu.
Utwórz nowe zamówienie w oparciu o informacje zawarte w aktualnie otwartym zamówieniu.
Usuń pozycje z listy.
Dodaj pozycje do listy.
Usuń element na liście.
Wskazuje wykluczonych kandydatów na liście kandydatów lub w nagłówku akt kandydata.
Wskazuje na konieczność sprawdzenia wyników i odpowiedzi kandydata na pytania wykluczające.
Otwieranie akt kandydata Za pomocą jednej z poniższych metod można uzyskać dostęp do informacji dostarczonych przez kandydatów, którzy odpowiedzieli na zamówienie.
Otwieranie akt kandydata na karcie Moje zamówienia 1. W menu głównym kliknij polecenie Zamówienia. . Jest 2. Na karcie Moje zamówienia wybierz zamówienie, a następnie kliknij liczbę w kolumnie to liczba kandydatów, którzy odpowiedzieli na dane zamówienie i spełniają jego kryteria. Zostanie wyświetlona Lista kandydatów, na której będą widoczni kandydaci połączeni z wybranym zamówieniem. 3. Kliknij nazwisko kandydata. Zostaną otwarte Akta kandydata. Karty Proces wyboru kandydata (np. Wszyscy, Nowi, 1-sza rozmowa, 2-ga rozmowa itd.) są dostępne tylko podczas wyświetlania kandydatów na karcie Moje zamówienia/Moi kandydaci, ponieważ wybrani kandydaci są połączeni z konkretnym zamówieniem (numer i nazwa zamówienia są wyświetlane u góry strony). Proces wyboru kandydata ustala się przy tworzeniu zamówienia i jest on przypisany do zamówienia, a nie do kandydata.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Otwieranie akt kandydata na karcie Moi kandydaci 1. W menu głównym kliknij polecenie Zamówienia. 2. Kliknij przycisk Moi kandydaci. Kandydaci wyszczególnieni na karcie Moi kandydaci są powiązani z zamówieniami wyszczególnionymi na karcie Moje zamówienia. 3. Kliknij nazwisko kandydata. Zostaną otwarte Akta kandydata. Całkowita liczba kandydatów w kolumnie na karcie Moje zamówienia powinna być równa liczbie kandydatów na karcie Moi kandydaci. Karty Proces wyboru kandydata nie są dostępne w aktach kandydatów otwartych z karty Moi kandydaci, ponieważ wybrany kandydat nie jest połączony z określonym zamówieniem. Karty wyświetlone w tym kontekście odzwierciedlają profil kandydata (Analiza wstępna, Weryfikacja, Życiorys, Profil itd.). Proces wyboru kandydata jest określany przy tworzeniu zamówienia lub szablonu zamówienia przez użytkownika aplikacji Staffing WebTop i jest on przypisany do zamówienia, a nie do kandydata.
Dopasowywanie kandydatów do zamówień 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Dopasuj. Zostanie otwarte okno Selektor zamówień. Patrz “Selektor zamówienia” na stronie 14-7 3. Wybierz jedno lub więcej zamówień, do których chcesz dopasować wybranego kandydata. 4. Kliknij przycisk Gotowe. Pojawi się komunikat z pytaniem, czy chcesz wysłać do kandydata wiadomość e-mail z prośbą o więcej informacji. Po kliknięciu przycisku Tak do kandydatów zostanie wysłana wiadomość e-mail z zaproszeniem do odwiedzenia strony kariery i udzielenia odpowiedzi na pytania związane z konkretnym stanowiskiem. Kandydatów można dopasować wyłącznie do zamówień, których szczegóły statusu mają wartość Zaakceptowano.
Udostępnianie kandydatów Kandydatów można udostępnić innym użytkownikom w ramach organizacji lub agentom i agencjom. 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Udostępniaj .Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Udostępniaj. 3. Na karcie Odbiorcy kliknij . Zostanie otwarte okno Selektor użytkowników. Patrz “Selektor użytkowników (jednego lub wielu)” na stronie 14-9 INFORMACJE POUFNE
Strona 8-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
4. Wybierz użytkowników i kliknij przycisk Gotowe. 5. Na karcie Zawartość wybierz informacje, które chcesz udostępnić innym użytkownikom. 6. Na karcie Komentarze wprowadź odpowiednie informacje w polu Komentarze. 7. Jeśli informacje mają być udostępniane użytkownikowi spoza organizacji (np. agentowi), w polu Udostępniaj odbiorcom zewnętrznym wpisz adres e-mail tego użytkownika. Można wprowadzić więcej niż jeden adres e-mail użytkownika. W takiej sytuacji adresy e-mail należy oddzielać przecinkiem. 8. Kliknij przycisk Podgląd, aby zobaczyć wybrane informacje. 9. Kliknij przycisk Udostępniaj, aby wysłać te informacje wybranym użytkownikom.
Zatrudnianie kandydata Jeśli kandydat przyjął propozycję pracy, można go zatrudnić. 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Przenieś. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Zatrudnij. 3. Jeśli ze statusem Zatrudnij skojarzony jest szablon wiadomości, wybierz opcję Wyślij korespondencję, aby poinformować kandydata, że został zatrudniony. Zostanie otwarty Kreator korespondencji, gdzie należy kliknąć przycisk Zastosuj. Patrz “Menedżer korespondencji” na stronie 10-1 4. W sekcji Szczegóły wprowadź Datę rozpoczęcia, korzystając z podręcznego kalendarza. 5. Wprowadź uwagi i komentarze w polu Komentarze. 6. Kliknij przycisk Gotowe. Uwaga: Jeśli nie można ukończyć procesu Zatrudnianie, może to być spowodowane brakiem odpowiednich uprawnień użytkownika. W niektórych organizacjach prawo zatrudniania mają tylko osoby rekrutujące lub kierownicy. Sprawdź swoje uprawnienia użytkownika u administratora systemu.
Wskazywanie kandydata, który odrzucił ofertę Opcję Kandydat odmówił można wybrać wtedy, gdy kandydat określi, że nie jest już zainteresowany stanowiskiem. 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Kandydat odmówił. Zostanie otwarte okno dialogowe Działanie z zaznaczonym działaniem Kandydat odmówił. 3. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, aby poinformować kandydata o zmianie. Po kliknięciu przycisku Zastosuj zostanie uruchomiony Kreator korespondencji. Patrz “Przegląd” na stronie 10-2 4. Wpisz komentarze w polu Komentarze. 5. Kliknij przycisk Gotowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Odrzucanie kandydata Kandydata możesz odrzucić, jeśli zdecydujesz się go nie zatrudniać. Jeśli kandydat odrzuci ofertę pracy, można wpisać Komentarze i Uzasadnienia (motywy), aby określić powody odrzucenia oferty. Wprowadzanie komentarzy i uzasadnień może być obligatoryjne. Możesz odrzucić zgłoszenie i wybrać jedno lub więcej uzasadnień czy motywów takiej decyzji. 1. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Odrzuć kandydatów. Zostanie otwarte okno dialogowe Działanie z zaznaczonym działaniem Odrzuć kandydatów. 2. W sekcji Szczegóły lub uzasadnienie wskaż powody odrzucenia kandydata. 3. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, aby poinformować kandydata o zmianie. Po kliknięciu przycisku Zastosuj zostanie uruchomiony Kreator korespondencji. Patrz “Menedżer korespondencji” na stronie 10-1 4. Wpisz komentarze w polu Komentarze. W przypadku odrzucania kandydata wpisanie komentarzy jest obowiązkowe. 5. Kliknij przycisk Gotowe.
Zatrudnianie kandydata przy użyciu tego samego zamówienia Działanie Resetuj proces wyboru umożliwia osobom zatrudniającym ponowne zatrudnienie kandydata na to samo zamówienie. Taka sytuacja z łatwością może się przydarzyć np. w przypadku prac okresowych, kontraktowych czy letnich. Wybranie tego działania powoduje ponowne rozpoczęcie procesu kroku Nowy (pierwszy krok procesu — krok początkowy, status początkowy). Działanie można wykonać w stosunku do kandydata o jednym z poniższych statusów: • • • •
Odrzucono Odmowa Oferta Zatrudniono
Działanie Resetuj proces wyboru podlega następującym ograniczeniom: • •
• • • • • •
Działanie może być przeprowadzane jednocześnie tylko dla jednego kandydata. Działanie może być wykonywane wyłącznie na zamówieniach dotyczących rekrutacji pracowników ze stawką godzinową. Jest to jedyny typ zamówień, dla których można ponownie uruchomić proces wyboru. Zamówienie musi być aktywne (nie może być anulowane lub wypełnione). Kandydat nie może być wykluczony ze względu na zgłoszenie lub profil kandydata. Działanie nie może być wykonane, jeśli zgłoszenie jest oznakowane jako usunięte. Działanie nie może być wykonane, jeśli krok Zarządzanie ofertą stanowi część procesu (krok aktywny lub nieaktywny). Działanie nie może być wykonane, jeśli przenosi osobę zatrudniającą do zastrzeżonego kroku. Następujący parametr musi być włączony: EnableResetSelectionProcess.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Standardowe raporty i wskaźniki nie uwzględniają powtarzalności procesu wyboru. Ponadto obliczane są wartości następujących wskaźników: NewCandidate, SendNewEntryNotificationFlag, IsNewApplication, IsInHiringProgress.
Zmiana kroków i statusów za pomocą jednego kliknięcia Dostęp do kroków i statusów można uzyskać bezpośrednio na liście Kandydaci, bez konieczności wybierania działania na liście Więcej działań. Można również przejść do następnego kroku logicznego lub statusu. Ta funkcja ułatwia przenoszenie kandydatów w procesie wyboru kandydata. O n e S tep W orkflo w S tep 1
S tep 2
S ta tu s 1 . . . S ta tu s n *
S ta tu s 1 . . . S ta tu s n *
C hange S tatus
S ta tu s 1 S ta tu s 2 * S ta tu s 3 * S ta tu s 4 S ta tu s 5 * S ta tu s n *
M ove
Do konfigurowanych formatów list kandydatów można dodać kolumnę Następne działanie. Patrz “Selektor formatu listy” na stronie 6-9 . Kolumna Następne działanie jest dostępna wyłącznie dla formatów konkretnego zamówienia.
W kolumnie Następne działanie znajdują się działania umożliwiające dostęp do następnego kroku lub statusu związanego z kandydatem. Dzięki działaniom dostępnym w nowej kolumnie możliwe jest wykonanie następujących czynności: • •
Zmiana statusu kandydata na następny status końcowy (jeśli krok nie jest jeszcze ukończony). Przeniesienie kandydata do początkowego statusu kolejnego kroku, jeśli bieżący krok jest ukończony. Użytkownicy mający uprawnienia do dostosowywania formatów list będą mogli dodać kolumnę Następne działanie, tak jak mogą dodawać każdą inną kolumnę.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-7
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Pozycje dostępne w kolumnie Następne działanie to wyłącznie działania dotyczące przenoszenia w ramach procesu wyboru kandydata, tj. albo opcja „Przenieś do następnego kroku w procesie wyboru kandydata”, albo „Zmień status na ukończony w ramach bieżącego kroku”. Zasadniczo jeśli status nie jest statusem końcowym, wyświetlane działanie będzie stanowiło przeniesienie (zmianę statusu) do pierwszego statusu ukończenia bieżącego kroku. Jeśli bieżący status jest statusem końcowym, dostępnym działaniem będzie przeniesienie do statusu początkowego następnego kroku. W jednoetapowym procesie wyboru kandydata (proces polecania) jako następne kroki widoczne będą wyłącznie statusy skonfigurowane jako „statusy końcowe”. Aby zmienić bieżący status lub krok, kliknij łącze wyświetlone w kolumnie Następne działanie. Jeśli trzeba wpisać komentarze lub powody dokonania wyboru, automatycznie zostanie otwarte Okno dialogowe działania.
Działania w ramach procesu wyboru kandydata Działania na liście Więcej działań mają postać informacji kontekstowych. Pozycje tej listy różnią się w zależności od wybranego procesu, statusu kandydata i uprawnień użytkownika. Na przykład opcje Anulowano, Usunięto, Oferta lub Zatrudnij mogą nie być widoczne dla wszystkich użytkowników. Informacje wyświetlane w każdym Oknie dialogowym działania to także informacje kontekstowe i mogą się odpowiednio różnić.
Okno dialogowe działania może być niedostępne, jeśli liczba kandydatów wybranych na liście kandydatów jest wyższa od liczby dostępnych stanowisk.
Proces wyboru kandydata Dla kandydatów dopasowanych do stanowiska rozpoczyna się proces selekcji, znany jako Proces wyboru kandydata. Proces wyboru kandydata umożliwia przenoszenie kandydatów z jednego kroku wyboru do innego. Po dopasowaniu kandydata do zamówienia następuje proces przetwarzania danych kandydata w każdym kroku wyboru związanym z tym zamówieniem.
Kroki wyboru Proces wyboru kandydata umożliwia przenoszenie kandydatów z jednego kroku wyboru do innego. Oto kilka przykładowych kroków wyboru: Nowy, 1-sza rozmowa, 2-ga rozmowa, Testowanie, Oferta, Zatrudniony itd.
Kroki i statusy wyboru mogą się różnić w zależności od procesów wyboru kandydata włączonych w organizacji.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-8
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Statusy kroków Kroki wyboru zawierają Statusy, które wskazują postęp kandydata w konkretnym kroku wyboru. Na przykład krok 1-sza rozmowa może mieć status Do zaplanowania, Zaplanowano lub Zaliczony. Ponieważ kroków i statusów wyboru kandydata dotyczy kilka raportów, bardzo ważne jest dokumentowanie codziennych czynności poprzez aktualizowanie akt kandydatów oraz dokładne i systematyczne zmienianie kroków i statusów kandydatów.
Zasady specjalne dotyczące Procesu wyboru kandydata • • • •
• •
•
Kroki i statusy procesu wyboru kandydata są dołączone do zamówienia. Kroki wyboru w poszczególnych zamówieniach mogą się różnić. Karty kroków wyboru widać na listach kandydatów związanych z określonymi zamówieniami (Idź do: Strona powitania/Pokaż moje zamówienia/Lista kandydatów). Aby zobaczyć kroki wyboru kandydata, zamówienie musi być utworzone z sekwencyjnym procesem wyboru kandydata. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu. Aby przenoszenie kandydatów z jednego kroku do drugiego było możliwe, zamówienie musi być utworzone z sekwencyjnym procesem wyboru kandydata. Przy tworzeniu zamówienia w aplikacji Manager WebTop zastosowany zostanie domyślny proces wyboru kandydata utworzony przez administratora systemu i obowiązujący dla wszystkich zamówień. Lista dostępnych działań może się różnić w zależności od kroków, statusów i sekcji procesu wyboru kandydata, które zostały określone przez administratora systemu.
Przenoszenie kandydata do następnego kroku 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Przenieś. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Przenieś. Przed przeniesieniem kandydata do nowego kroku należy ukończyć bieżący krok. W niektórych przypadkach istnieje możliwość pominięcia kroków, które można ukończyć w późniejszym terminie. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z administratorem systemu. 3. Wybierz krok w polu do oraz status w polu o statusie. Automatycznie zostanie wyświetlony kolejny dostępny krok i status. Status oznaczony gwiazdką (*) powoduje ukończenie kroku. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Przenieś... Na liście o statusie znajdują się informacje o nazwie statusu oraz lista kolejnych statusów. Statusy dostępne na listach zależą od kontekstu kroku wyboru i uprawnień użytkownika. Na liście do znajdują się wyłącznie kroki dostępne w danym procesie wyboru. 4. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, aby poinformować kandydata o zmianie. Po kliknięciu przycisku Zastosuj zostanie uruchomiony Kreator korespondencji. Patrz “Przegląd” na stronie 10-2
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-9
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
5. Wpisz komentarze w polu Komentarze. W przypadku niektórych statusów wpisanie komentarza jest obowiązkowe. 6. Kliknij przycisk Gotowe.
Zmiana statusu kandydata 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Zmień status. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Zmień status.
Statusy dostępne na listach zależą od kontekstu kroku wyboru i uprawnień użytkownika.
3. Wybierz status w polu do. Automatycznie wyświetlany jest kolejny dostępny status. Status oznaczony gwiazdką (*) powoduje ukończenie kroku. 4. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, aby poinformować kandydata o zmianie. Po kliknięciu przycisku Zastosuj zostanie uruchomiony Kreator korespondencji. Patrz “Przegląd” na stronie 10-2 5. W razie konieczności wpisz komentarze w polu Komentarze. W przypadku niektórych statusów wpisanie komentarza jest obowiązkowe. 6. Kliknij przycisk Gotowe.
Pomijanie kroków Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może pominąć obligatoryjne kroki w procesie wyboru kandydata i przenieść kandydatów do dowolnego kroku wyboru bez żadnych ograniczeń. 1. Otwórz Akta kandydata . 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Pomiń. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Pomiń. 3. Wybierz krok w polu do oraz status w polu o statusie. Automatycznie zostanie wyświetlony kolejny dostępny krok i status. Status oznaczony gwiazdką (*) powoduje ukończenie kroku. 4. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, aby poinformować kandydata o zmianie. Po kliknięciu przycisku Zastosuj zostanie uruchomiony Kreator korespondencji. Patrz “Przegląd” na stronie 10-2 5. Wpisz komentarze w polu Komentarze. W przypadku pomijania wpisanie komentarzy jest obowiązkowe. 6. Kliknij przycisk Gotowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-10
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Załączanie pliku do akt kandydata Do akt kandydata można załączyć zewnętrzne dokumenty lub pliki (życiorys, list przewodni, listy referencyjne itd.). Akceptowane formaty plików są definiowane przez administratora systemu. Do akt kandydata można załączyć maksymalnie 5 plików, każdy o rozmiarze nieprzekraczającym 100 kB.
1. Otwórz Akta kandydata. 2. Kliknij przycisk lub wybierz pozycję Załącz plik na liście Więcej działań. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Załącz plik. 3. Kliknij przycisk Przeglądaj... 4. Znajdź i wybierz plik. Następnie kliknij przycisk Otwórz. 5.
Znajdź i wybierz plik. Następnie kliknij przycisk Otwórz.
6. Wpisz komentarze w polu Komentarze. 7. Kliknij przycisk Gotowe. Plik zostanie dołączony do akt kandydata i będzie widoczny jako hiperłącze na karcie Śledzenie. Po kliknięciu łącza z nazwą pliku przeglądarka spróbuje otworzyć załączony plik za pomocą odpowiedniego programu. W przypadku napotkania trudności przy otwieraniu pliku sprawdź dokumentację swojej przeglądarki. Załączane pliki są skanowane w poszukiwaniu wirusów za pomocą programu McAfee. W przypadku wykrycia wirusa aplikacja Staffing WebTop uniemożliwi załączenie pliku; zostaną wyświetlone informacje o pliku lub komunikat sugerujący wybranie innego pliku.
Dodawanie komentarzy do akt kandydata. 1. Otwórz Akta kandydata. 2.
Kliknij przycisk lub wybierz pozycję Dodaj komentarze na liście Więcej działań. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania z zaznaczonym działaniem Dodaj komentarze.
3. Wpisz komentarze w polu Komentarze. 4. Kliknij przycisk Gotowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-11
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Wpisywanie oceny w aktach kandydata Można wprowadzić lub edytować ocenę kandydata. Patrz “Waga i kryteria dla umiejętności i pytań” na stronie 15-3 1. Otwórz Akta kandydata . 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Wpisz ocenę... Zostanie otwarte Okno dialogowe działania, a na liście Działanie będzie wyświetlona pozycja Wpisz ocenę. 3. W polu Ocena wpisz lub edytuj ocenę. Aby wymazać wprowadzoną wcześniej ocenę, wpisz -1. 4. Wpisz komentarze w polu Komentarze. 5. Kliknij przycisk Gotowe.
Korzystanie z działania Wypełnij formularz Działanie Wypełnij formularz umożliwia menedżerom natychmiastowe wybieranie, drukowanie i dostarczanie formularzy kadrowych oraz dokumentów, które są wypełniane przez kandydatów na miejscu. Dostęp do działania Wypełnij formularz mają tylko użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia. Żeby działanie Wypełnij formularz było dostępne, trzeba je włączyć w procesie wyboru kandydata. 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Wypełnij formularz... Zostanie otwarte Okno dialogowe działania. W oknie jest wyświetlana lista dostępnych formularzy i dokumentów. 3. Kliknij nazwę dokumentu, który chcesz otworzyć. Formularz lub dokument zostanie wyświetlony za pomocą programu Acrobat® Reader. Formularz jest wypełniany automatycznie przy użyciu odpowiednich pól akt kandydata lub pól zamówienia. 4. Zatwierdź informacje. 5. Kliknij przycisk Drukuj. Zostanie otwarte okno Drukuj. 6. Kliknij przycisk OK. Administrator systemu może przypisać formularze do konkretnych procesów, kroków i statusów w procesie wyboru kandydata. Dlatego w przypadku osiągnięcia przez kandydata pewnego kroku lub statusu w procesie wyboru, użytkownikowi przedstawiana jest lista formularzy PDF odpowiadających danemu procesowi, krokowi lub statusowi.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-12
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Drukowanie akt kandydata 1. Otwórz akta kandydata. 2. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Konfiguruj drukowanie.
3. W sekcji Treść i porządek wybierz drukowane sekcje akt kandydata oraz kolejność drukowania. 4. Aby przywrócić domyślne ustawienia treści i porządku, kliknij przycisk Domyślnie. 5. Kliknij przycisk Podgląd, aby sprawdzić, jak będzie wyglądał wydruk. 6. Kliknij przycisk Drukuj.
Drukowanie kilku akt kandydatów 1. W oknie Kandydaci wybierz wszystkie akta, które mają być wydrukowane. Jeśli wybór nie zostanie dokonany, zostaną wydrukowane wszystkie akta kandydatów. 2. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Konfiguruj drukowanie.
3. W sekcji Wybór zaznacz, czy chcesz drukować wszystkie akta kandydatów, czy tylko wybrane poprzednio. 4. W sekcji Treść i porządek wybierz opcję Tylko lista, aby wydrukować tylko listę kandydatów, albo wybierz opcję Szczegóły akt kandydata i wybierz drukowane sekcje akt kandydata oraz kolejność drukowania. 5. Aby przywrócić domyślne ustawienia treści i porządku, kliknij przycisk Domyślnie. 6. Kliknij przycisk Podgląd, aby sprawdzić, jak będzie wyglądał wydruk. 7. Kliknij przycisk Drukuj.
Wysyłanie korespondencji do kandydata 1. Wybierz akta kandydata. 2. Wybierz opcję Zmień status na liście Więcej działań. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania. 3. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, a następnie kliknij przycisk Zastosuj. Zostanie otwarty Kreator korespondencji. Patrz “Tworzenie wiadomości przy użyciu szablonu” na stronie 10-2
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-13
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Odblokowywanie konta kandydata Akta kandydata są blokowane po określonej liczbie nieudanych prób zalogowania. Osoba rekrutująca lub zatrudniająca, mająca odpowiednie uprawnienia, może odblokować konto kandydata na jego prośbę (zazwyczaj ustną). Aby odblokować konto kandydata: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Sprawdź tożsamość kandydata, np. sprawdzając nazwisko i numer telefonu. 3. Pod kartą Życiorys kliknij przycisk Odblokuj konto. Karta Śledzenie zostanie zaktualizowana. W polu Status konta będzie wskazana data odblokowania konta przez system.
Tworzenie nowego hasła Osoba rekrutująca lub zatrudniająca, mająca odpowiednie uprawnienia, może wygenerować nowe hasło kandydata na jego prośbę (zazwyczaj ustną). Aby utworzyć nowe hasło: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Sprawdź tożsamość kandydata, np. sprawdzając nazwisko i numer telefonu. 3. Pod kartą Życiorys kliknij przycisk Utwórz nowe hasło. Karta Śledzenie zostanie zaktualizowana. Nowe hasło generowane przez system jest tymczasowe. Kandydat będzie mógł z niego skorzystać tylko raz przy kolejnym logowaniu. Następnie system wymusi na kandydacie zmianę hasła.
Edytowanie komentarzy na karcie Śledzenie Komentarze znajdujące się na karcie Śledzenie można edytować. Jeśli użytkownik ma uprawnienia do edycji komentarza, jest widoczna ikona . Aby edytować komentarz, kliknij ikonę w celu otwarcia okna Edytuj komentarz i wprowadź komentarz. Po zakończeniu edycji komentarza pojawi się on w kolumnie Komentarze. Informacje o autorach komentarzy ani o wprowadzonych zmianach nie są wyświetlane. Aby wyświetlić ikonę komentarza, należy wybrać opcję Komentarze w oknie Kategorie zdarzeń śledzenia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-14
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Prośba o usługę weryfikacji Usługi weryfikacji pozwalają na załączanie dokumentów weryfikacyjnych, formularzy lub kwestionariuszy rządowych, testów i wyników sprawdzenia przeszłości, przygotowanych przez zewnętrznych dostawców usług. Procedury dotyczące wypełniania testów lub kwestionariuszy różnią się w zależności dostawcy usług. Podczas składania swoich profili lub wypełniania podania o pracę w sekcji kariery kandydaci muszą postępować zgodnie z procedurami online. Aby poprosić o usługę weryfikacji: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Poproś o usługę weryfikacji. Zostanie otwarte okno dialogowe Poproś o usługę weryfikacji. 3. Wybierz usługę weryfikacji na liście Dostępne usługi. 4. W razie potrzeby wprowadź komentarz w polu Komentarze, a następnie kliknij przycisk Zastosuj. System automatycznie połączy się z wybraną usługą weryfikacji online lub do kandydata zostanie wysłana wiadomość e-mail z dodatkowymi informacjami. • • •
• •
Weryfikacje, opcje i procedury różnią się w zależności od dostawcy usług. Postępuj według procedur online. W razie potrzeby wprowadź swój numer identyfikacyjny i hasło przyznane przez administratora systemu dla wybranej usługi weryfikacji. Każdy dostawca usług może oferować pewien wybór usług weryfikacji. W większości przypadków wyboru usługi dokonuje się w menu lub na liście dostępnych usług. W niektórych przypadkach czas na wybranie usługi weryfikacji może być ograniczony. Wybrana usługa zostanie automatycznie załączona do akt kandydata, a odpowiednia informacja pojawi się na karcie Weryfikacja.
Administrator systemu może skonfigurować określone Opóźnienie limitu czasu odpowiedzi dla każdej dostępnej usługi weryfikacji. Opóźnienie limitu czasu odpowiedzi różni się w zależności od dostawcy usług i typu świadczonych usług. Opóźnienia limitu czasu mogą być konfigurowane w postaci liczby sekund, minut, godzin lub dni. 5. Aby zobaczyć postęp dla konkretnego kwestionariusza weryfikacji wysłanego do kandydata (za pomocą wiadomości Wypełnij kwestionariusz weryfikacji w trybie online), kliknij łącze określonej usługi weryfikacji na karcie Weryfikacja. 6. Kliknij przycisk Drukuj, jeśli chcesz wydrukować jakieś informacje. 7. Jeśli z jakichś powodów podejrzewasz, że prośba nie dotarła do kandydata, kliknij przycisk Wyślij ponownie. 8. Kliknij przycisk Zamknij, aby wrócić do karty Śledzenie w aktach kandydata.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-15
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Rozpoczynanie procesu wdrażania pracownika Po zmianie statusu kandydata na „zatrudniony” można rozpocząć proces wdrażania pracownika. 1. Otwórz akta kandydata. 2. Na liście Więcej działań wybierz pozycję Rozpocznij proces wdrażania pracownika. 3. Na liście w oknie dialogowym Działanie wybierz proces wdrażania pracownika. Pozycje dostępne na liście procesów zależą od podstawowej lokalizacji zamówienia, organizacji i typu stanowiska. 4. W razie potrzeby wpisz komentarze. 5. Kliknij przycisk Gotowe.
Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej Funkcja planowania rozmowy pozwala osobom rekrutującym i zatrudniającym na planowanie rozmów bezpośrednio w aplikacji Staffing WebTop w ramach procesu wyboru kandydata. Ta funkcja jest zintegrowana z kalendarzem programu Microsoft® Outlook® lub dowolnym systemem iCalendar (np. Lotus Notes®). Za każdym razem, gdy rozmowa jest planowana, aktualizowana lub anulowana w aplikacji Staffing WebTop, do uczestników wysyłana jest wiadomość e-mail, aby rozmowa została uwzględniona w ich kalendarzach. Aplikacja Staffing WebTop nie zarządza zdarzeniami występującymi w kalendarzu programu MS lub innym systemie iCalendar. Na przykład, jeśli termin rozmowy został zmieniony w programie Outlook, ta informacja nie pojawi się w aplikacji Staffing WebTop. Obsługiwane są programy MS Outlook 2000 i nowsze. Komponent iCalendar został przetestowany z programami Lotus Notes 5.5 i nowszymi. Inne kalendarze również mogą działać, ale nie są oficjalnie obsługiwane. Przy korzystaniu z funkcji planowania rozmowy przy użyciu komponentu iCalendar mogą występować pewne ograniczenia. Użytkownicy posiadający niezbędne uprawnienia mogą wykonywać następujące zadania korzystając z funkcji planowania rozmowy: • • •
Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej Aktualizacja rozmowy kwalifikacyjnej Anulowanie rozmowy kwalifikacyjnej
Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami można planować tylko wtedy, gdy kandydat został przeniesiony do statusu Rozmowa lub dowolnego kroku przypisanego do tego statusu odniesienia. Aby zaplanować, zaktualizować lub anulować rozmowę kwalifikacyjną, organizator spotkania musi mieć uprawnienia do przeglądania poufnych informacji o kandydacie.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-16
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Jednocześnie dla kandydata można zaplanować wyłącznie jedno spotkanie kwalifikacyjne w związku z zamówieniem.
Aby zaplanować rozmowę kwalifikacyjną: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Z listy Więcej działań wybierz pozycję Planowanie rozmowy. Zostanie otwarte okno dialogowe Planowanie rozmowy. Ikona języka wskazuje, w jakim języku zostało złożone zgłoszenie. Podczas planowania rozmowy z kandydatem należy sprawdzić, czy informacje zostały podane w języku kandydata. 3. Wyczyść pole Zaproś kandydata, jeśli nie chcesz zapraszać kandydata na spotkanie. obok pola Organizator, aby wybrać innego organizatora spotkania niż 4. Kliknij przycisk użytkownik przygotowujący rozmowę kwalifikacyjną. Pole Organizator jest wymagane. 5. W polu Uczestnicy wprowadź nazwisko lub adres e-mail każdego użytkownika. W przypadku zapraszania kilku uczestników adresy e-mail należy oddzielać przecinkami. Można używać wewnętrznych i zewnętrznych adresów e-mail.
Kliknij przycisk , aby zatwierdzić adresy e-mail uczestników wewnętrznych przed wysłaniem prośby o udział w rozmowie kwalifikacyjnej.
Jeśli kandydat nie podał adresu e-mail, nadal można zaplanować rozmowę kwalifikacyjną, ale zaproszenie na rozmowę należy wydrukować i wysłać do kandydata faksem lub zwykłą pocztą. Osoba zatrudniająca jest zapraszana z definicji. Jeśli organizatorem jest osoba zatrudniająca, zapraszana jest osoba rekrutująca. Jeśli organizatorem jest osoba rekrutująca, zapraszana jest osoba zatrudniająca. Jeśli organizatorem jest inna osoba, zapraszana jest osoba rekrutująca. Do systemu należy wpisać dane co najmniej jednego uczestnika rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli kandydat zostanie zaproszony, pole Uczestnicy może zostać puste (ponieważ kandydat jest uznawany za uczestnika). Jeśli kandydat nie zostanie zaproszony, pole Uczestnicy musi zawierać dane co najmniej jednego uczestnika. Administrator systemu może ograniczyć możliwość wyboru uczestników tylko do członków grupy, do której należy użytkownik.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-17
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Aby zobaczyć informacje o uczestniku lub usunąć uczestnika, kliknij nazwisko uczestnika. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Informacje o uczestnikach. Kliknij przycisk Usuń, aby usunąć uczestnika. 6. W polu Temat wprowadź temat rozmowy. 7. W polu Lokalizacja wskaż miejsce odbycia rozmowy (np. nazwę lokalizacji, adres lub nazwę pokoju spotkań). 8. W polu Data wybierz datę rozmowy. Na listach wybierz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Godziny rozpoczęcia i zakończenia wybiera się wyłącznie z list i nie można ich wprowadzać ręcznie. Wszystkie informacje o godzinach spotkania dotyczą strefy czasowej organizatora. 9. Wybierz opcję Przypomnienie, aby uruchomić funkcję przypominania w programie MS Outlook. Opcja Przypomnienie nie jest dostępna w programie Lotus Notes. 10. W polu Szablon wiadomości proponowany jest domyślny szablon wiadomości. Aby wybrać inny szablon (jeśli jest dostępny), kliknij przycisk
.
Najbardziej odpowiednie szablony wiadomości są wstępnie wybierane na podstawie OLZ zamówienia i języka zgłoszenia. Firma Taleo zapewnia ogólny szablon w 13 językach. 11. W polu Uwagi wpisz odpowiednie inne informacje. Informacje wprowadzone w polu Uwagi są widoczne we wszystkich wiadomościach e-mail, które otrzymują uczestnicy spotkania. 12. W razie potrzeby wybierz opcję Wyślij akta kandydata do uczestników (ale nie do kandydata). Akta kandydata załączone do wiadomości e-mail zawierają wyłącznie informacje z kart Analiza wstępna, Weryfikacja, Życiorys oraz Profil i mogą być jeszcze bardziej zawężone w zależności od uprawnień dostępowych organizatora. Akta nigdy nie zawierają poufnych informacji o kandydacie z kart Oferty, Śledzenie i Przepisy. Nie są również dołączane pliki załączone do rejestru kandydata (np. życiorys). 13. W razie potrzeby wybierz opcję Wyślij zamówienie do uczestników (ale nie do kandydata). Plik zamówienia załączony do wiadomości e-mail zawierają wyłącznie informacje z kart Logistyka i Opis. Aby do planowanej rozmowy dołączyć akta kandydata i zamówienie, należy mieć odpowiednie uprawnienia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-18
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Ponieważ zawartość akt kandydata i zamówienia zależy od uprawnień do przeglądania posiadanych przez użytkownika planującego rozmowę, niektórzy uczestnicy mogą nie mieć dostępu do informacji, które normalnie by widzieli. Kandydat nie otrzymuje akt kandydata ani zamówienia.
Organizatorzy spotkań mogą udostępniać (zamiast wysyłać) akta kandydata i zamówienie uczestnikom (kandydaci nigdy nie otrzymują takich informacji ani nie mają do nich dostępu). Dostęp do tej funkcji jest możliwy po włączeniu odpowiedniego ustawienia w aplikacji Administrator WebTop. Po jego włączeniu okno dialogowe Planowanie rozmowy zostaje prawie niezmienione, z wyjątkiem koniecznych zmian etykiet. Opcje Wyślij akta kandydata i Wyślij zamówienie są zastępowane opcjami Współdziel akta kandydata z uczestnikami (ale nie z kandydatem) i Współdziel zamówienie z uczestnikami (ale nie z kandydatem). 14. W razie konieczności Kliknij przycisk Podgląd, aby sprawdzić, jak będą wyglądały informacje w wiadomości wysyłanej do uczestników. 15. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać zaproszenie na rozmowę. Jeśli kandydat nie podał adresu email, kliknij przycisk Drukuj, aby wydrukować zaproszenie i wysłać je do kandydata faksem lub zwykłą pocztą.
Przeglądanie informacji o zaplanowanych rozmowach kwalifikacyjnych Informacje o rozmowie kwalifikacyjnej można zobaczyć: •
na liście Kandydaci w kolumnie Rozmowa,
•
w aktach kandydata na karcie Śledzenie,
•
w nagłówku akt kandydata. Aby zobaczyć poufne informacje o kandydacie i uzyskać dostęp do okna Informacje o rozmowie kwalifikacyjnej, trzeba posiadać odpowiednie uprawnienia.
Lista Kandydaci, kolumna Rozmowa 1. Na liście Kandydaci kliknij łącze w kolumnie Rozmowa. Zostanie otwarte okno Informacje o rozmowie kwalifikacyjnej. Kolumna Rozmowa musi być aktywowana przez administratora systemu i trzeba ją dodać do listy Kandydaci za pomocą Selektora formatu listy ( ).
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-19
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Akta kandydata, karta Śledzenie 1. Otwórz akta kandydata. 2. Kliknij kartę Śledzenie. 3. W kolumnie Szczegóły sprawdź godzinę i miejsce przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. 3a) Kliknij przycisk Prośba wysłana. Zostanie otwarte okno Informacje o rozmowie kwalifikacyjnej.
Nagłówek akt kandydata. 1. Otwórz akta kandydata. 2. Kliknij łącze w polu statusu w nagłówku. Zostanie otwarte okno Informacje o rozmowie kwalifikacyjnej.
Przeglądanie wiadomości e-mail o rozmowie kwalifikacyjnej i dodawanie jej do kalendarza Gdy rozmowa kwalifikacyjna zostanie zaplanowana, do zaproszonych uczestników wysyłana jest wiadomość e-mail. Wiadomość zawiera informacje dotyczące rozmowy oraz załącznik w postaci pliku .ics. Użytkownicy programu Outlook: 1. Otwórz wiadomość e-mail o rozmowie kwalifikacyjnej. 2. W razie potrzeby kliknij dwukrotnie załączone akta kandydata lub zamówienie. 3. Aby dodać termin spotkania do kalendarza, kliknij dwukrotnie załącznik „Dodaj do kalendarza.ics”. 4. Kliknij przycisk Akceptuj, aby dodać spotkanie do kalendarza. Zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem o wysłanie odpowiedzi organizatorowi spotkania. Użytkownicy programu Lotus Notes: 1. Otwórz wiadomość e-mail o rozmowie kwalifikacyjnej. 2. Kliknij dwukrotnie załącznik „Dodaj do kalendarza.ics”. 3. Zostanie wyświetlony komunikat zawierający opcje otwierania załącznika. Wybierz opcję Open. 4. Zostanie wyświetlony komunikat Scheduling Notes in iCalendar file. Wybierz opcję Import All. 5. W skrzynce odbiorczej programu Lotus Notes pojawi się nowa wiadomość e-mail. Zaakceptuj zaproszenie, aby dodać je do kalendarza.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-20
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Aktualizacja rozmowy kwalifikacyjnej poprzez zmianę uczestników Aby zaplanować, zaktualizować lub anulować rozmowę kwalifikacyjną, organizator spotkania musi mieć uprawnienia dostępu do poufnych informacji o kandydacie. Tylko jeden użytkownik jednocześnie może dokonywać aktualizacji konkretnej rozmowy. Aby zaktualizować rozmowę kwalifikacyjną poprzez zmianę uczestników: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Z listy Więcej działań wybierz pozycję Aktualizuj rozmowę. Zostanie otwarte okno dialogowe Aktualizuj szczegóły rozmowy. 3. Dodaj lub usuń uczestników spotkania. Patrz Krok 5 instrukcji Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej. 4. Kliknij przycisk Wyślij aktualizację. Zostanie otwarte okno dialogowe Aktualizuj szczegóły rozmowy. 5. Zdecyduj, czy aktualizacja ma być wysłana do wszystkich uczestników czy tylko do uczestników dodanych lub usuniętych. Jeśli kandydat nie podał adresu e-mail, zostanie wyświetlone przypomnienie. Kliknij przycisk OK. 6. Po zaktualizowaniu rozmowy: •
Wiadomość e-mail wysłana do uczestników jest identyczna, jak wiadomość oryginalna — jedyny wyjątek stanowi dodanie słowa (Aktualizacja) w temacie wiadomości.
•
Uczestnicy, którzy zostali usunięci, otrzymają wiadomość o anulowaniu. Patrz “Anulowanie spotkania kwalifikacyjnego” na stronie 8-22)
•
Załączony plik .ics ma teraz nazwę „Aktualizuj kalendarz.ics”.
•
Na karcie Śledzenie w aktach kandydata pojawi się informacja o aktualizacji rozmowy.
Aktualizacja rozmowy kwalifikacyjnej poprzez zmianę informacji o spotkaniu Aby zaplanować, zaktualizować lub anulować rozmowę kwalifikacyjną, organizator spotkania musi mieć uprawnienia dostępu do poufnych informacji o kandydacie. Tylko jeden użytkownik jednocześnie może dokonywać aktualizacji konkretnej rozmowy. Aby zaktualizować rozmowę kwalifikacyjną poprzez zmianę informacji o spotkaniu: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Z listy Więcej działań wybierz pozycję Aktualizuj rozmowę. Zostanie otwarte okno dialogowe Aktualizuj szczegóły rozmowy. 3. Zmodyfikuj informacje inne niż lista uczestników. Patrz “Aktualizacja rozmowy kwalifikacyjnej poprzez zmianę uczestników” na stronie 8-21 4. Kliknij przycisk Wyślij aktualizację. Wiadomość e-mail zostanie wysłana do wszystkich uczestników. Jeśli kandydat nie podał adresu e-mail, zostanie wyświetlone przypomnienie.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-21
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
5. Po zaktualizowaniu rozmowy: •
Wiadomość e-mail wysłana do uczestników jest identyczna, jak wiadomość oryginalna — jedyny wyjątek stanowi dodanie słowa (Aktualizacja) w temacie wiadomości.
•
Załączony plik .ics ma teraz nazwę „Aktualizuj kalendarz.ics”.
•
Na karcie Śledzenie w aktach kandydata pojawi się informacja o aktualizacji rozmowy. Aktualizacja rozmowy w programie Lotus Notes nie przebiega automatycznie. Użytkownicy programu muszą usunąć pierwotne spotkanie i utworzyć nowe w oparciu o zaktualizowane informacje.
Anulowanie spotkania kwalifikacyjnego Aby zaplanować, zaktualizować lub anulować rozmowę kwalifikacyjną, organizator spotkania musi mieć uprawnienia dostępu do poufnych informacji o kandydacie. Nie można także anulować rozmowy zaktualizowanej przez innego użytkownika. Aby anulować spotkanie na rozmowę kwalifikacyjną: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Z listy Więcej działań wybierz pozycję Anuluj rozmowę kwalifikacyjną. Zostanie otwarte okno dialogowe Anuluj rozmowę kwalifikacyjną. 3. Zdecyduj, czy wysłać wiadomość o anulowaniu do wszystkich uczestników. Jeśli kandydat nie podał adresu e-mail, zostanie wyświetlone przypomnienie. Kliknij przycisk OK. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania. 3a) Wiadomość o anulowaniu wysłana do uczestników zawiera informacje o rozmowie oraz załącznik w postaci pliku .ics. Uczestnicy mogą kliknąć ten załącznik, aby anulować spotkanie w kalendarzu programu MS Outlook. Anulowanie rozmowy w programie Lotus Notes nie przebiega automatycznie. Użytkownicy tego programu muszą ręcznie anulować spotkanie w kalendarzu.
4. Wybierz nowy status dla kandydata. Kliknij przycisk Gotowe. 5. Po anulowaniu rozmowy: •
Wiadomość e-mail wysłana do uczestników jest identyczna, jak wiadomość oryginalna — jedyny wyjątek stanowi dodanie słowa (Anulowano) w temacie wiadomości.
•
Załączony plik .ics ma teraz nazwę „Usuń z kalendarza.ics”.
•
Na karcie Śledzenie w aktach kandydata pojawi się informacja o anulowaniu rozmowy.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-22
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej i proces wyboru kandydata Planowanie rozmowy może uwzględniać proces wyboru kandydata, co zapewni odpowiednie monitorowanie tego wyboru. Administrator systemu może tak skonfigurować procesy wyboru kandydatów, aby podczas planowania rozmowy kwalifikacyjnej status kandydata zmieniał się automatycznie na wcześniej ustaloną wartość. W celu automatycznej zmiany statusu kandydata administrator systemu musi włączyć ustawienie Zachowanie związane z planowaniem rozmów kwalifikacyjnych dla stosownych statusów. Ustawienie Zachowanie związane z planowaniem rozmów kwalifikacyjnych jest dostępne tylko dla statusów 1-sza, 2-ga, i 3-cia rozmowa lub innych statusów przypisanych do tych statusów odniesienia. Na przykład proces wyboru kandydata używany przez osobę rekrutującą zawiera kroki 1-sza, 2-ga i 3-cia rozmowa. Wszystkie trzy kroki mają następujące statusy: Do zaplanowania, Zaplanowano i Zaliczony*. Ustawienie Zachowanie związane z planowaniem rozmów kwalifikacyjnych jest dostępne dla statusu Zaplanowano. Kandydat jest aktualnie w kroku 1-sza rozmowa i ma status Do zaplanowania.
Dla ustawienia Zachowanie związane z planowaniem rozmów kwalifikacyjnych zaleca się konfigurowanie najwyżej jednego statusu dla kroku.
Osoba rekrutująca organizuje rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem (patrz “Planowanie rozmowy kwalifikacyjnej” na stronie 8-16). Gdy osoba rekrutująca wyśle zaproszenie na rozmowę do uczestników spotkania, status kandydata w kroku 1-sza rozmowa zostanie automatycznie zmieniony z Do zaplanowania na Zaplanowano. Osoba rekrutująca widzi informacje o kroku i statusie w nagłówku akt kandydata. Załóżmy dalej, że kandydat uczestniczył w zaplanowanym spotkaniu, a osoba rekrutująca chce go zaprosić na drugą rozmowę kwalifikacyjną. Osoba rekrutująca musi wykonać następujące czynności: 1. Zmień status kroku 1-sza rozmowa na Zaliczony. 2. Przenieś kandydata do kroku 2-ga rozmowa i ustaw status Do zaplanowania. 3. Zaplanuj nową rozmowę kwalifikacyjną. 4. Wyślij zaproszenie na spotkanie. Ponieważ status Zaplanowano jest również skonfigurowany dla kroku 2-ga rozmowa, status tego kroku zostanie automatycznie zmieniony na Zaplanowano po wysłaniu zaproszenia do uczestników.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-23
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Wykonywanie działania dla kilku kandydatów jednocześnie Jedno działanie można wykonać jednocześnie dla kilku kandydatów. Aby wykonać działanie dla kilku kandydatów jednocześnie: 1.
Na liście kandydatów zaznacz pola wyboru obok nazwisk kandydatów, dla których ma być wykonane działanie, albo zaznacz pole wyboru przy wskaźniku Uwaga , aby wybrać wszystkich kandydatów na liście.
2. Na liście Więcej działań wybierz działanie, które ma być wykonane. Jeśli zostanie wybrane działanie, którego nie można wykonać dla wszystkich kandydatów, zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy. 3. Wpisz informacje dotyczące wybranego działania. 4. W razie potrzeby wpisz komentarze w polu Komentarze. 5. Kliknij przycisk Gotowe. Wprowadzone zmiany będą widoczne w aktach wybranych kandydatów. Wszystkie zmiany są śledzone na karcie Śledzenie w aktach każdego kandydata.
Załączanie plików na karcie Życiorys oraz Śledzenie działań podjętych na załączonych plikach Do akt kandydata na karcie Życiorys można załączyć pliki oraz je zmodyfikować lub usunąć. Można również śledzić działania podejmowane na załączonych plikach. Program śledzi zmiany wprowadzone zarówno przez osobę rekrutującą (na karcie Życiorys w aktach kandydata), jak i kandydatów. śledzone są wyłącznie działania podjęte na załączonym pliku, a nie zmiany w zawartości pliku. Aby zobaczyć na karcie Śledzenie działania podjęte na aktach kandydata: • Należy wybrać kategorię Załączniki w oknie Kategorie zdarzeń śledzenia (opcja dostępna po kliknięciu przycisku Modyfikuj...). • Na liście Zgłoszenie musi być wybrana pozycja Profil ogólny. Aby śledzić działania podjęte na aktach kandydata: 1. Otwórz akta kandydata. 2. Wybierz kartę Śledzenie. 3. Sprawdź, czy w oknie Kategorie zdarzeń śledzenia wybrana jest kategoria Załączniki (opcja dostępna po kliknięciu przycisku Modyfikuj...).
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-24
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Zdarzenia śledzenia dotyczące kandydatów Istnieje możliwość śledzenia zdarzeń związanych z kandydatem. Mechanizm śledzenia zdarzeń powoduje wyświetlenie zaktualizowanego zdarzenia za każdym razem, gdy coś zostanie zmodyfikowane w profilu ogólnym kandydata lub w konkretnym zgłoszeniu. śledzone zdarzenia to: Aktualizacje informacji osobistych: Imię, Nazwisko, Inicjał, Data urodzenia, Numer ubezpieczenia społecznego, Miasto, Kod pocztowy, Telefon domowy, Telefon służbowy, Numer telefonu komórkowego i Adres e-mail. Uwaga: Aktualizacja każdego z tych pól jest śledzona osobno. Aktualizacje pól Profilu podstawowego (poza OLZ): Poziom stanowiska, Harmonogram, Poziom wykształcenia, Status pracownika, Zmiana, Uprzednie zawiadomienie, Typ stanowiska, Minimalna roczna pensja, Podróż i Data dostępności. Uwaga: Aktualizacja każdego z tych pól jest śledzona osobno. Aktualizacje pól z tekstem zwykłym: Życiorys, List przewodni, Cele kariery oraz Uwagi uzupełniające. Uwaga: Aktualizacja każdego z tych pól jest odnotowywana przez mechanizm śledzenia jako aktualizacja pola. Hiperłącze umożliwia sprawdzenie, jak pole wyglądało przed aktualizacją. Aktualizacje w bloku Doświadczenie zawodowe: Pole wyboru Obecne stanowisko, Pracodawca, Funkcja, Data rozpoczęcia, Data końcowa, Nazwisko przełożonego, Numer telefonu do przełożonego oraz Osiągnięcia. Uwaga: Aktualizacja każdego z tych pól jest odnotowywana przez mechanizm śledzenia jako aktualizacja bloku. Hiperłącze umożliwia sprawdzenie, jak blok wyglądał przed aktualizacją. Aktualizacje w bloku Wykształcenie: Instytucja, Program, Poziom wykształcenia, średnia ilość punktów, Data rozpoczęcia oraz Data ukończenia studiów. Uwaga: Aktualizacja każdego z tych pól jest odnotowywana przez mechanizm śledzenia jako aktualizacja bloku. Hiperłącze umożliwia sprawdzenie, jak blok wyglądał przed aktualizacją. Propagacja: Aktualizacje umiejętności i pytań były przedtem śledzone, ale tylko w zgłoszeniu, w którym dokonano aktualizacji (nawet jeśli zmiana dotyczyła wielu zgłoszeń). Obecnie jeśli zostanie dokonana aktualizacja pytania 1 w zgłoszeniu A, a dotyczy ona zgłoszeń A, B i C, aktualizacja będzie widoczna w historii śledzenia zgłoszeń A, B i C. Główne korzyści płynące ze śledzenia zdarzeń Oszczędność czasu — historia śledzenia zgłoszenia kandydata jest widoczna na pierwszy rzut oka: teraz, gdy śledzone są wszystkie zdarzenia, użytkownik aplikacji Staffing WebTop nie musi ręcznie porównywać informacji zawartych w zgłoszeniu kandydata (poprzez robienie zrzutów ekranu), aby sprawdzić, czy zaszły jakieś zmiany. Oszczędność czasu — Filtrowanie: filtrowanie według kategorii jeszcze bardziej zwiększa przydatność poprzez znaczące zmniejszenie rozmiaru historii zgłoszenia na ekranie oraz poprzez umożliwienie wyboru kategorii odpowiadających użytkownikowi. Przeglądanie historii zgłoszenia będzie teraz szybsze i łatwiejsze, zwłaszcza podczas sprawdzania kandydatów, którzy złożyli wiele zgłoszeń. Zwiększona odpowiedzialność — wychwytywanie autora zmian: w historii śledzenia widać, kto dokonał zmian (kandydat czy użytkownik aplikacji Staffing WebTop) oraz kiedy zostały one wprowadzone (co nie było możliwe przy korzystaniu ze zrzutów ekranu).
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-25
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Zwiększone możliwości śledzenia — Propagacja: jeśli aktualizacja odpowiedzi na pytania lub umiejętności wpływa na kilka zgłoszeń, w historii śledzenia tych zgłoszeń będzie widoczna nie tylko informacja o dokonaniu zmiany, ale również o tym, w którym zgłoszeniu rzeczywiście została dokonana aktualizacja. Jest to wyjątkowo przydatne dla osób, które muszą znać dokładną historię zgłoszenia kandydata. Raporty/możliwości raportowania: zdarzenia śledzenia mogą być raportowane.
Śledzenie według kategorii Filtrowanie według kategorii pozwala na zmniejszenie rozmiaru historii śledzenia zgłoszenia na ekranie i umożliwia wybranie kategorii odpowiadających użytkownikowi. Przeglądanie historii zgłoszenia jest szybsze i łatwiejsze, zwłaszcza podczas sprawdzania kandydatów, którzy złożyli wiele zgłoszeń. Filtry pozwalają na wyświetlanie żądanego zdarzenia śledzenia. Każde zdarzenie śledzenia jest połączone z kategorią, a filtrowanie odbywa się według kategorii. Istnieją 103 różne kombinacje (zdarzenie śledzenia + szczegóły zdarzenia) w zgłoszeniu, a każda kombinacja należy do jednej z 11 kategorii. Te kategorie to: • • • • • • • • • • •
Agent Postępy kandydata Komentarze Usługi weryfikacji Pytania i umiejętności Przepisy Informacje o kandydacie Życiorys Korespondencja Załączniki Aktualizacja akt kandydata
Po otwarciu akt kandydata wybrane są tylko kategorie „Postępy kandydata” (zdarzenia związane z przenoszeniem w procesie wyboru kandydata), „Komentarze” i „Załączniki”. Można również wybrać i zobaczyć inne kategorie. Wybory są zachowywane przy przechodzeniu do kolejnego kandydata, ale nie zostaną zapamiętane po wyjściu z akt kandydata.
Wyświetlanie historii śledzenia konkretnego zgłoszenia Opcje umożliwiają ponadto wybranie zgłoszeń, które użytkownik chce widzieć w historii śledzenia zgłoszenia. Na przykład można widzieć tylko zgłoszenia, dla których status kandydata to „W procesie zatrudniania”, ukrywając w ten sposób wszystkie zgłoszenia o statusie Odrzucono, Odmowa, Usunięto lub Zatrudniony, a także wszystkie zgłoszenia związane z zamówieniami o statusie innym niż Otwarte lub Wstrzymane. Uwaga: Opcja Pokaż historię kandydata związaną ze wszystkimi zgłoszeniami została zastąpiona listą Pokaż Śledzenie dla następujących zgłoszeń. Lista Pokaż Śledzenie dla następujących zgłoszeń zawiera następujące opcje: • • •
Aktualne zgłoszenie (widok domyślny W procesie wyboru Wszystkie
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-26
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Siatka zdarzeń i kategorii śledzenia
Kategoria
Zdarzenie śledzenia
Szczegóły zdarzenia
1. Agent
Agent zmieniony
Nowy agent:
1. Agent
Skojarzenie między kandydatem a agentem usunięte
Agent:
1. Agent
Zalecany przez lub skojarzony z agentem
Agent:
2. Proces wyboru
Zgłoszony
Przechwycenie życiorysu
2. Proces wyboru
Zgłoszony
Wyszukiwanie kandydata
2. Proces wyboru
Zgłoszony
Przez importowanie pliku
2. Proces wyboru
Zgłoszony
Stanowisko rekrutacji
2. Proces wyboru
Zgłoszony online
2. Proces wyboru
Kandydat dopasowany
Kandydat został dopasowany do zamówienia, ale nie został powiadomiony
2. Proces wyboru
Kandydat dopasowany
Kandydat został dopasowany do zamówienia i został powiadomiony
2. Proces wyboru
Polecony
2. Proces wyboru
Zatrudniono
2. Proces wyboru
Przeniesiony do kroku
2. Proces wyboru
Przywróć
2. Proces wyboru
Proces wyboru zmieniony
2. Proces wyboru
Status zmieniony na
2. Proces wyboru
Status zmieniony na w kroku
2. Proces wyboru
Kroki zakończone. Krok osiągnięty:
2. Proces wyboru
Rozmowa anulowana
2. Proces wyboru
Rozmowa zaplanowana
2. Proces wyboru
Rozmowa zaktualizowana
2. Proces wyboru
Proces akceptacji zakończony
2. Proces wyboru
Odmówiono akceptacji
INFORMACJE POUFNE
Data rozpoczęcia:
Proces wyboru zmieniony z na
Strona 8-27
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Kategoria
Zdarzenie śledzenia
Szczegóły zdarzenia
2. Proces wyboru
Prośba o akceptację złożona
2. Proces wyboru
Zaakceptowano
2. Proces wyboru
Odbiorca zaakceptowanej oferty zmieniony
Zmieniony na: {user}
2. Proces wyboru
Osoby akcept. dodane
Dodane: {approvers}
2. Proces wyboru
Osoby akcept. usunięte
Usunięte: {approvers}
2. Proces wyboru
Akceptacja
Data zdarzenia:
2. Proces wyboru
Anulowano
2. Proces wyboru
Utworzono
2. Proces wyboru
Data wygaśnięcia zaktualizowana
Zmieniona z na
2. Proces wyboru
Przekazana (ustnie)
Data zdarzenia:
2. Proces wyboru
Przekazana (pisemnie)
2. Proces wyboru
Negocjacje
2. Proces wyboru
Zatwierdzona
2. Proces wyboru
Odmowa
2. Proces wyboru
Wycofanie
2. Proces wyboru
Unieważniono
2. Proces wyboru
Data rozpoczęcia zaktualizowana
Zmieniona z na
2. Proces wyboru
Złożony profil
Zgłoszenie na konkretne stanowisko
2. Proces wyboru
Docelowa data rozpoczęcia zaktualizowana
Zmieniona z na
2. Proces wyboru
Aktualizuj przekazane (ustnie)
Data zdarzenia:
2. Proces wyboru
Aktualizuj przekazane (pisemnie)
2. Proces wyboru
Zgłoszenie usunięte
2. Proces wyboru
Nieusunięte zgłoszenie
2. Proces wyboru
Data zdarzenia zmieniona
Dla działania: Z: Na:
2. Proces wyboru
Zrobiono zrzut ekranu akt kandydata
Zrzut ekranu akt kandydata
2. Proces wyboru
Kandydat niezadowalający
Zrzut ekranu akt kandydata
3. Komentarze
Komentarze dodane
3. Komentarze
Ocena usunięta
INFORMACJE POUFNE
Kolejność akceptacji: {approvers}
Strona 8-28
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Kategoria
Zdarzenie śledzenia
Szczegóły zdarzenia
3. Komentarze
Ocena wpisana
Nowa ocena: %
4. Weryfikacja
Wyniki otrzymane
{service} {provider}
4. Weryfikacja
Wyniki weryfikacji przeniesione
Po zmianie wersji
4. Weryfikacja
Usługa zażądana
{service} {provider}
4. Weryfikacja
Status usługi zmieniony na {status}
{service} {provider}
4. Weryfikacja
Karta Weryfikacja została zmodyfikowana
Zrzut ekranu karty Weryfikacja
5. Pytania i umiejętności
Aktualizuj (Odpowiedź na pytanie)
Pytanie: ***Odpowiedź przed zmianą:
5. Pytania i umiejętności
Aktualizuj (Szczegóły umiejętności)
Umiejętność: ***Szczegóły przed zmianą:
5. Pytania i umiejętności
Wykluczony
5. Pytania i umiejętności
Już nie jest wykluczony
5. Pytania i umiejętności
Odpowiedź na pytanie — Aktualizacja z zamówienia
Pytanie: ***Odpowiedź przed zmianą:
5. Pytania i umiejętności
Karta Analiza wstępna została zmodyfikowana
Zrzut ekranu karty Analiza wstępna
6. Przepisy
Przepisy — wpis początkowy
Wprowadzono informacje o EEO (USA)
6. Przepisy
Przepisy — wpis początkowy
Wprowadzono informacje o Równości zatrudnienia (Kanada)
6. Przepisy
Przepisy — aktualizacja
Zaktualizowano informacje o EEO (USA)
6. Przepisy
Przepisy — aktualizacja
Zaktualizowano informacje o Równości zatrudnienia (Kanada)
6. Przepisy
Karta Przepisy została zmodyfikowana
Zrzut ekranu karty Przepisy
7. Informacje o kandydacie
Informacje o kontakcie — Wpis początkowy
7. Informacje o kandydacie
Informacje o kontakcie — Aktualizacja
7. Informacje o kandydacie
Informacje o kontakcie — Aktualizacja
{Field Name} przed zmianą: *
7. Informacje o kandydacie
Profil podstawowy — Aktualizacja
{Field Name} przed zmianą: *
7. Informacje o kandydacie
Nowe hasło wygenerowane
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-29
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Kategoria
Zdarzenie śledzenia
Szczegóły zdarzenia
7. Informacje o kandydacie
Kandydat udostępniany
7. Informacje o kandydacie
Eksport do SAP
7. Informacje o kandydacie
Karta Profil została zmodyfikowana
Zrzut ekranu karty Profil
8. Życiorys
List przewodni — Aktualizacja
List przewodni przed zmianą: Szczegóły
8. Życiorys
Wklejony życiorys — Aktualizacja
Wklejony życiorys przed zmianą: Szczegóły
8. Życiorys
Cele kariery — Aktualizacja
Cele kariery przed zmianą: Szczegóły
8. Życiorys
Uwagi uzupełniające — Aktualizacja
Uwagi uzupełniające przed zmianą: Szczegóły
8. Życiorys
Wykształcenie — Dodane
8. Życiorys
Wykształcenie — Usunięte
8. Życiorys
Wykształcenie — Aktualizacja
8. Życiorys
Doświadczenie zawodowe — Dodane
8. Życiorys
Doświadczenie zawodowe — Usunięte
8. Życiorys
Doświadczenie zawodowe — Aktualizacja
{Field Name} przed zmianą:
8. Życiorys
Karta Życiorys została zmodyfikowana
Zrzut ekranu karty Życiorys
9. Korespondencja
Korespondencja wysłana
9. Korespondencja
Wiadomość wydrukowana
9. Korespondencja
Wysłano
10. Załącznik
Plik załączony
10. Załącznik
Plik usunięty
11. Aktualizacja akt kandydata
Wprowadził profil kandydata
11. Aktualizacja akt kandydata
Złożony profil
11. Aktualizacja akt kandydata
Złożony profil
11. Aktualizacja akt kandydata
Zaktualizowany profil
INFORMACJE POUFNE
Informacje o tym kandydacie są dostępne dla:
{Field Name} przed zmianą:
Przechwycenie życiorysu
Przez importowanie pliku
Strona 8-30
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Kategoria
Zdarzenie śledzenia
Szczegóły zdarzenia
11. Aktualizacja akt kandydata
Zaktualizowany profil
Po prośbie o więcej informacji
11. Aktualizacja akt kandydata
Zaktualizowany profil
Przez importowanie pliku
11. Aktualizacja akt kandydata
Zaktualizował profil kandydata
Przechwycenie życiorysu
11. Aktualizacja akt kandydata
Zgłoszenie zaktualizowane
11. Aktualizacja akt kandydata
Zgłoszenie zaktualizowane
Przez importowanie pliku
11. Aktualizacja akt kandydata
Zaktualizował zgłoszenie kandydata
Przechwycenie życiorysu
Łączenie akt kandydata Podczas normalnej działalności osoba rekrutująca często może znaleźć zduplikowane akta kandydata, wykonując szybkie wyszukiwanie lub wyszukiwanie zaawansowane. W przypadku zduplikowanych akt można użyć czynności łączenia w celu scalenia akt kandydata. Łączenie jest możliwe w następujących kontekstach: • • •
Szybkie wyszukiwanie, Wyszukiwanie zaawansowane, foldery kandydatów.
1. Na stronie wyników wyszukiwania wybierz dwa komplety akt kandydata. 2. Kliknij przycisk Połącz... na pasku narzędzi. 3. W oknie Łączenie akt kandydata wybierz akta kandydata, do których zostanie dołączona zawartość innych akt (tzn. akta główne), wprowadź uwagi i wskaż, czy należy wysłać powiadomienie do kandydata lub agenta. System sugeruje, które akta powinny zostać aktami głównymi, w następujący sposób: •
Jeśli żaden z kandydatów nie został polecony, system sugeruje ostatnie akta kandydata.
•
Jeśli ostatni kandydat został polecony, system sugeruje najstarsze akta kandydata.
•
Jeśli obaj kandydaci zostali poleceni, system sugeruje osobę poleconą jako pierwszą.
4. Kliknij przycisk Gotowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-31
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Aby określić, czy dwa komplety akt kandydata są zduplikowane, system wykonuje sprawdzenie duplikatów dla pól określonych przez administratora systemu. W przypadku braku dopasowania pól wyświetlany jest komunikat, ale możliwe jest wykonanie łączenia. W przypadku dopasowania pól system łączy dwa komplety akt kandydata. Do głównych akt kandydata dodawana jest zawartość zduplikowanych akt, a następnie zduplikowane akta są usuwane. Podczas łączenia zawartość zduplikowanych akt jest dodawana do zawartości głównych akt kandydata. W przypadku bloku Wykształcenie zawartość pola jest kopiowana, jeśli pola Instytucja, Program lub Poziom wykształcenia różnią się. W przypadku bloku Doświadczenie zawodowe zawartość pola jest kopiowana, jeśli pola Pracodawca lub Funkcja stanowiska różnią się. Uwaga: Łączona jest także zawartość pól niestandardowych. Niewybrane akta kandydata są usuwane niedestrukcyjnie, tzn. możliwe jest późniejsze odtworzenie danych. Wszystkie nowe zgłoszenia kandydata kwalifikują się do czynności łączenia. Jednakże istniejące zgłoszenia kandydata w głównych aktach kandydata nie zostają zastąpione. Jeśli w oknie Łączenie akt kandydata wybrano opcję poczty e-mail, do kandydata wysyłana jest wiadomość e-mail z informacją o połączeniu dwóch kompletów akt odpowiadających jego profilowi oraz zaproszeniem do przejrzenia nowo utworzonych akt kandydata. Jeśli akta kandydata należą do agenta, wiadomość e-mail jest wysyłana do agenta, a nie do kandydata. Wiadomości te są dostępne w Menedżerze korespondencji i można je dostosować: • •
Wiadomość e-mail do zduplikowanego kandydata, kandydat Wiadomość e-mail do zduplikowanego kandydata, agent
Ikona jest ustawiana dla nowych akt kandydata w celu powiadomienia właścicieli zamówień, w przypadku których kandydat jest aktywny w procesie wyboru. Zdarzenia związane z czynnością łączenia są wyświetlane na karcie Śledzenie dla akt kandydata: Zdarzenia Połączone akta kandydata Połączone akta kandydata
Szczegóły Do akt kandydata dodano zawartość następujących akt: Akta kandydata połączono z następującymi aktami:
Istotne kwestie Nie jest możliwe automatyczne przywrócenie oryginalnego stanu głównych akt kandydata. Istnieje możliwość ręcznego przywrócenia oryginalnego stanu poprzez usunięcie dodanych informacji. Jednakże zduplikowane akta kandydata, które zostały usunięte, mogą zostać przywrócone przez administratora systemu. Łączenie akt kandydata może nie być?możliwe z następujących przyczyn: • • • •
Duplikat akt kandydata bierze już udział w procesie wdrażania pracownika. Duplikat akt kandydata zawiera ofertę. Duplikat akt kandydata zawiera prośbę o rozmowę. Duplikat akt kandydata zawiera niepełną prośbę o usługę zewnętrzną (tzn. otwartą transakcję Passport), taką jak sprawdzenie przeszłości, uprawnień do ulgi w podatku od wynagrodzeń lub ocena.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-32
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTopRozdział 8 - Kandydaci — zarządzanie i przetwarzanie
Jednocześnie nie można połączyć więcej niż dwóch kompletów akt kandydata. Istnieje jednak możliwość obejścia tego problemu. Jeśli znaleziono trzy zduplikowane komplety akt, należy najpierw połączyć dwa pierwsze komplety akt kandydata. Następnie należy użyć połączonych akt kandydata w celu połączenia ich z trzecim kompletem akt tego kandydata. Podczas pierwszej czynności łączenia nie należy wysyłać wiadomości do kandydata lub agenta. Wiadomość można wysłać po połączeniu z trzecim plikiem. Istnieje możliwość „rozłączenia” akt kandydata. Można także cofnąć usunięcie zduplikowanych akt kandydata, ponieważ są one usuwane niedestrukcyjnie. W przypadku głównych akt kandydata użytkownicy muszą ręcznie usunąć nowo utworzone akta, aby przywrócić poprzedni stan. Nie można zmodyfikować historii śledzenia, ale można dodać komentarz w celu wyjaśnienia wykonanych czynności. Pliki załączone do zduplikowanych akt także są łączone. Jeśli maksymalna liczba załączonych plików została przekroczona lub załączniki przekraczają przydzielone miejsce na dysku, załączniki zostaną połączone. Nie będzie jednak możliwe dodawanie kolejnych plików, ponieważ osiągnięto lub przekroczono ich maksymalną liczbę. Łączenie może spowodować utworzenie wielojęzycznych akt kandydata. W przypadku połączenia dwóch kompletów akt kandydata z różnymi językami główne akta kandydata będą miały dwa języki, a nie jeden. Do ogólnej korespondencji używany będzie jednak język głównych akt kandydata.. Korespondencja dotycząca konkretnego zgłoszenia będzie w dalszym ciągu prowadzona w języku zgłoszenia, przez co kandydat może zacząć otrzymywać korespondencję w obu językach. Nie jest możliwe grupowe usuwanie zduplikowanych akt kandydatów.
INFORMACJE POUFNE
Strona 8-33
Szukanie kandydatów
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Przegląd Przy użyciu łącza Szukaj kandydatów można wyszukać kandydatów, którzy zgłosili się na dane stanowisko lub złożyli swój profil kandydata. Można szukać według słowa kluczowego, ostatniej aktualizacji, kandydatów wewnętrznych/zewnętrznych, kandydatów wykluczonych, a także według regionu geograficznego (kod pocztowy, zakres odległości). Aby uzyskać dostęp do funkcji wyszukiwania: 1. W menu głównym kliknij polecenie Szukaj kandydatów. Zostanie otwarta strona Zaawansowane wyszukiwanie kandydata.
Przyciski i ikony Idź do strony powitania.
Zapisz informacje w zamówieniu lub aktach kandydata.
Anuluj tworzone zamówienie bez zapisywania zmian.
Przejdź z jednej strony na drugą lub bezpośrednio do pierwszej albo ostatniej strony listy.
Dodaj wybrany element do listy dostępnych elementów.
Usuń elementy z listy wybranych elementów.
Uruchamianie procesu wyszukiwania.
Kryteria wyszukiwania wyświetlane na stronie wyszukiwania są używane jako domyślne wartości wyszukiwania.
Wyczyść wszystkie kryteria wyszukiwania.
Otwórz okna selektorów.
Kliknij pole wyboru, aby zobaczyć dodatkowe kryteria wyszukiwania lub ukryć część kryteriów.
Otwórz kalendarz.
Kliknij przycisk, aby wydrukować wyniki wyszukiwania.
Kliknij przycisk, aby dopasować kandydata do zamówienia: Zostanie otwarte okno selektora zamówień.
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Kliknij przycisk, aby udostępnić kandydatów użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym.
INFORMACJE POUFNE
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Kliknij przycisk, aby dodać lub usunąć kolumny z listy kandydatów. Jeśli dostępny jest tylko jeden format listy, przycisk Format listy nie będzie dostępny.
Strona 9-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Szukanie kandydatów 1. W menu głównym kliknij polecenie Szukaj kandydatów. Zostanie otwarta strona Zaawansowane wyszukiwanie kandydata. 2. Jeśli taka opcja została uaktywniona przez administratora systemu, można wybrać zamówienie, którego kryteria i wyniki wyszukiwania zostaną zarchiwizowane. W tym celu otwórz okno selektora i wybierz zamówienie. Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów ze Stanów Zjednoczonych w celu zapewnienia zgodności aplikacji z nowymi przepisami w ramach programów OFCCP (Office of Federal Contract Compliance Programs) dotyczących gromadzenia informacji o płci, rasie i narodowości każdego kandydata. Podczas operacji przeszukiwania kryteria i wyniki wyszukiwania są archiwizowane w bazie danych. Informacje są przechowywane w bazie danych przez dwa lata. 3. Liczba kryteriów jest nieograniczona. Poszczególne pola zostały opisane w “Opis pól wyszukiwania” na stronie 9-4 4. Określ, czy mają być uwzględnieni Wykluczeni kandydaci oraz kandydaci Zewnętrzni i Wewnętrzni. 5. Kliknij przycisk Szukaj.
Opis pól wyszukiwania Słowa kluczowe Funkcja Wyszukiwanie zaawansowane zwraca słowa kluczowe znalezione w nazwiskach kandydatów, ich adresach, numerach telefonów, wklejonych życiorysach, listach przewodnich, informacjach dodatkowych, odpowiedziach tekstowych na pytania w analizie wstępnej, ostatnich trzech plikach załączonych przez kandydatów, ostatnich dwóch plikach załączonych przez osoby rekrutujące, opisach programów, opisach instytucji, nazwach pracodawców, opisach funkcji stanowisk, komentarzach osoby rekrutującej, opisach źródeł, opisach zdarzeń oraz we wszystkich niestandardowych polach tekstowych. Spójniki, przyimki, przedimki oraz inne wyrazy w j. angielskim, które nie mają znaczenia dla wyszukiwania, są pomijane przez wyszukiwarkę. Są to wyrazy nazywane często „słowami pomijanymi”. Trzeba pamiętać, że słowa pomijane w językach innych niż język angielski są traktowane jako obowiązujące wyrażenia do wyszukania. Na przykład w przypadku wyszukiwania wyrażenia „les institutions” (francuski odpowiednik słowa „instytucje”), wyszukiwarka uzna za wyrażenia wyszukiwane zarówno słowo „les”, jak i słowo „institutions”. Przeszukiwane załączone pliki muszą być w obsługiwanym formacie: Word, Excel, WordPerfect, .txt, .rtf, HTML i PDF (Acrobat). Nie wszystkie formaty obsługiwane przez system mogą być dopuszczalne w danej firmie.
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Ostatnia aktualizacja Aby ograniczyć wyszukiwanie kandydatów według ostatniej daty utworzenia lub daty aktualizacji akt kandydata albo zgłoszenia, w sekcji Ostatnia aktualizacja należy wybrać odpowiednią pozycję na liście lub wybrać odpowiednie daty za pomocą ikon kalendarza. Podczas operacji przeszukiwania data jest formatowana do postaci UTC (Universal Time), a godziny nie są uwzględniane. W efekcie wyniki wyszukiwania kandydatów mogą się nieznacznie różnić. Dostępne możliwości wyboru: • • • • • • • •
Nie ma znaczenia Ostatnie 2 dni Ostatnie 7 dni Ostatnie 14 dni Ostatni miesiąc Ostatnie 3 miesiące Ostatnie 6 miesięcy Ostatnie 12 miesięcy
Kandydat zewnętrzny/wewnętrzny Aby ograniczyć wyszukiwanie kandydatów tylko do kandydatów zewnętrznych albo wewnętrznych, należy wybrać odpowiednią pozycję na rozwijanej liście Kandydat zewnętrzny/wewnętrzny. Dostępne możliwości wyboru: • • •
Nie ma znaczenia: wyszukaj zarówno kandydatów zewnętrznych, jak i wewnętrznych Zewnętrzny: wyszukaj tylko kandydatów zewnętrznych Wewnętrzny: wyszukaj tylko kandydatów wewnętrznych
Wykluczeni kandydaci Wyszukaj kandydatów, którzy zostali wykluczeni podczas analizy wstępnej. Dostępne możliwości wyboru: • •
Bez Z
Miejsce zamieszkania Kandydatów mieszkających w odpowiednim miejscu można wyszukać poprzez określenie dokładnego punktu i obszaru geograficznego lub za pomocą kodu pocztowego. Dostępne możliwości wyboru: • • •
Lokalizacja W obrębie X mil (kod pocztowy) W obrębie X mil/km od wybranej lokalizacji
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
W tym celu należy wykonać jedną z następujących procedur: •
Aby określić dokładną lokalizację w sekcji Miejsce zamieszkania, kliknij ikonę otwarte okno Selektor lokalizacji. • •
•
. Zostanie
Wybierz lokalizację. Kliknij przycisk Gotowe.
Aby określić dokładną lokalizację wraz z okolicą, na rozwijanej liście w sekcji miejsce zamieszkania wybierz pozycję „W obrębie X mil (lokalizacja)” lub „W obrębie X km (lokalizacja)”. Kliknij przycisk . Zostanie otwarte okno Selektor lokalizacji. • Wybierz lokalizację. • Kliknij przycisk Gotowe. •
•
Aby wskazać kod pocztowy lokalizacji wraz z okolicznym obszarem, w sekcji Miejsce zamieszkania wybierz odpowiednią pozycję „W obrębie X mil (kod pocztowy)” lub „W obrębie X km (kod pocztowy)”. Wpisz kod pocztowy. • Wybierz kraj. •
Wyniki wyszukiwania dla opcji „W obrębie X mil (kod pocztowy)” lub „W obrębie X km (kod pocztowy)” mogą uwzględniać kandydatów mieszkających poza wskazanym obszarem lub wykluczać kandydatów mieszkających na danym obszarze. Może się tak stać w przypadku, gdy kandydaci jako miejsce zamieszkania wskazali miasto, ale nie podali kodu pocztowego. Do określenia, czy dany użytkownik ma uprawnienia do wyszukiwania kandydatów spoza lokalizacji przypisanych do grup, do których należy użytkownik, służy pozwolenie dla typu użytkownika. Jeśli pozwolenie zostanie udzielone, kryterium wyszukiwania Miejsce zamieszkania staje się polem obowiązkowym (gwiazdka po nazwie pola) z domyślną wartością. Ten rodzaj pozwolenia uniemożliwia również korzystanie z funkcji wyszukiwania według odległości, która nie uwzględnia granic krajów, a jedynie długość i szerokość geograficzną. Kryterium wyszukiwania Miejsce zamieszkania uwzględnia wyłącznie lokalizacje dostępne dla grup, do których należy użytkownik. Aby aktywować pozwolenie, skontaktuj się z administratorem systemu.
Selektor lokalizacji Umożliwia wybranie lokalizacji. Nazwę lokalizacji należy wpisać w polu tekstowym, a następnie nacisnąć klawisz Enter. W przypadku wybrania stanu/prowincji lub miasta zostanie otwarte okno Selektor lokalizacji. Można również kliknąć , aby zostało otwarte okno Selektor lokalizacji, a następnie wybrać konkretną lokalizację. Patrz “Selektor lokalizacji (jednej lub wielu)” na stronie 14-5
Więcej kryteriów (+) Aby zobaczyć więcej kryteriów skonfigurowanych przez administratora systemu, kliknij pole wyboru Więcej kryteriów. Jeśli nie ma żadnych dodatkowych kryteriów wybranych przez administratora systemu, pole wyboru Więcej kryteriów nie będzie widoczne.
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Wyniki wyszukiwania kandydata Po zakończeniu wyszukiwania zostanie otwarte okno Wyniki wyszukiwania kandydatów. W oknie wyświetlana jest lista kandydatów spełniających określone kryteria. Chociaż wyszukiwarka może wyszukać dowolną liczbę kandydatów, ze względu na wydajność systemu na liście wyświetlanych jest tylko 300 najbardziej pasujących wyników. Można jednak zobaczyć większą liczbę kandydatów, wykonując wiele wyszukiwań o różnym zakresie dat: Ostatnia aktualizacja między… a… Na przykład przeprowadzając dwa odrębne wyszukiwania (od marca 2003 do lutego 2004 i od marca 2004 do lutego 2005) w rzeczywistości można zobaczyć i zapisać kandydatów z okresu od marca 2003 do lutego 2005 lub do 600 kandydatów. Jeśli wyniki wyszukiwania rozciągają się na kilka stron, w celu szybkiego znalezienia kandydatów można korzystać z przycisków nawigacyjnych lub listy Pokaż. Wskutek filtrowania na liście Pokaż widoczni są tylko kandydaci z pierwotnej listy wyników (do 300). Ponieważ baza danych kandydatów jest aktualizowana co 10 minut, w początkowych wynikach wyszukiwania mogą nie pojawić się rekordy, które zostały niedawno zmodyfikowane przez kandydata lub osobę rekrutującą. Jeśli użytkownik oczekiwał, że w wynikach wyszukiwania zobaczy konkretny rejestr, który jednak nie został wyświetlony, należy odczekać co najmniej dziesięć minut i powtórzyć wyszukiwanie. Na stronie Wyniki wyszukiwania kandydata można wykonać następujące działania: • • • • • • • •
Skonfiguruj własny format listy. Wróć do zapytania i zmień kryteria wyszukiwania. Filtruj wyniki wyszukiwania. Drukuj wyniki wyszukiwania. Wybierz kandydata, aby otworzyć Akta kandydata. Dopasuj kandydata do zamówienia. Udostępniaj kandydata innym użytkownikom. Idź do strony powitania.
Wyniki wyszukiwania kandydata — informacje dodatkowe W aktach kandydata będą wyszukiwane: • • •
Ostatnie informacje dotyczące profilu kandydata. Informacje dotyczące trzech ostatnich plików załączonych przez kandydata lub osobę rekrutującą (połączone z informacjami o kandydacie). Informacje zawarte w dwóch ostatnich plikach załączonych przez osobę rekrutującą i połączonych z każdym zgłoszeniem na konkretne stanowisko.
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-7
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Wyniki wyszukiwania kandydata będą również obejmować komentarze wprowadzone przez osobę rekrutującą, a także opis źródła lub zdarzenia połączony z profilem kandydata lub zgłoszeniami na konkretne stanowisko. Dane
Ostatni plik Profil kandydata
Zgłoszenie na konkretne stanowisko
Wyszukiwane
Można zobaczyć w Aktach kandydata
Wyszukiwane
Można zobaczyć w Aktach kandydata
Załącznik kandydata (3 ostatnie)
Tak
Tak
Tak
Tak
Załącznik osoby rekrutującej (2 ostatnie)
Tak
Tak
Tak
Tak
Komentarze osoby rekrutującej
Tak
Tak
Tak
Nie
Opis źródła
Tak
Tak
Tak
Nie
Opis zdarzenia
Tak
Tak
Tak
Nie
Inne informacje
Tak
Tak
Tak
Nie
Jeśli tekst zostanie wprowadzony w polu słowa kluczowego, w wynikach wyszukiwania będą widoczne wyłącznie informacje zawierające ostatnie dane dotyczące kandydata (z wyjątkiem komentarzy osoby rekrutującej i zdarzeń źródłowych połączonych ze zgłoszeniem na konkretne stanowisko).
Inne opcje wyszukiwania zaawansowanego Podczas wyszukiwania są dostępne następujące opcje:
Ikona
Opis Drukuj akta kandydatów. Patrz “Drukowanie informacji o kandydatach” na stronie 9-9
Dopasuj...
Dopasuj kandydatów do zamówień. Patrz “Dopasowywanie kandydatów do zamówień” na stronie 8-4
Udostępniaj...
Udostępnij kandydata innym osobom rekrutującym. Patrz “Udostępnianie kandydatów” na stronie 8-4
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-8
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Konfigurowanie formatu listy Własny format listy kandydatów można dostosować bezpośrednio ze strony wyników wyszukiwania. 1. Kliknij przycisk po prawej stronie przycisków nawigacyjnych. Zostanie otwarte okno dialogowe Selektor formatu listy. 2. Na liście Format listy wybierz wstępnie zdefiniowany lub osobisty format listy. Wstępnie zdefiniowane formaty list można zmodyfikować. Patrz “Selektor formatu listy” na stronie 6-9
Drukowanie informacji o kandydatach Można drukować listy kandydatów, akta kandydatów lub konkretną zawartość wybranych akt kandydata. 1. Aby wydrukować wyniki wyszukiwania, kliknij przycisk Drukuj, żeby otworzyć okno dialogowe Konfiguruj drukowanie. 2. Aby wydrukować wszystkie akta kandydatów z listy Wyniki wyszukiwania kandydata, wybierz opcję Wszyscy kandydaci. 3. Aby wydrukować wyłącznie akta wybranych kandydatów (wybranych wcześniej na liście Wyniki wyszukiwania kandydata), kliknij opcję Wybrani kandydaci. 4. W części Treść i porządek wybierz opcję Tylko lista, aby wydrukować wyłącznie listę kandydatów bez żadnej zawartości akt. 5. Aby wydrukować treść informacji o wybranych kandydatach, zaznacz opcję Szczegóły akt kandydata, a następnie wybierz inne części, które mają być wydrukowane. 6. W części Opcje wybierz opcję Wstaw znak końca strony po każdej karcie, aby wydrukować informacje według części wybranych w sekcji Treść i porządek (Analiza wstępna, Weryfikacja, Życiorys itd.). 7. Wybierz opcję Wstaw znak końca strony po każdym pliku, jeśli akta kandydatów mają być wydrukowane jedne po drugich. Uwaga: Jeśli informacje o znaku końca strony nie zostaną wybrane, akta kandydatów będą drukowane jedne po drugich i będą zawierały wybrane części. 8. Patrz “Drukowanie akt kandydata” na stronie 8-13
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-9
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Operatory logiczne, składnia i pole Słowa kluczowe Stosowanie składni logicznej w polu Słowa kluczowe umożliwia tworzenie zaawansowanych zapytań. Aby wyszukać akta kandydata, które zawierają wszystkie wyszukiwane wyrażenia, należy zastosować operator AND między tymi wyrażeniami. Na przykład po wpisaniu w polu słów uniwersytet AND bibliotekarz zostaną wyszukane akta kandydatów zawierające słowa uniwersytet i bibliotekarz. Po użyciu operatora OR między wyszukiwanymi wyrażeniami zostaną wyszukane akta kandydatów, które zawierają przynajmniej jedno z tych wyrażeń. Na przykład po wpisaniu w polu słów uniwersytet OR college zostaną wyszukane akta kandydatów, które zawierają jedno z tych słów albo oba. Operator logiczny NOT służy do wykluczenia akt kandydatów, które zawierają wskazane słowa. Na przykład po wpisaniu w polu słów komputer NOT technik zostaną wyszukane akta kandydata, które zawierają słowo komputer, ale nie zawierają słowa technik. Można stosować symbol wieloznaczny * (symbol wieloznaczny ? nie jest obsługiwany). Symbol wieloznaczny można umieszczać w środku lub na końcu wyrazu, ale nie na początku. Na przykład po wpisaniu w polu wyrażenia komput* zostaną wyszukane wszystkie wyrazy rozpoczynające się ciągiem komput, takie jak komputer, komputerowy, komputery. Można zastosować tematyzację, umieszczając symbol $ na początku słowa. Wyszukiwarka wyszuka to słowo i jego różne formy. Na przykład w wynikach wyszukiwania wyrażenia $uczyć znajdą się wyrazy uczyć, uczy, nauczyciel, nauczanie i nauczony. Aby wyszukać dokładne wystąpienia wyrażenia, należy zastosować cudzysłów. Na przykład w wyniku wyszukiwania wyrażenia„administrator baz danych” zostaną odszukane akta kandydatów, które zawierają dokładne wyrażenie administrator baz danych bez żadnych słów lub znaków interpunkcyjnych między tymi wyrazami. Można również stosować nawiasy. Działania ujęte w nawiasy są wykonywane jako pierwsze. Na przykład zapytanie dotyczące kandydatów, którzy pracowali jako konsultanci marketingowi lub reklamowi mogłoby wyglądać w następujący sposób: (market* lub reklam*) i (konsult* lub agent lub przedstawiciel) Wyszukiwarka odszuka kandydatów, którzy spełniają dwa warunki: •
Akta kandydatów zawierają słowa zaczynające się od ciągu market lub reklam, takie jak marketing, marketingu, marketingowy, reklama, reklamowanie, reklamowy. AND
•
Akta kandydatów zawierają słowa agent, przedstawiciel lub słowa zaczynające się od ciągu konsult, takie jak agent, przedstawiciel, konsultacja, konsultowanie, konsultować, konsultant, konsultanci.
Wielkość liter w słowach lub operatorach nie ma znaczenia. Jeśli składnia logiczna nie zostanie zastosowana, a w polu Słowa kluczowe zostanie wpisana pewna liczba słów, zostaną wyszukane i wyświetlone tylko te akta kandydatów, które zawierają wszystkie wprowadzone słowa.
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-10
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 9 - Szukanie kandydatów
Jeśli w polu Słowa kluczowe zostaną wpisane wyrazy AND, OR, albo NOT, wyszukiwarka uzna je za operatory logiczne. Aby wyszukać któreś z tych słów i nie dopuścić do uznania ich przez wyszukiwarkę za operatory, należy zastosować cudzysłowy. Na przykład w celu wyszukania dokładnego wyrażenia „mówi po angielsku, ale nie jest dwujęzyczny”, w polu Słowa kluczowe należy wpisać (wraz ze znakami cudzysłowu): „mówi po angielsku, ale nie jest dwujęzyczny”.
INFORMACJE POUFNE
Strona 9-11
Menedżer korespondencji
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 10
Przegląd Menedżer korespondencji ułatwia wysyłanie wiadomości do kandydatów. Jego część stanowi kreator korespondencji, który przeprowadza użytkownika przez proces wysyłania korespondencji do kandydata w trakcie procesu zatrudniania. W zależności od działania podjętego w Oknie dialogowym działania, opcja Wyślij korespondencję... stanie się dostępna. Na przykład można wysłać wiadomość do kandydatów z prośbą o uzupełnienie ich profilu, z powiadomieniem, że ich zgłoszenie zostało odrzucone itd.
Przyciski i ikony Umożliwia wyświetlenie informacji, takich jak nazwisko kandydata oraz nazwa i numer zamówienia, a także dane dotyczące stanowiska, lokalizacji i organizacji.
Wróć do poprzedniej strony.
Przejdź do następnego kroku w kreatorze.
Anuluj korespondencję bez zapisywania zmian.
Wyślij korespondencję elektroniczną. Ten przycisk jest wyświetlany dopiero wtedy, gdy wiadomość jest gotowa do wysłania.
Drukuj korespondencję. Ten przycisk jest wyświetlany dopiero wtedy, gdy wiadomość jest gotowa do wysłania.
Edytuj treść wiadomości.
Tworzenie wiadomości przy użyciu szablonu 1. Wybierz akta kandydata. 2. Wybierz opcję Zmień status na liście Więcej działań. Zostanie otwarte Okno dialogowe działania. 3. Wybierz opcję Wyślij korespondencję, a następnie kliknij przycisk Zastosuj. Zostanie otwarty Kreator korespondencji. 4. Wybierz odpowiedni szablon wiadomości. 5. Wybierz metodę dostawy. Dostępne opcje: Adres e-mail Wydrukowany list • Wydrukowany faks • •
INFORMACJE POUFNE
Strona 10-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 10
Do wydrukowanych faksów można dołączyć stronę tytułową. Tę stronę tytułową można dostosować, tak jak wszystkie inne wiadomości. Jednak dla całej organizacji istnieje tylko jedna strona tytułowa. Menedżer korespondencji w rzeczywistości nie wysyła faksu lub listu. Te działania osoba zatrudniająca musi wykonać ręcznie. Niemniej jednak uruchomienie opcji drukowania w Menedżerze Korespondencji jest rejestrowane przez system jako wysłanie faksu lub listu. 6. Wpisz komentarze w polu Referencje/komentarze. 7. Kliknij przycisk Kontynuuj. 8. Wybierz wszystkie akapity włączane do wiadomości. Kliknij przycisk Kontynuuj. Patrz “Przegląd” na stronie 8-2 9. Kreator korespondencji wyświetli komunikat systemowy, a w tle będzie widoczny podgląd wiadomości. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno komunikatu i sprawdzić treść wiadomości. Sprawdzanie poprawności to proces zatwierdzania, który ma zapewnić, że wszystkie zmienne zostały wypełnione i w korespondencji nie brakuje żadnej informacji. Jednak korespondencję można wysłać mimo występujących błędów lub brakujących informacji. 10. Kliknij przycisk Edytuj..., aby wprowadzić zmiany w wiadomości. Kliknij przycisk Drukuj..., aby wydrukować wiadomość. Kliknij przycisk Wyślij..., aby wysłać wiadomość drogą elektroniczną. Po kliknięciu przycisku Edytuj... można zmienić treść wiadomości i zastosować formatowanie HTML. Patrz “Edytor HTML” na stronie 13-1
Edytowanie wiadomości Po kliknięciu przycisku Edytuj... w oknie Podgląd wiadomości nastąpi otwarcie Edytora HTML. Górna część okna działa tak samo, jak zwykły program obsługi poczty elektronicznej. W sekcji Edytor HTML można edytować wiadomość. Za pomocą wstępnie zdefiniowanych logo do wiadomości można dodać obrazy. Można przechowywać do 30 niestandardowych logo. W Edytorze HTML można również kopiować tekst, w tym zawartość w formacie HTML, jak np. formularze HTML. Liczba znaków nie jest ograniczona. Patrz “Przegląd” na stronie 13-2
INFORMACJE POUFNE
Strona 10-3
Tworzenie raportów
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 11
Korzystanie z raportów Taleo Osoby rekrutujące mające dostęp do Staffing Metrics Reporter w aplikacji Manager WebTop mogą korzystać z szerokiego zakresu standardowych i niestandardowych raportów. Funkcje filtrowania i grupowania w InfoView i WebIntelligence umożliwiają użytkownikom ustalenie, które dane zostaną wyświetlone w raportach oraz jak będą zorganizowane i przedstawione. Aby uruchomić Staffing Metrics Reporter: 1. W menu głównym kliknij polecenie Raporty.
Raporty Taleo są szczegółowo omówione w Podręczniku Staffing Metrics Reporter.
INFORMACJE POUFNE
Strona 11-2
Uzyskiwanie dostępu do procesów wdrażania pracownika
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 12
Uzyskiwanie dostępu do procesów wdrażania pracownika Moduł Onboarding firmy Taleo jest dostępny w organizacjach, w których został wdrożony. Moduł Onboarding firmy Taleo skraca czas potrzebny do nawiązania współpracy między nowymi pracownikami a kontrahentami, upraszczając i automatyzując proces wdrażania pracownika, redukując przy tym zbędną pracę „papierkową” i zwiększając zgodność z zasadami i przepisami. Wypełnia on lukę między obietnicami a wydajnością, i jest wyposażony w narzędzia, takie jak portal nowych pracowników, korespondencja specjalna, w pełni dostosowywane formularze oraz zautomatyzowane procesy. Moduł Onboarding firmy Taleo jest wdrażany oddzielnie, ale doskonale integruje się z aplikacją, ułatwiając etatowym pracownikom realizację procesu wdrażania nowych pracowników. Dzięki modułowej budowie w przyszłych wersjach programu będą dostępne opcje wspomagające procesy wdrażania i zwalniania pracowników dorywczych. Aby uzyskać dostęp do modułu Taleo Onboarding: 1. W menu głównym kliknij polecenie Procesy wdrażania pracownika. Procesy wdrażania pracownika są szczegółowo omówione w Podręczniku użytkownika aplikacji Onboarding.
INFORMACJE POUFNE
Strona 12-2
Edytor HTML
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 13
Przegląd Edytor HTML w aplikacji Manager WebTop jest dostępny, gdy trzeba utworzyć, edytować lub formatować tekst podczas tworzenia zamówienia (opis wewnętrzny i zewnętrzny) lub podczas tworzenia wiadomości w Kreatorze korespondencji. Edytor HTML zapewnia podstawowe narzędzia wspomagające tworzenie i ulepszanie wewnętrznego i zewnętrznego opisu stanowiska, który będzie widoczny w sekcji kariery, a także korespondencji wysyłanej do kandydatów lub innych użytkowników.
Narzędzie
Opis Wycinanie zaznaczonego tekstu. Kopiowanie zaznaczonego tekstu. Wklejanie zaznaczonego tekstu. Wyszukiwanie tekstu. Ustawianie czcionki i rozmiaru czcionki. Wstawianie łącza. Patrz “Wstawianie łącza” na stronie 13-4. Sprawdzanie pisowni w tekście. Patrz “Korzystanie z korektora pisowni” na stronie 13-4. Wstawianie znaku specjalnego w tekście. Patrz “Wybieranie znaku specjalnego” na stronie 13-4. Usuwanie konfliktów dotyczących kodu programu Word podczas wklejania tekstu z dokumentu programu MS Word. Patrz “Usuwanie kodu programu Microsoft Word” na stronie 13-5. Pogrubianie tekstu. Pisanie kursywą. Podkreślanie tekstu. Ustawianie koloru tekstu. Patrz “Wybieranie koloru tekstu lub tła” na stronie 13-3.
INFORMACJE POUFNE
Strona 13-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 13
Narzędzie
Opis Ustawianie koloru tła. Patrz “Wybieranie koloru tekstu lub tła” na stronie 13-3. Wyrównywanie tekstu do lewej, do prawej lub do środka. Tworzenie wcięć w tekście. Tworzenie list numerowanych lub punktowanych. Tworzenie tabeli (tylko w Menedżerze korespondencji). Patrz “Wstawianie tabeli” na stronie 13-3. Wyświetlanie powiększonego widoku opisu stanowiska. Wyświetlanie pomocy Edytora HTML. Podgląd tekstu.
Wybieranie koloru tekstu lub tła 1. W Edytorze HTML kliknij ikonę
lub
. Zostanie otwarte okno Selektor koloru.
2. Wybierz kolor czcionki i tła. 3. Kliknij przycisk Gotowe.
Wstawianie tabeli To narzędzie jest dostępne tylko w Menedżerze korespondencji.
1. W Edytorze HTML kliknij ikonę
. Zostanie otwarte okno Właściwości tabeli.
2. Wpisz liczbę kolumn (1 do 100). 3. Wpisz liczbę wierszy (1 do 100). 4. Wpisz szerokość tabeli. 5. Wybierz obramowanie. 6. Kliknij przycisk Gotowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 13-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 13
Wybieranie znaku specjalnego 1. W Edytorze HTML kliknij ikonę
. Zostanie otwarte okno Selektor znaków.
2. Wybierz znak specjalny. 3. Kliknij przycisk Gotowe.
Korzystanie z korektora pisowni 1. W Edytorze HTML kliknij ikonę
. Zostanie otwarte okno Korektor pisowni.
2. Nierozpoznane lub błędnie napisane wyrazy są wyróżnione. Można: •
Wybrać jedną z podpowiedzi. 1. W polu Propozycje wybierz poprawny wyraz. 2. Kliknij przycisk Zmień, aby zmienić ten wyraz, lub przycisk Zmień wszystko, aby zmienić wszystkie wystąpienia tego wyrazu.
•
Zmienić wyraz na inny. 1. W polu Zmień na wpisz poprawny wyraz. 2. Kliknij przycisk Zmień, aby zmienić ten wyraz, lub przycisk Zmień wszystko, aby zmienić wszystkie wystąpienia tego wyrazu.
•
Zignorować wyraz. 1. Kliknij przycisk Ignoruj, aby pominąć ten wyraz, lub przycisk Ignoruj wszystko, aby pominąć wszystkie wystąpienia tego wyrazu.
3. Kliknij przycisk Gotowe, aby zamknąć okno korektora pisowni i zapisać poprawki.
Wstawianie łącza 1. Zaznacz tekst Edytorze HTML. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Właściwości łącza.
2. W polu Adres wpisz adres łącza z odpowiednim protokołem (witryna Internetowa, adres e-mail itd.). 3. Kliknij przycisk Gotowe.
Wyszukiwanie tekstu 1. W Edytorze HTML kliknij ikonę
. Zostanie otwarte okno Znajdź.
2. W polu Znajdź wpisz szukany tekst. 3. Wybierz opcję Dopasuj tylko całe wyrazy, aby wyszukać dokładnie wprowadzony tekst, a nie tylko fragment. 4. Wybierz opcję Dopasuj wielkość liter, aby w wyszukiwaniu została uwzględniona wielkość liter. 5. Kliknij przycisk Do góry lub W dół, aby wyszukać tekst powyżej lub poniżej pozycji kursora.
INFORMACJE POUFNE
Strona 13-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 13
6. Kliknij przycisk Znajdź, aby rozpocząć wyszukiwanie lub zobaczyć następny wpis. 7. Kliknij przycisk Anuluj.
Usuwanie kodu programu Microsoft Word W Edytorze HTML kliknij przycisk programu Word.
, aby z istniejących zamówień usunąć konflikty dotyczące kodu
Podczas wklejania tekstu z dokumentu programu Word do bieżącego zamówienia pojawia się następujący komunikat:
INFORMACJE POUFNE
Strona 13-5
Narzędzia do wybierania
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Przegląd W aplikacji Manager WebTop są dostępne narzędzia wyboru, takie jak okna selektorów i listy Pokaż, które umożliwiają szybkie wyszukiwanie i sortowanie pozycji na listach kandydatów i zamówień. Listy Pokaż oraz okna selektorów dostępne w całej aplikacji Manager WebTop służą do wybierania opcji. Typ okna selektora zależy od wymaganego typu wyboru.
Lista Pokaż Korzystanie z listy Pokaż jest efektywne, ponieważ są na niej wyświetlane tylko elementy spełniające określone kryteria. Lista Pokaż ułatwia wybór kryteriów filtrowania dla operacji wyszukiwania. Lista dostępnych kryteriów różni się w zależności od typu wyboru. Na liście Pokaż znajdują się różne pola menu zgodnie z wybranymi kryteriami. Na przykład w przypadku, gdy kandydaci mają być wyświetleni według kryterium Imię, na liście pojawi się pole zawiera. Zawartość tego pola różni się w zależności od wybranej opcji. Więcej kryteriów
Kliknij znak
Dowolne kryterium
Po wybraniu tej opcji w wynikach wyszukiwania uwzględniane jest co najmniej jedno określone kryterium.
Wszystkie kryteria
Po wybraniu tej opcji w wynikach wyszukiwania uwzględniane są wszystkie określone kryteria.
Dostępne xx
W tej sekcji wyświetlane są wyniki wyszukiwania według wybranych kryteriów.
, aby dodać pola kryteriów wyszukiwania.
Okna selektorów Okna selektorów umożliwiają szybkie wyszukanie i wybranie pojedynczych lub wielu elementów na liście. Okna selektorów mają różne nazwy i są dostępne w całej aplikacji. Istnieją dwa typy okien selektorów: • •
Okna selektorów z jednym panelem, w którym znajduje się lista Pokaż oraz lista elementów w jednym oknie. Okna selektorów z panelami lewym i prawym.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Lewy panel
Pokaż
Lista służy do wybrania porządku wyświetlania elementów. • Według Stanowiska: Pozycje na liście są wyświetlane według nazwy stanowiska. • Według Lokalizacji: Pozycje na liście są wyświetlane według lokalizacji. • Według Organizacji: Pozycje na liście są wyświetlane według organizacji.
Pokaż zawartość folderu nadrzędnego
Po wybraniu tej opcji wyświetlane są wszystkie elementy w folderze nadrzędnym w strukturze drzewa. Ta opcja nie zawsze jest dostępna.
Pokaż zawartość podfolderu
Po wybraniu tej opcji wyświetlane są elementy w podfolderach struktury drzewa.
Struktura drzewa
Ta struktura odzwierciedla hierarchię organizacyjną.
W oknach selektorów zawierających strukturę drzewa w lewym panelu znajduje się przycisk do zwijania i rozwijania struktury drzewa. Standardowo te okna selektorów są początkowo zwinięte, co upraszcza interfejs i zapewnia więcej miejsca na informacje na liście. Gdy struktura drzewa jest zwinięta, nazwa elementu wybranego w strukturze drzewa jest wyświetlana w nagłówku.
Prawy panel W prawym panelu znajduje się lista Pokaż oraz lista elementów skojarzonych z folderem lub podfolderami wybranymi w lewym panelu. Po kliknięciu w lewym panelu folderu lub podfolderu, w prawym panelu zostanie wyświetlona lista skojarzona z wybranym folderem lub podfolderem. Więcej kryteriów
Kliknij znak
Dowolne kryterium
Po wybraniu tej opcji w wynikach wyszukiwania uwzględniane jest co najmniej jedno określone kryterium.
Wszystkie kryteria
Po wybraniu tej opcji w wynikach wyszukiwania uwzględniane są wszystkie określone kryteria.
Dostępne xx
W tej sekcji wyświetlane są wyniki wyszukiwania według wybranych kryteriów.
, aby dodać pola kryteriów wyszukiwania.
Wybór pojedynczy i wybieranie wielu pozycji W zależności od kontekstu otwierane jest okno pojedynczego lub wielokrotnego wyboru. Okna pojedynczego wyboru zawierają sekcję Dostępne oraz przyciski radiowe. Okna wielokrotnego wyboru zawierają sekcje Dostępne i Wybrane oraz pola wyboru.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Korzystanie z okien selektorów Poniżej podano standardową procedurę korzystania z okien selektorów. Przykładem będzie Selektor pola stanowiska. Aby wybrać pole stanowiska: 1. W lewym panelu na liście Pokaż wybierz sposób wyświetlania struktury. 2. W razie potrzeby zaznacz pole wyboru Pokaż zawartość podfolderu. 3. Kliknij przycisk Odśwież. 4. W prawym panelu wybierz kryteria wyszukiwania na liście Pokaż. Kliknij opcję Więcej kryteriów, aby dodać kryteria wyszukiwania. 4a) Kliknij przycisk radiowy Dowolne kryterium lub Wszystkie kryteria. 5. Kliknij przycisk Odśwież. 6. W przypadku pojedynczego wyboru wybierz pole stanowiska w części Dostępne pola stanowisk. 7. W przypadku wielu wyborów wybierz pola stanowisk w części Dostępne pola stanowisk. Kliknij przycisk Dodaj. Wybrane pola stanowisk zostaną wyświetlone w części Wybrane pola stanowisk. 8. Kliknij przycisk Gotowe.
Kryteria okna selektora Na poniższych stronach przedstawiono kryteria wyszukiwania każdego z okien selektorów.
Selektor organizacji (jednej lub wielu) Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące firmy.
Firma
Wyświetlane są firmy, których nazwy zawierają określone elementy.
Dział
Wyświetlane są firmy zawierające określone elementy działu.
Oddział
Wyświetlane są firmy zawierające określone elementy oddziału.
Słowo kluczowe
Wyświetlane są firmy, których nazwy, sektory, działy lub oddziały zawierają określone słowo kluczowe.
Poziomy konkretnej organizacji mogą mieć inne nazwy.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor pól stanowisk (jednego lub wielu) Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące pola stanowisk.
Kategoria
Wyświetlane są pola stanowisk, których nazwa kategorii zawiera określone elementy.
Funkcja
Wyświetlane są pola stanowisk, których nazwa funkcji zawiera określone elementy.
Specjalność
Wyświetlane są pola stanowisk, których nazwa specjalności zawiera określone elementy.
Słowo kluczowe
Wyświetlane są pola stanowisk, dla których słowo kluczowe znajduje się w nazwie kategorii, funkcji albo specjalności.
Poziomy konkretnej organizacji mogą mieć inne nazwy.
Selektor lokalizacji (jednej lub wielu) Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie lokalizacje.
Region świata
Wyświetlane są lokalizacje, dla których nazwa regionu świata zawiera określone elementy.
Kraj
Wyświetlane są lokalizacje, dla których nazwa kraju zawiera określone elementy.
Stan/prowincja
Wyświetlane są lokalizacje, dla których nazwa stanu lub prowincji zawiera określone elementy.
Miasto
Wyświetlane są lokalizacje, dla których nazwa miasta zawiera określone elementy.
Słowo kluczowe
Wyświetlane są wszystkie lokalizacje, dla których słowo kluczowe znajduje się w nazwie kraju, stanu, prowincji, regionu albo miasta.
Poziomy konkretnej organizacji mogą mieć inne nazwy.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor umiejętności Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie dostępne umiejętności.
Umiejętności techniczne
Wyświetlane są umiejętności, których nazwy zawierają określone elementy.
Podstawowe umiejętności z
Wyświetlane są umiejętności stanowiące podstawowe umiejętności dla „kategorii” i zawierające określony element.
Słowo kluczowe
Wyświetlane są umiejętności zawierające konkretne słowo kluczowe.
Widzialne dla
Wyświetlane są umiejętności widzialne dla wszystkich kandydatów, kandydatów zewnętrznych lub wewnętrznych.
Biblioteka umiejętności
W bibliotece umiejętności można wyszukać umiejętności określone przez firmę Taleo lub {Company}, które nie zostały zdefiniowane w firmowej bibliotece umiejętności dla analizy wstępnej.
Selektor pytań (jednego lub wielu) Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie pytania.
Pytanie
Wyświetlane są pytania zawierające określone elementy.
Odpowiedź
Wyświetlane są pytania, dla których odpowiedzi zawierają określone elementy.
Selektor agentów (jednego lub wielu) Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlani są wszyscy istniejący agenci.
Nazwisko
Wyświetlani są agenci, których nazwiska zawierają określone elementy.
Agencja
Wyświetlani są agenci pracujący w określonej agencji.
Specjalności
Wyświetlani są agenci, których specjalność pasuje do struktury zamówienia.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-6
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor zamówienia Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące zamówienia.
Numer zamówienia
Wyświetlane są zamówienia o konkretnym numerze.
Osoba rekrutująca
Wyświetlane są zamówienia, dla których nazwisko osoby rekrutującej zawiera określony element.
Nazwa stanowiska
Wyświetlane są zamówienia, dla których nazwa stanowiska zawiera określony element.
Dział
Wyświetlane są zamówienia, dla których nazwa działu zawiera określony element.
Status
Wyświetlane są zamówienia, dla których status zawiera określony element.
Szczegóły statusu
Wyświetlane są zamówienia, dla których szczegóły statusu zawierają określony element.
Wymagające uwagi
Wyświetlane są zamówienia wymagające natychmiastowej uwagi (wskaźnik Uwaga).
Słowo kluczowe
Wyświetlane są zamówienia zawierające konkretne słowo kluczowe.
Pasujące zamówienia
Opcja jest dostępna podczas dopasowywania kandydatów. Opcja umożliwia zmianę kryteriów stosowanych do skojarzenia zamówień i kandydatów.
Selektor stanowisk Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące stanowiska.
Identyfikator stanowiska
Wyświetlane są stanowiska, których identyfikator zawiera określony element.
Kod stanowiska
Wyświetlane są stanowiska, których kod zawiera określony element.
Nazwa
Wyświetlane są stanowiska, których nazwa zawiera określony element.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-7
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor działów Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące działy.
Numer działu
Wyświetlane są działy, których numer zawiera określony element.
Nazwa działu
Wyświetlane są działy, których nazwa zawiera określony element.
Osoba zatrudniająca
Wyświetlane są działy, dla których nazwisko osoby zatrudniającej zawiera określony element.
Osoba rekrutująca
Wyświetlane są działy, dla których nazwisko osoby rekrutującej zawiera określony element.
Obowiązujące
Wyświetlane są działy, które są obowiązujące w danym okresie czasu.
Selektor szablonów stanowisk Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące szablony stanowisk.
Kod stanowiska
Wyświetlane są szablony stanowisk, dla których kod stanowiska zawiera określony element.
Właściciel
Wyświetlane są szablony stanowisk, dla których nazwisko właściciela zawiera określony element.
Obowiązujące
Wyświetlane są szablony stanowisk, dla których data obowiązywania zawiera określony element.
Nazwa
Wyświetlane są szablony stanowisk, których nazwa zawiera określony element.
Słowo kluczowe
Wyświetlane są szablony stanowisk, które zawierają określone słowo kluczowe.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-8
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor użytkowników (jednego lub wielu) Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są nazwiska wszystkich istniejących użytkowników.
Części współpracownicy
Wyświetlana jest lista współpracowników, którą określono na stronie Moja konfiguracja. Aby pole Współpracownicy było dostępne, musi je uaktywnić administrator systemu.
Sugerowani użytkownicy
Wyświetlani są właściciele (osoba rekrutująca i jej asystent, osoba zatrudniająca i jej asystent), współpracownicy oraz lista częstych współpracowników, których skojarzono z zamówieniem. Wybrać jednak można tylko użytkowników, którzy mogą wykonać określone działanie. Aby pole Współpracownicy było dostępne, musi je uaktywnić administrator systemu. Selektor użytkowników jest dostępny z zamówienia.
Nazwisko
Wyświetlani są użytkownicy, których nazwisko zawiera określony element.
Adres e-mail
Wyświetlani są użytkownicy, których adres e-mail zawiera określony element.
Identyfikator pracownika
Wyświetlani są użytkownicy, których numer identyfikacyjny pracownika zawiera określony element.
Nazwa
Wyświetlani są użytkownicy, których nazwa zawiera określony element.
Dział
Wyświetlani są użytkownicy, dla których nazwa działu zawiera określony element.
Typ użytkownika
Wyświetlani są użytkownicy, których typ zawiera określony element.
Grupa
Wyświetlani są użytkownicy należący do określonej grupy użytkowników.
Selektor pracodawców Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlani są wszyscy istniejący pracodawcy.
Pracodawca
Wyświetlani są pracodawcy, których nazwa zawiera określony element.
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-9
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor instytucji Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące instytucje.
Instytucja
Wyświetlane są instytucje, których nazwa zawiera określony element.
Typ
Wyświetlane są instytucje, których typ zawiera określony element.
Selektor programów Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie istniejące programy.
Program
Wyświetlane są programy, których nazwa zawiera określony element.
Selektor strefy czasowej Kryteria dostępne dla tego okna: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie dostępne strefy czasowe.
Lokalizacja
Wyświetlane są strefy czasowe, dla których lokalizacja zawiera określony element.
Opis strefy czasowej
Wyświetlane są strefy czasowe, których opis zawiera określony element.
GMT +/-
Wyświetlane są strefy czasowe, które zawierają określony element czasu uniwersalny Greenwich.
Selektor źródła Kryteria dostępne dla tych okien to: Wszystkie
Wyświetlane są wszystkie źródła.
Nazwa źródła
Wyświetlane są źródła, których nazwa zawiera określony element.
ID
Wyświetlane są źródła, których nazwa zawiera określony identyfikator.
Typ
Wyświetlane są źródła określonego typu. Na przykład tablice zawodów, plakaty, grupy dyskusyjne, gazety, publikacje branżowe, stowarzyszenia zawodowe, itd.
Widzialność
Wyświetlane są źródła wewnętrzne lub zewnętrzne.
Pochodzenie
Wyświetlane są źródła, których nazwa zawiera określony element (źródła systemu Taleo lub źródła zdefiniowane przez użytkownika).
INFORMACJE POUFNE
Strona 14-10
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Selektor umiejętności (lewy panel) Pokaż umiejętności z Lewy panel okna Selektor umiejętności nieznacznie różni się od innych okien: zawiera dodatkową listę o nazwie Pokaż umiejętności z. Lista zawiera następujące opcje: Taleo
Kompletna biblioteka umiejętności Taleo, poklasyfikowana według ogólnych pól stanowisk.
{Company}
Są to umiejętności wynikające z mapowania firmowych pól stanowisk na pola stanowisk Taleo. Wskutek tego lista {Company} zawiera umiejętności, które zostały uznane za odpowiednie dla firmy.
Biblioteka umiejętności
Umiejętności wybrane przez firmę z biblioteki umiejętności Taleo (tj. umiejętności uznane przez firmę za ważne). Te umiejętności są sklasyfikowane zgodnie z firmowymi polami stanowisk i lokalizacji.
Sekcje grup Organizacja-Lokalizacja-Zawód (OLZ) Sekcja grupy Stanowisko 1. Kliknij przycisk Wybierz... Zostanie otwarte Menu wyboru. 2. Za pomocą list wybierz kategorię, funkcję i specjalność stanowiska. Kliknij przycisk Gotowe. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Zawód. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
.
Lub 1. Wpisz wartość w polu i kliknij ikonę
.
2. Jeśli istnieje dokładne dopasowanie, wszystkie powyższe pola zostaną automatycznie wypełnione. Na przykład jeśli zostanie wybrana specjalność, a istnieje dokładne dopasowanie, pola Kategoria oraz Funkcja zostaną wypełnione automatycznie. Jeśli nie ma dokładnego dopasowania, zostanie otwarte okno Selektor pól stanowisk. Wybierz pole stanowiska. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Zawód. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
.
Lub 1. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Selektor pól stanowisk.
2. Wybierz kategorię, funkcję i specjalność. Kliknij przycisk Gotowe. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Zawód. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
INFORMACJE POUFNE
.
Strona 14-11
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Sekcja grupy Organizacja 1. Kliknij przycisk Wybierz... Zostanie otwarte Menu wyboru. 2. Za pomocą list wybierz firmę, sektor, dział i oddział. Kliknij przycisk Gotowe. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Organizacja. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
.
Lub 1. Wpisz wartość w polu i kliknij ikonę
.
2. Jeśli istnieje dokładne dopasowanie, wszystkie powyższe pola zostaną automatycznie wypełnione. Na przykład jeśli zostanie wybrany oddział, a istnieje dokładne dopasowanie, pola Sektor oraz Dział zostaną wypełnione automatycznie. Jeśli nie ma dokładnego dopasowania, zostanie otwarte okno Selektor organizacji. Wybierz firmę, dział i oddział. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Organizacja. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
.
Lub 1. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Selektor organizacji.
2. Wybierz organizację, sektor, dział i oddział. Kliknij przycisk Gotowe. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Organizacja. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
.
Sekcja grupy Podstawowa lokalizacja 1. Kliknij przycisk Wybierz... Zostanie otwarte Menu wyboru. 2. Za pomocą list wybierz kraj, stan/prowincję, region i miasto. Kliknij przycisk Gotowe. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Lokalizacja. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
.
Lub 1. Wpisz wartość w polu i kliknij ikonę
.
2. Jeśli istnieje dokładne dopasowanie, wszystkie powyższe pola zostaną automatycznie wypełnione. Na przykład jeśli zostanie wybrany region, nazwy stanu/prowincji i kraju zostaną wpisane automatycznie. Jeśli nie ma dokładnego dopasowania, zostanie otwarte okno Selektor lokalizacji. Wybierz kraj, stan/prowincję, region i miasto. Wybrane wartości zostaną wyświetlone w sekcji Lokalizacja. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
INFORMACJE POUFNE
.
Strona 14-12
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 14
Lub 1. Kliknij przycisk
. Zostanie otwarte okno Selektor lokalizacji.
2. Wybierz kraj, stan/prowincję, region i miasto. Kliknij przycisk Gotowe. Wybrane wartości będą wyświetlone w sekcji Lokalizacja. 3. Aby wyczyścić wybory, kliknij ikonę
INFORMACJE POUFNE
.
Strona 14-13
Punktacja i waga
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 15
Punktacja i waga Rekrutowanie idealnych kandydatów (ACE RecruitingTM) pozwala na błyskawiczne pozyskiwanie najlepszych kandydatów, bez konieczności sortowania olbrzymich ilości niewykwalifikowanych kandydatów.
Jak wygląda proces rekrutacji idealnych kandydatów? • • •
Kandydat odpowiada na pytania (dotyczące umiejętności oraz związane z konkretnym stanowiskiem) z analizy wstępnej. Do każdej odpowiedzi przypisany jest właściwy poziom ważności. Na podstawie odpowiedzi wybranych przez kandydatów dokonywana jest automatyczna analiza wstępna.
Cztery etapy procesu rekrutowania idealnych kandydatów (ACE Recruiting) Istnieją cztery etapy procesu Rekrutowanie idealnych kandydatów: 1. Zamówienia dla idealnych kandydatów (ACE) — umiejętności, certyfikaty, doświadczenie Na tym etapie definiuje się stanowiska i identyfikuje idealnych kandydatów. W Zamówieniu dla idealnego kandydata stosuje się najwyższe kryteria w celu określenia umiejętności i pytań związanych z konkretnym stanowiskiem na potrzeby analizy wstępnej, a także strategii punktowania odpowiedniej dla zamówienia. 2. Komunikacja z idealnym kandydatem — zautomatyzowana wymiana wiadomości Zautomatyzowany system wymiany wiadomości i identyfikacji kandydata Dzięki temu systemowi osoby rekrutujące błyskawicznie otrzymują powiadomienia o osobach przekraczających próg kryteriów idealnego kandydata (ACE). Ten próg został ustanowiony w zamówieniu dla scharakteryzowania najlepszych kandydatów. 3. Zarządzanie idealnym kandydatem — szybsza ocena kandydata Systemu punktacji, sortowania i wyboru System zapewnia automatyczną analizę wstępną, co skraca czas cyklu. Można posortować kandydatów, co pozwala na poświęcenie czasu i skupienie energii tylko na tych osobach, które zostaną zidentyfikowane jako najlepsi kandydaci. 4. Sprawdzenie/analiza zatrudnienia idealnego kandydata — ocenianie doskonałości kandydata Strukturalne podejście do badania jakości zatrudnienia Takie podejście uwzględnia etap sprawdzenia, służący do badania całego procesu rekrutacji idealnego kandydata i wyznaczania jakości zatrudniania. Pomaga to w ocenie jakości idealnych kandydatów, tak aby kryteria idealnego kandydata (ACE) rzeczywiście charakteryzowały taką osobę.
INFORMACJE POUFNE
Strona 15-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 15
Główne korzyści płynące ze stosowania procesu rekrutowania idealnych kandydatów Każdy krok procesu Rekrutowanie idealnych kandydatów wpływa na poprawę procesu zatrudniania. Cały proces rekrutowania idealnych kandydatów poprawia spójność, jakość i obiektywizm. To z kolei zwiększa szybkość i jakość zatrudniania.
Waga i kryteria dla umiejętności i pytań Przy załączaniu pytań do zamówień i szablonów należy wykonać dwie czynności, aby kandydaci byli właściwie oceniani. Należy określić, czy dane kryteria stanowią wymogi czy zalety. • Należy określić wagę pytań i umiejętności. •
Stosowanie kryteriów wymaganych lub stanowiących zalety Bardzo ważną kwestią jest takie skonstruowanie pytań, aby można właściwie ocenić kandydatów na podstawie ich rzeczywistego doświadczenia zawodowego i umiejętności. Na przykład jeśli poszukiwani są kandydaci znający język Java, a znajomość języka C stanowi zaletę, pytanie należy sformułować w następujący sposób: Pytanie: Który z poniższych języków programowania znasz najlepiej? • Odpowiedzi: Java (wymagany)/Perl/C (zaleta) • Odpowiedź kandydata: C •
Kandydat zostanie prawidłowo zidentyfikowany jako osoba, która posiada zaletę, ale nie spełnia wymogu. Jeśli z faktu posiadania zalety wynika fakt spełnienia wymogu, pytanie musi być skonstruowane w taki sposób, aby dotyczyło obu kryteriów. Na przykład w pytaniu poniżej od kandydata wymaga się co najmniej dwóch lat doświadczenia. Sześć lat doświadczenia uważa się za zaletę. Pytanie: Ile masz lat doświadczenia? Odpowiedzi: Dwa (wymagane)/Trzy do pięciu/Sześć lub więcej (zaleta) • Odpowiedź kandydata: Sześć lub więcej • •
Kandydat zostanie nieprawidłowo zidentyfikowany jako osoba, która nie spełnia wymogu. W takim przypadku właściwsze byłoby utworzenie dwóch pytań: Pytanie 1: Czy masz dwa lub więcej lat doświadczenia? • Odpowiedzi: Tak (wymagane)/Nie • Odpowiedź kandydata: Tak •
Pytanie 2: Ile masz lat doświadczenia? • Odpowiedzi: Mniej niż dwa lata/Trzy do pięciu lat/Sześć lub więcej lat (zaleta) • Odpowiedź kandydata: Sześć lub więcej •
Kandydat zostanie prawidłowo zidentyfikowany jako osoba, która spełnia wymóg i posiada zaletę.
INFORMACJE POUFNE
Strona 15-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 15
Ocena umiejętności Wynik oceny umiejętności składa się z trzech części: Podstawowa punktacja Kompetencje/Ostatnie użycie, wartość korygująca Kompetencje/Doświadczenie oraz współczynnik wagi zainteresowania. Wynik oceny umiejętności to suma punktacji podstawowej i wartości korygującej pomnożona przez współczynnik wagi zainteresowania. Maksymalny wynik to 100 punktów.
Podstawowa punktacja Kompetencje/Ostatnie użycie Jest to podstawowa punktacja przypisana do umiejętności. Punkty są naliczane w oparciu o poziom kompetencji kandydata i czas ostatniego wykorzystania umiejętności. Ostatnie użycie Kompetencje
Nigdy
Aktualnie
W ubiegłym roku
od 1 roku do 3 lat temu
od 3 do 4 lat temu
powyżej 5 lat temu
Brak
0
0
0
0
0
0
Początkujący
5
25
20
15
10
5
średnio zaawansowany
10
50
40
30
25
20
Zaawansowane
20
80
70
60
50
40
Ekspert
30
100
90
80
70
60
Wartość korygująca Kompetencje/Doświadczenie Do punktów z tabeli Podstawowa punktacja Kompetencje/Ostatnie użycie dodawana jest wartość korygująca, która wynika z doświadczenia deklarowanego przez kandydata, zgodnie z poniższą tabelą. Podkreślone liczby odzwierciedlają odpowiedzi spoza zakresu i można je uznać za nieprawidłowe. Doświadczenie Kompetencje
Brak doświadczenia
mniej niż 1 rok
od 1 do 3 lat
od 3 do 4 lat
5 lat i więcej
Brak
0
+5
+10
+15
+20
Początkujący
0
+5
+10
+15
+20
średnio zaawansowany
-10
0
+5
+10
+15
Zaawansowane
-20
-10
0
+5
+10
Ekspert
-30
-20
-10
0
+5
INFORMACJE POUFNE
Strona 15-4
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 15
Waga zainteresowań Ocena umiejętności powinna wpłynąć na wyższą punktację kandydata, który jest początkującym pasjonatem, niż tego, który jest znudzonym ekspertem. Dlatego do obliczonej dotychczas punktacji stosuje się następujący współczynnik: Zainteresowania
Waga
Opis
Brak
0,5
podział przez 2
Niski
0,5
podział przez 2
Medium
1
aktualny wynik
Wysoki
1,25
+ 25%
Definicje poziomu kompetencji Brak
Kandydaci nie mają żadnego doświadczenia i nie byli szkoleni w zakresie danej umiejętności.
Początkujący
Kandydaci przeszli szkolenie i mogą wykonywać tę czynność przy niewielkiej pomocy. Szkolenie odbyło się w klasie lub w terenie, zarówno podczas praktyk, jak i podczas stażu.
średnio zaawansowany
Kandydaci mają jakieś doświadczenie. Od czasu do czasu korzystają z pomocy eksperta, ale zazwyczaj wykonują tę czynność samodzielnie.
Zaawansowane
Kandydaci wykonują tę czynność bez żadnej pomocy. W swojej organizacji są uważani za osoby, które „znają odpowiedź” dotyczącą tej umiejętności. W swojej branży mogą być uważani za specjalistów. Posiadają duże doświadczenie i mogliby nauczać tej dziedziny, gdyby mieli kwalifikacje pedagogiczne.
Ekspert
Kandydaci, którzy mogą odpowiedzieć na każde pytanie dotyczące tej umiejętności oraz branży. Przyczynili się do rozwoju, zdefiniowania lub udoskonalenia tych czynności. Opublikowali artykuły na ten temat, a inne osoby o dużym doświadczeniu często zwracają się do nich z prośbą o radę. Często otrzymują propozycje pracy.
INFORMACJE POUFNE
Strona 15-5
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 15
Definicje poziomu doświadczenia Brak
Kandydaci nigdy nie pracowali na stanowisku wymagającym posiadania danej umiejętności.
Mniej niż 1 rok
Kandydaci mają od 1 do 11 miesięcy doświadczenia w wykonywaniu tej czynności.
1 do 3 lat
Kandydaci mają od 11 do 35 miesięcy doświadczenia w wykonywaniu tej czynności.
3 do 5 lat
Kandydaci mają od 36 do 59 miesięcy doświadczenia w wykonywaniu tej czynności.
5 lat i więcej
Kandydaci mają co najmniej 60 miesięcy doświadczenia w wykonywaniu danej czynności.
Definicje poziomu ostatniego użycia Nigdy
Kandydaci nigdy nie wykonywali tej czynności.
Aktualnie
Kandydaci wykonują tę czynność w ramach obecnej pracy.
W ubiegłym roku
Kandydaci z powodzeniem wykonywali tę czynność w okresie ostatnich 11 miesięcy.
od 1 roku do 3 lat temu
Kandydaci z powodzeniem wykonywali tę czynność w okresie od 12 do 35 miesięcy temu.
od 3 do 5 lat temu
Kandydaci z powodzeniem wykonywali tę czynność w okresie od 36 do 59 miesięcy temu.
powyżej 5 lat temu
Kandydaci z powodzeniem wykonywali tę czynność dawniej niż 60 miesięcy temu.
Definicje poziomu zainteresowania Brak
Kandydaci absolutnie nie są zainteresowani wykonywaniem lub nauczeniem się danej czynności.
Niski
Kandydaci mają duże doświadczenie w tym zakresie, ale niekoniecznie chcą często wykonywać tę czynność.
Medium
Kandydaci chcieliby wykonywać te czynności w codziennej pracy.
Wysoki
Kandydaci są bardzo zainteresowani stanowiskami, na których trzeba wykonywać tę czynność. Wykonywanie danej czynności jest dla nich źródłem motywacji. Chcą uczestniczyć w procesie doskonalenia sposobu wykorzystywania tych umiejętności w firmie.
INFORMACJE POUFNE
Strona 15-6
FAQ
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 16
Często zadawane pytania (FAQ) 1. Tworzę zamówienie, a nie widzę wszystkich stron opisanych w rozdziale Tworzenie zamówienia. • Strony i Bloki informacyjne mogą się różnić w zależności od procesu zamówienia wybranego przez administratora systemu. • Mogły powstać nowe strony i bloki informacyjne. • Nazwy stron i bloków informacyjnych mogły ulec zmianie. 2. Tworzę zamówienie i nie widzę pól EEO na stronie Administracja. • EEO dotyczy wyłącznie Stanów Zjednoczonych. Stany Zjednoczone nie zostały wybrane jako Podstawowa lokalizacja lub Inna lokalizacja na stronie Struktura i szablon. 3. Tworzę zamówienie i nie widzę pól EE na stronie Administracja. • EE dotyczy Kanady. Kanada nie została wybrana jako Podstawowa lokalizacja lub Inna lokalizacja na stronie Struktura i szablon. 4. Szukam określonego szablonu, a w wynikach wyszukiwania widzę 0 szablonów. Dlaczego nie mogę znaleźć szablonu, którego szukam? • Przy wybieraniu szablonu stanowiska w oknie Selektor szablonów stanowisk sprawdź lewy panel. Jeśli w polu Pokaż zaznaczona jest opcja Zamówienia, zmień Zamówienia na Wszystkie. • Jeśli wybrana jest opcja Według Stanowiska, Według Lokalizacji lub Według Organizacji, zmień wybór, aby zobaczyć inne Szablony stanowisk. • Sprawdź dwukrotnie, czy szukając danego szablonu masz otwarty folder lub podfolder określonej struktury. • Opcja Typ zamówienia dla szablonu stanowiska została wyłączona. 5. Podczas tworzenia zamówienia na początku procesu nie widzę opcji Typy zamówień. • Jeśli dla organizacji jest włączony tylko jeden typ zamówienia, wszystkie tworzone zamówienia będą tego samego typu. W takim przypadku podczas tworzenia nowego zamówienia nie będzie widoczne okno typu zamówienia. 6. Podczas tworzenia zamówienia nie widzę strony Autowypełnianie zamówienia. • Parametr Autowypełnianie zamówienia mógł nie zostać włączony w Twojej konfiguracji użytkownika. • Aby włączyć opcję Autowypełnianie zamówienia, kliknij Zmień Moją konfigurację na stronie Witamy. Zostanie otwarte okno Moja konfiguracja. • Na karcie Preferencje wybierz kartę Zamówienia. • Wybierz Chcę używać opcji „automatycznego wypełniania” w kreatorze zamówień. 7. Podczas tworzenia zamówienia nie widzę strony Opcje ogłoszenia. • Jeśli dla Twojej organizacji dostępna jest tylko jedna opcja ogłoszenia, wszystkie zamówienia będą tworzone z takimi samymi opcjami ogłoszenia. W takiej sytuacji strona Opcje ogłoszenia nie będzie wyświetlana podczas tworzenia nowego zamówienia. • Możesz nie posiadać pozwolenia na publikację zamówień. W niektórych organizacjach tylko osoby rekrutujące mogą publikować zamówienia. 8. Do czego służy pole tekstowe Opis podsumowujący dla tablicy stanowisk na stronie Opis zewnętrzny? • Na niektórych tablicach ogłoszeń istnieje ograniczenie liczby słów lub znaków użytych w opisie stanowiska. Aby spełnić ten wymóg, należy napisać bardzo krótki opis stanowiska (maksymalnie 1000 znaków). • W przypadku korzystania z tego pola na tablicę stanowisk zostanie przesłany wyłącznie opis. INFORMACJE POUFNE
Strona 16-2
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 16
9. Jak mogę znaleźć zamówienia, które posiadam? • Na stronie powitania kliknij opcję Zamówienia w punkcie Pokaż moje zamówienia i kandydatów. Zostanie otwarta strona Zamówienia i kandydaci. Na karcie Moje zamówienia będą widoczne posiadane lub współdzielone zamówienia. W menu głównym kliknij polecenie Pokaż moje zamówienia. 10. Jak mogę znaleźć w systemie komentarze osoby rekrutującej? W Aktach kandydata • Osoby rekrutujące oraz inni użytkownicy mogą dodawać komentarze do akt kandydatów. Komentarze są widoczne na karcie Śledzenie. W Zamówieniu • Aby wyświetlić komentarze dołączone do zamówienia, w menu głównym wybierz polecenie Pokaż moje zamówienia. Zostanie wyświetlona lista zamówień. • Wybierz zamówienie. Komentarze będą widoczne na karcie Historia w kolumnie Komentarze. 11. Kiedy nie można już wprowadzać zmian w zamówieniu? Zmiany można wprowadzać wyłącznie w zamówieniach o statusie Projekt. Po zmianie statusu zamówienia na Otwarte lub Opublikowane osoba zatrudniająca musi się skontaktować z osobą rekrutującą (kliknij opcję Skontaktuj się z osobą rekrutującą, wyślij Komentarz, albo zadzwoń do osoby rekrutującej), aby poprosić o wprowadzenie zmian w zamówieniu. 12. Czy osoba zatrudniająca może widzieć ikonę alertu Idealny kandydat? • Tak, osoby zatrudniające mogą widzieć ikonę alertu Idealny kandydat na liście kandydatów, jeśli kolumna Idealny kandydat jest dostępna w formacie dostosowywanej listy kandydatów. Jeśli kolumna Idealny kandydat jest niedostępna, skontaktuj się z administratorem systemu. Patrz “Selektor formatu listy” na stronie 6-9 • Osoba rekrutująca/właściciel zamówienia może wysłać wiadomość e-mail z powiadomieniem o Alercie o idealnym kandydacie do osoby zatrudniającej. 13. Czy osoba zatrudniająca widzi ikonę Uwaga, wskazującą na wprowadzenie zmian w zamówieniu tej osoby? • Tak, kolumna Uwaga zawsze jest widoczna na liście zamówień i liście kandydatów. Jeśli w aktach kandydata lub zamówieniu posiadanym przez osobę zatrudniającą zostaną wprowadzone zmiany, obok akt kandydata pojawi się wskaźnik Uwaga. 14. W Menedżerze korespondencji korzystam z szablonów wiadomości e-mail. Jak wysłać wiadomość e-mail do kilku osób? • Zastosuj średnik do oddzielenia nazwisk (po średniku można, lecz nie trzeba wprowadzać spacji). 15. Jeśli wiadomość e-mail (utworzona za pomocą Menedżera korespondencji) zostanie wysłana na nieprawidłowy adres, czy zostanie zwrócona do nadawcy? • Nie, wiadomość nie zostanie nigdzie doręczona i nikt nie zostanie powiadomiony. 16. Pojawia się komunikat o błędzie Taleo (-1). Co mogę zrobić? • Zapisz wszystkie kroki wykonane przed wystąpieniem błędu. • Zgłoś błąd administratorowi systemu, który w razie konieczności prześle informacje do firmy Taleo w celu zbadania błędu.
INFORMACJE POUFNE
Strona 16-3
Podręcznik użytkownika aplikacji Manager WebTop
Rozdział 16
17. Okno nie ładuje się całkowicie lub jest całe białe. Co mam zrobić? • Zamknij przeglądarkę i ponownie uruchom aplikację. • Jeśli sytuacja się powtarza, sprawdź ustawienia przeglądarki zgodnie z wymogami technicznymi. • Jeśli problem nadal występuje, uruchom komputer ponownie. • Jeśli to nie pomoże, zgłoś błąd administratorowi systemu, który w razie konieczności prześle informacje do firmy Taleo w celu zbadania błędu.
INFORMACJE POUFNE
Strona 16-4
