Proceso: Planificar la Calidad
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Proceso: Planificar la Calidad Planificar la Calidad es: “El proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos” (Guía del PMBOK®)
La Gestión Moderna de Calidad y la Dirección del Proyectos (se complementan, reconocen la importancia de) • Satisfacción del Cliente (Conformidad con los requerimientos y adecuación al uso)
• Priorizar la prevención sobre la inspección • Fases conformadas por procesos (PHVA = Fases + Procesos) Calidad es la tercera medida del éxito de un proyecto (cronograma y costos) Calidad NO es dar mas (Gold Plating) www.sistemas-expertos.com
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Proceso: Planificar la Calidad Entradas .1 Línea Base del Alcance .2 Registro de Interesados .3 Línea Base del Desempeño de Costos .4 Línea Base del Cronograma .5 Registro de Riesgos .6 Factores Ambientales de la Empresa .7 Activos de los Procesos de la Organización
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Proceso: Planificar la Calidad Técnicas y Herramientas .1 Análisis Costo/Beneficio .2 Costo de Calidad .3 Diagramas de Control .4 Estudios Comparativos .5 Diseño de Experimentos .6 Muestreo Estadístico .7 Diagramas de Flujo .8 Metodologías de Propiedad Exclusiva de la Gestión de la Calidad .9 Herramientas Adicionales de Planificación de Calidad
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Proceso: Planificar la Calidad Salidas .1 Plan de Gestión de la Calidad* –
Este plan que a su vez forma parte del plan para la gestión del proyecto, contiene la forma como las políticas de calidad de la organización ejecutante serán llevadas a cabo.
.2 Métricas de Calidad – –
Son los índices e Indicadores que se usarán en el proceso de calidad. Pueden hacer referencia a fechas de terminación, de inicio, hitos, niveles de satisfacción, niveles de fallos, porcentajes de avance, etcétera.
.3 Listas de Control de Calidad – –
Checklist o listas de verificación. Son una herramienta practica para el proceso de control de calidad.
.4 Plan de Mejoras del Proceso .5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto www.sistemas-expertos.com
Taller
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Proceso: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
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Proceso: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos “El proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades y las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección del personal” (Guía del PMBOK® ) El objetivo final de este proceso es garantizar que cada paquete de trabajo de la EDT tenga un rol y unas responsabilidades claramente definidas, para que no se presenten ambigüedades en la realización del trabajo.
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Proceso: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Entradas .1 Requisitos de Recursos de la Actividad .2 Factores Ambientales de la Empresa .3 Activos de los Procesos de la Organización
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Proceso: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Herramientas y Técnicas: 1. Organigramas y descripciones de puestos • Diagramas Jerárquicos • Diagramas Matriciales • Ej: Matriz RACI* • Formatos tipo Texto 2. Creación de relaciones de trabajo 3. Teoría de la Organización
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Proceso: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Salidas: • Plan de Recursos Humanos • Roles y Responsabilidades • Rol • Autoridad • Responsabilidad • Competencia • Organigramas del proyecto • Plan de gestión de personal El cual forma parte del plan general del proyecto y contiene: – Políticas para la vinculación de los integrantes del equipo. – Políticas y métodos para la identificación de necesidades de formación de los integrantes. – Planes de recompensas. – Horarios de trabajo y políticas de liberación del personal, entre otros elementos.
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Proceso: Desarrollar el Plan de RH Matriz de Asignación de Responsabilidad (RAM)
PERSONA
A
B
C
D
Requerimientos
I
A
R
R
Funcional
I
R
R
Diseño
I
I
R
I
R
I
A
FASE
Desarrollo
A
Ensayos
E
F
...
A
A I A I
A
RACI R
Responsible
Quién hace la tarea
“The doer”
A
Accountable
Responsable
“The bucks stop here”
C
Consult
Consultado
“In the loop”
I
Inform
Informado
“Keep in the picture”
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ECourse
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Proceso: Planificar las Comunicaciones
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Proceso: Planificar las Comunicaciones “Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir como abordar las comunicaciones” (PMBOK® 2008) Responde con respecto a la información y las comunicaciones de los interesados en el proyecto: quiénes son, cuál es su nivel de interés e influencia sobre el proyecto, quién necesita qué tipo de información, cuándo la necesita y cómo se le entregará
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Proceso: Planificar las Comunicaciones Entradas .1 Registro de Interesados .2 Tecnología de Comunicaciones .2 Estrategia de Gestión de los Interesados .3 Factores Ambientales de la Empresa .4 Activos de los Procesos de la Organización
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Proceso: Planificar las Comunicaciones Técnicas y Herramientas .1 Análisis de Requisitos de Comunicaciones .2 Tecnología de las Comunicaciones .3 Modelos de Comunicación .4 Métodos de Comunicación
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Proceso: Planificar las Comunicaciones Salidas .1 Plan de Gestión de las Comunicaciones* .2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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Proceso: Planificar las Comunicaciones Bloqueadores de la Comunicación 1. 2. 3. 4.
Ruido Distancia Codificación inapropiada del mensaje Usar frases o palabras qué pueden tener una connotación diferente en otras culturas. 5. Hostilidad 6. Lenguaje 7. Cultura
Canales de Comunicación- mientras aumenta el número de personas afectadas aumenta la complejidad de las comunicaciones porque hay más canales de comunicación o vías por las cuáles las personas pueden comunicarse. El número total de canales de comunicación se puede calcular usando la siguiente fórmula:
n(n-1)/2
Gestión de los Riesgos del Proyecto
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Gestión de los Riesgos del Proyecto Ciclo de Vida Reporte, Revisión Post-Proyecto, y registro de Riesgos Corporativos
Paso 1: Planeación
Plan de Gestión de Riesgos
Paso 2: Identificación
Paso 6: Seguimiento Y Control
Paso 5: Respuestas (Mitigación)
Paso 3: Cualitativo
Registro de Riesgos
Calificaciones de Probabilidad e Impacto
Exposición y Prioridad Paso 4: Cuantitativo
Modelos de Cronograma y Costos www.sistemas-expertos.com
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Proceso: Planificar la Gestión de Riesgos
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Proceso: Planificar la Gestión de Riesgos
INTRODUCCION El proceso Planificar la Gestión de Riesgos es: “El proceso por el cual se decide cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto” (Guía del PMBOK®)
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Proceso: Planificar la Gestión de Riesgos La Gestión de Riesgos es una tarea proactiva. Riesgo o un Evento Riesgoso – Evento o condición incierta qué si se produce tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto.
Incertidumbre – Un raro estado de la naturaleza, qué se caracteriza por la ausencia de cualquier información relacionada con un resultado deseado. Todos aquellos eventos cuya ocurrencia y/o efectos no se conocen con un 100% de certeza ya que tiene variabilidad en sus frecuencias de ocurrencia y en la magnitud de sus impactos.
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Proceso: Planificar la Gestión de Riesgos Factores de Riesgo 1. Determinar la probabilidad de qué se producirá 2. Determinar la gama de posibles resultados 3. Determinar cuándo en el ciclo de vida del proyecto va a ocurrir 4. Determinar con anticipación la frecuencia de eventos de riesgo de esa fuente Aversión al Riesgo – se dice de una persona qué no desea tomar riesgos. Tolerancia al Riesgo – el nivel de riesgos qué es aceptable (cada persona tiene un nivel diferente de tolerancia al riesgo.
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Proceso: Planificar de la Gestión de Riesgos Entradas .1 Enunciado del Alcance del Proyecto .2 Plan de Gestión de Costos .3 Plan de Gestión del Cronograma .4 Plan de Gestión de las Comunicaciones .5 Factores Ambientales de la Empresa .6 Activos de los Procesos de la Organización
Técnicas y Herramientas .1 Reuniones de Planificación y Análisis Salidas .1 Plan de Gestión de Riesgos*
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Proceso: Planificar de la Gestión de Riesgos
Plan de gestión de riesgos debe incluir: – –
– – – –
– –
Metodología para gestión de riesgos. Fuentes de información para la gestión de riesgos. Roles y responsabilidades asignados a la gestión de los riesgos. Asignación de recursos y costos necesarios para la gestión de riesgos Frecuencia del proceso de gestión de riesgos. Actividades de gestión de riesgos incluidas en el cronograma. Categorías de riesgos – Risk Breakdown Structure (RBS). Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos, la cual se usará como guía en el proceso de análisis cualitativo.
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Valoración R
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Proceso: Planificar de la Gestión de Riesgos Ejemplo de una Estructura de Desglose del Riesgo (RBS)
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – Cuarta Edición - PMBOK ® 2008
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Proceso: Identificar los Riesgos INTRODUCCIÓN La Identificación de Riesgos es: “El proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características” (Guía del
PMBOK® )
En este proceso participan: – El director del proyecto – Los miembros del equipo del proyecto – El equipo de gestión de riesgos – Interesados y expertos en gestión de riesgos – Clientes – Usuario finales La identificación de riesgos es un proceso iterativo y continuo durante el ciclo de vida del proyecto. A medida que las actividades se ejecutan es posible que los riesgos asociados desaparezcan o por el contrario surjan nuevos riesgos. www.sistemas-expertos.com
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Proceso: Identificar los Riesgos Entradas .1 Plan de Gestión de Riesgos .2 Estimaciones de Costo de las Actividades .3 Estimaciones de Duración de las Actividades .4 Línea Base del Alcance .5 Registro de Interesados .6 Plan de Gestión de Costos .7 Plan de Gestión del Cronograma .8 Plan de Gestión de la Calidad .9 Documentos del Proyecto .10 Factores Ambientales de la Empresa .11 Activos de los Procesos de la Organización
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Técnicas y Herramientas .1 Revisiones a la documentación .2 Técnicas de recopilación de información .3 Análisis de la lista de Control .4 Análisis de Supuestos .5 Técnicas de Diagramación .6 Análisis DAFO* .7 Juicio de Expertos*
.3 Salidas .1 Registro de Riesgos*
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Proceso: Identificar los Riesgos Técnicas* – –
Tormenta de Ideas Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas • • • • •
Las variables positivas son las: Fortalezas y Oportunidades Las variables negativas son las: Debilidades y Amenazas Las variables internas son las: Fortalezas y Debilidades. Las variables externas son las: Oportunidades y Amenazas. La idea es identificar las cuatro variables desde la óptica de la gestión del proyecto.
Resultado: Registro de riesgos –
Contiene los siguientes elementos: • • • •
Lista de riesgos identificados Lista de posibles respuestas Causas de los riesgos Categorías de riesgo actualizadas
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Taller
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Proceso: Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos INTRODUCCIÓN Realizar el análisis cualitativo de riesgos es: “El proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos” (Guía del PMBOK)
Se valora el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados, se clasifican y priorizan de acuerdo a sus efectos potenciales sobre los objetivos del proyecto
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Proceso: Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 1. Determinar qué riesgos justifican una respuesta.
2. Determinar la probabilidad y el impacto de todos los riesgos identificados. 3. Determinar los riesgos qué se van a analizar más a fondo en la cuantificación del riesgo o ir directamente a la planificación de la respuesta a los riegos.
4. Documentar los riesgos no críticos. 5. Determinar el riesgo total del proyecto. www.sistemas-expertos.com
Proceso: Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos ENTRADAS: – Registro de Riesgos, Plan de gestión de riesgos, Enunciado del Alcance, Estado del proyecto, Activos de los Procesos de la Organización. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS: – Juicio de Expertos* – Probabilidad e Impacto del riesgo – Matriz de Evaluación P-I – Categorización de Riesgos SALIDAS: – Clasificación general del riesgo del proyecto – Lista de riesgos ordenados por prioridad • Según nivel de la WBS, Según la urgencia de la respuesta • Si afectan: Tiempo, Costo, Calidad, Funcionalidad – Lista de riesgos para análisis y gestión adicional • Candidatos para Análisis Cuantitativo
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Matriz de Probabilidad e Impacto 1. Determinar la probabilidad de qué ocurra cada uno de los riesgos 2. Determinar las consecuencias o el impacto si ocurre el evento, en cada uno de los potenciales eventos. Matriz de Probabilidad e Impacto Probabilidad 0.90 0.70 0.50 0.30 0.10
Amenazas Oportunidades 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.72 0.36 0.18 0.09 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.56 0.28 0.14 0.07 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.40 0.20 0.10 0.05 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.24 0.12 0.06 0.03 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 0.08 0.04 0.02 0.01 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.80 0.40 0.20 0.10 Impacto (escala de relación) sobre un objetivo (por ejemplo: costos, tiempo, alcance o calidad
Clasificación Riesgo Alto („estado
‟)
Moderado („estado Bajo (“estado
“) “).
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0.05 0.04 0.03 0.02 0.01 0.05
Proceso: Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos INTRODUCCIÓN El Análisis Cuantitativo de Riesgos es: “El proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto” (Guía del PMBOK®)
Este proceso se realiza sobre los riesgos que fueron priorizados en el proceso de Análisis Cualitativo y son considerados de alto impacto para los objetivos del proyecto. No siempre es necesario realizarlo para poderle responder a un riesgo.
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Proceso: Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos Entradas .1 Registro de Riesgos .2 Plan de Gestión de riesgos .3 Plan de Gestión de Costos .4 Plan de Gestión del Cronograma .5 Activos de los Procesos de la Organización Técnicas y Herramientas .1 Técnicas de Recopilación y Representación de Datos .2 Técnicas de Análisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado .3 Juicio de Expertos Salidas .1 Actualizaciones al Registro de Riesgos
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Proceso: Planificar la Respuesta a los Riesgos INTRODUCCIÓN La Planificación de la Respuesta a los Riesgos es: “El proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para incrementar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto” (Guía del PMBOK® )
Este proceso incluye la identificación y asignación de una o más personas para que asuma la responsabilidad de cada respuesta a los riesgos; respuesta que deber ser acordada y financiada. La respuesta a un riesgo debe tener un análisis de la relación Costo de enfrentar el riesgo Versus Beneficio de asumir el riesgo.
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Proceso: Planificar la Respuesta a los Riesgos Entradas .1 Registro de Riesgos .2 Plan de Gestión de Riesgos Técnicas y Herramientas .1 Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas* .2 Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades* .3 Estrategia de Respuesta para Contingencias* .4 Juicio de Expertos* Salidas .1 Actualizaciones al Registro de Riesgos* .2 Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos .3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto .4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
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Proceso: Planificar la Respuesta a los Riesgos SUGERENCIAS: 1. Las estrategias son acordadas proactivamente por todos los involucrados.
2. Se seleccionan estrategias primarias y secundarias. 3. Los riesgos son asignados a individuos o grupos para qué asuman la responsabilidad sobre estos. 4. Las adecuación de las estrategias es revisada durante el ciclo de vida del proyecto a medida qué más información sobre el proyecto es conocida. 5. El esfuerzo seleccionado debe ser apropiado a la gravedad del riesgo. Debe haber un balance entre los costos y los beneficios de la acción a tomar. 6. Una respuesta puede ser utilizada para hacer frente a más de un riesgo.
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Proceso: Planificar la Respuesta a los Riesgos Las siguientes son herramientas y técnicas que apoyan el proceso de planificación de la respuesta a los riesgos, ayudándonos a optimizar lo positivo y a reducir lo negativo. Estrategias para riesgos negativos o amenazas: –
Evitar • Implica cambiar el plan de gestión del proyecto para eliminar la amenaza que representa un riesgo adverso o apoyando la variable que puede generar el problema. Así por ejemplo, si el problema será de tiempo, la solución es alargar el cronograma del proyecto.
–
Transferir • Requiere trasladar el impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta, a un tercero. • Ejemplos de este caso son: Las pólizas de cumplimiento, las garantías, un contrato a precio fijo con especificaciones claras le transfiere el riesgo al proveedor.
–
Mitigar • Implica reducir la probabilidad y/o el impacto de un evento de riesgo adverso a un umbral aceptable.
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Proceso: Planificar la Respuesta a los Riesgos Estrategias para riesgos positivos u oportunidades –
Explotar • Busca eliminar la incertidumbre asociada con un riesgo del lado positivo en particular haciendo que la oportunidad definitivamente se concrete.
–
Compartir • Implica asignar la propiedad a un tercero que está mejor capacitado para capturar la oportunidad para beneficio del proyecto. • Ejemplos: Uniones temporales con el objetivo de aprovechar la oportunidad.
–
Mejorar • La tarea aquí es tratar de maximizar la oportunidad, aumentando la probabilidad y/o los impactos positivos, e identificando y maximizando los disparadores de estos riesgos positivos.
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Proceso: Planificar la Respuesta a los Riesgos Estrategia común ante amenazas y oportunidades –
Aceptar • Indica que el equipo del proyecto ha decidido no cambiar el plan de gestión del proyecto para hacer frente a un riesgo, o no ha podido identificar ninguna otra estrategia de respuesta adecuada.
Estrategia de respuesta para contingencias – –
Es el conocido “Plan B” El plan de mitigación es para evitar que un evento negativo ocurra, en cambio, el plan de contingencia es para ser ejecutado cuando el evento ocurra.
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Proceso: Planificar las Adquisiciones
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Proceso: Planificar las Adquisiciones
PLANEAR LAS COMPRAS: “Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto” (Guía del PMBOK®)
Términos a revisar: – – – –
Request for quotation (RFQ) Invitation to bid (IFB) Request for proposal (RFP) Request for Information (RFI)
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Proceso: Planificar las Adquisiciones Entradas .1 Línea base del alcance .2 Documentación de Requisitos .3 Acuerdos para Trabajar en Equipo .4 Registro de Riesgos .5 Acuerdos Contractuales Relacionados con los riesgos .6 Requisitos de recursos de la Actividad .7 Cronograma del proyecto .8 Estimación de Costos de las Actividades .9 Línea Base del Desempeño de Costos .10 Factores Ambientales de la Empresa .11 Activos de los procesos de la Organización
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Técnicas y Herramientas .1 Análisis de Hacer o Comprar .2 Juicio de expertos .3 Tipos de Contrato
Salidas .1 Plan de gestión de las adquisiciones .2 Enunciado del trabajo Relativo a la Adquisición (SOW)* .3 Decisiones de Hacer o Comprar .4 Documentos de la Adquisición .5 Criterios de Selección de Proveedores .6 Solicitudes de Cambio
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Proceso: Planificar las Adquisiciones • SOW
COMPRAS
• RFP
Director del Proyecto
• IFB • RFI
•EDT •Actividades •RACI
• RFQ
PROVEEDOR
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Taller
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