Kontrola pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 „Europejska Współpraca Terytorialna” – „Współpraca Transgraniczna” Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

•

•

Podstawy prawne kontroli pierwszego stopnia w nowym okresie programowania:

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999[1]. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999[3].

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

•

• • • •

Wojewoda przeprowadza kontrolę zgodnie z następującymi dokumentami:

Program Operacyjny Celu 3 „Europejska Współpraca Terytorialna” – „Współpraca Transgraniczna” Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013, zwany dalej „Programem”, Wspólne uzgodnienia dotyczące kwalifikowalności wydatków przyjęte prze Komitet Monitorujący Programu INTERREG IV Wytyczne Koordynatora Krajowego dla polskich Wnioskodawców Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia 2007–2013 Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 „Europejska Współpraca Terytorialna” – „Współpraca Transgraniczna” Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Cele działań kontrolera Celem działań Kontrolera jest upewnienie się, że zadeklarowane (przedstawione do refundacji) przez Partnera Projektu wydatki są kwalifikowalne czyli: • czy zostały poniesione w ramach realizacji projektu zatwierdzonego do dofinansowania w ramach odpowiedniego funduszu strukturalnego; • czy są niezbędne dla realizacji projektu; • czy są racjonalne; • czy są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania; • czy są zgodne z obowiązującymi przepisami. Kontroler sprawdza również, czy wydatki zostały rzeczywiście poniesione, a towary i usługi zostały dostarczone.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Podstawa weryfikacji wydatków: • Podstawą do zweryfikowania wydatków poniesionych przez Partnera są następujące dokumenty: Raport Partnera zawierający Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (Zestawienie wydatków). Kontrola odbywa się poprzez: • kontrolę administracyjną wydatków; • kontrolę na miejscu realizacji projektu; • wizyty monitorujące; • kontrolę na miejscu na zakończenie realizacji projektów; • kontrole ex-ante i ex-post zamówień publicznych.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola administracyjna: Kontrola administracyjna nazywana jest również „kontrolą zza biurka” I polega na weryfikacji Raportu Partnera wraz z Zestawieniami wydatków. Weryfikacja następuje na podstawie dokumentów poświadczających poniesienie próby wydatków wskazanej przez Kontrolera. Nie należy wcześniej przesyłać dokumentów w formie załączników! Po zakończeniu weryfikacji Partner otrzymuje Poświadczenie wydatków, które przekazuje Partnerowi wiodącemu celem załączenia go do wniosku o płatność.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola administracyjna: Na wezwanie Kontrolera dla wybranej próby wydatków należy przysłać potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: • • • •

zamówienie/zlecenie/umowę z wykonawcą (jeżeli dotyczy); protokół odbioru; rachunek, fakturę, listę płac, delegację; dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty przelewem bądź gotówką: wyciąg bankowy / nr raportu kasowego, kiedy na dokumencie jest adnotacja zapł. gotówką

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola administracyjna: Raport Partnera

___________________________________ (Partner projektu)

dla partnerów z Meklemburgii: Landesförderinstitut M-V Geschäftsbereich der Nord/LB Gruppe Landesprogramme Infrastruktur PSF 16 02 55 19092 Schwerin

______________________________ (Data wpływu raportu)

dla partnerów z Brandenburgii: Investitionsbank Brandenburg 14480 Potsdam

dla partnerów polskich: Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki Wały Chrobrego 4 Szczecin

Nr projektu: ______________________ Tytuł projektu:_____________________________________________________________

Raport partnera

okres sprawozdawczy (dla wszystkich partnerów wybrać możliwie ten sam okres): ………………………….. liczba złożonych dotychczas raportów z postępu realizacji projektu wraz zestawieniami wydatków:.....................………… dotyczy: decyzji o przyznaniu wsparcia / umowy o dofinansowanie z dnia:

......................................

Niniejszym przedkładam do certyfikacji w ramach kontroli z art. 16 rozporządzenia (WE) 1080/2006 poniższe koszty projektu - skumulowane oraz zestawione pojedynczo dokumenty poświadczające poniesione wydatki: 1. Wydatki poniesione i zapłacone w projekcie przez partnera projektu/partnera wiodącego (niewłaściwe skreślić) do chwili złożenia wniosku o płatność 1.1

suma łączna wg zestawień dokumentów:

.....................................

1.2

z tego niekwalifikowalne:

.....................................

1.3

zapłacone kwalifikowalne koszty inwestycyjne i wydatki: (1.1 pomniejszone o pozycję 1.2)

PLN

2. Finansowanie powyższych zrealizowanych i zapłaconych wydatków w projekcie 2.1 2.2

suma łączna z tego

:

........................................................... PLN

dotacja przekazana dotychczas

.......................................................... PLN

środki własne

…………...................………………… PLN

przychody netto

…………...................………………… PLN

pozostałe środki (z podaniem ich źródła)

………………................……. ………. PLN ………………................……………… PLN

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

• Raport Partnera zawiera w szczególności dane na temat postępu realizacji części projektu, za którą odpowiedzialny jest Partner , który go składa. • Dokument jest podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera oraz głównego księgowego/skarbnika/osobę odpowiedzialną za finanse partnera

Kontrola administracyjna: Raport Partnera 3. Dane dotyczące przebiegu projektu L.p. 1

2.

Tak

Nie

Czy opisany w niniejszym raporcie stan realizacji projektu jest zgodny z harmonogramem realizacji zawartym we wniosku o dofinansowanie? Czy zgodnie z planem przedsięwzięcie jest -

intensywnie realizowane

-

finansowane

-

wdrażane z zaangażowaniem

Uwagi W przypadku odpowiedzi „nie“ por. wyjaśnienia w punkcie x

W przypadku odpowiedzi „nie“ por. wyjaśnienia w punkcie x

zasobów kadrowych przez wszystkich partnerów projektu? 4. Opis postępu realizacji projektu od złożenia ostatniego wniosku o płatność wraz z raportem: (Należy przedstawić przebieg projektu od ostatniego raportu z postępu realizacji projektu. Jeżeli przedmiotem wsparcia jest inwestycja, wówczas w szczególności należy się odnieść do postępu prac budowlanych. O ile w punkcie 2 na jedno lub więcej pytań zakreślono odpowiedź „nie“, wówczas należy szczegółowo opisać przyczyny takiego stanu rzeczy. W razie potrzeby należy załączyć dodatkową kartkę z wyjaśnieniami.) Oświadczamy, że realizacja przedsięwzięcia nastąpiła zgodnie z przepisami - dla niemieckich beneficjentów VOB/VOL/VOF (niewłaściwe skreślić). - dla polskich beneficjentów (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1058 z późniejszymi zmianami) Wskazówka: Wraz z raportem partnera należy złożyć skumulowane i zestawione pojedynczo dokumenty poświadczające poniesione wydatki, w podziale na kategorie kosztów zgodnie z umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu dofinansowania wg wzoru tabeli w załączniku 1. Bez zestawienia pojedynczych dokumentów poświadczających poniesione wydatki nie zostanie wydany certyfikat. Niniejszym oświadczam/y, że wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone i mogą być udokumentowane w formie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej. Oryginały dokumentów są przechowywane do celów kontrolnych i zostaną przedłożone na wezwanie. Dla beneficjentów polskich: Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Dla beneficjentów niemieckich: Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z kodeksu karnego w stosunku do danych zawartych powyżej. Potwierdzam poprawność merytoryczną i rachunkową Miejscowość/data ______________________________________________ ___ Potwierdzenie poprawności merytorycznej i rachunkowej (doradca podatko wy/biegły rewident* lub główny księgowy/skarbnik)

Miejscowość/data _________________________________________ _______ Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta

Informacja: Prosimy o przedłożenie oryginału niniejszego formularza. Załącznik nr 1 oraz zestawienie dokumentów poświadczających poniesione wydatki może zostać przesłane pocztą elektroniczną.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

• Podpisany formularz Raportu należy złożyć do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz przesłać pocztą elektroniczną. Cały Raport Partnera jest wypełniany w złotówkach, przeliczenia na Euro dokonuje Partner wiodący skałdając wniosek o płatność.

Raport Partnera: załącznik nr 1 Załącznik 1 do raportu beneficjenta: ....................................... Kumulacyjne zestawienie wydatków i refundacji (dane w PLN ) W poniższej tabeli proszę umieścić skumulowane dane z zestawień wydatków poniesionych w okresach rozliczeniowych . Uwaga: Należy pamiętać, że suma łączna wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki odpowiada danym z punktu 1.1 wniosku beneficjenta o płatność, a suma nie kwalifikowalnych kosztów inwestycyjnych powinna zostać podana w punkcie 1.2. kategorie wydatków zgodnie zwnoskiem o dofinansowanie

wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym

wydatki poniesione od początku realizacji

Koszty osobowe Koszty rzeczowe Koszty usług zewnętrznych Koszty inwestycyjne Koszty marketingu Pozostałe koszty Inwestycje nie kwalifikowalne Suma (por. nr 1.1 wniosku o płatrność)

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

• Załacznik nr 1 zawiera kumulacyjne zestawienie wydatków w projekcie i jest również wypełniany w złotówkach

Raport Partnera: załącznik nr 2 Załącznik nr 2 to Zestawienie dowodów poniesionych wydatków. załącznik numer 2 do raportu beneficjenta z realizacji projektu

Zestawienie wydatków poniesionych w czasie realizacji projektu nazwa projektu Nr projektu

nr umowy/decyzji o przyznaniuwsparcia okres rozliczeniowy Partner projektu (Nazwa i adres)

l.p. kategoria wydatków . zgodnie z wnioskiem

Nr faktury

numer księgowy

Data zawarcia umowy/zamówienia /zlecenia

Data wystawienia faktury

proszę dokonać podsumowania dokumentów osobno dla kazdej kategorii wydatków.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Przedmiot Data zapłacenia dostawy/us kwota dokumentu (obciążenia) – wg wyciągu ług/ treść z konta Wystawca faktury netto brutto

kwota wydatków kwalifikowalnych netto brutto

Kontrola administracyjna: Raport Partnera • Raport Partnera powinien zostać wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera oraz osobę odpowiedzialną za finanse Partnera. • Istotne jest składanie wersji papierowej i odpowiadającej jej wersji elektronicznej. • W Raporcie Partnera należy wypełnić również załącznik 1 Kumulacyjne zestawienie kosztów oraz załącznik nr 2 Zestawienie dowodów poniesionych wydatków • Na podstawie załącznika nr 2 Zestawienie dowodów poniesionych wydatków Kontroler sporządza próbę wydatków i prosi Partnera o przekazanie dokumentów do kontroli. • Kopie dokumentów powinny być identyczne z oryginałami i zawierać datę poświadczenia za zgodność.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola administracyjna: opisy dokumentów Opis faktury/rachunku powinien zawierać: 





 





nazwa projektu i numer, (jeśli został nadany), opis związku wydatku z projektem – w tym oznaczenie do której kategorii wydatku lub linii budżetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie odnosi się wydatek opisany fakturą (np.: koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.), numer księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany, informacja o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, podstawa prawna, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; należy podać przepis w ustawie, na podstawie którego wydatek jest dokonany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy; w przypadku kosztów delegacji służbowych opis dotyczący zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych nie jest wymagany, adnotacja mówiąca, że projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub/oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia 2007–2013, adnotacja z numerem i datą zawarcia umowy o dofinansowanie projektu.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola zamówień publicznych Zamówienia publiczne dokonywane w ramach realizacji projektu są kontrolowane w ramach kontroli ex-ante (przed ogłoszeniem zamówienia) oraz ex-post (po wykonaniu i rozliczeniu zamówienia). • Kontrola ex-ante jest dokonywana przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego i obejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez beneficjenta Kontrolerow. Kontroler weryfikuje ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do negocjacji lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia procedury zamówienia publicznego.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola zamówień publicznych Kontroler weryfikuje powyższą dokumentację w szczególności pod względem zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności: – zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, – zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, – możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, – podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w SIWZ, – prawidłowości wyboru trybu zamówienia, – przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola zamówień publicznych Kontrola ex–post co do zasady odbywa się po udzieleniu i wykonaniu zamówienia oraz dokonaniu płatności, czyli w trakcie kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu. Zakres kontroli obejmuje wtedy całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. Jednak kontrola ex–post jest dokonywana również w trakcie kontroli administracyjnej, jeżeli wydatki ujęte w Raporcie Partnera zostały poniesione w ramach dokonania zamówienia publicznego. Kontrola obejmuje umowę zamówienia publicznego, protokoły odbioru oraz zgodność SIWZ z planem kosztów.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Kontrola na miejscu • Kontrolę na miejscu realizacji Kontroler przeprowadza na wybranej próbie projektów: – w trakcie trwania projektu, sprawdzając postęp prac inwestycyjnych i dostaw, prognozy osiągnięcia wskaźników na zakończenie realizacji jak również monitorując prowadzenie dokumentacji projektu w siedzibie Partnera. – na zakończenie realizacji projektu, sprawdzając wykonane prace inwestycyjne i dostawy jak również poziom osiągniętych wskaźników. Sprawdzeniu podlega również prawidłowość prowadzenia księgowości dla projektu i archiwizacji dokumentów.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Wizyta monitorująca • Wizyty monitorujące są elementem kontroli projektów miękkich – wizytacje szkoleń, warsztatów itp. Termin wizyty monitorującej nie jest powiązany z terminem kontroli na miejscu po zakończeniu realizacji projektu, natomiast jest ściśle uzależniony od harmonogramu realizacji projektu.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Fundusz Małych Projektów • W mikroprojektach czynności kontrolnych dokonuje Partner wiodący FMP przed sporządzeniem Raportu Partnera. • Raport Partnera z realizacji FMP zawiera zestawienie wydatków mikrobeneficjentów w podziale na poszczególne projekty oraz zestawienie wydatków poniesionych na koszty zarządzania projektem. • Kontroler dokonuje raz do roku w siedzibie Partnera wiodącego FMP sprawdzenia systemu kontroli mikroprojektów. W czasie tej kontroli dokonywana jest również kontrola na miejscu realizacji mikroprojektów.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska

Dziękuję za uwagę.

październik 2009

Katarzyna Wołyńska-Tarnowska