NUEVA ADENDA DEL TEMA XVIII DE DERECHO PENITENCIARIO INTRODUCIDA POR LA CONVOCATORIA DE 2014 5. EL EXPEDIENTE PERSONAL DE LOS PENADOS A PENAS Y MEDIDAS ALTERNATIVAS: DOCUMENTACION. TRAMITES Y PROCEDIMIENTO DE GESTION El expediente personal de los penados a penas y medidas alternativas se regula a través de las Instrucciones del Centro Directivo I-9/2011, de 1 de Julio, en relación a la pena de Trabajos en Beneficio de la Comunidad (TBC), e I-10/2011, de 1 de Julio, en relación a las Suspensiones y Sustituciones de Condena, todo ello de conformidad a lo establecido en el R.D. 840/2011, de 17 de Junio, por el que se establecen las circunstancias de ejecución de dichas penas y medidas alternativas. Al efecto, cabe destacar: 5.1 EXPEDIENTE PERSONAL DE LOS PENADOS A T.B.C. DOCUMENTACION. TRAMITES Y PROCEDIMIENTO DE GESTION Los Servicios de Gestión de Penas y Medidas Alternativas (en adelante SGPMA) son las Unidades Administrativas encargadas de hacer efectivo el cumplimiento de las penas de Trabajos en Beneficio de la Comunidad (en adelante TBC). Estas penas configuran un importante volumen de gestión, puesto que son las más numerosas de cuantas sanciones les competen. La gestión de TBC puede definirse como el conjunto de trámites que permiten ejecutar esta pena. Comienza con la recepción del Testimonio de Sentencia/Ejecutoria y no finaliza hasta que informamos a la Autoridad competente sobre el cumplimiento efectivo de la actividad de que se trate. El funcionamiento del SGPMA es responsabilidad del mando del Establecimiento Penitenciario quien coordinará y dirigirá su correcto funcionamiento a través del Jefe del Servicio del SGPMA y de los profesionales que trabajan en el mismo. El PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN deTBC tiene tres fases fundamentales: a) Fase inicial: desde que se recibe Testimonio de Sentencia/ejecutoria hasta que el penado/a es citado en el Servicio. b) Fase de Ejecución propiamente dicha: desde que se valora al penado/a hasta que se realiza el Plan de Ejecución. c) Fase de seguimiento y final: desde que se desarrolla la primera jornada, su continuidad, y su terminación dando cuenta del cumplimiento al JVP y Juzgado Ejecutor. El procedimiento de gestión descrito sigue el orden natural de ejecución de la pena, facilitándose su desarrollo a través de una herramienta informática. Los Expedientes Físicos se clasificarán únicamente en dos apartados: Expedientes Activos y Expedientes Archivados. En cada uno de ellos se colocarán siguiendo el orden alfabético.

Primera Fase del Procedimiento (Grabar-Acusar Recibo-Citar) 

Todos los documentos que se reciban en el Servicio o se remitan por éste deben ser registrados a la entrada y a la salida y dar curso a la documentación en el mismo día que se generen.

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En caso de falta de domicilio del penado/a, o de posible Ejecutoria fuera de plazo de cumplimiento, se acusa recibo y se archiva en el mismo acto. En las Ejecutorias que incluyen además de TBC la realización de un programa se traslada la documentación al profesional encargado de gestionar el expediente, armonizando en la medida de lo posible ambos procedimientos. La citación de los penados/as se realiza exclusivamente atendiendo al orden de prescripción que determina la aplicación informática. Como norma general, el número de citas que se realicen cada mes no debería ser inferior al número de sentencias que tienen entrada en el Servicio en ese mismo periodo de tiempo y el número de citas diarias se ajustará por el responsable del Servicio teniendo en cuenta las plazas disponibles (cuando no existen, es preferible no citar salvo riesgo de prescripción) y el número de profesionales con que cuente, valorando el nivel de presentaciones reales que se producen. Se citará a los penado/as para realizar la valoración que determine su plan de ejecución solo una vez (Correos practica dos notificaciones de esa única cita) ya que como norma general tiene poco sentido citar a los penados/as a largo plazo. Se debe procurar no ir más allá de un par de meses. Cuando un penado/a no acude a la cita se debe comprobar que no se encuentre en un Centro Penitenciario (y si no está ingresado en un Centro Penitenciario), se comunica al Juzgado Ejecutor, como máximo un mes después de producida la incomparecencia y se archiva el expediente en ese mismo acto.

Segunda Fase del Procedimiento (Valoración-Plan de Ejecución) 

Se debe contar con un detallado Catálogo de actividades en cada Servicio que permita optimizar las plazas disponibles con cumplimientos enlazados, o de varios penados/as en distintos horarios, o en diferentes días de ejecución. En dicho Catálogo se detallarán adecuadamente todos los datos necesarios para realizar directamente la derivación de los penados a las distintas Entidades: tareas, horarios, dirección, personas de contacto y responsables de las actividades. De esta manera se facilitará el poder asignar en cada plaza al penado/a más adecuado/a según las necesidades manifestadas por la Entidad.

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No se derivará en ningún caso a los penados/as a las Entidades para que sean valorados por estas a efectos de realización del plan de ejecución. La colaboración que desde los SGPMA se solicite de las distintas Entidades debe limitarse a que éstas faciliten las plazas para el cumplimiento del TBC con las características precisas, y a comunicar al Servicio el inicio, posibles incidencias, y la finalización del cumplimiento de cada penado/a. Todo ello con la menor carga burocrática posible.

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Las situaciones de IT (incapacidad temporal) no impiden la realización de un Plan de ejecución. Únicamente las tareas a desarrollar deberán tener en cuenta las limitaciones que presente el penado/a ofreciéndole un plan compatible con su situación. Si se negase al cumplimiento, se informará al JVP sobre este extremo. No se realizan seguimientos de bajas laborales. Si hubiese una imposibilidad física sobrevenida después de la sentencia condenatoria que significara la incompatibilidad absoluta con cualquier tarea, se informará de esta circunstancia al Juzgado Ejecutor archivando el expediente en este momento.

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Como norma general, se valora a cada penado/a y se realiza su plan de ejecución en un mismo acto, teniendo poco sentido hacer planes de ejecución "a futuro" o a largo plazo, procurando no ir más allá de un par de meses. El Real Decreto 840/2011, de 17 de junio,

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normativa de referencia en este modelo de ejecución penal establece que no se requiere la aprobación del JVP para iniciar el cumplimiento. 

No se podrá facilitar a las Entidades copia de las sentencias, Autos de ejecución, ni se informará sobre el tipo de delito que ha cometido el penado/a. Solo se enviará a los Recursos Externos el "Modelo de Información a las Entidades" y el "Registro de Presentaciones", en el mismo momento en que hemos elaborado el plan de ejecución.

Tercera Fase del Procedimiento (Seguimiento-Incidencias-Finalización) 

Es imprescindible que una persona/s del SGPMA verifique diariamente el inicio del cumplimiento de cada TBC conforme al Plan de ejecución realizado. Si transcurrida una semana no se tuviese constancia de la incorporación del penado a su tarea, se realizará la comprobación por la vía que permita obtener la información con la mayor prontitud (teléfono, correo electrónico). En este sentido cobra especial interés la justificación ofrecida por el propio penado/a mediante la Diligencia de Presentación.

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Ante la inasistencia del penado/a al inicio del cumplimiento se le citará formalmente para que comparezca en el SGPMA y valorar las circunstancias de su no incorporación. Solo después de la citación se podrá notificar al JVP -si se considera que puede ser causa de incumplimiento- procediendo al archivo del expediente.

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En TBCs de más de seis meses de ejecución, se tiene que planificar un seguimiento periódico contactando con la Entidad. Solo se comunican al JVP las incidencias que valoradas por el Servicio, tras citar al penado/a- son consideradas como causa de incumplimiento o dan lugar a un nuevo plan de cumplimiento.

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Las bajas laborales que se prevean de larga duración deben resolverse facilitando un plan en el que las tareas a realizar tengan en cuenta las limitaciones actuales del penado/a. No deben hacerse seguimientos de bajas laborales. Es imprescindible que una persona/s del SGPMA verifique diariamente la finalización del cumplimiento de cada TBC en un plazo no superior a una semana desde que debiera haber finalizado el cumplimiento del Plan, por la vía que permita obtener la información con mayor prontitud (teléfono, correo electrónico, correo ordinario).

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En caso de no remisión del Registro de Presentaciones por parte de la Entidad, será solicitado por correo ordinario conservando una copia de dicha solicitud en el expediente. La verificación telefónica o por correo electrónico de que el penado/a ha concluido el cumplimiento, es suficiente para remitir al JVP/Ejecutor el modelo de fin de las jornadas de trabajo y archivar el expediente. Los penados/as a trabajos en beneficio de la comunidad recibirán la protección de la Seguridad Social a efectos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, de acuerdo con lo establecido en la normativa que resulte de aplicación, salvo que realicen Talleres o Programas formativos o de reeducación, laborales, culturales, de educación vial, sexual y otros similares, supuestos en los que no serán dados de alta en la Seguridad Social. En este sentido, las altas y bajas en la Seguridad Social deben tramitarse con la diligencia debida. En el momento de iniciar el cumplimiento el penado a TBC debe estar dado de alta en Seguridad Social.

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Las incidencias que pudiesen aparecer relacionadas con la Seguridad Social deben derivarse a los Servicios Centrales: accidentes en el desarrollo de las jornadas, problemas con el Servicio de Empleo Público Estatal (antiguo INEM), MUFACE, ISFAS…)

Cada penado/a debe tener un EXPEDIENTE. El expediente debe ser el conjunto de todos los documentos y datos referentes al penado/a, ordenado de forma que permita obtener información útil sobre el desenvolvimiento de la pena de TBC, por lo que deberá seguirse para su formación el orden sistemático de Ejecución de la pena. En el caso de que un mismo penado/a tenga diferentes responsabilidades, cada una de ellas formará una subcarpeta del expediente. Toda la documentación que se genere respecto de un penado/a debe archivarse con la diligencia necesaria de tal forma que cada expediente contenga de manera actualizada todos los documentos existentes. Los expedientes físicos se clasificarán únicamente en dos apartados: expedientes activos y expedientes archivados. En cada uno de ellos se colocarán siguiendo el orden alfabético. El procedimiento de gestión administrativa del TBC comienza con el registro de entrada de la documentación penal recibida en el Servicio de Gestión de Penas y Medidas Alternativas. Se revisarán las sentencias/ejecutorias y cumplimentarán los datos que a continuación se indican. Datos de identificación del penado/a:    

Nombre y apellidos. DNI/NIE. Domicilio. Nacionalidad.

Datos penales:       

Fecha de Ejecutoria y número de la misma. Fecha de Sentencia firme y número de la misma. Tribunal Sentenciador/Juzgado de Ejecutorias. N º de jornadas impuestas. Tipo de delito: Seguridad Vial, Violencia de Género u Otros. Existencia o no de Orden de alejamiento u otros. Obligación o no de realizar programa.

Cuando un Mandamiento Judicial incluya un TBC y un programa, se facilitará una copia de la misma a quienes -según la organización de trabajo en el Servicio de Gestión- controlen la Ejecución de dichos programas. Debe tenerse en cuenta que el TBC y el programa se pueden cumplir simultáneamente o de forma sucesiva, atendiendo a la casuística y posibilidades concretas del penado/a y del Servicio, sin que esté condicionado el inicio de uno a la terminación del otro. Recibida la documentación penal de un TBC y dada de alta en la aplicación informática se pueden dar tres situaciones distintas, dependiendo de que la documentación enviada esté completa o no, lo que conduce a la realización de tres posibles acuses de recibo al Juzgado Ejecutor: a) Casos en los que se cuenta con la Ejecutoria, Testimonio de Sentencia y domicilio del penado (documentación completa). Sólo acuse de recibo.

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b)

Puede ocurrir que en penas de hasta 30 días, el período de tiempo entre la fecha de la Sentencia firme y Ejecutoria fuese superior a un año. En ese caso se enviará un acuse de recibo solicitando indicación de si se debe continuar con la tramitación del procedimiento y se procederá al archivo del expediente. c) En el caso de que se reciba la Ejecutoria pero falte la sentencia y/o el domicilio del penado, se enviará acuse de recibo solicitando la información precisa que falte. Si falta el domicilio del penado no se puede continuar la gestión por lo que tras el acuse de recibo correspondiente se procederá al archivo del expediente. No obstante se reabrirá el mismo si así lo determina la Autoridad Judicial. Si faltase la sentencia se iniciará con normalidad el procedimiento (ya que consta la ejecutoria), aunque sea solicitada aquella según apartado c). Los acuses de recibo se enviarán a la Autoridad Judicial competente por correo normalizado, tras registro de salida.

Otras Consideraciones Procedimiento de Urgencia en las Citaciones: Los casos en los que debe acudirse al procedimiento de urgencia, serán los siguientes:  Si al recibirse la documentación penal, se cuenta con escaso tiempo para iniciar el cumplimiento efectivo de la pena.  Si por cualquier circunstancia vinculada al propio Servicio, no se hubiera dado inicio a la gestión de una condena en el periodo previsto, o se cuente con escaso tiempo para iniciar su cumplimiento. En ambos supuestos se procederá de forma inmediata a la cita y con el mismo carácter de urgencia se procederá en los sucesivos trámites del procedimiento (valoración, Plan de ejecución…). Cumplimiento de una Pena de TBC por parte de una Persona que esté Privada de Libertad: El Servicio de Gestión de Penas y Medidas Alternativas enviará oficio al Director del Centro Penitenciario poniendo en su conocimiento la existencia de una responsabilidad penal a TBC que recae sobre un interno/a del Establecimiento, y le requerirá su colaboración, mediante solicitud de informe en el que se especifiquen las tareas disponibles a efectuar por el penado/a en el Centro Penitenciario, y el horario de éstas. Todo ello, en atención a que el cumplimiento de la pena de TBC no interfiera en sus actividades de tratamiento u otras circunstancias regimentales. Si transcurridos 20 días desde este momento no se hubiera recibido contestación del Establecimiento Penitenciario, se reiterará la petición vía telefónica o correo electrónico. Recibido el informe, el Servicio de Gestión de Penas y Medidas Alternativas realizará el plan de ejecución dando traslado del mismo al JVP y al Centro Penitenciario, para su notificación al penado/a e iniciar su cumplimiento. Traslado entre Establecimientos Penitenciarios o Ingreso/ Libertad de la Persona que haya iniciado el Cumplimiento de una Pena de TBC: Estos hechos, al tratarse de “incidencias” en la ejecución de la pena de TBC deben ser comunicados al Servicio de Gestión de Penas y Medidas Alternativas.

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Traslado de Expediente: Para los supuestos de cambios de domicilio del penado/a que supongan la necesidad de proceder a un traslado del expediente administrativo a otro Servicio de Gestión de Penas antes del inicio del cumplimiento del plan de ejecución, se comunicará esta circunstancia al Juzgado Ejecutor. Si el cambio de residencia aconteciera durante el cumplimiento del plan, se comunicará tal extremo tanto al Juzgado de Vigilancia como al Juzgado Ejecutor. Nuevo Plan de Ejecución: De manera excepcional, pueden existir circunstancias que impliquen cambios en el Plan de Ejecución, como por ejemplo, los casos en los que el penado/a ha sido trasladado desde otro SGPMA por cambio de lugar de residencia, no adaptación del penado/a al recurso o programa establecido, etc. En estos supuestos se comunicarán al JVP estos extremos informado de la continuidad del cumplimiento con las nuevas características derivadas sin perjuicio de su inmediata ejecutividad. 5.2 EXPEDIENTE PERSONAL DE LOS PENADOS A QUIENES LES HAYA SIDO DE APLICACION LA SUSPENSION O SUSTITUCION DE CONDENA DE PRIVACION DE LIBERTAD: DOCUMENTACION. TRAMITES Y PROCEDIMIENTO DE GESTION En estos supuestos la intervención de la Administración Penitenciaria, dentro del conjunto de materias y competencias asumidas por los Servicios de Gestión de Penas y Medidas Alternativas solo procede cuando se impone al infractor su sometimiento a participar en un programa como regla de conducta, de acuerdo con los Arts. 14 al 19 R.D. 840/2011, de 17 de Junio. El término “suspensión”, es sinónimo común de “diferir”, “detener temporalmente”… Sin embargo, desde el punto de vista penal que contemplamos, significa “dejar sin efecto” un título ejecutivo -una sentencia- siempre y cuando se cumplan los requisitos impuestos en la propia suspensión. Por su parte, el término “sustitución” viene a significar “poner en lugar de”. Así, podríamos decir que la suspensión es la inaplicación de la sentencia condenatoria (no se aplica la pena) y la sustitución es la alteración de la sentencia condenatoria (se aplica pena distinta). Ambas instituciones son otorgadas discrecionalmente por los Órganos Jurisdiccionales, permitiendo privar de eficacia –de forma condicional-, una Sentencia firme condenatoria a una pena privativa de libertad. Ambas instituciones, por tanto, comparten una finalidad común (evitar la prisión) y suponen, en definitiva, la modificación del título ejecutivo o sentencia, pudiendo ser gestionada su eficaz ejecución, bajo unas pautas comunes de actuación. Para ello hemos de considerar:  La intervención sobre el penado, mediante su inclusión en el programa de tratamiento al efecto.  Las gestiones administrativas necesarias para el desarrollo de dicha intervención.  Las comunicaciones precisas que han de establecerse entre los Servicios administrativos, las Autoridades Judiciales competentes a las que se responde de nuestra gestión, y las Entidades o Recursos Externos que colaboran en la ejecución del programa de tratamiento. 6

Del mismo modo, todos los Servicios de Gestión deben tener en consideración las importantes consecuencias jurídicas que se derivan del incumplimiento por parte del penado de las obligaciones o deberes impuestos penalmente. En los últimos años, la inclusión de la regla de conducta establecida por el Art. 83.5 del Código Penal “participar en programas formativos, laborales, culturales, de educación vial, sexual…”, en suspensiones y sustituciones de condena derivadas de delitos de muy diversa índole está comenzando a ser cada vez más frecuente. Esto implica que, además de los programas para delitos de violencia de género, los SGPMA deban disponer de recursos adecuados para el cumplimiento de otros programas como drogodependencias, salud mental e, igualmente, para casos con tipologías delictivas que requieran programas de tratamiento específicos (delitos contra la libertad sexual, delitos de violencia en el ámbito familiar, delitos contra la seguridad vial, etc.). El PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS SUSPENSIONES/SUSTITUCIONES DE CONDENA tiene tres fases fundamentales: a) Fase inicial: desde que se recibe Testimonio de Sentencia/Ejecutoria/Auto hasta que el penado/a es citado en el Servicio. b) Fase de ejecución propiamente dicha: desde que se entrevista al penado/a, se realiza el Plan de Intervención y Seguimiento y se traslada al Juzgado Ejecutor. c) Fase de seguimiento y final: desde que se desarrolla la primera sesión terapéutica/intervención, su continuidad, y su terminación, dando cuenta del cumplimiento al Juzgado Ejecutor. La organización del Servicio en orden a la ejecución de estas penas se realizará por asignación de tareas. Los expedientes físicos se clasificarán únicamente en dos apartados: expedientes activos y expedientes archivados. En cada uno de ellos se colocarán siguiendo el orden alfabético. El/La Jefe/a del SGPMA es el responsable de todo el Servicio, incluidas las suspensiones y sustituciones.

Primera Fase del Procedimiento (Registrar-Acusar Recibo-Citar) Todos los documentos que se reciban en el Servicio o se remitan por éste deben ser registrados a la entrada y a la salida dando curso a la documentación en el mismo día que se generen. En caso de falta de domicilio del penado/a, se acusa recibo y se archiva en el mismo acto. Hay que prestar especial atención a las Ejecutorias que incluyen además del programa la realización de una TBC (sustituciones), y asegurarse de que la documentación se traslada al profesional encargado de gestionar el mismo, armonizando en la medida de lo posible ambos procedimientos. 

La citación de los penado/as se realizará exclusivamente atendiendo al orden de prescripción. Se citarán antes las sustituciones que las suspensiones, y dentro de cada una de ellas teniendo en consideración la fecha del Auto. Respecto a las sustituciones: La sustitución no tiene un período marcado de ejecución sino que ésta debe ser inmediata. Respecto a las suspensiones: El período de suspensión empieza a partir de la fecha del Auto de suspensión, por lo que es esa fecha la que se tendrá en cuenta. Durante ese plazo se debe dar inicio a la regla de conducta, no siendo necesario que se ejecute, dentro del mismo, en su totalidad. 7

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El número de citas se ajustará por el responsable del Servicio teniendo en cuenta los recursos disponibles o la previsión de que estén disponibles en breve (dos meses). Para ello es imprescindible tener una planificación anual de recursos, número de grupos, cuándo inician, etc. Se citará a los penado/as para realizar la valoración que determine su plan de intervención solo una vez (Correos practica dos notificaciones de esa única cita). Al igual que en TBC, cuando un penado/a no acude a la cita se debe comprobar que no se encuentre en un Centro Penitenciario, y si no está ingresado en un Centro Penitenciario se comunica al Juzgado Ejecutor, como máximo un mes después de producida la incomparecencia y se archiva el expediente en ese mismo acto.

Segunda Fase del Procedimiento (Valorar-Plan de Intervención) 

Se debe contar con un detallado Catálogo de Recursos en cada Servicio que permita optimizar las plazas disponibles y en el que se recojan adecuadamente todos los datos necesarios para realizar directamente la derivación de los penado/as. Debe ser completo y estar actualizado (cuántos grupos va a asumir cada Recurso, cuándo van a iniciar, etc.)

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La coordinación con los Recursos Externos y las entrevistas para las derivaciones a los mismos serán realizadas un profesional del Servicio, Psicólogo/a o Trabajador/a Social, dependiendo de las cargas de trabajo. En consecuencia, no se derivará en ningún caso a los penado/as a las Entidades externas para que sean valorados por estas a efectos de realización del plan de intervención y seguimiento. La colaboración que desde los Servicios de Gestión se solicita de las distintas Entidades debe limitarse a que éstas realicen el programa/intervención preciso, y a comunicar al Servicio el inicio, posibles incidencias, informes de seguimiento y la finalización del cumplimiento de cada penado/a. Todo ello con la menor carga burocrática posible.

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Las situaciones de IT (incapacidad temporal) no impiden la realización de un Plan de intervención. Si el penado/a se negase al cumplimiento, se informará a la Autoridad Judicial sobre este extremo. No se realizan seguimientos de bajas laborales. Como norma general, se valora a cada penado/a y se realiza su Plan de intervención en un mismo acto, teniendo poco sentido hacer planes de ejecución "a futuro" o a largo plazo, procurando no ir más allá de un par de meses.

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El Plan de intervención y seguimiento tiene ejecutividad inmediata. Solo se realizará una Propuesta de Plan cuando se valore que existen otras circunstancias en el penado/a que requieren una intervención distinta de la que figura en el Auto de ejecución. Habrá de prestarse especial atención para detectar posibles situaciones de riesgo a terceras personas.

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En el caso de delitos de Violencia de género, el programa a utilizar tanto por Recursos propios como Externos es el de la Secretaría General de II.PP. Sólo se enviará a los Recursos Externos el Modelo de Información a las Entidades, el Registro de Presentaciones y los hechos probados del Testimonio de Sentencia (eliminando cualquier otro dato personal que no sea del penado/a).

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Tercera Fase del Procedimiento (Seguimiento-Incidencias-Finalización) 

Deberá verificarse por el SGPMA diariamente el inicio del cumplimiento de cada penado/a conforme al Plan de Intervención y Seguimiento realizado. Si transcurrida una semana no se tuviese constancia de su incorporación al programa, se realizará la comprobación por la vía que permita obtener la información con la mayor prontitud (teléfono, correo electrónico). En este sentido cobra especial interés la justificación ofrecida por el propio penado/a mediante la Diligencia de Presentación.

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Ante la inasistencia del penado/a al inicio del cumplimiento se le citará formalmente para que comparezca en el SGPMA y se valoraren las circunstancias de su no incorporación. Solo después de la citación se podrá notificar al Juzgado Ejecutor si se considera que puede ser causa de incumplimiento, procediendo al archivo del expediente.

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Los informes de seguimiento periódicos se realizarán por el Jefe del Servicio, en todos los casos, visto el informe del Terapeuta. Solo se comunican al Juez como incidencias graves las que -valoradas por el Servicio tras citar al penado/a- son consideradas como causa de incumplimiento. Hecho esto se procederá al archivo del expediente.

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Es imprescindible que una persona/s del SGPMA verifique la finalización del cumplimiento, en un plazo no superior a una semana desde que debiera haber finalizado el Plan de Intervención y Seguimiento. En caso de no remisión del informe final por parte de la Entidad, se le solicitará por correo ordinario, conservando una copia en el expediente. El responsable del Servicio elevará al Juzgado Ejecutor el modelo de informe final al que adjuntará el informe evaluación emitido por el terapeuta. Tras la finalización de la regla de conducta se archivará el expediente.

Cada penado/a debe tener un expediente. El EXPEDIENTE debe ser el conjunto de todos los documentos y datos referentes al penado/a, ordenado de forma que permita obtener información útil sobre el cumplimiento de la regla de conducta impuesta, por lo que deberá seguirse para su formación el orden sistemático de Ejecución de la misma. En el caso de que un mismo penado/a tenga diferentes responsabilidades, cada una de ellas formará una subcarpeta del expediente. Toda la documentación que se genere respecto de un penado/a debe archivarse con la diligencia necesaria de tal forma que cada expediente contenga de manera actualizada todos los documentos existentes. Los expedientes físicos se clasificarán únicamente en dos apartados: expedientes activos y expedientes archivados. En cada uno de ellos se colocarán siguiendo el orden alfabético. El procedimiento de gestión administrativa de las formas sustitutivas de ejecución penal (suspensiones y sustituciones de condena) comienza con la diligencia de registro de entrada de la documentación penal recibida en el SGPMA. Se revisarán las Sentencias, Autos y Ejecutorias y se cumplimentarán los datos que a continuación se indican: Datos de identificación del penado/a:  Nombre y apellidos.  DNI/NIE.  Domicilio.  Nacionalidad. 9

Datos Penales:  Fecha de Sentencia firme, número y Juzgado.  Fecha de Auto de suspensión/sustitución, número y Juzgado.  Fecha de Ejecutoria, número y Juzgado.  Tipo de forma sustitutiva de ejecución penal: Suspensión o Sustitución de condena.  Duración de la suspensión de condena.  Duración de la pena sustituida.  Número de jornadas de Trabajos en Beneficio de la Comunidad (en adelante TBC) aparejadas a la sustitución de condena, en su caso.  Reglas de conducta impuestas (tipo de Programa/Intervención, Orden de alejamiento u otras). 

Cuando un Mandamiento Judicial incluya un TBC y un programa, se facilitará una copia de la misma a quienes -según la organización de trabajo en el Servicio - controlen la ejecución de la TBC. Debe tenerse en cuenta, en consecuencia, que el TBC y el programa, se pueden cumplir simultáneamente o de forma sucesiva, atendiendo a la casuística y posibilidades concretas del penado/a y del Servicio, sin que esté condicionado el inicio de uno a la terminación del otro. El número de jornadas de TBC no condiciona en ningún caso la duración del programa ni las sesiones del mismo.

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Recibida la documentación penal de la suspensión/sustitución de condena, se pueden dar dos situaciones distintas que dan lugar a dos posibles acuses de recibo: a) Casos en los que se cuenta con la documentación penal completa (Sentencia firme, Auto de suspensión/sustitución y Ejecutoria) y el domicilio del penado/a. Sólo acuse de recibo. b) Casos en los que la documentación penal esté incompleta y/o falte el domicilio del penado/a. Se enviará acuse de recibo solicitando la información precisa que falte.

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En el caso de contar con la Ejecutoria y el Auto de suspensión/sustitución pero no con copia de sentencia, podrá continuarse la gestión administrativa (citación del penado/a). Al mismo tiempo se solicitará la sentencia que será precisa para el inicio del programa. Si falta el domicilio del penado/a no se puede continuar la gestión, por lo que tras el acuse de recibo correspondiente se procederá al archivo del expediente. No obstante se reabrirá el mismo si así lo determina la autoridad judicial. Los acuses de recibo se enviarán a la Autoridad Judicial competente por correo ordinario, tras registro de salida.

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Otras Consideraciones Procedimiento de citación. Las citaciones regladas conforme al procedimiento descrito, son un elemento fundamental. Las diligencias de notificación sirven de medio documental probatorio y de ellas se derivan consecuencias jurídicas correspondientes en orden a la ejecución de estas penas. Como norma general, el cumplimiento de los programas de intervención que constituye la regla de conducta, debe dar comienzo a la mayor brevedad una vez recibida la ejecutoria correspondiente. En el caso de las suspensiones de condena el programa de intervención al que se somete al penado debe iniciarse dentro del período de tiempo fijado de suspensión, contando este período desde la fecha del Auto de suspensión. 10

En el caso de las sustituciones de condena, el programa/intervención debe iniciarse a la mayor brevedad desde que se recibe en el SGPMA el Mandamiento de ejecución. La citación de los penados se realiza atendiendo al orden de prescripción. Se citarán antes las sustituciones que las suspensiones, y dentro de cada una de ellas atendiendo a la fecha del Auto de sustitución/suspensión. Suspensiones y Sustituciones de condena de una persona que esté privada de libertad. Puede darse el caso que una persona sometida a una suspensión o sustitución de condena ingrese en un Centro Penitenciario por otras responsabilidades penales y/o preventivas o incluso por la misma causa que tiene suspendida o sustituida. En estos supuestos, el SGPMA solicitará al Centro Penitenciario informe en el que se concreten las causas penales y la situación penitenciaria de la persona en cuestión, así como su adscripción en el Centro (si es su centro de destino o está pendiente de traslado….), u otros particulares a tener en cuenta sobre los que sea oportuno informar. Si transcurridos 20 días desde este momento no se hubiera recibido contestación del Establecimiento penitenciario, se reiterará la petición vía telefónica o correo electrónico al Director del Centro Penitenciario. Recibido el informe el SGPMA enviará consulta al Juzgado de ejecución solicitando las pautas de actuación a seguir dadas las circunstancias expresadas. En el supuesto de que transcurridos 3 meses no se haya producido respuesta, se dará cumplimiento al auto de suspensión/sustitución siguiendo el procedimiento normal establecido. Pudiera darse el caso que sea el Centro Penitenciario (y no el SGPMA) quien tenga conocimiento de la existencia de una suspensión/sustitución de condena sobre una persona que se encuentre en prisión, ya sea en calidad de penado/a o de preventivo/a. En estos casos, se comunicará la causa al Servicio de Gestión de Penas y Medidas Alternativas, remitiéndoles la documentación penal recibida, para que por este Servicio se proceda conforme al procedimiento descrito. Traslado entre Establecimientos Penitenciarios o Ingreso/ Libertad de la persona que haya iniciado la ejecución de la suspensión/sustitución. Estos hechos, al tratarse de “incidencias” durante la ejecución de la suspensión/sustitución deben ser comunicados al Servicio de Gestión de Penas y Medidas Alternativas. Elaboración del Plan de Intervención y Seguimiento. El P.I.I.S. es uno de los elementos fundamentales de la gestión administrativa, siendo el documento que refleja cómo se va a ejecutar el programa / intervención. Existen dos modelos de Plan:  

Plan de Intervención y Seguimiento ordinario, que será el que se utilice de manera general y tendrá ejecutividad inmediata. Plan de Intervención y Seguimiento con propuesta alternativa para los casos excepcionales en los que el profesional determine la necesidad de que el penado/a realice otro tipo de intervención distinta a la determinada en el Auto, adjuntándose un informe sobre esta conveniencia. En la propuesta de este Plan la fecha de inicio del programa se demorará al menos 45 días respecto de la fecha de emisión, a efectos de que la Autoridad 11

Judicial tenga tiempo suficiente para resolver. Transcurrido este plazo sin obtener respuesta se seguirá el procedimiento general establecido, entendiéndose que no existe indicación en contra por parte del Juez Ejecutor. Incidencias Especiales: Durante el tiempo que dure la intervención con el penado/a, cuando se detecte que puede existir una situación de riesgo inminente para terceras personas, se informará por el responsable del SGPMA a la mayor urgencia, por teléfono y vía fax, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Posteriormente se remitirán los informes necesarios al Juez Ejecutor de la causa. Igualmente, si durante el desarrollo del programa de intervención se conoce del incumplimiento de la Orden de alejamiento de la víctima por parte del penado/a, este extremo será comunicado por el responsable del SGPMA al Juez Ejecutor. Traslado de Expediente: Para los supuestos de cambios de domicilio del penado/a que supongan la necesidad de proceder a un traslado del expediente administrativo a otro Servicio de Gestión de Penas antes del inicio del cumplimiento de la regla de conducta, o durante el cumplimiento de la regla de conducta, se comunicará tal extremo al Juzgado Ejecutor. Deberán facilitase las colaboraciones oportunas entre los Servicios de Gestión de Penas y Medidas Alternativas para el diligente traslado del expediente y la continuidad del procedimiento, realizando un nuevo P.I.I.S. si ya hubiera comenzado el cumplimiento de la regla de conducta. Así, desde el Servicio de origen y tras consulta con el de destino, se generará una cita al penado para su presentación en éste, procediéndose al traslado del expediente. Una copia de la citación realizada deberá ser firmada por el penado/a y archivarse en su expediente. Nuevo Plan Individual de Intervención y Seguimiento: De manera excepcional, pueden existir circunstancias que impliquen la realización de un nuevo P.I.I.S., como por ejemplo: los casos en los que el penado/a ha sido trasladado desde otro SGPMA por cambio de lugar de residencia, no adaptación del penado/a al Recurso o Programa establecido en el Plan original, etc. Se remitirá al Juzgado Ejecutor este Nuevo Plan.

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