Guía de capacitación en PLD / FT para el agente relacionado Envicon SA de CV Junio de 2015
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Índice
Introducción
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1.- Prevención del lavado de dinero
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2.- Financiamiento al terrorismo
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3.- Políticas de identificación y conocimiento del usuario
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4.- Reporte de operaciones
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5.- Reserva y confidencialidad
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6.- Nombramiento del oficial de cumplimiento
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7.- Capacitación de Envicon hacia sus agentes relacionados
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8.- Carta de honorabilidad de los empleados
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9.- Visitas de inspección y verificación por parte de la CNBV
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10.- Obligaciones del agente relacionado
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11.- Penas y sanciones
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12. Prevención de fraude
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Introducción. En nuestro país, el tipo penal del delito de operaciones con recursos de procedencia ilícita se encuentra previsto en el artículo 400 bis del Código Penal Federal, por lo que las autoridades en México trabajan en conjunto con las instituciones financieras, entre otros organismos, para poder detectar y prevenir posibles operaciones con recursos de procedencia ilícita. De acuerdo con las Disposiciones de Carácter General publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 10 de abril del 2012 y reformadas el 31 de diciembre del 2014, a que se refiere el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, Envicon S.A de C.V está obligado a observar, acatar y regir su operación bajo los lineamientos establecidos en las mismas. Las instituciones financieras que trabajan con Envicon para brindar el servicio de pago de remesas son considerados como nuestros agentes relacionados, esto de acuerdo con las leyes que nos rigen como transmisor de dinero, por lo que en conjunto estamos obligados a colaborar con la autoridad para detectar posibles prácticas de lavado de dinero, a través de mecanismos, criterios, medidas y procedimientos que se mencionan en la presenta guía. De tal manera que es nuestra responsabilidad brindar los conocimientos y la capacitación adecuada para llevar a cabo una detección oportuna en lo que constituye un delito al que están expuestas instituciones como la suya y así poder evitar ser utilizadas como medio para cometer actividades ilegales. En la presente guía encontrará conceptos básicos y ejemplos que le permitirán detectar operaciones con recursos de procedencia ilícita, además de que se proveerán los medios y las herramientas para colaborar conjuntamente en la detección y reporte de las operaciones de alto riesgo.
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1.- Prevención del lavado de dinero. Definición de lavado de dinero. Son los mecanismos a través de los cuales se encubre el origen ilícito de los recursos generados por actividades ilegales como pueden ser tráfico de drogas, contrabando de armas, fraude, trata de personas, piratería, etc. El encubrimiento del origen de los recursos se hace con el fin de poder incorporar estos fondos a la economía legal y que aparezcan en algún momento como recursos lícitos circulando en el sistema financiero. Tanto Envicon como nuestros agentes relacionados tenemos la obligación de colaborar a las autoridades encargadas de prevenir el delito de lavado de dinero en México con el objetivo de proteger el sistema financiero y la economía nacional, evitando desequilibrios macroeconómicos que nos afectan a todos y desincentivando prácticas de organizaciones criminales.
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Etapas del lavado de dinero. Para detectar y prevenir a tiempo posibles prácticas de lavado de dinero, el conocimiento de los mecanismos y formas en que se manifiesta este delito constituye una herramienta de suma importancia. De forma general el lavado de dinero se divide en tres etapas:
Colocación: en esta etapa se introducen por primera vez los recursos provenientes de actividades ilegales a la economía, es decir, los lavadores de dinero colocan el dinero en instituciones financieras a través de diversos medios. Ejemplos de colocación son: depósitos bancarios en efectivo e inversión en instrumentos financieros. Una persona acude a una remesadora a realizar un envío de dinero hacia México, se entiende que el recurso proviene de alguna actividad ilegal, es decir, se coloca el dinero en el sistema financiero a través de una remesadora.
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Estratificación: es el proceso a través del cual se encubre el origen de la transacción inicial, el lavador de dinero realiza múltiples transacciones para dificultar que la procedencia ilegal de los recursos sea rastreada. Ejemplos de estratificación son: transferencias electrónicas, retiros bancarios o compra de instrumentos monetarios. En el caso de los envíos de dinero una vez que el beneficiario recibe el dinero es difícil detectar o rastrear el destino del recurso dado que el dinero no siempre permanece en una cuenta, sino que es entregado en efectivo. Los envíos de dinero pueden integrar ambas etapas en un mismo momento: colocación y estratificación.
Integración: constituye el uso de los recursos para la compra de bienes y servicios en la economía formal. En esta etapa los recursos ya aparecen como legítimos, por lo que pueden usarse sin problema dentro de la economía. Ejemplos de integración son: la compra de algún bien inmueble o el establecimiento de un negocio. En el caso del envío de dinero es el uso que se le da a los fondos en cualquier compra de bienes y servicios.
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2.- Financiamiento al terrorismo. El tipo penal de financiamiento al terrorismo está contemplado en el artículo 139 Quáter del Código Penal Federal y consiste en la aportación, financiación o recaudación de fondos económicos o recursos de cualquier naturaleza, con conocimiento de que serán utilizados con el fin de provocar alarma, temor o terror en la población o en un grupo o sector de ella, para atentar contra la seguridad nacional o presionar a la autoridad para que tome una determinación.
Diferencia entre el Lavado de Dinero y el Financiamiento al Terrorismo. Para poder detectar el uso de recursos de procedencia ilícita y el uso de los mismos para el financiamiento del terrorismo es necesario conocer a nuestros usuarios, de tal manera que dependiendo de la sospecha del delito que se pudiera presentar las vías de investigación serán distintas. En el lavado de dinero se investiga el origen de los fondos y en el financiamiento al terrorismo se investiga el destino. Cuando existe lavado de dinero los recursos siempre provendrán de actividades ilegales, mientras que en el financiamiento al terrorismo los recursos pueden ser lícitos o no.
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Autoevaluación. Hasta ahora hemos revisado los conceptos principales relacionados con la prevención del lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, por lo que te sugerimos, antes de realizar el examen final, autoevaluarte y contestar las siguientes preguntas:
¿En qué articulo y en qué ley se encuentran enmarcadas las disposiciones que rigen a los transmisores de dinero? ¿Cuál es la definición de lavado de dinero? ¿Cuáles son las etapas del lavado de dinero y en qué consisten? ¿Cuáles son algunos ejemplos de cada una de las etapas del lavado de dinero? ¿Cuál es la definición de financiamiento al terrorismo? ¿Cuál es la diferencia entre lavado de dinero y financiamiento al terrorismo?
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3.- Políticas de identificación y conocimiento del usuario. Para poder prevenir el lavado de dinero es necesario establecer criterios, medidas y procedimientos que permitan a Envicon y a sus agentes relacionados obtener elementos de identificación de la procedencia de los recursos. El primer paso consiste en conocer a nuestros usuarios.
Para llevar a cabo operaciones de pago de remesas Envicon y sus agentes relacionados tienen la obligación de recabar la siguiente información y documentación. Información a recabar en operaciones equivalentes en moneda nacional desde $1,000.00 hasta $2,999.00 dólares, para el usuario persona física:
Apellido paterno, apellido materno y nombre(s), sin abreviaturas. País de nacimiento. Nacionalidad. Fecha de nacimiento. Domicilio particular: calle, avenida o vía, número exterior y, en su caso, interior, colonia, delegación, municipio, ciudad o población, estado, código postal y país. Número de su identificación oficial con fotografía y firma así como la fecha de expiración de la misma. Número de serie de la Firma Electrónica Avanzada, en caso de contar con ella. Junio 2015
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*Nota importante: Esta información se capturará en el sistema al momento de realizar el pago, por lo que es importante cotejarla y en su caso actualizarla de acuerdo con el documento de identificación presentado, teniendo cuidado de no cometer errores de captura ya que se puede desvirtuar la identidad del usuario. Información a recabar en operaciones equivalentes en moneda nacional a montos que van desde $3,000.00 hasta $4,999.00 dólares, para el usuario persona física: Además de recabar la documentación anterior se deberá conservar copia del documento de identificación oficial de la persona física que realiza la operación. La identificación deberá contar con fotografía y firma, además de estar vigente al momento de realizar la operación así como el domicilio ingresado en el sistema. Como obligación y a requerimiento de la CNBV, la copia del documento de identificación se solicita por montos equivalentes o mayores a $3,000.00 dólares, sin embargo, como parte de una buena práctica Envicon recomienda conservar copia del documento de identificación de todos los usuarios beneficiarios que reciban envíos en sus puntos de pago independientemente del monto. Información a recabar en operaciones equivalentes en moneda nacional a montos iguales o mayores de $5,000.00 dólares, para el usuario persona física: Envicon y sus agentes relacionados deberán integrar y conservar un expediente de identificación de cada uno de los usuarios beneficiarios que reciban envíos por los montos mencionados. El expediente deberá integrarse antes de realizar la operación.
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El expediente deberá contener lo siguiente, además de los requisitos establecidos en los párrafos anteriores: Genero Entidad federativa de nacimiento. Ocupación, profesión, actividad o giro del negocio al que se dedique el usuario beneficiario. Número telefónico. Correo electrónico, en su caso. CURP y RFC con homoclave. Comprobante de domicilio, cuando el domicilio manifestado por el usuario no coincida con el de la identificación que presente o esta no lo contenga. El comprobante de domicilio podrá ser algún recibo de pago por servicios domiciliarios como: suministro de energía eléctrica, telefonía, gas natural, de impuesto predial o de derechos por suministro de agua o estados de cuenta bancarios, todos ellos con una antigüedad no mayor a tres meses a su fecha de emisión, o del contrato de arrendamiento vigente a la fecha de presentación por el Usuario, constancia de residencia emitida por autoridad municipal y el comprobante de inscripción ante el Registro Federal de Contribuyentes. Comprobante de pago del envío en donde conste por escrito que dicha persona actúa para esos efectos a nombre y por cuenta propia.
*Nota importante: Envicon y sus agentes relacionados no podrán realizar operaciones anónimas o bajo nombres ficticios, los envíos se pagarán hasta que se haya cumplido satisfactoriamente con los requisitos de identificación de los usuarios.
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Los documentos de identificación permitidos para realizar el pago de envíos son los siguientes:
Credencial para votar. Pasaporte. Cédula profesional. Cartilla del servicio militar nacional. Certificado de matrícula consular. Tarjeta única de identidad militar. Tarjeta de afiliación al Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores. Credenciales y carnets expedidos por el Instituto Mexicano del Seguro Social. Licencia para conducir. Credenciales emitidas por autoridades federales, estatales y municipales. Constancias de identidad emitidas por autoridades municipales.
Para usuarios beneficiarios extranjeros, además de los anteriormente referidos, los documentos permitidos son los siguientes: Pasaporte Documentación expedida por el Instituto Nacional de Migración que acredite su calidad migratoria.
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Nota importante: Los datos y documentos que integran los expedientes de identificación de Usuarios deberán ser conservados por un periodo no menor a diez años contados a partir de la fecha en que el Usuario lleve a cabo la Operación de que se trate. 4.- Reporte de operaciones. Envicon tiene la obligación de elaborar y enviar reportes a la CNBV de manera periódica en caso de que se presenten operaciones con características que se especifican a continuación. Para tal propósito Envicon solicitará a sus agentes relacionados la información especificada, por lo que es muy importante su colaboración en la recopilación y conservación de la misma. Reporte de operaciones relevantes. Es considerada una operación relevante aquella que se realiza por un monto igual o superior al equivalente en moneda nacional de $5,000.00 dólares. En caso de realizar el pago de un envío con esta característica el agente relacionado deberá integrar el expediente con las especificaciones señaladas en la política de identificación y conocimiento del usuario para el monto señalado y remitirlo en copia simple al área de cumplimiento de Envicon para poder, a su vez, remitirlo a la autoridad en tiempo y forma.
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Reporte de operación inusual. Es la operación, actividad, conducta o comportamiento de un usuario que no concuerde con los antecedentes o actividad conocida o declarada al agente relacionado, o con su perfil transaccional habitual, en función al origen o destino de los recursos, así como al monto, frecuencia, tipo o naturaleza de la operación de que se trate, sin que exista una justificación razonable para dicha operación, actividad, conducta o comportamiento, y en donde los agentes relacionados consideren que los recursos correspondientes pudieran estar destinados para la comisión de delitos. Ejemplo de operación inusual: cuando un cliente recibe 2 o más envíos ubicados por debajo de los límites en que se solicita información adicional al usuario, cuando el usuario se niega a presentar documento de identificación, cuando un usuario le ofrece un soborno solicitándole evadir las reglas de identificación, si el usuario presenta una identificación de otra persona, si tiene conocimiento o sospecha de que los recursos puedan provenir de actividades ilegales. Si usted detecta alguno de estos casos es importante que lo reporte al oficial de cumplimiento de Envicon.
Estructuración de operaciones. Consiste en dividir o fraccionar el monto de la operación en varios montos menores con el fin de evadir los controles establecidos para la detección del origen y destino de los recursos a través de los reportes a las autoridades. Junio 2015
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Reporte de operación interna preocupante. Una operación interna preocupante es aquella operación, actividad, conducta o comportamiento de los accionistas, socios, propietarios o dueños, directivos, funcionarios, empleados, apoderados y factores los agentes relacionados con los que tenga una relación contractual para realizar las operaciones que, por sus características, pudiera contravenir, vulnerar o evadir la aplicación de lo dispuesto por la ley o las disposiciones de carácter general, o aquella que se considere que pudiese favorecer o no alertar sobre la actualización de los supuestos previstos en los artículos 139 Quáter o 400 Bis del Código Penal Federal. Si considera necesario reportar alguna actividad sospechosa por parte del personal del agente relacionado deberá dirigirse al oficial de cumplimiento de Envicon. La información proporcionada será manejada de forma confidencial; no debe informarse a la persona involucrada del reporte remitido a Envicon. Reporte de transferencias internacionales de fondos. Envicon deberá remitir un reporte a la comisión por cada operación de transferencias internacionales de fondos iguales o superiores a $1,000.00 dólares, que haya enviado o recibido durante el mes inmediato anterior. 5.- Reserva y confidencialidad. Los administradores, gerentes, el Oficial de Cumplimiento, así como los directivos, funcionarios, empleados, apoderados y factores del agente relacionado, deberán mantener absoluta confidencialidad sobre la información relativa a los reportes previstos en el presente manual, salvo cuando la pidiere la SHCP, por conducto de la CNBV, y demás autoridades expresamente facultadas para ello. Además de lo anterior, las personas sujetas a la obligación de confidencialidad antes referida tendrán estrictamente prohibido:
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Alertar o dar aviso a sus Usuarios respecto de cualquier referencia que sobre ellos se haga en dichos reportes. Alertar o dar aviso a sus Usuarios o a algún tercero respecto de cualquiera de los requerimientos de información o documentación. 6.-Nombramiento del oficial de cumplimiento. Para dar seguimiento y la debida implementación de las normas de cumplimiento en prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo a las que se obliga como agente relacionado, se debe designar a una persona como Oficial de Cumplimiento, quien será la persona encargada de dar respuesta a los requerimientos tanto de Envicon como de la comisiones, si es el caso. El oficial de cumplimiento del agente relacionado debe vigilar lo siguiente: Que se cumplan con las políticas y procedimientos establecidos en el programa de cumplimiento de Envicon. Coordinar con el área de cumplimiento de Envicon para recibir la capacitación correspondiente en materia de PLD/FT. La conservación de la información para la correcta elaboración de reportes. Estar en contacto constante con el área de cumplimiento de Envicon para asegurar el correcto funcionamiento del programa de cumplimiento. Colaborar en las actualizaciones del programa de cumplimiento así como en la corrección de posibles deficiencias del mismo para llevar a cabo una correcta aplicación de manera flexible y eficaz.
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Autoevaluación. Hasta ahora hemos revisado la política de identificación y conocimiento del usuario, el reporte de operaciones, la reserva y confidencialidad y el nombramiento del oficial de cumplimiento, por lo que te sugerimos antes de realizar el examen final, autoevaluarte y contestar las siguientes preguntas: ¿Por qué es importante conocer e identificar a nuestros usuarios? ¿Cuáles son los datos y documentos que se solicitan de acuerdo con los montos indicados en la política de conocimiento del usuario? ¿Por cuánto tiempo se debe conservar los datos y documentos que integran los expedientes de identificación de los usuarios? ¿En qué consiste una operación relevante? ¿En qué consiste una operación inusual? ¿En qué consiste una operación interna preocupante? ¿Cuáles son las funciones del oficial de cumplimiento?
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7.-Capacitación de Envicon hacia sus agentes relacionados. Envicon como transmisor de dinero está obligado a realizar actividades de difusión y capacitación para sus agentes relacionados, esta última por lo menos una vez al año, con el fin de impartir y actualizar los criterios medidas y procedimientos en materia de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo. Envicon impartirá la debida capacitación, aplicará la evaluación correspondiente y expedirá constancia de participación en la capacitación mencionada en caso de obtener calificación aprobatoria. El agente relacionado deberá firmar el respectivo acuse y lista de asistencia que compruebe que el agente relacionado se encuentra capacitado.
8.-Carta de honorabilidad de los empleados. Envicon como transmisor de dinero tiene la obligación adoptar procedimientos de selección para procurar que su personal cuente con la calidad técnica y experiencia necesarias, así como con honorabilidad para llevar a cabo las actividades que le corresponden. Envicon tiene la responsabilidad de asegurar que los empleados de sus agentes relacionados proporcionen declaración firmada que conste que cumple con las especificaciones mencionadas. Para tal fin Envicon expide en la capacitación inicial del agente relacionado la carta a ser firmada para ser remitida al área de cumplimiento.
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9.-Visitas de inspección y verificación por parte de la CNBV. Los agentes relacionados de Envicon, pueden estar sujetos a inspección y verificación por parte de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores para corroborar el cumplimiento de las obligaciones basadas en las Disposiciones de Carácter general aquí mencionadas relacionadas con su programa de Cumplimiento en Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al terrorismo. Como agente de Envicon debe notificar al Oficial de Cumplimiento cuando reciba una solicitud formal de revisión por parte de la CNBV a su programa de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento del Agente Relacionado es responsable de comunicarse con el Oficial de Cumplimiento de Envicon. El Agente Relacionado cooperará y responderá oportunamente con toda revisión y auditoría de este tipo. El Oficial de Cumplimiento del Agente Relacionado es responsable de implementar las medidas correctivas necesarias en respuesta a las resoluciones derivadas de las revisiones efectuadas y conservará toda documentación oficial por 10 años. Adicional a lo anterior, si un Agente Relacionado de Envicon tiene un requerimiento de la Policía Judicial del Estado (PJE) y/o Procuraduría General de la Republica (PGR) solicitando información de nuestros clientes, el Agente no podrá proporcionar ninguna información. El Agente informara que estos tipos de requerimientos deberá ser canalizados por escrito a Envicon S.A. de C.V. o en su defecto proporcionar el número telefónico para que se pongan en contacto con nuestro Oficial de Cumplimiento.
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Autoevaluación. Ya estamos por concluir el estudio de los temas y hasta ahora revisamos el tema de la capacitación impartida por Envicon hacia sus agentes relacionados, la carta de honorabilidad de los empleados y las visitas de inspección y verificación de la CNBV, por lo que te sugerimos, antes de realizar el examen final, autoevaluarte y contestar las siguientes preguntas:
¿Con que periodicidad debe capacitar Envicon a sus agentes relacionados? ¿Cuáles son sus obligaciones como agente relacionado de Envicon? ¿Cuáles son las acciones que debe seguir el agente relacionado si la autoridad le solicita una inspección o información de alguna operación? ¿Por qué necesita Envicon que los empleados de sus agentes relacionados firmen la carta de honorabilidad?
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10.- Obligaciones del agente relacionado. I.
II.
III. IV. V. VI.
El agente relacionado deberá exhibir en el establecimiento o sucursal en donde se lleve a cabo el pago de envíos, el registro de transmisor de dinero de Envicon. El agente relacionado debe mantener y resguardar los expedientes de los usuarios, en todo momento y a disposición de Envicon y de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Recibir la capacitación correspondiente en PLD y FT. Firmar y conservar la documentación correspondiente al programa de cumplimiento de Envicon. Vigilar y asegurar el cumplimiento del programa de PLD / FT que Envicon proporciona. Permitir a la Comisión realizar las visitas de inspección y verificación y presentar ante la misma los documentos que sean requeridos.
Nota importante: El incumplimiento a las obligaciones antes señaladas será causal de rescisión de contrato, con independencia de las sanciones a que se hubieren hecho acreedores en virtud de tal incumplimiento
11.- Penas y sanciones. Las autoridades impondrán sanciones administrativas y penales a quienes violen las leyes y regulaciones federales en contra del lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. De acuerdo con el artículo 400 bis del código penal federal se impondrán de 5 a 15 años de prisión y de 1000 a 5000 días de multa a quien participe, preste ayuda o auxilie a otro para la comisión de conducta relacionada al lavado de dinero.
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De acuerdo con el artículo 139 bis del código penal federal se impondrán de 1 a 9 años de prisión y de 100 a 300 días de multa a quien encubra a un terrorista teniendo conocimiento de sus actividades o de su identidad.
12. Prevención de fraude. Fraude al usuario: consiste en el robo potencial o real de dinero y / o bienes a un usuario a través de diversos mecanismos como pueden ser engaño, estafa, manipulación, etc.
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Ejemplos de fraudes más comunes: Le llaman para informarle que ha ganado un premio y le piden depositar o enviar una cantidad de dinero para poder entregarle lo que ha ganado. Compra de productos en internet muy por debajo del precio de mercado; suelen ser estafas para que mande efectivo en pago por el bien. Llamadas por teléfono solicitando donaciones para obras de caridad. Ofertas de trabajo en las que le piden aportar dinero para gastos de operación. Romances por internet en los que una persona le pide dinero prestado sin revelar su identidad real o su ubicación. Le solicitan pagar una especie de fianza por algún conocido o familiar. Notificaciones de que ha ganado la lotería y le piden dinero para pagar los impuestos del premio.
Para Envicon es importante proteger a nuestros usuarios y agentes relacionados de cualquier tipo de operación fraudulenta por lo que hacemos las siguientes recomendaciones para evitar caer en este tipo de actos:
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Estar siempre alerta de las operaciones llevadas a cabo en los puntos de pago. Preguntar de manera casual al usuario beneficiario sobre la operación en general, la relación que tiene con el remitente (padre, madre, hermano, amigo, etc.) y el destino que se le dará a los recursos. Si la operación le parece inusual o sospechosa, reporte al área de cumplimiento de Envicon e indique al usuario que el sistema le solicita una autorización. No le informe al usuario que sospecha o que dará aviso de su operación. Manejo de usuarios en plataformas de Envicon. Las operaciones fraudulentas o estafas también se pueden presentar en la operación de las plataformas a través de las cuales se realizan pagos o envíos, de tal manera que Envicon le hace las siguientes recomendaciones respecto del manejo de usuarios proporcionados para su plataforma: Los usuarios proporcionados son personales e intransferibles, por lo que estos no deben de prestarse a terceros, aun siendo compañeros de trabajo. La persona a quien está asignado el usuario queda registrado en sistema así como cualquier operación que con este se llegue a realizar, por lo que el uso indebido será responsabilidad del titular. No proporcione su contraseña a ninguna persona que llame por teléfono indicando que es personal de Envicon, nosotros no tenemos facultades ni estamos autorizados para solicitarles esta información. En caso de dar de baja a una persona para pagos y/o envíos o de rotar al personal, es importante informar a Envicon de este cambio y solicitar usuarios para el personal nuevo. El agente relacionado es el responsable del manejo que se le dé a los usuarios.
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Autoevaluación. Ya hemos concluido el estudio de los temas en general de PLD / FT así como los temas particulares de obligaciones del agente relacionado, penas y sanciones y prevención de fraude, por lo que te sugerimos, antes de realizar el examen final, autoevaluarte y contestar las siguientes preguntas: ¿En qué leyes y artículos se encuentran especificadas las penas y sanciones a las que se harán acreedores quienes cometan los delitos de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo? ¿Cuáles son los tipos de fraudes más comunes? ¿Cuáles son las recomendaciones que emite Envicon para evitar caer en fraudes? ¿Qué medidas debemos tomar para llevar a cabo un correcto uso de los usuarios y contraseñas de las plataformas de pago?
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