APERTURA DE EMPLEADOS ¿Qué son empleados? En el pasado el concepto de empleado se limitaba al asalariado, quien estaba vinculado “mediante una relación laboral, legal y reglamentaria”, esto se refiere a la persona que estaba vinculada mediante un contrato de trabajo, pero ahora la reforma tributaria (Ley 1607 de 2012) trajo consigo cambios importantes en lo que corresponde al concepto de empleado; pues ahora también esta norma abarca como empleados a los trabajadores que están vinculados con un contrato de servicios, aunque para ello se deben cumplir algunos requisitos. Es así como el artículo 10 de la ley 1607 de 2012 que adicionó el artículo 329 del estatuto tributario definió a los empleados como: “Toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan en una proporción igual o superior a un ochenta por ciento (80%), de la prestación de servicios de manera personal o de la realización de una actividad económica por cuenta y riesgo del empleador o contratante, mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza, independientemente de su denominación. Los trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, serán considerados dentro de la categoría de empleados, siempre que sus ingresos correspondan en un porcentaje igual o superior a (80%) al ejercicio de dichas actividades.
¿Cuál es la ruta para crear empleados? Para crear empleados es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Nómina – Parámetros - Catálogos – Apertura de empleados.
Al ingresar a esta opción el sistema habilitan varias ventanas:
En ella es necesario incluir la siguiente información:
a. Datos generales:
Nit: Número de identificación del empleado, es necesario digitar esta información sin puntos, comas y sin espacios.
Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado.
Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado.
Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado.
Importante: Es necesario incluir la información en el orden año de cuatro dígitos, mes con dos dígitos y día de igual forma con dos dígitos.
Dirección: Dirección de la residencia del empleado.
Importante: Dato que el sistema tiene en cuenta para la generación de medios magnéticos o información exógena.
E-mail: Correo electrónico del tercero el cual le será enviado el volante o desprendible de nómina.
País - Ciudad: Es necesario digitar esta información o realizar lo búsqueda de los códigos que previamente se encuentran creados en SIIGO.
Importante: Campos obligatorios para la generación de información exógena o medios magnéticos.
Teléfonos: Incluir los números telefónicos del empleado.
Clasificación: Seleccionar la opción de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el empleado.
Importante: El sistema trae un combo de opciones de las cuales es posible seleccionar la que aplique al empleado que se esta creando.
Cuenta entidad: Corresponde al número de la cuenta corriente o ahorros que tenga el empleado.
Importante: Esta información será utilizada si la empresa paga la nómina al empleado a través de medio electrónico.
Grupo asignado: Corresponde al grupo contable el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina utilizados al momento de realizar la contabilización del pago de nómina.
Importante: Los grupos son: 51 – Administración 52 – Ventas 72 – Mano de Obra (producción) Entre otros
Cuenta: Digitar el código contable correspondiente a este nivel y el cual se realizara la contabilización de los gastos de personal.
Centro y subcentro de Costo: Digitar o hacer la búsqueda del centro de costo al que pertenece el empleado.
Importante: Así la empresa no maneje centros de costo, es necesario crear mínimo uno como principal
Fecha de ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el cual el empleado inicia labores en la empresa.
Fecha de retiro: Al momento de crear el empleado es necesario asignar como fecha 9999/99/99.
Importante: Esta fecha cambiara una vez se ha retirado el empleado, digitando la fecha en la cual se realiza la liquidación de contrato.
Cargo: Digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa, este es un campo informativo.
Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado tiene la cuenta de nómina.
Pago por horas: Este campo se selecciona cuando el empleado es contratado por horas y todos sus conceptos de nómina serán calculados en base a las horas laboradas.
Importante: Al seleccionar el pago por horas SIIGO solicita el número de horas diarias laborables.
Sueldo actual: Digitar el salario con el cual esta siendo contratado el empleado que se está creando.
Sueldo anterior: Es necesario asignar el sueldo anterior del empleado.
Importante: Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con “Enter”.
Fecha de aumento: Campo de carácter informativo y se recomienda digitar la fecha en la que se realizó el último aumento, en caso que no haya tenido aumento o sea un empleado nuevo es necesario digitar la misma fecha de ingreso.
Contrato de aprendizaje: Este campo se debe seleccionar cuando el empleado contratado es pasante del SENA.
Ley 50: Marcar esta opción para aquellos empleados que se encuentren beneficiados por esta ley que hace referencia al manejo de cesantías, cuando este valor la empresa lo envía a un fondo de pensiones.
Integral: Seleccionar la casilla si el empleado que se esta creando tiene salario integral.
Factor prestacional: En este campo se debe digitar el porcentaje que corresponda al factor prestacional para salarios integrales vigente en la fecha de contratación.
Importante: El campo “factor prestacional” solo se habilita si fue seleccionado el campo “Integral”
Término fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de contrato a término fijo es necesario seleccionar la casilla
Fecha final: Esta opción solo se habilita si fue seleccionado el campo “Termino fijo” aquí es necesario digitar la fecha de terminación del contrato.
Anticipo cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías efectuado al empleado, para que sean descontados al momento de realizar la liquidación de cesantías.
Fecha anticipo: Digitar la fecha en la cual se realizó el anticipo de cesantías.
Días de licencia: Asignar el número de días que la empresa le ha dado al empleado por concepto de licencias.
Importante: Este dato el sistema lo tienen en cuenta para efectos de la pre liquidación del contrato de trabajo.
Períodos disfrutados de vacaciones: En este campo se deben digitar los períodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa.
Importante: Este dato el sistema lo tienen en cuenta para efectos de la pre liquidación del contrato de trabajo.
Fecha últimas vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, para que al efectuar la pre liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar.
Digito de verificación: Corresponde al digito la dirección y impuestos y aduanas nacionales (DIAN) le asigno al tercero
Importante: Esta información el sistema tiene en cuenta para la generación de medios magnéticos o información exógena; no es un campo obligatorio.
b. Datos para el SOI La información que aquí se digita tendrá efectos para las liquidaciones de seguridad social del empleado.
Importante: Estos datos se definen de acuerdo a las características de cada empleado con el fin de poder generar de manera correcta la planilla integrada de liquidación de aportes.
Tipo cotizando: En este campo debe seleccionar según la condición en la que se encuentre el cotizante según sea el caso deberá escoger entre:
CÓDIGO 01 02 03
DESCRIPCIÓN Dependiente Empleada domestica Independiente
12 15 16 17 18 19 20 21 22 30 31 32 33 34 40 41 42 43 44 45 47
Aprendices del SENA en etapa electiva Desempleado con subsidio CCF Independiente agremiado a asociado Afiliado con requisitos cumplidos para pensión Funcionarios públicos sin tope máximo IBC Aprendices del SENA en etapa productiva Estudiantes (Régimen especial Ley 789 /2002) Estudiantes de posgrado en salud (Dec. 190 de 1996) Profesor Dependientes, estudiantes, universidades públicas Cooperados de cooperativa de trabajo asociado Cotizantes con miembros de carrera diplomática Beneficiario del fondo de solidaridad pensional Concejal amparado por póliza de salud Beneficiarios de UPC adicional Cotizante sin ingresos con pago por terceros Cotizante pago solo salud Independiente no obligado a cotizar a pensiones pago por tercero Dependiente de empleo de emergencia mayor o igual a un mes Dependiente de empleo de emergencia menor a un mes Dependiente sistema de participaciones patronales
Tipo ID: En este campo es necesario seleccionar el tipo de documento de identificación del empleados, puede escoger entre: DESCRIPCIÓN C - Cédula de ciudadanía E – Cédula de extranjería T – Tarjeta de identidad R - Registro civil P - Pasaporte D – Tipo de documento extranjero CD – Carnet diplomático Desempleado con subsidio CCF
Subtipo cotizando: En este campo se selecciona la condición del empleado, se podrá escoger entre:
CÓDIGO 00 01 02 03 04 05 06
DESCRIPCIÓN No aplica Dependiente pensionado por vejez activo Independiente pensionado por vejez activo Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones por edad Cotizante independiente con requisitos cumplidos para pensión Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldo Cotizante perteneciente a un régimen de pensiones exceptuando a entidades autorizadas
Extranjero no obligado a cotizar: En este campo se marca para aquellos empleados que son de otro país y por norma no se les realiza aportes de salud ni pensión.
Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se paga la nómina en Colombia pero el empleado reside en el exterior.
Importante: Esta marcación permite que el programa para el empleado realice únicamente el aporte por pensión ya que por salud lo debe cotizar en el país que reside. .
c. Datos Ley 100 Aquí se definen los parámetros referentes a pensión y salud, entre otros.
Fondo de salud: Es necesario digitar o realizar la búsqueda del fondo de salud al que se encuentra afiliado el empleado. Estos fondos deben estar previamente creados.
Fondo de pensiones: Se requiere digitar o realizar la búsqueda del fondo de pensión al cual se encuentra afiliado el empleado. Estos fondos deben estar previamente creados.
Aporte voluntario: El sistema permite digitar el porcentaje o valor que el empleado realiza en forma voluntaria al fondo de pensiones.
Otros aportes de pensión no constitutivos de renta: Digitar el valor de los aportes no constitutivos de renta
Régimen: Corresponde al régimen que aplica para los aportes de pensión.
IDENTIFICACIÓN P – Prima Media A – Ahorro individual
DESCRIPCIÓN Para los afiliados a Colpensiones Para los afiliados a los fondos privados de pensiones
Alto riesgo de vejez: Este campo se debe seleccionar en el evento en que el empleado que se está creando está expuesto a radiaciones o en actividades de alto riesgo como minas o canteras,
Importante: En esta situación el empleador debe hacer un aporte adicional en pensiones del 10% sumándolo al aporte obligatorio vigente. .
Ahorro voluntario de pensión: En esta casilla se ingresa el valor cuando el empleado realiza aportes voluntarios de pensión a un fondo de pensiones diferente al cual la empresa lo tiene afiliado y esta enviando la cotización.
Fondo de pensión: Esta casilla solo se diligencia si se hacen aportes voluntarios de pensión y estos son a un fondo diferente al cual la empresa tiene afiliado al empleado.
Caja de compensación: Digitar o hacer la búsqueda de la caja de compensación a la cual se encuentra afiliado el empleado; estas ya deben estar previamente creadas en el sistema.
Fondo de cesantías: Hacer la búsqueda o digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado; estos ya deben estar previamente creados.
Retención en la fuente: Hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará al empleado. CÓDIGO Procedimiento 1 Procedimiento 2
DESCRIPCIÓN Se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención por salarios (Cálculo mensual) Es necesario indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre, independientemente si el empleado tiene o no salario integral (Cálculo semestral)
Importante: El programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar por si en determinado momento los ingresos que se reporten al empleado hagan base para efectuar la retención en la fuente, SIIGO pueda realizar el cálculo.
Aplica deducción para dependientes: Aplica para el cálculo de retención en la fuente, cuando el empleado maneja personas a cargo.
Aplica retención mínima: Aplica si el empleado es declarante de renta y se deben aplicar las dos retenciones para encontrar la más alta.
Deducción vivienda: Digitar el valor correspondiente a las deducciones mensuales de la base de retención por concepto de vivienda.
Deducción medicina prepagada: Digitar el valor correspondiente a las deducciones mensuales de la base de retención por concepto de medicina prepagada del núcleo familiar.
Deducción aporte salud: Digitar el valor mensual de deducción por concepto de salud obligatoria de acuerdo al Concepto 066667 del 11 de julio de 2008 de la DIAN.
Porcentaje de ATEP: Digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que es asignado por la ARL (Administradora de riesgos laborales) el cual corresponde al cargo del empleado.
Importante: Los porcentajes son suministrados por cada ARL de acuerdo al nivel de riesgo profesional que tenga la empresa. .
Fondo ARP: Digitar o hacer la búsqueda del código del fondo de riesgos profesionales al que el empleado se encuentre afiliado.
CT – (Centro de trabajo): Digitar el código correspondiente al nivel de riesgo que el empleado esté expuesto según la tabla de riesgos en que lo clasifica la ARL.
Aporte voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al fondo de la construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención en la fuente por salarios.
No tener en cuenta acumulados año anterior: Aplica para el cálculo de retención en la fuente y se indica al usuario no tener en cuenta los registros del año anterior de los aportes de deducción por salud.
d. Datos información exógena: La información que se diligencia en este campo se visualiza en la generación de medios magnéticos o información exógena.
Razón social: Aplica únicamente para personas jurídicas, en el caso de los empleados no se debe seleccionar esta opción.
Nombre 1 – Nombre 2 – Apellido 1 – Apellido 2: Estos campos se diligencian en este caso por ser empleado.
Número de identificación del extranjero: Permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior.
Código Identificación fiscal: Solo se habilita si se ha seleccionado el campo anterior, es necesario digitar el número del registro fiscal del país de residencia o domicilio del tercero.
e. Cupo de crédito: Esta casilla se diligencia si la empresa otorga créditos a los empleados y allí es necesario definir cual será el monto máximo que se puede ofrecer en créditos al empleado; en caso de no manejarlo esta casilla se puede dejar en blanco.
f. Información bancaria: Se utiliza cuando la empresa paga la nómina a sus empleados por medio de transferencia bancaria.
Código – Nombre: Es necesario digitar o hacer la búsqueda del banco en el cual el empleado tiene cuenta bancaria. Este banco debe estar previamente creado en el sistema.
Código interno: Lo estable la súper intendencia financiera.
Oficina: Esta información es dad por la entidad bancaria en la cual se realizó la apertura de la cuenta.
Tipo de cuenta: Es necesario confirmar si la cuenta del empleado es de ahorros o corriente.
Número de la cuenta: Código que asigna la entidad financiera y en la cual se realizara la consignación por parte de la empresa.
Documento titular: Corresponde al número de documento de identidad del empleado, el cual el sistema trae de manera automática.
Digito verificación: Solamente el sistema lo reporta si previamente se ingresó o es posible digitarlo en esta casilla.
Nombre titular: Nombre del empleado y el sistema lo trae en forma automática.
País – Ciudad - Siglas departamento: Campos informativos.
Importante: Los datos de información bancaria se diligencian si la empresa realizara el pago de la nómina por medio de trasferencia bancaria, de no manejarlo de esta forma estos datos se pueden pasar con enter. .
