Grundlagen Excel 2010 Inhalt: Der Kurs soll den Einstieg in die Tabellenkalkulation mit Excel erleichtern. Sie lernen Texte und Zahlen zu verwenden, Zellen zu formatieren, eine Grafik einzufügen, Kommentare zu hinterlegen und einfache Funktionen anzuwenden, sowie eine Spalte ein- und auszublenden. Die Übungsdateien für diese Einführung finden Sie auf der Homepage der Schule Oberhaunstadt. Wählen Sie dazu in der Navigation den Menüpunkt „EDV“ und das Unterverzeichnis „EXCEL-Kurs“.

Im letzten Teil wird auf die Exportfunktion von ASV und den Import nach EXCEL eingegangen.

W. Heßlinger

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1 Vorbemerkungen Hört man EXCEL so denken die meisten Anwender gleich an Mathematik und Berechnungen, doch dieses Programm kann auch Tabellen sortieren und filtern, sowie Diagramme zur Veranschaulichung schnell und einfach erstellen Für diesen Lehrgang benötigen Sie keine Kenntnisse von EXCEL, es handelt sich hier um eine Einführung. Anhand mehrerer Beispiele werden wir die verschiedenen Möglichkeiten von EXCEL kennen lernen. Die Beispiele gelten für die Versionen ab EXCEL 2010 und sind auch teilweise auf weitere Versionen übertragbar. EXCEL ist nicht schwer zu erlernen – manche meinen sogar, dass EXCEL einfacher als WORD zu bedienen ist. Bevor wir uns aber mit EXCEL beschäftigen, soll zunächst kurz die Optik des neuen Microsoft Office näher begutachtet werden. 2 Hinweise zum neuen Office Seit dem Erscheinen von Office 2007 hat sich nicht nur das Erscheinungsbild geändert, sondern es kamen neue Funktionen hinzu. So sind die Oberflächen von Word, Excel und PowerPoint jetzt weitgehend angepasst, ebenso kann man jetzt jede Datei im pdf-Format abspeichern. Die zweiten großen Neuerungen sind das sog. Menüband (ribbon) und die Schnellzugriffs-Leiste. Schnellzugriffsleiste

Menüband 2.1

Anpassung der Schnellzugriffsleiste

Durch Klicken auf das Dropdownsymbol kann durch Anklicken der einzelnen Befehle die Schnellzugriffsleiste angepasst werden. Ebenso kann diese Leiste auch unter dem Menüband angezeigt werden. Diese Option ist aber Geschmackssache.

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2.2



Der Bildschirm von EXCEL

Kontextsensitive Register Je nach der gerade aktuellen Arbeitssituation werden zusätzliche Register angeboten, jedoch nicht automatisch eingeblendet. Dies betrifft beispielsweise die Arbeit mit eingefügten grafischen Elementen oder auch Kopf- und Fuß-zeilen. In der nebenstehenden Abbildung ist das angebotene Register „Bildtools“ eingerahmt hervorgehoben. Nach Bedarf muss dieses dann ausgewählt werden.

 Minimieren des Menübands Das Menüband beansprucht einen recht großen Teil der Arbeitsumgebung. Deshalb kann das Menüband minimiert werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: - Rechte Maustaste auf das Menüband Schaltfläche - Schaltfläche „Menüband minimieren“ Menüband minimieren

Kontextmenü Rechte Maustaste

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 Verschiedene Ansichten Neben der als „Normal“ bezeichneten Ansicht, die vor allem für die eigentliche Kalkulation in Microsoft Office Excel 2010 verwendet wird, gibt es die Ansicht „Seitenlayout“. Diese dient der Vorbereitung des Ausdrucks eines Tabellenblattes, kann aber ebenso auch zum „normalen Arbeiten“ verwendet werden. So gibt es in dieser Ansicht vertikale und horizontale Lineale sowie die Möglichkeit, die Kopf- und Fußzeile direkt zu bearbeiten. 3 Erstellen eines Stundenplans Zunächst werden wir anhand eines Stundenplans folgende Funktionen kennen lernen:  Texteingabe und Bearbeitungsleiste  Ausfüllen von Datenreihen  Automatische Vervollständigung  Formatieren der Zellen, Schrift  Seite einrichten  Speichern von Dateien 3.1

Rechnen mit EXCEL

Im zweiten Teil werden wir einen Haushaltsplan erstellen. Dabei werden Sie folgende Funktionen lernen:  Arbeit mit Zellenformaten  Formeln: AutoSumme, Addition, Subtraktion  Hinzufügen von Zeilen und Spalten  Ändern der Zellgröße  Tabellen gestalten 3.2

Rechnen mit EXCEL

Im weiteren Verlauf werden wir eine Prozentrechnung erstellen. Dabei werden Sie folgende Funktionen lernen:  Berechnen von Netto, Brutto, Mehrwertsteuer  Anordnen, kopieren und umbenennen von Registern  relativer und absoluter Zellbezug 3.3

Diagramme mit EXCEL  Zahleneingabe für spätere Diagramme  Anteil von Schülern an der Schule  Erstellen eines Diagramms mit Formatierung

4 Was ist Excel? Das Programm Excel ist speziell zum Kalkulieren und zum Erstellen von Listen und Auswertungen konzipiert worden. Anders als z. B. die Textverarbeitung Word basiert das Programm Excel auf einer Tabelle, die aus vielen einzelnen Zellen besteht. In diese Zellen können Texte, Zahlen oder Formeln eingegeben werden.

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Bildschirmaufbau EXCEL 2010

Den größten Teil des Bildschirmes nimmt die Tabelle in Anspruch. Es ist in viele einzelne Zellen aufgeteilt, die alle eine eindeutige Bezeichnung haben. Dieser „Zellenname“ ergibt sich aus der Spalten- und Zeilenposition. Die erste Zelle oben links ist also die Zelle A1, weil sich die Zelle in Spalte A und in Zeile 1 befindet. Hinweis: Die Zelle, die Sie mit dem Zellzeiger markiert haben ist die aktive Zelle, also die Zelle in die Sie nun Ihre Daten eingeben. Der Name der aktiven Zelle wird im Namenfeld angezeigt. 5

Stundenplan mit EXCEL  Starten Sie EXCEL  EXCEL zeigt uns ein leeres Tabellenblatt, das aus Spalten (A, B, C, ...) und Zeilen (1, 2, 3, ...) besteht. Insgesamt sind 256 Spalten und 65536 Zeilen möglich.  Die Lage des Cursors wird links oben im Namenfeld angezeigt.  Man kann einzelne Zellen markieren durch Klicken in die jeweilige Zelle.  Markieren einer Spalte durch Klicken auf den jeweiligen Buchstaben.  Markieren einer Zeile durch Klicken auf die jeweilige Zahl.  Mehrere Zellen, Spalten oder Zeilen werden mit der gedrückten linken Maustaste markiert.

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Der fertige Stundenplan soll etwa folgendermaßen aussehen:

Beginnen wir mit der Zelle A1 und tippen Stundenplan ein. In der Zelle A3 wird Zeit eingegeben. Falls Sie sich vertippt haben, können Sie durch Anklicken der jeweiligen Zeile den Inhalt neu überschreiben oder klicken die Zelle einmal an und verbessern in der Bearbeitungsleiste. Erst in Zelle A1 klicken, dann in die Bearbeitungsleiste, hier wird wie in Word verbessert. Alternativ kann die Zelle A1 doppelt geklickt werden und es wird dann innerhalb der Zelle verbessert. = löschen des Inhalts = bestätigen des Inhalts (gleichbedeutend mit ENTER-Taste). Funktion einfügen, d.h. in die Zelle wird eine Rechnung eingefügt. Nun wollen wird die Zahlen 1 bis 6 eingeben. Hier hilft uns die eine Ausfüllautomatik. Geben Sie in A4 und A5 jeweils die Zahlen 1 und 2 ein. Ziehen Sie am rechten unteren am Fadenkreuz mit der gedrückten linken Maustaste nach unten. Dabei werden die Zellen automatisch mit den richtigen Markieren Sie die beiden Zahle ausgefüllt. Zellen

Diese Automatik funktioniert auch bei der Eingabe der Wochentage. Sie müssen aber mindestens zwei Wochentage eingegeben haben, damit EXCEL eine Regel erstellen kann. W. Heßlinger

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Bei der Eingabe der Fächer wird Ihnen manchmal ein Wort vorgeschlagen, das Sie schon einmal eingetippt haben. Wenn Sie dieses Wort übernehmen möchten, dann drücken Sie die ENTER-Taste. Stimmt die Ergänzung nicht, dann ignorieren Sie einfach den Vorschlag Halt! Speichern nicht vergessen! Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Arbeit gleich zu Beginn zu sichern. Dies geschieht durch beim ersten Speichern oder durch die Tastenkombination Strg + S. Wählen Sie einen aussagekräftigen Dateinamen und das gewünschte Verzeichnis aus. Wenn Sie die Datei nun wiederum speichern möchten, dann drücken Sie einfach auf das Symbol ‚Speichern’ Hinweis: EXCEL hängt beim Speichern automatisch die Endung .xlsx an den Dokumentnamen. xlsx bedeutet Excel Spreadsheet Xml, also Excel Kalkulationstabelle im XML Format. Alte EXCEL-Versionen (vor EXCEL 2010) haben noch die Endung: *.xls. Diese Version kann aber ab Version 2010 problemlos geöffnet (aber leider nicht umgekehrt). Im Menü können Sie im Bereich ‚Speichern’ einstellen, dass Ihre Datei automatisch gesichert wird, z. B. alle 3 Minuten. Dazu sollte aber vorher einmal die Datei gespeichert sein (siehe oben!)

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 „Ja, wie schaut denn dein Stundenplan aus? So gefällt mir das nicht!“ Im Menü: erhalten Sie automatisch zunächst eine Voransicht, bevor Sie drucken.

Als erstes fällt auf, dass die Gitternetzlinien gar nicht gedruckt werden. (Sie dienen uns ja zunächst nur als Eingabehilfe) Über die unscheinbare Auswahl „Seite einrichten“ können Sie aber u. a. den Druck nach Ihren Wünschen gestalten.  Klicken Sie im Register „Papierformat“ auf Querformat  Im Registerblatt „Seitenränder“ stellen Sie alle Ränder jeweils auf 2 cm ein.  Das Registerblatt „Kopf- und Fußzeile“ wird nachfolgend beschrieben  Das Registerblatt „Tabelle“ wird nachfolgend beschrieben Im Registerblatt „Kopf- und Fußzeile“ werden immer wiederkehrende Infos angezeigt. Wählen Sie benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile und danach eine automatische Funktion aus. Diese Informationen erscheinen bei mehrseitigen Dateien auf jeder ausgedruckten Seite dieser Datei. W. Heßlinger

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Vorauswahl

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Die abgebildeten Symbole stehen für Informationen wie Seitenzahlen, Datum, Dateiname und werden erklärt, wenn man längere Zeit mit der Maus über das jeweilige Symbol verharrt. „A“ gibt die Schriftart an. Das Registerblatt „Tabelle“ kann für spezielle Druckoptionen verwendet werden.  Gitternetzlinien: Es werden nun die Gitternetzlinien gedruckt!  Zeilen- und Spaltenüberschriften: Beim mehrseitigen Druck werden auf jeder Seite die Zeilen- und Spaltenüberschriften angezeigt, z.B. bei Bücher- oder Adressverzeichnissen.

Damit der Stundenplan aber auf dem Blatt größer erscheint, werden wir die Zellen und den Text formatieren! Wir verwenden dazu zunächst das Menüband „START“. Um eine Zelle zu formatieren, ist folgendes Vorgehen nötig: Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich, den Sie formatieren möchten. Um einzelne Zeichen zu formatieren, doppelklicken Sie in die betreffende Zelle und markieren Sie das gewünschte Zeichen.

Hinweis 1. Der Wert der Spaltenbreite kann zwischen 0 bis 255 liegen, die Zahl steht für die Anzahl der Zeichen, die in einer Zelle angezeigt werden können. 2. Der Wert der Zeilenhöhe liegt zwischen 0 und 409, der Wert steht für die Einheit Punkt, die auch für die Schriftgröße verwendet wird.

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 Die Symbolleiste FORMAT

 Rahmen und Linien Klicken Sie auf den Pfeil recht neben dem Symbol. Klicken Sie in der geöffneten Liste auf die gewünschten Linien.  Zahlen formatieren/Währung

 Zellinhalte ausrichten linksbündig zentriert rechtsbündig  Zellen verbinden

Hinweis: Für unseren Stundenplan verwenden Sie bitte die Schriftgröße 14 (beliebige Schriftart) Nun werden nicht alle Wörter dargestellt, da die Zelle zu klein ist. Wir müssen also die Zelle vergrößern.  Fahren Sie über den Spaltennamen bis der Doppelpfeil erscheint und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spaltenbreite passend.  Doppelklicken Sie auf die Gitterlinie im Spaltenname, damit wird die Spalte genauso breit wie das längste Wort innerhalb der Spalte.  Markieren Sie die Spalte und legen Sie im Menü