APERTURA DE CUENTAS CONTABLES ¿Qué son cuentas contables? Las cuentas contables contienen la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de ventas, Costos de producción o de operación y de Orden. En SIIGO el catálogo de cuentas representa el eje principal de la información de todos los módulos que lo componen.

¿Cuál es la ruta para crear cuentas contables? Para crear cuentas contables es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad – Administración de cuentas contables – Apertura de cuentas contables

¿Cuáles son los datos que el sistema al momento de crear cuentas contables? Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

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Grupo – Cuenta – Subcuenta: Códigos acorde con las normas contables de acuerdo al Decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al plan de cuentas escogido en la instalación de la empresa.

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Auxiliar y Sub-auxiliar: Se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía.

ENLACE CON OTROS MÓDULOS 

Inventario: El sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de líneas y grupos de inventarios.

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Activo: El sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de grupos de activos

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Detalles: (No detalla – Por cobrar – Por pagar). El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es elaborar documentos cruce (Factura de venta, Recibo de caja – Factura de compra y Comprobante de egreso; al igual que generar listados en los módulos de Cartera y Cuentas por pagar detallando los valores por cada tercero.

Módulo de cuentas por cobrar

Módulo de cuentas por pagar

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Terceros: (Si tercero – Retención – No Tercero).

El efecto de marcar una cuenta con estas características es: 

Si tercero: Permite que la contabilización de valores se pueda discriminar por cada tercero (Cliente o Proveedor).

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Retención: Permite generar los certificados de retención y las bases para los mismos, de igual forma al tener esta marcación en la parte final de la pantalla el sistema solicita el porcentaje de retención.

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No tercero: Cuando no se requiere ningún tipo de enlace.

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Centros de costos: Permite generar informes financieros por cada uno de los centros de costos que maneja la empresa siempre y cuando todas las cuentas que se tengan creadas posean esta marcación.

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Cuenta de reteiva: Se realiza esta marcación para aquellas cuentas que contabilizaran la retención de IVA al régimen simplificado (IVA teórico)

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Ajustable: Realizar esta marcación en los casos de cuentas contables no monetarias que son ajustables por inflación. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios:

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Paag: Se aplica para todas las compañías que ajustan al porcentaje acumulado.

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Acuerdo: Esta marcación se asignar si se va a realizar ajuste a otro porcentaje diferente al PAAG, generalmente se aplica para empresas del estado.

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Diferido: Se realiza esta marcación para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación

Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema al terminar de crear la cuenta solicitara la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.

Importante: Recordar que los ajustes por inflación fueron derogados en Colombia a partir de enero de 2007

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Moneda extranjera / Desea ajustar extranjera: Marcar estos campos si la empresa registra transacciones en moneda diferente a la local, este detalle se realiza sobre cada una de las cuentas que requieren esta contabilización.

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Característica: Esta opción se selecciona para algunas cuentas específicas de impuestos cuando se requiere que el movimiento se vea reflejado en informes tributarios del módulo Auditor.

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Cuenta alterna: Marcar este campo permite generar un Balance general reportando códigos contables y descripciones de cuentas diferentes a las definidas en el grupo, cuenta y subcuenta del Plan único de cuentas previamente establecido.

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Es cuenta de IVA: Esta marcación permite que al momento de elaborar facturas de ventas con cuentas contables no marcadas como inventarios, el sistema sugiera un porcentaje de IVA en el tercer cargo.

Importante: Es necesario que en la definición de documentos se ingrese en el tercer cargo la cuenta de IVA.

Si la cuenta utilizada se encuentra asociada a una tabla de inventario, el porcentaje que sugiere el. programa en el tercer cargo es el porcentaje de IVA del catálogo del producto.

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Cuenta de bancos: Esta marcación de realiza a las cuentas contables de Bancos en las cuales la empresa maneja sus cuentas bancarias corrientes, los datos que allí el sistema solicita corresponden a la entidad financiera.

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Nro. cheque inicial – Nro. cheque final: En estos campos se digita el rango del número de los cheques asignado en la chequera que la entidad bancaria entrego a la empresa.

Importante: El sistema permite cambiar las características de las cuentas no solo en el año donde se realiza el cambio sino también en años anteriores, este proceso permite que la información sea consistente en todos los años. Las características que se pueden cambiar a las cuentas contables son:     

Auxiliar Sub auxiliar Tercero (Si tercero) Detalles (Por cobrar – Por pagar) Centro de costos

Los aspectos más importantes al momento de cambiar estas características son: 

Para cada una de ellas el sistema efectuara el proceso de marcación o demarcación en todos los años comenzando en la fecha en que se hace el cambio hacia atrás.

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En todos los años donde actualmente se tenga la marcación que se indicó, el sistema respetara esa marcación y continuara con los años donde no tenga la marcación.

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Al efectuar algún cambio en las marcaciones de las cuentas contables, el sistema mostrará un mensaje informando que el cambio afectara la información en el año en que se encuentra y los años anteriores.