Neiva, Noviembre de 2013

Apreciados asociados:

Con el fin de mantenerlos enterados acerca de la reciente normatividad le informamos que ha sido expedida la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que promueven la protección de los datos personales y el derecho de las personas a conocer, actualizar, rectificar, revocar o suprimir la información personal que haya sido recogida en cualquier base de datos o archivo. De conformidad con lo previsto en las mencionadas normas, le informamos que la Cooperativa UTRAHUILCA con anterioridad a la expedición de la Ley ha recolectado algunos de sus datos personales, ya que usted en calidad de asociado, codeudor, cliente, asociado potencial, proveedor los había aportado con el fin que fueran utilizados en virtud de solicitud de productos o servicios de la Cooperativa. En adición al uso precontractual o contractual, la información existente nos ha permitido comunicarles sobre las novedades y modificaciones de nuestros productos y/o servicios, la realización de promociones, publicidad, eventos institucionales, actualización de datos, campañas, programas de lealtad y fidelización, eventos comerciales y demás actividades de mercadeo, estadísticas y administrativas necesarias para el completo desarrollo de nuestro objeto social. Con el fin de seguir tratando sus datos para las finalidades antes señaladas bajo los estándares de calidad y seguridad que nos caracterizan, requerimos de manera atenta s u consentimiento y autorización, ya que para UTRAHUILCA es muy importante lograr comunicación eficiente y oportuna. En caso tal que se considere que la información allegada no es de su interés, podrá informarlo al correo electrónico [email protected] o en las Agencias de la Cooperativa, petición que será registrada en nuestro sistema, con el fin de que no vuelva a ser contactado para dichos fines. Para mayor información sobre la política de tratamiento de datos personales adoptada por la Cooperativa UTRAHUILCA y en el ejercicio de sus derechos como titular de los datos, puede consultar el aviso de privacidad en la página www.utrahuilca.coop. Agradecemos su confianza, y la oportunidad que nos brindan de seguir contribuyendo en el mejoramiento de nuestros procesos en beneficio de sus necesidades. Cordialmente,

AVISO DE PRIVACIDAD La Cooperativa Latinoamericana de Ahorro y Crédito UTRAHUILCA, es una entidad vigilada por la Superintendencia de Economía Solidaria, inscrita en FOGACOOP. En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, cuyo contenido puede ser consultado en la página web de la Cooperativa www.utrahuilca.coop, disponemos el presente Aviso de Privacidad que pretende informar a los Titulares de los datos personales acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que han sido adoptadas por la Cooperativa UTRAHUILCA, la forma de acceder a éstas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos.

1. Ubicación La Cooperativa UTRAHUILCA, legalmente constituida, Nit. 891.100.673-9, con domicilio principal en la ciudad de Neiva, ubicada en la Carrera 6 No 5 - 37, conmutador 8728181, página web www.utrahuilca.coop, y ha dispuesto como canal de contacto con los asociados y demás usuarios el correo electrónico [email protected].

2. Protección de datos En cumplimiento a las disposiciones legales, se acoge y aplica la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012 y el Decreto No. 1377 de 2013, por las cuales se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, la Cooperativa UTRAHUILCA dispone a través de aviso público en la página web www.utrahuilca.coop, y difusión en los demás medios de comunicación de la Cooperativa, que no comparte, divulga o socializa la información personal de los asociados con terceros, a excepción de los procesos que implican el normal desarrollo de las actividades de UTRAHUILCA.

3. Derechos de los Titulares a) Consultar, conocer, actualizar y rectificar su información personal, el cual podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a UTRAHUILCA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad a lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 1. c) Ser informado por parte de UTRAHUILCA, previa solicitud efectuada a través de los canales de comunicación dispuestos por UTRAHUILCA, respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales. d) Presentar quejas por el indebido Tratamiento de su información personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información personal, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4. Propósito de la base de datos de la Cooperativa UTRAHUILCA La información suministrada por los asociados podrá ser usada por UTRAHUILCA para: a) Estudiar y atender las solicitudes de productos y servicios correspondientes al ejercicio de la actividad y objeto social de UTRAHUILCA. b) Comunicar y enviar información sobre productos y servicios, actividades comerciales, promocionales e invitaciones de UTRAHUILCA. c) Informar sobre otros productos y servicios ofrecidos por terceros vinculados o relacionados por convenios. d) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y servicios, que nos permitan realizar una segmentación del mercado, análisis de consumo, preferencias y avaluar la calidad de nuestros servicios. e) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros asociados, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados. f) Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. g) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por UTRAHUILCA. h) Para contactarlo por correo, teléfono, correo electrónico o redes sociales. i) Confirmar, referenciar la información que los asociados indican en el proceso de vinculación o solicitud de productos y servicios de la Cooperativa. Lo anterior podrá realizarse por cualquiera de los medios de contacto informados por los asociados en el proceso de vinculación.

1

Ley Estatutaria 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en los que no es necesaria la autorización del Titular: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5. Cambios en las políticas o en el Aviso de Privacidad Las políticas para la protección de datos están disponibles en la página web www.utrahuilca.coop, cualquier cambio que se efectúe a las políticas o al Aviso de Privacidad será informado en el mismo medio y en los medios de comunicación dispuestos por la Cooperativa UTRAHUILCA.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CONTENIDO

Capítulo I. ASPECTOS GENERALES. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

OBJETO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. ALCANCE. DEFINICIONES.

Capítulo II. PRINCIPIOS RECTORES. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7 2.8.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS. PRINCIPIO DE FINALIDAD. PRINCIPIO DE LIBERTAD. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. PRINCIPIO DE SEGURIDAD. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.

Capítulo III. DERECHOS DE LOS TITULARES. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

DERECHOS DE LOS TITULARES. AUTORIZACIÓN. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. PROPÓSITO DE LAS BASES DE DATOS. VIGENCIA. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.

Capítulo IV. DEBERES DE UTRAHUILCA 4.1. 4.2.

DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

Capítulo V. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN EN LA BASE DE DATOS. CONSULTAS. RECLAMOS. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. MODIFICACIONES. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES

1.1.

OBJETO

La Cooperativa UTRAHUILCA es responsable frente al manejo de los datos personales de sus asociados y está comprometida a protegerlos con adecuadas medidas de seguridad y los utiliza exclusivamente para ejercer su actividad operacional con los asociados actuales y potenciales que acojan y acepten adquirir cualquiera de los productos del portafolio de servicios. Nuestras políticas tienen como objeto garantizar a los asociados el derecho de conocer, actualizar, y rectificar los datos que se hayan registrado en las bases de datos o archivos de la Cooperativa, en referencia al tratamiento, la reserva, autorización para el manejo, recolección, almacenamiento, circulación, supresión y uso de la información personal en la actividad operativa, financiera y administrativa, conforme al marco constitucional y legal establecidos para el tratamiento de la información personal.

1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las políticas serán aplicadas a los datos personales registrados en las bases de información bajo custodia de la Cooperativa UTRAHUILCA, y que por ende sean susceptibles de tratamiento.

1.3. ALCANCE Las políticas serán adoptadas por todos los funcionarios de nivel operativo y administrativo de la Cooperativa UTRAHUILCA y serán aplicadas a todas las bases de datos que se encuentren registradas. UTRAHUILCA adelantará las respectivas capacitaciones, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la Ley y las disposiciones adoptadas por la Cooperativa para asegurar su cumplimiento.

1.4. DEFINICIONES Con el fin de que los asociados y demás usuarios que accedan a estas políticas tengan claridad sobre los términos utilizados en el documento, se informan las definiciones y la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley. a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. e) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. f) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. g) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

CAPÍTULO II PRINCIPIOS RECTORES

Es compromiso de la Cooperativa UTRAHUILCA asimilar y desarrollar acorde a los principios establecidos tanto en la Ley General, como en el Decreto Reglamentario. 2.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento a que se refiere la Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. 2.2. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. 2.3. Principio de Libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 2.4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 2.5. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del

Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 2.6. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 2.7 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 2.8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

CAPÍTULO III DERECHOS DE LOS TITULARES

3.1.

Derechos de los Titulares

g) Consultar, conocer, actualizar y rectificar su información personal, el cual podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. h) Solicitar prueba de la autorización otorgada a UTRAHUILCA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad a lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 20122. 2

Ley Estatutaria 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en los que no es necesaria la autorización del Titular: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

i) Ser informado por parte de UTRAHUILCA, previa solicitud efectuada a través de los canales de comunicación dispuestos por UTRAHUILCA, respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales. j) Presentar quejas por el indebido Tratamiento de su información personal ante la Superintendencia de Industria y Comercio. k) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información personal, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. l) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

3.2.

Autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. Las bases de información de la Cooperativa UTRAHUILCA que contengan datos personales registrados, serán debidamente protegidos con adecuadas medidas de seguridad y los utilizará exclusivamente para ejercer su actividad operacional con los asociados actuales y potenciales que acojan y acepten adquirir cualquiera de los productos del portafolio de servicios que la Cooperativa ofrece. Atendiendo la filosofía cooperativa de los datos sensibles solo exigirá los datos biométricos de los asociados reales y potenciales procurando no afectar la intimidad o generar algún tipo de discriminación que atente contra la libre adhesión o vinculación abierta y registro en la base de datos.

3.3.

Identificación de las bases de datos.

En concordancia con los propósitos que persigue la Ley de protección de datos, se establecen las siguientes políticas para el tratamiento, procesamiento, circulación, supresión y reporte de la información que contiene datos personales:

a) Formalizar y establecer base de datos en la que registrará y guardará el nombre o nombres completos e identificación y demás datos públicos de los asociados adultos e infantiles. b) Organizar la fuente de información que contenga los datos completos de identificación de las personas naturales o jurídicas con las que se tenga cuentas de servicios cooperativos de recaudo, contrato de arrendamiento, contratos de prestación de servicios profesionales, de mano de obra, contrato de suministro de bienes y servicios. c) Formalizar la base de datos personales de los directivos, integrantes de la planta de personal, de los temporales, de los aprendices SENA, de los aspirantes a vincularse como funcionarios y demás personas con las que se tenga vínculo contractual de orden comercial, financiero y laboral.

3.4.

Propósito de las bases de datos

La información suministrada por los asociados podrá ser usada por UTRAHUILCA para: a. Estudiar y atender las solicitudes de productos y servicios correspondientes al ejercicio de la actividad y objeto social de UTRAHUILCA. b. Comunicar y enviar información sobre productos y servicios, actividades comerciales, promocionales e invitaciones de UTRAHUILCA. c. Informar sobre otros productos y servicios ofrecidos por terceros vinculados o relacionados por convenios. d. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y servicios, que nos permitan realizar una segmentación del mercado, análisis de consumo, preferencias y avaluar la calidad de nuestros servicios. e. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros asociados, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados. f. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. g. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por UTRAHUILCA. h. Para contactarlo por correo, teléfono, correo electrónico o redes sociales. i. Confirmar, referenciar la información que los asociados indican en el proceso de vinculación o solicitud de productos y servicios de la Cooperativa. Lo anterior podrá realizarse por cualquiera de los medios de contacto informados por los asociados en el proceso de vinculación.

3.5.

Vigencia

La Cooperativa UTRAHUILCA conserva la información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y en todo caso,

hasta cuando el Titular de la información personal lo indique ya sea en la autorización o en documento posterior.

3.6.

Canales de suministro de la Información

La Cooperativa UTRAHUILCA establece como canales de comunicación con los Titulares de los datos:  Página web: www.utrahuilca.coop  Correo electrónico: [email protected]

CAPÍTULO IV DEBERES DE UTRAHUILCA

4.1. Deberes de UTRAHUILCA como Responsable y Encargado del Tratamiento. a) Garantizar a los Titulares de los datos, a través de los canales de atención establecidos en las presentes políticas, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) UTRAHUILCA conservará las autorizaciones otorgadas por los Titulares cuando éstas consten por escrito, cuando se hayan obtenido a través de la página web o el correo electrónico. c) UTRAHUILCA informará acerca de la finalidad de la recolección de los datos, tanto en la autorización escrita durante el proceso de vinculación y/o solicitud de productos y servicios, como en el Aviso de Privacidad de Datos. De igual manera, el Titular será informado de los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud, según los términos de la Ley. e) UTRAHUILCA conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. f) Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, para lo cual se encuentran definidas en las normas internas de la Cooperativa las especificaciones de confirmación de datos en el proceso de vinculación y en la solicitud de productos y servicios.

g) Adoptar las medidas necesarias para que la información de los Titulares se mantenga actualizada y reportará al Encargado del tratamiento las novedades de los datos que hayan sido suministrados. Es importante aclarar que la colaboración efectiva de los titulares respecto a la actualización de la información es fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber. h) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley. i) Rectificar la información reportada por el Titular de los Datos mediante reclamo. j) Establecer los canales de contacto para atender las peticiones, consultas y reclamos que sean formulados por los Titulares. k) Desarrollar en el sistema las leyendas “reclamo en trámite” y de “información en discusión judicial” para identificar los requerimientos cuando haya lugar. l) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. m) UTRAHUILCA se abstendrá de circular información que sea controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y comercio. n) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. o) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo en la administración de la información de los Titulares. p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que disponga la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.2.

Medidas de seguridad aplicadas al Tratamiento

a) Las bases de datos de información interna de la Cooperativa UTRAHUILCA que contenga datos personales registrados, serán debidamente protegidos con adecuadas medidas de seguridad y los utilizará exclusivamente para ejercer su actividad operacional con los asociados actuales y potenciales que acojan y acepten adquirir cualquiera de los productos del portafolio de servicios que la Cooperativa ofrece. b) UTRAHUILCA además, no hará reporte a terceros de la información procesada sin la previa autorización de los Titulares de las cuentas de asociado, depósitos, ahorro programado, entre otros. c) Si UTRAHUILCA realiza el Tratamiento de la información personal por medio de un tercero ajeno a la Cooperativa, mantendrá un contrato de transmisión de información personal con el ánimo de protegerla y garantizar que el Tratamiento se realice conforme a las disposiciones legales. d) UTRAHUILCA mantendrá almacenada y custodiada la información personal bajo estrictas medidas de seguridad mediante el empleo de herramientas

de seguridad de la información y bajo procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, entre otros. Todo lo anterior, con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.

CAPÍTULO V PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

5.1. Suministro de información de la base de datos La información contenida en la base de datos de la Cooperativa UTRAHUILCA podrá suministrase a: a) b) c) d) e)

Los asociados Titulares. Los representantes legales de asociados infantiles Los representantes legales de personas jurídicas Causahabientes y/o apoderados legales En caso de fallecimiento del asociado se suministrará la información personal al heredero que reconozca la ley. f) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

5.2.

Consultas

En el ejercicio de los derechos que como Titular de los datos personales le asisten a los asociados de conocer, actualizar, rectificar la información que reposa en los archivos de la Cooperativa, podrán solicitar consultas de la información en cualquiera de las Agencias de la Cooperativa o a través del correo electrónico [email protected] diligenciando el formato AS-F-313 opción consulta, adjuntando copia del documento de identificación. Los plazos para dar respuestas a las consultas son de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción y podrá ser prorrogado por cinco (5) días hábiles más.

5.3.

Reclamos

Si el asociado considera que la información contenida en la base de datos de UTRAHUILCA debe ser corregida, actualizada, suprimida o revocada de la

autorización otorgada para el Tratamiento, deberá presentar reclamación en documento escrito dirigido a UTRAHUILCA diligenciando el formato AS-F-313 opción reclamo que se encuentra dispuesto en la página www.utrahuilca.coop, indicando nombre completo, número de identificación, dirección, correo electrónico y teléfono de contacto, adjuntando copia del documento de identidad que lo acredite como el Titular de los datos. Para la formulación de reclamos el asociado deberá informar los hechos que dan lugar al mismo y presentar los documentos que considere pertinentes anexar como soporte. En caso de presentar reclamo en calidad de causahabiente representante o apoderado del Titular, deberá adjuntar el documento que lo acredite como tal. Para que la Cooperativa UTRAHUILCA atienda las reclamaciones es necesario que la documentación requerida se encuentre completa, si falta alguno de los requisitos establecidos se le informará al asociado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los complete. Sí, transcurridos dos (2) meses desde la fecha de notificación del faltante de los documentos, el Titular no ha subsanado el requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo. Los plazos para dar respuestas a los reclamos son de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción y podrá ser prorrogado por ocho (8) días hábiles más de conformidad con lo dispuesto en la Ley.

5.4.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primera instancia el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse o elevar petición ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.5.

Dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

Para velar por el cumplimiento de las disposiciones en la atención de peticiones, consultas y reclamos, se ha delegado como responsable el funcionario Auxiliar Siplaft, adscrito al área de Subgerencia. Ésta dependencia tendrá comunicación constante con las áreas de Dirección Comercial y Mercadeo, Organización y Métodos, Sistemas, Operaciones y Asesor Jurídico externo, con el objetivo de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente acopiados y que se cumplan los deberes que estipula la Ley.

5.6.

Modificaciones

La Cooperativa UTRAHUILCA podrá realizar cambios o modificaciones a las presentes políticas, con el objetivo de cumplir las disposiciones legales aplicadas, los cambios serán efectivos y publicados en la página web www.utrahuilca.coop.

5.7.

Vigencia de la Política de Tratamiento.

Las presentes Políticas para la Protección de Datos de la Cooperativa UTRAHUILCA se ponen en conocimiento de los asociados en la página web www.utrahuilca.coop para su consulta respectiva y permanecerán vigentes durante el ejercicio del objeto social de la Cooperativa.