Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent verwenden

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden Version 7 Ausgabe 2 Oktober 2012 Inhalt Kapitel 1: Einführung.................................
Author: Fabian Berger
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Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

Version 7 Ausgabe 2 Oktober 2012

Inhalt Kapitel 1: Einführung.......................................................................................................... 7 Über Collaboration Agent.......................................................................................................................... 7 Collaboration Agent-Rollen....................................................................................................................... 8 Konferenztypen......................................................................................................................................... 10 Hauptfensterkomponenten........................................................................................................................ 11 Konferenzcheckliste.................................................................................................................................. 17 Kapitel 2: Anmelden und Abmelden im Collaboration Agent ......................................... 19 Systemvoraussetzungen........................................................................................................................... 19 Unterstützte Webbrowser................................................................................................................. 19 Anmeldung als Moderator bei einer Konferenz......................................................................................... 20 Anmeldung als Teilnehmer oder Präsentator bei einer Konferenz............................................................ 21 Anmeldung als Gast bei einer Konferenz................................................................................................. 22 Anmeldung als Operator bei einer Konferenz........................................................................................... 23 Abmelden.................................................................................................................................................. 24 Kapitel 3: Standardparameter für Telefonkonferenzfunktionen einstellen.................... 25 Standardparameter................................................................................................................................... 25 Beitritts- und Verlasstöne konfigurieren.................................................................................................... 25 Sofortstart konfigurieren............................................................................................................................ 26 Fortsetzung konfigurieren......................................................................................................................... 27 Bild konfigurieren...................................................................................................................................... 27 Kapitel 4: Eine Konferenz verwalten................................................................................. 29 Teilnehmer einer Konferenz zuschalten.................................................................................................... 29 Zuschalten und Abschalten bestimmter Teilnehmer................................................................................. 29 Medien von Teilnehmern stumm schalten................................................................................................. 30 Einen Teilnehmer zum Moderator ernennen............................................................................................. 31 Einem Teilnehmer Präsentatormerkmale zuweisen und Zuweisung aufheben........................................ 32 Nach Benutzern suchen............................................................................................................................ 33 Teilnehmer trennen................................................................................................................................... 33 Wortmeldungen zurückziehen................................................................................................................... 34 Momentaufnahme zur Teilnahme abrufen................................................................................................ 34 Tastenfeldbefehle anzeigen...................................................................................................................... 35 Konferenzfunktionen verwalten................................................................................................................. 36 Aktivieren und Deaktivieren des Vortragsmodus.............................................................................. 36 Konferenz sperren und entsperren................................................................................................... 37 Fortsetzung aktivieren und deaktivieren........................................................................................... 37 Beitrittstöne aktivieren und deaktivieren........................................................................................... 38 Kapitel 5: Eine Event-Konferenz verwalten...................................................................... 39 Zuschalten und Abschalten bestimmter Teilnehmer................................................................................. 39 Fortsetzung aktivieren und deaktivieren................................................................................................... 40 Beitrittstöne aktivieren und deaktivieren................................................................................................... 40 Konferenz sperren und entsperren........................................................................................................... 41 Kapitel 6: Ihre Teilnahme verwalten.................................................................................. 43 Sich zu Wort melden und Wortmeldung zurückziehen............................................................................. 43 Ihr Audio stumm schalten und Stummschaltung aufheben....................................................................... 43

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Medienstummschaltung............................................................................................................................ 44 Kapitel 7: Informationen freigeben.................................................................................... 45 Einführung in Webzusammenarbeit.......................................................................................................... 45 Webzusammenarbeit-Komponenten................................................................................................ 45 Eigene Bibliothek verwalten...................................................................................................................... 47 Die Bibliothek................................................................................................................................... 47 Unterstützte Dokumentenformate.................................................................................................... 47 Dokumente hochladen..................................................................................................................... 48 Dokumente in der Bibliothek anzeigen............................................................................................. 49 Dokumente umbenennen................................................................................................................. 49 Dokumente löschen.......................................................................................................................... 50 Dokumente sortieren........................................................................................................................ 50 Ein Dokument freigeben............................................................................................................................ 51 Ein Dokument freigeben................................................................................................................... 51 Navigation in freigegebenen Dokumenten....................................................................................... 51 Präsentation als Teilnehmer durchsuchen....................................................................................... 53 Dokumentenfreigabe beenden......................................................................................................... 53 Vorteile der Freigabe von Dokumenten anstatt des Desktops......................................................... 54 Ein Whiteboard freigeben......................................................................................................................... 54 Ein Whiteboard freigeben................................................................................................................. 54 Navigation in Whiteboards............................................................................................................... 55 Whiteboard hinzufügen.................................................................................................................... 55 Whiteboard löschen.......................................................................................................................... 56 Whiteboard-Freigabe beenden......................................................................................................... 56 Anwendungen und den Desktop freigeben............................................................................................... 56 Freigeben von Anwendungen.......................................................................................................... 56 Anwendungs- und Desktopsteuerung freigeben.............................................................................. 57 Anwendungs- und Desktopfreigabe beenden.................................................................................. 58 Inhalt mit Notizen versehen....................................................................................................................... 58 Kommentarfunktion.......................................................................................................................... 58 Kommentarsteuerung....................................................................................................................... 59 Freigabetyp ändern................................................................................................................................... 61 Screenshot senden................................................................................................................................... 62 Kapitel 8: Während einer Konferenz Nachrichten versenden......................................... 63 Das Nachrichtenfenster............................................................................................................................. 63 Nachrichtenfenster öffnen......................................................................................................................... 63 Nachricht senden...................................................................................................................................... 64 Kapitel 9: Besprechungsnotizen verwalten...................................................................... 65 Notizen...................................................................................................................................................... 65 Notizen-Benutzeroberfläche............................................................................................................. 65 Notizen hinzufügen................................................................................................................................... 66 Notizen bearbeiten.................................................................................................................................... 67 Notizen löschen......................................................................................................................................... 67 Kapitel 10: Besprechungsberichte verwalten.................................................................. 69 Besprechungsberichte.............................................................................................................................. 69 Auf Besprechungsberichte zugreifen........................................................................................................ 69 Sortieren von Webzusammenarbeit-Sitzungen......................................................................................... 70

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Besprechungsberichte löschen................................................................................................................. 71 Besprechungsberichtssitzungen umbenennen......................................................................................... 71 Berichte erstellen und senden.................................................................................................................. 72 Benutzerdefinierte Parameter für Besprechungsberichte................................................................ 72 Kapitel 11: Tastenfeldbefehle während einer Telefonkonferenz verwenden................. 75 Index..................................................................................................................................... 79

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Kapitel 1:

Einführung

Über Collaboration Agent Collaboration Agent ist eine Anwendung, die Tools zur Verwaltung und Teilnahme an Konferenzen sowie die Freigabe von Informationen bereitstellt. Im eigentlichen Arbeitsplatz der Webzusammenarbeit können Teilnehmer Dokumente, virtuelle Tafeln (Whiteboards) und Anwendungen freigeben. Gemeinsam bilden Collaboration Agent und Webzusammenarbeit einen Teil der Avaya Aura®-Konferenzschaltung. Avaya Aura®-Konferenzschaltungen bieten webbasierte Konferenz- und Online-Besprechungstools, mit deren Hilfe Ihre Mitarbeiter und geladene Gäste an Telefonkonferenzen und Gruppenbesprechungen am Standort oder von entfernten Orten aus teilnehmen können. Die Teilnehmer können sich der Konferenz schnell über die Anmeldung an dem Link, der von Collaboration Agent zur Verfügung gestellt wird, anschließen und sich dann über die der Telefonkonferenz zugewiesene Nummer in die Konferenz einwählen. Anschließend können sich die Teilnehmer auf einfache Weise: • Die Liste der anderen Teilnehmer ansehen • Zu Wort melden Selbst einer laufenden Konferenz können sich noch weitere Teilnehmer anschließen. Mit der Webzusammenarbeit-Funktion können der Moderator der Konferenz oder andere ausgewählte Teilnehmer folgende Elemente freigeben: • Gesamter Desktop oder Teile davon • Bestimmte Anwendungen • Dokumente • Virtuelle Whiteboards Ist Webzusammenarbeit aktiv, können Teilnehmer: • Nachrichten senden • Gemeinsame Inhalte kommentieren • Notizen aufzeichnen Unter Verwendung der Bibliotheksfunktion können alle Personen mit einem Avaya Aura®Konferenzsystemkonto diese Präsentationsmaterialien im Voraus speichern und binnen Sekunden wieder aufrufen, sobald sie das Wort übernehmen. Teilnehmer können bei der Betrachtung der Präsentation vollwertig zusammenarbeiten sowie auf beliebigen Whiteboards

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Einführung

Anmerkungen machen. Während der gesamten Konferenz kann jeder, der bei Collaboration Agent angemeldet ist, folgende Details sehen: • Wer an der Telefonkonferenz teilnimmt • Wer gerade spricht • Wer an der Webzusammenarbeit teilnimmt • Wer präsentiert Vor allem kann Ihre Organisation die Avaya Aura®-Konferenztools auch zur Steigerung der Produktivität und zur Nachverfolgung von Aktionen nutzen, und dies auch nach Beendigung der Telefonkonferenz. Konferenzmoderatoren können: • Notizen aufzeichnen und bearbeiten • Berichte auf der Basis von Notizen erstellen und verteilen Am Ende jeder Webzusammenarbeit-Sitzung wird automatisch eine Transkription oder ein Besprechungsbericht erzeugt, auf den über Collaboration Agent zugegriffen werden kann. Diese Berichte beinhalten folgende Informationen: • Notizen (einschließlich Aktionen, Anmerkungen, Schlüsselwörtern und Fragen) • Alle während der Konferenz öffentlich ausgetauschten Nachrichten • Bibliotheksdateien, die freigegeben wurden (einschließlich Einzelseiten und -folien) • Freigabeereignisse für Whiteboard, Desktop, Screenshot und Anwendung Alle Konferenzen werden auf dem Avaya Aura®-Konferenzserver bis zu 90 Tage lang gespeichert. Sie können diese gespeicherten Sitzungen nach Berichtsname, Datum und Uhrzeit der Konferenz und Dauer der Konferenz sortieren.

Collaboration Agent-Rollen Je nach den bei der Anmeldung zu einer Konferenz mit Collaboration Agent gemachten Angaben wird Ihnen eine der folgenden Rollen zugewiesen • Moderator • Präsentator • Teilnehmer • Gast Sobald Sie bei Collaboration Agent angemeldet sind, kann der Moderator einem Teilnehmer die Rollen als „Präsentator“ oder „Moderator“ zuweisen. In jeder Rolle kommen spezifische Funktionen und Privilegien zum Tragen.

Moderator Ein Moderator ist ein Benutzer, der alle Aspekte der Konferenz steuert. Der Moderator muss sich über einen Audio-Endpunkt (SIP-Telefon, Mobiltelefon) bei der Avaya Aura®-Konferenz anmelden. Danach meldet sich der Moderator bei Collaboration Agent unter Verwendung sei-

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Collaboration Agent-Rollen

ner Moderator-Zugangsdaten an. Er kann auch einen anderen Teilnehmer zum Präsentator oder Moderator bestimmen. Tipp: Es wird empfohlen, dass Sie sich mit dem selben Moderator- oder Teilnehmer-Code bei der Telefonschaltung und dem Collaboration Agent anmelden. Darüber hinaus sollten Sie das gleiche Avaya Aura®-Konto wie beim Endpunkt verwenden. Der Moderator kann einen der folgenden Modi benutzen: • Collaboration Agent und Audio • Nur Audio Der Moderator hat ein Konto im Avaya Aura®-Konferenzsystem und einen Hostcode für die Audio-Konferenzbrücke.

Präsentator Präsentatoren können Informationen freigeben, aber eine Konferenz nicht moderieren. Präsentatoren können folgende Elemente freigeben: • Den gesamten Bildschirm, einen Teil des Bildschirms oder eine ausgewählte Anwendung • Whiteboards: Diese ermöglichen es dem Team, sich mittels Zeichnungen mitzuteilen • Dokumente Eine private Bibliothek wird für jeden Benutzer mit eigenem Login geführt. Benutzer können Präsentationsmaterialien, einschließlich PowerPoint-Dateien, Dokumenten und Mediendateien, hier speichern und abrufen. Präsentatoren können freigegebene Inhalte mit Kommentaren versehen, Screenshots erstellen und an alle Teilnehmer senden. Moderatoren können nur Teilnehmer oder Gäste höherstufen, die der Webzusammenarbeit bereits in der Rolle als Präsentator beigetreten sind. Ein Moderator kann einen Präsentator auch zu einem normalen Teilnehmer oder einem Gast zurückstufen.

Teilnehmer Ein Teilnehmer ist ein Benutzer, der an der Konferenz teilnimmt und nur über eingeschränkte Steuerungsmöglichkeiten verfügt. Ein Teilnehmer kann sehen, wer an der Konferenz teilnimmt und welche freigegebenen Inhalte vorhanden sind und kann sich nur selbst stummschalten, wenn seine Anmeldeadresse mit seiner SIP-URI in der Teilnehmerliste übereinstimmt. Der Teilnehmer sollte sich in die Audiokonferenz und anschließend im Collaboration Agent anmelden. Der Teilnehmer kann ein Whiteboard mit Kommentaren versehen, aber kein neues Whiteboard öffnen. Teilnehmer können sich zu Wort melden, Nachrichten senden, Besprechungsberichte ansehen und Notizen eingeben.

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Einführung

Der Teilnehmer kann einen der folgenden Modi benutzen: • Nur Collaboration Agent • Collaboration Agent und Audio • Nur Audio Ein Teilnehmer hat ein Konto im Avaya Aura®-Konferenzsystem und einen Hostcode für die Audio-Konferenzbrücke. Teilnehmer können der Konferenz keine Benutzer hinzufügen.

Audio-Teilnehmer Ein Audio-Teilnehmer nimmt an der Audiokonferenz lediglich über die Einwahl an der Konferenzbrücke und Eingabe des Sicherheitscodes teil.

Gast Ein Gast ist ein Teilnehmer, der bei Webzusammenarbeit nur eine beisitzende Funktion hat. Ein Gast hat kein Konto im Avaya Aura®-Konferenzsystem. Ein Gast muss den Teilnehmercode kennen, um den Collaboration Agent nutzen zu können. Gäste können sich zu Wort melden, Nachrichten senden und Notizen eingeben.

Operator Der Konferenz-Operator steuert alle Aspekte einer Konferenz einschließlich der Steuerung der Besprechung in der gleichen Weise wie ein Moderator. Dies gilt für jede in Collaboration Agent ausgewählte Konferenz. Der Operator kann darüber hinaus: • Bestimmte Teilnehmer stummschalten, zuschalten und entlassen. • Die Fortsetzung einer Konferenz, nachdem der Moderator die Konferenz verlassen hat, aktivieren und deaktivieren Zu den Steuerungsmöglichkeiten des Moderators, über die ein Operator verfügt, gehören: • Aktivieren und Deaktivieren von Beitritts- und Verlasstönen • Sperren der Konferenz bzw. Aufheben der Sperre • Alle Leitungen sofort trennen Hinweis: Der Operator kann nur die Standardeinstellungen seiner eigenen Konferenz ändern, aber eine Webzusammenarbeit-Sitzung nicht starten oder beenden. Der Operator kann sich nicht selbst zum Präsentator hochstufen.

Konferenztypen Collaboration Agent unterstützt zwei Konferenztypen: Standardkonferenzen (Meetme) und Event-Konferenzen. Die Avaya Aura®-Conferencing-Funktion für Event-Konferenzen unter-

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Hauptfensterkomponenten

stützt Konferenzen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Teilnehmern. Derartige Konferenzen stellen spezielle bestimmte Anforderungen, die im Collaboration Agent berücksichtigt sind. Tipp: Während dieser Konferenzen wird in der Modusleiste „Event-Konferenz“ angezeigt. Hinweis: Collaboration Agent unterstützt keine Adhoc-Konferenzen. Nachfolgend die Hauptunterschiede zwischen Event-Konferenzen und Standardkonferenzen: • Anmeldung: Es besteht die Möglichkeit, auch einen Zugangscode für Präsentatoren zu konfigurieren. Teilnehmer, die sich mit einem Präsentator-Zugangscode bei einer EventKonferenz anmelden, werden automatisch in die Rolle des Präsentators hochgestuft, so dass der Moderator nicht erst in der Liste nach der Person suchen muss. • Vortragsmodus: Event-Konferenzen finden immer im Vortragsmodus statt. - Präsentatoren werden nicht stummgeschaltet. Teilnehmer, die Präsentatoren werden, dürfen sprechen. - Der Moderator kann Teilnehmer stummschalten und die Stummschaltung wieder aufheben. • Beitritts-/Verlasstöne sind standardmäßig deaktiviert. • Die Inhalte der Teilnehmerliste variieren je nach Rolle: - Die Teilnehmer sehen alle Anrufer, die sprechbereit sind. - Die Präsentatoren sehen darüber hinaus die Teilnehmer, die sich zu Wort gemeldet haben. - Moderatoren können Teilnehmer, die sich zu Wort gemeldet haben, sowie Präsentatoren und Teilnehmer, die auf der Audiokonferenzbrücke sprechen können, sehen. • Der Fortsetzungsmodus ist ständig aktiviert. Die Konferenz endet, sobald der letzte Präsentator getrennt wird und nicht, wenn der Moderator getrennt wird.

Hauptfensterkomponenten Die folgende Abbildung zeigt die Komponenten des Collaboration Agent-Fensters aus Sicht des Moderators. In diesem Beispiel besteht die Konferenz aus dem Moderator und zwei Teilnehmern.

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Einführung

Nr. 1

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Name

Beschreibung

Teilnehmer hinzufügen-Schaltfläche

Zeigt das Feld „Teilnehmer hinzufügen“ an, in dem Sie Teilnehmer zur Konferenz hinzufügen können. Wenn Sie die Telefonnummer oder die SIP-URI des Teilnehmers, den Sie hinzufügen möchten, angeben, wird dieser Teilnehmer von Collaboration Agent angerufen und zur Teilnahme an der Konferenz eingeladen.

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Hauptfensterkomponenten

Nr.

Name

Beschreibung

2

Webzusammenar- Startet eine Webzusammenarbeit-Sitzung. Nur der Modebeit starten-Schalt- rator kann eine Webzusammenarbeit-Sitzung starten. Sofläche bald der Moderator eine Webzusammenarbeit-Sitzung startet und Informationen freigibt (z. B. Anwendungen oder ein Whiteboard), sehen alle Teilnehmer im Collaboration Agent angemeldeten Teilnehmer die freigegebenen Daten.

3

Konferenz-Schaltfläche

Zeigt das Feld zur Konferenzsteuerung an, in dem Sie folgende Funktionen für die aktuelle Konferenz aktivieren und deaktivieren können: • Vortragsmodus • Konferenz sperren • Beitrittston • Fortsetzung Darüber hinaus können Sie die Konferenz über das Feld „Konferenzsteuerung“ beenden. Das Beenden der Konferenz über die Konferenzsteuerung hat das sofortige Ende der Konferenz zur Folge.

4

Modusleiste

Dieses Element zeigt die folgenden Informationen: • Der Status bestimmter Merkmale, wie z. B. Vortragsmodus oder Konferenz sperren. • Fehlermeldungen

5

Standardeinstellungen-Schaltfläche

Zeigt das Feld „Standardeinstellungen“ an, in dem Sie die Standardeinstellungen der folgenden Funktionen konfigurieren können: • Sofortstart • Fortsetzung • Beitritts- und Verlasstöne • Video Hinweis: Diese Einstellungen gelten nicht für laufende Konferenzen

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Beenden-Schaltfläche

Beendet die Konferenz.

7

InformationenSchaltfläche

Zeigt das Informationsfeld an. Über das Informationsfeld können Sie

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Einführung

Nr.

Name

Beschreibung • Telefonnummer und Teilnehmercode für die Konferenzbrücke anzeigen • Weblink und Teilnehmercode für die Anmeldung im Collaboration Agent für diese Konferenz anzeigen • Teilnehmerliste der Konferenz ansehen • Tasten des Tastenfeldes anzeigen, die Sie drücken müssen, um mit dem Operator dieser Konferenz Kontakt aufzunehmen • Liste der Konferenzbefehle anzeigen, die Sie vom Tastenfeld Ihres Telefons eingeben können • Dokumentation für Collaboration Agent anzeigen • Ihre Besprechungsberichte abrufen und verwalten

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Bereich „Aktive Sprecher“

Zeigt die Benutzer an, die derzeit sprechen oder die vor kurzem im Rahmen der Konferenz gesprochen haben. Bei den aktuellen Sprechern finden Sie das Symbol Aktiver Sprecher neben dem Namen. Redner, die vor kurzem gesprochen haben, ersetzen die aktuellen Aktiven Sprecher.

9

StummschaltenSchaltfläche

Damit können Sie Ihren Ton stummschalten und die Stummschaltung wieder aufheben.

10

Alle Teilnehmer auswählen-Schaltfläche

Wählt alle Teilnehmer der Konferenz aus.

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Steuerelemente für Sind Sie der Moderator, zeigt die Schaltfläche SteuereleTeilnehmer-Schalt- mente für Teilnehmer folgende Aktionen an, die Sie in Befläche zug auf Konferenzteilnehmer durchführen können: • Schalten Sie die Medien des/der ausgewählten Teilnehmer(s) stumm. • Ausgewählten Teilnehmer zum Moderator hochstufen • Ausgewähltem Teilnehmer die Rolle des Präsentators übergeben (d. h. Informationen mittels Webzusammenarbeit freigeben) • Wortmeldung des/der gewählten Teilnehmer(s) löschen. • Gewählte(n) Teilnehmer aus der Konferenz entlassen (trennen) Sind Sie ein Teilnehmer, zeigt die Schaltfläche Steuerelemente für Teilnehmer die folgenden Aktionen, die Sie während der Konferenz durchführen können:

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Hauptfensterkomponenten

Nr.

Name

Beschreibung • Stummschaltung der eigenen Medien • Wortmeldung oder Zurückziehen der Wortmeldung • Trennung von der Konferenzschaltung

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Bereich Teilnehmer- Konferenzteilnehmer auflisten. liste Hinweis: Bei Event-Konferenzen werden in der Teilnehmerliste nur der Moderator, die Präsentatoren und nicht stummgeschaltete Teilnehmer angezeigt. Der Moderator und die Präsentatoren sehen zudem auch Teilnehmer, die sich zu Wort melden. Jeder Teilnehmer wird von einem Feld repräsentiert, das folgende Elemente anzeigt: • Name oder Telefonnummer des Teilnehmers • Ein Symbol, das anzeigt, ob der Ton des Teilnehmers stummgeschaltet ist oder nicht • Ein Symbol (erhobene Hand), das anzeigt, ob sich der Teilnehmer zu Wort meldet. • Ein Symbol, das anzeigt, ob das Bild des Teilnehmers im Pause-Modus oder aktiv ist. • Ein Symbol, das anzeigt, ob der Teilnehmer die Webzusammenarbeit geöffnet hat

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Getrennte Teilnehmer anzeigenSchaltfläche

Zeigt die Teilnehmer an, die nicht mehr an der Konferenz teilnehmen.

14

Teilnehmer nach Rollen sortierenSchaltfläche

Zeigt die Teilnehmer nach Ihren Rollen an (d. h. Moderator, Teilnehmer, Gast und Präsentator).

15

Teilnehmer nach Zeitpunkt des Beitritts sortierenSchaltfläche

Teilnehmer in der Reihenfolge des Eintritts in die Konferenz anzeigen.

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Teilnehmer-Suchfeld

Ermöglicht Ihnen die Suche nach einem Konferenzteilnehmer. Während der Eingabe von Text in das TeilnehmerSuchfeld zeigt Collaboration Agent die Teilnehmer an, mit deren Namen der eingegebene Text übereinstimmt.

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Einführung

Tabelle 1: Collaboration Agent-Statussymbole Symbol

Beschreibung Teilnehmer ist der Operator

Teilnehmer ist der Moderator der Konferenz

Teilnehmer ist ein Präsentator

Teilnehmer ist ein aktiver Sprecher Teilnehmer nimmt an der Audiokonferenz teil

Teilnehmer hat sich zu Wort gemeldet.

Teilnehmer hat sich bei Webzusammenarbeit zugeschaltet. Teilnehmer ist stummgeschaltet oder abgeschaltet. Verwendet der Teilnehmer die Funktion Stummschaltung an seinem Endpunkt, wird das Symbol unter Umständen nicht aktualisiert. Teilnehmer nimmt an der Videokonferenz teil

Bild des Teilnehmers ist im Pausemodus

Die folgende Abbildung zeigt das Avaya Collaboration Agent Fenster für Teilnehmer oder Gäste. Die verfügbaren Optionen sind ein Teil der Optionen, die dem Moderator zur Verfügung stehen.

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Konferenzcheckliste

Konferenzcheckliste Der Moderator bzw. die Person, die eine Konferenzschaltung organisiert, sollte folgende Aufgaben vorher abarbeiten. Nr. 1

Aufgabe Standardparameter überprüfen.

Beschreibung Verifizieren Sie die Standardeinstellungen folgender Funktionen: • Beitritts-/Verlasstöne • Sofortstart • Fortsetzung • Video

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Einführung

Nr. 2

Aufgabe

Beschreibung

Erstellen Sie eine E-Mail-Liste aller Personen, die zur Teilnahme an der Telefonkonferenz eingeladen werden sollen. Tipp: Abrufen des Links zur Konferenz in Collaboration Agent. Klicken Sie auf Informationen zum Öffnen des Informationsfensters und dann auf Anruf.

3

Die E-Mail-Einladung sollte enthalten: • Bezeichnung/Zweck der Telefonkonferenz • Datum und Uhrzeit • Anweisungen zur Anmeldung im Collaboration Agent • Anweisungen zur Einwahl in die Konferenzbrücke • Anweisungen zur Eingabe des Teilnehmercodes • Anweisungen zum Versand von Nachrichten und Kommentieren freigegebener Dateien/Whiteboards • Erinnerungsbotschaften an Präsentatoren, die Dokumente zur Freigabe in die Bibliothek zu laden

4

Laden Sie freizugebende Dokumente in die Bibliothek.

Nach Abschluss der Telefonkonferenz sollten Sie Folgendes tun: • Während der Telefonkonferenz erstellte Notizen durchsehen (und bearbeiten) • Notizen an Teilnehmer und Stakeholder verteilen • Nachverfolgungen für Aktionselemente und Fragen durchführen

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Kapitel 2:

Anmelden und Abmelden im Collaboration Agent

Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen • Für Collaboration Agent: Adobe Flash Version 10.2.0 oder jünger • Für Webzusammenarbeit: Java 6 Update 18 (1.6.0_18). Verwandte Themen: Unterstützte Webbrowser auf Seite 19

Unterstützte Webbrowser Avaya Aura® Conferencing unterstützt die folgenden Browser für Benutzer von Collaboration Agent und Administratoren von Avaya Aura® Conferencing: Browser

Betriebssystem

Collaboration Agent

Administratoren

Microsoft Internet Ex- Windows XP plorer 7.0 und 8.0 Windows 7.0

ja

ja

Microsoft Internet Ex- Windows 7.0 plorer | 9.0

ja

ja

Mozilla Firefox 10 und 11

Windows 7.0

ja

ja

Google Chrome 17

Windows 7.0 Mac OS 10.7.x

ja

nein

Apple Safari 5.x für Mac (nicht für iPad und iPod)

Mac OS 10.7.x

ja

nein

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Anmelden und Abmelden im Collaboration Agent

Anmeldung als Moderator bei einer Konferenz Voraussetzungen Sie müssen über ein Konto im System von Avaya Aura® Conferencing verfügen. Haben Sie kein Konto im System, können Sie sich als Gast an der Konferenz anmelden. Siehe hierzu Anmeldung als Gast bei einer Konferenz auf Seite 22. Hinweis: Sie können sich bei Avaya Collaboration Agent bei einer bestimmten Konferenz nur mit einer Kommunikationsadresse anmelden. Hinweis: Sie können sich entweder mit Avaya Flare® Experience oder mit Avaya Collaboration Agent bei einer Konferenz anmelden. Avaya Aura® Conferencing bietet keine Unterstützung für die Anmeldung bei einer Konferenz mit Avaya Flare® Experience und mit Avaya Collaboration Agent.

Prozedur 1. Rufen Sie in Ihrem Webbrowser die Avaya Collaboration Agent-Adresse auf, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. (Zum Beispiel https:///aacpa, wobei die logische IP-Adresse oder Fully Qualified Domain Name (FQDN) des Servers ist, auf dem Collaboration Agent läuft.) 2. Wählen Sie im Fenster von Avaya Aura® Conferencing Collaboration Agent Besprechung als Mitglied betreten. 3. Geben Sie Ihren Benutzernamen in das Feld „Benutzername“ ein. 4. Geben Sie Ihr Kennwort in das Feld „Kennwort“ ein. 5. (Optional) Aktivieren Sie die Option zum Speichern der Login-Daten, damit Ihre Anmeldeinformationen gespeichert werden. 6. Klicken Sie auf Login. 7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: • Nehmen Sie an Ihrer Standardkonferenz teil, klicken Sie auf Meine Konferenz. • Nehmen Sie an einer anderen Konferenz teil, geben Sie den Moderatorcode in das Feld Teilnehmer- bzw. Moderatorcode eingeben ein, und klicken Sie auf Konferenz betreten.

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Anmeldung als Teilnehmer oder Präsentator bei einer Konferenz

Verwenden Sie den gleichen Moderatorcode, um sich an der Audiokonferenz und bei Collaboration Agent anzumelden.

Ergebnis Das Fenster Collaboration Agent öffnet sich in der Moderatoransicht. Hinweis: Hat die Audiokonferenz noch nicht begonnen, können Sie nur auf die Standardeinstellungen und die Informationsfelder zugreifen. Hinweis: Werden Sie zum Moderator hochgestuft, bevor Sie sich bei Collaboration Agent anmelden, sind Sie in der Audio-Konferenzbrücke als Moderator, im Collaboration Agent dagegen als Teilnehmer angemeldet. Hinweis: Wenn Sie sich als Moderator anmelden oder zum Moderator hochgestuft werden, können Sie Webzusammenarbeit starten. Hinweis: Nur der erste Benutzer, der sich mit Moderator-Benutzernamen und -kennwort anmeldet, betritt die Konferenz als Moderator. Weitere Teilnehmer, die sich mit Moderator-Anmeldedaten anmelden, treten der Konferenz als Teilnehmer bei.

Anmeldung als Teilnehmer oder Präsentator bei einer Konferenz Voraussetzungen Sie müssen über ein Konto im System von Avaya Aura® Conferencing verfügen. Haben Sie kein Konto im System, können Sie sich als Gast an der Konferenz anmelden. Siehe hierzu Anmeldung als Gast bei einer Konferenz auf Seite 22. Hinweis: Möchten Sie sich an mehr als einer Konferenz anmelden, nutzen Sie für jede Konferenz einen anderen Browser. Hinweis: Sie können sich entweder mit Avaya Flare® Experience oder mit Avaya Collaboration Agent bei einer Konferenz anmelden. Avaya Aura® Conferencing bietet keine Unterstützung für die Anmeldung bei einer Konferenz mit Avaya Flare® Experience und mit Avaya Collaboration Agent.

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Anmelden und Abmelden im Collaboration Agent

Prozedur 1. Gehen Sie in Ihrem Webbrowser auf die Adresse von Collaboration Agent, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. (Zum Beispiel https:///aacpa, wobei die logische IP-Adresse oder Fully Qualified Domain Name (FQDN) des Servers ist, auf dem Collaboration Agent läuft.) 2. Wählen Sie im Fenster von Avaya Aura® Conferencing Collaboration Agent Besprechung als Mitglied betreten. 3. Geben Sie Ihren Benutzernamen in das Feld „Benutzername“ ein. 4. Geben Sie Ihr Kennwort in das Feld „Kennwort“ ein. 5. (Optional) Aktivieren Sie die Option zum Speichern der Login-Daten, damit Ihre Anmeldeinformationen gespeichert werden. 6. Klicken Sie auf Login. 7. Geben Sie den Teilnehmer- oder Präsentatorcode in das Feld Teilnehmer- bzw. Moderatorcode eingeben ein und klicken Sie auf Konferenz betreten. Verwenden Sie den gleichen Präsentatorcode, um sich an der Audiokonferenz und im Collaboration Agent anzumelden. • Hat die Audiokonferenz begonnen, öffnet sich die Registerkarte „Konferenz". • Hat die Audiokonferenz noch nicht begonnen, erscheint die Meldung „Warten auf den Beginn der Konferenz“, bis die Konferenz beginnt.

Ergebnis Sobald die Konferenz beginnt, öffnet sich das Fenster Collaboration Agent in der Teilnehmeransicht. Hinweis: Wenn Sie sich mit dem Präsentatorcode an einer Event-Konferenz anmelden, erscheint das Präsentatorsymbol beim Start der Webzusammenarbeit in der Teilnehmerliste neben Ihrem Namen.

Anmeldung als Gast bei einer Konferenz Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Hinweis: Möchten Sie sich an mehr als einer Konferenz anmelden, nutzen Sie für jede Konferenz einen anderen Browser.

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Anmeldung als Operator bei einer Konferenz

Prozedur 1. Gehen Sie in Ihrem Webbrowser auf die Adresse von Collaboration Agent, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. (Zum Beispiel https:///aacpa, wobei die logische IP-Adresse oder Fully Qualified Domain Name (FQDN) des Servers ist, auf dem Collaboration Agent läuft.) 2. Wählen Sie im Fenster von Avaya Aura® Conferencing Collaboration Agent Besprechung als Gast betreten. 3. Geben Sie den Namen ein, so wie er in der Konferenz im Feld „Name anzeigen“ dargestellt werden soll. (Die hier eingegebenen Information erscheint in der Teilnehmerliste.) Sie müssen den Namen so angeben, wie er im Mitarbeiterverzeichnis erscheint. Der Name muss zwischen 2 und 31 Zeichen lang sein. 4. (Optional) Geben Sie Ihre Telefonnummer in das Feld Telefon ein. Die Telefonnummer muss im Format [+]zzz[sep]zzz[sep]zzz angegeben werden, wobei zzz die Ziffern (mind. 1, keine Obergrenze) und sep den Separator (., —) darstellt. Die Gesamtanzahl der Ziffern darf nicht größer als 15 sein. 5. Klicken Sie auf Login. 6. Geben Sie den Teilnehmercode der Konferenz ein, die Sie betreten möchten, und klicken Sie auf Konferenz betreten. • Hat die Audiokonferenz begonnen, öffnet sich die Registerkarte „Konferenz“. • Hat die Audiokonferenz noch nicht begonnen, erscheint die Meldung „Warten auf den Beginn der Konferenz“, bis die Konferenz beginnt.

Anmeldung als Operator bei einer Konferenz Voraussetzungen Die Option Operatorsteuerung aktivieren in der Konferenz-Benutzerkonfiguration muss aktiviert sein. Weitere Informationen erhalten Sie vom Systemadministrator. Sie müssen sich bei Collaboration Agent als Operator anmelden. Hinweis: Sie können sich entweder mit Avaya Flare® Experience oder mit Avaya Collaboration Agent bei einer Konferenz anmelden. Avaya Aura® Conferencing bietet keine Unterstützung für die Anmeldung bei einer Konferenz mit Avaya Flare® Experience und mit Avaya Collaboration Agent.

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Anmelden und Abmelden im Collaboration Agent

Prozedur 1. Geben Sie den Benutzernamen oder den Sicherheitecode in das Feld Konferenz anhand des Benutzernamens bzw. Sicherheitscodes suchen ein. 2. Klicken Sie auf Suchen. 3. Verwenden Sie das Suchergebnis oder geben Sie den Sicherheitscode für die Konferenz in das Feld ein. 4. Klicken Sie auf Konferenz betreten.

Abmelden Prozedur 1. Klicken Sie im Fenster Collaboration Agent auf Beenden in der rechten oberen Ecke des Fensters Collaboration Agent. 2. Klicken Sie zur Bestätigung im Dialogfeld auf Ja. 3. Klicken Sie auf Logout.

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Kapitel 3:

Standardparameter für Telefonkonferenzfunktionen einstellen

Standardparameter Hinweis: Sie können die Standardparameter für Event-Konferenzen nicht ändern. Parameter

Standardwert — MeetmeKonferenz

Standardwert — EventKonferenz

Sofortstart

Aus

Aus

Fortsetzung

Aus

Ein

Beitrittston

Ein

Aus

Video

Aus

Aus

Beitritts- und Verlasstöne konfigurieren Verwenden Sie diese Funktion, um ein Tonsignal zu generieren, sobald ein Teilnehmer oder der Moderator zur Konferenzschaltung hinzukommt oder sie verlässt. Das Tonsignal kann am Beginn der Konferenz hilfreich sein, um nachfragen zu können, wer neu dazugekommen ist. Falls das Tonsignal stört, kann es deaktiviert werden. Hinweis: Diese Änderung wirkt sich nicht auf die gerade laufende Konferenz aus. Um die Funktion während einer Konferenz zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf Beitrittston in der Konferenzsteuerung oder drücken Sie die Tastenfeldbefehle.

Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

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Standardparameter für Telefonkonferenzfunktionen einstellen

Prozedur 1. Melden Sie sich bei Collaboration Agent als Moderator an. 2. Klicken Sie auf

.

3. Klicken Sie im Feld Standardeinstellungen auf stöne ein- oder auszuschalten.

Beitrittston, um die Beitritt-

4. Klicken Sie auf Speichern.

Sofortstart konfigurieren Verwenden Sie diese Funktion, um Konferenzen beginnen zu können, bevor sich ein Moderator angemeldet hat. Ist diese Funktion aktiviert, können Teilnehmer miteinander sprechen, bevor sich der Moderator angemeldet hat. Ist die Sofortstartfunktion deaktiviert, hören alle vor dem Moderator eintreffenden Teilnehmer eine Ansage, gefolgt von Musik. Die Ansage informiert darüber, dass der Moderator noch nicht eingetroffen ist. Die Konferenz beginnt in diesem Fall erst, sobald ein Moderator eintrifft.

Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Melden Sie sich bei Collaboration Agent als Moderator an. 2. Klicken Sie auf

.

3. Klicken Sie im Feld Standardeinstellungen auf Sofortstart, um den Konferenzbeginn ohne Moderator zu aktivieren oder zu deaktivieren. 4. Klicken Sie auf Speichern.

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Fortsetzung konfigurieren

Fortsetzung konfigurieren Verwenden Sie diese Funktion, um die Konferenz fortzusetzen, nachdem der Moderator getrennt wurde. • Bei eingeschalteter Funktion: Die Konferenzbrücke bleibt aktiv, nachdem der Moderator sie verlassen hat. • Bei ausgeschalteter Funktion: Die Konferenz endet zu einem festgelegten Zeitpunkt, nachdem der letzte Moderator sie verlassen hat. Hinweis: Diese Änderung wirkt sich nicht auf die gerade laufende Konferenz aus. Um diese Funktion während einer Konferenzschaltung zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf Fortsetzung in der Konferenzsteuerung oder drücken Sie die Tastenfeldbefehle.

Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Melden Sie sich bei Collaboration Agent als Moderator an. 2. Klicken Sie auf

.

3. Klicken Sie im Feld „Standardeinstellungen“ auf Fortsetzung, um die Fortsetzung der Konferenz nach Trennung des Moderators zu ermöglichen oder zu unterbinden. 4. Klicken Sie auf Speichern.

Bild konfigurieren Mit dieser Funktion können Sie das Bild aktivieren und deaktivieren. Hinweis: Diese Änderung wirkt sich nicht auf die gerade laufende Konferenz aus.

Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein. Der Systemadministrator muss das Bild im Bereitstellungstool konfigurieren.

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Standardparameter für Telefonkonferenzfunktionen einstellen

Prozedur 1. Melden Sie sich bei Collaboration Agent als Moderator an. 2. Klicken Sie auf

.

3. Klicken Sie in den Standardeinstellungen auf auszuschalten.

Video, um das Bild ein- oder

4. Klicken Sie auf Speichern.

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Oktober 2012

Kapitel 4:

Eine Konferenz verwalten

Teilnehmer einer Konferenz zuschalten Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Klicken Sie im Fenster Collaboration Agent auf Teilnehmer hinzufügen. 2. Möchten Sie eine Telefonnummer anrufen: a. Geben Sie mit dem Tastenfeld im Feld „Teilnehmer hinzufügen“ die Telefonnummer des Teilnehmers ein, den Sie zur Konferenz hinzufügen möchten. Wird das Tastenfeld nicht angezeigt, klicken Sie unten im Feld „Teilnehmer hinzufügen“ auf . b. Klicken Sie auf . 3. Möchten Sie eine SIP-URI anrufen: a. Geben Sie in das Textfeld im Feld „Teilnehmer hinzufügen“ die SIP-URI des Teilnehmers ein, den Sie der Konferenz hinzufügen möchten. Wird der SIPBildschirm unter „Teilnehmer hinzufügen“ nicht angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche SIP unten im Feld Teilnehmer hinzufügen. b. Klicken Sie auf .

Ergebnis Nimmt die eingeladene Person die Einladung durch Bestätigung an, erscheint sie auf der Teilnehmerliste.

Zuschalten und Abschalten bestimmter Teilnehmer Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Während einer Telefonkonferenz besteht die Möglichkeit, Teilnehmer abzuschalten (stummzuschalten), falls Geräusche vom Standort des Teilnehmers übertragen werden oder sonstige

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

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29

Eine Konferenz verwalten

Gründe bestehen. Ebenso kann der Teilnehmer wieder zugeschaltet (die Stummschaltung aufgehoben) werden. Hinweis: Ein stummgeschalteter Teilnehmer kann die Stummschaltung selbst wieder aufheben. Teilnehmer einer Event-Konferenz stumm schalten und Stummschaltung wieder aufheben: Bei einer Event-Konferenz sind alle Teilnehmer außer Moderator und Präsentatoren stummgeschaltet und können die Stummschaltung selbst nicht aufheben. Hebt der Moderator die Stummschaltung von Teilnehmern an einer Event-Konferenz auf, können diese Teilnehmer sich selbst stummschalten oder die Stummschaltung wieder aufheben.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld jedes Teilnehmers, den Sie stumm. schalten möchten. Zum Auswählen aller Teilnehmer klicken Sie auf Die ausgewählten Teilnehmerfelder werden blau dargestellt. 2. So schalten Sie Teilnehmer stumm: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Stumm oder

• Rechtsklicken Sie auf einen ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Stumm. Ist ein Teilnehmer stummgeschaltet, erscheint das Symbol für die Stummschaltung auf dem Teilnehmerfeld in der Teilnehmerliste. 3. So heben Sie die Stummschaltung für Teilnehmer auf: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Stumm oder

• Rechtsklicken Sie auf einen ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Stumm. Ist die Stummschaltung eines Teilnehmers aufgehoben, erlischt das Symbol für die Stummschaltung auf dem Teilnehmerfeld in der Teilnehmerliste.

Medien von Teilnehmern stumm schalten Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld jedes Teilnehmers, den Sie stummschalten möchten. Zum Auswählen aller Teilnehmer klicken Sie auf .

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Einen Teilnehmer zum Moderator ernennen

Die ausgewählten Teilnehmerfelder werden blau dargestellt. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Medien stummschalten.

• Rechtsklicken Sie auf die ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie dien stummschalten.

Me-

Ist ein Teilnehmer stummgeschaltet, erscheinen die Symbole zur Stummschaltung und zum Pausieren des Videos auf dem Teilnehmerfeld in der Teilnehmerliste.

Einen Teilnehmer zum Moderator ernennen Sie können einen anderen Teilnehmer während einer Konferenz zum Moderator hochstufen. Wichtig: Die Ernennung erfolgt unmmittelbar, nachdem Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf OK geklickt haben und kann nicht zurückgenommen werden. Der gewählte Teilnehmer wird darüber hinaus auch zum Eigentümer der Telefonkonferenz hochgestuft. Hinweis: Stufen Sie einen Teilnehmer zum Moderator hoch, bevor er sich bei Collaboration Agent anmeldet, ist der Teilnehmer bei Collaboration Agent nur als Teilnehmer angemeldet, nicht als Moderator.

Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld des Teilnehmers, den Sie hochstufen möchten. Das ausgewählte Teilnehmerfeld wird blau dargestellt. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Zum Moderator hochstufen.

• Rechtsklicken Sie auf den ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Moderator hochstufen.

Zum

3. Bestätigen Sie im Dialogfeld das Hochstufen des Teilnehmers zum Moderator durch einen Klick auf Ja.

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Eine Konferenz verwalten

Ergebnis • Die Webzusammenarbeit-Sitzung wird beendet. Der neue Moderator muss gegebenenfalls eine neue Webzusammenarbeit-Sitzung starten. • Das Moderatorsymbol erscheint neben dem gerade zum Moderator hochgestuften Teilnehmer. • Das Moderatorsymbol neben Ihrem Namen wird gelöscht.

Einem Teilnehmer Präsentatormerkmale zuweisen und Zuweisung aufheben Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Standardmäßig kann nur der Moderator den Teilnehmern einer Konferenz Inhalte präsentieren. Verwenden Sie dieses Verfahren, um einem anderen Teilnehmer den Status eines Präsentators zuzuweisen, damit dieser Teilnehmer Dokumente, Anwendungen oder ein Whiteboard freigeben kann.

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld des jeweiligen Teilnehmers. Die ausgewählten Teilnehmerfelder werden blau dargestellt. 3. So weisen Sie Präsentatormerkmale zu: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Zum Präsentator hochstufen oder

• Rechtsklicken Sie auf den ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Präsentator hochstufen.

Zum

Wenn ein Teilnehmer zum Präsentator ernannt wird, erscheint das Präsentatorsymbol auf dem Teilnehmerfeld in der Teilnehmerliste. 4. So erkennen Sie Präsentatormerkmale ab: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Zum Präsentator hochstufen oder

• Rechtsklicken Sie auf den ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Präsentator hochstufen.

Zum

Wird einem Teilnehmer die Präsentatorrolle aberkannt, erlischt das Präsentatorsymbol im Teilnehmerfenster der Teilnehmerliste und die Webzusammenarbeit-Sitzung wird beendet.

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Nach Benutzern suchen

Nach Benutzern suchen Prozedur 1. Geben Sie in das Suchfeld Teilnehmer den Namen des Teilnehmers ein, den Sie suchen. Suchen Sie den Moderator, geben Sie moderator ein. Bei der Eingabe der Buchstaben wird in der Teilnehmerliste jedes Feld mit einem Teilnehmernamen, der mit der Eingabe übereinstimmt, hervorgehoben. 2. Um die Suche abzubrechen und alle Teilnehmer der Teilnehmerliste anzuzeigen, klicken Sie auf X im Suchfeld der Teilnehmerliste.

Beispiel Die Eingabe von „Jo“ in das Suchfeld hebt folgende Einträge hervor: • Smith, John • Johnson, Steve • Joanne

Teilnehmer trennen Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld jedes Teilnehmers, den Sie trennen . möchten. Zum Auswählen aller Teilnehmer klicken Sie auf Die ausgewählten Teilnehmerfelder werden blau dargestellt. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Aus Anruf ausschließen.

• Rechtsklicken Sie auf einen ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Anruf ausschließen.

Aus

Ergebnis Die ausgewählten Teilnehmer verlassen die Konferenz und die Zahlen auf den Verbundenund Getrennt-Schaltflächen werden aktualisiert.

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Eine Konferenz verwalten

Wortmeldungen zurückziehen Teilnehmer können sich während einer Telefonkonferenz zu Wort melden, um die Aufmerksamkeit des Moderators auf sich zu lenken, zum Beispiel, wenn sie eine Frage stellen möchten. Als Moderator können Sie Wortmeldungen beenden.

Voraussetzungen Wortmeldungen können nur vom Moderator entfernt werden.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld des jeweiligen Teilnehmers. Zum . Auswählen aller Teilnehmer klicken Sie auf Die ausgewählten Teilnehmerfelder werden blau dargestellt. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Wortmeldung.

• Rechtsklicken Sie auf den gewählten Teilnehmer und wählen Sie Wortmeldung.

Ergebnis Das Wortmeldungssymbol (erhobene Hand) neben dem Teilnehmer in der Teilnehmerliste erlischt.

Momentaufnahme zur Teilnahme abrufen Verwenden Sie die Momentaufnahme zur Teilnahme, um eine Liste der zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesenden Teilnehmer zu erstellen. Die Liste erscheint in einem Popup-Fenster und enthält die Namen, Telefonnummern sowie die Anfangs- und Endzeiten der Teilnehmer.

Voraussetzungen Aktivieren Sie Popup-Fenster für Ihren Browser.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Information . 2. Klicken Sie auf Teilnahme. Ein Popup-Fenster mit einer detaillierten Liste aller Teilnehmer erscheint.

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Tastenfeldbefehle anzeigen

3. Sie können den Fensterinhalt ausdrucken oder auswählen und als Text in eine andere Anwendung kopieren.

Beispiel

Tastenfeldbefehle anzeigen Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Sie können das Tastenfeld Ihres Telefons (oder sonstigen Endgerätes wie z. B. Flare Experience für Windows oder Flare Experience für iPad-Geräte) verwenden, um Tonwahlbefehle zur Steuerung einer Telefonkonferenz einzugeben. Die Tonwahlbefehle, die Sie eingeben können, richten sich nach Ihrer Funktion (beispielsweise Moderator oder Teilnehmer) und der Art der Konferenz. Verwenden Sie dieses Verfahren, um die verfügbaren Tastenfeldbefehle anzuzeigen.

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Eine Konferenz verwalten

Prozedur 1. Klicken Sie im Collaboration Agent-Fenster auf Informationen. 2. Klicken Sie im Informationsfeld auf Tastenfeldbefehle. 3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: • Sind Sie Teilnehmer an dieser Konferenz, klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer. • Sind Sie der Moderator dieser Konferenz, klicken Sie auf die Registerkarte Moderator.

Konferenzfunktionen verwalten Aktivieren und Deaktivieren des Vortragsmodus Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Wenn Sie als Moderator angemeldet sind, können Sie alle Leitungen der Konferenzschaltung stummschalten. In diesem Modus können die Teilnehmer nur dem Moderator zuhören, da ihre Leitungen stummgeschaltet sind und sie die Stummschaltung nicht selbst aufheben können. Der Moderator kann die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufheben, beispielsweise wenn sie sich zu Wort melden, um eine Frage zu stellen. Nachdem der Moderator die Stummschaltung eines Teilnehmers aufgehoben hat, kann der Teilnehmer sich selbst stummschalten und seine Stummschaltung aufheben. Hinweis: Event-Konferenzen beginnen automatisch im Vortragsmodus.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz . 2. Klicken Sie auf Vortrag , um den Vortragsmodus zu aktivieren. Der Ton ist bei allen Teilnehmern außer dem Moderator stummgeschaltet. Die Vortrag-Schaltfläche schaltet auf „EIN“, wird blau dargestellt, und in der Statusleiste erscheint „Vortragsmodus“. 3. Klicken Sie nochmals auf Vortrag

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, um den Vortragsmodus zu deaktivieren.

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Konferenzfunktionen verwalten

Der Ton für alle Teilnehmer kehrt zum vorherigen Status zurück. Die VortragSchaltfläche schaltet auf „AUS“, wird schwarz dargestellt, und in der Statusleiste erscheint „Collaboration Agent“.

Konferenz sperren und entsperren Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Sind Sie als Moderator angemeldet, können Sie die Konferenzbrücke für neue Teilnemer sperren. Nach Sperrung der Konferenz können Teilnehmer weder an der Audiokonferenz noch an der Collaboration Agent-Konferenz teilnehmen.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz . 2. Zum Sperren der Konferenz klicken Sie auf Sperren. Neue Teilnehmer können weder an der Audiokonferenz noch an der Collaboration Agent-Konferenz teilnehmen. „Konferenz gesperrt“ erscheint in der Modusleiste, die Schaltfläche Sperren ist gedrückt und wird blau dargestellt. 3. Klicken Sie nochmals auf Sperren, um die Sperrung aufzuheben. Neue Teilnehmer können sich an der Konferenz anmelden. „Collaboration Agent“ wird in der Modusleiste angezeigt, die Schaltfläche ren ist nicht gedrückt und wird schwarz dargestellt.

Sper-

Fortsetzung aktivieren und deaktivieren Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Wenn Sie die Fortsetzung deaktivieren, wird die Konferenz nach der Trennung des Moderators nach einer festgelegten Anzahl von Minuten beendet. Wenn Sie die Fortsetzung aktivieren, wird die Konferenz so lange fortgesetzt, bis der letzte Teilnehmer diese verlässt. Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für die gerade laufende Konferenz. Um die Standardeinstellung der Fortsetzungsfunktion zu ändern, siehe Fortsetzung konfigurieren auf Seite 27.

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Eine Konferenz verwalten

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz . 2. Zum Aktivieren der Fortsetzung klicken Sie auf Fortsetzung. Die Konferenz endet, wenn der letzte Teilnehmer getrennt wird. Die Schaltfläche Fortsetzung erscheint gedrückt und wird blau dargestellt. 3. Zum Deaktivieren der Fortsetzung klicken Sie erneut auf Fortsetzung. Die Konferenz endet, wenn der Moderator sie verlässt. Die Schaltfläche Fortsetzung erscheint nicht mehr gedrückt und wird schwarz dargestellt.

Beitrittstöne aktivieren und deaktivieren Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz . 2. Zum Aktivieren der Beitrittstöne klicken Sie auf Beitrittston. Teilnehmer hören Tonsignale, wenn andere Personen die Konferenz betreten oder verlassen. Die Schaltfläche Beitrittston erscheint gedrückt und wird blau dargestellt. 3. Zum Deaktivieren der Beitrittstöne klicken Sie auf Beitrittston. Teilnehmer hören keine Tonsignale, wenn andere Personen die Konferenz betreten oder verlassen. Die Schaltfläche Beitrittston erscheint nicht mehr gedrückt und wird schwarz dargestellt.

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Kapitel 5:

Eine Event-Konferenz verwalten

Zuschalten und Abschalten bestimmter Teilnehmer Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Während einer Telefonkonferenz besteht die Möglichkeit, Teilnehmer abzuschalten (stummzuschalten), falls Geräusche vom Standort des Teilnehmers übertragen werden oder sonstige Gründe bestehen. Ebenso kann der Teilnehmer wieder zugeschaltet (die Stummschaltung aufgehoben) werden. Hinweis: Ein stummgeschalteter Teilnehmer kann die Stummschaltung selbst wieder aufheben. Teilnehmer einer Event-Konferenz stumm schalten und Stummschaltung wieder aufheben: Bei einer Event-Konferenz sind alle Teilnehmer außer Moderator und Präsentatoren stummgeschaltet und können die Stummschaltung selbst nicht aufheben. Hebt der Moderator die Stummschaltung von Teilnehmern an einer Event-Konferenz auf, können diese Teilnehmer sich selbst stummschalten oder die Stummschaltung wieder aufheben.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Teilnehmerliste auf das Feld jedes Teilnehmers, den Sie stumm. schalten möchten. Zum Auswählen aller Teilnehmer klicken Sie auf Die ausgewählten Teilnehmerfelder werden blau dargestellt. 2. So schalten Sie Teilnehmer stumm: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Stumm oder

• Rechtsklicken Sie auf einen ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Stumm. Ist ein Teilnehmer stummgeschaltet, erscheint das Symbol für die Stummschaltung auf dem Teilnehmerfeld in der Teilnehmerliste. 3. So heben Sie die Stummschaltung für Teilnehmer auf: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

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Stumm oder

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Eine Event-Konferenz verwalten

• Rechtsklicken Sie auf einen ausgewählten Teilnehmer und wählen Sie Stumm. Ist die Stummschaltung eines Teilnehmers aufgehoben, erlischt das Symbol für die Stummschaltung auf dem Teilnehmerfeld in der Teilnehmerliste.

Fortsetzung aktivieren und deaktivieren Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Wenn Sie die Fortsetzung deaktivieren, wird die Konferenz nach der Trennung des Moderators nach einer festgelegten Anzahl von Minuten beendet. Wenn Sie die Fortsetzung aktivieren, wird die Konferenz so lange fortgesetzt, bis der letzte Teilnehmer diese verlässt. Hinweis: Dieses Verfahren gilt nur für die gerade laufende Konferenz. Um die Standardeinstellung der Fortsetzungsfunktion zu ändern, siehe Fortsetzung konfigurieren auf Seite 27.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz . 2. Zum Aktivieren der Fortsetzung klicken Sie auf Fortsetzung. Die Konferenz endet, wenn der letzte Teilnehmer getrennt wird. Die Schaltfläche Fortsetzung erscheint gedrückt und wird blau dargestellt. 3. Zum Deaktivieren der Fortsetzung klicken Sie erneut auf Fortsetzung. Die Konferenz endet, wenn der Moderator sie verlässt. Die Schaltfläche Fortsetzung erscheint nicht mehr gedrückt und wird schwarz dargestellt.

Beitrittstöne aktivieren und deaktivieren Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz .

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Konferenz sperren und entsperren

2. Zum Aktivieren der Beitrittstöne klicken Sie auf Beitrittston. Teilnehmer hören Tonsignale, wenn andere Personen die Konferenz betreten oder verlassen. Die Schaltfläche Beitrittston erscheint gedrückt und wird blau dargestellt. 3. Zum Deaktivieren der Beitrittstöne klicken Sie auf Beitrittston. Teilnehmer hören keine Tonsignale, wenn andere Personen die Konferenz betreten oder verlassen. Die Schaltfläche Beitrittston erscheint nicht mehr gedrückt und wird schwarz dargestellt.

Konferenz sperren und entsperren Voraussetzungen Sie müssen Moderator in Collaboration Agent sein.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Sind Sie als Moderator angemeldet, können Sie die Konferenzbrücke für neue Teilnemer sperren. Nach Sperrung der Konferenz können Teilnehmer weder an der Audiokonferenz noch an der Collaboration Agent-Konferenz teilnehmen.

Prozedur 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz . 2. Zum Sperren der Konferenz klicken Sie auf Sperren. Neue Teilnehmer können weder an der Audiokonferenz noch an der Collaboration Agent-Konferenz teilnehmen. „Konferenz gesperrt“ erscheint in der Modusleiste, die Schaltfläche Sperren ist gedrückt und wird blau dargestellt. 3. Klicken Sie nochmals auf Sperren, um die Sperrung aufzuheben. Neue Teilnehmer können sich an der Konferenz anmelden. „Collaboration Agent“ wird in der Modusleiste angezeigt, die Schaltfläche ren ist nicht gedrückt und wird schwarz dargestellt.

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Sper-

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Eine Event-Konferenz verwalten

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Kapitel 6:

Ihre Teilnahme verwalten

Sich zu Wort melden und Wortmeldung zurückziehen Nutzen Sie die Option „Wortmeldung“, um die Aufmerksamkeit des Moderators auf sich zu lenken, wenn Sie beispielsweise eine Frage stellen möchten. Hinweis: Die Funktion für die Wortmeldung und das Zurückziehen der Wortmeldung (Hand heben und senken) ist für folgende Benutzer nicht verfügbar: • Moderator. • Gäste einer Event-Konferenz oder einer Konferenz im Vortragsmodus. • Teilnehmer, die sich nicht bei der Audiokonferenzbrücke angemeldet haben.

Prozedur 1. Zur Wortmeldung klicken Sie auf und dann auf Wortmeldung. Reine Audio-Teilnehmer müssen die Tastenfeldbefehle verwenden. Das Symbol für die Wortmeldung erscheint neben Ihrem Namen auf der Teilnehmerliste. 2. Zum Zurückziehen der Wortmeldung klicken Sie auf und dann auf Wortmeldung. Das Wortmeldungssymbol (erhobene Hand) neben Ihrem Namen in der Teilnehmerliste erlischt.

Ihr Audio stumm schalten und Stummschaltung aufheben Voraussetzungen Stumm schalten und Stummschaltung aufheben sind nur möglich, wenn Sie sich bei der Audiokonferenzbrücke angemeldet haben. Hinweis: Haben Sie sich an einer Event-Konferenz angemeldet, sind Sie stummgeschaltet und können die Stummschaltung nicht selbst aufheben. Wird die Stummschaltung jedoch vom Mo-

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

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43

Ihre Teilnahme verwalten

derator aufgehoben, können Sie sich danach stummschalten und die Stummschaltung wieder aufheben.

Prozedur Klicken Sie im Collaboration Agent-Fenster auf Stumm. Sie können nur Ihr eigenes Audio stummschalten und die Stummschaltung wieder aufheben. Ist die Stummschaltung aktiviert, wird die Schaltfläche Stumm blau dargestellt und das Stummschaltungssymbol erscheint neben Ihrem Namen in der Teilnehmerliste.

Medienstummschaltung Voraussetzungen Sie können Ihre eigenen Medien nur stummschalten, wenn Sie sich an der Audiokonferenzbrücke anmelden.

Prozedur Entweder: • Klicken Sie auf

und wählen Sie

Medien stummschalten oder

• Rechtsklicken Sie auf Ihren Eintrag in der Teilnehmerliste und wählen Sie Medien stummschalten. Die Symbole für „Audio stummschalten“ und „Video Pause“ erscheinen neben Ihrem Eintrag in der Teilnehmerliste.

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Kapitel 7:

Informationen freigeben

Einführung in Webzusammenarbeit Während einer Konferenz können Moderatoren und Präsentatoren Informationen für Teilnehmer und Gäste freigeben. Teilnehmer können darüber hinaus Anmerkungen auf die virtuellen Whiteboards schreiben. Hinweis: Moderatoren und Präsentatoren können folgende Inhalte und Informationen freigeben: • Dokumente (über „Meine Bibliothek“) • Virtuelle Whiteboards • Den gesamten oder Teile des Desktops • Anwendungen Verwandte Themen: Webzusammenarbeit-Komponenten auf Seite 45

Webzusammenarbeit-Komponenten Die folgende Abbildung zeigt die Komponenten des Fensters „Webzusammenarbeit“. In diesem Beispiel hat der Moderator ein Whiteboard freigegeben.

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Informationen freigeben

Nr.

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Name

Beschreibung

1

Kommentarwerkzeuge

Versehen des Whiteboards oder des freigegebenen Dokuments mit Kommentaren. Siehe Kommentarsteuerung auf Seite 59

2

Zoomtools

Ändert die Größe des Bildschirminhalts. Siehe Navigation in freigegebenen Dokumenten auf Seite 51.

3

Automatische Anpassung

Passt die Webzusammenarbeit-Schnittstelle an die Fenstergröße an.

4

Screenshot

Sendet eine Abbildung der aktuellen Bildschirmanzeige als herunterladbare JPG-Datei an alle Teilnehmer.

5

Navigationstools

Zum Navigieren durch den freigegebenen Inhalt. Die Schaltflächen wechseln je nach freigegebenem Inhalt. Siehe Navigation in freigegebenen Dokumenten auf Seite 51.

6

Freigabe beenden

Freigabe der derzeitigen Inhalte beenden.

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Eigene Bibliothek verwalten

Nr. 7

Name FenstermenüSchaltfläche

Beschreibung Öffnet das Fenstermenü. Im Fenstermenü können Sie • Webzusammenarbeit beenden (nur Moderator oder Präsentator). • Webzusammenarbeit-Fenster zeigen oder verbergen. • Webzusammenarbeit-Sitzung aktualisieren.

8

Namensliste anzeigen oder ausblenden

Namensliste der Konferenz ein- oder ausblenden.

Eigene Bibliothek verwalten Die Bibliothek Ihr Konto im Avaya Aura® Conferencing-System verfügt über eine Bibliothek, in die Sie Dokumente, Präsentationen und Bilder hochladen können, um diese während einer Webzusammenarbeit-Sitzung anderen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Folgende Dateiformate können in die Bibliothek hochgeladen werden: • Adobe® Acrobat® (.pdf) • JPEG (.jpg und .jpeg) • Microsoft® PowerPoint® (.ppt und .pptx) • Microsoft Word® (.doc und .docx) • Textdateien (.txt) • Portable Network Graphics (.png) Zum Hochladen einer Datei in die Bibliothek müssen Sie sich mit einem PC, Avaya Flare® Experience für Windows oder Avaya Flare® Experience für iPad-Geräte über Avaya Collaboration Agent bei Ihrem Avaya Aura® Conferencing-Konto anmelden. Weitere Informationen zum Hochladen von Dateien in die Bibliothek finden Sie unter Avaya Aura® Conferencing Collaboration Agent verwenden oder in Ihrer Avaya Flare Kundendokumentation. Sie können diese Dokumente unter http://support.avaya.com herunterladen.

Unterstützte Dokumentenformate Sie können Dokumente, Präsentationen und Bilder in die Meine Dokumente-Bibliothek laden und sie freigeben. Folgende Dateiformate werden von der Bibliothek unterstützt:

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

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Informationen freigeben

Registerkarte Präsentationen

Dokumenttyp Microsoft PowerPoint Hinweis:

Erweiterungen • .ppt • .pptx

Hochgeladene Präsentationen können bis zu 30 MB groß sein. Dokumente

Microsoft Word Hinweis:

• .doc • .docx

Hochgeladene Word-Dokumente können bis zu 300 Seiten umfassen.

Bilder

Adobe Acrobat

• .pdf

Einfacher Text

• txt

JPEG

• .jpg • .jpeg

Portable Network Graphics

• .png

Tipp: Verwenden Sie bei anderen Dokumentenformaten die Anwendungs- oder Desktopfreigabe.

Dokumente hochladen Voraussetzungen Sie müssen als Moderator, Präsentator oder oder Teilnehmer angemeldet sein, um Dokumente hochladen zu können. Schließen Sie das Dokument vor dem Hochladen. Ein auf Ihrem PC noch geöffnetes Dokument kann nicht hochgeladen werden.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Möchten Sie ein Dokument aus der Bibliothek freigeben, müssen Sie es hochladen.

Prozedur 1. Öffnen Sie Ihre Dokumentenbibliothek. • Im Konferenz-Anmeldebildschirm: Klicken Sie auf Bibliothek • In Webzusammenarbeit: Klicken Sie auf Meine Bibliothek.

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Eigene Bibliothek verwalten

2. Klicken Sie auf Hochladen. 3. Wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, im Fenster Hochzuladende Datei auswählen aus. 4. Klicken Sie auf Öffnen.

Dokumente in der Bibliothek anzeigen Dokumente als Miniaturbilder anzeigen Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Meine Bibliothek. 3. Klicken Sie auf . Die Dokumente werden als Miniaturbildreihe angezeigt. Die Anzahl der Seiten oder Folien in einem Dokument oder einer Präsentation wird angezeigt.

Dokumente als Liste anzeigen Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Meine Bibliothek. 3. Klicken Sie auf . Die Dokumente erscheinen in Listenform.

Dokumente umbenennen Voraussetzungen Sie müssen als Moderator, Präsentator oder Teilnehmer angemeldet sein, um Dokumente umbenennen zu können.

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Informationen freigeben

Prozedur 1. Öffnen Sie Ihre Dokumentenbibliothek. • Im Konferenz-Anmeldebildschirm: Klicken Sie auf Bibliothek • In Webzusammenarbeit: Klicken Sie auf Meine Bibliothek. 2. Wählen Sie ein Dokument aus. 3. Klicken Sie auf Umbenennen. 4. Geben Sie den neuen Namen in das Dialogfeld ein. 5. Klicken Sie auf Speichern.

Dokumente löschen Voraussetzungen Sie müssen als Moderator, Präsentator oder Teilnehmer angemeldet sein, um Dokumente hochladen zu können.

Prozedur 1. Öffnen Sie Ihre Dokumentenbibliothek. • Im Konferenz-Anmeldebildschirm: Klicken Sie auf Bibliothek • In Webzusammenarbeit: Klicken Sie auf Meine Bibliothek. 2. Wählen Sie ein Dokument aus. 3. Klicken Sie auf Löschen. 4. Klicken Sie auf OK.

Dokumente sortieren Prozedur 1. Öffnen Sie Ihre Dokumentenbibliothek. • Im Konferenz-Anmeldebildschirm: Klicken Sie auf Bibliothek • In Webzusammenarbeit: Klicken Sie auf Meine Bibliothek. 2. Klicken Sie auf die zu sortierende Spalte. Durch erneutes Klicken auf die Spalte wird die Sortierreihenfolge umgekehrt.

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Ein Dokument freigeben

Die Dokumente werden gemäß Ihrer Auswahl sortiert.

Ein Dokument freigeben Ein Dokument freigeben Voraussetzungen Möchten Sie Dokumente aus der Bibliothek freigeben, müssen Sie diese vor der Freigabe in „Meine Bibliothek“ hochladen.

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Freigabe starten oder Freigabe. 3. Wählen Sie Dokument aus Bibliothek. Das Fenster Meine Bibliothek öffnet sich. 4. Wählen Sie den Dokumenttyp durch Klicken auf eine der Registerkarten: • Präsentationen • Dokumente • Bilder 5. Wählen Sie das Dokument. Möchten Sie das Dokument ab einer bestimmten Seite oder Folie freigeben, klicken Sie auf Vorschau und navigieren Sie zur Seite oder Folie. 6. Klicken Sie auf Freigabe.

Ergebnis Der Arbeitsplatz für die Dokumentenfreigabe wird geöffnet.

Navigation in freigegebenen Dokumenten Verwenden Sie die Navigationstasten, um freigegebene Dokumente zu durchsuchen. Möchten Sie an Ihrem Arbeitsplatz ein Dokument durchsuchen, ohne die Anzeige des freigegebenen Dokuments zu wechseln, finden Sie Informationen hierzu unter Präsentation als Teilnehmer durchsuchen auf Seite 53

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

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Informationen freigeben

Die Navigationstasten sind oben im Bildschirm über dem freigegebenen Dokument. Symbol

Name

Beschreibung

Automatische Anpassung

Passt die Webzusammenarbeit-Schnittstelle an die Fenstergröße an.

Verkleinern

Verkleinert den Bildschirminhalt.

Vergrößern

Vergrößert den Bildschirminhalt.

Vergrößerungsschieberegler Ändert die Größe des Bildschirminhalts. Dieser Schieberegler funktioniert unabhängig von der automatischen Anpassung. Erste Folie oder Seite

Springt zur ersten Seite des freigegebenen Dokuments.

Vorherige Folie oder Seite

Springt zur vorherigen Seite des freigegebenen Dokuments.

Nächste Folie oder Seite

Springt zur nächsten Seite des freigegebenen Dokuments.

Letzte Folie oder Seite

Springt zur letzten Seite des freigegebenen Dokuments.

Freigegebenen Inhalt in Pop- Öffnet ein separates Fenster up-Fenster durchsuchen. mit der vom Präsentator freigegebenen Präsentation. Sie können die Präsentation unabhängig vom Präsentator in Ihrer eigenen Geschwindigkeit ansehen. Miniaturansicht

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Zeigt die aktuelle Dokumentenseitenzahl. Öffnet eine Miniaturbildgalerie der Dokumentenseiten, um die Navigation zu erleichtern. Klicken Sie auf das Miniaturbild, um die Seite zu öffnen. Um die Galerie zu schließen, ohne die aktuelle Seite zu

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Ein Dokument freigeben

Symbol

Name

Beschreibung verlassen, klicken Sie auf eine andere Bildschirmstelle.

Präsentation als Teilnehmer durchsuchen Verwenden Sie diese Funktion, um ein freigegebenes Dokument unabhängig von Moderator oder Präsentator durchzusehen.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Die Teilnehmer folgen normalerweise der Präsentation in der vom Präsentator vorgegebenen Geschwindigkeit. Wenn Sie jedoch Ihr eigenes Tempo bevorzugen und beispielsweise zu einer vorherigen Folie zurückgehen möchten, können Sie die Präsentation in einem separaten Fenster auf Ihrem Computer öffnen.

Prozedur 1. Klicken Sie oben im Webzusammenarbeit-Fenster auf Durchsuchen. Das Fenster zum Blättern im Dokument wird geöffnet. Sie können nun im Dokument vor- und zurückblättern. 2. Bei geöffnetem Dokument: • Klicken Sie auf , um zwischen Vollbild und normalgroßer Dokumentenansicht hin- und herzuschalten. • Blättern Sie mit den Pfeiltasten durch das Dokument. 3. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf Schließen. Die Präsentation wird auf der aktuellen Seite und mit dem Präsentator fortgesetzt.

Dokumentenfreigabe beenden Prozedur Klicken Sie auf Freigabe beenden.

Ergebnis Das Dokument wird geschlossen. Die Meldung „Freigabe ist nicht aktiv“ erscheint.

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Informationen freigeben

Die Schaltfläche Freigabe starten wird im Webzusammenarbeit-Fenster angezeigt.

Vorteile der Freigabe von Dokumenten anstatt des Desktops Präsentatoren können Dokumente und Präsentationsmaterial direkt von ihren Desktops freigeben, warum sollten sie also die Bibliothek nutzen? Dafür gibt es mehrere Gründe: • Präsentatoren können Materialien überall freigeben. Melden Sie sich einfach an Ihrer Bibliothek an, und Sie können überall auf die Bibliothek und Ihre Inhalte zugreifen. Sie können Präsentationen sogar auf Plattformen ohne Dateisystem freigeben, wie z. B. dem iPhone oder dem iPad. • Geschwindigkeit und Qualität. Wenn Sie Material über Ihre Bibliothek freigeben, erleben die Teilnehmer den Vorteil höherer Geschwindigkeiten und höherer Auflösungen, als dies über eine Desktop-Freigabe möglich wäre. • Teilnehmerflexibilität. Wenn Sie Material von Ihrem Desktop freigeben, sehen Teilnehmer das, was auf Ihrem Bildschirm erscheint. Geben Sie eine Präsentation stattdessen über die Bibliothek frei, können die Teilnehmer selbständig vor- und zurückblättern. Dies wiederum führt zu weniger Anfragen, zurückzugehen und Inhalte zu wiederholen. Beachten Sie, dass die Teilnehmer während der Präsentation automatisch die gleichen Seiten sehen wie Sie, sofern sie nicht gezielt die Seiten der Präsentation direkt anwählen.

Ein Whiteboard freigeben Ein Whiteboard freigeben Verwenden Sie ein virtuelles Whiteboard, um Text oder Zeichnungen für andere Teilnehmer freizugeben. Sobald der Moderator oder Präsentator das Whiteboard geöffnet hat, können andere Teilnehmer es verwenden. Tipp: Wenn Sie mit der Maus über dem Kommentar bleiben, zeigt ein Popup-Fenster den Namen des Teilnehmers, von dem der jeweilige Kommentar stammt.

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Freigabe starten oder Freigabe.

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Oktober 2012

Ein Whiteboard freigeben

3. Wählen Sie Whiteboard.

Ergebnis Ein virtuelles Whiteboard wird geöffnet. Es stehen mehrere Tools zur Verfügung, um Whiteboards zu erstellen, zu löschen und mit Kommentaren zu versehen. Informationen zu Tools finden Sie unter Kommentarsteuerung auf Seite 59.

Navigation in Whiteboards Symbol

Name

Beschreibung

Vorheriges Whiteboard

Vorheriges Whiteboard aufrufen.

Nächstes Whiteboard

Nächstes Whiteboard aufrufen.

Whiteboard-Titel

Titel des aktuellen Whiteboards anzeigen.

Whiteboard-Liste

Liste der aktuellen Whiteboards anzeigen. Zum Anzeigen eines anderen Whiteboards wählen Sie es aus der Liste aus.

Whiteboard hinzufügen Voraussetzungen Es muss ein Whiteboard freigegeben sein.

Prozedur Klicken Sie in der Navigationsleiste oben im Zusammenarbeit-Arbeitsplatz auf Es wird ein neues, leeres Whiteboard geöffnet.

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.

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Informationen freigeben

Whiteboard löschen Voraussetzungen Es muss ein Whiteboard freigegeben sein.

Prozedur 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste oben im Zusammenarbeit-Arbeitsplatz auf

.

2. Klicken Sie auf OK. Das aktuelle Whiteboard wird entfernt und im Zusammenarbeit-Arbeitsplatz wird das vorherige Whiteboard angezeigt.

Whiteboard-Freigabe beenden Prozedur Klicken Sie auf Freigabe beenden.

Ergebnis Das Whiteboard wird geschlossen. Die Meldung „Freigabe ist nicht aktiv“ erscheint. Die Schaltfläche Freigabe starten wird im Webzusammenarbeit-Fenster angezeigt.

Anwendungen und den Desktop freigeben Freigeben von Anwendungen Sie können ein Anwendungsfenster freigeben.

Voraussetzungen Sie müssen in Ihrem Browser Popup-Fenster zulassen, um eine Anwendung freigeben zu können.

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Oktober 2012

Anwendungen und den Desktop freigeben

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Freigabe starten oder Freigabe. 3. Klicken Sie auf Anwendungsfenster. Die Benutzeroberfläche für die Anwendungsfreigabe wird geöffnet. Wichtig: Ein zusätzliches Browserfenster, das für die Freigabe erforderlich ist, öffnet sich. Dieses Fenster nicht schließen. 4. Wählen Sie die Anwendung aus der Liste aus. 5. Zur Freigabe: • des Anwendungsfensters wählen Sie Nur das Anwendungsfenster freigeben. • des Anwendungsfensters sowie aller Fenster und Dialogfelder, die das Anwendungsfenster überlagern, wählen Sie Bereich des Anwendungsfensters freigeben. Wenn Sie diese Optionen nicht auswählen, können die Teilnehmer und Gäste alle offenen Anwendungen auf Ihrem Desktop sehen, die nicht von der freigegebenen Anwendung überdeckt werden. 6. Klicken Sie auf: • Freigabe, um die Anwendung freizugeben; • Abbrechen, um die Freigabe abzubrechen; • Aktualisieren, um die Liste der Anwendungen zu aktualisieren.

Anwendungs- und Desktopsteuerung freigeben Während eine Anwendung oder der Desktop freigegeben sind, können Sie Kommentare auf dem Bildschirm hinterlassen und die Freigabe vorübergehend aufheben und wieder fortsetzen. Symbol

Name Freigabetyp ändern (Desktop-Freigabe, Freigabe eines Bildschirmteils, Anwendungsfreigabe) Farbauswahl

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Informationen freigeben

Symbol

Name Stempeltool

Stifttool

Freigabe anhalten

Freigabe fortsetzen

Anwendungs- und Desktopfreigabe beenden Prozedur Klicken Sie auf: • Freigabe beenden oder auf • die Schaltfläche Freigabe beenden oder auf • Desktopfreigabe beenden im Freigabe-Menü.

Ergebnis Die freigegebene Anwendung bzw. der Desktop wird geschlossen. Die Meldung „Freigabe ist nicht aktiv“ erscheint. Die Schaltfläche Freigabe starten wird im Webzusammenarbeit-Fenster angezeigt.

Inhalt mit Notizen versehen Kommentarfunktion Webzusammenarbeit bietet eine Reihe von Tools für die Kommentierung von Inhalten, Anwendungen und Bildschirmen sowie das Zeichnen auf virtuellen Whiteboards. Sie können Text, Linien und Stempel hinzufügen, um Inhalte zu verdeutlichen oder zu erweitern.

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Inhalt mit Notizen versehen

Ein Präsentator und Moderator kann in allen freigegebenen Inhalten Anmerkungen hinterlassen. Ein Teilnehmer kann nur auf einem virtuellen Whiteboard Anmerkungen hinterlassen. Die verfügbaren Tools richten sich nach dem freigegebenen Inhalt. Die Symbole bleiben jedoch gleich.

Kommentarsteuerung Die Kommentartasten befinden sich links im Bildschirm bei den freigegebenen Inhalten. Symbol

Name

Beschreibung

Tool auswählen

Wählt einen Kommentar aus. Wandelt sich der Pfeil in einen Handzeiger, können Sie den Kommentar mit der Maus bewegen.

Stifttool

Zeichnet eine FreihandLinie.

Markierungstool

Hebt Text oder grafische Elemente hervor. Tipp: Wählen Sie die Farbe der Hervorhebung mit dem Farbauswahltool aus.

Linientool

Zeichnet eine gerade Linie in der ausgewählten Farbe. Tipp: Sie können eine von drei im Ausklappfenster angezeigten Linienbreiten auswählen.

Ausklappfenster für Linientool

Wählt die Strichstärke.

Rechtecktool

Zeichnet ein volles Rechteck oder eine Rechteckkontur in der ausgewählten Farbe. Sie können im Ausklappfenster ein volles Rechteck oder eine Kontur wählen.

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Informationen freigeben

Symbol

Name

Beschreibung Tipp: Die Schaltfläche zeigt den Rechtecktyp an.

Ausklappfenster für Rechtecktool.

Auswahl des Rechtecktyps: voll oder Kontur.

Ellipsentool

Zeichnet eine volle Ellipse oder eine Ellipsenkontur in der ausgewählten Farbe. Sie können im Ausklappfenster eine volle Ellipse oder eine Kontur wählen. Tipp: Die Schaltfläche zeigt den Ellipsentyp an.

Ausklappfenster für Ellipsentool.

Auswahl des Ellipsentyps: voll oder Kontur.

Stempeltool

Fügt einen Stempel in der ausgewählten Farbe ein. Verwenden Sie dieses Tool, um auf freigegebene Elemente hinzuweisen. Tipp: Wählen Sie die Farbe des Stempels mit dem Farbauswahltool aus.

Texttool

Fügt Textkommentare in der ausgewählten Farbe hinzu. Sie können eine von drei im Ausklappfenster angezeigten Textgrößen auswählen. Tipp: Die Schaltfläche zeigt die Textgröße an.

Ausklappfenster für Text.

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Auswahl der Textgröße: klein, mittel oder groß.

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Freigabetyp ändern

Symbol

Name

Beschreibung

Farbauswahl

Wählt eine Kommentarfarbe. Wählen Sie die Farbe im Ausklappfenster. Tipp: Die aktuelle Farbe wird auf der Schaltfläche angezeigt. Tipp: Bestehender Text kann nicht geändert werden. Sie müssen den Text löschen und den neuen Text eingeben.

Löschtool

Löschtool-Flyout

Tool Auswahl löschen

Ausgewählten Kommentar löschen.

Tool Alles löschen

Alle Zeichnungen löschen.

Screenshot

Sendet eine Abbildung der aktuellen Bildschirmanzeige als herunterladbare JPG-Datei an alle Teilnehmer.

Freigabetyp ändern Bei der Freigabe können Sie festlegen, was freigegeben werden soll.

Prozedur 1. Klicken Sie im Fenster „Webzusammenarbeit“ auf „Freigabe“. 2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus dem Popup-Menü aus: • Dokument aus Bibliothek

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Informationen freigeben

• Gesamter Bildschirm • Teil des Bildschirms • Anwendungsfenster • Whiteboard • Vorheriges Dokument freigeben

Ergebnis Der Freigabetyp wird entsprechend angepasst.

Screenshot senden Sie können allen Teilnehmern einen Screenshot der aktuellen Bildschirmanzeige als Nachricht senden.

Voraussetzungen Ein Screenshot kann nur von einem Moderator oder Präsentator gesendet werden. Sie müssen zuerst die Freigabe starten, bevor Sie einen Screenshot senden können.

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Freigabe starten oder Freigabe. 3. Klicken Sie auf . Ein Bestätigungsfenster öffnet sich. 4. Klicken Sie auf Ja, um den Screenshot zu senden.

Ergebnis Alle Teilnehmer erhalten den Screenshot als JPEG-Datei als Anhang einer Nachricht.

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Kapitel 8:

Während einer Konferenz Nachrichten versenden

Das Nachrichtenfenster Das Fenster Nachrichten enthält eine Liste mit Nachrichten des Moderators und der Teilnehmer, die während der Konferenz versendet wurden. Es gibt auch ein Feld zur Eingabe von Text für Nachrichten. In dieses Feld können maximal 1024 Zeichen eingegeben werden. Sie können darüber hinaus auch eine Textnachricht in das Feld einfügen. Die Nachrichten werden mit dem Namen des Absenders und der Sendezeit angezeigt. Die neueste Nachricht finden Sie am Ende dieser Liste. Sie können allen Teilnehmern eine Nachricht senden.

Abbildung 1: Das Nachrichtenfenster

Nachrichtenfenster öffnen Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Klicken Sie auf Nachrichten. Das Nachrichtenfenster wird geöffnet.

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Während einer Konferenz Nachrichten versenden

Nachricht senden Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Öffnen Sie das Nachrichtenfenster. 3. Geben Sie die Nachricht in den Platz unten im Fenster Nachrichten ein. 4. Klicken Sie auf Senden. • Die Nachricht erscheint kurz in einem Popup-Fenster. Teilnehmer können die Nachricht durch einen Klick auf das Popup-Fenster öffnen oder das Fenster Nachrichten öffnen. • Die Nachricht erscheint in der Liste mit Ihrem Namen und der Uhrzeit der Absendung. Andere Konferenzteilnehmer sehen eine aktualisierte Zahl ungelesener Nachrichten.

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Kapitel 9:

Besprechungsnotizen verwalten

Notizen Alle Benutzer können Notizen, die für spätere Ansicht verfügbar sind, aufzeichnen und bearbeiten. Der Moderator kann ebenfalls einen Bericht erstellen, der an Teilnehmer gesendet werden kann und der einige oder alle Elemente der Notizen enthalten kann. Sie können Ihre Notizen in folgende Kategorien einteilen: • Anmerkungen • Schlüsselwörter • Aktionselemente • Fragen

Abbildung 2: Notizenfenster

Verwandte Themen: Notizen-Benutzeroberfläche auf Seite 65

Notizen-Benutzeroberfläche Name

Beschreibung

Text hier eingeben

Der Text, der in der Anmerkung erscheinen soll.

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Besprechungsnotizen verwalten

Schaltfläche

Beschreibung

Ansicht

Öffnen Sie das Menü „Ansicht“, um die Anmerkung nach Typ zu filtern.

Hinzufügen

Erstellen von Anmerkungen, auf die Sie sich später beziehen oder die Sie in einen Besprechungsbericht einbeziehen können.

Anmerkung

Kennzeichnen der Aufzeichnung als Anmerkung.

Schlüsselwort

Hinzufügen von Anmerkungen zu Besprechungen, nach denen Sie später suchen können.

Aktionselement

Zuweisen von Aufgaben an Teilnehmer.

Frage

Aufzeichnen von Fragen als Teil der Besprechungsaufzeichnungen.

Persönlich

Verbergen der Anmerkung vor anderen Teilnehmern der Konferenz.

Symbol

Name

Beschreibung

Bearbeiten

Bearbeiten der ausgewählten Anmerkung.

Löschen

Löschen der ausgewählten Anmerkung.

Notizen hinzufügen Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Öffnen Sie das Notizenfenster, indem Sie auf Notizen klicken. 3. Geben Sie den Text ein, den Sie hinzufügen möchten. 4. Wählen Sie den Notizentyp. 5. Um die Anmerkung vor anderen Konferenzteilnehmern zu verbergen, setzen Sie ein Häkchen im Kästchen Persönlich. Persönliche Notizen erscheinen nicht in den Besprechungsberichten. Dies gilt nicht für den Moderator. 6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

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Notizen bearbeiten

Webzusammenarbeit fügt die Notiz sowie deren Typ, Ihren Namen und einen Zeitstempel hinzu. Andere Teilnehmer an der Konferenz sehen die Anzahl der ungelesenen Notizen.

Notizen bearbeiten Voraussetzungen Sie können nur die von Ihnen selbst hinzugefügten Notizen bearbeiten.

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Öffnen Sie das Notizenfenster, indem Sie auf Notizen klicken. 3. Wählen Sie die Anmerkung aus, die Sie bearbeiten möchten. 4. Klicken Sie auf . Das Fenster „Bearbeiten“ öffnet sich. 5. Bearbeiten Sie den Text und ändern Sie Elementtyp und -empfindlichkeit. 6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Notizen löschen Voraussetzungen Sie können nur Ihre selbst erstellten Anmerkungen löschen.

Prozedur 1. Klicken Sie auf Webzusammenarbeit starten. 2. Öffnen Sie das Notizenfenster, indem Sie auf Notizen klicken. 3. Wählen Sie die Anmerkung aus, die Sie löschen möchten. 4. Klicken Sie auf . Das Fenster „Bestätigung“ öffnet sich. 5. Klicken Sie auf OK, um die Notiz zu löschen.

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Besprechungsnotizen verwalten

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Kapitel 10:

Besprechungsberichte verwalten

Besprechungsberichte Einführung Zum Abschluss jeder Webzusammenarbeit-Sitzung wird automatisch ein Bericht generiert, der zusätzlich zu den Notizen auch die unterschiedlichen Freigabeereignisse während der Webzusammenarbeit-Sitzung beinhaltet. Benutzer können über den Collaboration Agent auf die Berichte ihrer Webzusammenarbeit-Sitzungen zugreifen. Auf dem Server werden Besprechungsberichte 90 Tage lang gespeichert.

Inhalte der Besprechungsberichte Die Besprechungsberichte enthalten folgende Informationen pro Sitzung: • Besprechungsnotizen (Aktionselemente, Shlüsselwörter, Anmerkungen, Screenshots und Fragen, die jeder Teilnehmer und Gast als persönlich kennzeichnen kann), außer private Anmerkungen von Teilnehmern und Gästen. Diese privaten Notizen erscheinen aus Datenschutzgründen nicht im Archiv. • Alle während der Besprechung öffentlich ausgetauschten Nachrichten. • Freigaben von Bibliotheksdateien bis hinunter zu einzelnen Seiten und Folien. Die Bibliotheksdateien sind im Transkript nur zugänglich, wenn der Eigentümer (Moderator) im Besitz der Bibliotheksdateien ist und die Dateien zum Zeitpunkt der Berichterstellung in der Bibliothek verfügbar sind. Der Eigentümer (Moderator) hat keinen Zugriff auf Bibliotheksdateien, die anderen Präsentatoren gehören. • Whiteboard, Anwendungs- und Desktop-Freigabeereignisse sowie Screenshots.

Auf Besprechungsberichte zugreifen Voraussetzungen Sie müssen die Rolle des Moderators (Eigentümers) der Konferenz einnehmen, um auf einen Bericht zugreifen zu können.

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Besprechungsberichte verwalten

Prozedur 1. Zugreifen auf Berichte aus einer Collaboration Agent-Sitzung heraus: a. Klicken Sie auf Informationen. b. Klicken Sie im Informationsfeld auf Meine Berichte. 2. Um auf Berichte vom Anmeldebildschirm aus zuzugreifen, klicken Sie auf Meine Berichte.

Ergebnis Das Besprechungsbericht-Fenster öffnet sich.

Sortieren von Webzusammenarbeit-Sitzungen Voraussetzungen Sie müssen die Rolle des Moderators (Eigentümers) der Konferenz einnehmen, um auf einen Bericht zugreifen zu können.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird Sie können Webzusammenarbeit-Sitzungen in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge nach Datum und Uhrzeit, Name oder Dauer sortieren. Das ausgewählte Sortierkriterium wird durch einen Pfeil in der Spalte angezeigt. Dieser Pfeil zeigt darüber hinaus auch die Sortierreihenfolge — auf- oder absteigend — an.

Prozedur 1. Zugreifen auf Berichte aus einer Collaboration Agent-Sitzung heraus: a. Klicken Sie auf Informationen. b. Klicken Sie im Informationsfeld auf Meine Berichte. 2. Um auf Berichte vom Anmeldebildschirm aus zuzugreifen, klicken Sie auf Meine Berichte. 3. Klicken Sie auf die Spalte, um die Webzusammenarbeit-Sitzungen zu sortieren. • Datum und Uhrzeit — Datum und Uhrzeit der WebzusammenarbeitSitzungen. • Name — Name des Webzusammenarbeit-Berichts. • Dauer — Dauer der Webzusammenarbeit-Sitzung. 4. Klicken Sie nochmals auf die Spalte, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

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Oktober 2012

Besprechungsberichte löschen

Besprechungsberichte löschen Voraussetzungen Sie müssen die Rolle des Moderators (Eigentümers) der Konferenz einnehmen, um auf einen Bericht zugreifen zu können.

Prozedur 1. Zugreifen auf Berichte aus einer Collaboration Agent-Sitzung heraus: a. Klicken Sie auf Informationen. b. Klicken Sie im Informationsfeld auf Meine Berichte. 2. Um auf Berichte vom Anmeldebildschirm aus zuzugreifen, klicken Sie auf Meine Berichte. 3. Wählen Sie den Besprechungsbericht aus. 4. Klicken Sie auf Löschen. 5. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Besprechungsberichtssitzungen umbenennen Voraussetzungen Sie müssen die Rolle des Moderators (Eigentümers) der Konferenz einnehmen, um auf einen Bericht zugreifen zu können.

Prozedur 1. Zugreifen auf Berichte aus einer Collaboration Agent-Sitzung heraus: a. Klicken Sie auf Informationen. b. Klicken Sie im Informationsfeld auf Meine Berichte. 2. Um auf Berichte vom Anmeldebildschirm aus zuzugreifen, klicken Sie auf Meine Berichte. 3. Klicken Sie auf Umbenennen. 4. Geben Sie den neuen Namen in das Dialogfeld Sitzung umbenennen ein. 5. Klicken Sie auf Speichern.

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Besprechungsberichte verwalten

Berichte erstellen und senden Voraussetzungen Sie müssen die Rolle des Moderators (Eigentümers) der Konferenz einnehmen, um auf einen Bericht zugreifen zu können.

Prozedur 1. Zugreifen auf Berichte aus einer Collaboration Agent-Sitzung heraus: a. Klicken Sie auf Informationen. b. Klicken Sie im Informationsfeld auf Meine Berichte. 2. Um auf Berichte vom Anmeldebildschirm aus zuzugreifen, klicken Sie auf Meine Berichte. 3. Wählen Sie den Bericht. 4. Klicken Sie auf Öffnen. 5. (Optional) Bericht personalisieren: • Sie können Besprechungsereignisse im Dropdown-Menü Layout von: nach Zeit, Autor oder Typ sortieren. • Wählen Sie die Ereignisse für den Bericht im Dropdown-Menü Anzeigen aus. Weitere Informationen Personalisierung von Besprechungsberichten siehe Benutzerdefinierte Parameter für Besprechungsberichte auf Seite 72. 6. Zum Erstellen des Berichts klicken Sie auf Export. Es wird ein Popup-Fenster mit dem Layout des Berichts angezeigt. 7. Um den Bericht als Text in die Zwischenablage zu kopieren, um ihn z. B. per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf In Zwischenablage kopieren. 8. Um den Bericht als HTML-Datei zu speichern, klicken Sie auf Speichern. 9. Um den Bericht zu drucken, klicken Sie auf Drucken.

Verwandte Themen: Benutzerdefinierte Parameter für Besprechungsberichte auf Seite 72

Benutzerdefinierte Parameter für Besprechungsberichte Sie können über das Menü Auflisten nach sortieren.

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Berichte erstellen und senden

Sortieren nach...

Auswählen...

Ereignisuhrzeit

Uhrzeit

Teilnehmername

Autor

Ereignistyp, z. B. freigegebenes Dokument

Typ Siehe Ansicht zum Anzeigen einer Liste mit Ereignistypen.

Sie können entweder alle Ereignisse ansehen oder über das Menü Ansicht spezifische Ereignistypen auswählen. Name

Beschreibung

Alle

Alle Notizen, Anmerkungen und Ereignisse In Notizen zugewiesene Aktionselemente

Aktionselemente In Notizen definierte Schlüsselwörter Schlüsselwörter

Elemente einer Besprechung

Nachrichten

Ereignisse wie das Freigeben von Dokumenten oder Start und Ende der Freigabe von Dokumenten Während der Konferenz gesendete Nachrichten Als Anmerkungen markierte Notizen

Anmerkungen Als Fragen markierte Notizen Fragen Persönliche Elemente

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

Durch den Moderator als persönlich gekennzeichnete Notizen einschließen

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Besprechungsberichte verwalten

74

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Kapitel 11:

Tastenfeldbefehle während einer Telefonkonferenz verwenden

Sie können das Tastenfeld Ihres Telefons (oder sonstigen Endgerätes wie z. B. Flare Experience für Windows oder Flare Experience für iPad-Geräte) verwenden, um Tastenfeldbefehle für ausgewählte Aktionen während einer Telefonkonferenz einzugeben. Die Tonwahlbefehle, die Sie eingeben können, richten sich nach Ihrer Funktion (beispielsweise Moderator oder Teilnehmer) und der Art der Konferenz. Vom Tastenfeld können Sie beispielsweise folgende Aktionen durchführen: • Ton stumm schalten/Stummschaltung aufheben • Für alle Teilnehmer der Telefonkonferenz Ton stummschalten/Stummschaltung aufheben • Die Funktionen Vortragsmodus, Sperrung, Fortsetzung sowie Beitritts- und Verlasstöne aktivieren bzw. deaktivieren • Sich zu Wort melden und Wortmeldung zurückziehen • Teilnehmer zur Telefonkonferenz hinzufügen Hinweis: Die Änderungen der Funktionen, die Sie während einer Telefonkonferenz durchführen, gelten nur für die Dauer dieser Konferenz und werden danach wieder zurückgesetzt. Tipp: Zum Anzeigen der während der Konferenz verfügbaren Tastenfeldbefehle öffnen Sie das Informationsfeld und klicken auf Tastenfeldbefehle. Die folgenden Wähltastatur-Befehle stehen nur dem Moderator zur Verfügung. Name

Beschreibung

Tasten

Verfügbare Tasten auflisten

**

Operator anwählen

*0

Wortmeldung

*41

Wortmeldung zurückziehen

*42

Moderator einrichten

Zur Bestimmung eines Modera- *51 tors, wenn kein Moderator anwesend ist.

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Tastenfeldbefehle während einer Telefonkonferenz verwenden

Name

Beschreibung

Tasten

Der Teilnehmer gibt den Moderatorcode und dann das #-Zeichen ein, um Moderator zu werden. Audio und Video ein- bzw. aussch.

*6

Audio ein- bzw. ausschalten

*61

Medien ein- bzw. ausschalten

*62

Teilnehmer zählen

Zählt die Anzahl aktiver Teilnehmer an der Audiokonferenz.

*#

Die folgenden Wähltastatur-Befehle stehen nur dem Moderator zur Verfügung. Name

Beschreibung

Tasten

Hinauswl./Benutzer zu Konf. hnzfg.

Teilnehmer über Telefon anwählen.

*1

Beitritts-/Verlasstöne Ein/Aus

*4 • Beitrittstöne aus: Der Moderator und die Teilnehmer hören keinen Ton, wenn jemand in die Konferenz eintritt oder sie verlässt. • Beitrittstöne ein: Der Moderator und die Teilnehmer hören einen Ton, wenn jemand in die Konferenz eintritt oder sie verlässt.

Vortragsmodus Ein/Aus

Im Vortragsmodus ist der Ton al- *5 ler Teilnehmer außer dem Moderator stummgeschaltet.

Konferenzsperre Ein/Aus

*7 • Konferenz gesperrt: Ist die Konferenz gesperrt, können Teilnehmer weder die Audiokonferenz betreten noch sich bei Collaboration Agent anmelden. • Konferenz entsperrt: Ist die Konferenz nicht gesperrt, können Teilnehmer die Audiokonferenz betreten und sich bei Collaboration Agent anmelden.

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Name

Beschreibung

Tasten

Video deaktivieren

Video für den Rest der Konfe*71 renz ausschalten. Neue Teilnehmer treten ohne Videofunktion in die Konferenz ein.

Audiostummschaltg. für alle Ein/ Ton für alle Teilnehmer an der Te- *81 Aus lefonkonferenz ab- oder zuschalten. Alle umschaltbaren Medien stumm

Videofunktion für alle Teilnehmer *82 an der Telefonkonferenz aboder zuschalten.

Alle stumm Ein/Aus

Alle Teilnehmer des Anrufs stummschalten (sowohl Ton als auch Bild). Teilnehmer können Ihre Stummschaltung selbst aufheben.

Forts.Konf.zul. nachd.Mod.verl.

*98 • Fortsetzung aus: Die Konferenz endet zu einem festgelegten Zeitpunkt, nachdem der letzte Moderator sich abgemeldet hat.

*96

• Fortsetzung ein: Die Konferenz endet nicht, wenn der letzte Moderator sich abgemeldet hat. Konferenz beenden

Nachdem Sie ## gedrückt ha## ben, hören Sie die Ansage: „Drücken Sie die 1, um die Beendigung der Konferenz zu bestätigen.“ Durch Drücken der 1 wird die Konferenz beendet.

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Tastenfeldbefehle während einer Telefonkonferenz verwenden

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Index Über .......................................................................7

A Abmelden ...................................................................24 Aktivieren des Vortragsmodus ....................................36 Anmelden als Präsentator ..........................................21 Anmeldung als Gast ...................................................22 Anmeldung als Moderator ..........................................20 Anmeldung als Teilnehmer .........................................21 Anwendungen ............................................................56 Freigabe ...............................................................56 Audio stummschalten .................................................43 Audio-Stummschaltung aufheben ..............................43 Auf Besprechungsberichte zugreifen .........................69

B Beitrittston ..................................................................25 konfigurieren ........................................................25 Beitrittstöne ...........................................................38, 40 aktivieren ........................................................38, 40 deaktivieren ....................................................38, 40 Beitrittstöne aktivieren ..........................................38, 40 Beitrittstöne deaktivieren ......................................38, 40 Beitrittstöne konfigurieren ...........................................25 Benutzer .....................................................................33 Suchen .................................................................33 Berichte ......................................................................72 erstellen ...............................................................72 senden .................................................................72 Besprechungsberichte ..........................................69–72 Benutzerdefinierte Parameter ..............................72 löschen .................................................................71 Sortieren ..............................................................70 umbenennen ........................................................71 zugreifen ..............................................................69 Besprechungsberichte löschen ..................................71 Besprechungsberichte umbenennen ..........................71 Bibliothek ....................................................................47 Bild konfigurieren ........................................................27 Browser ......................................................................19 unterstützte ..........................................................19

C Checkliste ...................................................................17 Collaboration Agent ......................................................7

D Deaktivieren des Vortragsmodus ...............................36 Desktop ......................................................................54 Freigabe ...............................................................54 Desktop freigeben ......................................................54 Dokumente ......................................................48–51, 54 Dokumente sortieren ............................................50 Dokumente umbenennen .....................................49 Freigabe .........................................................51, 54 hochladen ............................................................48 Listenansicht ........................................................49 löschen .................................................................50 Miniaturansicht .....................................................49 Sortieren ..............................................................50 umbenennen ........................................................49 unterstützte Formate ............................................48 Dokumente freigeben .................................................54 Dokumente hochladen ...............................................48 Dokumente löschen ....................................................50 Dokumentenfreigabe ..................................................53 Beenden ...............................................................53 Durchsuchen ..............................................................52

E Einführung in die Freigabe .........................................45 Ernennung zum Moderator .........................................31 Erstellen von Berichten ..............................................72 Event-Konferenz .........................................................11

F Fortsetzung ...........................................................37, 40 aktivieren ........................................................37, 40 deaktivieren ....................................................37, 40 Fortsetzung aktivieren ..........................................37, 40 Fortsetzung deaktivieren ......................................37, 40 Freigabe ..........................................................45, 51, 56 Anwendungen ......................................................56 Dokumente ...........................................................51 Einführung ............................................................45 Freigabetyp ................................................................61

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

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ändern ..................................................................61 Freigabetyp ändern ....................................................61 Freigegebener Inhalt ..................................................53 durchsuchen ........................................................53

G Gast ............................................................................22 Anmeldung als .....................................................22 Gast-Rolle ....................................................................8

Navigation ..................................................................52 Navigation in Whiteboards .........................................55 Notizen ..................................................................65–67 bearbeiten ............................................................67 hinzufügen ...........................................................66 löschen .................................................................67 Notizen bearbeiten .....................................................67 Notizen hinzufügen .....................................................66 Notizen löschen ..........................................................67

O H Hauptfenster ...............................................................11

K

P

Kommentarfunktion ....................................................58 Kommentarsteuerung .................................................59 Konferenz ..................................................26, 27, 37, 41 Beginn ohne Moderator .......................................26 entsperren ......................................................37, 41 ohne Moderator fortsetzen ...................................27 sperren ...........................................................37, 41 Konferenz entsperren ...........................................37, 41 Konferenz ohne Moderator fortsetzen. .......................27 Konferenz sperren ................................................37, 41 Konferenzcheckliste ...................................................17

M Medien ..................................................................30, 44 Stummschaltung .............................................30, 44 Medienstummschaltung ........................................30, 44 Moderator .............................................................20, 31 Anmeldung als .....................................................20 Ernennung zum ....................................................31 Moderator-Rolle ...........................................................8 Momentaufnahme zur Teilnahme ...............................34

N Nach Benutzern suchen .............................................33 Nachricht ....................................................................64 senden .................................................................64 Nachricht senden .......................................................64 Nachrichtenfenster .....................................................63 Einführung ............................................................63 öffnen ...................................................................63 Nachrichtenfenster öffnen ..........................................63

80

Operator .....................................................................23 Anmeldung als .....................................................23 Operator-Rolle ..............................................................8

Parameter ...................................................................25 Standard ..............................................................25 Präsentator .................................................................21 Anmeldung als .....................................................21 Präsentatorrolle ............................................................8 PSTN-Teilnehmer-Rolle ...............................................8

R Rollen ...........................................................................8 Gast .......................................................................8 Moderator ..............................................................8 Operator .................................................................8 Präsentator ............................................................8 PSTN-Teilnehmer ..................................................8 Teilnehmer .............................................................8

S Screenshot .................................................................62 senden .................................................................62 Senden .......................................................................62 Screenshot ...........................................................62 Sofortstart ...................................................................26 Sortieren von Indexberichten .....................................70 Standardparameter ....................................................25 Systemvoraussetzungen ............................................19

T Tastenfeldbefehle ..................................................35, 75

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anzeigen ..............................................................35 Zusammenfassung ..............................................75 Tastenfeldbefehle anzeigen ........................................35 Teilnehmer .......................................................21, 29, 33 Anmeldung als .....................................................21 hinzufügen ...........................................................29 trennen .................................................................33 Teilnehmer hinzufügen ...............................................29 Teilnehmer trennen .....................................................33 Teilnehmer-Rolle ..........................................................8 Tonwahlbefehle .....................................................35, 75 anzeigen ..............................................................35 Tastenfeldbefehle .................................................75 Zusammenfassung ........................................75 Zusammenfassung ..............................................75 Tonwahlbefehle anzeigen ...........................................35

U Über Collaboration Agent .............................................7 Unterstützte Browser ..................................................19

V

Video ..........................................................................27 konfigurieren ........................................................27 Vortragsmodus ...........................................................36 aktivieren ..............................................................36 deaktivieren ..........................................................36

W Webbrowser ...............................................................19 Webzusammenarbeit-Komponenten ..........................45 Whiteboard ...........................................................54–56 Freigabe ...............................................................54 hinzufügen ...........................................................55 löschen .................................................................56 Whiteboard hinzufügen ..............................................55 Whiteboard löschen ....................................................56 Whiteboard-Freigabe ..................................................56 beenden ...............................................................56 Whiteboard-Freigabe beenden ...................................56 Whiteboards ...............................................................55 Navigation ............................................................55 Wortmeldung ..............................................................43 Wortmeldung zurückziehen ........................................43

Versenden von Berichten ...........................................72

Avaya Aura ® Conferencing Collaboration Agent verwenden

Oktober 2012

81

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