Dr. Christiane Gaehtgens

26. November 2014

Risikomanagement als Steuerungsinstrument für wissenschaftliche Einrichtungen

1.

Risiken im Wissenschaftsmanagement a. b. c. d.

2.

Begriff Bereiche Beispiele Schlussfolgerung

Risikomanagement als Prozess a.

b. c. d.

Struktur Verstehen und erfassen Verantworten und besitzen Beobachten, beherrschen, beenden 26/11/2014

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement

1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Begriff

Definition: Risiken sind Veränderbare Größen, die den Erfolg eines Unternehmens/Instituts bei der Erfüllung seiner selbst gesetzten Ziele und der Erwartungen externer Partner wesentlich beeinflussen, aber nur teilweise der eigenen Kontrolle unterliegen.

26/11/2014

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement Begriff

Risikobereiche für Unternehmen nach ISO 3100: • • • • • • • • • • • • • •

Brandschutz Fertigung Finanzen Forschung und Entwicklung Produkthaftung Infrastruktur und Energie Lieferanten Logistik Marktentwicklung Organisation Politische Risiken Rechtliche Rahmenbedingungen Strategieplanung Umweltschutz

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Bereiche

Typische Unternehmensrisiken Strategische (Unternehmens)-Risiken Finanzrisiken Versicherungstechnische Risiken Umweltrisiken - Technische Risiken -

 Übertragbarkeit/Relevanz für wissenschaftliche Einrichtungen?? 26/11/2014

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Bereiche

• Unternehmens“risiken in der Wissenschaft: -

Strategiebildung Steuerung (Governance) Profilbildung, Schwerpunktsetzung Kommunikation Forschungsleistung Lehre, Nachwuchsausbildung Kooperationen Rekrutierung Reputation, Exzellenzinitiative, Rankings, Qualitätssicherung Internationaler Wettbewerb… 26/11/2014

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Beispiele

• Finanzrisiken (alle Risikofaktoren quantifizieren): -

Kontinuität Diversifizierung der Quellen Personalkosten, Tarifsteigerungen, Pensionen leistungsbezogene Mittelverteilung Programmbudgets Flexibilität (Globalhaushalte) Ausstattung von Berufungen Rückstellungen Verbrauchskosten Vollkostenrechnung Folgekosten Wettbewerbe und Drittmittelanträge… 26/11/2014

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Bereiche

•

Versicherungstechnische Risiken - ??

•

Umweltrisiken -

•

Technische Risiken - Baumaßnahmen, Geräteausstattung,

Forschungsverantwortung

Reparatur, Ersatz



Prioritär sind Unternehmensrisiken und Finanzrisiken, stärker differenzieren

 Versicherungstechnische Risiken und

Umweltrisiken sekundär bzw. profilabhängig 26/11/2014

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Beispiele

Beispiel 1: Risikofaktoren für Steuerungsprozesse in Hochschulen - Key Governance Indicators* - Transparency:

Verfügbarkeit von Information gegenüber Stakeholdern und innerhalb der Institution

- Decisiveness: - Legitimacy:

Effektivität von Entscheidungsprozessen

Legitimation durch Mitwirkungsmöglichkeit von Mitarbeitern, anderen Entscheidungsgremien

- Ownership/accountability: Zurechenbarkeit von Verantwortung * J. Huisman et al.: International Perspectives on Governance of Higher Education Institutions, 2009

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Beispiele

Beispiel 2: Risikofaktoren für Forschungsleistung Drittmitteleinwerbung Berufungen Publikationen Forschungsbauten Geräte Promotionen, Graduiertenschulen Reputation: Preise, Wettbewerbe, Rankings, Beratungsaufträge - Beteiligung an Kooperationen und Netzwerken (auch EU) -

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1. Risiken im Wissenschaftsmanagement: Schlussfolgerung

Risikofaktoren = Leistungsindikatoren Key Performance Indicators (KPIs)

Dadurch besteht ein unmittelbarerer Zusammenhang zwischen Risikomanagement, Evaluation und Qualitätsmanagement, z.B. über Benchmarking Leitungsaufgabe: ganzheitliche Strategie entwickeln und kommunizieren, Synergien nutzen 26/11/2014

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2. Risikomanagement als Prozess

2. Risikomanagement als Prozess Nichts wächst von allein…

Der Businessplan: - Aufwand ermitteln - Finanzmittel zur Verfügung stellen - Infrastruktur schaffen (Räume,

-

Computer…) Personal stellen und schulen Kommunikationskonzept Meilensteine definieren Qualitätssicherung einplanen

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2. Risikomanagement als Prozess: Struktur

was?

verstehen erfassen

wer?

verantworten „besitzen“

wie?

beobachten beherrschen

beenden 26/11/2014

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2. Risikomanagement als Prozess: Verstehen

was?

Risiken verstehen

Die Perspektive bestimmt die Strategie:

• Downside Risk: - Risiko definiert über möglichen Verlust?

• Upside Risk: - Risiko definiert über Zielabweichung? 26/11/2014

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2. Risikomanagement als Prozess: erfassen

was?

Risiken erfassen

Risikoerfassung/Risk Register: • • • • • • •

Vollständigkeit anstreben Nach Aufgabenbereichen und Entwicklungszielen ordnen Quantitativ (input/output/impact) und qualitativ (Prozesse) Kriterium für Aggregationsebene ist die konkrete Operationalisierbarkeit Folge akzeptieren: Kleinteiligkeit und Heterogentität Erfassungsprozess: bottom-up und top-down. Kommunikationsprozess für Herstellung von Legitimation und Transparenz nutzen 26/11/2014

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2. Risikomanagement als Prozess: verantworten und besitzen

wer? verantworten

„besitzen“

Prinzip accountability: Zurechenbarkeit von Verantwortung Leitungsebene: Strategische Gesamtverantwortung, nicht operativ. Beauftragt Gesamtprozess Risikomanagement, erhält Berichte und Auswertungen, zieht und verantwortet Konsequenzen. „ownership of risks“ liegt in den einzelnen Arbeitsbereichen/Abteilungen/Instituten, wo die Daten anfallen und konkrete Maßnahmen getroffen werden. 26/11/2014

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2. Risikomanagement als Prozess: verantworten und besitzen

Verantwortungsebenen im Risikomanagement* • Der Risikobeauftragte: zuständig für die Erfassung und Verwaltung von Risiken, Maßnahmen und Risikodetails • Risikoeigentümer: diejenigen Mitarbeiter, die im Unternehmen jeweils für den Bereich, in dem das Risiko auftritt, zuständig sind. • Der Risikomanagementkoordinator: zuständig für den reibungslosen Ablauf des Risikomanagement im gesamten Unternehmen. • Die Geschäftsführung/Revision: strategische Gesamtverantwortung für Schlussfolgerungen aus der Risikoanalyse und überwacht den gesamten Prozess * nach eRisk/Mind Square

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2. Risikomanagement als Prozess: beobachten, beherrschen, beenden

wie?

beobachten

beherrschen

beenden 1. Risiken benennen 2. Beobachtungsperioden und Milestones festlegen 3. Risiken bewerten: Auswirkungen (impact), Wahrscheinlichkeit (probability) 4. Maßnahmen planen und implementieren 5. Effekt beobachten (monitoring), Risiken erneut bewerten 6. Ggf. Maßnahmen revidieren (intensivieren oder reduzieren) 26/11/2014

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2.Risikomanagement als Prozess: beobachten, beherrschen, beenden

wie?

beobachten

beherrschen

beenden Periodisierung: Sinnvollen Zeitraum für Risikobeobachtung und – bewältigung festlegen. Mögliche Kritierien: Regelmäßig: Haushaltszyklus, Evaluationszyklen Unregelmäßig: Wettbewerbe, Amtszeiten 26/11/2014

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2. Risikomanagement als Prozess: beobachten, beherrschen, beenden

wie?

beobachten

beherrschen

beenden Description of risk

1 2

… …

Impact Probability

Total

Is risk increasing (+), static (0) or reducing (-)

25

5

5

25

(0)

9

3

1

3

(-)

Pre mitigation Impact Probability

Total

5

5

3

3

Activities in place to reduce risk

Post mitigation

Comment – if risk has had score in excess of 20 for three months describe what steps are being taken to reduce risk and when risk is expected to change

Quelle: University of the West of England, Bristol 26/11/2014

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ANNEX C – ASSESSMENT OF RISK EXPOSURE Note 1 – The tolerability for SLT control is shown line boundary between “amber” and “red” exposure.

3. Risikomanagement als Prozess: beobachten, beherrschen, beenden Beispiel Universität Salford, UK: IMPACT LIKELIHOOD Insignificant

Minor

Moderate

Major

Catastrophe

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

9

18

27

36

45

54

63

72

81

90

8

16

24

32

40

48

56

64

72

80

7

14

21

28

35

42

49

56

63

70

6

12

18

24

30

36

42

48

54

60

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

4

8

12

16

20

24

28

32

36

40

3

6

9

12

15

18

21

24

27

30

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Very High

High

Medium

Low

Very Low

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ANNEX D – KEY TO ASSESSMENT OF RISK EXPOSURE (ANNEX C) AND LEVEL OF CONTROL

2. Risikomanagement als Prozess: beobachten, beherrschen, beenden

BLACK

RED

AMBER

YELLOW

GREEN

Catastrophic consequences; Almost certain to happen; Above organisations tolerance level

Control: Urgent remedial action with SLT level monitoring

Major consequences; Very likely to happen; Acceptable only with SLT authorisation

Control: Remedial action with SLT level monitoring

Moderate consequences; Probable occurrence; Acceptable with PVC, Dean of Faculty, Head of School/Professional Service authorisation

Control: High level (Faculty / School Exec) monitoring

Minor consequences; Possible occurrence; Approval of Directorate Head

Control: Middle level monitoring

Insignificant consequences; Rare occurrence; Line manager or delegated staff approval

Control: Low level monitoring

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2. Risiskomanagement als Prozess: beobachten, beherrschen,beenden University of Salford: Dashboard

OUTPUTS Are we delivering what the students & customers expect? O1 Teaching & Learning O2 Research

RESOURCE MANAGEMENT How well are we planning & managing our resources? R1 People R2 Estate R3 Budget R4 Equipment

ENABLING PROCESSES Are we organised as well as we can be? E1 IT infrastructure E2 Reputation E3 Processes & Organisation

VISION

BUILDING FOR THE FUTURE Are we people & organisation for the future? B1 Change programme B2 Enterprise & sustained innovation B3 Estate development B4 Strategy

BLACK

RED

Current Status

Residual Risk Level

AMBER

YELLOW

GREEN

RISK 1

RISK 2

RISK 3

Risk Appetite

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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www.impact-consulting.eu