DESMINADO HUMANITARIO Y GESTION DE CALIDAD COLOMBIA
COMPONENTE EXTERNO DE MONITOREO
PROYECTO:
Monitoreo y Control de Calidad de las Operaciones de Desminado Humanitario
COBERTURA:
Territorio Nacional
SOCIOS:
Programa Presidencial para la Acción Integral contra Minas Antipersonal (PAICMA); Servicio de las Naciones Unidas de Actividades Relativas a las Minas (UNMAS)
ENTIDAD EJECUTORA:
Programa de Acción Integral contra Minas Antipersonal de la OEA en Colombia (AICMA-CO)
PERIODO:
Enero - Diciembre 2012
COSTO TOTAL:
US $ 764.112,00
Objetivos • Establecer a nivel nacional la organización de monitoreo y control de calidad para el desminado humanitario. • Evaluar la capacidad operacional de las organizaciones de desminado humanitario y ofrecer recomendaciones a la Autoridad Nacional dentro del proceso de acreditación, • Verificar el aseguramiento de calidad de las operaciones de desminado humanitario. • Garantizar el control de calidad de las operaciones de desminado humanitario. Marco de Referencia En septiembre del 2000 Colombia ratifica la Convención de Ottawa y en marzo del 2003 el gobierno firma un Acuerdo de Cooperación y Asistencia Técnica con la Secretaria General de la OEA, cuyo programa de Acción Integral Contra Minas Antipersonal (AICMA) funcionaba en Centro America desde 1991. El Programa AICMA brinda apoyo al plan nacional de desminado humanitario de Colombia y se asocia a las operaciones de despeje a partir de fines del 2005. Desde entonces, el Programa AICMA de la OEA ha sido el único programa que ha prestado asistencia a Colombia en la remoción de minas y artefactos explosivos improvisados. La larga experiencia técnica del AICMA y del personal a su cargo,
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junto con su afinidad política y cultural, han colocado al Programa en una posición única para continuar apoyando a Colombia en a las actividades contra minas y a la gestión de calidad en particular. En julio del 2009 AICMA-CO fue consultada preliminarmente sobre la posibilidad de asumir las actividades de aseguramiento y control de calidad de los trabajos de desminado humanitario en el país previstos por entidades del gobierno o particulares. En respuesta, AICMA-CO formó un grupo de tarea liderado por personal técnico con más de veinte años de experiencia en la acción contra minas en Centro y Sur America para colaborar con el PAICMA en la construcción de un nuevo marco regulatorio para el desminado humanitario en Colombia. En el 2011, al visualizar una actualización del Acuerdo con la Secretaria General de la OEA, el PAICMA delegó en el Programa AICMA en Colombia un papel participativo en el sistema de gestión de calidad que aplicaría para todas las organizaciones de desminado humanitario que se acreditan a operar en el país. El sistema de gestión de calidad incluye el proceso de acreditación, monitoreo de las acciones que realizan las organizaciones de desminado humanitario, y control de calidad. Esto impone que AICMA-CO establezca el Componente Externo de Monitoreo (CEM), evolucionado del grupo de tarea técnico, para asistir en implementar el sistema de Gestión de Calidad, como la entidad para el monitoreo del desminado humanitario en Colombia en representación de la Comisión Intersectorial Nacional para la Acción Contra Minas Antipersonal. La Autoridad Nacional colombiana ha definido las responsabilidades del componente externo de monitoreo en su Estándar Nacional - Gestión de Calidad, publicado a fines del 2011. Para cumplir con estas responsabilidades, AICMA ha previsto que el CEM contará con 24 personal organizado de acuerdo con el Cuadro 1, incluso un jefe responsable por la coordinación y la planificación del monitoreo y un funcionario para el registro seguimiento y control de los informes; 2 funcionarios para la evaluación de la capacidad operacional de las organizaciones de desminado en función de apoyo al proceso de acreditación; 8 monitores en el campo para el aseguramiento de calidad, un funcionario para registrar los informes de monitoreo; y 12 desminadores conformando cuatro equipos de inspección de terrenos en cumplimiento de la función de control de calidad. Cuadro 1: Organigrama del CEM Jefatura
Acreditación
(2)
Monitoreo
(2)
(8)
Inspección
(12)
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Metodología Responsabilidades del AICMA-CO dentro del sistema de gestión de calidad incluyen el apoyo a la acreditación operacional de todas las organizaciones de desminado, el monitoreo de las operaciones a todas las subunidades de desminado al menos una vez por semana, y la inspección de terrenos despejados como parte del control de calidad externo. Los monitores de AICMA-CO verifican que las actividades de desminado son desarrolladas en manera efectiva, segura, bajo condiciones de seguridad apropiadas, y de acuerdo a las normas nacionales e internacionales. El Servicio de las Naciones Unidas para la Acción contra Minas, UNMAS, viene proporcionado entrenamiento, capacitación y asesoramiento al Componente Externo de Monitoreo de AICMA-CO, teniendo como base las normas internacionales de calidad ISO 9000 y los procedimientos y normas internacionales que rigen el monitoreo de las operaciones de desminado humanitario. Como parte del proceso de acreditación de las organizaciones de desminado humanitario y dentro de la evaluación de la capacidad organizacional, el CEM adelantará un proyecto de diseño para el proceso de acreditación, a fin de emitir conceptos sobre los procedimientos operacionales que presenten dichas organizaciones al PAICMA, bajo las normas ISO 9000. Dentro de la evaluación operacional, el CEM elabora un plan de gestión de calidad que contempla el aseguramiento de calidad a lo largo del entrenamiento de las sub-unidades y la evaluación del personal y los equipos para verificar que cumplen con los Procedimientos Operacionales Aprobados y demás disposiciones establecidas en los Estándares Nacionales. Finalmente el CEM evalúa la organización de desminado humanitario frente a lo establecido en el plan de gestión de calidad, sus Procedimientos Operacionales Aprobados y los Estándares Nacionales y elabora un Reporte de Evaluación Final que remite al PAICMA. El CEM de AICMA-CO conduce el aseguramiento de calidad mediante la observación y registro de los procesos y procedimientos que realizan las organizaciones de desminado humanitario, mediante visitas regulares, programadas y aleatorias. Durante las visitas los monitores auditan y observan el aseguramiento de calidad interno, conducen comprobaciones, chequeos y evaluaciones a todas las actividades, examinan el nivel de conocimiento de los procesos, prácticas y competencia de los integrantes de la unidad a través de preguntas individuales en el sitio de trabajo. De igual manera, hacen un seguimiento a las acciones correctivas y medidas adoptadas por la Organización de Desminado Humanitario conforme a los informes de monitoreo. El monitoreo se realizará por medio de visitas anunciadas o no, pero sin interferir con las actividades de desminado. La frecuencia del monitoreo será determinada por la Autoridad Nacional (Comisión Intersectorial Nacional para la Acción Contra las Minas Antipersonal) para el desminado humanitario, la cual recibirá todos los informes sobre las actividades del monitoreo a través del PAICMA.
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El CEM de AICMA-CO también realiza la inspección de los terrenos despejados como parte del control de calidad de los resultados obtenidos mediante la ejecución de las actividades de Desminado Humanitario con el fin de garantizar que se cumplieron los requisitos. Corresponde al Control de Calidad garantizar, en conjunto con la acreditación y el monitoreo, que los procesos y procedimientos seguidos por la Organización de Desminado Humanitario para eliminar la amenaza de minas antipersonal, artefactos explosivos improvisados y municiones sin explotar fueron cumplidos a cabalidad. Las organizaciones de desminado humanitario retienen la responsabilidad de garantizar la seguridad, efectividad y eficiencia de sus procedimientos operacionales internos debido a que en ningún caso ni el proceso de monitoreo ni el de inspección realizados por el CEM reemplazan esa responsabilidad. Todas las visitas a las organizaciones de desminado humanitario, los monitoreos de sus operaciones, y las inspecciones serán coordinadas con el PAICMA.
Actividades y Resultados Anticipados Objetivo 1 - Establecer a nivel nacional la organización de monitoreo y control de calidad para el desminado humanitario: •
Actividad 1.a: Capacitar 22 personal seleccionados por AICMA-CO para ejecutar las tareas relacionadas al proceso de acreditación, aseguramiento de calidad y control de calidad de acuerdo con las normas ISO 9000, las Normas Internacionales para Acción contra Minas (IMAS), los Estándares Nacionales para las Operaciones de Desminado Humanitario y los Procedimientos Operacionales Aprobados de cada Organización de desminado acreditada en Colombia. o Resultado: 2 funcionarios a cargo de la evaluación organizacional y operativa dentro del proceso de acreditación de las organizaciones de desminado humanitario capacitados sobre las normas ISO 9000, las Normas Internacionales para Acción contra Minas (IMAS) y los Estándares Nacionales para las Operaciones de Desminado Humanitario. o Resultado: 8 monitores de las operaciones de campo capacitados en los estándares internacionales y nacionales, los procedimientos operativos aprobados del CEM, y las mejores prácticas de las técnicas manuales, mecánicas y caninas para el desminado humanitario. o Resultado: 12 desminadores, organizados en cuatro equipos, capacitados para realizar inspecciones de terrenos despejados utilizando las técnicas manuales y caninas, según los estándares internacionales y nacionales, los procedimientos operativos aprobados del CEM, y la mejores prácticas de las técnicas manuales y caninas para el desminado humanitario.
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o Resultado: Establecimiento de la base de datos del componente de monitoreo que recoge en tiempo real los resultados de los reportes de monitoreo aplicados en el campo y son transmitidos de manera oportuna al PAICMA y demás organizaciones de desminado humanitario (ODH). •
Actividad 1.b: Proporcionar equipos técnicos y especializados para la conformación de los 4 equipos de inspección de terrenos. o Resultado: 4 equipos de inspección de terrenos aptos para realizar actividades de control de calidad a partir del segundo trimestre de 2012.
•
Actividad 1.c: Administrar recursos para el apoyo operacional del CEM a lo largo del territorio nacional. o Resultado: CEM habilitado para realizar actividades de monitoreo y control de calidad de desminado humanitario a nivel nacional.
Objetivo 2 - Evaluar la capacidad operacional de organizaciones de desminado humanitario y ofrecer recomendaciones a la Autoridad Nacional dentro del proceso de acreditación: •
Actividad 2a: Emitir comentarios y observaciones a los procedimientos operacionales presentados por las organizaciones de desminado humanitario, que permitan definir si los mismos alcanzan los objetivos del proceso de liberación de tierras de manera segura, eficiente y eficaz además de estar acordes con los Estándares Nacionales para la Acción contra Minas Antipersonal, los Estándares Internacionales para la Acción contra Minas Antipersonal, la legislación colombiana y las buenas prácticas y usos del Desminado Humanitario en general. o
•
Actividad 2.b: Llevar a cabo aseguramiento de calidad del entrenamiento y evaluación del personal y los equipos para verificar que cumplen con los Procedimientos Operacionales Aprobados, entrenamiento, equipo y procedimientos de las organizaciones de desminado. o
•
Resultado: Aprobación de los procedimientos operacionales de las organizaciones de desminado humanitario (ODH).
Resultado: Organizaciones aptas para realizar actividades de desminado humanitario según los requerimientos del sistema de gestión de calidad.
Actividad 2.c: Evaluar la capacidad operacional de las Organizaciones de Desminado Humanitario.
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o Resultado: Acreditación eficiente de las organizaciones de desminado humanitario y apoyo efectivo al proceso de acreditación de la AN. . •
Actividad 2.d: Determinar la idoneidad de las organizaciones de desminado humanitario (ODH), sus competencias y su capacidad para planificar, gestionar y realizar actividades operativas de desminado humanitario. o Resultado: ODH que cumplen con los requerimientos de acreditación estipulados por la Autoridad Nacional, identificadas.
Objetivo 3 - Verificar el aseguramiento de calidad a las operaciones de desminado humanitario en Colombia: •
Actividad 3.a: Observar, registrar y seguir las operaciones de campo, control interno, procesos y procedimientos de las organizaciones de desminado de acuerdo al estándar nacional. o Resultado: Cada sub-unidad de las organizaciones de desminado desplegada en el campo monitoreada al menos una vez por semana. o Resultado: Informes a la organización de desminado correspondiente y al PAICMA sobre los resultados del monitoreo. o Resultado: Revisión de los Estudios No Técnicos, los Estudios Técnicos y del despeje realizado por las organizaciones de desminado humanitario.
•
Actividad 3.b: Verificar que las actividades de enlace comunitario de las organizaciones de desminado humanitario se cumplan según lo establecido. o Resultado: Incremento de la cantidad y calidad de información sobre áreas sospechosas, victimas de minas, y necesidades post-despeje en las comunidades.
•
Actividad 3.c: Participar en la investigación de accidentes por minas o incidentes, según sea determinado por la Autoridad Nacional. o Resultado: Obtención de información critica para la AN sobre accidentes e incidentes.
Objetivo 4 - Garantizar el control de calidad de las operaciones de desminado humanitario: •
Actividad 4.a: Realizar la inspección de los terrenos despejados conforme al estándar nacional de acción contra minas, dentro de 30 días después del reporte de conclusión del despeje por parte de las ODH.
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o Resultado: Verificación de que el despeje realizado cumple los estándares nacionales. Riesgos y Estrategias de Mitigación Una situación de conflicto armado podría impedir o restringir las actividades del equipo de monitores e inspectores en el campo. Para mitigar este riesgo, las actividades de desminado humanitario se realizan en áreas consideradas seguras por las autoridades locales y con el aval de los mandos militares correspondientes. La comunicación y la coordinación son constantes entre el PAICMA y su contraparte en el Ministerio de Defensa para difundir información sobre la situación de seguridad que permita decisiones sobre continuar o posponer las actividades del proyecto. El clima local también suele afectar las actividades contra minas. Las lluvias dificultan el acceso a las áreas de trabajo y la mala condición de los caminos de acceso podrían demorar, sin impedir, las actividades programadas. Excepto durante periodos prolongados de mal tiempo, el efecto climatológico es mitigado con la planificación de las actividades de monitoreo y de inspección de tierras según los pronósticos del tiempo. La imprevisibilidad de recursos financieros a medio y largo tiempo presenta riesgos a la habilidad de los monitores y los equipos de inspección de hacerse presentes en las distintas áreas del país para realizar las actividades requeridas. La geografía colombiana, las distancias involucradas hacia las áreas de despeje, y el número de áreas en despeje en por lo menos 14 diferentes municipios, implican requerimientos financieros considerables para el movimiento, alojamiento, apoyo medico, comunicaciones y otros apoyos operacionales de los monitores y equipos de inspección. Para mitigar este riesgo, el proyecto presenta presupuestos claros, provee informes financieros y de actividades, y el programa AICMA hace disponible informes de auditorias anuales a la comunidad donante.
Recursos Humanos El Componente Externo de Monitoreo (CEM) se origina con seis personal capacitados y con experiencia técnica, operativa y gerencial en programas de desminado humanitario en Centro America, Ecuador y Colombia. La experiencia operacional del personal oscila entre los cinco y los veinte años. Durante el proyecto el CEM será ampliado a un total de 24 efectivos. Los monitores serán seleccionados de personal calificado y con experiencia en operaciones de desminado humanitario en Colombia, o en otros Estados Miembros de la OEA donde se realizan, o se realizaron, operaciones de desminado humanitario. Personal con un alto grado de experiencia en otros programas nacionales de desminado han sido incorporados al plantel de AICMA-CO en funciones de asesoramiento técnico y entrenadores
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con excelentes resultados. Personal para las inspecciones de desminado será seleccionado dentro de una gran disponibilidad de capital humano colombiano. El Jefe del CEM posee gran experiencia en el manejo y monitoreo de las actividades necesarias para el desminado humanitario, al igual que experiencia como instructor y liderazgo de personal.
Monitoreo y Evaluación El Jefe de la Misión de AICMA–CO supervisará y evaluará las actividades del Jefe del Componente Externo de Monitoreo y su personal durante el proyecto. El Jefe del CEM asume la responsabilidad en el seguimiento y la evaluación de la ejecución de las actividades de aseguramiento y control de calidad en el campo. El Jefe de la Misión de AICMA–CO obtendrá del director local de UNMAS una evaluación formal o informal del progreso en la capacitación del personal del CEM. El rendimiento y comportamiento profesional de cada monitor o inspector será monitoreado y evaluado tanto por el Jefe del CEM y por el Jefe de la Misión de AICMA en Colombia. AICMA-CO enviará los resultados de los monitoreos realizados así como de las inspecciones de terrenos despejados a la sede de AICMA en Washington cada mes para ser evaluados. El Director del Programa AICMA realizará visitas al campo con la finalidad de evaluar directamente el funcionamiento del CEM en la gestión de calidad.
Innovaciones del Proyecto El proceso de acreditación con la trasparencia y experiencia de AICMA, le facilitará al programa de desminado colombiano contar con la participación, trabajo y experiencia de organizaciones civiles, y avanzar conforme a los plazos establecidos por la Autoridad Nacional. El proyecto es un elemento clave ya que proporciona al Estado Colombiano, a la comunidad beneficiaria, a los organismos competentes y a los donantes, la confianza y garantía que las organizaciones de desminado humanitario siguen estrictamente los Estándares Nacionales de Acción Integral contra Minas Antipersonal, las Normas Internacionales de Acción contra Minas y sus propios Procedimientos Operacionales de manera segura, eficaz y eficiente. Corresponde al control de calidad garantizar, en conjunto con la acreditación y el monitoreo, que los procesos y procedimientos seguidos por la organización de desminado humanitario fueron cumplidos a cabalidad. El resultado satisfactorio del control de calidad implica que los terrenos intervenidos pueden ser declarados libres de minas antipersonal y se puede proceder con su entrega a la comunidad según lo establecido en los Estándares Nacionales de Acción Integral contra Minas Antipersonal.
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Sostenibilidad El Programa AICMA ha contribuido junto con el PAICMA a elaborar los procesos, procedimientos, y documentación del sistema de gestión de calidad construyendo así la base operativa del nuevo marco regulatorio. La sostenibilidad del sistema de gestión de calidad depende de esta base y de la eficaz aplicación por personal idóneo. Para sostener el impacto positivo del proyecto a largo plazo es necesario retener el personal altamente calificado actualmente en el CEM. La capacitación con el apoyo de UNMAS, el reconocimiento del trabajo, y el estimulo propiciado por el carácter humanitario de las funciones del personal del CEM contribuirán, entre otros elementos, a retener y perfeccionar al personal. Gran parte del personal del CEM será de origen colombiano, el cual al continuar en el país conformará un grupo de personal capacitado capaz de contribuir a la sostenibilidad de la gestión. La retención del CEM, dentro del Programa AICMA de la OEA, contribuye a la sostenibilidad de esta capacidad de monitoreo externo, independiente, y transparente para contribuir al éxito de las operaciones de despeje en el desminado humanitario.
Resumen Presupuestario Costos Directos Personal Apoyo Logístico Apoyo Operacional Total Costos Directos Recuperación Costos Indirectos (11% OEA Orden Ej. 07-01) Total del Proyecto
$USD 420.648,00 259.412,00 67.000,00 680.060,00 84.052,00 $ 764.112,00
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