Requisitos Administrativos para derivar Muestras a ISP

EU. María Ascención San Miguel G

Sección Recepción y Toma de Muestras ISP / Abril 2013

OBJETIVOS • Orientar a Consultantes, Clientes y Usuarios que desean conocer los requisitos administrativos para derivar muestras al Instituto de Salud Publica de Chile (ISP)

• Obtener formularios de manera expedita de pagina Web ISP www.ispch.cl  FORTALECER EL APOYO y LA INTERRELACION / RED e ISP

Año 2012

Recepción y Toma de Muestras

Muestras Recepcionadas 8.567 Muestras Tomadas en ISP Resultados despachados 81.528 Informes Clínicos 17.892 Análisis Ambiente

9.164 Encomiendas

Algunos Requisitos Administrativos • Conocer Prestaciones disponibles ISP • Acceso a Formularios según prestaciones • Acceso a Fichas Técnicas y Solicitud Consultas relacionadas • Horas Exámenes Programados en ISP • Requisitos área Ventas • Rechazo Muestras (transporte) • Acreditación de Estafetas de los Centros

Prestaciones Disponibles/ISP • Para acceder a ello usted debe ingresar a página web de ISP a través de www.ispch.cl • Al abrirse la pagina usted encuentra en la barra superior, la tercera columna “ Productos y servicios” ; en ella se despliegan varias alternativas y usted encuentra “Prestaciones” Código • COLOCAR CODIGO

Nombre o

Palabra Clave referencial

usted debe colocar el código aquí……

Prestaciones Disponibles/ISP

Códigos de búsqueda de Prestaciones según Laboratorios Biomédicos ISP Prestaciones Bacteriología

Código: 211 y 212

Prestaciones ITS

Código: 213

Prestaciones Micobacterias

Código: 214

Prestaciones Virología

Código: 215

Prestaciones Inmunología

Código: 221

Prestaciones Histocompatibilidad

Código: 222

Prestaciones Hematología

Código: 232

Prestaciones Parasitología

Código: 233

Prestaciones Química

Código: 234

Clínica

Descargar Formularios para solicitud de exámenes Ejemplo : Estudio de Histocompatibilidad ¿ Cómo descargar los formularios en la página web?

Ingrese a la página web: www.ispch.cl

Productos y Servicios

Prestaciones

Código

2220

Nombre o palabra clave referencial BUSCAR

www.ispch.cl LABORATORIOS DE REFERENCIA Clínicos y Banco de sangre

Ej: Histocompatibilidad

Fichas Técnicas/ Prestaciones que realiza ISP

2220

Búsqueda

Fichas Técnicas

Formularios

Para Solicitud Horas Exámenes Programados Mejora OPORTUNIDAD y OPTIMIZACION entrega Horas

• Se hace solicitud vía mail [email protected] Para prestaciones : Exámenes Histocompatibilidad: para trasplante (renal, medula, pulmón, corazón y cornea)

• Se hace solicitud vía Telefónica 5755204 o 5755208 para prestaciones : HLA B27, Carga Viral, Estallido Respiratorio

Horario de Atención Recepción y Toma de Muestras • Recepción de muestras Clínicas y Ambiente: Lunes a Jueves, de 8:00 hrs. a 17:00 hrs. Viernes hasta las 16:00 hrs. . Horario extendido, Inicio: 17:00 hrs. hasta las 19:30 hrs. , para todas aquellas prestaciones, sin pago.

• Envío de muestras fines de semana y festivo, estas serán recepcionadas por el Personal de Portería las 24 horas del día. • Toma de Muestras a Pacientes de 8:00 a 12:00 hrs. (hay examen que solo se realizan de lunes a jueves)

Consultas a Recepción y Toma de Muestras ISP Recepción y Toma de Muestras

Secretaria :

5755208

(red Minsal 255208)

Por Resultados Clínicos

5755204

(red Minsal 255204)

Por Resultados Ambiente

5755207 y 5755287 (red Minsal 255207 255277 )

Consultas Técnicas a Laboratorios ISP Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias OIRS.

Puede enviar sus consultas ingresando a la opción del Sistema de informaciones del ISP. indicando nombre de Usuario y Contraseña.

Instrucciones Especificas / Toma Muestra Instrucciones especificas para recolección y manejo de las muestras primarias

“Se encuentran publicadas en la página Web del ISP “

Identificación que debe tener los contenedores de muestras clínicas Muestras clínicas Tubos, frascos y otros contenedores de suero, Nombre completo sangre, plasma, LCR, orina, aspirado RUT nasofaríngeo, deposición, esputo, otros líquidos Fecha de obtención de muestra (día, mes biológicos, secreciones. año) Tubos, frascos y otros contenedores de suero Clave (según instrucciones disponibles en sangre o plasma para confirmación de VIH http://formularios.ispch.cl/Generales/Instruccio nes.aspx Tórulas con muestras contenidas en tubos o Nombre completo sachets RUT Fecha de obtención de muestra (día, mes año) Placas con cepas bacterianas Nombre completo RUT Fecha de obtención de cultivo o traspaso (día, mes año) Nº identificación cepa laboratorio local Frotis con muestras fijadas Nombre completo RUT Fecha de obtención de muestra (día, mes año)

RECEPCION DE MUESTRAS en ISP ¿CUMPLE O NO? DE CUMPLE REQUISITOS O NO REQUISITOS DE CALIDAD NECESARIOS PARA CALIDAD NECESARIOS PARA SER PROCESADA

SER PROCESADA

CRITERIOS TECNICOS

MUESTRAS

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS

FORMULARIO

PAGO

Rechazo/ Muestras Sin datos del Referente

LABORATORIO RECEPCION MUESTRAS SOLICITUD DE EXAMEN

Encomienda Toma de Muestras ISP

Recepción de Muestras ISP Presencial

Errores y Omisiones

Establecimientos Asistenciales Privados y Otros Envían muestras a ISP

Criterios Absolutos de Rechazo Muestras RECHAZO por Incumplimiento de Requisitos Técnicos

: Ajustado

a requisitos “Fichas Técnicas” indicadas por Laboratorios en pagina web ISP / Se Formaliza Documento de Rechazo RECHAZO por Incumplimiento en el Transporte (Riesgo biológico que expone a derrame, tubo quebrado, etc.) Se Formaliza Documento de Rechazo explica esta condición al Familiar o estafeta que transporta muestra RECHAZO por Incumplimiento administrativo: El familiar o estafeta que trae muestra, no puede solucionar en ese instante, se consulta al centro que envía la muestra, se pide solucionar tramite administrativo mientras muestras permanece en espera. Si tiempo es muy prolongado, Laboratorio del ISP debe entregar una respuesta de almacenamiento para evitar deterioro o Se Formaliza Documento de Rechazo

Criterios usuales de Rechazo Muestras -Discordancia de rotulado respecto a solicitud examen, Muestra mal etiquetada, (pero, en muestras de difícil obtención, Ej LCR, comunicarse primero al Laboratorio ISP) -Transporte inadecuado que inhabilita la muestra para el examen. -Recipiente inadecuado para el examen, Ej. Requisito tubo Lila con EDTA, y llega tapa roja sangre completa. -Muestra no apta para el examen solicitado, Ej Anaerobios sin medio adecuado de trasporte. -Muestra no Apta por Hemolisis extrema o lipemia, que impiden ejecución examen. -Prestación no disponible o suspendida -Muestra derramada, quebrada, no apta para el examen solicitado

Causas de Rechazo Muestras 2012

Rechazo Muestras ISP 2009- 2012

Estadísticas Rechazo Muestras 2012

384 Rechazos

CRITERIOS ADMINISTRATIVOS 5.4.1 FORMULARIO (NcH 2547)

• La solicitud de examen debe indicar suficiente información para identificar al paciente, al solicitante autorizado y proporcionar datos clínicos pertinentes deben aplicar requisitos nacionales, regionales o locales. (Nombre, Rut, Fono de contacto, llenar datos tecnicos solicitados etc. )

El formulario de solicitud de examen debe ser llenado en todos sus campos:” • Identificación del paciente: Colocar Nombre, apellidos y RUT género, fecha de nacimiento • Nombre u otra identificación del medico o profesional que solicita el exámenes. • Información de antecedentes Clínicos Ej. Inicio de Fiebre, tos o erupción, fecha de vacunas etc. (Son datos Obligatorios) • Tipo de muestra : matriz..sangre suero etc. o Numero de Cepa e colocar expresamente la cepa desean Identificar • Exámenes solicitados: se debe Identificar claramente la prestación solicitada • Fecha y hora de toma de muestra • Fecha y hora de recepción : El ISP formaliza la recepción de la muestra ( Timbre con fecha) cuando se cumplen en conformidad requisitos técnicos y administrativos exigidos Ejemplo: Bacteria / sin identificar cepa?

www.ispch.cl

Dispositivos para control y registro de temperatura Muestras de sangre

Orden de tubos en gradilla

Muestras de orina, parasitológ icos, biopsias

IMPORTANTE AUN… Persisten algunos centros en enviar muestras con los propios familiares

“Frente a requisitos administrativos incumplidos”...

Se Formaliza Documento de Rechazo

VENTAS : Requisitos Administrativos Particulares e Isapres: • Deben enviar Junto a la muestra el pago: Cheque nominativo y cruzado a nombre de ISP o comprobante de depósito en cuenta corriente ISP Nº 9507256/ Banco Estado Instituciones con convenio (DIPRECA, Capredena,) Usuarios deben traer el comprobante de convenio. VALORES: • Para Valores de prestaciones consultar al fono 5755190 o pagina web ISP (prestaciones) en código colocar 2220, para que muestre todas las prestaciones de histocompatibilidad. • Datos de Facturación deben indicar : Nombre, dirección y RUT.

Estafetas Acreditados • ISP Solicita anualmente a los Centros que envían muestras al ISP, cada centro responde carta Identificando a su Funcionario “ Estafeta Acreditado” para transporte y entrega muestras al ISP, y retiro de resultados de su institución 47 Centros c/ Estafetas Acreditados Solo 1 Centros aun no responde

PROBLEMAS COMUNES Letra Ilegible RUT Malo S/ Fono contacto

SIN DATOS

Formulario Obsoleto

PROBLEMAS COMUNES

RUT Malo

No Hay Prestación Para HERPES Datos s/llenar S/ Fono Contacto

Estimados….. En Recepción de Muestras estamos a su disposición

Muchas Gracias