ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : CASA DE LA CULTURA/SECRETARIA DE EDUCACION CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
161
RETENCION
DISPOSICION FINAL
AG
AC
CT
E
M
PROCEDIMIENTO
S
01
ACTAS
01-01
ACTAS DE COMITÉS - DE CULTURA - Citación - Orden del día - Anexos
2
10
X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo histórico para su conservación permanente.
01-04
ACTAS DE REUNIONES - Con los monitores e integrantes de los diferentes programas - Citación - Orden del día - Anexos
2
10
X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo histórico para su conservación permanente.
CONVENCIONES Firma Responsable: AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Jefe de Archivo Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2014 Página 125 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : CASA DE LA CULTURA /SECRETARIA DE EDUCACION CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
161
2424.01
INFORMES
RETENCION
DISPOSICION FINAL
AG
AC
CT
2
10
2
10
X
2
5
X
2
10
X
E
M
X
INFORMES DE GESTIÓN
- Informe del gestión del área
35 35-03
PLAN PLAN DE DESARROLLO CULTURAL -ESTUDIOS
PROCEDIMIENTO
S
Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central se elimina, queda constancia en el informe que rinde la Secretaria de Educación, que se conserva permanente Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente.
INFORMES DE SEGUIMIENTO
35-13
35- 23
PLAN DE MEJORAMIENTO - INSTITUCIONAL - POR PROCESOS - INDIVIDUAL
PLAN DECENAL DE CULTURA - PLAN DECENAL DE CULTURA - INFORMES
CONVENCIONES AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente.
Firma Responsable: E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Jefe de Archivo Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01 Versión: 01-2014 Página 126 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : CASA DE LA CULTURA /SECRETARIA DE EDUCACION CODIGO 161
38 38-01
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PROGRAMA PROGRAMAS CULTURALES -PROGRAMA DE RECUPERACION DE
RETENCION AG AC
2
10
DISPOSICION FINAL CT E M S
X
LA MEMORIA CULTURAL
39 39-01
PROYECTOS
Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo histórico , constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA. Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo histórico para su conservación permanente.
-PROYECTOS CULTURALES
- PROYECTO DINAMIZACION DEL TEATRO - PROGRAMA DE GRUPOS - ADOLESCENTES - TERCERA EDAD - INFORMES - CONVOCATORIA
CONVENCIONES
PROCEDIMIENTO
Firma Responsable: Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2014 Página 127 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : CASA DE LA CULTURA /SECRETARIA DE EDUCACION CODIGO 161
39 39-01
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PROYECTOS
RETENCION AG AC
1
DISPOSICION FINAL CT E M S
10
PROYECTOS CULTURALES PROYECTO DINAMIZACION DE LA DANZA - PROGRAMA DE SEMILLEROS DE DANZA POR EDADES -PROGRAMA GRUPOS JUVENIL - CONVOCATORIA - COMUNICACIONES DE DIFUSIÓN Y MOTIVACIÓN - CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - LISTADO DE PRESELECCIÓN - LISTADO DE SELECCIONADOS - LISTADO DE ASISTENCIA - INFORME DE MONTAJES - EVALUACION DE CLASES - REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES
CONVENCIONES
X
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo Histórico para su conservación permanente. NOTA: Se maneja carpeta por cada programa y por año
Firma Responsable: Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2014 Página 128 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : BIBLIOTECA MUNICIPAL/SECRETARIA DE EDUCACION CODIGO 162
24 24-03
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
INFORMES
RETENCION AG AC
2
10
DISPOSICION FINAL CT E M S
X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión y central se transfiere al archivo Histórico para su conservación permanente.
INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL - COMUNICACIÓN REMISORIA - INFORME - ANEXOS
26 26-02
INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS
2
3
X
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión en archivo central se transfiere al archivo histórico CD.
REGISTROS DE CLASIFICACIÓN, FACETACIÓN Y ANÁLISIS BIBLIOGRAFICO ANALISIS BIBLIOGRAFICO
REGISTROS
26- 02
REGISTRO DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
CONVENCIONES AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
PROCEDIMIENTO
1
X
Firma Responsable: E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión se elimina. su valor es solamente informativo.
Jefe de Archivo
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2014 Página 129 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : BIBLIOTECA MUNICIPAL/SECRETARIA DE EDUCACIÓN CODIGO 162
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
27 27-06
INVENTARIOS INVENTARIOS BIBLIOGRAFICOS INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
3535-13
PLANES PLANES DE MEJORAMIENTO - POR PROCESOS
RETENCION AG AC
1
1
2
5
DISPOSICION FINAL CT E M S
X
X
- INDIVIDUAL - INSTITUCIONAL
CONVENCIONES
PROCEDIMIENTO
Una vez se actualicen y cumplidos los tiempos de retención en los archivos de Gestión y central se eliminan.
Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente.
Firma Responsable: Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2014 Página 130 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : ESCUELA DE MUSICA/SECRETARIA DE EDUCACIÓN CODIGO 163
24 24-03
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION AG AC
DISPOSICION FINAL CT E M S
Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente.
INFORMES INFORME A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL
2
10
1
1
X
- COMUNICACIÓN REMISORIA - INFORME - ANEXOS
26 26-02
27 27-03
PROCEDIMIENTO
INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS REGISTRO DE PRESTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES
INVENTARIOS INVENTARIO INDIVIDUALIZADO DE BIENES DEVOLUTIVOS
X
INSTRUMENTOS MUSICALES
CONVENCIONES
Una vez se actualicen y transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se eliminan. Se actualizan cada año.
Firma Responsable: Jefe de Archivo
AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
Fecha: Yolombó (Ant) abril 2014
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE YOLOMBO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Código: GDO-FR-01 Versión: 01-2014 Página 131 de 140
ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO OFICINA PRODUCTORA : ESCUELA DE MUSICA/SECRETARIA DE EDUCACIÓN CODIGO 163
35 35-13
39 39-01
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION AG AC
DISPOSICION FINAL CT E M S
PLANES PLAN DE MEJORAMIENTO - INDIVIDUAL - POR PROCESOS - INSTITUCIONAL
PROYECTOS PROYECTOS CULTURALES
2
5
X
2
10
X
PROYECTO DINAMIZACION DE LA ESCUELA DE MUSICA PROGRAMA DE SEMILLEROS PIANO PROGRAMA DE PREBANDAS Y BANDA DE MUSICA PROGRAMA DE SEMILLEROS DE PERCUSIÓN Y CUERDA PULSADA - CONVOCATORIA - COMUNICACIONES DE DIFUSION Y MOTIVACIÓN - CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - LISTADO DE PRESELECCIONADOS - LISTADO DE SELECCIONADOS - LISTADO DE ASISTENCIA - EVALUACION DE CLASES - REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES - PAPELES DE TRABAJO (BITÁCORAS PARTITURAS ENTRE OTROS)
CONVENCIONES AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente. Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, se transfieren al archivo histórico para su conservación permanente. NOTA: SE MANEJA POR CARPETAS
