TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ALMACEN E INVENTARIOS SI – FR - 20
C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
P á gi n a 1 d e 6
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia Oficina Productora: Almacén e Inventarios Código
D
S
217
34
SB 34.07
CONVENCIONES D: Dependencia S: Serie
Series Subseries y Tipos Documentales
INFORMES Informes Contables Informes de depreciación Saldos Ajustes Mensuales Valor Actual por Ajustes
Retención
Disposición Fi nal
AG
AC
CT
1
20
SB: Subseries AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
E
D
X
Procedimientos Transferencias u Observaciones
S Cumplidos los tiempos de retención del Archivo de Gestión y Archivo Central, eliminar. El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará. De soportarse la información en medio magnético y garantizarse su reproducción consérvese 10 años en el Archivo Central y tómese la muestra respectiva.
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
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C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
P á gi n a 2 d e 6
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia Oficina Productora: Almacén e Inventarios
SB
Series Subseries y Tipos Documentales
37.13
INSTRUMENTOS DE CONTROL Registros
Código
D
S
217
37
CONVENCIONES D: Dependencia S: Serie
Retención
Disposición Fi nal
AG
CT
1
AC
E
D
X
Ficha Técnica de Almacenamiento
SB: Subseries AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
Procedimientos Transferencias u Observaciones
S Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, eliminar. Se realiza para controlar un procedimiento. Nota: El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
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C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
P á gi n a 3 d e 6
Entidad Product ora: Hospital Mental de Antioquia Oficina Productora: Almacén e Inventarios Código
D
S
217
40
Series Subseries y Tipos Documentales
SB
INVENTARIOS 40.01
Comprobantes Movimiento
CONVENCIONES D: Dependencia S: Serie
Retención
Disposición Fi nal
AG
AC
CT
1
20
E
D
de
Ac t i v o p or e nc a rg a do Cer t if ic ad os T éc n ic os Cer t if ic ad os d e S er v ic i os G e n er al es E v id e nc ias Ac t a d e C om ité de In v e nt ar io A nex os ( D e ac uer d o a l a dec is i ón de l Com it é) Ac t a d e E n tre g a Doc um en to d e B aj a Reporte de Bajas
SB: Subseries AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
Procedimientos Transferencias u Observaciones
S X
Cumplidos los tiempos de retención del Archivo de Gestión y Archivo Central, se toma muestra por polo de interés, para transferir al Archivo H istórico, los demás se eliminar. El procedimiento de eliminación debe realizarse por picado, posteriormente se reciclará. De soportarse la información en medio magnético y garantizarse su reproducción consérvese 10 años en el Archivo Central y tómese la muestra respectiva.
E: Eliminación D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ALMACEN E INVENTARIOS SI – FR - 20
C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
P á gi n a 4 d e 6
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia Oficina Productora: Almac én e Inventarios Código
D
S
217
40
SB 40.04
Series Subseries y Tipos Documentales
INVENTARIOS Inventario de Bienes Inventarios de Bienes Muebles Inventario de Bienes Inmuebles
Retención
Disposición Fi nal
AG
AC
CT
2
18
E
D
X
Procedimientos Transferencias u Observaciones
S Cumplidos los tiempos de retención en los Archivos de Gestión y Archivo Central, se toma muestra aleatoria del 2% y se transfiere al Archivo Histórico, los demás se eliminar El procedimiento de eliminación debe realizarse po r picado, posteriormente se reciclará. Nota: de soportarse la información en medio magnético y garantizarse su reproducción exacta consérvese 10 años en el Archivo Central.
CONVENCIONES D: Dependencia S: Serie
SB: Subseries AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ALMACEN E INVENTARIOS SI – FR - 20
C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
P á gi n a 5 d e 6
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia Oficina Productora: Almacé n e Inventarios Código
D
S
217
55
SB 55.13
CONVENCIONES D: Dependencia S: Serie
Series Subseries y Tipos Documentales
PLANES Plan de Compras Comunicados internos Listado de Compras del año Anterior Resolución de Aprobación
Retención
Disposición Fi nal
AG
AC
CT
1
2
SB: Subseries AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
E
D
X
Procedimientos Transferencias u Observaciones
S Transcurrido los tiempos de retención en los Archivos de Gestión y Central se elimina. La información se puede recuperar en otra serie como son las actas de comité de compras.
NOTA: El procedimiento de eliminación d ebe realizarse por picado, posteriormente se reciclará.
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
E: Eliminación D: Dig it al iz a ci ón
Aprobado en acta No 05 Diciembre 28 de 2011
S: Selección
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C ó d i go :
V e r s i ó n : S e gu n d a
P á gi n a 6 d e 6
Entidad Productora: Hospital Mental de Antioquia Oficina Productora: Almacén e Inventarios Código
D
S
217
58
SB
58.13
Series Subseries y Tipos Documentales
PROCESOS Procesos Selección
CONVENCIONES D: Dependencia S: Serie
Disposición Fi nal
AG
CT
1
Selección y Evaluación de Proveedores
Cotizaciones Justificación de Compra Ficha Comparativa
SB: Subseries AG: Archivo de Gestión
Firma Responsable:
AC
E
D
X
de
Retención
AC: Archivo Central CT: Conservación Total
Procedimientos Tr ansferencias u Observaciones
S Finalizado el contrato con el proveedor y cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión eliminar.
