Prof. Horst Müller MBA Hochschule Mittweida Fakultät Medien Redaktionspraxis
Resource Management - PERSONAL Master-Studiengang Information and Communication Science, Wintersemester 2015/16
3. Personalplanung: Bestand, Bedarf und Kosten
Master Personal 3: Personalplanung
Master PERSONAL 3: Personalplanung • Rekapitulation – zu Kerninhalten von PERSONAL 2 • Fragen zum “Rechtlichen Rahmen für das Personalmanagement” (Handout) • Präsentation der Gruppenarbeit Bewerbung bei Radio Hamburg – Arbeitsgruppe 5 • Feedback zur Gruppenarbeit (Müller + alle Teilnehmer) • Personalplanung Übersicht und Erläuterungen zu den Bestandteilen, Personalbedarfsplanung und Personalkostenplanung • Hinweise zur Gruppenarbeit “Personalbedarfs- und Kostenplanung” 2
Master Personal 3: Personalplanung
3 Fragen zu PERSONAL 2 1. Was verstehen Sie unter einer „Initiativbewerbung“ - nennen Sie mögliche Anlässe auf Unternehmensseite und erläutern Sie eine denkbare Vorgehensweise
2. Aus einem Arbeitsvertrag entstehen „Hauptpflichten“ für Arbeitgeber und Arbeitnehmer - nennen Sie jeweils die Hauptpflicht für AG und AN - welche Konsequenzen könnte die Nichteinhaltung auf beiden Seiten haben?
3. “Ask not what your country can do for you – ask what you can do for your country.“ Interpretieren und erläutern Sie diese Aussage des früheren USPräsidenten John F. Kennedy im Hinblick auf eine Bewerbung 3
Master Personal 3: Personalplanung
Personalplanung Bestand – Bedarf - Kosten 4
Master Personal 3: Personalplanung
Bestandteile der Personalplanung Personalbestandsanalyse Personalbedarfsplanung Personalbeschaffungsplanung Personaleinsatzplanung Personalfreistellungsplanung Personalkostenplanung
5
Master Personal 3: Personalplanung
Personalbestandsanalyse Personalbestandsanalyse ist die detaillierte Ermittlung ... • ... des tatsächlichen Personalbestands • ... und des absehbaren Personalbestands • ... in einem festzulegenden Planungszeitraum Abgrenzung zur Personaleinsatzplanung • Personalbestand: vor allem quantitativ • Personaleinsatz: vor allem qualitativ 6
Master Personal 3: Personalplanung
Zusammensetzung des Personalbestands ü Festangestellte Mitarbeiter in Vollzeitbeschäftigung ü Festangestellte Teilzeitmitarbeiter ü Auszubildende (Volontäre) ü Mitarbeiterinnen im Mutterschutz ü Personal im bezahlten Krankenstand ü Abwesendes Personal aus anderen Gründen - z.B. Weiterbildung, Regelurlaub, Sonderurlaub ü Regelmäßig beschäftigte freie Mitarbeiter - insbesondere in Medien „Feste Freie“ ü nicht „Lehrbuch“, aber Praxis: Praktikanten, Familienmitglieder ohne Entlohnung 7
Master Personal 3: Personalplanung
Quantitative Berechnungsgrundlagen • Festangestellte Mitarbeiter: Vollzeit, z.B. 8,0 Std./Tag = Grundwert 1,0 Mitarbeiter Monat (früher Mann-Monat) • Teilzeitmitarbeiter: anteilige Arbeitszeit (auf-)gerundet Beispiel: Arbeitszeit/Tag = 3 ¾ Std. (3,75) = 0,5 MM • Auszubildende/Volontäre: unterschiedliche Berechnungsmethoden Beispiele: 1 Volontär = 1,0 Mitarbeiter-Monat 1 Volontär, 1. Jahr = 0,5 Mitarbeiter-Monate 1 Volontär, 2. Jahr = 0,8 Mitarbeiter-Monate • „Feste-Freie-Mitarbeiter“ in der Regel wie „Angestellte“ geplant • Vielfach werden auch Praktikanten und/oder Familienmitglieder ohne Entlohnung einbezogen 8
Master Personal 3: Personalplanung
Berechnung des absehbaren Personalbestands IST = Personalbestand + bereits erfolgte Neueinstellungen + Rückkehrer aus Elternzeit (vormals Erziehungsurlaub) + Rückkehrer aus unbezahltem Urlaub + Absehbare Rückkehrer aus anderen Gründen - bereits erfolgte Kündigungen (durch Arbeitgeber/Arbeitnehmer) - Eintritt in den Altersruhestand - Sonstige längere unbezahlte Abwesenheiten
9
Master Personal 3: Personalplanung
Beispiel für Personalbestandsanalyse
Geschäftsführung Radio 1 • Landesweites populäres Programm
Overhead
Radio 2
• Marketing • Verwaltung • Technik
• Spartenprogramm Oldies
Modell: 2 private Radiosender plus Vermarktung/Verwaltung/Technik in einer weitgehend organisatorischen Einheit. 10
Master Personal 3: Personalplanung
Berechnung des Personalbestands: Radio 1 Radiosender 1 Funktion
Angest. Volontäre
Freie
Prakt.
Abwesend Gesamt
Geschäftsführer
0,3
0,3
Ass. Geschäftsführung
0,5
0,5
Programmleiter
1,0
1,0
Ass. Programmleitung
1,0
1,0
Programmplanung
1,5
1,5
Musikredaktion
2,0
2,0
On-Air-Promotion
2,0
Unterhaltungsredaktion
2,0
Aktuell/Nachrichten
4,0
Moderation
1,0
3,0
5,0
15,3
4,0
9,0
Gesamt
1,5
3,5
1,0
3,0 2,5
2,0
8,5 9,0
2,0
0,0
30,3
11
Master Personal 3: Personalplanung
Berechnung des Personalbestands: Radio 2 Radiosender 2 Funktion
Angest. Volontäre
Freie
Prakt.
Abwesend Gesamt
Geschäftsführer
0,3
0,3
Ass. Geschäftsführung
0,5
0,5
Programmleiter*
0,5
0,5
Ass. Programmleitung
1,0
1,0
Programmplanung
0,5
0,5
Musikredaktion
1,0
1,0
On-Air-Promotion
1,0
Unterhaltungsredaktion
2,0
Aktuell/Nachrichten
1,0
Moderation
2,5
2,0
3,0
10,3
3,0
6,5
Gesamt
0,5
1,5
1,0
3,0 3,0
1,0
5,0 7,5
1,0
0,0
20,8
12
Master Personal 3: Personalplanung
Berechnung des Personalbestands: Overhead Marketing/Verwaltung/Technik Funktion
Angest.
AzuBi
Freie
Prakt.
Abwesend Gesamt
Geschäftsführer
0,4
0,4
Ass. Geschäftsführung
1,0
1,0
Kommunikation
1,0
1,0
Kfm. Leitung
1,0
1,0
Ass. Kfm. Leitung
1,0
Leitung Marketing
1,0
1,0
Ass. Marketing
1,0
1,0
Verkauf Radiosender 1
4,0
4,0
Verkauf Radiosender 12
4,0
4,0
New Business
1,0
1,0
Leitung Promotion
1,0
1,0
Promotion
2,0
Empfang / Verwaltung
2,5
1,0
3,5
Technische Leitung
1,0
1,0
2,0
Techniker
2,0
Online
1,0
Gesamt
24,9
1,0
2,0
1,5
3,5
1,0
3,0 1,0
3,0
1,5
1,0
0,0
30,4 13
Master Personal 3: Personalplanung
Beispielhafte Auswertungen des Personalbestands Gesamtübersicht nach Einheiten Einheit
Angest.
AzuBi
Freie
Prakt.
Abwesend Gesamt
Radiosender 1
15,3
4,0
9,0
2,0
0,0
30,3
Radiosender 2
10,3
3,0
6,5
1,0
0,0
20,8
Marketing, Verwaltung..
24,9
3,0
1,5
1,0
0,0
30,4
Gesamt
50,5
10,0
17,0
4,0
0,0
81,5
Gesamtübersicht nach Bereichen Bereich
Angest.
AzuBi
Freie
Prakt.
3,0
0,0
0,0
0,0
0,0
3,0
Programm
24,0
7,0
15,5
3,0
0,0
49,5
Marketing/Promotion
15,0
0,0
1,5
0,0
0,0
16,5
Verwaltung
4,5
2,0
0,0
0,0
0,0
6,5
Technik/Online
4,0
1,0
0,0
1,0
0,0
6,0
50,5
10,0
17,0
4,0
0,0
81,5
Geschäftsführung
Gesamt
Abwesend Gesamt
14
Master Personal 3: Personalplanung
Personalbedarfsplanung Einführung, Methoden und Vorstellung der Gruppenarbeit 15
Master Personal 3: Personalplanung
Mögliche Anlässe für Personalbedarfsplanungen • Personalbedingte absehbare Veränderungen - Übergänge in den Ruhestand, Auslauf von zeitlich befristeten Arbeitsverträgen • Technisch bedingte Veränderungen - Einführung neuer Techniken (z.B. Umstellung der Software) • Erweiterungen oder Einschränkungen des Geschäftsbetriebs - z.B. Launch oder Einstellung eines Radioprogramms - Rückgang des Anzeigenaufkommens bei einem Printobjekt - Eröffnung/Schließung von Filialen • Grundlage für die Anpassung der Personalkostenplanung - als Voraussetzung für die Kosten- und Ergebnisplanung 16
Master Personal 3: Personalplanung
Methode: Stellenbezogen 05.00-10.00
Moderator Nachrichten
10.00-15.00
15.00-20.00
Moderator
Moderator
Nachrichten
Erforderliche Stellen werden ermittelt und zur Besetzung geplant Beispiel: Populär ausgerichtetes Radioprogramm, Sendepersonal 17
Master Personal 3: Personalplanung
Methode: Kapazitätsbedarf Faktoren für die Planung • Zeitliche Vorgabe (Annahme) pro Arbeitsaufgabe bzw. Arbeitsgang • Anzahl bzw. Umfang der Arbeitsaufgaben bzw. Arbeitsgänge • Netto-Arbeitszeit pro Mitarbeiter • Verteilzeiten pro Mitarbeiter (Pausen, Einrichtungszeiten etc.) Hinweis: Brutto-Arbeitszeit = Netto-Arbeitszeit + Verteilzeiten
18
Master Personal 3: Personalplanung
Kapazitätsbedarfsplanung Formel für die Kapazitätsbedarfsplanung
Personalbedarf
=
Zeitliche Vorgabe pro … (mal) Anzahl Nettoarbeitszeit pro Mitarbeiter
19
Master Personal 3: Personalplanung
Beispiel für Kapazitätsbedarfsplanung Beispiel: Werbezeitendisposition bei einem Radio/Fernsehsender • 1 Dispositionsvorgang in der Werbezeitendisposition Ø: 5 Minuten • Anzahl Dispositionsvorgänge pro Tag Ø: 170 • Nettoarbeitszeit pro Disponent: 7:00 Stunden • Notwendige Anzahl Mitarbeiter: 2
20
Master Personal 3: Personalplanung
Methode: Umsatzbezogen • Grundprinzip: Der Personalbedarf richtet sich nach dem erwarteten bzw. tatsächlichen Umsatz • Beispiele: - Supermärkte
208 Tsd. Euro/Jahr
- Verbrauchermärkte 260 Tsd. Euro/Jahr - ALDI
1 Mio.
Euro/Jahr
Quelle: Olfert, Personalwirtschaft Kompakt-Training, Seite 29
21
Master Personal 3: Personalplanung
Beispiel für Kombination von Methoden Stellenbezogene Planung Geschäftsführung
Sendepersonal
Kapazitätsbezogene Planung Werbezeitenverkauf
Verwaltung/Technik
Umsatzbezogene Planung Weiteres Verkaufspersonal
Weiteres Sendepersonal
Beispiel: Kombinierte Personalbedarfsplanung für privaten Radiosender 22
Master Personal 3: Personalplanung
Weitere Methoden der Personalbedarfsplanung • Flächenbezogene Planung - unter Berücksichtigung von Größe, Wertigkeit bzw. Anforderungen der jeweiligen Flächen - Einzelhandel, Sicherheitsdienste, Events • Geschätzter Personalbedarf - Erfahrungswerte der Branche bzw. ähnlicher Branchen - unter der Berückscihtigung des späteren Eregbnisses - zumeist bei Eintritt in neue Geschäftsfelder • Top-Down-Planung - Vorgaben von Gesellschaftern, Geldgebern, Unternehmensleitungen - Personalkosten, Gesamtkosten, Ergebnis etc.
23
Master Personal 3: Personalplanung
Personalkostenplanung Bedeutung – Zusammensetzung - Gruppenarbeit 24
Master Personal 3: Personalplanung
Große Bedeutung von Personalkosten... ... wegen des hohen Anteils an den Gesamtkosten in Medienunternehmen zwischen 50 und über 90% ... wegen ihrer Auswirkungen auf weitere Kostenarten z.B. Sach- und Gemeinkosten ... wegen ihrer Auswirkungen auf Wirtschaftlichkeit und Betriebs-/Unternehmensergebnisse (Gewinne)
25
Master Personal 3: Personalplanung
Zusammensetzung von Personalkosten Direkte Personalkosten
Weitere Auswirkungen auf
* Lohn- und Gehaltskosten * Lohn- und Gehaltsnebenkosten
- Sachkosten bzw. Gemeinkosten - Abschreibungen, Umlagen
Entgelt (z.B. Monatsgehalt)
Anteilige Raumkosten + Energie
+ Zusätzliche Gehälter z.B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld
Kommunikationskosten
+ sonstige Zulagen (Mehrarbeit,
Fahrt- u. Reisekosten, Spesen
+ Arbeitgeberanteile - siehe nächste Folie
Lizenzgebühren, Versicherungen (Berufsgenossenschaft, gesetzliche Unfallversicherung)
Weitere direkte Personalkosten Freiwillige Sozialleistungen (z.B. Betriebsrenten, Kantine) Kontoführungsgebühren
Aus- und Weiterbildungskosten
Prämien, Gratifikationen etc.)
Abschreibungen für Investitionen
Verwaltungskosten / Umlagen Wartung, Instandsetzungen 26
Master Personal 3: Personalplanung
Arbeitgeberanteile Anteile, die der Arbeitgeber an Beiträgen des Arbeitsnehmers zu Sozialversicherungen gesetzlich übernehmen muss; Berechnungsgrundlage sind alle Einkünfte des Arbeitnehmers • Rentenversicherung: 18,9 Prozent, paritätisch • Krankenversicherung: 15,5 Prozent - Arbeitgeber: 7,3%; Arbeitnehmer: 8,2% • Arbeitslosenversicherung: 3,0 Prozent paritätisch • Pflegeversicherung: 2,05 Prozent paritätisch (nur in Sachsen: 1,525 % Arbeitnehmer, 0,525% Arbeitgeber) zusätzlich 0,25 % für kinderlose Arbeitnehmer über 23 Jahre • Insolvenzgeldumlage: 0,15 % - nur Arbeitgeber • Unfallversicherung: Beitrag ist abhängig vom Unfallrisiko; wird ausschließlich vom Arbeitgeber getragen 27
Master Personal 3: Personalplanung
Zusammensetzung Sozialversicherungsabgaben Berechnungsgrundlage: Arbeitsentgelt = Bruttolohn + aller Zuschläge, Sonderzahlungen etc. Sozialversicherung
Ges
AG
AN
Krankenversicherung (KV)
15,50%
7,30%
8,20%
Rentenversicherung (RV)
19,60%
9,80%
9,80%
3,00%
1,50%
1,50%
Arbeitslosenversicherung (AV) Pflegeversicherung (PV)
Sachsen – Sonderregelung Buß- und Bettag
Pflegeversicherung für Kinderlose
2,050% 2,050%
1,025% 1,025% 0,525% 1,525%
0,25%
0,25%
Beitragsbemessungsgrenzen beachten – siehe folgende Folie 28
Master Personal 3: Personalplanung
Beitragsbemessungsgrenzen Berechnungsgrundlage: Arbeitsentgelt = Bruttolohn + aller Zuschläge, Sonderzahlungen etc. pro Monat
Abgabe/Beitrag
West
Ost
Rentenversicherung
5.950
5.000
Arbeitslosenversicherung
5.950
5.000
Krankenversicherung
4.050
4.050
Pflegeversicherung
4.050
4.050
29
Master Personal 3: Personalplanung
Zusammensetzung der Personalkosten 1.
Auszahlungen an Arbeitnehmer im Monat (Gehälter/Löhne)
2.
Weitere Auszahlungen an Arbeitnehmer aus Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, sonstige Zulagen Wichtig: Absehbare Personalkosten müssen unabhängig vom Auszahlungszeitpunkt monatlich zurückgestellt/abgegrenzt werden
3.
Arbeitgeberanteile (ca. 22%) auf die Summe aus 1. + 2.
4.
Weitere Arbeitgeberleistungen, z.B. Unfallversicherungen
5.
Weitere Personalkosten ohne Arbeitgeberanteile Beispiel: Honorare für freie Mitarbeiter
6.
Summe = Personalkosten
Hinweis: verbreitet ist auch die Einbeziehung von Schulungs- und Weiterbildungskosten unter „Personalkosten“ < 30
Master Personal 3: Personalplanung
Abgrenzungen und Rückstellungen
Abgrenzungen • Fest planbar • zum Beispiel 13. Gehalt
Rückstellungen • Nicht fest planbar
• Zum Beispiel erfolgsabhängige Sonderzahlungen
31
Master Personal 3: Personalplanung
Beispiel für Abgrenzungen Beispiel: Ein Mitarbeiter hat ein monatliches Bruttogehalt von 2.400 Euro. Zudem hat er gemäß Arbeitsvertrag Anspruch auf ein 13. Monatsgehalt, das mit dem November-Gehalt ausgezahlt wird GuV:
Die Personalkosten für den Mitarbeiter werden von Januar bis Dezember monatlich wie folgt ermittelt: Monatsgehalt 1/12 auf 13. Monatsgehalt Zwischensumme (Brutto 2) AG-Anteil 20% von Brutto 2 Personalkosten Mitarbeiter
2.400 Euro 200 Euro 2.600 Euro 520 Euro 3.120 Euro
Grund: Bei Anrechnung der zusätzlichen Personalkosten im Auszahlungsmonat würden im November die Kosten „explodieren“. 32
Master Personal 3: Personalplanung
Beispiel für Abgrenzungen •
Für nicht fest planbare Personalkosten werden monatliche Rückstellungen gebildet
•
Die Höhe richtet sich nach der Wahrscheinlichkeit des Eintritts dieser Kosten
Mögliche Fälle für Rückstellungen •
Erfolgsabhänge Teile des Gehalts (z.B. Umsatzbeteiligungen)
•
Sonderzahlungen bei Erreichen bestimmter wirtschaftlicher Ziele - häufig bei Verkäufern, wenn Umsatzziele erreicht werden
•
Sonstige Sonderzahlungen (Gratifikationen) - z.B. Radiosender schneidet in der MA gut ab - Technische Umstellungen erfolgen vor Termin 33
Master Personal 3: Personalplanung
Gruppenarbeit AG1:
Personalbedarfs- und Kostenplanung Szenario und Aufgabenstellung 34
Master Personal 3: Personalplanung
Szenario: Übernahme von R.SA • Zum 1. Januar 2016 will Radio Hamburg, den privaten sächsischen Regionalsender R.SA (Sitz im Leipzig) übernehmen. • Radio Hamburg übernimmt nicht nur die Mehrheit der wirtschaftlichen Anteile, sondern auch die operative Führung von R.SA. • Der Sender soll künftig als kommerzieller Regionalsender für Sachsen weiterbetrieben werden. Die Erlöse sollen vorwiegend aus dem Verkauf von Werbezeiten erzielt werden.
35
Master Personal 3: Personalplanung
Personalbedarfs- und Kostenplanung • Sie als (neuer) Assistent der Geschäftsführung von Radio Hamburg sollen eine Personalbedarfs- und Kostenplanung für den Programmteil von R.SA erstellen und erhalten dafür von Ihrem Chef folgende Vorgaben: • Das Programm von R.SA soll im Hinblick auf Umfang und Inhalte zunächst so weiter fortgesetzt werden wie bislang. • Unterscheiden Sie zwischen festangestellten Mitarbeitern, Teilzeitmitarbeitern, freien Mitarbeitern und evtl. auch Volontären bzw. Auszubildenden. • Weisen sie den Personalbedarf in Form von Positionen aus, die Sie kurz erläutern, und erstellen zusätzlich eine Berechnung nach Mitarbeiter-Monaten 36
Master Personal 3: Personalplanung
Hinweise zur Personalbedarfsplanung • Informieren Sie sich auf Websites von R.SA und anderen vergleichbaren Radiosendern, wie viele Mitarbeiter diese beschäftigen. • Informieren Sie sich über das derzeitige Programmangebot von R.SA (Umfang und Inhalte). Schließlich ist das eine wichtige Grundlage für Ihre Personalbedarfsplanung. • Noch ein „Wink“: Radio Hamburg versteht sich nicht als „Ausbeuter von Mitarbeitern“, allerdings auch nicht als „Sozialstation“.
37
Master Personal 3: Personalplanung
Personalkostenplanung - Rahmen • Grundlage für die Personalkostenplanung ist die zuvor erstellte Personalbedarfsplanung für den Programmbereich von RSA erstellt haben. • Die Personalkostenplanung erstellen Sie für den Zeitraum 1. Januar - 31. Dezember 2016 und berücksichtigen dabei folgende Rahmenbedingungen: • Angestellte und Teilzeit-Angestellte sollen mit dem NovemberGehalt ein Weihnachtsgeld von 50% des Monatsgehalts erhalten. • Alle Beschäftigen sollen Ende März 2016 eine Sonderzahlung in Höhe von 600 Euro erhalten, wenn in der im März 2016 veröffentlichten Media Analyse ein Marktanteil von mindestens 12 Prozent für R.SA im Freistaat Sachsen ausgewiesen wird.
38
Master Personal 3: Personalplanung
Umsetzung Personalkostenplanung • Die Personalkosten sollen monatlich für den Zeitraum Januar – Dezember 2016 sowie am Ende in einer Summe für zwölf Monate übersichtlich dargestellt werden • Ihre Personalkostenplanung soll nicht nur Zahlen enthalten, sondern auch Erläuterungen, soweit diese zum Verständnis Ihrer Berechnungen erforderlich sind. • Kriterien bzw. Bemessungsgrundlagen für die Höhe der Gehälter und Honorare (freie Mitarbeiter) müssen Sie selbst ermitteln. Also recherchieren Sie ausgiebig, z.B. auf der Website des DJV. • Für angestellte Mitarbeiter berechnen Sie die Arbeitgeberanteile jeweils pauschal mit 20 Prozent (Beitragsbemessungsgrenzen dürfen Sie ignorieren). 39
Master Personal 3: Personalplanung
Präsentation Personalbedarfs- und Kostenplanung • Ergebnisse und Erkenntnisse aus Ihrer Personlbedarfs- und Kostenplanung präsentieren Sie am Montag, 7. Dezember 2015 auf der nächsten Sitzung der Gesellschafterversammlung von Radio Hamburg. • Neben dem quantitativen Personalbedarf, den Sie am besten in Mitarbeiter-Monaten darstellen, sollten Sie auch jeweils die geplante Form der Mitarbeit (Angestellte, Teilzeit, Freie, Volontäre) angeben und die Tätigkeiten in Stichworten skizzieren. • Das Handout reichen Sie nach der Präsentation als PDF in einer Datei bis spätestens Montag, 14. Dezember 2015 bei H. Müller ein.
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