CONFERENCIA DE LA HAYA DE DERECHO INTERNACIONAL PRIVADO

EL CONVENIO DE LA APOSTILLA Introducción General Christophe Bernasconi Secretario General Adjunto

Ignacio Goicoechea Oficial para América Latina

Seminario “Nuevas Tecnologías: Apostilla Electrónica” La Antigua, Guatemala 26 de julio de 2011

Qué es la Conferencia de La Haya? –  Es una Organización Intergubernamental –  Su objetivo es “trabajar para la unificación progresiva de las normas de Derecho Internacional Privado” (“DIPr”) –  Desarrolla su objetivo mediante el desarrollo de convenios internacionales de DIPr conocidos como “Convenios de La Haya” –  La Conferencia de La Haya es la única organización en La Haya que tiene funciones legislativas (no tiene funciones judiciales) En síntesis, se la reconoce como: La organización mundial para la cooperación internacional en materia civil y comercial

Una organización global -  Abierta a la membresía de Estados y Organizaciones Regionales de Integración Económica (“REIOs”) -  72 Miembros (71 Estados + la Unión Europea) representan: •  Todas las regiones del mundo; y •  Todos los sistemas jurídicos más importantes

Miembros Crecimiento exponencial de su membresía desde 1955

Relaciones con: 139 Estados/REIOs conectados a la Conferencia de La Haya

Estados Miembros de la HCCH

Estados NOMiembros de la HCCH que son Estados contratantes de al menos un Convenio de La Haya

Estado nomiembro de la HCCH que es signatario de al menos un Convenio de La Haya

Funciones de la HCCH

Desarrollo de instrumentos de DIPr

Provisión de servicios postConvenio

Desarrollo de instrumentos de DIPr

Provisión de servicios postConvenio

Los Convenios de La Haya –  38 convenios multilaterales –  Crean reglas unificadas de DIPr en tres areas principales: •  Cooperación Jurídica y Litigios; •  Derecho Comercial y Financiero; y •  Derecho de Familia y Protección de Niños

COOPERACIÓN JURÍDICA Y LITIGIOS INTERNACIONALES Principales Convenios de La Haya: •  Convenio de 1961 de la Apostilla •  Convenio de 1965 sobre Notificación de Documentos •  Convenio de 1970 sobre Obtención de Prueabas •  Convenio de 1980 sobre Acceso a la Justicia •  Convenio de 2005 sobre Acuerdos de Elección de Foro

DERECHO COMERCIAL Y FINANCIERO Principales Convenios de La Haya: •  Convenio de 1971 sobre Accidentes de Tráfico •  Convenio de 1973 sobre Responsabilidad por Productos •  Convenio de 1985 sobre Trusts •  Convenio de 2006 sobre Valores Depositados en un Intermediario

DERECHO DE FAMILIA Y PROTECCIÓN DE NIÑOS Principales Convenios de La Haya: •  Convenio de 1980 sobre Sustracción de Niños •  Convenio de 1993 sobre Adopción Internacional •  Convenio de 1996 sobre Protección de Niños •  Convenio de 2007 sobre Cobro Internacional de Alimentos

Desarrollo de instrumentos de DIPr

Provisión de servicios postConvenio

Monitoreo de los Convenios existentes –  “Comisiones Especiales” convocadas por la Oficina Permanente para revisar el funcionamiento práctico de los Convenios de La Haya –  Publicación de materiales para asistir a jueces, funcionarios de gobierno y profesionales en la aplicación de los Convenios de La Haya –  Mantenimiento del sitio web (www.hcch.net) como una forma de almacenar información práctica sobre todos los Convenios de La Haya (incluyendo secciones dedicadas a la Apostilla, la Notificación y la Obtención de Pruebas)

Provisión de asistencia técnica –  Apoyar a los Estados en la implementación de los Convenios de La Haya –  Centro Internacional de Estudios Judiciales y Asistencia Técnica (parte integrante de la OP) Ejemplo •  Programa de Asistencia Técnica para la Adopción Internacional (ICATAP), que provee asistencia a algunos Estados antes o durante su incorporación al Convenio de La Haya de 1993 (modificaciones legislativas, capacitación de operadores, etc.) •  Otros ejemplos son los Convenios de Sustracción de Niños, de la Apostilla y de Notificaciones

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Generalidades Estado Actual Temas para la implementación Ejemplos de Apostillas ¿Cómo incorporarse al Convenio de la Apostilla?

Estado de origen del documento Estado de presentación del documento

3º certificación Ministerio de Relaciones Exteriores 1º certificación Documento Público autoridad/funcionario (la persona o autoridad que firma es desconocida en el Estado de presentación del documento – por ello se necesita la autenticación)

(e.g. Registro Civil)

Documento listo para ser presentado y utilizado

2º certificación autoridad/funcionario (depende del Estado) (e.g. Ministerio del Interior, Educación o Justicia)

5º certificación Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado de presentación (solamente para algunos Estados)

4º certificación Embajada / Consulado del Estado de recepción basada en el Estado de origen

Estado de origen del documento Estado de presentación del documento

Autoridad Competente: emite, coloca y registra la Apostilla

Documento Público (la persona o autoridad que firma es desconocida en el Estado de presentación del documento – por ello se necesita la autenticación)

Un paso vs. Varios pasos

Documento listo para ser presentado y utilizado

• 

Facilita la circulación internacional de los documentos públicos simplificando drásticamente su autenticación

• 

Reemplaza las frecuentemente pesadas y costosas formalidades propias de la legalización de documentos públicos con la mera emisión del certificado de la Apostilla

• 

El certificado de la Apostilla es emitido por una Autoridad Competente del Estado donde se originó el documento

• 

El Convenio se aplica solamente entre los Estados Parte (Estado de origen / Estado de presentación)

• 

El ÚNICO efecto de la Apostilla es el de certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente (art. 3 (1) del Convenio)

• 

La Apostilla autentica el origen del documento, y NO el contenido de ese documento

• 

El mismo efecto que la legalización habitual, pero mediante un procedimiento mucho más eficiente

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Generalidades Estado Actual Temas para la implementación Ejemplos de Apostillas ¿Cómo incorporarse al Convenio de la Apostilla?

Un convenio muy exitoso –  El Convenio de más amplia ratificación y aplicación entre los 38 Convenios de La Haya (101 Estados Parte) –  A pesar de su edad, el Convenio de la Apostilla continua atrayendo nuevos Estados contratantes a un ritmo impresionante – desde el 2000, se sumaron alrededor de 40 Estados (>30%)

Un convenio muy popular… –  Se aplica millones de veces por año: •  más de 6.000 por día en Venezuela; •  approx. 6.000 por día en Colombia (Junio de 2010) •  más de 3.000 por día en UK; •  aprox. 400.000 por año en Francia •  42 Estados que respondieron al cuestionario de 2008 emitieron 4.823.860 Apostillas en total (se estiman 10 millones de Apostillas por año)

… y muy útil también! –  Facilita la vida de las personas (físicas y jurídicas) –  Libera recursos en Embajadas y Consulados y puede seguir manteniendo una fuente de ingresos –  Funcionamiento sencillo e incontrovertido -prácticamente no genera litigios–  Establece un marco para la cooperación administrativa que es reconocido internacionalmente, y que los actores internacionales esperan dado que facilita la inversión extranjera y las nuevas oportunidades de negocios

… y muy útil también! –  El Convenio de la Apostilla es importante en el contexto de la adopción internacional –  La Comisión Especial de 2010 Sobre el funcionamiento práctico del Convenio de 1993 (la mayoría de los Estados que participan de este seminario son partes del citado Convenio): •  dada la gran cantidad de documentos públicos que circulan en un expediente típico de adopción, recomendó que los Estados parte que no lo hubieran hecho consideren la posibilidad de hacerse parte del Convenio de la Apostilla”

Beneficios adicionales: Monitoreo de la OP –  La OP monitorea detenidamente el funcionamiento del Convenio • Convoca regularmente Comisiones Especiales para revisar el funcionamiento práctico del Convenio de la Apostilla • Recientes Comisiones Especiales en los años 2003 y 2009 • Próxima Comisión Especial planeada para el 2012

Beneficios adicionales: “Sección Apostilla” –  Espacio dedicado a la Apostilla en el sitio web de la HCCH

 www.hcch.net

Disponible en español

El ABC de las Apostillas, boletín con preguntas frecuentes sobre el Convenio de la Apostilla Nueva Guía NUEVA GUIAde de Iimplementación IMPLEMENTACION (disponible solo en inglés y francés

Texto del Convenio

Información útil util sobre los Estados Contratantes Datos de contacto de las Autoridades Competentes

Formulario de Apostilla para completar electrónicamente

Material de ayuda para la práctica diaria

Información sobre las Apostillas electrónicas

Beneficios adicionales: Documentos prácticos El ABC de las Apostillas Folleto con preguntas frecuentes para usuarios (disponible en la “Sección Apostilla” del sitio web de la HCCH)

¿Cómo incorporarse e implementar el Convenio de la Apostilla? Breve Guía de implementación para las Autoridades (por el momento solo disponible en Inglés)

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Manual Práctico Asistencia operativa detallada para Autoridades Competentes (en preparación)

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Generalidades Estado Actual Temas para la implementación Ejemplos de Apostillas ¿Cómo incorporarse al Convenio de la Apostilla?

Novedades – Últimas adhesiones: Kyrgyzstan VIG 31 de julio de 2011

Costa Rica

VIG 14 de diciembre de 2011

Oman (primer Estado que se incorpora del Golfo Pérsico) VIG 30 de enero de 2012

101 Estados contratantes

Novedades –  El Banco Mundial considera que el Convenio de la Apostilla establece condiciones más favorables para la inversión extranjera: •  En el 2010, el Banco Mundial emitió el primer informe sobre Inversiones transfronterizas (IAB), el cual mide la la inversión extranjera directa en función del marco legal y regulatorio de los Estados •  El informe considera que el Convenio de la Apostilla facilita el inicio de los negocios para las compañías extranjeras al simplificar el procedimiento para autenticar los documentos públicos extranjeros •  El Banco Mundial recomienda a los Estados considerar su incorporación al Convenio como una medida para mejorar su comportamiento en materia de inversión extranjera

Preguntas del Informe que comprenden el índice de facilidad de establecimiento

¿Cómo se valora la pregunta?

… Pregunta19 ¿Su país es parte del Convenio de la Apostilla?

“Si” = 1 “No” = 0

Estados evaluados en el informe 2010 = todavía no son parte del Convenio de la Apostilla

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Generalidades Estado Actual Implementación Ejemplos de Apostillas ¿Cómo incorporarse al Convenio de la Apostilla?

Panorama de los temas de implementación 1.  Solo debe ser usado entre Estados Parte 2.  Proceso para la emisión de Apostillas (uno o varios pasos) 3.  Definición de “documento público” 4.  Designación y función de las Autoridades Competentes 5.  Forma e idioma de las Apostillas 6.  Texto adicional fuera del recuadro 7.  Forma de pegar/sujetar la Apostilla al documento subyacente 8.  Programa Piloto de Apostillas Electrónicas (e-APP)

1.  Solo entre Estados Parte – 

Solo se aplica a documentos públicos emitidos en un Estado contratante y que luego son presentados en otro Estado contratante

– 

A fin de asistir a los requirentes y evitar demoras innecesarias y complicaciones para su presentación en el extranjero, la Comisión Especial de 2009 observó que “con frecuencia resulta útil que las Autoridades Competentes pregunten cuál es el Estado de destino del documento público a ser apostillado” C&R Nro 81 de la CE de 2009

2. Proceso de emisión de la Apostilla (proceso en un paso) •  La Comisión Especial de 2009 “invita a los Estados partes a informar a la Oficina Permanente sobre sus procesos para expedir Apostillas, y en particular, si se necesitan certificaciones intermedias previas a la expedición de Apostillas (proceso de una etapa frente al proceso de varias etapas) •  Recordando que la finalidad del Convenio es la simplificación del proceso de autenticación, la Comisión Especial también “invitó a los Estados partes a considerar la eliminación de todo obstáculo innecesario para la expedición de Apostillas manteniendo la integridad de las autenticaciones.” C&R Nro 79 de la CE de 2009

3. Documentos Públicos –  El Convenio de la Apostilla solo se aplica a los documentos públicos –  “Documentos públicos” incluye: •  Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción •  Documentos emitidos por un tribunal o una Corte •  Documentos notariales •  Patentes •  Extractos de Registros Públicos (eg. Registro de Comercio, Registro de Propiedad, etc.) •  Diplomas/títulos emitidos por instituciones educativas

3. Documentos públicos –  Es el Derecho del Estado de origen el que determina la naturaleza pública de un documento C&R Nro 72 de la CE de 2009

–  Las categorías de documento público deben ser interpretadas en forma amplia C&R Nro 72 de la CE de 2009

3. Documentos públicos –  La intención del Convenio de la Apostilla es suprimir la legalización de todos los documentos públicos –  Sin embargo, los siguientes documentos se encuentran excluidos: •  Documentos diplomáticos o consulares •  Documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera •  Esta última excepción debe ser interpretada en forma restrictiva (es decir permitir la legalización en los casos que fuera necesario) C&R Nro 77 de la CE de 2009

3. Documentos públicos –  El Convenio de la Apostilla fue diseñado para reducir las formalidades en la circulación de documentos públicos – en otras palabras, un documento que no requería legalización antes de la entrada en vigor del Convenio no necesitará ser apostillado en función del Convenio –  No se puede requerir la Apostilla cuando la ley o las prácticas de un Estado de destino – o un acuerdo entre el Estado de emisión y el Estado de destino – han suprimido o simplificado el requerimiento de la Apostilla o exceptuado al documento de la legalización Artículo 3(2) del Convenio de la Apostilla

4. Autoridades competentes –  Las Apostillas solo pueden ser emitidas por una Autoridad Competente en el Estado de emisión –  Identificación, cantidad y organización de las Autoridades Competentes debe ser determinada por cada Estado contratante –  El Estado contratante debe notificar al Depositario de la designación de cada Autoridad Competente haciendo referencia a sus funciones oficiales

4. Autoridades competentes –  Varios modelos en funcionamiento Modelo 1 Única Autoridad competente para todos los documentos públicos (e.g., Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de Justicia, Ministerio del Interior)

Modelo 2 Varias Autoridades Competentes

4. Autoridades competentes –  Varios modelos en funcionamiento Modelo 1 Única Autoridad competente para todos los documentos públicos (e.g., Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de Justicia, Ministerio del Interior)

Modelo 2 Varias Autoridades competentes

Modelo 2(a) Autoridad competente determinada por la naturaleza de los documentos públicos, e.g.:

Modelo 2(b) Autoridad Competente determinada por el origen del documento público, e.g.:

•  Documentos judiciales  Ministerio de Justicia

•  Documento del Gobierno Federal  Autoridad competente federal

•  Diplomas  Ministerio de Educación

•  Documento del Gobierno regional/provincial  Autoridad competente regional/provincial

•  Documentos del Registro civil  Ministerio del Interior o Relaciones Exteriores •  Actos notariales  Asociación de Notarios

4. Autoridades competentes –  Cada Autoridad competente debe: •  estar en condiciones de verificar la firma (y cualquier estampilla o sello) de los documentos públicos para los cuales es competente para emitir Apostillas •  tener suficientes recursos para emitir el volumen de Apostillas estimado •  tener la capacidad de mantener un registro de las Apostillas emitidas

5. Requisitos de forma –  La Apostilla “debe seguir el modelo anexado al Convenio” Artículo 4(1) del Convenio de la Apostilla

5. Requisitos de idioma (para los términos estándar del modelo) –  Los 10 términos estándar que aparecen en el modelo deben estar en Inglés o Francés, con la posibilidad de agregar el idioma del Estado emisor –  La Comisión Especial de 2009: •  Invitó a la Oficina Permanente a desarrollar modelos bilingües del certificado de la Apostilla (en Inglés y Francés); e •  Invitó a los Estados contratantes a enviar una copia del certificado de la Apostilla en su propio idioma a la Oficina Permanente, a fin de que se puedan desarrollar versiones multilingües del modelo C&R Nro 89 de la CE de 2009

Formularios Modelo (para ser completados electrónicamente (word y pdf))

5. Requisitos de idioma (para completar el modelo) –  La Autoridad competente puede completar la Apostilla en Inglés o Francés, o en el idioma de la Autoridad competente –  Sin embargo, las Autoridades competentes cuyo idioma no sea Inglés o Francés son alentadas a completar también la Apostilla en uno de estos idiomas para facilitar la circulación de las Apostillas en el extranjero C&R Nro 90 de la CE de 2009

5. Requisitos de idioma

Modelo Trilingüe

6. Texto adicional fuera del recuadro –  La Comisión Especial de 2009 recomendó que: •  Las Autoridades competentes deben agregar una nota fuera del recuadro advirtiendo sobre el efecto limitado de la Apostilla (i.e., que solo certifica el origen del documento público al que se refiere y no su contenido) •  Si la Autoridad competente opera un e-Registro (lo discutiremos más tarde), la dirección del sitio web del registro debería estar mencionada fuera del recuadro C&R Nros 85-6 de la CE de 2009

–  Se podría agregar otra información fuera del recuadro

6. Texto adicional fuera del recuadro –  Texto sugerido en el modelo trilingüe:

7. Adhesión de la Apostilla –  La Apostilla debe ser puesta: •  directamente en el documento público mismo o •  en una hoja anexa separada (llamada “allonge”) –  Las Apostillas pueden ser puestas directamente sobre el documento o allonge a través de distintos medios, incluyendo sellos de goma, stickers/adhesivos y sellos impresos –  Si la Apostilla se pone (impresa) sobre un allonge, esta última puede ser fijada al documento público subyacente a través de distintos medios, incluyendo cola, arandelas, grapas, cintas y sellos de lacre

7. Adhesión de la Apostilla –  La Comisión Especial de 2009 advirtió una variedad de métodos de adhesión de las Apostillas sobre los documentos públicos – sin excluir ningún método específico, La Comisión Especial “alentó el uso de cualquier método que ponga de manifiesto cualquier alteración al método de adhesión”. (C&R Nro 91 de la CE de 2009)

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Generalidades Estado Actual Temas para la implementación Ejemplos de Apostillas ¿Cómo incorporarse al Convenio de la Apostilla?

Australia

Sudáfrica

Seychelles

Bielorrusia

Georgia (antigua)

Georgia (nueva)

Reino Unido

Ecuador

EE.UU. – Nueva York

EE.UU. – Nuevo México

México

Colombia

España – Región de Murcia

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Generalidades Estado Actual Temas para la implementación Ejemplos de Apostillas ¿Cómo incorporarse al Convenio de la Apostilla?

Método de incorporación –  Cualquier Estado que desee incorporarse al Convenio de la Apostilla puede ahora hacerlo por adhesión –  La adhesión esta sujeta a la posible objeción de lo Estados contratantes existentes –  El Ministerio de Relaciones Exteriores del Reino de los Países Bajos es el Depositario para el Convenio

El Estado deposita el instrumento de adhesión con el Depositario (Art. 12(1)) y notifica al Depositario de cada Autoridad competente designada (Art. 6(2))

El Depositario notifica a los Estados contratantes del depósito y la designación(es) (Art. 15)

Cualquier Estado contratante puede objetar la adhesión dentro del término de seis meses, siendo las fechas exactas determinadas por el Depostiario (Art. 12(2))

El Depositario notifica a los Estados contratantes de las objeciones (si las hubiera) una vez finalizado el término para plantearlas

El Convenio entra en vigor entre el Estado adherente y cada Estado contratante que no ha objetado su adhesión el 60avo día posterior a la finalización del término de objeción de seis meses (Art. 12(3))

El Convenio no entra en vigor entre el Estado adherente y cualquier otro Estado contratante que haya objetado a su adhesión (Art. 12(3))

El Convenio entra en vigor entre el Estado adherente y el Estado contratante el día que el Depositario recive la notificación del retiro de la objeción

Un Estado puede retirar su objeción en cualquier momento mediante notificación al Depositario

Lista de control pre-adhesión (1 de 3) •  Tomar medidas para implementar el Convenio de la Apostilla en el orden jurídico interno (de acuerdo a los requisitos constitucionales o de otra índole jurídica que pudieran existir) y / o eliminar cualquier obstáculo existente en dicho ordenamiento •  Publicitar la adhesión y la próxima entrada en vigor del Convenio entre •  las embajadas y consulados del Estado adherente en el extranjero •  las embajadas y consulados extranjeros en el Estado adherente •  los oficiales y autoridades que emiten documentos públicos •  el público en general •  Determinar qué son documentos públicos de acuerdo al derecho interno

Lista de control pre-adhesión (2 de 3) •  Determinar cuáles autoridades serán competentes para emitir Apostillas •  Asegurarse que se han asignado suficientes recursos a las Autoridades competentes para poder cumplir sus funciones •  Preparar “instructivos de escritorio” para circular entre los oficiales y autoridades que emiten documentos públicos •  Establecer una base de datos que contenga muestras de firmas y sellos oficiales de autoridades que emiten documentos públicos

Lista de control pre-adhesión (3 de 3) •  Determinar si las Apostillas serán emitidas •  en medio papel, y / o •  en medio electrónico (e-Apostilles) •  Desarrollar un modelo de certificado para la emisión de Apostillas •  Desarrollar prácticas para adherir las Apostillas •  Establecer un registro de Apostillas, preferentemente electrónico al que se pueda acceder en línea (eRegister)

Christophe Bernasconi Secretario Genearal Adjunto HCCH [email protected] Ignacio Goicoechea Oficial Letrado de Enlace para América Latina HCCH [email protected]