Betriebliches Gesundheitsmanagement und Personalentwicklung Erfolgsfaktoren in Zeiten des demografischen Wandels Tagung Berlin 16./17. Februar 2017

Gestaltung und Erfahrungen mit der Einrichtung von Gesundheitszirkeln Dr. Daniela Werndl, Universität Salzburg

Was erwartet Sie heute Österreichische Universitätslandschaft an Österreichischen Universitäten BGF Projekt an der Uni Salzburg

Gesundheitszirkel Ergebnisse

Fazit

Universitäten in Österreich

Österreich: 8, 5 Millionen Einwohner/innen Bildungswesen  Zuständigkeit des Bundes 21 staatliche Universitäten, Privatuniversitäten, Fachhochschulen WS 2016/17 ca. 284.000 Studierende

Universitäten in Österreich

1975

1999

2004

Universitäten in Österreich

Universitätsgesetz • €€ Leistungsvereinbarungen auf 3 Jahre • Entwicklungspläne, Berichtspflichten • Interne Organisation über Satzung • Organe Rektorat – Uni-Rat – Senat

Universität Salzburg

1622 1810

Gründung Salzburg kommt zu Bayern

1962

Wiederbegründung

2017 4 Fakultäten 2.880 Mitarbeiter/innen € 169 Millionen Budget 17.000 Studierende

Universität Salzburg Altersstruktur Stammpersonal 800 700 600 ab 60

500

46 - 60 400

31 - 45 unter 30

300 200 100 0

AllgPers

SenLect/Scient

PraeDoc

PostDoc

Doz

Profs

Stand 31.12.2016

BGF an Universitäten Warum BGF • Gesetzliche Vorgaben • Autonomie bringt Wandel • Gesellschaftliche Zielsetzungen • Aktivitäten – Anreize - Vernetzung

Projekt PLUS bewegt

• Motivation • Steuerkreis • Befragungen • Förderungen

Projekt PLUS bewegt 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Unterzeichnung der Ottawa-Charta Start  Steuerkreis, Auftakt 1. Mitarbeiter/innen-Befragung Gesundheitszirkel 2. Mitarbeiter/innen-Befragung Abschluss  Regelbetrieb Verleihung Gütesiegel

Gesundheitszirkel … als zentrales Instrument der BGF Die These von der Schwarmintelligenz…

… und wie lässt sie sich aktivieren?

Gesundheitszirkel Aktive Mitarbeit als Potential

• Aufgaben • Modelle der Zusammensetzung • Rahmenbedingungen und Regeln

Gesundheitszirkel Aufgaben In den GZ werden •

Probleme anhand von Beispielen benannt und beschrieben

•

die Ursachen für Probleme und Belastungen analysiert

•

konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet

•

positive Ressourcen benannt

•

Prioritäten gesetzt

Gesundheitszirkel Modelle der Zusammensetzung Berliner Modell

Düsseldorfer Modell

Homogene Hierarchieebenen

Heterogene Hierarchieebenen

Mischformen Organisationsbezogene Parameter

Gesundheitszirkel Rahmenbedingungen und Regeln Festgelegt vom Steuerkreis • • • • • • • •

Information an Führungskräfte Freiwillige Teilnahme Zirkelarbeit = Arbeitszeit Vertraulichkeit Treffen sind zeitlich befristet Form der Ergebnisdokumentation Form der Ergebnispräsentation Form der Moderation

Gesundheitszirkel Ergebnissicherung • Zirkelberichte • Ergebnispräsentationen Verantwortung des Steuerkreises • Abstimmung der weiteren Vorgehensweise • Feedback über Umsetzungsmaßnahmen (+/-)

Gesundheitszirkel Funktionen und Rollen der „Gesundheitsvertrauenspersonen“ • Informationsträger/innen • Motivator/inn/en • „Übersetzungsarbeiter/innen“ (zwischen BGM - Steuerung und Bereichen) • Teilverantwortliche • Moderator/inn/en

Beispiel Universität Salzburg Zusammensetzung der Gesundheitszirkel 24 Standorte über die Stadt Salzburg verteilt standortgebunden heterogene Zusammensetzung interne Moderation beschränkt auf Mitarbeiter/innen

SituationUniversität an der UniSalzburg Salzburg Beispiel Moderation durch interne Personen • uni-weite Informationsveranstaltung • Interessent/inn/ensuche • Vorbereitung durch Schulung • Entscheidung • aktive Teilnehmer/innen-Akquise

Beispiel Universität Salzburg Zusammensetzung der GZ • Interessent/inn/en an den Standorten • Quer durch alle Hierarchien • Unterlagen • Rahmenbedingungen

Beispiel Universität Salzburg Ergebnis • 8 Gesundheitszirkel an 7 Standorten • Formelle Einsetzung durch Rektorat • „Moderations-Tandems“ • Begleitung bei der Durchführung • Follow up Workshop • offizielle Bedankung nach Abschluss

Beispiel Universität Salzburg Ablauf •

Ressourcenorientierte Arbeitsweise

• Gruppen zwischen 7 und 13 Personen (gesamt 71 Personen  39und 32)

•

durchschnittlich 5 Treffen

•

Protokolle nach Mustervorlagen

•

Ergebnispräsentationen unterschiedlich Wahl einer/eines Präsentator/in

Beispiel Universität Salzburg Ergebnisse & Auswertung Endberichte  Matrix Fünf Themenbereiche • Arbeitsumgebung & Ausstattung • Bewegung & Ernährung • Information & Kommunikation • Führung & Management • Strukturen

Beispiel Universität Salzburg Beispiele von Belastungen Arbeitsumgebung: Lärm von außen, alte Geräte, keine Sozialräume & Küchen, akustische Probleme in den Hörsälen, keine Rollos – starke Hitze im Sommer, keine oder laute Klimaanlagen, unzureichende Reinigung, fehlende Kinderbetreuungseinrichtungen Arbeitsbedingungen: Monotonie, überlaufene Studiengänge, Zeitdruck, unsichere Beschäftigungsverhältnisse, permanente Berichtspflichten nach oben, zu viel Toleranz bei „Eigenheiten“ Bewegung & Ernährung: unzureichendes Angebot in der Mensa, wenig Alternativen für Pausengestaltung, Fitnesskurse zu schnell ausgebucht

Beispiel Universität Salzburg Beispiele von Belastungen Information & Kommunikation: fehlende Kommunikationskultur, Mailflut, unübersichtliche Homepage, wenig Mitbestimmungsmöglichkeiten Führung & Management: starre Hierarchien, unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Führungsqualitäten Strukturen: Verwaltungsabläufe veraltet bzw. „black box“, Wertschätzung fehlt (Mehrleister versus Minderleister)

Beispiel Universität Salzburg Standort

Arbeitsbelastung

Probleme / Beschwerden

Veränderungsvorschläge

Umsetzung /Verantwortlichke it

•

Geringes Gehalt, wenig Wertschätzung der Leistung

Möglichkeit für alle, Entlohnung auszuverhandeln

Wird für alle Vorschläge nach Ent-scheidung des Steuer-kreises definiert

Trotz vielfältiger, neuer und anspruchsvoller Aufgaben keine Veränderung in der Entlohnung

Bezahlung nach Leistungsanforderung

Anpassung und Modernisierung der Arbeitsplatzbeschreibungen; Möglichkeit der Aufwertung der Stellen

Kollektivvertragsmindestlohn

•

Fehlende Möglichkeit Stellen aufzuwerten (vor allem allg. Universitätspersonal)

•

Arbeitsplatzbeschreibungen nicht angemessen

•

Wenig Förderung der Öffis

Unzufriedenheit darüber, dass viele Leistungen erbracht werden, die nicht honoriert werden und sich in der Arbeitsplatzbeschreibung nicht widerspiegeln Öffis durch hohe Preise unattraktiv

• •

Hierarchie zu strikt Fehlende Gleitzeit (allg. Universitätspersonal) Fehlende Kinderbetreuungseinrichtung

Stressfaktor Zeit Schwierige Vereinbarkeit Familie Beruf Großer familiärer Druck, Einschränkungen im Studium und Arbeit

• •

Veraltete Verwaltungsstruktur, unklare Zuständigkeiten und unklare Formulare

Mühsames Arbeiten, viele unnötige Kontakte

Mehr Förderung für Öffis und Fahrrad; Absperrbarer Abstellraum und Reparaturservice für Fahrräder, die Überdachung der Fahrradständer anheben (zu tief angebracht); Die Einnahmen aus der Vermietung der Tiefgaragenplätze für die Förderung der Öffis und Fahrräder einsetzen; UG ändern Gleitzeit für gesamtes Universitätspersonal einführen Unbürokratische und flexible Kinderbetreuung einrichten Klare Zuständigkeiten schaffen; einfache Strukturierung der Formulare

Beispiel Universität Salzburg

@ Raumsituation Objektive Neustrukturierung dringend notwendig • Stagnierende Raumaufteilung (keine wesentliche Änderung seit 1986)  Platzproblem (Büros und Laborflächen) • Mangelhafte Ausstattung: PLUS im Vergleich (FHs) nicht konkurrenzfähig

Platzverteilung: transparentes, dem aktuellen Bedarf entsprechendes Konzept schaffen und vorhandenen Platz effizient verteilen: z.B: Minimalfläche für Festangestellte und Arbeitsgruppen + Spielraum Flächenmieten für Arbeitsgruppen einführen

Beispiel Universität Salzburg

Beispiel Universität Salzburg Beispiele für Verbesserungsvorschläge Arbeitsumgebung: Laborflächen modernisieren, Investitionen transparenter gestalten, Räume umwidmen in Sozialräume, Räume Schall isolieren (Vorhänge, Dämmplatten) Arbeitsbedingungen: Mitarbeiter/innen-Gespräche führen, wissenschaftlichen Nachwuchs besser fördern, personenbezogene Evaluierungen mit Konsequenzen Bewegung & Ernährung: mehr Seminarangebote, Kooperation mit Mensa bei Menues, alternative Verpflegungsanbieter, Kursangebote dezentralisieren, Masseur im Haus 

Beispiel Universität Salzburg Beispiele für Verbesserungsvorschläge Information & Kommunikation: Fachbereichsklausuren/Jour fixes einführen, Einführung neuer MA/innen intensivieren, Beratungsangebote ausbauen Führung & Management: verpflichtende FK-Trainings VOR Übernahme einer Funktion, Lehrreduktion bei Führungsposition Strukturen: Arbeitsplatzbeschreibungen aktualisieren, Anlaufstelle für Mobbing installieren, Raumkonzepte adaptieren, Dokumentationspflichten vereinheitlichen

Umsetzung Was passiert(e) mit den Vorschlägen?

Umsetzung Sozialräume

Suche, Umwidmung und Adaptierung von Büro- oder Lehrräumen in Küchen- und Aufenthaltsräume

Umbau- und Renovierungsarbeiten

Duschen/Garderoben eingebaut bzw. erneuert Malerarbeiten an diversen Standorten Verlegung von Hausdienstbüros (Portiere)

Reinigungssituation

Regelmäßige Besprechungen mit Reinigungsfirmen, langsame Verbesserung der Standards, zusätzliche Schulungen für mehr Sicherheit bei Laborreinigung

Umsetzung Bewegungsangebote

„Rückenfit-Kurse“ an 5 Standorten Video-Clips für ergonomische Arbeitsabläufe/Bewegung Erweiterung des Kursangebots im Uni-Fitnesszentrum

PE-Angebote

Coaching für Führungskräfte , Mediation, & Supervision Seminare & Vorträge, Gesundheitstag, Aktionen wie „Treppe statt Lift“, Leiter-Schulungen, Richtiges Heben, Erste Hilfe Kurse

Infrastruktur

Diensträder, Fahrradständer, besseres Mensa-Angebot, Büropflanzenaktionen, Ergonomieberatungen, „Sprechstunden“ Betriebsarzt an den Standorten

Im Anschluss… „Bilanzsitzungen“ • Umsetzungsgrad einzelner Maßnahmen? • Anpassungen bei Lösungsvorschlägen erforderlich? • Fazit aus den Erfahrungen? • Nutzung dieses Fazits für zukünftige Maßnahmenumsetzung?

Gesundheitstage fit@work

Botanischer Garten

Gesundheitsstraße

Gesundheitstage

Gesunde Pause selber kochen

Gesundheitskabarett

food@work

Büchertische

Vernetzung/Kooperation Uni-Intern • • • • •

Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit Sportinstitut / Fitness-Center Betriebsräte PLUS Green Campus (Nachhaltigkeit) Mobilitätsinitiative

Uni-Extern

• Netzwerk Gesundheitsfördernde Hochschulen • Netzwerk FLUSS • Weiterbildungen über Fonds Gesundes Österreich

Vernetzung World Cafe

Stolpersteine … im Umsetzungs- und Prozessverlauf •

Wichtige Personen sind nicht in das Projektteam eingebunden

•

Unzureichende Information für MA über Inhalte & Zweck des Projektes

•

Falsche Versprechen geben

•

Nach Ist-Erhebung werden gleichzeitig zu viele Themen aufgegriffen

•

Ergebnisrückmeldung an MA findet nicht statt

Stolpersteine … im Umsetzungs- und Prozessverlauf

Gesundheitszirkel

MASSNAHMENKATALOG

PROZESS Eigenverantwortung Partizipation

ERWARTUNGEN

Fazit Marketing- Instrumente intelligent nützen • Jährlicher Gesundheitsbericht (BGM Report,…) • Newsletter • Internet/Intranet • Großveranstaltungen • Kooperationen mit anderen Institutionen • Medienkooperationen

Links

PLUS www.uni-salzburg.at/pe PLUS www.uni-salzburg.at/plusbewegt Netzwerk www.gesundheitsfoerdernde-hochschulen.at Fonds Gesundes Österreich www.fgoe.at Österreichisches Netzwerk BGF www.netzwerk-bgf.at

Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Fragenrunde - Diskussion

Kontakt:

Universität Salzburg Dr. Daniela Werndl DEL Personalentwicklung Kaigasse 17/1 – A-5020 Salzburg [email protected]