Sitzung der Referatekonferenz des Studierenderates vom 20.02.2017

Sitzung der Referatekonferenz am 20. Februar 2017 Legende: was zu tun ist, möglichst mit zuständiger Person/Instanz B = Zeichen für Informationen / Arbeitsaufträge für die Büro-Beschäftigten FIN = Zeichen für Informationen/Arbeitsaufträge für das Finanz-Team

Tagesordnung 1 Anwesenheit....................................................2 2 Kurzbericht aus der Refkonf.........................3 3 Beschluss der Tagesordnung..........................3 4 Bestätigung von Protokollen..........................4 5 Infos jedweder Art..........................................4 5.1 Erstattungsfähigkeit des Sockelbeitrags für das Semesterticket bei Beurlaubung 6 Berichte...........................................................5 6.1 URRmEL 6.2 Bericht Lastenfahrrad von Harald (kurzes Feedback gewünscht) 6.3 Bericht vom Treffen mit dem Sportinstitut zum Campus of studybility am 6.2. um 14:30 6.4 Neues vom Drucker 6.5 Bericht vom Interview mit Projektteam Raumplanung TU Dortmund (u.a. Sperrzeiten (20.3. - 22.3.) 6.6 Bericht vom AK Studierendenwerk 17.02.2016, 17:00 7 Raumanträge, Schlüsselanträge, etc.............6 7.1 Anträge auf Schlüssel/Raumnutzung 7.2 Überschneidungen 8 Termine, Treffen.............................................6 8.1 Refkonftermine in der vorlesungsfreien Zeit 8.2 Montag, 27.2., 9:00: Lieferung der neuen Möbel 8.3 Soirée zum 8.März 8.4 8.3., 11:00 – 17:00 Infostand zum 8.3. 8.5 Rektor meets Vorsitz 8.6 Science March am 22.4. 9 Umbau/Renovierung......................................8 9.1 Bericht: laufende Reparaturen:

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9.2 Mail an Frau Wagner 9.3 Planung Wände/Decke Archiv & neue Türen: 22.2., 14:30 10 Aufruf zum 8. März......................................9 11 Finanzanträge...............................................9 11.1 Weiterbildung für die BfH zum Vergaberecht 11.2 Info: Auswirkungen der Tarifeinigung 12 Finanzabläufe FIN......................................10 12.1 Verbuchung von Überweisungen aus dem letzten Jahr 12.2 Dienstanweisung Geldannahmestellen 12.3 Umgang mit Aufwandsentschädigungen 12.4 Jahresabschluss 13 Büro-Abläufe / Büro-Umstrukturierung.12 13.1 Datencontainer umstellen 13.2 Öffnungszeiten im StuRabüro 13.3 Ausschreibung EDV-Stelle 14 Nichtöffentlicher Teil (Personalia, Offene Forderungen)...................................................13 15 Öffentlichkeitsarbeit..................................13 15.1 Homepage 15.1.1 Seite zum VS-Beitrag...................13 15.1.2 Infos zur Rückzahlung des Sockelbeitrags an Schwerbehinderte.......14 15.1.3 Neue Homepage............................14 15.2 Flyer 15.2.1 Übersetzung von Flyern ins Englische..................................................14 15.2.2 Weitere Flyer (wurde am 17.1. vertagt) nochmal vertagt..........................14 16 Rechtsberatung...........................................15 17 Sonstiges......................................................16

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17.1 Sachen, die man mit dem MWK bereden 18.3.2 Diskussion: un(ter)besetzte könnte Referate....................................................18 17.2 Arbeitsweise im Pad zur 18.4 Irgendwann später Sitzungsvorbereitung 18.4.1 Zeitungsabos (vom 13.12.17).......18 18 Wiedervorlage.............................................17 18.5 Konkretisierung von Dauerbeschlüssen 18.1 Nächste Sitzung: 7.3.2017 (vertagt vom 31.01 – Beratungszeit verlängert 18.1.1 Raum 045 in INF 308...................17 bis offene Fragen geklärt sind) 18.1.2 Sammelantrag an die Refkonf für 18.5.1 Diskussion: Layoutschulung/Ausstattung und Infrastruktur im StuRafortbildung (vom 31.1.17)........................19 Büro und der Sandgasse...........................17 18.6 Übersetzungen von Flyern ins Englische 18.1.3 Handkassenformulare...................17 (vom 31.1.17) 18.1.4 Wahlveröffentlichungen Zendas.. .17 19 Anhang.........................................................19 18.2 Februar 19.1 Ausführliche Antwort zur Rückerstattung 18.2.1 Lastschriftmandate........................17 des Semesterticketsockelbeitrags 18.3 März 19.2 Campus of studybility – Informationen 18.3.1 V.i.S.d.P.-Angaben auf Flyern aus Telefonat & Treffen mit Herrn Dr. Weiß (wurde am 17.1. vertagt)..........................18 19.3 Gemeldete Delegationen

Beginn: Ende :

XX Uhr XX Uhr

1 Anwesenheit Sitzungsleitung: Protokoll:

hochkopieren, wer da ist Stimmberechtigte Mitglieder der Referatekonferenz: Sitzungsleitung der Refkonf: Wolf Weidner, Kirsten Heike Pistel Referate EDV-Referat: Johannes Visintini, Harald Nikolaus Finanzreferat: unbesetzt, Aufgaben übernehmend: Wolf Weidner Hochschulpolitische Vernetzung (Außen): Tenko (Glenn) Bauer, Eva Gruse Internationale Studierende: (kommissarisch) Nicole Eigenmann Konstitution der VS & Gremienkoordination: (unbesetzt) Kulturreferat: Alexander Knabe, Marie Chavillié, Ekaterina Bublikova Lehre und Lernen: (unbesetzt) Öffentlichkeitsarbeit: (alle drei kommissarisch) Inken Huschke, Christine Süß, Sven Eck Ökologie und Nachhaltigkeit: Sarah Mailänder, André Müller (entschuldigt) Politische Bildung: Patrik Dahl, Sirac Baz, Jonas Gottschalk 17-02-20

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QSM-Referat: Jessica Albrecht Räumereferat: (unbesetzt) Rechtsfragen (Justizreferat): (unbesetzt) Soziales: Mahmud Abu-Odeh, Claudia Guarneri (entschuldigt bis April) Studierendenwerk: (kommissarisch) Benjamin Weber Verkehr: (kommissarisch) Erik Tuchtfeld (entschuldigt bis Ende August) Gesamt stimmberechtigt: XX von 12

Beratende Mitglieder der Refkonf: Autonomes Referat: gegen geschlechtsspezifische Diskriminierung von Frauen* und Non-Binary: Paula Bröcker, Maria Wetzler, Tamara Reith für Student*innen mit Behinderung oder chronischer Erkrankung: Valentina Schmidt, Vinojan Vijeyaranjan für Betroffene von Rassismus und Diskriminierung aufgrund kultureller Zuschreibungen: Felix Ezeoha für Betroffene von sexualitätsbezogener Diskriminierung [Queerreferat]: Stefan Kleyer Sitzungsleitung des StuRa: Carolin Becker, Jessica Albrecht, Louis Roer, Simon Steiger Gesamt beratend: Gesamt stimmberechtigt bei GO: Gäste:

2 Kurzbericht aus der Refkonf In der Refkonf am 31.1.17 wurde vereinbart, dass der Kurzbericht aus der Refkonf von einem Mitglied der Refkonf übernommen wird. Wer macht es diese Sitzung? Gibt es schon einen Bericht aus den Refkonfen vom 31.1. und 7.2?

3 Beschluss der Tagesordnung Abstimmung über Tagesordnung

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JA

NEIN

ENTHALTUNG

Ergebnis: Angenommen

4 Bestätigung von Protokollen Vorliegt das Protokoll vom 7.2.17 Info: Die Protokolle der Refkonf werden nicht eigens abgestimmt – es sei denn, dies wird gewünscht. An dieser Stelle besteht nochmal Gelegenheit, Änderungsanträge vorzubringen. Geschieht dies nicht, gilt ein Protokoll als bestätigt. Liegen Änderungsanträge oder Anträge auf Abstimmung vor? Kasten: Falls Abstimmung gewünscht, sonst Kasten löschen: Abstimmung über Protokoll 7.2.17 JA

NEIN

ENTHALTUNG

Ergebnis: Angenommen/Abgelehnt

Ausstehende Protokolle: Protokoll der Sondersitzung vom 28.11.2016 – Vorlage inhaltlich fertig und abstimmbar, Formatierung des öff. Teils steht noch aus =>Vorschlag: Bestätigung am 7.3. Protokoll der Sitzung vom 22.11.16 : Vorlage aufgetaucht und in Arbeit Protokoll der Sondersitzung vom 15.11.2016 – Anhänge fehlen, aber inhaltlich fertig und abstimmbar => Vorschlag: Bestätigung am 7.3. weitere ausstehende Protokolle: mindestens 1.9.; Recherchen laufen.

5 Infos jedweder Art 5.1 Erstattungsfähigkeit des Sockelbeitrags für das Semesterticket bei Beurlaubung Der Sockelbeitrag für das Semesterticket ist bei Beurlaubung nicht erstattungsfähig. Erik, der Verkehrsreferent, hat die Sache mit der Verwaltung geklärt und den Text zum VS-Beitrag auf der Homepage entsprechend aktualisiert: https://www.stura.uni-heidelberg.de/vs-beitrag.html 17-02-20

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Die ausführliche Begründung findet ihr im Anhang zu diesem Protokoll

6 Berichte 6.1 URRmEL •

Jahresbericht 2016 von URRmEL liegt vor: http://urrmel.de/jahresberichte/jahr16.pdf

•

Die Vorsitzenden haben den neuen Pachtvertrag von URRmEL unterschrieben.

6.2 Bericht Lastenfahrrad von Harald (kurzes Feedback gewünscht) Ein Lastenfahrrad mit Elektromotor wird 3000-4000 Euro kosten. Dazu kommen bis zu 200 Euro für eine Außensteckdose. Bevor wir konkret nach einem Standort und einem Modell suchen (mit Probefahrt und langer Beratung), hätten Harald gerne wenigstens ein Meinungsbild in der RefKonf: ist es uns das grundsätzlich wert? Elektromoter (ohne wäre 500-600 E billiger) muss schon sein, sonst kommen wir nicht den Berg zum StuRa-Büro hoch Es ist klar, dass am Ende der StuRa entscheidet, aber ein Meinungsbild der RefKonf wäre gut.

6.3 Bericht vom Treffen mit dem Sportinstitut zum Campus of studybility am 6.2. um 14:30 Vgl. Anlage kurzes Feedback aus der Sitzung (falls möglich) => sollte TOP in der nächsten Sitzung werden

6.4 Neues vom Drucker Der neue Finisher und das Großraummagazin sollen diesen Monat, auf jeden Fall aber dieses Jahr noch kommen :-) Wir bekommen inzwischen auch Rechnungen, diese waren allerdings fehlerhaft (dort waren Finisher und Großraummagazin aufgeführt), so dass wir sie neu ausstellen lassen

6.5 Bericht vom Interview mit Projektteam Raumplanung TU Dortmund (u.a. Sperrzeiten (20.3. - 22.3.) Alex kümmert sich drum

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6.6 Bericht vom AK Studierendenwerk 17.02.2016, 17:00

7 Raumanträge, Schlüsselanträge, etc. 7.1 Anträge auf Schlüssel/Raumnutzung Liegen bisher keine vor

7.2 Überschneidungen AEGEE will einige Male zeitgleich zur Refkonf in den Gruppenraum. Gibt es Anmerkungen / Bedenken?

8 Termine, Treffen 8.1 Refkonftermine in der vorlesungsfreien Zeit Zur Erinnerung: Di, 7. März und 21. März Di,, 4. und Di, 11. April

8.2 Montag, 27.2., 9:00: Lieferung der neuen Möbel die neuen Tische für den Gruppenraum und das Regal für die Küche werden am Montag, 27.2., geliefert. Die Vorbereitung der Räume läuft, am Sonntag vorher dran denken, endgültig freizuräumen.

8.3 Soirée zum 8.März Die Friedrich Ebert Stiftung veranstaltet einen Soirée zum Internationalen Frauentag - Heidelberg --> Event: https://www.facebook.com/events/1280447992024084/?active_tab=discussion am 8. März ab 18h in der Gedenkstätte in der Pfaffengasse 18

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8.4 8.3., 11:00 – 17:00 Infostand zum 8.3. Die Amnesty International Hochschulgruppe veranstaltet in Kooperation mit Artemis Forum (feministische Hochschulgruppe) am 8.3. einen Stand (11-17h) am Uniplatz, der außergewöhnliche Frauen vorstellt. => guter Anlass die Gruppen aufs Sofo hinzuweisen

8.5 Rektor meets Vorsitz Der Rektor will sich mal wieder im "wiederkehrenden Turnus" mit den Vorsitzenden treffen. Mail vom 13.2.17: Sehr geehrte Frau Pistel, sehr geehrter Herr Weidner, im wiederkehrenden Turnus findet ein Gespräch zwischen dem Rektor und dem Vorsitz der Verfassten Studierendenschaft statt. Der letzte Austausch war noch mit Ihrer Vorgängerin und Ihrem Vorgänger im September 2016. Ich würde mich freuen, wenn Sie uns Ihnen passende Terminvorschläge für ein gemeinsames Gespräch im Rektorat zukommen lassen möchten, die wir anschließend mit dem Kalender von Herrn Professor Eitel abgleichen würden. An dem Gespräch würden, wie üblich, zudem Frau Fuhrmann-Koch und ich teilnehmen. Mit freundlichen Grüßen Persönlicher Referent des Rektors Büroleiter

Kommunikation mit dem Rektorat ist wichtig – sollen die Vorsitzenden bestimmte Themen ansprechen? => Verfahrensvorschlag: ggf. im nichtöffentlichen Teil besprechen

8.6 Science March am 22.4. uns hat eine Anfrage erreicht: Hey, wie ihr vllt schon mitbekommen habt, soll am 22.April ein Weltweiter Science March stattfinden, momentan gibt es noch niemanden der sich um eine Organisation hier in Heidelberg kümmert, dabei könnte man gerade hier aufgrund der hohen Studentenanzahl ein gutes Zeichen setzen. Ich würde mich selber freiwillig melden und mich kümmern, jedoch befinde ich mich kurz vor meiner Bachelorabschlussprüfung Chemie und habe deswegen keine Zeit, und privat natürlich auch nicht ausreichend Mittel. Es gibt eine Gruppe die versucht das ganze in Deutschland zu organisieren, die Informationen findet ihr unter https://sciencemarchger.wordpress.com/ Ich finde wir als Universitätsstadt sollten am 22. April teil dieser Bewegung sein und ich würde mich sehr freuen wenn ihr euch dafür entscheiden würdet in Heidelberg dazu aufzurufen und einen Science March zu organisieren. Liebe Grüße Es gibt inzwischen eine Gruppe in HD, die sich darum kümmert: https://sciencemarchger.wordpress.com/auch-in-deiner-stadt/

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Heidelberg: Email [email protected], Twitter @ScienceMarchHD

9 Umbau/Renovierung 9.1 Bericht: laufende Reparaturen: •

Der Lüfter im Damen-WC (seit 21.7.17 in Reparatur), der letztes Jahr nicht mehr erneuert werden konnte, da kein Geld mehr dafür vorhanden war (beim Bauetat, nicht bei uns, wir dürfen sowas nicht zahlen), wurde am 16.2.17 ersetzt.

9.2 Mail an Frau Wagner Entsteht im Pad, Endfassung einfügen wenn fertig. Vorfassung Liebe Frau Wagner, Wir haben einige Bitten und Fragen zur Renovierung des StuRabüros. 1. Linoleum auf dem Vorsprung im Flur unten vor Raum 061 in der Ethnologie wird diese Woche Linoleum verlegt. Wir wollten nochmals nachfragen, ob - sofern ein Streifen übrigbleibt - dieser bei uns auf dem Betonsockel unterhalb der Treppe zum Gruppenraum aufgebracht werden könnte. Der unverputzte Beton ist sehr unansehnlich und schwer zu reinigen. 2. Verputzen der Wand im Sitzungszimmer Die Wand vom Sitzungszimmer (-115) zum Heizungsraum wurde letztes Jahr aufgeklopft und teilweise neue Rohre verlegt. Die Wand ist jetzt weitgehend verputzt, aber einige der Rohre liegen noch offen und die unverputzte Wand krümelt vor sich hin. Sie ist aber trocken. Wir würden uns freuen, wenn die Wand bald wieder verputzt und gestrichen werden könnte. Wenn man an die Wand muss, einfach die Möbel, die zum Verdecken der Löcher vor die Wand gestellt werden, wegschieben. 3. Streichen der Wand in Raum -164 Im oberen Bereich des Büros wurde im August 2016 die Wand verputzt und ein farbenfroher orangener Kasten an der Wand angebracht (dessen Funktion uns bisher allerdings niemand erklären konnte). Der Putz ist inzwischen getrocknet. Wir würden uns freuen, wenn diese Wand noch gestrichen würde, damit wir den Bereich wieder nutzen können. Vielleicht lässt sich das mit dem Streichen der neuen Wand vom Treppenhaus vom Aufzugsvorraum verbinden. 17-02-20

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Wir müssten ein paar Tage vorher Bescheid wissen, weil wir dort inzwischen zwei provisorische Arbeitsplätze eingerichtet haben. in den letzten Wochen wurden die letzten Feuermelder im StuRabüro und in den hinteren Räumen neue Lichter angebracht, die Räume sind jetzt viel heller und übersichtlicher geworden. Auch andere kleinere Elektrosachen wurden erledigt. Wir würden uns freuen, wenn auch unsere anderen "Baustellen" sich nach und nach erledigen würden.

9.3 Planung Wände/Decke Archiv & neue Türen: 22.2., 14:30 Termin mit Herrn Pfeiff vom Bauamt; Mittwoch 22.2., ab 14:30 Uhr, Dauer ca. 1 Stunde Es geht um die Abstimmung des Einbaus der Türen - und den Umbau der Wand/Decke im Archivbereich • Merke: jetzt wird doch auf einmal die Decke gemacht, d.h. wir müssen evtl. doch hohe Regale rausnehmen aus dem Raum • sobald diese Maßnahmen gemacht sind, sollte der Container kommen

10 Aufruf zum 8. März Es soll bis zur Sitzung ein Entwurf vorliegen

11 Finanzanträge 11.1

Weiterbildung für die BfH zum Vergaberecht

Die BfH beantragt die Übernahme der Kosten für eine Weiterbildung zum Thema "Seminar zum Vergaberecht unterhalb der Schwellenwerte nach VOL/A".

Abstimmung über TOP JA Ergebnis: Angenommen/Abgelehnt

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NEIN

ENTHALTUNG

Betrag: 250 Euro

Posten im Haushaltsplan:

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11.2

Info: Auswirkungen der Tarifeinigung

Basics: Rückwirkend zum 1. Januar 2017 werden die Tabellenentgelte um 2,0 Prozent angehoben. In den unteren Entgeltgruppen greift eine soziale Komponente von 75 Euro. (Zum 1. Januar 2018 folgt ein weiterer Erhöhungsschritt um 2,35 Prozent. In den Entgeltgruppen 9 bis 15 wird es ab dem 1. Januar 2018 eine sechste Stufe der Entgelttabelle geben, die zum 1. Oktober 2018 noch einmal erhöht wird.) Fragen und Antworten zum Tarifabschluss unter https://www.gew.de/troed2017/ - oder bei der Gewerkschaft eurer Wahl... Hier erste Berechnungen: Die genauen Auswirkungen auf die Gehälter der Angestellten der VS kommen vermutlich bald vom LBV. Aber es wird stärkere Auswirkungen auf die E-3 Stellen geben, aufgrund der sog. "Sozialen" Komponente die mitverhandelt wurde. Diese besagt eine Erhöhung des monatl. Gehalts um 75 Euro, wenn die 2 bzw. 2,35% zusammen weniger ergeben würde. Bei E-3 ist das definitiv der Fall. Die soziale Komponente mit 75 Euro/Monat greift 2017 schon voll, sprich wir reden bei den E-3 Aushilfen mit im Schnitt 35h/Monat (bei 174h/Monat insg. im Schnitt) über im Schnitt 13 Euro/Monat pro E-3, sprich bei 6 Aushilfen von 78 Euro /Monat bzw. 936 Euro/Jahr für alle Aushilfen für das Jahr 2017. Dafür 2018 dann "nur" noch 10 Euro/Monat/pro HiWi, sprich für alle HiWis 60 Euro/Monat sprich 720 Euro für das Jahr. Die BfH schlägt vielleicht mit ca. 40 Euro in 2017 und etwas mehr (so 42 Euro) in 2018 pro Monat zusätzlich zu Buche – sprich ca. 480 Euro für das Gesamtjahr 2017 und 504 Euro 2018. Evtl. greifen aber die vollen 75 Euro / Monat – vgl.: http://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/tr/2017/abgrenzung.html ==> es läuft auf einen Nachtragshaushalt raus Verfahrensvorschlag: Vorsitz soll klären und in die nächste oder übernächste Refkonf mit belastbaren Zahlen kommen

12 Finanzabläufe FIN

12.1

Verbuchung von Überweisungen aus dem letzten Jahr

Änderungsantrag der BfH: Die beschlossene Methode, Rechnungen, die in 2016 auf Grund des Rückstaus nicht gebucht wurden und daher erst im Budget des HHJ 2017 zum Tragen kämen, aus den Geldern der Fachschaftenrücklage zu bezahlen, findet die BFH gut. Allerdings fände es die BFH wichtig, dass man im Nachhinein auch noch eine Zuordnung zu den jeweiligen Fachschaften vornehmen kann. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, um Doppelzahlungen bzw. -abrechnungen auf die Spur zu kommen. 17-02-20

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Wenn man in der EPL eine Fachschaft filtert, dann hat man meist einen recht schnellen Überblick, um solche Fälle zu checken. Dieser geht verloren, wenn ein Teil über die FS-Rücklage bezahlt wird, es müsste daher hinten zumindest eine extra Spalte her, die eine Filterung der FS-Rücklage nach Fachschaft ermöglicht (ist ja auch sonst zur Info gegebenenfalls sinnvoll). Diskussion: • Hinweis: Es soll eine Liste geben, was umgebucht wird, daraus kann man entnehmen, von welcher FS was umgebucht wird, es ist also weiterhin nachvollziehbar, von welcher FS die Abrechnung kam • Wenn wir korrekt abrechnen und eine ordentliche Buchführung haben, kann es keine Doppelabrechnungen/-zahlungen geben – weil man immer Originale vorlegen muss und die kann man eigentlich nur einmal vorlegen. • Wieviele solcher Vorfälle gab es denn bisher, was lässt vermuten, dass das beschlossene Verfahren eine Doppelabrechnung/-abbuchung ermöglicht?

12.2

Dienstanweisung Geldannahmestellen

Die Dienstanweisung für Geldannahmestellen muss beschlossen werden Weiterer Zeitplan: Text wird an die Verwaltung geschickt zur Übersicht, ggf. nochmal in der nächsten Refkonf verhandelt. Anschließend findet ein Treffen statt, auf dem die ersten Geldannahmestellen eingerichtet werden. Ziel: zu Vorlesungsbeginn sind die Stellen eingerichtet.

Abstimmung zu TOP ABSTIMMUNGS-TEXT (kurz) JA

NEIN

ENTHALTUNG

Ergebnis: Angenommen/Abgelehnt

12.3

Umgang mit Aufwandsentschädigungen

Das Thema wurde bereits einige Male besprochen. (vgl. auch die Diskussion in der Sitzung vom 31.1., TOP 10.7). Auch sollten wir überlegen, wie wir damit umgehen, dass Leute ihre AE über das LBV abrechnen oder abrechnen müssen und dann Abzüge entstehen können (LBV: Landesamt für Besoldung und Versorgung, wir wickeln die Bezahlung der Beschäftigten der VS darüber ab).

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Der fzs hat in einer Broschüre die möglichen Verfahren festgehalten (fzs: freier zusammenschluss von studentinnenschaften, bundesweiter Dachverband von Studivertretungen). Außerdem hat Herr Treiber nochmal ein paar Informationen in der Sache geschickt. Und dann gibt es noch viele Gerüchte und Vermutungen. Wir müssen hier ein Verfahren beschließen, dass Rechtssicherheit gewährleistet, da in der Vergangenheit viele Studierendenvertretungen Nachzahlungen leisten mussten bei falsch angemeldeten oder nicht versteuerten Aufwandsentschädigungen. Verfahrensvorschlag: 1. wir fassen die uns vorliegenden Informationen zusammen und bitten Herrn Treiber, das Thema im Ministeriumsgespräch anzusprechen (sw.u.). 2. Bis dahin lassen wir uns von allen Leuten, die eine AE erhalten und sie nicht übers LBV abwickeln wollen, unterschreiben, dass sie sie selber versteuern.

12.4

Jahresabschluss

•

Der Jahresabschluss verzögert sich.

•

wer soll ihn prüfen? Vorschlag: wir fragen wieder dieselbe Person wie letztes mal an. Gibt es Bedenken?

13 Büro-Abläufe / Büro-Umstrukturierung 13.1

Datencontainer umstellen

Vgl. Refkonf vom 31.1., TOP 11.3 Der TOP wurde zurück an die BfH gegeben: aktueller Stand?

13.2

Öffnungszeiten im StuRabüro

Anlässlich einer Mail sollten wir mal über Öffnungszeiten reden. Hier die Mail: Sehr geehrtes Stura-Team, wir vom Dezernat Internationale Beziehungen der Uni Heidelberg veranstalten jedes Semester die Orientierungstage für internationale. Während der O-Tage verteilen wir Material Mappen mit nützlichen Informationen rund um das Studium und Leben in Heidelberg. Die Mappen beinhalten auch ein Dokument mit wichtigen Adressen, unter denen auch die Adresse des Sturas

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angeführt wird. Bisher hatten wir dort immer Öffnungszeiten des Sekretariates vermerkt. Auf Ihrer Homepage finde ich nun aber keine Information mehr bezüglich dieser Öffnungszeiten. Gibt es aktuelle Öffnungszeiten, die wir in unser Dokument übernehmen könnten? Danke für Ihre Hilfe und beste Grüße

Worum geht es? es kommen hin und wieder Leute ins StuRa-Büro oder in die Sandgasse, um sich zu informieren, Sachen zu holen oder zu bringen (vor allem Wahlunterlagen, Anträge und Abrechnungen, außerdem wollen Leute aus ihren Postfächern oder Schränken Sachen und holen und nicht alle haben einen Schlüssel). Daher wäre es gut, Kontaktzeiten zu haben, in denen man ins Büro kommt und /oder Leute antrifft, die etwas Ahnung haben. Sinnvoll wäre, das zu differenzieren, damit die Leute wissen, wann sie Semesterplaner abholen können und wann sie sich beraten lassen können. Wie machen wir das? Diskussion:

13.3

Ausschreibung EDV-Stelle

Die zweite EDV-Stelle (Serverwartung) muss noch ausgeschrieben werden Entwurf soll bis zur Sitzung vorliegen, entsteht im Pad, zur Sitzung einfügen Wir müssen den Text und das Ausschreibungs- und Auswahlverfahren bereden

14 Nichtöffentlicher Teil (Personalia, Offene Forderungen) Siehe nichtöffentlicher Teil der Unterlagen.

15 Öffentlichkeitsarbeit 15.1 15.1.1

Homepage Seite zum VS-Beitrag

Alex hat einen Post zum Semesterbeitrag bei Facebook gemacht. Man sollte überlegen, ob man

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Teile davon, z.B. die Grafik oder auch Textmaterial auf die StuRaseite zum VS-Beitrag übernimmt, die Seite wurde gerade auch um Infos zur Nicht-Rückzahlung des Sockelbeitrags ergänzt: https://www.stura.uni-heidelberg.de/vs-beitrag.html

15.1.2 Infos zur Rückzahlung des Sockelbeitrags an Schwerbehinderte Die Informationen zur Rückzahlung Schwerbehinderte und zum Semesterbeitrag: sind auf der Homepage sehr versteckt und nicht gut auffindbar - was tun? Diskussion • Man könnte auf die Seite zum VS-Beitrag auch von Soziales und Gesundheit aus verlinken (beide Referate angefragt) • Man könnte in dem Kasten links auf der StuRa-Seite (Bibliothek, Fundsachen, Lehramt) auch auf VS-Beitrag verlinken

15.1.3

Neue Homepage

Stand?

15.2 15.2.1

Flyer Übersetzung von Flyern ins Englische

Das Thema wurde am 31.1. zurückgestellt, bis wir eine vernünftige Verteilung der deutschsprachigen Flyer etabliert haben. Das Sozialreferat hat Mail von einer Interessierten für die Übesetzung der Flyer erhalten. Zudem sollte in der RefKonf zum Thema kurz resümiert werden

15.2.2

Weitere Flyer (wurde am 17.1. vertagt) nochmal vertagt

In der Sitzung am 7.2. fand sich niemand, der/die sich darum kümmern kann. Folgende Flyer sind gerade in Arbeit: BaföG-Flyer wurde inhaltlich komplett überarbeitet, muss jetzt noch gegengelesen und layoutet werden => Claudia hat aktualisierte Fassung gemacht. Wer könnte den Flyer finalisieren? Man könnte versuchen, auf Wickelfalz-Format mit drei Spalten zu gehen. ==> wer kann ihn fertig machen? Alina kümmert sich drum, aktuelle Fassung ohne Layout ist online: https://www.stura.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Fachschaften_Orientierung/Flyer_Bafoeg.pdf

Anwesenheitspflichtflyer => Datei wurde gefunden

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Wer hat freie Kapazitäten und kann sich drum kümmern?

16 Rechtsberatung Wie geht es weiter mit der Rechtsberatung? Bisher hat der AK Rechtsfragen die Rechtsberatung betreut, nachdem anfangs das LeLe-Referat, Justiz- und Sozialreferat drum gekümmert hatten. Der AK hat sich personell aufgelöst - also er hat sich nicht mehr getroffen. Die Rechtsberatung wurde dann von Einzelpersonen aus dem AK betreut bis Ende 2016. Danach hatte Marco sie mit Kathrin von Ende Dezember bis Ende der Vorlesungszeit betreut. ==> Nun müssen wir überlegen, wie sie fortgeführt wird. In dem Zusammenhang sollte auch über das Ticketsytem nachgedacht werden. Es hat immer auch für Probleme gesorgt und die Sache nicht so recht erleichtert. Bei der Sitzungsleitung wurde das Ticketsystem inzwischen abgeschafft, weil das Ticketsystem schickt nur eine automatisierte Antwort, dass die Mail da ist, schickt - aber da es eine Maschine ist, beantwortet es die Mail nicht, die Mail sieht aber scheinbar beantwortet aus, also antwortet niemand mehr drauf. Wenn dann keine Antwort kommt, fühlen sich die Leute, die die Mail schicken, veräppelt, weil nur die Maschine antwortet. Wenn die Mails beantwortet werden, braucht man kein Ticket (wenn man Ticketssysteme professionell nutzt, kann man daran auch den Stand der Bearbeitung und so ablesen, aber die Installation dieser Komponenten hat nie geklappt). Unabhängig davon produziert das System aber Wartungsaufwand, der aber letztlich halt ins Leere läuft, da man die Tickets nicht braucht oder nutzt. Die Tickets kamen auch teilweise nicht bei der Rechtsberatung an, es ist etwas unklar. Vielleicht kann man das auch beheben und das System weiter nutzen. ==> sollten wir das Ticketsystem auch für die Rechtsberatung abschaffen? wer liest die Mails eigentlich und bearbeitet die Tickets? ==> wir sollten das Thema erst bereden, wenn wir eine Rückmeldung von Marco und Kathrin haben, diese wurden angefragt, haben aber noch nicht geantwortet. Was zu tun ist bei der Rechtsberatung: • dringend: mit dem Anwaltsverein die nächsten Termine ausmachen (es gibt eine Standardmail dazu, aber danach muss man auch etwas koordnieren und absprechen) •

sobald die Termine stehen: Werbung fürs kommende Semester (man kann vieles vorher machen, reduziert die Arbeit in der Vorlesungszeit)

•

Flyer, Plakate: aktualisieren, drucken, verteilen

•

Homepage aktualisieren

•

SoFo: Termine eintragen

•

Facebookposts

•

bereits jetzt schon und dauerhaft: Mails an rechtsberatung@stura... beantworten

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•

Anmeldungen für die Termine in der VL-Zeit koordinieren

•

Webung im Semester koordinieren

•

im Semester da sein, wenn die Beratung stattfindet (aufmachen, Kaffeekochen, hinterher aufräumen/abspülen)

•

Abrechnungen fertig machen (aktuell auch darauf hinweisen, dass die Rechnungen richtig adressiert werden)

Dringend zu klärende Fragen: welche Wochen (gerade / ungerade)?: sollte alternierend zu den Landgerichtsterminen sein, d.h. das legen wir nicht fest, sollte nur geklärt werden für die Werbung welche Themen sollen besprochen werden? Erbrecht, Bafög, Baurecht, Prüfungsrecht, Mietrecht, Vertragsrecht Daueraufgabe: irgendwann sollten wir einen Rahmenvertrag ausmachen, bisher machen wir jedes Semester rechtskräftige Absprachen, das reicht uns, aber die Anwälte haben keine Garantie fürs jeweils kommende Semester

17 Sonstiges •

bei der Gleichstellungsbeauftragten sind demnächst Möbel über, kann man sich mal angucken (Tisch und Schrank), evtl. auch für FSen brauchbar

•

Lange Nacht der Hausarbeiten in der UB 2.3. - wir könnten ein paar Semesterplaner in der UB auslegen zu dem Termin

17.1

Sachen, die man mit dem MWK bereden könnte

Herr Treiber schrieb am 11.1.17, dass es Anfragen vom MWK gibt, ob es Gesprächsbedarf gibt: "Liebe Studierenden, zunächst wünsche ich Ihnen allen ein frohes, gesundes und erfolgreiches Jahr 2017! Das MWK hat angefragt, ob es Bedarf gebe, dass sich die an den Landeshochschulen für die Fragen der Verfassten Studierendenschaft Zuständigen wieder einmal treffen, um Fragen bzgl. der Verfassten Studierendenschaften zu klären. Gibt es denn aus Ihrer Sicht Fragen/Themen, die bei einem solchen landesweiten Treffen angesprochen und möglichst geklärt werden sollten? Falls Sie Vorschläge haben, lassen Sie es mich gerne wissen."

Der Termin findet statt, wenn es Themen gibt. Bisher gibt es offenbar keine Themen von anderen Hochschulen. Wir könnten aber überlegen, ob wir Themen haben, die wir gerne geklärt haben

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würden. Im Moment haben wir eine steuerrechtliche Fragen und Fragen zur Aufwandsentschädigung (s.w.u.). Bitte alle mal überlegen, ob euch was einfällt

17.2

Arbeitsweise im Pad zur Sitzungsvorbereitung

1. sollen die Sachen, die in den Unterlagen sind, durchgestrichen im Pad bleiben oder rausgenommen werden? => Vorschlag: Blitzlichtrunde und nächstes Mal nochmal drüber reden und dann ein Verfahren konsensualisieren (vgl. mehr Anmerkungen dazu im Pad) 2. Bei Sachen, die über die Liste gehen, lohnt es, ins Pad zu gucken, falls schon jemand was dazu geschrieben hat. (Da die Mails anonymisiert ins Pad kommen, gehen sie halt manchmal noch über den Verteiler, sonst könnte man sie nur ins Pad packen, aber es soll ja ggf. jede*r nachfragen können) vgl. mehr Text dazu im Pad) => Vorschlag: Blitzlichtrunde und nächstes Mal nochmal drüber reden und dann ein Verfahren konsensualisieren

18 Wiedervorlage 18.1 18.1.1

Nächste Sitzung: 7.3.2017 Raum 045 in INF 308

Wir sollten klären, wie der aktuelle Stand ist – es gibt zum 20.2. nix Aktuelles, daher Wiedervorlage

18.1.2 Sammelantrag an die Refkonf für Ausstattung und Infrastruktur im StuRa-Büro und der Sandgasse Rücklauf von den Gruppen zieht sich, daher in die Wiedervorlage

18.1.3

Handkassenformulare

sollten wir auch mal bereden, Unterlagen noch nicht fertig

18.1.4

Wahlveröffentlichungen Zendas

Der Bericht / Positionierung des Wahlausschusses zu dem Thema steht aus. Es läuft darauf hinaus, die Ergebnisse von Uniservern zugänglich zu machen.

18.2 18.2.1

Februar Lastschriftmandate

Momentan haben wir offenbar mehrere Lastschriftmandate. Lastschriftverfahren sollte man jedoch eigentlich nicht machen. Wenn man die bestehenden Lastschriftmandate sichtet, sollte man einige 17-02-20

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aufkündigen und normale Rechnungen verlangen. Wiedervorlagen, wenn genug zusammengekommen ist Lastschrift: Unfallkasse keine Lastschrift freifunk Rhein-Neckar

18.3 18.3.1

März V.i.S.d.P.-Angaben auf Flyern (wurde am 17.1. vertagt)

Wir hatten in einer der letzten Refkonfen beschlossen, künftig korekte V.i.S.d.P.-Angaben zu machen und Herrn Treiber zu fragen, wie wir unser VISDP gestalten können/sollen. Inzwischen liegt uns eine Antwort vor, die wir umsetzen können/sollten. Vorschlag findet sich bereits auf dem Entwurf fürs VS-Leporello. Antwort findet sich auch im Internen Leitfaden und kann dort dann künftig nachgeguckt werden bei Interesse. (Was soll da eigentlich besprochen werden? Was wurde da vertagt?)

18.3.2

Diskussion: un(ter)besetzte Referate

Aktuell sind einige Referate unbesetzt, andere kommissarisch und wieder andere schwach besetzt. Was tun? Wiedervorlage: mini-Arbeitstreffen.

18.4 18.4.1

Irgendwann später Zeitungsabos (vom 13.12.17)

Liste sollte werden. Es gibt offenbar einen Entwurf. Was soll da gemacht werden?

18.5 Konkretisierung von Dauerbeschlüssen (vertagt vom 31.01 – Beratungszeit verlängert bis offene Fragen geklärt sind) Da hier weiterhin Klärungsbedarf besteht, wird der TOP weiterhin zurückgestellt. In den Dauerbeschlüssen müssen einige Sachen nachformuliert werden, da die beschlossenen Formulierungen unsauber sind, konkret geht es z.B. um Fragen, was genau ein Leuchtstoff ist und wie Reisekosten, Dienstreisen, Dienstgänge, Fahrtkosten, etc. erfasst werden. Die Dauerbeschlüsse findet ihr hier: https://www.stura.uniheidelberg.de/fileadmin/Intern/Protokolle_und_Beschluesse/Refkonf/Richtlinien/Dauerbeschluesse_StuRabuero.pdf

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Sitzungsunterlagen Referatekonferenz

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18.5.1

Diskussion: Layoutschulung/-fortbildung (vom 31.1.17)

Thema sollte irgendwann nochmal besprochen werden. Interessierte sollen sich beim ruprecht melden für Schulung im April, => Interessierte sollen an [email protected] schreiben.

18.6

Übersetzungen von Flyern ins Englische (vom 31.1.17)

Wurde zurückgestellt, bis wir eine vernünftige Verteilung der deutschsprachigen Flyer etabliert haben.

19 Anhang

19.1 Ausführliche Antwort zur Rückerstattung des Semesterticketsockelbeitrags (Mail vom 6.2.17 von Herrn Treiber) Derzeit gibt es keine Regelung, dass es bei einer Beurlaubung den Sozialbeitrag des Studierendenwerkes, den Verwaltungskostenbeitrag oder en Komplementärbeitrag zum Semesterticket zurückerstattet bekommen könnte.

1.

Verwaltungskostenbeitrag

Die einzige gesetzliche Regelung bezieht sich auf den Verwaltungskostenbeitrag, § 12 Landeshochschulgebührengesetz: ?§ 12 Verwaltungskostenbeitrag (1) Die Hochschulen erheben für das Land von den Studierenden einen Verwaltungskostenbeitrag; dies gilt nicht für die Hochschulen für den öffentlichen Dienst. Der Verwaltungskostenbeitrag wird erhoben für Leistungen und Leistungsangebote der Einrichtungen zur Verwaltung und Betreuung der Studierenden. Dazu zählen insbesondere die Leistungen und Leistungsangebote in den Bereichen Immatrikulation, Beurlaubung, Exmatrikulation, Studienberatung, Prüfungen (Verwaltung und Organisation), Auslandsämter, Vermittlung von Praktika und Förderung des Übergangs in das Berufsleben. (2) Der Verwaltungskostenbeitrag beträgt bei den Hochschulen 60 Euro für jedes Semester und bei der Dualen Hochschule 120 Euro für jedes Studienjahr; bei Trimestereinteilung beträgt der Verwaltungskostenbeitrag für jedes Trimester 40 Euro. Der Beitrag ist an der Dualen Hochschule 17-02-20

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mit dem Immatrikulationsantrag und danach mit dem Beginn jedes weiteren Studienjahres sowie an den übrigen Hochschulen mit dem Immatrikulationsantrag oder mit dem Beginn des jeweiligen Verwaltungssemesters oder Verwaltungstrimesters fällig, ohne dass es eines Gebührenbescheides bedarf, sofern die Hochschule die Fälligkeit nicht abweichend bestimmt. (3) Bei einer Exmatrikulation binnen eines Monats nach Beginn der Vorlesungszeit ist der Verwaltungskostenbeitrag zu erstatten. Ist in einer Studien- und Prüfungsordnung bestimmt, dass das Studium durch gleichzeitige Immatrikulation an mehreren Hochschulen erfolgen muss oder kann, ist der Verwaltungskostenbeitrag nur an der Hochschule zu entrichten, bei der der Schwerpunkt des Lehrangebots liegt. Ausländische Studierende, die im Rahmen von Verwaltungsvereinbarungen auf Landes-, Bundes- oder internationaler Ebene oder von Hochschulvereinbarungen, die Abgabenfreiheit garantieren, immatrikuliert sind, sind von der Entrichtung des Verwaltungskostenbeitrags befreit.?

Eine Rückerstattung ist also danach nur vorgesehen, bei einer Exmatrikulation innerhalb eines Monats nach Vorlesungsbeginn (§ 12 Abs. 3), sonst nicht. Bei einer Beurlaubung ist eine Rückerstattung des Verwaltungskostenbeitrages dagegen nicht vorgesehen.

2.

Sozialbeitrag des Studierendenwerkes

Die Regelungshoheit zum Sozialbeitrag des Studierendenwerkes liegt beim Studierendenwerk selbst. Aus der Beitragsordnung des Studierendenwerkes, die ab WS 2017/2018 gilt, geht hervor, dass auch bei einer Beurlaubung der Studierendenwerksbeitrag nicht zurückerstattet wird. Ausdrücklich gilt nach § 2 Nr. 2 der Beitragsordnung die Beitragspflicht auch für beurlaubte Studierende.