BUSSE & PARTNER

baulogis BUSSE & PARTNER Projektkommunikations- und Managementsystem

Produktübersicht

BUSSE & PARTNER Projektsteuerer Architekten Ingenieure Reinhardstrasse 17 D 10117 Berlin Tel. (030) 240 87 67-0 Fax (030) 240 87 67-7 Fax: (089) 930 839-50 [email protected] www.busse-partner.de Technische Beschreibung von baulogis BUSSE & PARTNER

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1. Die Fakten ..................................................................................................... 3 2. Die Idee.......................................................................................................... 3 3. Das Modell .................................................................................................... 3 4. Ein Beispiel zum Planmanagement............................................................. 4 5. Ein Beispiel zum Dokumentenmanagement............................................... 5 6. Schlagworte................................................................................................... 5 7. Die Technik .................................................................................................. 7 8. Features......................................................................................................... 7

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BUSSE & PARTNER 1. Die Fakten Projektmanagement ist ein heute häufig verwendetes Schlagwort. Was ist damit gemeint? Es geht darum Projektarbeit systematisch zu organisieren. Projekte sind sehr vielfältig, es sind komplexe Aufgaben zu lösen, die Realisierung erfolgt in einem überschaubaren Zeitraum, es werden Projektteams für die Dauer des Projektes gebildet und vieles andere mehr. 2. Die Idee Trotz dieser sehr unterschiedlichen Randbedingungen gibt es Methoden und Werkzeuge, die eine effiziente Projektarbeit unterstützen. Bei vielen Projekten sind die Bearbeiter häufig mehr oder minder räumlich getrennt. Dabei kommt einer guten Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten und einer effektiven Dokumentation eine außerordentliche Bedeutung zu. Mit Baulogis von Busse & Partner gelingt der Zusammenschluss der Projektbeteiligten in einem Kommunikationsforum, so dass den Bearbeitern alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung stehen. Das Baulogis bietet drei Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation: Online Bei der Arbeit mit Baulogis erstellt man Nachrichten und versendet diese an andere Bearbeiter eines Projektes. Diesen stehen die Informationen dann online zur Verfügung. Die Nachrichten könne mit Dokumenten komplettiert werden. Fax Der kleinste gemeinsame Nenner bei der Kommunikation via Baulogis ist das Fax. Diese können empfangen und versandt werden. e-Mails Sind bereits heute eine häufig genutzte Möglichkeit der elektronischen Kommunikation. Deshalb ist es selbstverständlich, dass auch Baulogis Mails entgegennimmt und verschickt. 3. Das Modell Baulogis als PKMS steht für Projekt-, Kommunikations- und Management-System. Damit stellt Busse & Partner einen Service im Internet bereit, der es dem Management eines Projektes ermöglicht die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu organisieren. Es entsteht hierbei eine zeitnahe und vollständige Projektdokumentation. Die konventionelle Art und Weise der Projektkommunikation basiert auf dem Versand von Briefen und Dokumenten bzw. deren Kopien. Jeder Beteiligte muss sich eine entsprechende Projektdokumentation zusammenstellen. Diese hat für die Projektleitung natürlich noch mal eine besondere Bedeutung. Bei Bauprojekten kommt der Umstand hinzu, dass es eine ausgeprägte räumliche Trennung der Bearbeiter gibt. Das PKMS von Busse & Partner bietet die Möglichkeit der Abwicklung von Kommunikationsvorgängen. Dabei entsteht eine zentrale Dokumentation, die zum einen die Verfolgbarkeit der Vorgänge gewährleistet, vor allem aber auch die Projektdokumente, wie Pläne, Besprechungsprotokolle, Fotodokumentationen usw. vorhält.

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BUSSE & PARTNER Mit diesem Ansatz vermeidet man Informationsdefizite und unnötige Redundanzen. Für alle wird so die Koordination der Informationsbeschaffung und –verteilung wesentlich vereinfacht. Das PKMS von Busse & Partner bietet neben der zentralen Kommunikation und Dokumentation auch ein ausgefeiltes Instrumentarium zur Spezifikation von Dokumenten. Dazu konfiguriert man diese mit entsprechenden Eigenschaften. Auf Grund dieser Eigenschaften lassen sich Informationen beim Versand klassifizieren und nachfolgend im Dokumentenpool selektieren. Busse & Partner stellt sein PKMS als Internetlösung bereit. Damit verbunden ist die Vorhaltung einer IT-Infrastruktur, so dass das Problem der räumlichen Trennung der Projektbeteiligten gelöst wird, ohne dass dazu Investitionen für Hard- und Software sowie deren Administration erforderlich wären. Man bedient sich des PKMS von Busse & Partner einfach über den Zeitraum der Projektlaufzeit. 4. Ein Beispiel zum Planmanagement Hier wollen wir einen einfachen Planversand mit dem konventionellen Verfahren und dem PKMS von Busse & Partner gegenüberstellen. Ein Bearbeiter 1 erstellt einen Plan und verteilt diesen an Bearbeiter 2 und die Projektleitung. Auf dem herkömmlichen Weg geht der Plan zunächst vom Bearbeiter 1 zur Reprografie. Diese erzeugt die erforderliche Anzahl an Kopien und schickt dieses Paket zurück zum Bearbeiter 1. Der versendet anschließend die Kopien jeweils an die Projektleitung und den Bearbeiter 2. Letzterer benötigt den Plan auch noch in digitaler Form, damit er ihn besser weiterverarbeiten kann. Nach Erhalt der entsprechenden Datei muss er deren Inhalt mit der Plankopie vergleichen, um sicher zu stellen, dass es sich auch um den betreffenden Plan handelt. Die Projektleitung legt den Plan einfach ab, da für sie in erster Linie das Controlling der Planläufe interessant ist. Auf diese Art und Weise sind mindestens vier Prozessschritte erforderlich, um den Versand des Planes komplett abzuwickeln. Beim Planversand mittels PKMS erstellt der Bearbeiter 1, im Dialog mit dem System, eine Nachricht an die Projektleitung und den Bearbeiter 2. Dieser fügt er ein Dokument PLAN bei und lädt dabei eine entsprechende Datei mit dem Planinhalt in das System. Nach dem Absenden der Nachricht steht diese zusammen mit dem PLAN- Dokument allen Empfängern zur Verfügung. Die Projektleitung kann dann bereits feststellen, dass die Planlieferung erfolgte. Bearbeiter 2 steht der Plan zur Verfügung. Bei Bedarf kann er sich die betreffende Datei aus dem System herunterladen. Im Gegensatz zur konventionellen Verfahrensweise stehen hier die erforderlichen Informationen den Empfängern bereits unmittelbar nach einem Kommunikationsschritt zur Verfügung. Dies lässt sich auch durch eine geschickte Konfiguration und die Einbindung eines Reprografiebetriebes realisieren, wenn Beteiligte keinen Zugriff auf das Projekt via PKMS haben. 5. Ein Beispiel zum Dokumentenmanagement Das folgende Beispiel soll zeigen, wie Dokumente mit Hilfe des PKMS von Busse & Partner für die am Projekt Beteiligten organisiert werden können. Bei dem konventionellen Versand von projektbezogenen Schriftstücken erhält der Bearbeiter 1 ein Projektdokument per Post zugestellt. Dieses Dokument muss er vervielfältigen und an die Projektleitung und an jeden einzelnen am Projekt Beteiligten Technische Beschreibung von baulogis BUSSE & PARTNER

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BUSSE & PARTNER versenden. Auf diesem Wege erhalten alle Beteiligten die entsprechenden Informationen und können das Dokument bei sich in Papierform vorhalten. So ist für eine umfassende Information die Verteilung von Dokumenten nach herkömmlicher Art und Weise immer ein aufwändiges Vervielfältigen und Versenden nötig. Für das Versenden von Projektdokumenten mit PKMS scannt der Bearbeiter1 das erhaltene Dokument ein und erstellt eine Nachricht an die Projektleitung und die anderen Bearbeiter. Das digitalisierte Dokument BRIEF hängt er daran und lädt diese Datei in das PKMS. Nach dem Absenden der Nachricht steht diese und das Brief Dokument zeitnah allen Empfängern zur Verfügung. Jeder Bearbeiter hat so bei Bedarf jederzeit Zugriff auf das Projektdokument. Um die Vorteile des PKMS zur Erfassung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten zu nutzen, ist es sinnvoll, den eingehenden sowie ausgehenden Schriftverkehr digital abzulegen und zu verteilen. Damit ist es jedem am Projekt Beteiligten möglich, jederzeit auf die Dokumente zuzugreifen und außerdem zu sehen, wer schon Kenntnis von dem Dokument hat. 6. Schlagworte PKMS Die Abkürzung steht für ProjektKommunikations- und ManagementSystem. Gemeint sind damit der projektorientierte Ansatz und die umfangreichen Kommunikationsmöglichkeiten, die es ermöglichen, das Projektmanagement systematisch zu unterstützen. P - Projektorientiertes Arbeiten bei der Realisierung von Bauvorhaben K - Kommunikation im Team ist eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg M - Organisation und Steuerung von kommunikationsorientierten Prozessen S - Systematik verringert Übermittlungsfehler und erhöht somit die Qualität Eine Nachricht Eine solche wird bei jedem Kommunikationsvorgang im PKMS durch den Absender erstellt und an die Empfänger gesandt. Dafür sind die Adressaten auszuwählen, ein Betreff und ein Anschreiben einzugeben und ggf. verschiedene Dokumente anzuhängen. Aus der Nachricht können bei Bedarf eine e-Mail, ein Fax und/oder ein Brief generiert werden. Ein Dokument Ein großer Teil des Informationsaustausches erfolgt weitestgehend unformatiert bzw. nicht nach einheitlichen Regeln, obwohl es doch Standardvorgänge gibt, z.B. Planversand, Protokolle, VOBAnzeigen, Rechnungen, Bautagesberichte und vieles andere mehr. Hier setzen die Dokumente des PKMS von Busse & Partner an. Sie lassen sich projektspezifisch einrichten. Dazu werden Dokumenteigenschaften definiert, die ggf. den gesamten Dokumentinhalt erfassen, zumindest aber eine Klassifikation eines Dateianhangs ermöglichen. Die Strukturierung von Dokumenten erfolgt im PKMS nach der jeweiligen Dokumentenart. Die Dokumente können u.a. nach folgenden Kriterien klassifiziert werden: · Schlagworte · Betreff · Datum · Absender · Empfänger · Lesestatus

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BUSSE & PARTNER Pläne sind meist durch einen geeigneten Schlüssel, die Plannummer, bezeichnet. Diese gibt i.d.R. Auskunft über den Inhalt und den Status eines Planes. Aus einer solchen Plannummer können geeignete Dokumenteigenschaften eines entsprechenden Dokumentes abgeleitet werden. Der Inhalt eines Plans wird durch eine entsprechende Datei repräsentiert. Sehr gebräuchlich sind hier das AutoCAD- Format oder Plots im HPGL- Format. Mit dem Plannummernschema und der digitalen Darstellung des Planes wird im PKMS von Busse & Partner eine projektspezifische Dokumentart PLAN konfiguriert. Dazu definiert man entsprechende Dokumenteigenschaften. Dieses Dokument bildet nun die Grundlage für den Planversand zwischen den Projektbeteiligten mittels PKMS. Projekt- Mailadressen bzw. –faxnummer Die Anwendung des PKMS wird dann besonders effektiv, wenn es gelingt, möglichst viele Kommunikationsvorgänge damit abzuwickeln. Dabei müssen auch Beteiligte einbezogen werden, die aus verschiedenen Gründen keinen Systemzugang haben. Deshalb verfügt jeder Teilnehmer über eine projektspezifische Mailadresse und ggf. eine Faxnummer. Über diese kann er Mails und auch Faxe erhalten, die im System gespeichert werden. Weiterleitung und Funktion einer Weiterleitung Kommunikationsvorgänge führen zur Verteilung von Nachrichten und Dokumenten an adressierte Teilnehmer. Dabei gibt es optional die Möglichkeit der Weiterleitung von Nachrichten. Darunter versteht man den zusätzlichen Versand einer Nachricht an ein Mailadresse und/oder an ein Faxgerät. Diese Adressen sind spezifische Parameter jedes einzelnen Teilnehmers. Dieser bestimmt auch, ob und welche Weiterleitungen er erhalten will. Der Absender einer Nachricht kann festlegen, ob eine Weiterleitung erfolgen soll. Die Daten werden bei Busse & Partner durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept vor einem unberechtigten Zugriff bewahrt. Zunächst können nur bei Busse & Partner akkreditierte Benutzer mit den Services arbeiten. Bei Nutzung des PKMS kann man nur auf Projekte zugreifen, für die man auch autorisiert ist. Innerhalb eines Projektes erhält nur der Zugriff auf Nachrichten und Dokumente, der an einem entsprechenden Kommunikationsvorgang beteiligt war, oder dem eine Einsicht explizit auf Dokumente durch einen Benutzer eingeräumt wurde. Alle Datenübertragungen via Internet erfolgen verschlüsselt. Die Hardware von Busse & Partner steht in einem entsprechend abgesicherten Rechenzentrum der Schlund Internet AG. 7. Die Technik Unsere Lösungen sind prinzipiell Hard- und Software unabhängig. Um eine optimale Nutzung unserer Inhalte und Funktionen gewährleisten zu können, empfehlen wir folgenden Computerausstattung: · Browser Microsoft Internet Explorer® 5.01 oder höher, Netscape Navigator 7 oder höher (empfohlen: Microsoft Internet Explorer® 6) · Bildschirmauflösung 1024 x 768 Pixel oder höher (17" Bildschirm) · Rechner Intel Pentium® mit 150 MHz oder vergleichbar, 32 MB Arbeitsspeicher, Windows® 9x, NT, Technische Beschreibung von baulogis BUSSE & PARTNER

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BUSSE & PARTNER 2000 oder vergleichbare Plattform · Internetanbindung ISDN mit 64 Kbit/s oder besser 8. Features -

Mehrsprachigkeit für die PKMS-Bedienung

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Kommunikation Verbesserung der Kommunikation und Dokumentation der Kommunikationsvorgänge Kommunikationsvorgänge werden automatisch erfasst Projektbezogene Erfassung aller E-Mails und Faxe-> Transparenz Ablage in individueller Ordnerstruktur oder Kommunikation mit Projektbeteiligten Nicht zu manipulierendes Archiv -> Sicherheit!

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Klassifizierung der Dokumente nach Kommunikation möglich · Datum · Absender · Empfänger(n) · Lesestatus · Für Pläne, Protokolle etc.: auch frei bestimmbare Eigenschaften · Dokumente – Pläne Zentrale, einheitliche Ablage von Dokumenten und Plänen ohne komplizierte Rechteverwaltung Einheitlicher Plan- und Dokumentstand / Vermeidung von Fehlern / Revisionskontrolle Abläufe und Verteilregeln Darstellung von Arbeitsabläufen im Projekt einschl. der Freigabe von Plänen nach individueller Vorgaben Automatisierte Verteilung anhand von Dokumenteigenschaften (z.B. Planschlüsselnummer) Controlling Verschiedene Weiterleitungsarten für Dokumente (per Fax, Email, Brief) Sofort einsatzbereit in jedem Projekt Vollständigkeitskontrolle, Plansolllisten, Fehllisten Effektive Termin- und Statuskontolle Erstellung der Selektionskriterien/ Vergabe von Schlagworten bzw. Stichworten für die Dokumentensuche Dokumente und Pläne jederzeit und überall über Internet verfügbar Alter Dokumentenstand bleibt erhalten Digitalisierung, Ablage und Verteilung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten

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