Anlage 3

Stellungnahme der Verwaltung zum Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes zur Jahresrechnung der Stadt Quedlinburg für das Haushaltsjahr 2011

Quedlinburg, den 16.07.2013 Der Bericht besteht aus 5 Seiten.

gez. Brecht Dr. Brecht Bürgermeister

Stellungnahme der Verwaltung zum Prüfbericht RPA Stadt Quedlinburg 2011

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0.

Zusammengefasstes Prüfungsergebnis PB/PH

Nr.:

PB

001

PHw

001

PB

002

PB

003

PB

004

PB

005

Inhalt

Bereiche

Seite

[Wiederholung] Das Saldieren der Einnahmen und Ausgaben auf der Einnahmeseite des Verwahrkontos 0020/000.OVW Bestand Festgeld- und dem damit verbundenen unkorrekten Ausweis der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben des Verwahrbuches wird wiederholt beanstandet. Es wird vom RPA empfohlen, dass durch die Bereiche der Verwaltung - speziell in Vorbereitung der Einführung der Doppik - die Werthaltigkeit der Kasseneinnahmereste festgestellt und gegebenenfalls eine Restebereinigung vorgenommen wird, um nicht die Ergebnisse zukünftiger Haushaltsjahre belasten zu müssen Die Bildung des HAR zur Sanierung der Rathausfassade wird beanstandet weil sowohl die Maßnahme nicht begonnen wurde als auch dem Verwaltungshaushalt zu zuordnen ist Die Bildung des HAR wird aufgrund der fehlenden vertraglichen Vereinbarung als Voraussetzung für die Bildung eines HAR beanstandet

FB 1

38

gesamte Verwaltung

40

FBL4 und FBL1

47

FBL 3 und FBL 1

48

Die Bildung des HAR wird aufgrund der fehlenden vertraglichen Vereinbarung als Voraussetzung für die Bildung eines HAR beanstandet Die Nichtbeachtung des Haushaltsgrundsatzes der Jährlichkeit wird beanstandet

FBL 4 und FBL 1

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FBL 2

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Stellungnahme der Verwaltung zum Prüfbericht RPA Stadt Quedlinburg 2011

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PB/PH

Nr.:

PB

006

PB

007

Inhalt Die Ausgabe von Haushaltsmitteln ohne haushaltsrechtliche Ermächtigung wird beanstandet Die Saldierung von Einnahmen und Ausgaben auf Verwahrkonten ist nicht mit den Vorgaben der GemKVO vereinbar und ist zu beanstanden

Bereiche

Seite

SG 3.1

65

FB 1

66

Vorbemerkung Aufgrund der Zusammenstellung der Prüfungsbemerkungen aus dem Bericht des Rechnungsprüfungsamtes (Endnoten) zur Prüfung der Jahresrechnung wurden von der Verwaltung Stellungnahmen erarbeitet, welche in diesem Bericht zusammengefasst wurden und nach § 108 Abs. 2 GO LSA hiermit vorgelegt werden. Eine Bewertung und Kommentierung erfolgt vom Rechnungsprüfungsamt an dieser Stelle nicht. Die Sachverhalte, zu denen im Bericht Hinweise oder Empfehlungen gegeben wurden, sollten bei der zukünftigen Bearbeitung Beachtung finden.

PB 001: [Wiederholung] Das Saldieren der Einnahmen und Ausgaben auf der Einnahmeseite des Verwahrkontos 0020/000.OVW -Bestand Festgeld- und dem damit verbundenen unkorrekten Ausweis der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben des Verwahrbuches wird wiederholt beanstandet. (FB 1) Die Verwaltung führt hierzu aus: PB 001 In den Verwaltungsvorschriften zu § 31 GemKVO wird ausgeführt, das sich die Regelung auf die Übernahme von Beträgen aus dem Verwahrbuch in das Sachbuch bezieht und ist in diesem Fall nicht heranzuziehen. Auf dem Verwahrkonto 0020/0VW (Bestand Festgeld) wird außerhalb des Haushaltes der Stadt Quedlinburg buchmäßig der Bestand der einzelnen Festgelder nachgewiesen.

PHw 001: Es wird vom RPA empfohlen, dass durch die Bereiche der Verwaltung speziell in Vorbereitung der Einführung der Doppik - die Werthaltigkeit der Kasseneinnahmereste festgestellt und gegebenenfalls eine Restebereinigung vorgenommen wird, um nicht die Ergebnisse zukünftiger Haushaltsjahre belasten zu müssen. (gesamte Verwaltung)

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PB 002: Die Bildung des HAR zur Sanierung der Rathausfassade wird beanstandet weil sowohl die Maßnahme nicht begonnen wurde als auch dem Verwaltungshaushalt zu zuordnen ist. (FBL4 und FBL1) Die Verwaltung führt hierzu aus: PB002 Entsprechend des Sachbuchauszuges aus dem Jahr 2011 wurden per 31.12.2011 finanzielle Mittel in Höhe von 19.849,49 € verausgabt. Der Abfluss der finanziellen Mittel deutet auf den Beginn der Sanierungsmaßnahme hin. Da entsprechend § 19 (1) GemHVO Ausgabeansätze im Vermögenshaushalt bis zur Fälligkeit der letzten Zahlung für ihren Zweck verfügbar bleiben, wurden HAR gebildet. Der Empfehlung des Rechnungsprüfungsamtes die Maßnahme dem Verwaltungshaushalt zuzuordnen, wird mit der Haushaltsplanung 2013 Rechnung getragen.

PB 003: Die Bildung des HAR wird aufgrund der fehlenden vertraglichen Vereinbarung als Voraussetzung für die Bildung eines HAR beanstandet. (FBL 3 und FBL 1) Die Verwaltung führt hierzu aus: PB003 Die Spielplatzfläche in der Marktgrundschule sollte im Jahr 2011 saniert werden. Diese Maßnahme musste jedoch unterbrochen werden, da die Auswirkungen der Tiefbauarbeiten auf die Stellfläche nicht feststanden. Bedingt durch die Kanalarbeiten auf dem Schulhof konnte die Maßnahme auf der Spielplatzfläche im Haushaltsjahr 2011 nicht abgeschlossen werden. Im Sinne des zügigen Fortganges der Maßnahme und unter Abwägung der Haushaltssituation des Jahres 2012 wurde zum Jahresabschluss entschieden, die Haushaltsausgabereste für diese Maßnahme zu bilden.

PB 004: Die Bildung des HAR wird aufgrund der fehlenden vertraglichen Vereinbarung als Voraussetzung für die Bildung eines HAR beanstandet. (FBL 4 und FBL 1) Die Verwaltung führt hierzu aus: PB 004 Auf Grund der Tatsache, dass es sich bei der Maßnahme „ Ägidiikirchhof“ um eine Fördermaßnahme handelt, und die Fördermittel im Haushaltsjahr 2011 eingegangen sind, wurde auf dieser Haushaltsstelle ein Haushaltsausgaberest gebildet, da sonst die Finanzierung der Maßnahme in Frage gestellt war.

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PB 005: Die Nichtbeachtung des Haushaltsgrundsatzes der Jährlichkeit wird beanstandet. (FBL 2) Die Verwaltung führt hierzu aus: PB 005 Aufgrund des im März 2011 in der Notunterkunft für Wohnungslose im Objekt Magdeburger Str. 11 b eingetretenen Brandereignis war die Nutzung der Unterkunft nicht mehr möglich. Aus diesem Grunde wurden die Bewohner ab diesen Zeitpunkt vorübergehend in ein von der Wohnungswirtschafts- GmbH in Quarmbeck zur Verfügung gestellten Ausweichquartier untergebracht. Um die damit verbundenen Mehrkosten für eine vertraglich zugesicherte 24Stunden Bewachung unter den geltenden, tariflichen Grundsätzen im Bewachungsgewerbe sowie den Mietzahlungen begleichen zu können, wurde der v. g. Antrag auf üpl. Ausgabe am 17.11.2011 gestellt und in der Höhe auch bewilligt. In diesem Zusammenhang wurde aufgrund der unmittelbar bevorstehenden Tarifänderungen im Bewachungsgewerbe (Einführung flächendeckender Mindestlohn) und hieraus resultierender, notwendiger Veränderungen der Vertragsgestaltung zwischen der Stadt und dem Bewachungsunternehmen im Hinblick der Ausgestaltung der Bewachungsmodalitäten die Abrechnung für den Monat November 2011 im Januar 2012 verbucht, infolge im Jahr 2011 die Rechnungslegung für 11 statt üblicherweise 12 Monate, und im Haushaltsjahr 2012 die Rechnungslegung für 13 statt üblicherweise 12 Monate vorgenommen worden ist. Hierbei wurde verkannt, dass der Haushaltsgrundsatz der Jährlichkeit (§ 92 Abs. 1 GO LSA) hätte beachtet werden müssen. Bei der Beantragung der üpl. Ausgabe hätten also entweder die Mehrkosten für den Monat November 2011 berücksichtigt, oder ggf. im Monat Dezember 2011 ein erneuter Antrag auf üpl. Ausgabe in entsprechender Höhe gestellt werden müssen. In Auswertung dessen wird zukünftig die entsprechende Verfahrensweise unter Beachtung der haushalts- und kassenrechtlichen Vorschriften angewandt. PB 006: Die Ausgabe von Haushaltsmitteln ohne haushaltsrechtliche Ermächtigung wird beanstandet. (SG 3.1.) Die Verwaltung führt hierzu aus: PB 006 Diese Prüfungsbemerkung ist korrekt. Für die erhöhte Ausgabe von 259,13 € sind auf der Einnahmehaushaltsstelle 4601.004.36800 Mehreinnahmen in Höhe von 263,83 € zu verzeichnen. Ein finanzieller Schaden ist der Stadt somit nicht entstanden. In Zukunft wird darauf geachtet, dass ein Folgeantrag gestellt wird. PB 007: Die Saldierung von Einnahmen und Ausgaben auf Verwahrkonten ist nicht mit den Vorgaben der GemKVO vereinbar und ist zu beanstanden. (FBL 1) Die Verwaltung führt hierzu aus: Nach Rücksprache mit dem Rechnungsprüfungsamt ergab sich, dass diese Prüfbeanstandung irrtümlich erging.

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