Projektentwicklung 4. Semester Projektplanung Teil 5 - Projektsetupaktivitäten
Folienskriptum für das 4. Semester HTBLuVA Wien, Spengergasse 20
Inhalte w Zusammenfassung der Projektplanungsaktivitäten w Zusammenfassung der Setup-Aktivitäten w Erstellen des Projekthandbuches w Diverse Setup-Aktivitäten w Projektstartmeetings w Projektmarketing
PRE Folienskriptum
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Zeitliche Lage der Projektsetupaktivitäten Projektmanagementprozesse Abschlussprozess
Startprozess Vorprojektphase
ProjektControlling Prozess Nachprojektphase
Risiko Management Prozess
Dokumentations-, Qualitätsmanagement - und Kommunikationsprozess Projektauftrag
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Projektabnahme
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Typische Situation zu Projektstart
Klarer Plan
Unerkannte Risiken
PREQuelle: Folienskriptum Procon Austria
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Klare Ziele
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Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes Projektrisiken
Mitarbeiterfluktuation
Procon Austria PREQuelle: Folienskriptum
Planänderungen
Zieländerungen
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Projektplanung: Überblick 1. Projekt strukturieren
Projektstrukturplan AP1
AP2
2. Arbeitspakete (APs) definieren Projektablaufplan
3. Aufwandsschätzung
AP1
4. Abhängigkeitsermittlung
Terminplan
AP2 Meilensteinplan
5. Ressourcenplanung 6. Kostenplanung
Ressourcenplan Kostenplan
7. Planoptimierung PRE Folienskriptum
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Weitere Planungsthemen • Risikomanagement • Projektkommunikation • Projektdokumentation • Qualitätsmanagement, ...
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PM-Setup während der Startphase w w w w
Erstellen des Projekthandbuches Diverse Setup-Aktivitäten Abhalten von Projektstartmeetings Team-Building (Details folgen im 5.Sem.) Rollendefinitionen, Anforderungen an das Team etc.
n
w Projektumfeld- bzw. Stakeholderanalyse (siehe 3. Sem.) w Projektmarketing Ziel des Projektmarketings ist es, die im Projekt verfolgten Strategien und die angestrebten Projektergebnisse den relevanten Projektumwelten zu kommunizieren.
n
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Das Projekthandbuch (1/2) w Grundsätzliches n n
n
Das Projekthandbuch ist die „Bibel“ für alle Projektbeteiligten Das Projekthandbuch regelt und beschreibt die wichtigsten projektrelevanten Aspekte Das Projekthandbuch wird vom Projektmanager zu Projektbeginn erstellt und danach nach Bedarf aktualisiert
w Wichtige Inhalte (1/2) n n n n n
Projektdefinition inkl. Zieldefinition Umfeldmanagement Gestaltung der Projektorganisation Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten) Funktionendiagramm
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Das Projekthandbuch (2/2) w Wichtige Inhalte (2/2) n n n n n n n n n
Qualitätsmanagement Risikomanagement Änderungs- und Entwicklungsmanagement (Change Management) Projektinformationswesen und Projektkommunikation Projektadministration und Projektdokumentation Management der Projektinfrastruktur (eingesetzte Tools) Projektcontrolling Glossar Event. Anhänge
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Diverse Setup-Aktivitäten w Auftraggeber n
Festlegen eines eindeutig festgelegten Auftraggebers bzw. Ansprechpartner für den Projektleiter bei fachlichen und organisatorischen Problemen
w Definieren von Aufgaben, Befugnissen und Verantwortungen n
Insbesondere für Auftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder, in der Regel auch noch Linienvorgesetzte (z.B. Gruppenleiter), Entscheidungsgremium, Qualitätssicherungs-Beauftragter usw.
w Anlegen einer Projektakte (Projektordner) w Anlegen eines Projekttagebuches w Einrichten eines Projektbüros PRE Folienskriptum
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Proj. Man. Qualität
Projektstartmeetings (1/3)
hoch
Projektworkshop
Niedrig
mittel
Projektsitzung
Einzelgespräche
Niedrig
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mittel
hoch
Ressourcenbedarf
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Projektstartmeetings (2/3) w Einzelgespräche n
Mit den wichtigsten Projektstakeholder
w Kick-Off Meeting n
Projektauftraggeber & Projektmanager informieren das Projektteam (Einweg-Kommunikation, 1-3 Std.)
w Projektstartworkshops bzw. Klausur n
Wenn möglich extern, starke Interaktion, starke Teambildung, 1-3 Tage)
w Zu beachten: n n
Relation Aufwand / Nutzen Meetingarten (Informationsmeeting / Arbeitsmeeting)
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Projektstartmeetings (3/3) w Ziele des Projekt Kick-Off Meetings n n n
n
Vorstellung der einzelnen Teammitglieder Klärung der Rollen der einzelnen Teammitglieder Herstellen eines gemeinsamen Informationsstandes für alle Projektbeteiligten Festlegen von Spielregeln für die Teamarbeit l l l l
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Organisation (Protokoll, Raumreservierung, Beschlussfindung, Moderation, etc.) Kommunikation innerhalb des Teams und mit der Umgebung Verhaltenskodex (Vorbereitung von Sitzungen, Pünktlichkeit, maximale Redezeit, etc.) Sanktionen bei Nichteinhalten der Spielregeln ("Mannschaftskasse", ...)
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Wozu Projektmarketing? (1/2) w Nicht alle Mitarbeiter und Manager im Unternehmen kennen das neue Projekt und stehen hinter ihm: n n n n
Unkenntnis über die Aktivitäten benachbarter Bereiche Grundskepsis gegenüber Neuerungen Streben nach Sicherheit, Angst vor Veränderungen Negative Grundstimmung durch gezielte oder ungezielte Verunsicherung weiterer Mitarbeiterkreise
w Risiko insbesondere bei Implementierungsprojekten (z. B. Einführung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware) w Gegensteuerung durch „Projektmarketing“, d. h. „Verkaufen“ des Projekts im Unternehmen und Etablierung einer positiven Projektkultur PRE Folienskriptum
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Wozu Projektmarketing? (2/2) w Jedes Projekt braucht guten Ruf n n n
Fördert Motivation des Teams Fördert Akzeptanz des Projektes Bringt Unterstützung von außen
w Nutzen Sie jede Gelegenheit, das Projekt vorstellen zu können w Lösen Sie Konflikte innerhalb des Teams
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Mögliche Projektmarketing Maßnahmen w w w w w w w w
Einprägsame Projektbezeichnung Verwendung eines eigenen Projektlogos Projektpräsentationen und -publikationen Werbematerialien mit Projektlogo (z. B. Buttons, Anstecknadeln, Kugelschreiber, Mousepads etc.) „Social Events/Activities“ (z. B. Projektfeier, Projektstammtisch) Information des Betriebsrats Einführungsseminare für betroffene Abteilungen und Mitarbeiter Herausgabe einer Projektzeitschrift bzw. Projekt-Newsletter
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Bereits am Start werden die Sieger ermittelt
Sage mir, wie das Projekt beginnt und ich sage Dir, wie das Projekt endet PRE Folienskriptum
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Weitere Informationen w
Buch „EDV Projektentwicklung“ von Schwab, Schneider & Schwab-Matkovits, ISBN 3-7068-1192-8, Manz Verlag
w
Buch „Projektmanagement“ von Patzak / Rattay, ISBN 3-7143-0003-1, Linde Verlag
w
Buch „Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling“ von Harold Kerzner, ISBN 0471225770
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Buch „Projektcontrolling“ von Berta Schreckeneder, ISBN 3-448-05349-X, Haufe Verlag
w
Buch „IT-Projektmanagement“ von Uwe Frölich, Andreas Heiden, Thomas Heydemann, ISBN 3-82660849-6, Verlag mitp
w
„PMBOK Guide“ von PMI, ISBN 1-930699-21-2
w
„PM Baseline“ von PMA (http://www.p-m-a.at - Downloads)
w
http://www.pmi.org
w
http://www.projektmagazin.de/
w
http://www.projekthandbuch.de/
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