Mejoramiento de Capacidades en Gerencia de Proyectos Russell D. Archibald, FPMI, FAPM, PMP Archibald Associates Traducción al Español, con autorización del autor, JORGE E. TARAZONA B.

Contenido de la Presentación 1. Beneficios y Costos de la Gerencia de Proyectos (GdP) Sistemática. 2. Enfoque de Mejoramiento Recomendado. 3. Mejoramiento del Sistema de Gerencia del Ciclo de Vida del Proyecto (PLCMS) 4. Estrategia para superar las barreras IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Mejoramiento de Capacidades en Gerencia de Proyectos

1. Beneficios y Costos de la Gerencia de Proyectos Sistemática IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Beneficios y Costos de la GdP Sistemática Éxito incrementado debido a: „ Los Proyectos soportan las estrategias de crecimiento „ Se conocen y se manejan los Riesgos „ Se hacen compromisos logrables „ Se definen Responsabilidades: „

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Portafolios, Programas y Proyectos

Cada Proyecto es bien manejado Los Equipos trabajan con compromiso IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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La Tríada de la Gerencia de Proyectos 1. Responsabilidades Integradoras 2. Planeación y Control Integrados 3. Trabajo en Equipo Efectivo IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Beneficios de: 1. Responsabilidades Integradoras „ „

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Se responsabiliza a personas clave Las decisiones se toman para beneficiar tanto al Proyecto como a la organización Se logra coordinación efectiva de los contribuyentes funcionales Se usan apropiadamente métodos y herramientas de planeación y control integradas IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Beneficios de: 2. Planeación y Control Integrados „

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Todas las actividades de cada Proyecto se planean en coordinación con todos los otros Proyectos Mejor asignación de recursos críticos Identificación temprana de riesgos y problemas IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Beneficios de: 3. Trabajo en Equipo Efectivo „ „

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Trabajan juntas múltiples disciplinas Entendimiento y compromiso fuertes con los objetivos del Proyecto Planes y programación acordadas conjuntamente generan compromiso en el equipo Se logra desempeño sobresaliente del Equipo IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Costo y Valor de la GdP „ „ „

80% gastan 70% de las organizaciones implantaron 3 o más iniciativas en los últimos 3 años IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Identificación de Oportunidades y Necesidades „

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Evaluar resultados: programación, costo, personal, satisfacción de “stakeholders” Utilizar proceso formal de revisión de desempeño de los Proyectos „ „ „

Mejorar el Proyecto en revisión Identificar debilidades de procesos y sistemas Identificar prácticas excelentes para adoptar IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Posibles Esfuerzos de Mejoramiento „

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Gerencia estratégica del portafolio de Proyectos Desarrollo y entrenamiento en Gerencia Organización de responsabilidades Sistemas, herramientas, métodos y procedimientos integradores Sistema de Gerencia del Ciclo de Vida del Proyecto (PLCMS) IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Implantación de Mejoras Importantes „

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Deben hacerse como un Proyecto de Gerencia bien coordinado Algunas pueden probarse en un Proyecto piloto La mayoría requiere implantarse en todos los Proyectos de una parte de la organización Proyectos reales y de caso de estudio son vehículos efectivos de entrenamiento IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Mejoramiento de Capacidades en Gerencia de Proyectos

3. Mejoramiento del Sistema de Gerencia del Ciclo o de Vida del Proyecto (PLCMS) IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Mejoramiento Sistema de Gerencia del Ciclo de Vida del Proyecto „

Diseñar y documentar el PLCMS

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Hacer Re-ingeniería al proceso integrado

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Implantar las mejoras IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Documentar el PLCMS para cada Categoría de Proyectos 1. Identificar e inter-relacionar los procesos existentes de análisis de riesgos y planeación y control y los documentos en cada fase 2. Definir las fases del ciclo de vida 3. Identificar puntos de aprobación entre fases 4. Describir el flujo del proceso en cada fase 5. Describir el PLCMS IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Hacer Re-Ingeniería al Proceso Integrado 6. Aplicar métodos apropiados de reingeniería a: A. Identificar restricciones del sistema B. Relacionar resultados deficientes con el proceso C. Rediseñar el proceso para mitigar las restricciones IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Implantar las Mejoras 7. Demostrar la validez de los cambios propuestos y obtener las aprobaciones 8. Planear, confirmar y ejecutar el Proyecto de mejoramiento 9. Repetir los 9 pasos, según se requiera, hasta que haya sido implantado el optimo PLCMS lograble IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Usar la técnica de “Reductores de Velocidad” „

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“Reductores de Velocidad”: barreras colocadas a propósito para reducir la velocidad del tráfico en las carreteras Se necesita identificarlas y eliminarlas en los procesos de GdP Identificar, también, los aceleradores: cosas que dan rapidez a los Proyectos Fuente: “Using Speedbumps Technique to Foster Agility,” Githens, PMI 2002 Proceedings IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Ejemplos de “Reductores de Velocidad” en GdP „ „ „ „ „ „ „

Proceso de toma de decisiones lento/deficiente Planeación y Priorización deficientes Falta de personal experimentado Comunicación deficiente durante la ejecución Batallas “territoriales” Perfeccionismo Cambios al alcance IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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El Proceso Exitoso de Producto Nuevo Tiene 7 Características: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Calidad en la Ejecución Mejor priorización de Proyectos Orientación fuerte hacia el mercado Definición clara y temprana del producto Verdadero enfoque de Equipo intra-funcional Productos diferenciados y únicos Proceso flexible y de ritmo rápido Fuente: Cooper y otros, 2001, pág. 333 IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Considerar la Aplicación de la TOC al PLCMS „

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“Cualquier sistema debe tener una restricción que limita lo que produce” “El propósito de usar la TOC es mejorar un sistema de negocio” Muchos practicantes informan buenos resultados en el uso de la TOC. Fuente: Goldratt 1997, Leach 2000, pág. 52 IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Mejoramiento de Capacidades en Gerencia de Proyectos

4. Barreras Típicas Para la Gerencia de Proyectos Efectiva IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Barreras Típicas para la Gerencia de Proyectos Efectiva „

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Papeles Integradores por debajo del gerente general Responsabilidades compartidas Dirección de 2 jefes: Proyecto y funcional Planeación y control Integradores y predictivos IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Barreras Típicas (cont.) „

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Sistemas de información soportados por computador Objetivos de Proyecto versus objetivos de departamento Reconocimiento al Equipo antes que a los individuos Asignaciones temporales en Proyectos Barreras culturales y otras IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Usar una Estrategia de Cinco Fases para superar barreras para la GdP 1. 2. 3. 4.

Identificar y entender las barreras Crear conciencia de la necesidad de cambio Educar y entrenar al personal afectado Definir “Proyectos de cambio” y usar métodos de GdP para planearlos y ejecutarlos 5. Modificar y desarrollar prácticas de GdP para adaptarse a las barreras IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Mejoramiento de Capacidades en Gerencia de Proyectos

SUMARIO

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Sumario „

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Mejorar las capacidades en GdP requiere cambio Implantar el cambio requiere uso apropiado de buenas prácticas de Gerencia de Proyectos Las prácticas de GdP requieren modificación y evolución para satisfacer óptimamente los requerimientos de cada situación IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Sumario (cont.) „

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Aplicar el enfoque de sistemas a todo el sistema de gerencia del ciclo de vida del Proyecto Planear y ejecutar mejoras utilizando prácticas sanas de GdP IPMA Congress Moscow 2003 Russ Archibald

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Gracias por Escuchar „

Preguntas?

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Refutaciones?

„

Contactos: Autor: Russ Archibald Traductor: Jorge E. Tarazona B.