Excel 2010 Tips & Tricks

  Excel 2010 – Tips & Tricks   Speeding Productivity  pc knowledge, llc  829 Purser Drive / Raleigh, NC 27603  (919)999‐6503  Presented by: Phil Fa...
0 downloads 0 Views 1MB Size
 

Excel 2010 – Tips & Tricks

  Speeding Productivity 

pc knowledge, llc  829 Purser Drive / Raleigh, NC 27603  (919)999‐6503  Presented by: Phil Faucette, PE  

Excel Tables   Excel Table is an exciting new feature in MS Excel™ Versions 2007/2010!  There are three ways to convert a range of data to an Excel table:   Select a cell within the range you want to convert to a table:   Select the Table button in the Tables group on the Insert ribbon.   Press Ctrl + T .   Select a Table Style from the Format as Table gallery on the Home ribbon.     Click OK in the Create Table dialog box.                                     

The range is now converted to an   Excel Table.                            pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 1 

 

When you type in a cell adjacent to a table,  Excel automatically adds it to the table and  formats the top row or left column cell to  match.       When you add a formula to the new column  and hit Enter Excel automatically fills the  formula to entire Column.       

Copying Formulas   The fill handle is the black box in the lower right hand corner of the cell or range.  If  you place  the mouse pointer over the Fill Handle, it will tum into a Cross Hair. You can click and hold the  Cross Hair and drag down to copy the formula.  

  This is fine when you only have to copy a few rows, but if you happen to have more than a few  rows, dragging is very awkward.   If you want to copy the formula down all the way, place your mouse pointer on the Fill Handle  to get the Cross Hair, then double click.   Excel fills in the formula for all the following rows.    

This is a real time saver!    pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 2 

Answers in a Hurry!   Your Manager wants to know the company from 2006 to 2010. Use the AutoCalculate feature to  get the answer in a hurry!   1. Select two or more cells with numbers in them.   2. Look down in the lower right hand corner of the worksheet and there is your answer.  

Now that's fast! 

 

You want more answers ‐Right Click  on the  Status Bar  and  Select  the commands you want like  Average and Count. From now on you will see all of these results in the bar. 

  Bonus TIP!  

Want to Time or Date stamp a cell?  

1. Select your cell.   2. For a Date Stamp hold down the Control key and press the semi‐colon: CTRL + ;   3. For a Time Stamp hold down both the Control and the Shift keys then press the colon: CTRL + Shift + :    

pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 3 

Best Fit   If you want to make sure a column is as wide as the widest item in the column, use Best Fit. You  can Best Fit one column or multiple columns at a time.   You could simply drag the column to make it wider or narrower, but when you do it this way you  can't see the data below your screen, so you can't tell how wide to make the column.   Simply  place  your  insertion  point  between  two  columns  until  you  see  the  double  arrow  and  double click.   If  you  are  doing  multiple  columns,  select  them  all,  move  the  mouse  pointer  to  the  right  most  column selected and then double click the mouse pointer.  

 

 

 

Quick Chart     You need a chart in a hurry. Here's how to get it!   1. Select the data you want to  

 

2. Press the F11 function key on the keyboard.  pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 4 

 

   Bonus TIP!  

If you want to go to the bottom or top of your data,   Press CNTL + HOME or Press CNTL + END   Please note that this will not take you to the end of the worksheet,   but only to the bottom of the data in the worksheet.   PLUS: This also works in MS Word 

  Fill Series  This one is fun and a real time saver!   Excel will expand any pattern you give it. Let's start  with the months of the year:   You  type  January  in  a  cell.  Then  select  the  Fill  Handle at the bottom right of the cell with the black  cross hair.   Then drag it down or over.       pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 5 

If you want to get 1,2,3 etc. you have to give it a pattern of 1 and 2. If you want 2,4,6,8, etc. you  have to give it a pattern of 2 and 4.  Caution: A common mistake is having just a single cell pattern. Computers are dumb, you have to  tell it Exactly what you want!  Let's look at one more pattern.     Here we have selected a two cell range.     When we reproduce the pattern we get this.   Urgent: There are two very common mistakes made here. (1) Leaving the space out between the  time and AM, and (2) The more common mistake ‐ users want to put periods after the A and the  M like this A.M. which is incorrect and will cause Excel to treat it as text rather than time.    

Custom Lists   Custom Lists are great time savers for  people who work with lists, which is about  everyone. You can create a custom list and  use it whenever you need it.   Here are the steps to creating a Custom  List:   1. Select your File Tab.   2. Select the Options button /  Advanced => Scroll to the bottom.   3. Select the Edit Custom Lists button.  (Create lists for use in sorts and fill sequences:  Edit Custom Lists)  

4. Type in your list under List Entries   5. Click ADD. / Click OK.   pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 6 

Already have a list?  You can also use an existing list.  Just highlight your list first, then from dialog box shown, click Import. / OK  The list you just created will be available until you delete it.  

When you are ready to use the list simply type one of the items on the list. Move your mouse  pointer over the Fill Handle (the black box at the lower right hand comer of your selected cell) and  it will turn into a black cross hair. Then click and drag to display the list.      

Magic Feature  If you are prone to typos‐the AutoCorrect feature is for you   To select AutoCorrect:   1. Click File Tab   2. Click Options   3. Click Proofing   4. Click AutoCorrect Options       When you type a word like teh in a cell and  hit the space bar AutoCorrect compares the 

word you typed to the "Replace:" list in its  dialog box. And if it finds a match,  substitutes the word in the "With:" column.           When you type a word and hit the space bar, AutoCorrect searches through the Replace Column  and if it finds a match, substitutes the word in the width column.    

Helping the AutoCorrect System  If you have a long department name such as Information Technology Services,   Try typing its‐ the "Replace:" cell and Information Technology Services in the "With:" cell.   Now when you type its‐ and press the space bar it will insert “Information Technology Services“  You use the – (dash) to make the word nonsensical so you can still type “ITS” or “its” if you  need.       pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 7 

Move or Copy a Worksheet  To Move a sheet you can drag the sheet along the row of worksheet tabs. Notice the down  pointing arrow as a placeholder.           To Copy a sheet hold the Ctrl key down while dragging.  Note: If you select several tabs with Ctrl + click before you drag to move or copy, this will move or  copy all of them!  

  Want to Move a worksheet to another workbook:  1. Open both workbooks   2. Select View Side by Side in the Window Group of the View Tab.     If you don't see the two workbooks arranged Horizontally ...   1. 2. 3. 4.

Select the VIEW tab on the Ribbon  Select Arrange All Button in the Window Group.    Select Horizontal   Click OK  

Easy Sheet Renaming   The easy way to rename a worksheet is to Double Click on the name, which will select it. Then  you can type the new name. You can use up to 31 characters including numbers and spaces, as  well as upper and lower case letters. 

          pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 8 

Multiple Selections   You can select cells or ranges by holding the Ctrl down and clicking the cells you want.   or   You  can  Press  Shift  +  F8,  then  click,  click,  click,  etc.  to  select  cells  and  ranges.  When  you  are  finished Press Esc.  

    The advantage to using Shift + F8 is it frees up a hand!     Selecting  the  whole  worksheet  is  simple.  Click  on  the  rectangle at the intersection of the rows and columns.  

This  will  select  the  entire  worksheet.  This  is  handy  when  your boss doesn't like the font you've used, and you need to  change it.    

pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 9 

Straight Line   One thing that seems to drive some people crazy is trying to draw a straight line. The trick to drawing  a straight line is:  

1. 2. 3. 4.

Holding the Shift key down when you draw it!   Select the Insert ribbon.   Click on the Shapes button in the Illustrations group.   Click on the Line tool and your mouse pointer will tum into a dross‐hair.   Hold down the Shift Key and draw a straight line.  

  Bonus TIP!   Circles and Squares   To convert an Oval to a Circle   Or   A Rectangle to a Square   Hold the Shift key down when you draw it!   

  Remove Duplicates   When you remove duplicate values, only the values in the range of cells or table are affected. Any  other values outside the range of cells or table are not altered or moved.   Caution: Because you are permanently deleting data, it's a good idea to copy the original range of  cells or table to another worksheet or workbook before removing duplicate values.   1. Select the range of cells, or make sure that the active cell is in a table.   2. Click Remove Duplicates button in the Data  Tools group on the Data ribbon.   3. Do one or more of the following:   a. Under Columns, select one or more columns.   b. To quickly select all columns, click Select All.   c. To quickly clear all columns, click Unselect All.       pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 10 

Note: If the range of cells or table  contains many columns and you want to  only select a few columns, you may find  it easier to click Unselect All, and then  under Columns, select those columns.     4.  Click OK.   Note: A message is displayed indicating  how many duplicate values were  removed and how many unique values  remain, or if no duplicate values were  removed.  

5. Click OK.  

  ** Please Note **   You cannot remove duplicate values from data that is outlined or that has subtotals. To remove  duplicates, you must remove both the outline and the subtotals.    

Filtering   This advanced feature allows you to slice and dice the data  many different ways. Great Feature!   1. Select a cell anywhere in the range you want to filter.   2. Select Filter from the Sort & Filter button in the Editing  group on the Home ribbon.  3. Click the combination box arrow to select the filter  options.   4. Check the fields you want to see.   5. Click OK.         pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 11 

Now we only see GE Products…                 

If  you  select  one  of  the  options  under  the  Number  Filters  submenu  you  have  additional  filter options.     This shows a filter for Unit Prices greater than $8.00. 

   

pc knowledge, llc   

Excel 2010 – Tips & Tricks 

Page 12