PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZACION DE HISTORIAS CLINICAS
PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZACION DE HISTORIAS CLINICAS
Código: SP-PR-AR-001 Vigente desde: 15-Dic-2010 Versión: 01 Página: 1 de 8
Espacio para sell...
Establecer los lineamientos para la adecuada digitalización y cargue en el sistema de las historias clínicas. 2.
ALCANCE
Inicia con la selección de los documentos de la historia clínica a escanear y Finaliza con la actualización del estado de los documentos para su consulta en los diferentes servicios por personal autorizado. 3.
DEFINICIONES
La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. 4.
DESARROLLO
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
DESCRIPCION
RESPONSABLE
INICIO
1.
Realizar la selección de los documentos a escanear con base en la Lista de chequeo digitalización de historias clínicas (SP-RG-AR-002).
Auxiliar de archivo
1. Seleccionar documentos de la historia clínica a escanear
2.
Enumerar de atrás hacia adelante las hojas de los documentos seleccionados.
Auxiliar de archivo
3.
Ingresar al disco local (C:) y abrir la carpeta DGNET, en la cual se visualizarán los archivos escaneados.
Auxiliar de archivo
4.
Ubicar las hojas en el escanear y proceder a escanear las hojas previamente numeradas y en la primera hoja del paquete registrar la fecha de digitación y el número de Rips.
Auxiliar de archivo
5.
En la carpeta DGNET visualizar las hojas previamente escaneadas y eliminar aquellas que se encuentren en blanco o las que no sean necesarias.
Auxiliar de archivo
6.
Abrir el aplicativo del programa DGNET, cargar uno a uno los archivos escaneados e ingresar la información necesaria para la adecuada identificación de estos de la siguiente manera: Usuario: Nombre del empleado que está cargando la información. Entidad del usuario: EPS Tipo de documento: Seleccionar si es Historia clínica médica, odontológica o copia de documentos no clínicos. Número: No. Documento de identidad Observaciones: Registrar el nombre del documento escaneado. Datos de indexación: diligenciar completamente las casillas de apellidos, nombres, fecha de consulta, número de rips y contenido del documento. (Ver pantallazo No.1 del ítem 4.1)
Auxiliar de archivo
2. Enumerar documentos seleccionados
3. Abrir carpeta de DGNET
4. Escanear documentos
5. Depurar hojas escaneadas
6. Cargar los archivos al aplicativo DGNET
A
DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO Dirección de Calidad
PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZACION DE HISTORIAS CLINICAS
Ingresar a la página web del programa DGNET como administrador y verificar que: Se ingresó adecuadamente la información del archivo cargado en el sistema, en caso contrario eliminar el archivo y notificar al Auxiliar. El archivo escaneado corresponda al nombre asignado, en caso contrario eliminar el archivo sólo cuando está mal escrito el nombre del documento o la entidad, si hay error en los otros ítems se edita la información y notificar al Auxiliar.
Jefe de archivo
8.
Cargar nuevamente el archivo e ingresar la información respectiva.
Auxiliar de archivo
9.
Cuando no hay inconsistencias en la información cargada, proceder a actualizar el estado del documentos a Terminado para cargar los archivos indexados en el sistema para que puedan ser consultados en los diferentes servicios por el personal autorizado.
Jefe de archivo
7. Verificar la información cargada en el programa
Hay inconsistencias
No 9. Finalizar carga del archivo para consulta en la web
10. Archivar los documentos digitalizados
11. Guardar relación del contenido de las cajas
FIN
Si
RESPONSABLE
8. Corregir información
10. Archivar en cajas de cartón grueso las historias clínicas digitalizadas pegando en el exterior de la caja el listado del contenido de la misma. La caja se identifica con el número consecutivo que le corresponde. La relación (listado) se envía por correo electrónico al Jefe de archivo.
Auxiliar de archivo
11. Guardar relación en la subcarpeta ”Relación historias clínicas digitalizadas” ubicada en la carpeta “Mis documentos” que se encuentra en el disco duro “C”.
Jefe de archivo
DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO Dirección de Calidad
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