Kombinierte PERSONET Abfrage –"Reisekosten" (Stand: August 2015) 1. Arbeiten Sie mit einer Reisekostensoftware mit digitalen Belegen? Falls ja, mit welcher Software? Welche Softwareanbieter haben Sie in die engere Wahl gezogen? 2. Haben Sie hier SAP im Einsatz (Travel Management)? 3. Welche Vereinbarungen wurden hinsichtlich digitaler Belege (z. B. Foto von der Rechnung) mit dem Finanzamt getroffen? Werden diese problemlos akzeptiert? 4. Werden dennoch Originalbelege in Papierform nachgereicht und archiviert? 5. Welcher Abteilung obliegt in ihrem Hause die Reisekostenabrechnung? Personal oder doch anderweitig? 6. Gelten für die Beantragung/Buchung von Reisen Reiserichtlinien (z. B. Art des Hotels, Höhe der max. zulässigen Aufwendungen, ggf. nach Mitarbeitergruppen differenziert)? Wenn ja, welche Punkte sind darin geregelt? 7. In welchem Verhältnis stehen in Ihrem Unternehmen die Reisekosten zum Umsatz? Unternehmen

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Reisekosten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Händische Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen Nein Arbeit mit Originalbelegen Immer Originalbelege Finanzen Regelung im Firmenhandbuch; zentrale Buchung der Reisen 7. Kennzahl noch nicht vorhanden; Betrachtung im Verhältnis zum Vorjahr und Budget 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Keine Software im Einsatz Kein SAP im Einsatz Entfällt, da Archivierung der Originale Ja, s. o. Rechnungswesen Ja, Reiserichtlinie für u. a. Verkehrsmittel, Hotels, Abrechnungsmodalität, Verpflegungsmehraufwendungen, Auslandsreisen, Versicherungsschutz 7. Keine Statistik/ Kennzahl für Reisekosten - Umsatz 1. Arbeit mit eigener SharePoint-Lösung; eigentliche Verbuchung über ERP-System Microsoft NAV 2. Nein 3. Nicht bekannt 4. Nicht bekannt 5. Buchhaltung 6. Gliederung der internen Reisekostenrichtlinie mit verschiedenen Regelungen  auf Anfrage im PERSONET 7. k. A., da Reisekostenabrechnung nicht über HR

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Reisekosten 1. Nein 2. Nein 3. Keine Vereinbarung vorgesehen; Definition bzw. Einschränkung der Möglichkeiten durch diverse BM/FSchreiben 4. Nein, geringe Ausnahme bzgl. Belege für spezielle steuerliche Zwecke 5. Vollumfänglich Finanzbuchhaltung 6. Ja, explizite Definitionen in der Reiserichtlinie → Orientierung an betriebswirtschaftlichen Zielen und Differenzierung nach Mitarbeitergruppen → Interesse an detaillierter Zusammenarbeit in einer PERSONET-Fokusgruppe „Reiserichtlinie“ 7. Kennzahl nicht wirklich groß und bislang unbedeutend; Verhältnis Reisekosten - Umsatz in 2014: 1 % Anmerkung: Alle genannten Reisekostenanteile sowie Reisenebenkosten als Bestandteil dieser Kennzahl 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nein Nein In Papierform Siehe Punkt 3. Nur Personalabteilung i. d. R. nur Übernachtungen in den Akademien  keine Differenzierung 7. k. A. 1. HR-Works; digitale Belege möglich, Arbeit jedoch mit Originalbelegen 2. Nein 3. Keine Vereinbarung 4. Ablage der Originalbelege 5. Finanzbuchhaltung 6. Regelung der Höhe der Übernachtungskosten und Benutzung öfftl. Verkehrsmittel 7. k. A. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nein Nein Buchhaltung Keine Reiserichtlinien; Wahl des Hotels durch Mitarbeiter selbst; keine Maximalaufwendungen  verantwortungsvolle und vernünftige Auswahl 7. k. A.

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Reisekosten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

k. A., da keine Anwendung s. o. s. o. s. o. Gesamte Abwicklung in Finanzbuchhaltung Auszug aus Reisekostenrichtlinie  auf Anfrage im PERSONET 7. in keinem Verhältnis 1. Reisekostensoftware auf SAP-Basis mit selbst eingepflegten Modifikationen 3. Theoretisch ausschließliche Arbeit mit digitalen Belegen möglich; Akzeptanz digitaler Belege beim Finanzamt, wenn ohne große Mühe abrufbar (lt. Auskunft Finanzamt)  Dann: Wegfall von Originalbelegen 4. In der Praxis Nachreichung der Originalbelege in Papierform zur Archivierung im Finance Shared Services Center 5. Abrechnung in Bayreuth durch HR-AS (Administration Service  ein Team von Bereichsassistenten; in Hamburg durch die Reisenden selbst 6. Gliederung der hausinternen Reiserichtlinie  auf Anfrage im PERSONET 7. In Bezug auf den Umsatz sehr geringe Reisekosten, daher keine Kennzahl; dennoch Fokus innerhalb des Unternehmens auf Reduzierung von Reisekosten insbesondere durch verstärkte Nutzung von Videokonferenzen bzw. Nutzung des WEBEX Tools 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nein Nein Fuhrparkleitung Reiserichtlinien mit Verweis auf Angemessenheit der Kosten, sonst keine weitere Differenzierung 7. Keine Zahlen vorliegend 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

HRworks  Auswahl zwischen HRworks und Haufe Nein Bisher noch keine Ja Personalabteilung Nein, nur mündliche Absprachen Verhältnis Gesamt-Reisekosten - Umsatz in 2014: ca. 0,47 %

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Nein Nein Keine Ja Personal Nein Keine Auswertungen hierzu

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1. Noch nicht; mittelfristig in Planung; weiterführender Kontakt mit Opentext  Entscheidung steht noch aus 2. SAP Travel Management im Einsatz 3. Noch keine Vereinbarung – vermutlich unkritisch; Voraussetzung: Unveränderbare Scans der Belege → Notwendigkeit der Investition in dafür geeignete, spezielle Scanner (in großer Anzahl) oder Zentralisierung der Reisekostenabrechnung  Mögliche Zielstellung: Scan und Weiterleitung der Belege in Kombination mit einer Aufbewahrung in Papierform durch den Reisenden/ Assistenz, falls ausbleibende Akzeptanz digitaler Belege durch Finanzamt 4. Aufbewahrung im Original beim Reisenden 5. Früher Finance, seit 2013 (Einführung SAP Travel Management als Teil des Moduls SAP HR) HR, System und Abrechnung inkl. First Level Support für die mit der Pflege der Daten in SAP HR (Vorbereitung der Abrechnung) beauftragten Reisenden und Sekretariate 6. Umfangreiche Reiserichtlinie; bei Bedarf gerne Austausch 7. Derzeit keine Arbeit mit diesen Kennzahlen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

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Nein SAP nicht im Einsatz Entfällt, da keine Arbeit mit digitalen Belegen Siehe Punkt 3. Personal/ Lohnbuchhaltung Folgende Richtlinien:  Hotel ab 2,5* mit einer Mindestbewertung von 7,5 Punkten in unserem Buchungsportal Ehotel;  Kosten für eine Übernachtung im Einzelzimmer inkl. Frühstück: 100,00 EUR netto (bei Besonderheiten wie Messe, Hotel im Ausland, Veranstaltungen Korrektur nach oben möglich)  keine Unterscheidung bei den Mitarbeitergruppen 7. Keine Auswertung Reisekosten zu Umsatz

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1. Keine Software für Reisekostenabrechnung  entsprechende Angebote, aber Entscheidung dagegen

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Reisekosten  Eintragung der Reisekosten durch den Mitarbeiter bzw. Sekretariat in entsprechendes Formular und Anhang aller Belege; Bestätigung der sachlichen Richtigkeit durch Unterschrift des Vorgesetzten 2. Prüfung der Belege durch Reisekostenstelle auf steuerliche Richtigkeit unter Berücksichtigung der Reiserichtlinien; zur Verrechnung mit dem Mitarbeiter Eingabe in SAP-Programm 5. Reisekostenstelle im Bereich Personal- und Sozialwesen 6. Hotelregelung: Buchung des Hotels durch Mitarbeiter selbst bzw. Sekretariat → Maximaler Preis für Übernachtung ohne Frühstück im Inland: 80,00 EUR im Ausland: 100,00 EUR → Genehmigung der Geschäftsführung bei Preisüberschreitungen

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1. Lexware, allerdings ohne Digitalisierung der Belege 2. Umstellung auf integrierte SAP HR3 Reisekostenabrechnung in Planung für 2016 3. Entfällt, da keine Arbeit mit digitalen Belegen 4. k. A. 5. Assistenz der Geschäftsleitung 6. Es gelten die jeweils aktuellen Reiserichtlinien  werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt Keine Differenzierung nach Mitarbeitergruppen;  Zur Sicherstellung der Gleichbehandlung Buchungen für Reisen (Hotel, Flüge etc.) ausschließlich durch Assistenz der Geschäftsleitung  Anstreben eines "einheitlichen" Niveaus; durch internationale Ausrichtung nicht vermeidbare länderspezifische Unterschiede hinsichtlich Ausstattung und Komfort - speziell bei Hotels  Upgrades für alle Flüge, Hotels und andere Verkehrsmittel unter folgenden Voraussetzungen:  Genehmigung durch die geschäftsführende Gesellschafterin im Rahmen des Reiseantrags  Verwendung privater Bonusmeilen  Ausgleich des Mehrpreises durch den Mitarbeiter  Buchung von Nonstop-Intercontinental-Flügen über 10 Std. Dauer in der Business Klasse 7. Lediglich Ermittlung der Gesamtkosten pro Firma, Jahr und Kostenstelle; keine Betrachtung im Verhältnis zum Umsatz

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1. Bearbeitung online über selbst erstellte SharePointAnwendung; Bearbeitung der zugehörigen Belege weiterhin auf dem Papier- und Postweg 2. Grundsätzlich Arbeit mit SAP, aber nicht für Reisekosten 3. Ja 4. Ja 5. Abteilung Personal und Entwicklung 6. Auszug der Reiserichtlinien  auf Anfrage im PERSONET 7. Deutlich unter 1 % 1. 2. 3. 4.

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Derzeit noch nicht, aber in Planung Nein, SAP nicht im Einsatz Derzeit noch keine Vereinbarungen getroffen Ausschließliche Verwendung der Originalbelege und Archivierung 5. Finanzbuchhaltung; aktuelle Überlegungen hinsichtlich Bündelung mit der Buchung von Reisen sowie der Fuhrparkverwaltung in einem „Mobilitätsmanagement“ 6. Ja, bei Buchung von Reisen über unsere Buchungsplattform erfolgt Abgleich mit Reiserichtlinie; aufgrund von regional und bei Messen stark schwankenden Preisen wurden keine Freigrenzen in der Buchungsplattform hinterlegt 7. Keine Betrachtung der Reisekosten im Verhältnis zum Umsatz, jedoch erhalten die Projektleiter in Ihrer Verantwortung für das Projektergebnis die anfallenden Reisekosten verursachungsgerecht in den Projektkosten mit aufgeführt. Im Rahmen des Projektcontrollings werden auch die Reisekosten mit den kalkulierten oder veranschlagten Reisekosten kontrolliert und optimiert.