GUIA METODOLOGICA PARA LA REALIZACION DEL DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO A TRAVES DE MESAS SECTORIALES PLAN DE DESARROLLO “QUINDIO FIRME” 2012 - 2015

MARTHA LILIANA AGUDELO. SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION EQUIPO TECNICO PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL

OBJETIVO La presente guía se ha elaborado con el fin de establecer la metodología básica para llevar a cabo las mesas sectoriales dentro del proceso de diagnóstico en la formulación participativa e incluyente del Plan de Desarrollo Departamental.

FASES La metodología establecida se ha discriminado en 3 fases:

FASE 1

FASE 2

FASE 3

• Preparación

• Ejecución

• Sistematización

Fase de preparación Esta fase contempla los aspectos organizativos y logísticos previos a tener en cuenta para la realización exitosa de las mesas sectoriales, e implica lo siguiente:

Definición de los sectores a trabajar. Derivado de lo establecido en el programa de gobierno se han definido los siguientes los sectores por dimensión:

DESARROLLO SOCIAL

•EDUCACION •SALUD •CULTURA •DEPORTE Y RECREACION •SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA •INTEGRACION SOCIAL GRUPOS CON CONDICION ESPECIAL •SEGURIDAD ALIMENTARIA

DESARROLLO ECONOMICO Y COMPETITIVIDAD

•AGROINDUSTRIA •TURISMO Y PAISAJE CULTURAL CAFETERO •INDUSTRIA Y COMERCIO •TICS

DESARROLLO SOPORTE FISICO TERRITORIAL

•INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO •ORDENAMIENTO TERRITORIAL •GESTION DEL RIESGO

DESARROLLO AMBIENTAL

DESARROLLO INSTITUCIONAL

•GESTION DE RECURSOS HIDRICOS •BIODIVERSIDAD Y SERVICIOS ECOSISTEMICOS •GESTION AMBIENTAL SECTORIAL Y URBANA •CAMBIO CLIMATICO

•PARTICIPACION SOCIAL COMUNITARIA •ALIANZAS PARA EL DESARROLLO

Definición de estructura y roles del talento humano La estructura básica está dada de la siguiente forma: experto técnico

COORDINADOR GENERAL

FACILITADOR ENCUENTRO SECTORIAL

equipo de apoyo

persona de apoyo logístico pesona de apoyo al faciltador

Los roles y responsabilidades se describen en el siguiente cuadro ACTOR

ROL

RESPONSABILIDADES 

COORDINADOR GENERAL

FACILITADOR DE MESA

EQUIPO DE APOYO

Coordinar con los facilitadores la realización de cada una de las mesas Establecer el enlace con el equipo técnico de plan de desarrollo. Gestionar recursos ante la secretaría de planeación y demás dependencias que se requieran. Gestionar el punto de contacto para realizar las mesas. Garantizar la documentación y sistematización de los productos obtenidos en las mesas

Realizar coordinación general del proceso que asegure el cumplimiento del cronograma y los productos establecidos



Llevar a cabo las mesa sectorial asignada de acuerdo con los parámetros metodológicos establecidos..

    

Apoyar la ejecución de las mesas sectoriales asignadas

PERSONA DE APOYO LOGISTICO  Alistar el lugar de realización de las mesas  Recoge la asistencia en los registros establecidos  Apoyar el suministro de refrigerios y materiales y recolección de productos PERSONA DE APOYO AL FACILITADOR  Apoya a los grupos para asegurarse que la metodología se aplique en los grupos y se obtengan los productos deseados..  Hace registros fotográficos de las carteleras y momentos de la reunión. EXPERTO TECNICO  Presenta los componentes básicos del Sector y resuelve inquietudes técnicas respecto del tema en las mesas

  

Establecer el enlace con el coordinador general Realizar las convocatorias de los actores del sector Establecer y coordinar el equipo de apoyo logístico. Coordinar la logística en el lugar de realización de las mesas. Sistematizar la mesa realizada

Definición de la logística requerida RECURSO HUMANO

RECURSOS TECNOLOGICOS

RECURSOS FISICOS

• 1 Coordinador • 1 lider por mesa sectorial ( participación activa de los secretarios de gobierno y directores de institutos decentralizados) • 1 equipo de apoyo por mesa ( mínimo 2 personas) • 1 experto técnico del sector • 1 Comunicador

• Formatos de diagnóstico • Carteleras • Formatos de asistencia • Mesas • Sillas • Marcadores gruesos • Marcadores delgados • Lapiceros • Cinta tesa • Refrigerios • Pendones • Lugar de contacto

• Base de datos de actores por sector • Videobeam • Extensión de cable • Portatil • Amplificador de sonido • Cámara fotográfica / filmadora

Definición de cronograma macro de actividades ACTIVIDAD GENERAL Preparación mesas Convocatoria de actores Ejecución mesas Sistematización mesas

FEBRERO 2012 1

2

3

4

5

6

7

8

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Fase de ejecución en sitio Una vez se hayan convocado los actores a los puntos de encuentro y se hayan dispuesto la logística y recursos, se procede a realizar la mesa sectorial de acuerdo con los 3 momentos definidos a continuación: MOMENTO

ACTIVIDAD 1. Registrar asistencia

INTRODUCCION

2. Dar la bienvenida y presentar al equipo

3. Explicar la metodología

4. Conformar grupos de trabajo

DESARROLLO 5. Definir problemas del sector

DESCRIPCION A medida que los convocados ingresan al lugar de contacto, la persona de apoyo logístico gestiona el diligenciamiento del registro de asistencia. La cabeza visible del proceso, da la bienvenida y los agradecimientos a los participantes convocados en nombre de la gobernación Así mismo, hace la presentación del facilitador y del equipo de la mesa, explica los alcances del evento, enmarca la actividad en la línea correspondiente al plan de gobierno y motiva la participación El facilitador de mesa explica la metodología general a seguir durante la reunión y acuerda las reglas de juego para el éxito de la reunión, utilizando un cartelera, que haga visible la participación de los convocados. El facilitador junto con la(s) persona(s) de apoyo conforma los grupos de trabajo de máximo 10 personas cada uno (idealmente 7) y los ubica en sus respectivas mesas de trabajo. Cada grupo es asistido por un facilitador o en su defecto se debe nombrar un coordinador quien se encargará de moderar las participaciones y de registrar la información que se vaya obteniendo en cada uno de los momentos del ejercicio. Conformados los grupos, se explica la metodología que se utilizará para definir los problemas y el tiempo máximo que se tiene. Se reparten los materiales a cada uno (fichas, cartelera y marcadores) y se solicita a los participantes que definan máximo 10 problemas importantes del sector utilizando la técnica de lluvia de ideas. Para ello se reparte a cada participante un máximo de 3 tarjetas de color verde donde deben anotar un problema por tarjeta, teniendo en cuenta que su redacción debe iniciar con un adjetivo (deficiente, falta de, poca, insuficiente, etc) .Las tarjetas deben agruparse de tal manera que permitan identificar

TIEMPO

30 minutos

10 minutos

50 minutos

6. Priorizar los problemas

7. Caracterizar los problemas priorizados

8. Georeferenciar los problemas priorizados

9. Establecer alternativas de solución

10. Socializar el trabajo 11. Recoger registros del trabajo FINALIZACION 12. Hacer cierre de la reunión

problemáticas comunes que serán escritas en tarjetas de color rosado. Con los problemas elegidos, cada grupo procede a priorizarlos, para lo cual se reparte la cartelera de priorización en donde se ubican los problemas identificados y la guía de criterios. Se procede a calificar cada problema por consenso criterio por criterio. .Una vez calificados se suman los puntajes obtenidos en cada criterio y se procede a determinar los 3 de mayor puntaje, que serán los 3 problemas priorizados. En caso de que haya puntajes totales iguales en algunos problemas, el grupo decidirá por consenso cuáles deben hacer parte de los 3 que se seguirá trabajando. Con los 3 problemas priorizados se solicita al grupo que los ubiquen en la cartelera de identificación de problemas con caracterización poblacional y que procedan a caracterizar cada uno de acuerdo con los criterios establecidos. Utilizando código de colores (rojo, verde y azul) se procede a diligenciar las casillas correspondientes marcando una X con color que mejor exprese el grado de afectación a los grupos poblacionales, así rojo si es alto, verde si es medio y azul si es bajo. Una vez caracterizados poblacionalmente los problemas se solicita al grupo que ubique en el mapa que se reparte, los 3 problemas elegidos teniendo en cuenta los municipios donde pueden estar presentándose con mayor frecuencia o afectación. Para ello se utilizan stickers de colores que expresan el grado de criticidad del problema en un determinado municipio: rojo si es alto; amarillo si es medio y verde si es bajo. Al lado de cada sticker se anota el número del problema priorizado al cual se refiere. Una vez se ubican los 3 problemas priorizados en la cartelera de alternativas de solución, los miembros de los grupos establecen por consenso 3 alternativas de solución teniendo en cuenta los criterios enunciados en el anexo. Las alternativas se consignan en las tarjetas amarillas y se procesan en la cartelera de alternativas de solución. Las carteleras de cada grupo se exhiben para que los grupos observen el trabajo de cada uno. Así mismo, el facilitador de mesa explica que la sistematización definitiva de la mesa será hecha posteriormente por el equipo de la gobernación. El equipo de apoyo recoge los instrumentos de diagnóstico que se han diligenciado y los materiales utilizados y verifica que todos los participantes hayan diligenciado la asistencia. El líder de mesa obtiene retroalimentación sobre el trabajo realizado y termina la reunión agradeciendo la asistencia y la participación de los convocados. El equipo de apoyo ordena y limpia el salón.

20 minutos

20 minutos

20 minutos

30 minutos

15 minutos

15 minutos

NOTAS:   

Después del punto 7 se reparte el refrigerio a cada asistente. Durante el transcurso de la reunión se toman registros fotográficos que documenten las diferentes actividades. Durante el transcurso de la reunión la persona de apoyo logístico está pendiente de que todos los convocados hayan diligenciado el registro de asistencia.

Fase de sistematización de la información En esta fase se consolida la información obtenida en los instrumentos de diagnóstico empleados en las mesas de trabajo. El coordinador general de las mesas sectoriales, junto con el líder de cada mesa, son los responsables de esta actividad cuyo producto principal es el listado de problemas caracterizado por sector priorizado y caracterizado poblacionalmente, junto con las alternativas de solución a cada problema consolidadas y priorizadas.

ANEXOS

1. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL. PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS 2. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PRIORIZADOS

SECTORIAL. PROBLEMAS

3. CRITERIOS PARA LA PRIORIZACION DE PROBLEMAS. 4. MAPA PARA LA GEOREFERENCIACION DE PROBLEMAS. 5. INSTRUMENTO ALTERNATIVAS PRIORIZADOS.

DE DIAGNÓSTICO DE SOLUCION A LOS

SECTORIAL. PROBLEMAS

6. CRITERIOS PARA ESTABLECER LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCION

GOBERNACION DEL QUINDIO

SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

SECTOR_____________________________LUGAR DE REUNION __________________________FECHA________________

CRITERIOS DE PRIORIZACION

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Cobertura

Gravedad

Duración

Gobernabilidad

PUNTAJE OBTENIDO

GOBERNACION DEL QUINDIO

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL UBICACIÓN ESPACIAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

IMPACTO / AFECTACION ALTO MEDIO BAJO

SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

RANGOS DE EDAD UTILIZADOS EN LA CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS GRUPO EDAD

RANGOS DE EDAD

Preescolares

Menores de 6 años

Escolares

De 7 a 11 años

Jóvenes /adolescentes

De 12 17 años

Adultos en edad productiva

De 15 a 64 años

Tercera edad/ adulto mayor

65 y más años

CRITERIOS PARA ESTABLECER ALTERNATIVAS DE SOLUCION A LOS PROBLEMAS PRIORIZADOS

CRITERIO

SIGNIFICADO

ENFOQUE DE CAUSAS

 La alternativa apunta realmente a solucionar la causa o causas del problema

PERIODO DE MADURACION

 Que los resultados de implementar la alternativa puedan ser visibles en el período de gobierno

CONTINUIDAD / POSTERGACION

 Que la alternativa pueda tener continuidad

RECURSOS

 Que la alternativa sea viable financieramente.

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

GOBERNACION DEL QUINDIO

SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________ Principalmente, a qué grupos de edad están afectando estos problemas y en qué grado ?

A qué grupos con condición especial estarían afectando estos problemas y en qué grado?

Cuáles son los problemas de este SECTOR que merecen atención prioritaria?