Anlage 4

Beschreibung der Arbeitsprozesse und Arbeitsinstrumente der Umsetzungsphase Juli 2012 bis Juni 2016 Beratung und Begleitung der Einrichtungen im Rahmen des Landesprogramms Berliner Familienzentren Die Beratung und Begleitung der Berliner Familienzentren (FamZ) durch die Servicestelle Berliner Familienzentren findet in den Bereichen fachlich-inhaltliche und finanztechnische Beratung und Begleitung statt und betrifft insb. die Arbeitspakete 1. Schnittstelle zwischen der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft (SenBJW) und den Trägern/Einrichtungen 2. Antragsverfahren 3. Programm-Monitoring (Projektsteckbriefe und Projektberichte, Sachbericht, zahlenmäßiger Monitoring-Bericht) 4. Mittelabrufe 5. Verwendungsnachweise 6. Öffentlichkeitsarbeit 7. Vor-Ort-Besuche 8. Veranstaltungen 9. Netzwerkarbeit

Zu 1. Schnittstelle zwischen der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft und den Trägern/Einrichtungen -

Veröffentlichung und Weiterleitung aller Informationen der SenBJW an die Familienzentren bzw. deren Träger Aufbereitung und Rückspiegelung von über verschiedene Kommunikationsbzw. Dokumentationswege erhobene Daten an die SenBJW

Zu 2. Antragsverfahren -

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Erstellung inhaltlicher Antrag auf Förderung inkl. Arbeitshilfe Ggf. Erstellung von weiteren Antragsunterlagen für zusätzliche Bausteine (z.B. Konsultationsangebot bzw. Arbeit mit Flüchtlingsfamilien inkl. Anlage 1) Sichtung aller weiteren Antragsunterlagen/Vorlagen (z.B. Antrag allgemeiner Teil inkl. aller Anlagen, Finanzierungsplan, Aufschlüsselung etc.) und ggf. Änderungen/Anpassungen Erstellung Trägeraufruf zur Antragstellung Veröffentlichung aller Antragsunterlagen, Arbeitshilfen und entsprechend geltender Merkblätter sowie Gesetzesauszüge/Verordnungen auf www.berliner-familienzentren.de inkl. Erstellung einführender Texte Antragsberatung (fachlich-inhaltlich und finanztechnisch) Antragsprüfung (fachlich-inhaltlich) inkl. Backup und Vollständigkeitsprüfung sowie ggf. Nachforderung Finanztechnische Antragsprüfung und Vollständigkeitsprüfung (Besserstellung, Berechnung etc.) sowie ggf. Nachforderung Prüfung, Bewertung, Ranking etc. (Neuantrag) Vergabe von Antragsnummern (Neuantrag) 1

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Projektordner erstellen (Akte und digital) (Neuantrag) Erstellung Antragsprüfvermerke (APV) fachlich und finanziell und Dateneintragung in die Übersichtsliste der Bewilligungen Weiterleitung APVs an SenBJW per Mail und der Originalunterlagen postalisch

Zu 3. Programm-Monitoring a. -

Projektsteckbriefe/-berichte Er- und Bereitstellung der Vorlagen inkl. Arbeitshilfe (online) Beratung beim Ausfüllen Prüfung der ausgefüllten Dokumente, teils mit Backup Nachsteuerung Sachberichtsprüfung / Erfolgskontrolle Ablage der Dokumente (Akte und digital), Erstellen von Übersichtslisten Daten ein- und auslesen, Erstellen von Grafiken, Tabellen, Ergebnissen

b. -

Sachbericht Erstellung Vorlage Sachbericht inkl. Arbeitshilfe Individuelle Vorbereitung (Ziele) und Übersendung jeweils per Mail Beratung beim Ausfüllen Prüfung der ausgefüllten Dokumente, teils mit Backup Nachsteuerung Sachberichtsprüfung / Erfolgskontrolle Ablage der Dokumente (Akte und digital), Erstellen von Übersichtslisten Daten ein- und auslesen, Erstellen von Grafiken, Tabellen, Ergebnissen

c. Zahlenmäßiger Monitoring-Bericht - Er- und Bereitstellung der Vorlagen inkl. Arbeitshilfe (online) - Bereitstellung der Vorlage BesucherInnenerfassung zur täglichen Erfassung und Nutzung im FamZ-Alltag - Beratung beim Ausfüllen - Prüfung der ausgefüllten Dokumente, teils mit Backup - Nachsteuerung - Ablage der Dokumente (Akte und digital), Erstellen von Übersichtslisten - Daten ein- und auslesen, Erstellen von Grafiken, Tabellen, Ergebnissen

Zu 4. Mittelabrufe -

Erstellen der Mittelanforderungen für alle Vorhaben Veröffentlichung der Mittelanforderungen auf www.berliner-familienzentren.de

Zu 5. Verwendungsnachweise (VN) -

Erstellung der VN-Formulare Entsprechende Anpassung der Arbeitshilfe zum Veröffentlichung auf www.berliner-familienzentren.de

VN-Verfahren

sowie

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Individuelle Erstellung der Formulare zur Kursorische Prüfung für jedes Vorhaben Individuelle Erstellung der VN & VN-F (VN-Flüchtlingsprojekt) für jedes Vorhaben Abgleich mit der Übersichtsliste der SenBJW: Welches FamZ hat bereits einen Bewilligungsbescheid?:  Vorformulierung und Versenden von individuellen VN/VN-F Vorlagen mit Arbeitshilfe nach Bewilligung  Ggf. individuelle Anpassung der Anzahl der Mittelabrufe, z.B. durch Verzögerung der Bewilligungsbescheid-Erstellung Wann läuft die jeweilige Zweimonatsfrist ab?  Individuelle Information der Träger per Mail über Ablauf der jeweiligen Zweimonatsfrist Prüfung & Dokumentation der Mitteilungen nicht verwendeter Mittel Zwischenstandsprüfung auf Richtigkeit & Konsistenz der per Mail eingereichten VN nach Ablauf der Zweimonatsfristen Ggf. individuelle Erinnerung der Träger zur zeitnahen Abgabe der VN zur Durchsicht nach Ablauf der Zweimonatsfrist Rundmail im Juni: Erinnerung der Abgabefrist des ZwischenVN zum 31.07. Prüfung auf Richtigkeit und Konsistenz der per Mail eingereichten VN mit dazugehörigen Telefonaten und Email-Korrespondenz Rundmail im Januar: Erinnerung an die Abgabefrist zum 28.02. Prüfung auf Richtigkeit und Konsistenz der per Mail eingereichten VN mit dazugehörigen Telefonaten und Email-Korrespondenz Abgleich der postalisch eingereichten VN mit den vorhandenen ExcelDokumenten, Nachforderung von fehlenden Unterlagen (z.B. Inventarlisten/Sicherungsübereignung, 2. & 3. Exemplar, falsche Unterschriften…) Kursorische Prüfung der VN inkl. Prüfvermerke mit Backup und Erfolgskontrolle sowie ggf. Vorbereitung der Zinsberechnung Weiterleitung der kursorisch geprüften VN an die SenBJW per Mail und der Originalunterlagen postalisch Zeitgleich Übermittlung der Excel-Dokumente „Kursorische Prüfung“ an die SenBJW Rundmail nach abgeschlossener kursorischer Prüfung: Erinnerung Rücküberweisung von Restmitteln

Zu 6. Öffentlichkeitsarbeit -

Anlassbezogene Überarbeitung der Webseite www.berliner-familienzentren.de Regelmäßige Gestaltung und Pflege der Webseite (z.B. Veranstaltungen, FamZ Listen etc.) inkl. interner Bereich Regelmäßiger Austausch und Veranstaltungsveröffentlichung (Homepage) mit dem Konsultationsangebot Passwortvergabe und Übermittlung per Mail für den internen Bereich Überarbeitung des Merkblatts zur Öffentlichkeitsarbeit inkl. Veröffentlichung und Versenden an die FamZs Erstellen eines Formblatts zum Einverständnis zur Veröffentlichung der Kontaktdaten und die Versendung an die BFamZ und weitere interessierte Einrichtungen in Berlin sowie die Ablage dieser nach Rücklauf 3

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Erstellen und Pflegen einer Standortkarte zur Übersicht verschiedener Familienzentren in ganz Berlin Erstellen einer Vorlage für die Veröffentlichung der Einrichtungsprofile der BFamZ Erstellen einer Abfrage zur Veröffentlichung der Praxisbeispiele (doodle) Individuelle Übersendung der Vorlage und terminlichen Abfolge an die FamZ per Mail Ggf. Rücksprache und Überarbeitung sowie anschließende Veröffentlichung der Praxisbeispiele auf der Programmhomepage Beratung zur Erstellung von Produkten der Öffentlichkeitsarbeit und Druckfreigabe bzw. Freigabe zur Veröffentlichung der Entwürfe, z.B. Flyer, Presseinformationen, trägereigene Webseiten und Präsentationsmaterialien für Ausstellungen und Messen Verlinkung zu anderen Portalen Fachlicher Austausch mit Interessierten, z.B. Stadt Göteborg, Stiftung „Choshuenco“, FABIDO, KiTa Bremen (zu jedem Austausch: Vorbereitung, Vorstellung des Programms, Besuch in einem FamZ, Vorstellung der Arbeit vor Ort etc.) Vorstellung des Landesprogramms, z.B. in einem Vertiefungsseminar für Student_innen der ASH

Zu 7. Vor-Ort-Besuche -

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Erstellung eines Leitfadens und einer Protokollvorlage Terminvereinbarung des Vor-Ort-Besuchs per Mail Vorbereitung auf jeden Vor-Ort-Besuch (Entwicklung des FamZ, Raumkonzept, Personalfluktation, positive und problematische Aspekte, Ziele des Besuchs, vorliegende ÖA etc.) Vor-Ort-Termin (Gespräche mit Koordination, Trägervertretung, Kitaleitung, Besichtigung der Räumlichkeiten) Erstellung eines Protokolls durch die Servicestelle

Zu 8. Veranstaltungen -

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Besprechungen, Abstimmungen zur Planung und Durchführung inkl. Vor- und Nachbereitung (v.a. für Fachtage der Familienzentren in Berlin, gemeinsam mit dem Sozialpädagogischen Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg (SFBB)) Ggf. Bedarfsabfrage bei den Familienzentren Ggf. Referent_innen- und Moderator_innenakquise inkl. Vorbesprechungen Ggf. Akquise von geeigneten Räumlichkeiten Terminveröffentlichung und Einladung der Teilnehmer_innen (Homepage und Rundmails) Anmeldungsverwaltung und ggf. Erinnerung an die Veranstaltung (telefonisch oder per Mail) Zusammenstellung der Tagungsmappen Durchführung und/oder Teilnahme sowie Organisation vor Ort Nachbereitung und Dokumentation 4

Zu 9. Netzwerkarbeit -

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Regelmäßiger Austausch mit dem SFBB Veranstaltungsveröffentlichung (Homepage und/oder Rundmail) und Unterstützung bei Veranstaltungen des SFBB (z.B. Kontaktherstellung mit FamZ, Moderation von Workshop bei Fachtagung) Fachlicher Austausch mit anderen relevanten Akteuren für die Arbeit der Familienzentren (z.B. Grund-Bildungs-Zentrum Berlin (GBZ), Berliner Beirat für Familienzentren, Landeskoordinierungs- und Servicestelle Netzwerke Frühe Hilfen (LKS), Landeskoordinierungsstelle für gesundheitliche Chancengleichheit Berlin) und Unterstützung dieser, z.B. bei Veranstaltungen (Kontaktherstellung zu FamZ, Moderation Thementisch etc.) Regelmäßige Teilnahme am AK Kind und Familie von Gesundheit BerlinBrandenburg e.V. Anlassbezogene Teilnahme an der AG Kita und Gesundheit von Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V. Mitglied der Steuerungsgruppe Netzwerke Frühe Hilfen sowie Teilnahme an Fachtagungen Frühe Hilfen Regelmäßige Teilnahme an der jährlichen Fachtagung des Bundesverbands der Familienzentren e.V. (c/o Karl Kübel Stiftung) Regelmäßige Teilnahme und Vorstellung des Programms an Veranstaltungen oder Messen (z.B. Deutscher Kinder- und Jugendhilfetag oder Babymania)

Weiteres -

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Kontinuierliche Begleitung und Beratung der FamZ, deren Finanzverantwortlichen und der Träger per Mail und am Telefon (bspw. Fragen zur Verteilung der Fördergelder, Fragen zum Bescheid, Honorare, Sorgen/Probleme vor Ort etc.) Personalfluktuation: intensive Beratung und Unterstützung der Projektkoordination während der Einarbeitung in allen Bereichen, v.a. Programmdokumentation (bspw. 2016: drei Personalwechsel und zwei Vertretungen dauerhaft Erkrankter; Stand: 12.04.2016) Intensive Beratung und Unterstützung von Finanzverantwortlichen Email-Rundschreiben (bspw. Informationen zum Programm, Weiterleitungen von Veranstaltungshinweisen etc.) Aktenpflege Ansprechpartner der Jugendämter per Mail und am Telefon, z.B. Fragen zur Verteilung der Fördergelder Anpassung der Hinweise zur finanztechnischen Umsetzung Zuarbeiten zur Überarbeitung von Dokumenten der SenBJW (z.B. Bewilligungsbescheid) Umarbeitung ausgelaufener Förderleitlinien zur Darstellung des Landesprogramms Erarbeitung eines Vorschlags zur Vereinfachung des Monitorings sowie ggf. Überarbeitung der Arbeitshilfe

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Die entwickelten bzw. überarbeiteten Arbeitsinstrumente (Formulare, Leitfäden) für die Beratung und Begleitung der Einrichtungen im Rahmen des Landesprogramms Berliner Familienzentren der Servicestelle umfassen: Arbeitsinstrument

Kurzbeschreibung Antragsunterlagen im Programm Beschreibbare pdf.-Datei für die Arbeit im FamZ Folgeantrag Arbeitshilfe zum pdf.-Datei Folgeantrag Handhabung und Hinweise zum Ausfüllen des Dokuments Beschreibbare pdf.-Datei für Neuantragsteller Erstantrag Arbeitshilfe zum pdf.-Datei Erstantrag Handhabung und Hinweise zum Ausfüllen des Dokuments Zu den Anträgen gehören folgende Formulare, die jedes Jahr neu nach den Bedürfnissen der SenBJW angepasst werden: Antrag Allgemeiner Teil rtf.-Datei der SenBJW umfasst mehrere Anlagen, die ggf. angepasst werden: - Unterschriftenprobe (Word-Dokument) - Mindestlohnerklärung (beschreibbare pdf.-Datei) - Einverständniserklärung Führungszeugnis - Auszug aus der Transparenzdatenbank (oft von der Servicestelle ausgedruckt), - Erklärung LGV §3 - Personalbogen Aufschlüsselung der Excel-Dokument Personalkosten Zur erleichterten Kalkulation der Personalkosten für die Träger sowie zum Vergleich zum TVL-Berlin in der aktuellsten Fassung & zur Überprüfung des Besserstellungsverbotes, als Grundlage des Finanzierungsplanes Finanzierungsplan Excel-Datei Zur Planung der Träger & als Grundlage zur Erstellung des Bewilligungsbescheides Merkblatt zu pdf.-Datei Aufschlüsselung & Handhabung und Hinweise zur Besserstellung Finanzierungplan Hinweise zur pdf.-Datei finanztechnischen Unterstützung zur Berechnung und wirtschaftlich sparsamen Umsetzung Verausgabung der Fördergelder Antrag zusätzliche Beschreibbare pdf.-Datei für die Beantragung von zusätzlichen Projektmittel für die Fördergeldern für die Arbeit mit Flüchtlingsfamilien durch das Arbeit mit Familien mit FamZ Fluchterfahrung Anlage 1 zum Excel-Dokument Flüchtlingsantrag Aufschlüsselung der jeweiligen Maßnahmen und Kosten Bewertungsmatrix Beschreibbare pdf.-Datei Zur vergleichbaren Bewertung der Erstanträge Antragsprüfvermerke rtf.-Datei der SenBJW fachlich und finanziell für jedes FamZ (inkl. Flüchtlingsprojekt)

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Weitere Dokumente für die Zuwendungsempfänger Mittelabruf-Formulare Beschreibbare pdf.-Dateien je für FamZ (& Flüchtlingsprojekt) VN & VN-F Excel-Dokument je für Konsultationsangebot, FamZ (& Flüchtlingsprojekt) individuell an jedes FamZ anzupassende Dokumente zur Überprüfung der sachgemäßen & wirtschaftlich-sparsamen Mittelverwendung Arbeitshilfe zum VN pdf.-Datei Handhabung und Hinweise zum Ausfüllen des Dokuments Kursorische Prüfung für Konsultationsangebot, FamZ & Flüchtlingsprojekt individuell an jedes FamZ anzupassende Dokumente zur Vorbereitung der vertieften Prüfung durch die SenBJW Projektsteckbriefe/Beschreibbare pdf.-Datei berichte Beschreibung des Angebots und Dokumentation dessen Sachbericht

Arbeitshilfe zum Sachbericht Zahlenmäßiger Monitoring-Bericht

Beschreibbare pdf.-Datei individuell an jedes FamZ anzupassendes Dokument zur Erfolgskontrolle pdf.-Datei Handhabung und Hinweise zum Ausfüllen des Dokuments Beschreibbare pdf.-Datei zur Erfassung der BesucherInnen-Zahlen

BesucherInnenErfassung

pdf.-Datei Vorlage zur Erfassung der BesucherInnen in einem Angebot in der Strukturierung des Monitoring-Berichts Arbeitshilfe zur pdf.-Datei Programmdokumentation Handhabung und Hinweise zum Ausfüllen der Dokumente, Beispiele zur Zielsetzung Standortverlegung Beschreibbare pdf.-Datei Zur Dokumentation und Begründung eines Standortwechsel des FamZs Vorlage Praxisbeispiel Beschreibbare pdf.-Datei Leitfaden zur Vorstellung der FamZ auf der Programmhomepage Einverständniserklärung Word-Dokument zur Veröffentlichung der Für FamZs (auch außerhalb der Förderung) zur Veröffentlichung Kontaktdaten auf der Homepage/Standortkarte Merkblatt pdf.-Datei Öffentlichkeitsarbeit Informationsblatt zu Richtlinien der Öffentlichkeitsarbeit Vorlage Vor-Ort-Besuch Word-Dokument Leitfaden für die Vor-Ort-Besuche und zur anschließenden Protokollerstellung Darstellung des Umarbeitung der Förderleitlinien Landesprogramms

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Antrag Folgeantrag Bewertungsmatrix Sachbericht Projektsteckbriefe/berichte Arbeitshilfe Dokumentation

Unterlagen Konsultationsangebot Beschreibbare pdf.-Datei Beschreibbare pdf.-Datei Beschreibbare pdf.-Datei Zur vergleichbaren Bewertung der Erstanträge Beschreibbare pdf.-Datei Beschreibbare pdf.-Datei pdf.-Datei Handhabung und Hinweise zum Ausfüllen der Dokumente

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