Prof. Horst Müller MBA Hochschule Mittweida Fakultät Medien Redaktionspraxis

Resource Management - PERSONAL Master-Studiengang Information and Communication Science, Wintersemester 2015/16

3. Personalplanung: Bestand, Bedarf und Kosten

Master Personal 3: Personalplanung

Master PERSONAL 3: Personalplanung •  Rekapitulation – zu Kerninhalten von PERSONAL 2 •  Fragen zum “Rechtlichen Rahmen für das Personalmanagement” (Handout) •  Präsentation der Gruppenarbeit Bewerbung bei Radio Hamburg – Arbeitsgruppe 5 •  Feedback zur Gruppenarbeit (Müller + alle Teilnehmer) •  Personalplanung Übersicht und Erläuterungen zu den Bestandteilen, Personalbedarfsplanung und Personalkostenplanung •  Hinweise zur Gruppenarbeit “Personalbedarfs- und Kostenplanung” 2

Master Personal 3: Personalplanung

3 Fragen zu PERSONAL 2 1.  Was verstehen Sie unter einer „Initiativbewerbung“ - nennen Sie mögliche Anlässe auf Unternehmensseite und erläutern Sie eine denkbare Vorgehensweise

2.  Aus einem Arbeitsvertrag entstehen „Hauptpflichten“ für Arbeitgeber und Arbeitnehmer - nennen Sie jeweils die Hauptpflicht für AG und AN - welche Konsequenzen könnte die Nichteinhaltung auf beiden Seiten haben?

3.  “Ask not what your country can do for you – ask what you can do for your country.“ Interpretieren und erläutern Sie diese Aussage des früheren USPräsidenten John F. Kennedy im Hinblick auf eine Bewerbung 3

Master Personal 3: Personalplanung

Personalplanung Bestand – Bedarf - Kosten 4

Master Personal 3: Personalplanung

Bestandteile der Personalplanung Personalbestandsanalyse Personalbedarfsplanung Personalbeschaffungsplanung Personaleinsatzplanung Personalfreistellungsplanung Personalkostenplanung

5

Master Personal 3: Personalplanung

Personalbestandsanalyse Personalbestandsanalyse ist die detaillierte Ermittlung ... •  ... des tatsächlichen Personalbestands •  ... und des absehbaren Personalbestands •  ... in einem festzulegenden Planungszeitraum Abgrenzung zur Personaleinsatzplanung •  Personalbestand: vor allem quantitativ •  Personaleinsatz: vor allem qualitativ 6

Master Personal 3: Personalplanung

Zusammensetzung des Personalbestands ü  Festangestellte Mitarbeiter in Vollzeitbeschäftigung ü  Festangestellte Teilzeitmitarbeiter ü  Auszubildende (Volontäre) ü  Mitarbeiterinnen im Mutterschutz ü  Personal im bezahlten Krankenstand ü  Abwesendes Personal aus anderen Gründen - z.B. Weiterbildung, Regelurlaub, Sonderurlaub ü  Regelmäßig beschäftigte freie Mitarbeiter - insbesondere in Medien „Feste Freie“ ü  nicht „Lehrbuch“, aber Praxis: Praktikanten, Familienmitglieder ohne Entlohnung 7

Master Personal 3: Personalplanung

Quantitative Berechnungsgrundlagen •  Festangestellte Mitarbeiter: Vollzeit, z.B. 8,0 Std./Tag = Grundwert 1,0 Mitarbeiter Monat (früher Mann-Monat) •  Teilzeitmitarbeiter: anteilige Arbeitszeit (auf-)gerundet Beispiel: Arbeitszeit/Tag = 3 ¾ Std. (3,75) = 0,5 MM •  Auszubildende/Volontäre: unterschiedliche Berechnungsmethoden Beispiele: 1 Volontär = 1,0 Mitarbeiter-Monat 1 Volontär, 1. Jahr = 0,5 Mitarbeiter-Monate 1 Volontär, 2. Jahr = 0,8 Mitarbeiter-Monate •  „Feste-Freie-Mitarbeiter“ in der Regel wie „Angestellte“ geplant •  Vielfach werden auch Praktikanten und/oder Familienmitglieder ohne Entlohnung einbezogen 8

Master Personal 3: Personalplanung

Berechnung des absehbaren Personalbestands IST = Personalbestand + bereits erfolgte Neueinstellungen + Rückkehrer aus Elternzeit (vormals Erziehungsurlaub) + Rückkehrer aus unbezahltem Urlaub + Absehbare Rückkehrer aus anderen Gründen - bereits erfolgte Kündigungen (durch Arbeitgeber/Arbeitnehmer) - Eintritt in den Altersruhestand - Sonstige längere unbezahlte Abwesenheiten

9

Master Personal 3: Personalplanung

Beispiel für Personalbestandsanalyse

Geschäftsführung Radio 1 •  Landesweites populäres Programm

Overhead

Radio 2

•  Marketing •  Verwaltung •  Technik

•  Spartenprogramm Oldies

Modell: 2 private Radiosender plus Vermarktung/Verwaltung/Technik in einer weitgehend organisatorischen Einheit. 10

Master Personal 3: Personalplanung

Berechnung des Personalbestands: Radio 1 Radiosender 1 Funktion

Angest. Volontäre

Freie

Prakt.

Abwesend Gesamt

Geschäftsführer

0,3

0,3

Ass. Geschäftsführung

0,5

0,5

Programmleiter

1,0

1,0

Ass. Programmleitung

1,0

1,0

Programmplanung

1,5

1,5

Musikredaktion

2,0

2,0

On-Air-Promotion

2,0

Unterhaltungsredaktion

2,0

Aktuell/Nachrichten

4,0

Moderation

1,0

3,0

5,0

15,3

4,0

9,0

Gesamt

1,5

3,5

1,0

3,0 2,5

2,0

8,5 9,0

2,0

0,0

30,3

11

Master Personal 3: Personalplanung

Berechnung des Personalbestands: Radio 2 Radiosender 2 Funktion

Angest. Volontäre

Freie

Prakt.

Abwesend Gesamt

Geschäftsführer

0,3

0,3

Ass. Geschäftsführung

0,5

0,5

Programmleiter*

0,5

0,5

Ass. Programmleitung

1,0

1,0

Programmplanung

0,5

0,5

Musikredaktion

1,0

1,0

On-Air-Promotion

1,0

Unterhaltungsredaktion

2,0

Aktuell/Nachrichten

1,0

Moderation

2,5

2,0

3,0

10,3

3,0

6,5

Gesamt

0,5

1,5

1,0

3,0 3,0

1,0

5,0 7,5

1,0

0,0

20,8

12

Master Personal 3: Personalplanung

Berechnung des Personalbestands: Overhead Marketing/Verwaltung/Technik Funktion

Angest.

AzuBi

Freie

Prakt.

Abwesend Gesamt

Geschäftsführer

0,4

0,4

Ass. Geschäftsführung

1,0

1,0

Kommunikation

1,0

1,0

Kfm. Leitung

1,0

1,0

Ass. Kfm. Leitung

1,0

Leitung Marketing

1,0

1,0

Ass. Marketing

1,0

1,0

Verkauf Radiosender 1

4,0

4,0

Verkauf Radiosender 12

4,0

4,0

New Business

1,0

1,0

Leitung Promotion

1,0

1,0

Promotion

2,0

Empfang / Verwaltung

2,5

1,0

3,5

Technische Leitung

1,0

1,0

2,0

Techniker

2,0

Online

1,0

Gesamt

24,9

1,0

2,0

1,5

3,5

1,0

3,0 1,0

3,0

1,5

1,0

0,0

30,4 13

Master Personal 3: Personalplanung

Beispielhafte Auswertungen des Personalbestands Gesamtübersicht nach Einheiten Einheit

Angest.

AzuBi

Freie

Prakt.

Abwesend Gesamt

Radiosender 1

15,3

4,0

9,0

2,0

0,0

30,3

Radiosender 2

10,3

3,0

6,5

1,0

0,0

20,8

Marketing, Verwaltung..

24,9

3,0

1,5

1,0

0,0

30,4

Gesamt

50,5

10,0

17,0

4,0

0,0

81,5

Gesamtübersicht nach Bereichen Bereich

Angest.

AzuBi

Freie

Prakt.

3,0

0,0

0,0

0,0

0,0

3,0

Programm

24,0

7,0

15,5

3,0

0,0

49,5

Marketing/Promotion

15,0

0,0

1,5

0,0

0,0

16,5

Verwaltung

4,5

2,0

0,0

0,0

0,0

6,5

Technik/Online

4,0

1,0

0,0

1,0

0,0

6,0

50,5

10,0

17,0

4,0

0,0

81,5

Geschäftsführung

Gesamt

Abwesend Gesamt

14

Master Personal 3: Personalplanung

Personalbedarfsplanung Einführung, Methoden und Vorstellung der Gruppenarbeit 15

Master Personal 3: Personalplanung

Mögliche Anlässe für Personalbedarfsplanungen •  Personalbedingte absehbare Veränderungen - Übergänge in den Ruhestand, Auslauf von zeitlich befristeten Arbeitsverträgen •  Technisch bedingte Veränderungen - Einführung neuer Techniken (z.B. Umstellung der Software) •  Erweiterungen oder Einschränkungen des Geschäftsbetriebs - z.B. Launch oder Einstellung eines Radioprogramms - Rückgang des Anzeigenaufkommens bei einem Printobjekt - Eröffnung/Schließung von Filialen •  Grundlage für die Anpassung der Personalkostenplanung - als Voraussetzung für die Kosten- und Ergebnisplanung 16

Master Personal 3: Personalplanung

Methode: Stellenbezogen 05.00-10.00

Moderator Nachrichten

10.00-15.00

15.00-20.00

Moderator

Moderator

Nachrichten

Erforderliche Stellen werden ermittelt und zur Besetzung geplant Beispiel: Populär ausgerichtetes Radioprogramm, Sendepersonal 17

Master Personal 3: Personalplanung

Methode: Kapazitätsbedarf Faktoren für die Planung •  Zeitliche Vorgabe (Annahme) pro Arbeitsaufgabe bzw. Arbeitsgang •  Anzahl bzw. Umfang der Arbeitsaufgaben bzw. Arbeitsgänge •  Netto-Arbeitszeit pro Mitarbeiter •  Verteilzeiten pro Mitarbeiter (Pausen, Einrichtungszeiten etc.) Hinweis: Brutto-Arbeitszeit = Netto-Arbeitszeit + Verteilzeiten

18

Master Personal 3: Personalplanung

Kapazitätsbedarfsplanung Formel für die Kapazitätsbedarfsplanung

Personalbedarf

=

Zeitliche Vorgabe pro … (mal) Anzahl Nettoarbeitszeit pro Mitarbeiter

19

Master Personal 3: Personalplanung

Beispiel für Kapazitätsbedarfsplanung Beispiel: Werbezeitendisposition bei einem Radio/Fernsehsender •  1 Dispositionsvorgang in der Werbezeitendisposition Ø: 5 Minuten •  Anzahl Dispositionsvorgänge pro Tag Ø: 170 •  Nettoarbeitszeit pro Disponent: 7:00 Stunden •  Notwendige Anzahl Mitarbeiter: 2

20

Master Personal 3: Personalplanung

Methode: Umsatzbezogen •  Grundprinzip: Der Personalbedarf richtet sich nach dem erwarteten bzw. tatsächlichen Umsatz •  Beispiele: - Supermärkte

208 Tsd. Euro/Jahr

- Verbrauchermärkte 260 Tsd. Euro/Jahr - ALDI

1 Mio.

Euro/Jahr

Quelle: Olfert, Personalwirtschaft Kompakt-Training, Seite 29

21

Master Personal 3: Personalplanung

Beispiel für Kombination von Methoden Stellenbezogene Planung Geschäftsführung

Sendepersonal

Kapazitätsbezogene Planung Werbezeitenverkauf

Verwaltung/Technik

Umsatzbezogene Planung Weiteres Verkaufspersonal

Weiteres Sendepersonal

Beispiel: Kombinierte Personalbedarfsplanung für privaten Radiosender 22

Master Personal 3: Personalplanung

Weitere Methoden der Personalbedarfsplanung •  Flächenbezogene Planung - unter Berücksichtigung von Größe, Wertigkeit bzw. Anforderungen der jeweiligen Flächen - Einzelhandel, Sicherheitsdienste, Events •  Geschätzter Personalbedarf - Erfahrungswerte der Branche bzw. ähnlicher Branchen - unter der Berückscihtigung des späteren Eregbnisses - zumeist bei Eintritt in neue Geschäftsfelder •  Top-Down-Planung - Vorgaben von Gesellschaftern, Geldgebern, Unternehmensleitungen - Personalkosten, Gesamtkosten, Ergebnis etc.

23

Master Personal 3: Personalplanung

Personalkostenplanung Bedeutung – Zusammensetzung - Gruppenarbeit 24

Master Personal 3: Personalplanung

Große Bedeutung von Personalkosten... ... wegen des hohen Anteils an den Gesamtkosten in Medienunternehmen zwischen 50 und über 90% ... wegen ihrer Auswirkungen auf weitere Kostenarten z.B. Sach- und Gemeinkosten ... wegen ihrer Auswirkungen auf Wirtschaftlichkeit und Betriebs-/Unternehmensergebnisse (Gewinne)

25

Master Personal 3: Personalplanung

Zusammensetzung von Personalkosten Direkte Personalkosten

Weitere Auswirkungen auf

* Lohn- und Gehaltskosten * Lohn- und Gehaltsnebenkosten

- Sachkosten bzw. Gemeinkosten - Abschreibungen, Umlagen

Entgelt (z.B. Monatsgehalt)

Anteilige Raumkosten + Energie

+ Zusätzliche Gehälter z.B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Kommunikationskosten

+ sonstige Zulagen (Mehrarbeit,

Fahrt- u. Reisekosten, Spesen

+ Arbeitgeberanteile - siehe nächste Folie

Lizenzgebühren, Versicherungen (Berufsgenossenschaft, gesetzliche Unfallversicherung)

Weitere direkte Personalkosten Freiwillige Sozialleistungen (z.B. Betriebsrenten, Kantine) Kontoführungsgebühren

Aus- und Weiterbildungskosten

Prämien, Gratifikationen etc.)

Abschreibungen für Investitionen

Verwaltungskosten / Umlagen Wartung, Instandsetzungen 26

Master Personal 3: Personalplanung

Arbeitgeberanteile Anteile, die der Arbeitgeber an Beiträgen des Arbeitsnehmers zu Sozialversicherungen gesetzlich übernehmen muss; Berechnungsgrundlage sind alle Einkünfte des Arbeitnehmers •  Rentenversicherung: 18,9 Prozent, paritätisch •  Krankenversicherung: 15,5 Prozent - Arbeitgeber: 7,3%; Arbeitnehmer: 8,2% •  Arbeitslosenversicherung: 3,0 Prozent paritätisch •  Pflegeversicherung: 2,05 Prozent paritätisch (nur in Sachsen: 1,525 % Arbeitnehmer, 0,525% Arbeitgeber) zusätzlich 0,25 % für kinderlose Arbeitnehmer über 23 Jahre •  Insolvenzgeldumlage: 0,15 % - nur Arbeitgeber •  Unfallversicherung: Beitrag ist abhängig vom Unfallrisiko; wird ausschließlich vom Arbeitgeber getragen 27

Master Personal 3: Personalplanung

Zusammensetzung Sozialversicherungsabgaben Berechnungsgrundlage: Arbeitsentgelt = Bruttolohn + aller Zuschläge, Sonderzahlungen etc. Sozialversicherung

Ges

AG

AN

Krankenversicherung (KV)

15,50%

7,30%

8,20%

Rentenversicherung (RV)

19,60%

9,80%

9,80%

3,00%

1,50%

1,50%

Arbeitslosenversicherung (AV) Pflegeversicherung (PV)

Sachsen – Sonderregelung Buß- und Bettag

Pflegeversicherung für Kinderlose

2,050% 2,050%

1,025% 1,025% 0,525% 1,525%

0,25%

0,25%

Beitragsbemessungsgrenzen beachten – siehe folgende Folie 28

Master Personal 3: Personalplanung

Beitragsbemessungsgrenzen Berechnungsgrundlage: Arbeitsentgelt = Bruttolohn + aller Zuschläge, Sonderzahlungen etc. pro Monat

Abgabe/Beitrag

West

Ost

Rentenversicherung

5.950

5.000

Arbeitslosenversicherung

5.950

5.000

Krankenversicherung

4.050

4.050

Pflegeversicherung

4.050

4.050

29

Master Personal 3: Personalplanung

Zusammensetzung der Personalkosten 1. 

Auszahlungen an Arbeitnehmer im Monat (Gehälter/Löhne)

2. 

Weitere Auszahlungen an Arbeitnehmer aus Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, sonstige Zulagen Wichtig: Absehbare Personalkosten müssen unabhängig vom Auszahlungszeitpunkt monatlich zurückgestellt/abgegrenzt werden

3. 

Arbeitgeberanteile (ca. 22%) auf die Summe aus 1. + 2.

4. 

Weitere Arbeitgeberleistungen, z.B. Unfallversicherungen

5. 

Weitere Personalkosten ohne Arbeitgeberanteile Beispiel: Honorare für freie Mitarbeiter

6. 

Summe = Personalkosten

Hinweis: verbreitet ist auch die Einbeziehung von Schulungs- und Weiterbildungskosten unter „Personalkosten“ < 30

Master Personal 3: Personalplanung

Abgrenzungen und Rückstellungen

Abgrenzungen • Fest planbar • zum Beispiel 13. Gehalt

Rückstellungen • Nicht fest planbar

• Zum Beispiel erfolgsabhängige Sonderzahlungen

31

Master Personal 3: Personalplanung

Beispiel für Abgrenzungen Beispiel: Ein Mitarbeiter hat ein monatliches Bruttogehalt von 2.400 Euro. Zudem hat er gemäß Arbeitsvertrag Anspruch auf ein 13. Monatsgehalt, das mit dem November-Gehalt ausgezahlt wird GuV:

Die Personalkosten für den Mitarbeiter werden von Januar bis Dezember monatlich wie folgt ermittelt: Monatsgehalt 1/12 auf 13. Monatsgehalt Zwischensumme (Brutto 2) AG-Anteil 20% von Brutto 2 Personalkosten Mitarbeiter

2.400 Euro 200 Euro 2.600 Euro 520 Euro 3.120 Euro

Grund: Bei Anrechnung der zusätzlichen Personalkosten im Auszahlungsmonat würden im November die Kosten „explodieren“. 32

Master Personal 3: Personalplanung

Beispiel für Abgrenzungen • 

Für nicht fest planbare Personalkosten werden monatliche Rückstellungen gebildet

• 

Die Höhe richtet sich nach der Wahrscheinlichkeit des Eintritts dieser Kosten

Mögliche Fälle für Rückstellungen • 

Erfolgsabhänge Teile des Gehalts (z.B. Umsatzbeteiligungen)

• 

Sonderzahlungen bei Erreichen bestimmter wirtschaftlicher Ziele - häufig bei Verkäufern, wenn Umsatzziele erreicht werden

• 

Sonstige Sonderzahlungen (Gratifikationen) - z.B. Radiosender schneidet in der MA gut ab - Technische Umstellungen erfolgen vor Termin 33

Master Personal 3: Personalplanung

Gruppenarbeit AG1:

Personalbedarfs- und Kostenplanung Szenario und Aufgabenstellung 34

Master Personal 3: Personalplanung

Szenario: Übernahme von R.SA •  Zum 1. Januar 2016 will Radio Hamburg, den privaten sächsischen Regionalsender R.SA (Sitz im Leipzig) übernehmen. •  Radio Hamburg übernimmt nicht nur die Mehrheit der wirtschaftlichen Anteile, sondern auch die operative Führung von R.SA. •  Der Sender soll künftig als kommerzieller Regionalsender für Sachsen weiterbetrieben werden. Die Erlöse sollen vorwiegend aus dem Verkauf von Werbezeiten erzielt werden.

35

Master Personal 3: Personalplanung

Personalbedarfs- und Kostenplanung •  Sie als (neuer) Assistent der Geschäftsführung von Radio Hamburg sollen eine Personalbedarfs- und Kostenplanung für den Programmteil von R.SA erstellen und erhalten dafür von Ihrem Chef folgende Vorgaben: •  Das Programm von R.SA soll im Hinblick auf Umfang und Inhalte zunächst so weiter fortgesetzt werden wie bislang. •  Unterscheiden Sie zwischen festangestellten Mitarbeitern, Teilzeitmitarbeitern, freien Mitarbeitern und evtl. auch Volontären bzw. Auszubildenden. •  Weisen sie den Personalbedarf in Form von Positionen aus, die Sie kurz erläutern, und erstellen zusätzlich eine Berechnung nach Mitarbeiter-Monaten 36

Master Personal 3: Personalplanung

Hinweise zur Personalbedarfsplanung •  Informieren Sie sich auf Websites von R.SA und anderen vergleichbaren Radiosendern, wie viele Mitarbeiter diese beschäftigen. •  Informieren Sie sich über das derzeitige Programmangebot von R.SA (Umfang und Inhalte). Schließlich ist das eine wichtige Grundlage für Ihre Personalbedarfsplanung. •  Noch ein „Wink“: Radio Hamburg versteht sich nicht als „Ausbeuter von Mitarbeitern“, allerdings auch nicht als „Sozialstation“.

37

Master Personal 3: Personalplanung

Personalkostenplanung - Rahmen •  Grundlage für die Personalkostenplanung ist die zuvor erstellte Personalbedarfsplanung für den Programmbereich von RSA erstellt haben. •  Die Personalkostenplanung erstellen Sie für den Zeitraum 1. Januar - 31. Dezember 2016 und berücksichtigen dabei folgende Rahmenbedingungen: •  Angestellte und Teilzeit-Angestellte sollen mit dem NovemberGehalt ein Weihnachtsgeld von 50% des Monatsgehalts erhalten. •  Alle Beschäftigen sollen Ende März 2016 eine Sonderzahlung in Höhe von 600 Euro erhalten, wenn in der im März 2016 veröffentlichten Media Analyse ein Marktanteil von mindestens 12 Prozent für R.SA im Freistaat Sachsen ausgewiesen wird.

38

Master Personal 3: Personalplanung

Umsetzung Personalkostenplanung •  Die Personalkosten sollen monatlich für den Zeitraum Januar – Dezember 2016 sowie am Ende in einer Summe für zwölf Monate übersichtlich dargestellt werden •  Ihre Personalkostenplanung soll nicht nur Zahlen enthalten, sondern auch Erläuterungen, soweit diese zum Verständnis Ihrer Berechnungen erforderlich sind. •  Kriterien bzw. Bemessungsgrundlagen für die Höhe der Gehälter und Honorare (freie Mitarbeiter) müssen Sie selbst ermitteln. Also recherchieren Sie ausgiebig, z.B. auf der Website des DJV. •  Für angestellte Mitarbeiter berechnen Sie die Arbeitgeberanteile jeweils pauschal mit 20 Prozent (Beitragsbemessungsgrenzen dürfen Sie ignorieren). 39

Master Personal 3: Personalplanung

Präsentation Personalbedarfs- und Kostenplanung •  Ergebnisse und Erkenntnisse aus Ihrer Personlbedarfs- und Kostenplanung präsentieren Sie am Montag, 7. Dezember 2015 auf der nächsten Sitzung der Gesellschafterversammlung von Radio Hamburg. •  Neben dem quantitativen Personalbedarf, den Sie am besten in Mitarbeiter-Monaten darstellen, sollten Sie auch jeweils die geplante Form der Mitarbeit (Angestellte, Teilzeit, Freie, Volontäre) angeben und die Tätigkeiten in Stichworten skizzieren. •  Das Handout reichen Sie nach der Präsentation als PDF in einer Datei bis spätestens Montag, 14. Dezember 2015 bei H. Müller ein.

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