Auswertung Marktstudie Informationstechnik in der Anwaltskanzlei 2015

Organisationsberatung H. Treysse 12/2015

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Über die Organisationsberatung Treysse

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Gründung 1986 Schwerpunkt ist die Beratung von Rechtsanwälten und Notaren sowie Rechtsabteilungen der privaten Wirtschaft und öffentlicher Körperschaften, Wir unterstützen Sie u.a. bei ●

Neugründung einer Kanzlei,

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Einrichtung und Raumplanung einschl. Umbauberatung, Umzugsplanung,

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Datenschutzfragen, einschl. Datenschutz-Audit und Verpflichtung als externer Datenschutzbeauftragter

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Geplantem Hardware- u. Softwareeinsatz, insbesondere Unterstützung bei der Erstellung eines Pflichtenheftes

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Budgetierung und Controlling

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Einkaufsberatung von Verbrauchs- u. Wirtschaftsgütern, Preisnachkalkulation

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Prozess- u. Projektmanagement

Schneller Kontakt: Organisationsberatung H. Treysse Tel. 030 32601004 E-Mail: [email protected] http://www.Treysse.com Copyright by H. Treysse Organisationsberatung

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Grundsätzliches zum Ergebnis

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Es beteiligten sich 190 Teilnehmer an der Umfrage. Diese ist damit als nicht repräsentativ zu bezeichnen. Sie lässt jedoch Trends erkennen. Feststellbar ist, dass nicht alle Möglichkeiten der jeweiligen Programme ausgenutzt werden. Der Einsatz von digitalem Diktat hat sich vom Vorjahr (50%) auf jetzt 60,1 % erhöht. Das mögliche Einsparpotential wird nicht genutzt. Die Möglichkeiten der Spracherkennung werden jetzt mit 41,3 % (Vorjahr mit nicht einmal 25%) genutzt. Der Zufriedenheitsgrad mit der eingesetzten Software ist sehr hoch.

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Größe der teilnehmenden Kanzleien Von den 190 teilnehmenden Kanzleien entfielen auf (in %)

ANTEIL IN % Einzelkanzlei

33

zwei bis fünf Anwälte

46

sechs bis zehn Anwälte

9

elf bis zwanzig Anwälte

7

zwanzig bis fünfzig Anwälte

2

Über fünfzig Anwälte

2 0

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10

20

30

40

50

4

Art der teilnehmenden Kanzleien

Von den 188 Antworten entfielen auf (in %)

ANTEIL IN % 1

Keine Antwort

78

örtliche Kanzlei

20

überörtlich in Deutschland

1

überörtlich mit ausländ. Standorten

0

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10

20

30

40

50

60

70

80

5

Nutzung von Anwaltsprogrammen

Von den 185 Antworten nutzen Anwaltsprogramme (in %)

Anteil in %

11

89

Nutzen kein Anwaltsprogramm Nutzen Anwaltsprogramm

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6

Genannte Programme Von den 168 Antworten entfielen auf (in %)

GENANNTE PROGRAMME IN % 0

5

AdvoLux

10

2,4

AnnoText

2,4

Datev Anwalt pro

30

35

40

6,5 2,4

j-lawyer

4,8

LawFirm

16,7

mandantWin

1,2

Nora

1,2

RA-Micro

39,3

Reno Star

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25

8,9

a-Jur

STP Lexolution KMS

20

3

Advoware

Eigenentwicklung

15

3 0,6

7

Zufriedenheitsgrad mit der Software

Von den 169 mitgeteilten Schulnoten verteilten sich auf (in %)

ZUFRIEDENHEITSGRAD IN % 0

5

10

15

20

25

34,3

Schulnote gut

Schulnote befriedigend

20,7

9,5

Schulnote ausreichend

7,7

Schulnote mangelhaft

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35

25,4

Schulnote sehr gut

Schulnote ungenügend

30

2,4

8

Verwendung des Programms Mehrfachbenennung war möglich. Die Verwendung verteilt sich auf (in %). Angaben machten 167 Teilnehmer

PROGRAMMVERWENDUNG 0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

66,5

Mahnverfahren Zwangsvollstreckung

80,8

Kostenfestsetzungsverfahren

85

68,9

Prozesskostenhilfe Wiedervorlagenverwaltung

86,2

Fristenverwaltung

83,2

Terminverwaltung

80,8

Terminverwaltung außergerichtl.

73,1

Aufgabenverwaltung

43,7 77,2

Dokumentenmanagement Unfallschadensbearbeitung Sonstiges

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23,4 5,4

9

Genutzte Programmmodule

Mehrfachbenennung war möglich. Die genutzten Module verteilten sich auf (in %). Angaben machten 166 Teilnehmer

PROGRAMMMODULE IN % 0

10

20

30

40

50

60

Personenverwaltung

70

80

90

100

59

Aktenverwaltung

98,2

Kollisionsprüfung

76,5

Mandatsbuchhaltung

72,3

Finanzbuchhaltung

75,9

Kostenberechnung RVG

92,2

Kostenberechnung Zeiterfassung

56,6

Zeiterfassung Kostenberechnung KostO Notariat Kosten- u. Leistungsrechnung Internes Forderungsmanagement Controlling

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53 15,7 11,4 25,3 34,9 31,9

10

Verwendete Textverarbeitung

Von den 189 Antworten verteilten sich auf (in %)

TEXTVERARBEITUNGEN IN % 0

Libre Office

10

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40

50

60

70

80

90

10,1

85,7

Micrsoft Word

Sonstige

30

4,8

Open Office

Textverarbeitung des Anwaltsprogramms

20

7,4

3,2

11

Sonstige Produkte

Von den 120 Antworten verteilten sich auf (in %)

PRODUKTE IN % 0

10

20

30

40

50

Präsentationsprogramm

Projekttool

Sonstige

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70

80

90

90

Tabellenkalkulation

MindMapping

60

43,3

14,2

10,8

12,5

12

Diktieren Sie digital?

Von den 188 teilnehmenden Kanzleien diktieren digital(in %)

Anteil in %

39,9 60,1

Ich diktiere nicht digital Ich diktiere digital

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13

Nutzung digitales Diktat

Es beteiligten sich 93 Personen.

PRODUKTNUTZUNG IN % 0,0 Advo-Voice

5,0 2,4

Android App

1,2

Apple

1,2

Datatronic

10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 50,0

2,4

Dicta verschiedene Versionen

46,9

Grundig Iphon

10,8 3,6

Olympus

7,2 6,3

Dragon for Mac Philips verschiedene Produkte

19,2

RA-Micro

1,2

Siemens Samsung Transcription

1,2 1,2 1,2

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14

Nutzung von Spracherkennung

Von den 184 teilnehmenden Kanzleien nutzen Spracherkennung (in %)

Anteil in %

41,3 58,7

Ich nutze Spracherkennung Ich nutze keine Spracherkennung

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15

Nutzung Spracherkennung

Es beteiligten sich 68 Personen

PRODUKTNUTZUNG IN % 0,0

10,0

Dragon verschiedene Produkte 1,5

Dictaplus

1,5

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40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

90,0

3,1

Philips Mac OSX

30,0

85,7

DictaNet

Linguatec

20,0

6,4 1,5

Philips

3,0

Voice Pro

3,0

16

Nutzung elektronische Akte

Die Antworten verteilten sich auf (in %) bei 188 Antworten

NUTZUNGSART IN % 0,0

5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 50,0

Ich arbeite nur mit Papierakte

34,6

Ich arbeite nur mit elektronischer Akte

Ich führe keine Papierakte mehr

21,8

3,7

Ich führe die Papierakte nur als Backup

Die Papierakte enthält nur Originalunterlagen

Sämtliche Eingänge werden eingescannt

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50,0

19,7

45,2

17

Kommunikation mit dem Mandanten

Die Antworten verteilten sich auf (in %) bei 188 Antworten

KOMMUNIKATIONSART IN % 0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

Über Telefax

78,7

95,7

Über E-Mail

23,4

verschlüsselt

32,4

unverschlüsselt 7,4

Über E-Akte

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100,0

89,9

Über Normalpost

sonstige

90,0

2,7

18

Nutzung sicherer Datenübermittlung

Die Antworten verteilten sich auf (in %) bei 79 Antworten

KOMMUNIKATIONSART IN % 0,0

10,0

20,0

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40,0

50,0

60,0

70,0

80,0

90,0

89,9

EGVP

DE-Mail

30,0

20,3

19

Vorbereitung auf beA

Die Antworten verteilten sich auf (in %) bei 150 Antworten

VORBEREITUNGSSTAND IN % 0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

Ich habe die beA-Karte bereits bestellt

42,7

Ich besitze bereits eine Signaturkarte

30,7

33,3

Ich habe die beA-Mitarbeiterkarte bestellt

28,0

Ich habe meine Arbeitsprozesse angepasst

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70,0 66,7

Ich habe die beA-Signaturkarte bestellt

sonstiges

60,0

7,3

20

Nutzung einer Cloud

Von den 189 teilnehmenden Kanzleien nutzen die Cloud (in %)

Anteil in %

26,5

Ich nutze die Cloud

73,5 Ich nutze keine Cloud

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21

Nutzung der Cloud (intern oder extern)

Von den 51 teilnehmenden Kanzleien nutzen die Cloud (in %)

Anteil in %

45,1 73,5

Interne Cloud Externe Cloud

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22

Nutzung einer Cloud

Die Antworten verteilten sich auf (in %) bei 29 Nutzern einer Cloud

PRODUKTNUTZUNG IN % 0,0

10,0

20,0

30,0

Google Drive 6,9 17,2

Netfiles

10,0

Team Drive

10,3

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60,0

27,6

Icloud

Sonstige

50,0 51,7

Dropbox

Office 365

40,0

27,6

23

Marketing

Die Antworten verteilten sich auf (in %) bei 144 Nutzern

NUTZUNG IN % 0,0

Ich nutze ein CRM-Tool

Ich versende NewsLetter

10,0

20,0

50,0

60,0

70,0

80,0

90,0 100,0

11,8

54,2

91,7

Ich unterhalte eine WebSite

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40,0

4,2

Ich bin im Social Network vertreten

Sonstige

30,0

6,9

24

Social Network

Von den 114 Antworten verteilten sich auf (in %)

NETWORK IN % 0

10

20

30

Facebook 29,8

Linkedin

29,8

70

80

0,9

Twitter

22,8

Xing

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60

6,1

Marktplatz Recht

Sonstige

50

64,9

Google +

Pinterest

40

71,1 1,8

25