Pracownicze programy emerytalne Poradnik pracodawcy

• Departament Pracowniczych Programów Emerytalnych • Komisja Nadzoru Finansowego •

Warszawa, 2008

Spis treści

I. Jak utworzyć pracowniczy program emerytalny?!

5

WPROWADZENIE

5

Czemu służy niniejszy poradnik oraz co można w nim znaleźć?

5

Słownik

7

Instytucja pracowniczego programu emerytalnego

8

Czym jest pracowniczy program emerytalny i dlaczego warto go utworzyć?

8

Przygotowanie do utworzenia pracowniczego programu emerytalnego 14 Jakie czynności należy podjąć przed złożeniem wniosku o rejestrację programu?

14

Złożenie wniosku o wpis pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe 16 Jak poprawnie przygotować dokumenty?

Postępowania o wpis programu do rejestru ppe Jak przebiega rozpatrywanie wniosku o rejestrację programu?

Aneks nr 1. Dokumenty niezbędne do złożenia wniosku o wpis programu do rejestru ppe

Aneks nr 2. Rozpatrywanie wniosku o wpis programu do rejestru ppe- prezentacja graficzna

Aneks nr 3. Wykaz aktów prawnych

16

19 19

22 22

24 24

26 26

II. Poradnik pracodawcy prowadzącego pracowniczy program emerytalny!

27

Wprowadzenie

27

Słownik

28

Obowiązki pracodawcy wobec uczestników na etapie wdrażania ppe 29 Obowiązki pracodawcy wobec uczestników na etapie realizacji ppe

32

Obowiązki pracodawcy wobec uczestników na etapie likwidacji ppe

36

Obowiązki pracodawcy wobec zarządzającego środkami w ppe

38

Obowiązki pracodawcy wobec organu nadzoru

40

Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem programu przez pracodawcę

40

Informowanie organu nadzoru o zmianach w programie

40

Roczna informacja o prowadzonym programie

41

Aneks nr 1

42

I. Jak utworzyć pracowniczy program emerytalny? Poradnik pracodawcy planującego utworzenie ppe

WPROWADZENIE CZEMU SŁUŻY NINIEJSZY PORADNIK ORAZ CO MOŻNA W NIM ZNALEŹĆ? Niniejszy Poradnik skierowany jest do pracodawców planujących utworzenie pracowniczego programu emerytalnego, a  tym samym umożliwienie swoim pracownikom gromadzenia dodatkowych oszczędności emerytalnych. Utworzenie pracowniczego programu emerytalnego jest przedsięwzięciem wieloetapowym, wymagającym od pracodawcy podjęcia działań, których zakończenie stanowi wydanie przez Komisję Nadzoru Finansowego decyzji o wpisie programu do rejestru ppe. )

Intencją niniejszego Poradnika jest przybliżenie zagadnień związanych z procesem tworzenia i rejestracji

pracowniczego programu emerytalnego. Poszczególne rozdziały Poradnika pozwalają zapoznać się z ogólnymi informacjami na temat ppe, w szczególności czym jest program, dlaczego warto zdecydować się na jego prowadzenie oraz jakie są kolejne etapy jego tworzenia. Poradnik zawiera również szczegółowe omówienie procesu samej rejestracji programu przez KNF, w tym m.in. wskazówki jak właściwie przygotować komplet dokumentów niezbędnych do zarejestrowania programu oraz prezentuje jak przebiega proces rozpatrywania wniosku. Omówienie wybranych zagadnień z zakresu tworzenia i rejestracji programu zostało dodatkowo zilustrowane schematami graficznymi oraz przykładami, które zamieszczono na końcu publikacji. )

W aneksie nr 1 Poradnika przedstawiono przykładowe komplety dokumentów niezbędnych do

zarejestrowania programu. Informacje w tym zakresie usystematyzowano poprzez odwołanie się do dwóch sytuacji: pracodawcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, zatrudniającą do 5 pracowników (pracodawca nr 1) oraz pracodawcy będącego osobą prawną, o złożonej strukturze organizacyjnej, zatrudniającego ponad 2500 pracowników, u którego działa kilka związków zawodowych (pracodawca nr 2).

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

5

)

Aneks nr 2 przedstawia w formie graficznej proces rejestracji programu. Prezentowane schematy omawiają

kolejne etapy rozpatrywania przez Komisję Nadzoru Finansowego złożonego przez pracodawcę wniosku o wpis programu do rejestru. W Poradniku zawarto także wykaz przydatnych dla pracodawcy aktów prawnych, których regulacje mają zastosowanie przy tworzeniu i rejestracji pracowniczego programu emerytalnego, jak również przy późniejszej realizacji programu przez pracodawcę. W przypadku wybranych pojęć Poradnik posługuje się nazwami skróconymi, których wyjaśnienie zawiera Słownik. )

Mimo, iż dołożono starań, aby niniejsze opracowanie było jak najbardziej wyczerpujące należy zastrzec, że

jest to materiał pomocniczy, odnoszący się do najczęstszych sytuacji spotykanych w procesie rejestracji pracowniczego programu emerytalnego. Nie wyczerpuje z pewnością wszystkich możliwych sytuacji faktycznych i nie zastępuje w żadnej mierze regulacji prawnych.

6

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

SŁOWNIK •

IKE - indywidualne konto emerytalne,

•

KNF - Komisja Nadzoru Finansowego,

•

ppe - pracowniczy program emerytalny tworzony zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 116 poz. 1207 z późn. zm.),

•

ppe w formie PFE - racowniczy program emerytalny prowadzony w formie pracowniczego funduszu emerytalnego,

•

ppe w formie umowy z funduszem inwestycyjnym – pracowniczy program emerytalny prowadzony w  formie umowy o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do funduszu inwestycyjnego,

•

ppe w formie umowy z zakładem ubezpieczeń – pracowniczy program emerytalny prowadzony w formie umowy grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym,

•

podmiot zarządzający – instytucja zarządzająca odprowadzanymi w ramach programu środkami,

•

PTE – pracownicze towarzystwo emerytalne,

•

PFE – pracowniczy fundusz emerytalny,

•

ustawa o ppe – ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 116 poz. 1207 z późn. zm.),

•

wniosek o wpis do rejestru – wniosek o wpis pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego,

•

wypłata – dokonana przez uczestnika lub osobę uprawnioną wypłata gotówkowa lub realizacja przelewu środków zgromadzonych w ramach programu na wskazany przez uczestnika lub tę osobę rachunek bankowy - na warunkach określonych w umowie zakładowej, w przypadku spełnienia warunków określonych w ustawie,

•

wypłata transferowa – przekazanie środków na warunkach określonych w ustawie o ppe do innego programu, na IKE uczestnika albo osoby uprawnionej lub z IKE uczestnika albo osoby uprawnionej do programu w przypadkach i na warunkach, o których mowa w przepisach o indywidualnych kontach emerytalnych,

•

umowa zakładowa – umowa zawierana pomiędzy pracodawcą i reprezentacją pracowników,

•

zwrot – wycofanie środków zgromadzonych w ramach programu w przypadku jego likwidacji, jeżeli nie zachodzą przesłanki do wypłaty bądź wypłaty transferowej.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

7

INSTYTUCJA PRACOWNICZEGO PROGRAMU EMERYTALNEGO CZYM JEST PRACOWNICZY PROGRAM EMERYTALNY I DLACZEGO WARTO GO UTWORZYĆ?

Co to jest pracowniczy program emerytalny? Pracownicze programy emerytalne działają w ramach trzyfilarowego systemu emerytalnego, w którym pierwszy

)

filar stanowi zreformowany ZUS, drugi filar – otwarte fundusze emerytalne zarządzane przez powszechne towarzystwa emerytalne, zaś trzeci filar to pracownicze programy emerytalne oraz indywidualne konta emerytalne. Dwa pierwsze filary mają charakter obowiązkowy1 , natomiast trzeci - charakter dobrowolny. Zgodnie z ustawą o pracowniczych programach emerytalnych pracodawca może utworzyć dla swoich pracowników program umożliwiający gromadzenie środków na przyszłą emeryturę, w ramach którego do wybranej instytucji finansowej odprowadzane są środki z tytułu składki podstawowej, którą finansuje pracodawca oraz z tytułu składki dodatkowej wnoszonej dobrowolnie przez uczestników z własnych środków. Pracownicze programy emerytalne mogą być prowadzone w jednej z czterech form:

PRACOWNICZY PROGRAM EMERYTALNY

pracowniczy fundusz emerytalny

umowa o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do funduszu inwestycyjnego

umowa grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym

zarządzanie zagraniczne

Program może być prowadzony przez pracodawcę samodzielnie (program zakładowy) lub też wspólnie z  innymi pracodawcami, którzy zdecydowali się na jego realizację na jednakowych warunkach (program międzyzakładowy). Pracodawca może prowadzić dla swoich pracowników ppe tylko w jednej z wyżej wymienionych form. W  wyjątkowych okolicznościach, precyzyjnie określonych art. 7 ustawy o ppe, pracodawca może prowadzić jednocześnie więcej niż jeden program. Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku, gdy pracodawca nabywa 1

dla wszystkich osób urodzonych po 31.12.1968 r

8

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część, nabywa akcje towarzystwa emerytalnego, lub też w przypadku gdy następuje połączenie pracodawców prowadzących ppe. W takiej sytuacji przejmuje on zobowiązania dotychczasowego pracodawcy wynikające z umowy emerytalnej i w terminie 3 lat od dnia nabycia lub połączenia powinien podjąć działania zmierzające do zaproponowania gromadzenia środków w jednym programie. Pracodawca zobowiązany jest mianowicie w tym terminie zmienić umowę zakładową oraz wypowiedzieć lub zmienić umowę z instytucją finansową, lub też z połączonych towarzystw emerytalnych utworzyć jedno towarzystwo i doprowadzić do przejęcia funduszu emerytalnego przez jedno z towarzystw oraz dokonać likwidacji drugiego lub sprzedać akcje towarzystwa emerytalnego. )

Formalnie ppe to zespół dwóch umów, które pracodawca zawiera w celu utworzenia programu.

PRACOWNICZY PROGRAM EMERYTALNY PROWADZONY SAMODZIELNIE (PROGRAM ZAKŁADOWY)

umowa zakładowa (pomiędzy pracodawcą a  reprezentacją pracowników)

umowa z instytucją finansową (w zależności od formy programu: umowa z zakładem ubezpieczeń lub umowa z funduszem inwestycyjnym lub statut pracowniczego funduszu)

PRACOWNICZY PROGRAM EMERYTALNY PROWADZONY WSPÓLNIE (PROGRAM MIĘDZYZAKŁADOWY)

międzyzakładowa umowa (pomiędzy reprezentacją pracodawców, którzy zdecydowali się na prowadzenie programu na jednakowych warunkach a międzyzakładową reprezentacją pracowników zakładów pracy, w których program ma być prowadzony)

umowa z instytucją finansową (pomiędzy reprezentacją pracodawców a instytucją finansową; w zależności od formy programu: umowa z zakładem ubezpieczeń lub umowa z funduszem inwestycyjnym lub statut pracowniczego funduszu)

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

9

Kto może zostać uczestnikiem programu? Przystąpienie do programu jest dobrowolne. Uczestnikiem programu może być osoba zatrudniona u danego pracodawcy w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy też spółdzielczej umowy o pracę. Chęć uczestnictwa w programie może zgłosić także osoba zatrudniona na podstawie umowy zawartej w wyniku powołania lub wyboru do organu reprezentującego osobę prawną oraz będąca członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych. Uczestnikami pracowniczych programów emerytalnych mogą być, obok pracowników, także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wspólnicy spółki cywilnej, jawnej, spółki partnerskiej oraz  komandytowoakcyjnej i  komandytowej odpowiadający za zobowiązania spółki bez ograniczenia, którzy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i  rentowym. Warunkiem udziału tych osób w ppe jest prowadzenie przez te osoby lub spółki dla swoich pracowników programów emerytalnych, w których przewidywana jest możliwość uczestnictwa w nich pracodawcy. Aby przystąpić do programu, pracownik nie może mieć ukończonych 70 lat i powinien być zatrudniony u  danego pracodawcy co do zasady nie krócej niż 3 miesiące. Strony umowy zakładowej mogą wydłużyć albo skrócić trzymiesięczny termin uprawniający do udziału w programie, przy czym niezbędne jest aby zostało to zapisane w umowie zakładowej. Osoba zatrudniona u kilku pracodawców prowadzących programy emerytalne, bez względu na wymiar czasu pracy, może uczestniczyć w kilku programach prowadzonych przez poszczególnych pracodawców.

Środki w pracowniczym programie emerytalnym W ramach ppe odprowadzane są dwa rodzaje składek - składka podstawowa i składka dodatkowa. Do ich prawidłowego i terminowego naliczania, potrącania (w przypadku składki dodatkowej) oraz odprowadzania na rachunki uczestników zobowiązany jest pracodawca. Krótką charakterystykę składek zawarto w poniższych tabelach.

Składka podstawowa

finansowana przez pracodawcę kwota składki nie może być wyższa niż 7 proc. wynagrodzenia pracownika wysokość składki jest ustalana: - procentowo od wynagrodzenia uczestnika - w jednakowej kwocie dla wszystkich uczestników - procentowo od wynagrodzenia, z określeniem maksymalnej, kwotowej wysokości wartość składki nie jest wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalania obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne wysokość składki określa umowa zakładowa, zmiana jej wysokości jest możliwa po uprzedniej modyfikacji umowy zakładowej przez jej strony i dokonaniu zmian wpisu danego programu w rejestrze ppe

10

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

Składka dodatkowa

finansowana przez uczestnika z jego wynagrodzenia uczestnik może zmienić wysokość składki lub zrezygnować z jej wnoszenia suma składek dodatkowych wnoszonych przez uczestnika do jednego ppe w ciągu roku nie może przekroczyć trzykrotności sumy odpowiadającej maksymalnej wysokości kwoty wpłaty na IKE (która wynosi 150 proc. średniego wynagrodzenia w gospodarce narodowej) potrącana z wynagrodzenia uczestnika po jego opodatkowaniu o ile umowa zakładowa nie zakazuje deklarowania składki (ustawa o ppe dopuszcza wprowadzenie takiego zakazu) - uczestnik sam deklaruje i określa wysokość składki ze swojego wynagrodzenia; umowa określa zakładowa minimalną wysokość możliwej do zadeklarowania składki

)

W wyjątkowych sytuacjach, uzasadnionych pogorszeniem się kondycji finansowej pracodawcy istnieje możliwość zawieszenia opłacania składki podstawowej, bądź to w drodze podjęcia przez pracodawcę jednostronnej decyzji o  zawieszeniu odprowadzania składki lub czasowego ograniczenia jej wysokości, bądź też – w drodze zawarcia z reprezentacją pracowników porozumienia o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych lub czasowym ograniczeniu ich wysokości, przy czym zawarcie tego porozumienia może nastąpić wyłącznie w sytuacji gdy strony porozumienia uznają, iż jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy2. Zgromadzone w ramach programu środki są własnością uczestnika i mogą zostać wypłacone po uzyskaniu uprawnień emerytalnych, przeniesione do innego programu lub na IKE, albo też, w szczególnych przypadkach mogą zostać uczestnikowi zwrócone. Przepisy prawa, choć dopuszczają w niektórych przypadkach wypłatę przed osiągnięciem uprawnień emerytalnych, zmierzają do zapewnienia długoterminowego oszczędzania, tak by zgromadzone środki były wykorzystane na cele emerytalne.

Oszczędności zgromadzone w programie mogą podlegać:

Przesłanki:

wypłacie uczestnikowi lub osobom uposażonym

na wniosek uczestnika: po osiągnięciu przez niego wieku 60 lat lub po przedstawieniu decyzji o przyznaniu prawa do emerytury i ukończeniu 55 lat. automatycznie: po ukończeniu przez uczestnika 70 lat, jeżeli wcześniej nie wystąpił on z wnioskiem o wypłatę środków (chyba, że uczestnik jest nadal pracownikiem pracodawcy prowadzącego program). na wniosek osoby uprawnionej - w przypadku śmierci uczestnika.

wypłacie transferowej przeniesieniu do innego pracowniczego programu lub na indywidualne konto emerytalne (IKE)

na wniosek uczestnika zgromadzone środki zostają przeniesione do innego pracowniczego programu, w którym uczestniczy dana osoba lub na IKE. w przypadku śmierci uczestnika na wniosek osoby uprawnionej zgromadzone środki mogą zostać przeniesione na IKE ww. osoby.

w szczególnym przypadku zwróceniu uczestnikowi

w przypadku likwidacji pracowniczego programu, jeżeli brak jest podstaw do wypłaty lub wypłaty transferowej lub też gdy istnieją przesłanki do wypłaty transferowej, ale uczestnik PPE nie wskazał w określonym terminie numeru rachunku, na który może być ona dokonana.

2 Szczegółowo zasady, tryb oraz okresy obowiązywania tych porozumień opisują przepisy ustawy o ppe.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

11

Dlaczego warto utworzyć pracowniczy program emerytalny? Korzyści dla pracodawcy Pracodawca tworząc ppe uczestniczy w materialnym zabezpieczeniu emerytalnych potrzeb swoich pracowników, daje im także możliwość dokonywania własnych oszczędności w postaci składki dodatkowej. Tworząc ppe pracodawca może skorzystać z ulgi w świadczeniach na ubezpieczenia społeczne, bowiem wartość składki podstawowej nie jest wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co więcej, co do zasady wszystkie wydatki poniesione na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania programu, w tym wpłacone składki podstawowe, stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Pracodawca organizując pracowniczy program emerytalny zyskuje także instrument, przy pomocy którego może poprawić i uatrakcyjnić wizerunek firmy. Ustanowienie programu może być czynnikiem motywującym pracowników do związania się z firmą, jak również będzie stanowić dodatkowy atut przy wyborze pracodawcy przez potencjalnych pracowników. Należy dodać, że także niektórzy pracodawcy (osoby fizyczne, wspólnicy spółki cywilnej, jawnej, spółki partnerskiej oraz komandytowo-akcyjnej i komandytowej odpowiadający bez ograniczenia) mogą uczestniczyć w prowadzonym przez siebie pracowniczym programie emerytalnym, o ile program to przewiduje.

Korzyści dla uczestnika Gromadzenie oszczędności w ramach III filara ma na celu zapewnienie pożądanego poziomu zabezpieczenia emerytalnego. Dla przyszłego emeryta istotną kwestią jest uzyskiwanie świadczenia na poziomie, który pozwalałby na zachowanie na emeryturze standardu życia porównywalnego do wcześniejszego. Prognozy wysokości emerytury uzyskanej z  I  i II filara, wskazują, iż poziom przyszłej emerytury może nie odpowiadać oczekiwaniom przyszłych emerytów . Uczestnictwo w pracowniczym programie emerytalnym zapewnia dodatkowe świadczenie emerytalne wartość środków pochodzących z tych oszczędności stanowić może znaczną część przyszłej emerytury. Oznacza to, iż uwzględnienie dodatkowego źródła oszczędności emerytalnych np. z tytułu uczestnictwa w ppe umożliwia znaczną poprawę relacji między otrzymywaną emeryturą i ostatnim wynagrodzeniem. Zaletą gromadzenia oszczędności w pracowniczym programie jest także fakt, iż zgodnie z przyjętym dla ppe rozwiązaniem, podatkiem dochodowym od osób fizycznych obciążone są składki, natomiast zyski z zainwestowanych środków oraz przyszłe wypłaty nie są opodatkowane. Wypłaty środków zgromadzonych w programie nabytych na  podstawie rozrządzenia dokonanego przez uczestnika na wypadek śmierci lub w  drodze spadku wolne są także od podatku od spadków i darowizn.

Bezpieczeństwo Pracownicze programy emerytalne są formą zorganizowanego, grupowego, systematycznego oszczędzania na przyszłą emeryturę podlegającą szczególnemu nadzorowi państwa. Obowiązujące przepisy prawa precyzyjnie określają zasady tworzenia oraz funkcjonowania programów. Szczegółowe regulacje dotyczące warunków uczestnictwa w programie zawarte w ustawie o ppe mają na celu zapewnienie ochrony 12

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

interesów uczestników programów. Przez cały okres funkcjonowania pracowniczego programu emerytalnego podlega on nadzorowi KNF. W szczególności organ nadzoru sprawdza, czy warunki uczestnictwa w programie są zgodne z przepisami prawa i gwarantują ochronę interesów osób oszczędzających w ramach ppe. Nadzór ten dokonywany jest m.in. poprzez weryfikację zapisów umów składających się na program. Analiza treści umów dokonywana jest zarówno na etapie tworzenia programu (w trakcie rozpatrywania wniosku o wpis programu do rejestru), jak również w  trakcie jego funkcjonowania – zmiany w zakresie treści umowy zakładowej, czy też umowy z podmiotem zarządzającym wymagają wpisu zmian do rejestru, a w związku z tym regulacje powyższych umów podlegają analizie organu nadzoru. Nadzorowi podlega także właściwa realizacja programu przez pracodawcę. W przypadku uzyskania informacji uzasadniających podejrzenie zaistnienia nieprawidłowości w funkcjonowaniu programu KNF jest uprawniony do żądania od pracodawcy lub podmiotu zarządzającego wszelkich informacji, dokumentów i  wyjaśnień z tym związanych. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w prowadzeniu programu organ nadzoru powiadamia o nich pracodawcę i  wzywa do ich usunięcia. Nieusunięcie przez prowadzącego program pracodawcę nieprawidłowości w wyznaczonym w wezwaniu terminie może skutkować nałożeniem kary pieniężnej, której maksymalna wysokość została określona na 50 tys. złotych

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

13

PRZYGOTOWANIE DO UTWORZENIA PRACOWNICZEGO PROGRAMU EMERYTALNEGO JAKIE CZYNNOŚCI NALEŻY PODJĄĆ PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU O REJESTRACJĘ PROGRAMU?

Zanim pracodawca wystąpi do KNF z wnioskiem o wpis programu do rejestru musi podjąć szereg działań celem utworzenia dla swoich pracowników ppe. Zgodnie z przepisami prawa program tworzy się przez zawarcie umowy zakładowej albo umowy międzyzakładowej a następnie przez zawarcie: −

umowy z instytucją finansową (zakładem ubezpieczeń lub towarzystwem funduszy inwestycyjnych), albo

−

utworzenie towarzystwa emerytalnego i funduszu emerytalnego bądź nabycie przez pracodawcę akcji istniejącego towarzystwa emerytalnego.

I.

Pierwszym krokiem jest podjęcie rozmów z załogą o utworzeniu programu. Pracodawca przedstawia reprezentacji pracowników ofertę utworzenia programu, która zawiera projekt umowy zakładowej oraz ustalone w umowie przedwstępnej warunki umowy z instytucją finansową lub statut towarzystwa emerytalnego i statut funduszu emerytalnego albo projekty tych statutów. Oferta przedstawiana reprezentacji załogi musi mieć określony co najmniej trzymiesięczny okres ważności. Ważną rolę zarówno w kształtowaniu, jak i wdrażaniu programu emerytalnego odgrywają związki zawodowe,

bądź

też, poprzez wybraną reprezentację, sami pracownicy. Mogą oni wpływać zarówno na podjęcie przez

pracodawcę decyzji o  utworzeniu pracowniczego programu, jak i w rzeczywisty sposób wpływać na warunki uczestnictwa w programie. )

Uwieńczeniem podjętych przez pracodawcę działań w zakresie prowadzonych z załogą konsultacji na temat

programu jest zawarcie umowy zakładowej.

Strony umowy zakładowej )

Umowę zakładową podpisuje pracodawca z reprezentacją pracowników. W przypadku programu

międzyzakładowego umowa zawierana jest pomiędzy reprezentacją pracodawców, którzy zdecydowali się na prowadzenie programu na jednakowych warunkach a międzyzakładową reprezentacją pracowników zakładów pracy, w których ten program ma być prowadzony. )

W przypadku, gdy w zakładzie pracy działają związki zawodowe to one reprezentują pracowników.

W  przypadku gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa pracodawca zawiera umowę z  reprezentacją pracowników wybieraną przez załogę, w sposób u niego przyjęty. Tak wyłonieni reprezentanci

14

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

pracowników są upoważnieni do występowania w sprawach dotyczących ppe w imieniu załogi przez okres 2 lat. Należy jednak pamiętać, iż jeśli co najmniej połowa osób wchodzących w skład reprezentacji pracowników przestanie być pracownikami pracodawcy, bądź też w zakładzie pracy rozpocznie działalność zakładowa organizacja związkowa upoważnienie wybranej reprezentacji wygasa. Po  wygaśnięciu umocowania reprezentacji pracowników dokonywany jest wybór nowej reprezentacji, która będzie stroną umowy zakładowej.

Zapisy umowy zakładowej Umowa zakładowa określa szczegółowo warunki uczestnictwa w programie, w tym m.in. •

formę programu wraz ze wskazaniem instytucji finansowej, która będzie gromadzić i zarządzać środkami,

•

warunki i sposób przystępowania i występowania z programu,

•

wysokość składki podstawowej oraz terminy jej naliczania i odprowadzania na rachunek uczestnika,

•

minimalną wysokość możliwej ewentualnie do zadeklarowania składki dodatkowej oraz sposób jej deklarowania przez uczestników, jak również terminy jej naliczania, potrącania i odprowadzania na rachunek uczestnika,

•

proponowane warunki gromadzenia i zarządzania środkami,

•

warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej oraz zwrotu,

•

koszty i opłaty obciążające pracodawcę,

•

przesłanki zmiany formy programu lub podmiotu zarządzającego,

•

regulacje dotyczące likwidacji programu.

Wymagane jest również, aby warunki umowy zakładowej były sformułowane w ten sposób, aby prawo uczestnictwa przysługiwało co najmniej połowie pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, a jeżeli zatrudnionych jest więcej niż 500 pracowników - co najmniej 1/3 pracowników. II.

Po podpisaniu umowy zakładowej pracodawca podpisuje umowę z instytucją finansową. Umowa ta określa warunki gromadzenia i zarządzania środkami. Zapisy powyższej umowy m.in. nie mogą przewidywać żadnych kosztów obciążających uczestnika w przypadku dokonywania wypłaty bądź wypłaty transferowej, jak również w związku z dokonywaniem wpłaty środków z tytułu dokonywanej wypłaty transferowej lub zwrotu. W przypadku programu samodzielnego umowę z podmiotem zarządzającym podpisuje pracodawca,

natomiast w przypadku programu międzyzakładowego – reprezentacja pracodawców. Jeżeli program prowadzony będzie w formie pracowniczego funduszu emerytalnego pracodawca nie podpisuje umowy z  instytucją finansową, bowiem warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi są określone przez statut tego funduszu.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

15

ZŁOŻENIE WNIOSKU O WPIS PRACOWNICZEGO PROGRAMU EMERYTALNEGO DO REJESTRU PPE JAK POPRAWNIE PRZYGOTOWAĆ DOKUMENTY?

Pracowniczy program emerytalny może rozpocząć działalność dopiero po zarejestrowaniu programu przez Komisję Nadzoru Finansowego. W tym celu pracodawca składa wniosek o wpis ppe do rejestru. We wniosku o wpis programu do rejestru ppe powinny być zawarte dane pracodawcy i instytucji zarządzającej środkami - nazwa (firma), adres siedziby, numer REGON, adres do korespondencji (wraz z  dokumentami potwierdzającymi dane pracodawcy, np. statut, wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, decyzja o nadaniu numeru REGON). Ponadto do wniosku powinny zostać załączone: 1. umowa zakładowa, 2. umowa z instytucją finansową lub statut pracowniczego funduszu emerytalnego, 3. wzór deklaracji o przystąpieniu do programu, którą składają pracownicy, 4. informacja o umocowaniu reprezentacji pracowników do zawarcia umowy zakładowej, 5. oświadczenie pracodawcy, że na dzień złożenia wniosku prawo do uczestnictwa w programie przysługuje co najmniej połowie pracowników, zaś w przypadku pracodawcy zatrudniającego ponad 500 osób – co najmniej jednej trzeciej pracowników zakładu pracy, w którym zostanie utworzony program, 6. zaświadczenie ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne, 7. zaświadczenie urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych. Dodatkowo w przypadku pracowniczego programu w formie zarządzania zagranicznego, do rejestracji programu konieczne jest przesłanie przez zagraniczny organ nadzoru informacji o akceptacji zarządzania programem przez zarządzającego zagranicznego.

16

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

Na co należy zwrócić uwagę przygotowując dokumenty dotyczące rejestracji ppe? Składając wniosek o wpis programu do rejestru ppe należy pamiętać o: konieczności podpisania wniosku przez osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy

tzn. zgodnie ze sposobem reprezentacji wynikającym z Krajowego Rejestru Sądowego lub wypisu z ewidencji działalności gospodarczej,

konieczności uiszczenia opłaty skarbowej oraz przedstawienia stosownego potwierdzenia jej wniesienia

od  wydania decyzji o wpisie pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe opłata skarbowa wynosi 10 zł, od pełnomocnictwa udzielonego przez pracodawcę do występowania przed organem nadzoru opłata skarbowa wynosi 17 zł od każdego pełnomocnictwa (opłatę, którą należy dokonać na rzecz Dzielnicy Warszawa-Śródmieście m. st. Warszawy można uiścić gotówką w kasie lub dokonać przelewu na konto bankowe, zaś informacja dot. aktualnego numeru konta Dzielnicy Warszawa-Śródmieście m. st. Warszawy znajduje się na stronie internetowej www.um.warszawa.pl)

konieczności składania dokumentów w oryginale lub też w formie kopii poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem

jeśli wnioskodawca oryginał dokumentu ma zamiar zachować dla siebie przedstawiana organowi nadzoru kopia powinna być poświadczona we właściwy sposób – zgodnie z przepisami prawa (Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 28 maja 2004 r. w sprawie prowadzenia rejestru pracowniczych programów emerytalnych) dokumenty załączone do wniosku o wpis programu do rejestru, powinny być dołączone w oryginałach albo w uwierzytelnionych urzędowo odpisach lub wyciągach (zgodnie z ustawa z dn. 14.02.1991 r. Prawo o notariacie odpisy dokumentów sporządza notariusz, a zatem wszystkie dokumenty załączone do wniosku stanowiące kopię dokumentu, powinny być poświadczone notarialnie)

konieczności udokumentowania upoważnienia reprezentacji pracowników, która podpisała zakładową umowę emerytalną do występowania w sprawach związanych z ppe w imieniu załogi

jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe należy złożyć oświadczenie o liczbie działających organizacji oraz ich aktualne wypisy z KRS (lub też inne dokumenty potwierdzające upoważnienie poszczególnych osób do reprezentowania pracowników), jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe należy złożyć oświadczenie, że na terenie zakładu pracy nie działają organizacje związkowe oraz dokumenty potwierdzające upoważnienie poszczególnych osób do reprezentowania pracowników np. protokół z ogólnego zebrania załogi, na którym wyłoniona została reprezentacja podpisany przez pracowników, którzy dokonali owego wyboru, nie zaś przez pracodawcę. Reprezentacja w tym przypadku powinna być wybrana w trybie przyjętym u danego pracodawcy, przy czym należy pamiętać, iż o czynnościach zmierzających do wyboru reprezentacji pracowników powinni zostać poinformowani wszyscy pracownicy, tak aby mieli możliwość dokonania tegoż wyboru.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

17

W zakresie umów dołączanych do wniosku o wpis należy zwrócić uwagę, aby: zapisy umów były zgodne z przepisami ustawy o ppe

pojęcia definiowane w umowach powinny być zgodne z definicjami zawartymi w ustawie o ppe, umowy powinny zawierać wszystkie obligatoryjne unormowania wynikające z ustawy o ppe, umowy powinny zawierać precyzyjne i pełne uregulowania w zakresie warunków uczestnictwa w programie, umowy nie powinny zawierać w zakresie warunków uczestnictwa regulacji, których nie przewiduje ustawa o ppe.

zapisy umów nie naruszały interesów uczestników programu

np. poprzez: ograniczenie dopuszczalności zmiany formy programu lub zarządzającego (określając możliwość takiej zmiany w sytuacji, których prawdopodobieństwo wystąpienia jest znikome np.: konieczność wyrażenia zgody na ww. zmianę przez wszystkich uczestników programu, warunek spadku wartości środków poniżej kwoty 1000 zł – w programie, w którym wartość zgromadzonych aktywów wynosi kilka milionów złotych), stosunkowo długi okres wypowiedzenia umowy z zarządzającym, bądź niemożność wypowiedzenia umowy (karencja) w pierwszych latach funkcjonowania programu, ustanowienie zbyt długiego terminu na odprowadzenie przez pracodawcę naliczonych składek (np. odprowadzenie składek powinno nastąpić w jak najkrótszym terminie, ale precyzyjnie określonym terminie).

zapisy umów były zgodne z postanowieniami dokumentów, do których odwołują się umowy tzn. do statutów funduszy inwestycyjnych i statutów pracowniczych funduszy emerytalnych, czy też ogólnych warunków ubezpieczenia

m.in. w zakresie: zasad polityki inwestycyjnej zarządzającego, uregulowań dotyczących kategorii oraz wysokości kosztów pobieranych przez zarządzającego, uregulowań dotyczących zasad zbywania i odkupywania jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych, zamiany składek na udziały jednostkowe ubezpieczeniowych funduszy kapitałowych oraz przeliczania składek na jednostki rozrachunkowe pracowniczych funduszy emerytalnych.

zapisy umów były precyzyjne, zrozumiałe tzn. niewywołujące wątpliwości interpretacyjnych oraz aby nie zawierały błędów o charakterze redakcyjnym

aby umowy np.: nie posługiwały się terminami niezdefiniowanymi w umowach, nie zawierały odwołań do nieadekwatnych postanowień umów, nie posiadały błędów redakcyjnych mających poważny wpływ na prawidłowość umów np. poprzez oznaczenie zapisów regulujących różne kwestie tą samą jednostką redakcyjną i umieszczenie odwołania do ww. jednostki redakcyjnej,

zapisy umów były spójne

tzn. zapisy umowy zakładowej oraz umowy z instytucją finansową regulujące dane zagadnienie powinny być tożsame

18

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

POSTĘPOWANIA O WPIS PROGRAMU DO REJESTRU PPE JAK PRZEBIEGA ROZPATRYWANIE WNIOSKU O REJESTRACJĘ PROGRAMU?

W momencie skompletowania dokumentów pracodawca składa wniosek o wpis pracowniczego programu emerytalnego do rejestru. W ramach rozpatrywania przez Komisję Nadzoru Finansowego złożonego przez pracodawcę wniosku dokonywana jest jego analiza formalno-prawna oraz analiza merytoryczna.

Analiza formalno – prawna wniosku o wpis pracowniczego programu emerytalnego do rejestru Przedmiotem analizy formalno-prawnej wniosku o wpis pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe jest ocena, czy wszystkie dokumenty wymagane ustawą o ppe zostały dołączone do wniosku oraz czy zostały one przedstawione organowi nadzoru we właściwej formie. I.

Wniosek o wpis programu do rejestru ppe, powinien zostać podpisany przez pracodawcę (wnioskodawcę) zgodnie ze sposobem reprezentacji (wniosek o wpis programu do rejestru nie jest podpisywany przez reprezentację pracowników). Po wpłynięciu wniosku o wpis programu do rejestru ppe, organ nadzoru bada, czy uiszczona została opłata skarbowa. W sytuacji stwierdzenia, iż ww. opłata nie została wniesiona, organ nadzoru wzywa pracodawcę w trybie art. 261 § 1 ustawy o opłacie skarbowej do jej uiszczenia w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania. Zgodnie z przepisami prawa nieustosunkowanie się do wezwania w wyznaczonym terminie może spowodować, iż wniosek o wpis pracowniczego programu emerytalnego zostanie zwrócony lub czynność uzależniona od opłaty zostanie zaniechana. Jeśli w odpowiedzi na wezwanie pracodawca przedstawi dowód uiszczenia opłaty skarbowej prowadzona jest dalsza analiza formalna wniosku, w trakcie której organ nadzoru bada, czy do wniosku o wpis programu zostały dołączone wszystkie wymagane przepisami ustawy o ppe dokumenty oraz czy zostały one dołączone we właściwej formie (tzn. oryginał lub też kopia poświadczona notarialnie za zgodność z oryginałem).

II.

Jeśli dokumenty załączone do wniosku przedstawione są we właściwej formie organ nadzoru bada czy ww. dokumenty są aktualne. Dotyczy to dokumentów potwierdzających dane pracodawcy (KRS, wypis z  ewidencji działalności gospodarczej), zaświadczenia ZUS oraz zaświadczenia z urzędu skarbowego. Przedmiotowe dokumenty nie mogą być wystawione wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku.

III. Do wniosku powinno być również dołączone oświadczenie o stanie zatrudnienia, z którego treści będzie wynikać, iż połowa pracowników może przystąpić do programu, a w przypadku pracodawcy zatrudniającego więcej niż pięciuset pracowników, jedna trzecia z nich, ma możliwość uczestnictwa w programie, a więc spełnia wymogi wskazane w umowie zakładowej.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

19

IV. Istotnym elementem przy dokonywaniu analizy formalnej wniosku jest ocena umocowania reprezentacji pracowników do podpisania umowy zakładowej. Tak samo jak w przypadku oceny umocowania do podpisania umowy zakładowej przez reprezentację pracowników organ nadzoru bada, czy wniosek, umowa zakładowa, umowa z instytucją finansową oraz oświadczenia dołączane do wniosku zostały prawidłowo podpisane po stronie pracodawcy tzn. czy oświadczenia, umowy składające się na pracowniczy program emerytalny zostały podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji wynikającym np. z Krajowego Rejestru Sądowego. W sytuacji, gdy organ nadzoru stwierdzi braki formalne polegające np. na niezałączeniu do wniosku któregoś z wymaganych przez ustawę o ppe dokumentów, przedstawieniu nieaktualnych zaświadczeń ZUS lub urzędu skarbowego, czy też polegające na przedstawieniu kopii dokumentu nie poświadczonej przez notariusza za zgodność z oryginałem, wzywa pracodawcę w trybie art. 64 § 2 k.p.a. do usunięcia braków formalnych w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania. Przedmiotowy termin wynika wprost z przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, co oznacza, iż w żaden sposób nie może zostać skrócony bądź przedłużony. Konsekwencją nieudzielenia odpowiedzi na ww. wezwanie w terminie jest pozostawienie wniosku bez rozpoznania. W sytuacjach przewidzianych przepisami prawa wnioskodawca ma możliwość przywrócenia terminu do usunięcia braków formalnych. Przywrócenie terminu następuje na wniosek pracodawcy, który powinien wskazywać niezawinione przez wnioskodawcę przyczyny niedotrzymania terminu. Wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od ustania przyczyny uniemożliwiającej przekazanie odpowiednich dokumentów. Do wniosku należy także dołączyć dokumenty wskazane w wezwaniu do usunięcia braków formalnych. Jeżeli wniosek jest zasadny organ nadzoru wydaje postanowienie o przywróceniu terminu do usunięcia braków formalnych. W przypadku gdy wnioskodawca w odpowiedzi na wezwanie usunie braki formalne, organ nadzoru przystępuje do analizy merytorycznej wniosku.

Analiza merytoryczna wniosku o wpis pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe Analiza merytoryczna wniosku o wpis programu do rejestru ppe, polega na dokonaniu oceny zapisów umów składających się na pracowniczy program emerytalny. W sytuacji, gdy organ nadzoru stwierdzi nieprawidłowości w powyższych umowach, wzywa pracodawcę w trybie art. 35 ust. 1 ustawy o ppe do usunięcia nieprawidłowości w terminie 3 tygodni od daty doręczenia wezwania. W przypadku niezgodności programu z przepisami prawa, gdy pracodawca nie odpowie na wezwanie w wyznaczonym terminie organ nadzoru na podstawie art. 35 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o ppe odmawia rejestracji programu. W sytuacji niemożności zachowania wskazanego w wezwaniu terminu na odpowiedź, wnioskodawca ma możliwość złożenia wniosku o przedłużenie terminu, przy czym wniosek taki może zostać złożony w przypadku, gdy termin wyznaczony przez KNF jeszcze nie upłynął. Jeżeli wnioskodawca złoży prawidłowy i uzasadniony wniosek, organ nadzoru wydaje postanowienie o przedłużeniu terminu do usunięcia nieprawidłowości. W przypadku , gdy wnioskodawca z niezawinionej przez niego przyczyny nie dotrzyma wyznaczonego terminu, może wnieść o przywrócenie terminu do usunięcia nieprawidłowości. Wniosek o  przywrócenie terminu, wskazujący

20

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

niezawinione przyczyny niedotrzymania terminu powinien zostać złożony w terminie 7  dni od ustania przyczyny uniemożliwiającej przekazanie odpowiednich dokumentów. Równocześnie z przedmiotowym wnioskiem pracodawca powinien dopełnić czynności, do której był wzywany. Jeżeli wniosek jest zasadny organ nadzoru wydaje postanowienie o przywróceniu terminu do usunięcia nieprawidłowości. W sytuacji, gdy pracodawca usunie nieprawidłowości zgodnie z wezwaniem organu nadzoru, a przedstawione przez niego dokumenty będą zgodne z przepisami prawa wydaje się decyzję o  wpisie pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe. Każdy pracowniczy program emerytalny ma nadany numer, pod którym zostaje zarejestrowany. Po wydaniu decyzji o wpisie programu do rejestru ppe, decyzja doręczana jest pracodawcy bądź pełnomocnikowi, jeżeli został ustanowiony przez pracodawcę. Od tego momentu mogą do programu przystępować uczestnicy, składając deklaracje przystąpienia.

Kwestie wymagające złożenia dodatkowych wyjaśnień W toku postępowania rejestracyjnego organ nadzoru ma możliwość wzywania pracodawcy do złożenia pisemnych wyjaśnień na okoliczność złożonego wniosku. W takich sytuacjach organ nadzoru kieruje do wnioskodawcy wezwanie w trybie art. 50 §  1 k.p.a. do złożenia pisemnych wyjaśnień. Wystosowywanie tego rodzaju wezwań ma na celu wyjaśnienie okoliczności, które budzą wątpliwości organu nadzoru i nie pozwalają jednoznacznie ocenić danej kwestii. Jeśli zatem pracodawca przypuszcza, że jakieś elementy wniosku mogą być niejasne w toku postępowania, byłoby pożądane złożenie przez pracodawcę stosownych wyjaśnień nie czekając na wezwanie organu nadzoru. Ułatwi to postępowanie, a tym samym skróci czas rozpatrywania wniosku.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

21

ANEKS NR 1. DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO ZŁOŻENIA WNIOSKU O WPIS PROGRAMU DO REJESTRU PPE (przykłady kompletnych wniosków z uwzględnieniem specyfiki składającego wniosek pracodawcy) Pracodawca nr 1 pracodawca zamierzający utworzyć dla swoich pracowników program jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Zakład pracy zatrudnia do 50 pracowników, a na jego terenie nie działają żadne organizacje związkowe. Pracodawca zamierza prowadzić program samodzielnie w formie umowy o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do funduszu inwestycyjnego Pracodawca nr 2 pracodawca zamierzający utworzyć dla swoich pracowników program jest osobą prawną, o złożonej strukturze organizacyjnej, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne np. oddziały. Zakład pracy zatrudnia powyżej 2500 pracowników, a na jego terenie działają cztery organizacje związkowe. Pracodawca zamierza prowadzić program samodzielnie, w formie umowy grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z  zakładem ubezpieczeń w formie grupowego ubezpieczenia na życie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym. Przed organem nadzoru w sprawie postępowania o wpis programu do rejestru występuje w imieniu pracodawcy dwóch pełnomocników, na podstawie udzielonych im przez pracodawcę pełnomocnictw.

Dokumenty

Pracodawca nr 1

Pracodawca nr 2

wniosek o wpis programu do rejestru ppe zawierający dane pracodawcy i instytucji zarządzającej środkami nazwa (firma), adres siedziby, numer REGON, adres do korespondencji wraz z dokumentami potwierdzającymi dane pracodawcy:

dokumenty potwierdzające dane pracodawcy wypis z ewidencji działalności gospodarczej zaświadczenie o nadaniu numeru REGON

dokumenty potwierdzające dane pracodawcy aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego (aktualny wypis z KRS jest jednocześnie dokumentem potwierdzającym numer REGON pracodawcy) decyzja o nadaniu numeru REGON (dokumentem potwierdzającym numer REGON może być również aktualny wypis z KRS),

potwierdzenie uiszczenia od wydania decyzji o wpisie opłaty skarbowej programu do rejestru ppe w potwierdzenie dokonania wysokości 10 zł wpłaty w kasie Dzielnicy Warszawa-Śródmieście m. st. Warszawy lub potwierdzenie dokonania przelewu na konto bankowe Dzielnicy WarszawaŚródmieście m. st. Warszawy) umowa zakładowa

umowa podpisana przez pracodawcę oraz reprezentację pracowników

umowa z instytucją finansową umowa z funduszem inwestycyjnym ewentualnie umowy z kilkoma funduszami inwestycyjnymi zarządzanymi przez to samo towarzystwo funduszy inwestycyjnych. 22

od wydania decyzji o wpisie programu do rejestru ppe w wysokości 10 zł od udzielenia pełnomocnictwa do występowania przed organem nadzoru w imieniu pracodawcy w wysokości 17 zł od każdego pełnomocnictwa tj. łącznie 34 zł

umowa grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z zakładem ubezpieczeń w formie grupowego ubezpieczenia na życie z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

22

wzór deklaracji o przystąpieniu do programu, którą składają pracownicy

wzór deklaracji o przystąpieniu do programu powinien zawierać oświadczenie pracownika, że otrzymał kopię umowy zakładowej, zapoznał się z jej treścią i akceptuje jej warunki, wzór ten powinien umożliwiać ewentualne rozrządzenie na wypadek śmierci pracownika

dokumenty potwierdzające upoważnienie osób podpisujących zakładową umowę do występowaniu w imieniu całej załogi

np. protokół ogólnego zebrania załogi, na którym dokonano wyborów, wraz z podpisami pracowników, którzy uczestniczyli w głosowaniu

np. KRS poszczególnych związków zawodowych, bądź też dokumenty potwierdzające umocowanie osób reprezentujących właściwy szczebel organizacji związkowej (zakładowa organizacja związkowa - potwierdzenie przez region)

oświadczenie dotyczące oświadczenie, że na terenie zakładu oświadczenie o liczbie działających za działalności na terenie zakładu pracy nie działają żadne organizacje terenie zakładu pracy organizacji organizacji związkowych związkowe związkowych oświadczenie pracodawcy, że na dzień złożenia wniosku warunki uczestnictwa w programie nie naruszają przepisów art.5 ust. 2 i 3 ustawy o ppe

oświadczenie pracodawcy, że na dzień złożenia wniosku prawo do uczestnictwa w programie przysługuje co najmniej połowie pracowników

oświadczenie pracodawcy, że na dzień złożenia wniosku prawo do uczestnictwa w programie przysługuje co najmniej jednej trzeciej pracowników

zaświadczenie ZUS o braku zaświadczenie wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia zaległości w opłacaniu składek wniosku na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, zaświadczenie urzędu zaświadczenie wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia skarbowego o braku zaległości wniosku podatkowych,

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

23 23

ANEKS NR 2. ROZPATRYWANIE WNIOSKU O WPIS PROGRAMU DO REJESTRU PPEPREZENTACJA GRAFICZNA

Analiza formalna wniosku czyli sprawdzenie czy złożony został pełen komplet dokumentów oraz czy dokumenty mają prawidłową formę Analiza formalno – prawna wniosku o wpis programu do rejestru ppe

nie wykazała braków formalnych

wykazała braki formalne i wystosowano wezwanie w trybie art. 64 § 2 k. p. a

pracodawca w wyznaczonym terminie uzupełnił braki formalne

Analiza merytoryczna

24

pracodawca z niezawinionej przez niego przyczyny nie dotrzymał wyznaczonego w wezwaniu terminu. W terminie 7 dni od ustania przyczyny uniemożliwiającej przekazanie dokumentów występuje z wnioskiem o przywrócenie terminu dołączając wskazane w wezwaniu dokumenty. W przypadku, gdy ww. wniosek jest zasadny organ nadzory wydaje postanowienie o przywróceniu terminu do usunięcia braków formalnych

pracodawca nie uzupełnił braków formalnych

Zawiadomienie o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

24

Analiza merytoryczna wniosku czyli ocena treści umów składających się na program

Analiza merytoryczna wniosku o wpis programu do rejestru ppe

nie wykazała nieprawidłowości

pracodawca usunął w wyznaczonym terminie nieprawidłowo ści

Na każdym etapie analizy merytorycznej w przypadku konieczności wyjaśnienia dodatkowych kwestii - wezwanie na podst. art. 50 k.p.a.

wykazała nieprawidłowości – wezwanie w trybie art. 35 ust. 1 ustawy o ppe do usunięcia w terminie 3 tygodni od daty doręczenia wezwania nieprawidłowości

pracodawca nie ma możliwości usunąć w wyznaczonym terminie nieprawidłowości

w przypadku niemożności zachowania wskazanego w wezwaniu terminu na odpowiedz, pracodawca może złożyć wniosek o przedłużenie terminu, przy czym taki wniosek może zostać złożony w przypadku, gdy termin wyznaczony przez organ nadzoru jeszcze nie upłynął. Jeżeli wnioskodawca złoży skuteczny wniosek o przedłużenie terminu do usunięcia nieprawidłowości, organ nadzoru wydaje postanowienie o przedłużeniu terminu do usunięcia

pracodawca nie usunął w wyznaczonym terminie nieprawidłowości

Pracodawca z niezawinionej przez niego przyczyny nie dotrzymał wyznaczonego w wezwaniu terminu. W terminie 7 dni od ustania przyczyny uniemożliwiającej przekazanie dokumentów pracodawca może wystąpić z uzasadnionym wnioskiem o przywrócenie terminu dołączając dokumenty uwagi zawarte w wezwaniu dokumenty. W przypadku gdy ww. wniosek jest zasadny organ nadzory wydaje postanowienie o przywróceniu terminu do usunięcia nieprawidłowości

pracodawca usunął w wyznaczonym w postanowieniu terminie nieprawidłowości

Decyzja o wpisie pracowniczego programu emerytalnego do rejestru ppe

Decyzja o odmowie wpisu programu do rejestru

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

25 25

ANEKS NR 3. WYKAZ AKTÓW PRAWNYCH 1. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U.  z 2004 r. Nr 116 poz. 1207 z późn. zm.), 2. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o indywidualnych kontach emerytalnych (Dz. U.  z 2004 r. Nr 116 poz. 1205 z późn. zm.) 3. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), 4. ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U.  z 2006 r. Nr 225, poz. 1635 z późn. zm.), 5. rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z  dnia 28 maja 2004 r. w  sprawie prowadzenia rejestru pracowniczych programów emerytalnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 123, poz. 1298), 6. ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369 z późn. zm.), 7. ustawa z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 159, poz.  1667 z późn. zm.), 8. ustawa z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 146, poz. 1546 z późn. zm.), 9. ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadku i darowizn (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 142, poz. 1515 z późn. zm.), 10. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 142, poz. 1515 z późn. zm.).

26

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

26

II. Poradnik pracodawcy prowadzącego pracowniczy program emerytalny WPROWADZENIE Drugi rozdział Poradnika stanowi kontynuację tematyki zawartej w rozdziale pt. „Jak utworzyć pracowniczy program emerytalny? Poradnik pracodawcy planującego utworzenie ppe” i przedstawia obowiązki pracodawcy powstające po rejestracji pracowniczego programu emerytalnego. Ma on na celu przybliżyć podmiotom planującym utworzenie programu obowiązki, jakie spoczywają na pracodawcy w związku z realizacją programu. W pierwszej części niniejszego rozdziału przedstawiono obowiązki, jakie zostały nałożone na pracodawcę wobec uczestników programu. Dla celów opracowania zostały one dodatkowo pogrupowane według poszczególnych etapów działania programu, takich jak faza przyjmowania pracowników do programu, realizacja ppe i likwidacja programu. Kolejnym podmiotem, wobec którego odpowiada pracodawca prowadzący program jest instytucja finansowa zarządzająca środkami wnoszonymi w ramach programu. Zasady współpracy pracodawcy i zarządzającego omówiono w części drugiej. W ostatniej części Poradnika przedstawiono zobowiązania pracodawcy wobec organu nadzoru.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

27 27

SŁOWNIK •

deklaracja – pisemna deklaracja składana przez pracownika w celu przystąpienia do programu,

•

IKE – indywidualne konto emerytalne,

•

KNF, organ nadzoru – Komisja Nadzoru Finansowego,

•

ppe – pracowniczy program emerytalny utworzony zgodnie z ustawą o pracowniczych programach emerytalnych,

•

podmiot zarządzający – instytucja zarządzająca odprowadzanymi w ramach programu środkami,

•

składka podstawowa – składka finansowana przez pracodawcę uczestnikom programu,

•

składka dodatkowa – składka dobrowolnie zadeklarowana i wnoszona przez uczestnika programu,

•

ustawa o ppe – ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2004 r. Nr 116 poz. 1207 z późn. zm.),

•

wypłata – dokonana przez uczestnika lub osobę uprawnioną wypłata gotówkowa lub realizacja przelewu środków zgromadzonych w ramach programu na wskazany przez uczestnika lub tę  osobę rachunek bankowy - na warunkach określonych w umowie zakładowej, w przypadku spełnienia warunków określonych w ustawie,

•

wypłata transferowa – przekazanie środków na warunkach określonych w ustawie o ppe do innego programu, na IKE uczestnika albo osoby uprawnionej lub z IKE uczestnika albo osoby uprawnionej do programu w przypadkach i na warunkach, o których mowa w przepisach o indywidualnych kontach emerytalnych,

•

umowa zakładowa – umowa zawierana pomiędzy pracodawcą i reprezentacją pracowników,

•

zwrot – wycofanie środków zgromadzonych w ramach programu w przypadku jego likwidacji, jeżeli nie zachodzą przesłanki do wypłaty bądź wypłaty transferowej.

28

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

28

OBOWIĄZKI PRACODAWCY WOBEC UCZESTNIKÓW NA ETAPIE WDRAŻANIA PPE Po uzyskaniu decyzji o wpisie pracowniczego programu emerytalnego do rejestru następuje faza wdrożenia programu u pracodawcy zakładającego program. Na tym etapie pracodawca jest zobowiązany do rozpowszechnienia wśród załogi informacji o rejestracji programu oraz do przygotowania dokumentów niezbędnych przy przystępowaniu pracowników do ppe. Pracownik zamierzający przystąpić do programu składa pracodawcy deklarację, której wzór został przedłożony organowi nadzoru w procesie rejestracji programu. Do deklaracji dołączana jest kopia umowy zakładowej, w której przedstawione są warunki, na jakich program jest prowadzony. Pracownik potwierdza w deklaracji, iż otrzymał kopię tej umowy, zapoznał się z jej treścią i akceptuje warunki programu. Dodatkowo deklaracja może zawierać wskazanie osób uprawnionych do wypłaty środków z programu w przypadku śmierci uczestnika programu oraz deklarowaną dobrowolnie składkę dodatkową. Pracodawca ma obowiązek przygotować dokumenty niezbędne do przyjęcia pracowników do ppe w odpowiedniej ilości. Pracodawca przyjmuje od pracownika deklarację przystąpienia do programu, wydając mu jednocześnie pisemne potwierdzenie jej przyjęcia. Jeżeli pracownik nie spełnia warunków określonych w umowie zakładowej, pracodawca zwraca deklarację i pisemnie uzasadnia odmowę jej przyjęcia. Sytuacja taka może mieć miejsce np., gdy pracownik nie spełnia kryterium minimalnego stażu pracy określonego w umowie zakładowej, albo też ukończył 70-ty rok życia. W  przeciwnym przypadku, po upływie miesiąca pracownik staje się uczestnikiem programu, chyba że pracodawca potwierdzi przyjęcie pracownika do ppe we wcześniejszym terminie. Proces przystępowania pracownika do programu obrazuje poniższy schemat.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

29

Schemat 1 Przystępowanie pracownika do programu

złożenie deklaracji (pracownik)

możliwość ponownego złożenia deklaracji po spełnieniu warunków ppe

wydanie potwierdzenia (pracodawca) NIE

czy pracownik spełnia warunki programu?

)

NIE zwrot deklaracji

czy pracownik odwołuje się od decyzji?

TAK TAK czy pracodawca wcześniej potwierdził przystąpienie?

NIE

upływ 1 miesiąca TAK

możliwość odwołania od decyzji pracodawcy do sądu pracy

uzyskanie statusu uczestnika

Spory powstałe w związku z odmową przyjęcia pracownika do programu rozstrzygają sądy pracy właściwe dla siedziby pracodawcy. Po zakończeniu procesu przystępowania pracowników do programu, złożone deklaracje i  zawarte w nich oświadczenia pracowników powinny zostać zweryfikowane przez pracodawcę. Sprawdzeniu powinno podlegać: 

czy deklaracja została wypełniona w sposób kompletny, czy zawiera wszystkie obligatoryjne dane i elementy, w tym oświadczenie pracownika, iż otrzymał kopię umowy zakładowej, zapoznał się z jej treścią i akceptuje jej warunki,



czy prawidłowo dokonano rozrządzenia środków na wypadek śmierci uczestnika, czy  udziały osób uposażonych sumują się do 100%,



czy składka dodatkowa została określona w sposób zgodny z postanowieniami umowy zakładowej, tj. czy jej wysokość określono w prawidłowy sposób (odpowiednio: procentowo/kwotowo), czy nie przekracza ustalonego w umowie zakładowej limitu,

30

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego



czy deklaracja zawiera upoważnienie dla pracodawcy do naliczania i potrącania składki dodatkowej z wynagrodzenia pracownika oraz dokonania jej przelewu (w przypadku zadeklarowania przez pracownika składki dodatkowej).

Do obowiązków pracodawcy należy również wydanie – na żądanie uczestnika programu – potwierdzenia przyjęcia do pracowniczego programu emerytalnego. Dokument ten jest niezbędny w przypadku zamiaru dokonania do pracowniczego programu emerytalnego transferu środków zgromadzonych na IKE uczestnika.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

31

OBOWIĄZKI PRACODAWCY WOBEC UCZESTNIKÓW NA ETAPIE REALIZACJI PPE Podstawowym obowiązkiem pracodawcy powstającym po etapie wdrożenia programu w zakładzie pracy jest finansowanie składki podstawowej. Pracodawca nalicza składkę podstawową dla każdego z uczestników w wysokości ustalonej w umowie zakładowej, a następnie odprowadza ją w formie zbiorczego przelewu na rachunek prowadzony przez instytucję finansową zarządzającą środkami w programie. Pracodawca przekazuje jednocześnie zarządzającemu listę, umożliwiającą przyporządkowanie odpowiedniej kwoty składek uczestnikom. Pracodawca jest obowiązany naliczać składki w odpowiedniej wysokości i przekazywać je terminowo na stosowne rachunki. Wysokość składki podstawowej ustalana jest w umowie zakładowej i może zostać określona3 : 

procentowo (np. 6% wynagrodzenia uczestnika),



kwotowo (np. 100 zł dla każdego uczestnika),



procentowo z limitem kwotowym (np. 5% wynagrodzenia uczestnika, ale nie więcej niż 300 zł).

Różnice pomiędzy sposobami określenia składki podstawowej obrazuje poniższy przykład:

wysokość składki podstawowej przyjęta w danym PPE wysokość wynagrodzenia Uczestnika A wysokość składki uczestnika A w danym PPE wysokość wynagrodzenia Uczestnika B (pracownik zatrudniony na 1/2 etatu) wysokość składki uczestnika B w danym PPE wysokość wynagrodzenia Uczestnika C (kadra kierownicza) wysokość składki uczestnika B w danym PPE

PPE 1

PPE 2

procentowo – 5%

kwotowo - 100 zł

PPE 3 procentowo z limitem kwotowym – 5%, ale nie więcej niż 200 zł

3.000 zł 150 zł

100 zł

150 zł

1.000 zł 50 zł

100 zł

50 zł

8.000 zł 400 zł

100 zł

200 zł

Składka jest naliczana od każdego składnika wynagrodzenia, od którego odprowadzane są obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, iż w przypadku, gdy w danym miesiącu pracownik otrzymał np. wynagrodzenie zasadnicze, premię oraz dodatek za pracę w  godzinach nadliczbowych, w przypadku procentowego

3 niezależnie od wybranego sposobu deklarowania składki w programie, jej maksymalna wysokość wynosi 7%

wynagrodzenia uczestnika.

32

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

oznaczenia składki, pracodawca jest zobowiązany naliczyć składkę od każdego z tych składników. Powyższe zasady obrazuje przykład liczbowy:

wysokość składki podstawowej przyjęta w danym PPE wynagrodzenie uzyskane przez Uczestnika A w miesiącu 1: wysokość składki uczestnika A w danym PPE

PPE 1

PPE 2

procentowo – 5%

kwotowo - 100 zł

PPE 3 procentowo z limitem kwotowym – 5%, ale nie więcej niż 200 zł

wynagrodzenie zasadnicze: 3.000 zł 150 zł

100 zł

150 zł

wynagrodzenie zasadnicze: 3.000 zł. wynagrodzenie uzyskane przez Uczestnika A w miesiącu 2:

premia kwartalna: 1.000 zł. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych: 500 zł Razem: 4.500 zł

wysokość składki uczestnika A w danym PPE

225 zł

100 zł

200 zł

Składki podstawowe należy odprowadzać do instytucji zarządzającej w terminach przewidzianych w umowie zakładowej. Ustawa o pracowniczych programach emerytalnych zawiera jedynie ogólne reguły dotyczące terminów przekazywania składek, które należy zindywidualizować w zapisach konkretnej umowy ustanawiającej program. W myśl przepisów ustawy o ppe składki należne od składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy nie przekraczające miesiąca (pensja, premie miesięczne etc.) mogą być odprowadzane łącznie w okresach miesięcznych. Natomiast składki naliczone od składników wynagrodzenia należnych za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie roczne, nagrody, „13-tki” itp.) muszą być odprowadzane w terminie wypłaty tych składników. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może zawiesić na określony czas odprowadzanie składek podstawowych lub też czasowo ograniczyć ich wysokość. W przypadku jednostronnej decyzji pracodawcy okres zawieszenia nie może przekraczać 3 miesięcy (6 miesięcy jeżeli umowa zakładowa to przewiduje). Jeżeli sytuacja finansowa pracodawcy to uzasadnia, możliwe jest dalsze zawieszenie finansowania składek w programie, przy czym decyzję tę musi podjąć pracodawca w porozumieniu z pracownikami. Okres, na jaki może zostać zawarte tego rodzaju porozumienie wynosi co do zasady 24 miesiące. Ponadto pracodawca odpowiada za prawidłowe i terminowe naliczenie, potrącenie i odprowadzenie składek dodatkowych dobrowolnie wnoszonych przez uczestników programu. Składki dodatkowe, w wysokości określonej przez uczestnika w deklaracji uczestnictwa są potrącane z jego wynagrodzenia po opodatkowaniu i odprowadzane na konto instytucji zarządzającej środkami. Z uwagi na limitowaną wysokość rocznych wpłat z tytułu składki dodatkowej4, pracodawca ma obowiązek weryfikacji w/w limitu. Terminy odprowadzania składek dodatkowych – podobnie jak składek podstawowych – określone są w umowie zakładowej.

4

suma składek dodatkowych wniesionych przez uczestnika do jednego programu w ciągu roku kalendarzowego nie może przekraczać trzykrotności kwoty maksymalnej wpłaty na IKE, czyli kwoty odpowiadającej półtorakrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok, określonego w ustawie budżetowej lub ustawie o prowizorium budżetowym

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

33

W pracowniczym programie emerytalnym mają również miejsce różnego rodzaju zmiany i  zdarzenia dotyczące uczestników, które podlegają zgłoszeniu podmiotom realizującym program. Przykładowo będą to: 

zmiany danych uczestnika programu, jak nazwisko, adres zamieszkania czy adres do korespondencji,



zmiany w zakresie uposażonych do otrzymania środków w przypadku śmierci uczestnika (wskazanie uposażonego, zmiana osób uposażonych, zmiany danych osób uposażonych itp.),



zmiany dotyczące zadeklarowanej składki dodatkowej (zadeklarowanie składki, rezygnacja z wnoszenia składki, zmiana jej wysokości),



zmiany w zakresie wskazania funduszy inwestycyjnych w programach prowadzonych w tej formie (zmiana funduszu/funduszy do którego odprowadzane są składki uczestnika, zmiana podziału składki pomiędzy fundusze itp.).

Ponadto uczestnik może zwracać się z indywidualnymi wnioskami do instytucji zarządzającej środkami dotyczącymi np. podania informacji o wielkości zgromadzonych na koncie wpłat bądź innych kwestii związanych z uczestnictwem w ubezpieczeniu lub funduszu inwestycyjnym czy emerytalnym. Wszelkie oświadczenia woli, w tym w zakresie wymienionym powyżej, uczestnik programu musi składać bezpośrednio pracodawcy lub też za jego pośrednictwem (w przypadku oświadczeń kierowanych do zarządzającego). Powyższe ma miejsce zarówno w trakcie trwania stosunku zatrudnienia, jak i po jego ustaniu. Dopiero w sytuacji likwidacji bądź upadłości pracodawcy uczestnik kieruje swoje oświadczenia bezpośrednio do zarządzającego (w okresie likwidacji pracodawcy – likwidatorowi). Pracodawca ma obowiązek ich weryfikowania, podobnie jak w przypadku sprawdzania poprawności danych przy przyjmowaniu pracownika do programu. Jeżeli oświadczenie woli pracownika wymaga powiadomienia instytucji zarządzającej środkami w  programie, pracodawca powinien je przekazać w sposób i terminie ustalonym w umowie zawartej z tym podmiotem. Podobnie wnioski o dokonanie wypłaty czy wypłaty transferowej uczestnicy kierują również do pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek sprawdzenia, czy uczestnik lub osoba uprawniona do wypłaty są legitymowani do dokonania wypłaty, a w szczególności, czy uczestnik: 

osiągnął 60-ty rok życia,

lub też: 

posiada decyzję o przyznaniu prawa do emerytury i ukończył 55-ty rok życia.

Pracodawca jest także zobowiązany do bieżącego monitorowania uprawnień do wypłaty uczestników, a w szczególności do współpracy z zarządzającym w celu terminowego dokonania wypłaty na rzecz uczestników, którzy nie wystąpili z wnioskiem o dokonanie wypłaty a ukończyli 70-ty rok życia. W przypadku tych uczestników wypłata następuje bez ich wniosku, w terminie wskazanym w umowie zakładowej. Złożone przez uczestników wnioski o dokonanie wypłaty, po ich weryfikacji, pracodawca ma obowiązek przekazać do instytucji finansowej, w której są zgromadzone środki uczestnika, w sposób umożliwiający ich wypłatę w ustawowych terminach. Szczegółowy tryb współpracy między pracodawcą a zarządzającym, podmioty te zazwyczaj określają w umowach stanowiących program lub odrębnych wewnętrznych procedurach. Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku wniosku o dokonanie wypłaty transferowej. Pracodawca ma wówczas przede wszystkim obowiązek sprawdzenia, czy osoba składająca wniosek nie pozostaje z nim w stosunku 34

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

pracy. Wypłata transferowa jest bowiem możliwa dopiero po  ustaniu stosunku pracy, chyba że następuje wskutek likwidacji programu. Ponadto pracodawcy należy przedstawić potwierdzenie zawarcia umowy o IKE, o ile wypłata transferowa jest dokonywana na IKE uczestnika albo osoby uprawnionej. Pracodawca – podobnie jak w przypadku wypłaty – przekazuje zarządzającemu wniosek uczestnika w terminach umożliwiających jego terminową realizację. Rolą pracodawcy prowadzącego pracowniczy program emerytalny jest także informowanie uczestników o istotnych dla nich okolicznościach związanych z uczestnictwem w ppe: kategoria informacji informacja o w a r u n k a c h funkcjonowania programu

zakres informacji

forma programu wraz ze wskazaniem zarządzającego;  określenie wysokości składki podstawowej;  określenie limitu składek dodatkowych; stwierdzenie, że informacja zawiera jedynie omówienie warunków programu, a podstawą funkcjonowania programu jest umowa zakładowa; minimalna i maksymalna wysokość możliwej do zadeklarowania miesięcznej składki dodatkowej oraz sposób jej deklarowania; wskazanie właściwych przepisów podatkowych dotyczących gromadzonych środków; omówienie: 1) zasad wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu zgromadzonych na rachunku uczestnika środków, 2) trybu zmiany deklaracji, konsekwencji, w tym finansowych, tych zmian i warunków odstąpienia uczestnika od programu, 3) praw osoby uprawnionej w przypadku śmierci uczestnika, 4) przypadków, w których następuje likwidacja programu, oraz konsekwencji z tego wynikających, 5) możliwości zadysponowania przez uczestnika prawami do zgromadzonych środków zmiana formy lub wszelkie zmiany warunków funkcjonowania w a r u n k ó w programu zawarte w umowie zakładowej programu informacja o warunkach wypłaty

powiadomienie w związku z likwidacją funduszu inwestycyjnego



sposób informowania 





forma zwyczajowo przyjęta u pracodawcy, np. tablica ogłoszeń, poczta wewnętrzna, intranet konieczność aktualizacji informacji niezwłocznie po dokonaniu zmian lub uzyskaniu informacji o zmianach konieczność wyróżniania zmian

przekazanie uczestnikom zmian umowy zakładowej,  niezwłocznie po zarejestrowaniu zmian przez organ nadzoru  sposób wypłaty (jednorazowa/ratalna) przekazanie uczestnikowi pisemnej informacji następuje:  forma wypłaty (gotówka/przelew)  w pierwszym kwartale roku  ilość i wysokość rat, kalendarzowego, w którym uczestnik ten ukończy 60 lat, lub  terminy wypłaty  w ciągu 30 dni od dnia ustania stosunku pracy z powodu uzyskania wcześniejszych uprawnień emerytalnych powiadomienie o konieczności zadysponowania  powiadomienie pisemne środkami pieniężnymi uzyskanymi w związku z  p r z y j ę c i e o ś w i a d c z e n i a o likwidacją funduszu inwestycyjnego, w którym zadysponowaniu środkami  przekazanie likwidatorowi funduszu uczestnik ma zgromadzone środki w ppe oświadczenia woli uczestnika 

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

35

OBOWIĄZKI PRACODAWCY WOBEC UCZESTNIKÓW NA ETAPIE LIKWIDACJI PPE Pracowniczy program emerytalny jest przedsięwzięciem realizowanym wspólnie przez pracodawcę i instytucję finansową zarządzającą środkami gromadzonymi w programie. W  przypadku likwidacji podmiotu zarządzającego, bądź w sytuacji gdy podmiot ten wypowie umowę, na mocy której program jest realizowany, pracodawca musi podjąć starania zmierzające do zmiany zarządzającego. W tym celu pracodawca ma obowiązek znaleźć nowego zarządzającego i przedstawić reprezentacji pracowników projekt umowy z tym podmiotem oraz propozycję zmiany umowy zakładowej. Jeżeli propozycja ta w ciągu 2 miesięcy nie uzyska akceptacji pracowników, pracodawca jest zobowiązany złożyć do organu nadzoru wniosek o likwidację programu. Wniosek o likwidację ppe pracodawca składa również w przypadku, gdy: 

otwarta zostanie jego likwidacja lub zgłoszona upadłość,



wartość środków zgromadzonych w programie spadnie poniżej ustalonego w  umowie zakładowej progu,



pracodawca zawrze z pracownikami porozumienie w tej sprawie,



pracodawca jednostronnie podejmie decyzję o likwidacji programu (po spełnieniu warunków określonych w ustawie).

Do wniosku pracodawca musi dołączyć dokumenty przedstawiające przyczyny likwidacji programu. Po uzyskaniu decyzji o likwidacji programu, pracodawca jest zobowiązany do przekazania uczestnikom programu informacji o likwidacji programu. Jednocześnie pracodawca musi powiadomić uczestników, od kiedy zaprzestał odprowadzać składki, a także przedstawić przyczyny i działania podjęte w związku z likwidacją programu. Informacja ta musi ponadto zawierać wezwanie uczestnika do wskazania pracodawcy lub likwidatorowi względnie zarządzającemu rachunku, na który ma zostać dokonana wypłata transferowa oraz pouczenie o skutkach niepodania rachunku i zwrocie środków.5

5 sankcją za dokonanie zwrotu jest przekazanie 30% sumy składek podstawowych zgromadzonych przez uczestnika w

programie na konto tego uczestnika prowadzone przez ZUS w ramach I filara systemu ubezpieczeń społecznych

36

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

Schemat 2 Likwidacja programu

złożenie wniosku o likwidację ppe (pracodawca)

wydanie decyzji o likwidacji programu (organ nadzoru)

informacja o likwidacji ppe powiadomienie o terminie zaprzestania naliczania składek wezwanie do podania rachunku wypłaty transferowej (pracodawca)

czy uczestnik wskazał rachunek wypłaty transferowej?

NIE

zwrot

TAK

wypłata transferowa

Szczególne obowiązki spoczywają na pracodawcy również w przypadku, gdy w wyniku połączenia z innym podmiotem realizującym program, pracodawca prowadzi więcej niż jedno ppe. Wówczas, w terminie 3 lat od dnia nabycia czy połączenia pracodawców ma on obowiązek doprowadzić do ujednolicenia warunków w realizowanych programach. W tym celu, w porozumieniu z pracownikami, należy dokonać stosownych zmian w umowie zakładowej oraz wypowiedzieć albo zmienić umowy z instytucjami finansowymi zarządzającymi środkami w tych programach. Dokonane zmiany wymagają rejestracji w organie nadzoru.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

37

OBOWIĄZKI PRACODAWCY WOBEC ZARZĄDZAJĄCEGO ŚRODKAMI W PPE Realizacja pracowniczego programu emerytalnego przez pracodawcę to również konieczność bieżącej współpracy z instytucją finansową, do której odprowadzane są składki uczestników. W celu prawidłowej realizacji programu podmioty te wspólnie ustalają warunki współpracy i określają zakres informacji, które są między nimi przekazywane. Warunki te  niejednokrotnie określają umowy stanowiące program, jednakże z uwagi na fakt, iż nie stanowią obligatoryjnego elementu tych umów, mogą być też ustalane w inny sposób. Przedmiotem ustaleń między pracodawcą i zarządzającym są zazwyczaj procedury ustalające: 

szczegółowy zakres przekazywanych przez pracodawcę dokumentów dotyczących uczestników,



sposób aktualizacji danych uczestników,



tryb i terminy przekazywania składek,



tryb postępowania w przypadku stwierdzenia rozbieżności między wielkością wpłaty i sumą składek wpłaconych za uczestników.

Umowy stanowiące program mogą również ustanawiać dodatkowe obowiązki w zakresie wzajemnej współpracy między pracodawcą i zarządzającym. Do takich obowiązków zaliczyć można funkcjonujące w niektórych zarejestrowanych programach mechanizmy umożliwiające okresową ocenę wyników inwestycyjnych osiąganych przez zarządzającego. Pracodawca, w oparciu o dane dostarczone przez podmiot zarządzający środkami, ocenia stopy zwrotu osiągane w programie na tle wyników rynkowych lub ustalonych wcześniej stóp odniesienia (benchmarków). Konsekwencją stwierdzenia niższych od oczekiwanych rezultatów może być wypowiedzenie umowy z danym zarządzającym a nawet zmiana formy programu. Instytucje finansowe realizujące programy zazwyczaj oferują wszechstronne wsparcie zarówno wobec pracodawcy, jak i uczestników ppe. W tym celu wyznaczają osoby odpowiedzialne za kontakty z pracodawcą, organizują okresowo bądź na żądanie spotkania z pracodawcą i uczestnikami, udostępniają uczestnikom infolinie lub też inne sposoby komunikacji, oferują pomoc przy wypełnianiu dokumentów itp. Pracodawca pełni też funkcję pośredniczącą w kontaktach między zarządzającym a uczestnikami. Najczęściej za jego pośrednictwem instytucja finansowa udostępnia uczestnikom wszelkie materiały informacyjne na temat programu i zasad funkcjonowania produktu, który oferuje w ramach ppe, jak też dokumenty związane z uczestnictwem pracownika w tym programie. Do takich materiałów zaliczyć można:

38



prospekty informacyjne, statuty funduszy inwestycyjnych,



sprawozdania finansowe zarządzającego,



własne opracowania charakteryzujące oferowany produkt,

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego



bieżące i okresowe informacje o sytuacji na rynku kapitałowym i osiąganych wynikach inwestycyjnych,



okresowe informacje o wartości jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych/ubezpieczeniowych,



potwierdzenia dokonania transakcji, wyciągi ze stanem konta uczestnika.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

39

OBOWIĄZKI PRACODAWCY WOBEC ORGANU NADZORU NADZÓR NAD PRAWIDŁOWYM PROWADZENIEM PROGRAMU PRZEZ PRACODAWCĘ Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia pracowniczego programu emerytalnego w  sposób zgodny z prawem. Nadzór nad realizacją tego obowiązku sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego. W ramach swoich uprawnień organ nadzoru może zażądać od pracodawcy w  przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie zaistnienia nieprawidłowości w funkcjonowaniu programu wszelkich informacji, dokumentów i wyjaśnień z tym związanych. Gdy organ nadzoru stwierdzi występowanie nieprawidłowości w programie wzywa pracodawcę do ich usunięcia. W  przypadku, gdy nieprawidłowości nie zostaną usunięte, na pracodawcę może zostać nałożona kara pieniężna. Uprawnienia nałożone w powyższym zakresie na organ nadzoru mają służyć lepszemu zabezpieczeniu interesów uczestników pracowniczych programów emerytalnych i  zapewniać bezpieczeństwo gromadzonych w programie środków. Pośrednio cele te mają być również realizowane poprzez konieczność zgłaszania organowi nadzoru dokonywanych w programie zmian.

INFORMOWANIE ORGANU NADZORU O ZMIANACH W PROGRAMIE Na pracodawcy spoczywa obowiązek zawiadamiania Komisji Nadzoru Finansowego o  zmianie danych zarządzającego oraz samego pracodawcy oraz konieczność rejestracji zmian w  zakresie formy i warunków uczestnictwa w ppe. Pracodawca ma odpowiednio: 30 i 14 dni od  zaistnienia tych zdarzeń na wypełnienie tego obowiązku względem organu nadzoru. Po  rejestracji zmian pracodawca powinien powiadomić uczestników o ich dokonaniu. Procedura dokonywania zmian w programie jest analogiczna jak przy rejestracji pracowniczego programu emerytalnego: pracodawca zawiera z reprezentacją pracowników i instytucją finansową stosowne aneksy do umów, a organ nadzoru dokonuje ich rejestracji. Dodatkowo ustawa o pracowniczych programach emerytalnych wyodrębnia kategorię zmian, w  stosunku do których postępowanie jest uproszczone – pracodawca dokonuje ich zgłoszenia a organ nadzoru zawiadamia o wpisaniu tych zmian do rejestru. Powyższe zmiany są dokonywane bez konieczności prowadzenia postępowania administracyjnego (nie jest wydawana decyzja administracyjna). Procedura taka obowiązuje w przypadku zmiany danych pracodawcy prowadzącego program oraz instytucji finansowej zarządzającej środkami w programie. Do wniosku o wpis zmian w programie do rejestru pracodawca dołącza: -

aneksy do umowy zakładowej, umowy z instytucją finansową;

-

dokumenty potwierdzające dane pracodawcy, o ile uległy zmianie w stosunku do  złożonych w uprzednich postępowaniach (np. aktualny KRS poświadczający umocowanie pracodawcy);

40

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego

-

umocowanie reprezentacji pracowników, o ile reprezentacja uległa zmianie lub  wygasło jej umocowanie6;

-

inne dokumenty właściwe dla dokonywanych zmian.

ROCZNA INFORMACJA O PROWADZONYM PROGRAMIE Pracodawca jest również zobowiązany do przekazywania organowi nadzoru corocznej informacji dotyczącej realizowanego programu. Wzór rocznej informacji dotyczącej realizacji pracowniczego programu przedstawiono w Aneksie nr 1 do niniejszego opracowania.

6 umocowanie reprezentacji pracowników wyłonionej w trybie przyjętym u danego pracodawcy wygasa po upływie 24

miesięcy od dnia jej wyłonienia

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

41

ANEKS NR 1 Wzór rocznej informacji dotyczącej realizacji pracowniczego programu emerytalnego przekazywanej do organu nadzoru Roczna informacja dotycząca realizacji pracowniczego programu emerytalnego za rok ................. (należy wpisać rok) 1) Dane identyfikujące pracodawcę: Firma pracodawcy Nr wpisu programu do rejestru pracowniczych programów emerytalnych Numer REGON pracodawcy Siedziba i adres pracodawcy

2) Dane o liczbie uczestników według stanu na koniec każdego kwartału w danym roku kalendarzowym, sporządzone według poniższego wzoru: Liczba uczestników, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia

Liczba uczestników o których mowa w § 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia

Liczba uczestników PPE wnoszących składki dodatkowe, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia

I kw. II kw. III kw. IV kw.

3) Dane o składkach, wypłatach i wypłatach transferowych oraz liczbie zatrudnionych pracowników: Liczba Suma składek Suma składek pracowników (w podstawowych, o dodatkowych, o rozumieniu art. których mowa w których mowa w § 2 pkt 2 ustawy) § 2 pkt 4 lit. a) 2 pkt 4 lit. b) wg stanu na rozporządzenia rozporządzenia koniec roku

Liczba wypłat dokonanych w danym roku

liczba wypłat transferowych dokonanych w danym roku do innego na IKE pracowniczego programu emerytalnego

4) Informacja o wystąpieniu jednostronnego zawieszenia przez pracodawcę odprowadzania składek podstawowych w danym roku kalendarzowym:  Tak  Nie Okres na jaki dokonano zawieszenia (należy podać datę początkową i końcową): 5) Informacja o wystąpieniu jednostronnego ograniczenia wysokości naliczanej przez pracodawcę składki podstawowej w danym roku kalendarzowym:  Tak  Nie 42

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego



okres na jaki dokonano ograniczenia naliczania wysokości składki podstawowej (należy podać datę początkową i końcową):.............................................................



wysokość składki podstawowej naliczanej w tym okresie: ..................................................

6) Imię i nazwisko osoby sporządzającej informację oraz jej podpis: Data sporządzenia informacji

Imię, nazwisko i funkcja osoby sporządzającej informację

Podpis osoby sporządzającej informację

7) Imię, nazwisko i funkcja osoby/ób upoważnionej/ych do reprezentacji pracodawcy oraz jej/ich podpis/y: Imię, nazwisko i funkcja osoby upoważnionej do reprezentacji pracodawcy

Podpis

Obowiązek wypełniania informacji dotyczy wszystkich pracodawców, którzy zarejestrowali pracowniczy program emerytalny, niezależnie od tego, czy w roku którego sprawozdanie dotyczy były odprowadzane składki. Ze względu na pojawiające się wątpliwości co do sposobu wypełniania przedmiotowego formularza poniżej przedstawiono objaśnienia do jego wypełniania. 1. Tabela w pkt. 1 - nr wpisu programu do rejestru ppe: znajduje się na decyzji organu nadzoru nad rynkiem )

finansowym o wpisie programu do rejestru (np. RPPE 600/05),

2.) Tabela w pkt. 2: a)

kolumna 1 - liczba uczestników, o których mowa w § 2 pkt 2 lit. a Rozporządzenia tj. takich, w stosunku, do których na koniec kwartału istniał obowiązek odprowadzenia składki podstawowej przez pracodawcę; w szczególności:



należy uwzględnić pracowników, którzy wypowiedzieli uczestnictwo w programie, ale na koniec kwartału okres wypowiedzenia uczestnictwa jeszcze nie upłynął, w związku z czym istniał obowiązek odprowadzania składki za danego uczestnika (okres wypowiedzenia określony jest w umowie zakładowej),



dodatkowo należy również uwzględnić pracowników, którzy przystąpili do ppe, ale przebywają np. na długim zwolnieniu lekarskim lub urlopie macierzyńskim/wychowawczym i przez ten okres nie są za nich odprowadzane składki do programu;

b)

kolumna 2 - należy wskazać liczbę uczestników, którzy przystąpili do programu, ale ich zatrudnienie u pracodawcy przesyłającego sprawozdanie ustało lub wypowiedzieli udział w  programie (termin wypowiedzenia upłynął), przy czym nie przenieśli środków pieniężnych zgromadzonych w programie do innego ppe lub na IKE ani nie dokonali ich wypłaty ze względu na uzyskanie uprawnień emerytalnych lub innych wskazanych w  ustawie o ppe; w szczególności należy uwzględnić osoby, których uczestnictwo w programie ustało ze względu na wypowiedzenie udziału w programie (termin wypowiedzenia upłynął) lub ustanie zatrudnienia, a za które przekazano na koniec kwartału składkę naliczoną od wynagrodzenia wypłaconego za okres, w którym osoba była jeszcze uczestnikiem ppe,

c)

kolumna 3 - należy wykazać osoby, w stosunku do których na koniec kolejnych kwartałów pracodawca był zobowiązany, zgodnie z dyspozycją uczestnika ppe, potrącić z  wynagrodzenia i odprowadzić do instytucji zarządzającej środkami w ppe składkę dodatkową.

Komisja Nadzoru Finansowego • Pracownicze programy emerytalne • Poradnik pracodawcy

43

3.) Tabela w pkt. 3: a)

liczba pracowników w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o ppe tj. osób zatrudnionych, w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę; osób zatrudnionych na podstawie umowy zawartej w wyniku powołania lub wyboru do organu reprezentującego osobę prawną oraz członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych wg stanu na koniec roku, którego dotyczy sprawozdanie,

b)

suma składek podstawowych odprowadzonych (wpłaconych) w roku, którego dotyczy sprawozdanie,

c)

liczba wypłat i wypłat transferowych – należy podać liczbę osób, które dokonały wypłaty lub wypłaty transferowej w roku, którego dotyczy sprawozdanie.

4.) Tabela w pkt. 4 i 5 – jeżeli w roku, którego dotyczy sprawozdanie nastąpiło zdarzenie jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek przez pracodawcę lub ograniczenia wysokości tych składek, należy zaznaczyć odpowiedź TAK i wypełnić informacje o okresie na jaki dokonano zawieszenia lub ograniczenia wysokości składki. W przypadku kiedy w danym roku nie było takiego zdarzenia należy zaznaczyć odpowiedź NIE. 5.) W przypadku oferowania przez pracodawcę pracownikom, przed zarejestrowaniem ppe lub też równolegle z ppe, innego sposobu gromadzenia środków na cele emerytalne, w  sprawozdaniu należy zawrzeć jedynie informacje dotyczące programu zarejestrowanego w organie nadzoru nad rynkiem finansowym.

44

Poradnik pracodawcy • Pracownicze programy emerytalne • Komisja Nadzoru Finansowego