8 Tipps, wie man die IT-Asset-Management-Herausforderung gewinnt 1

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8 Tipps, wie man die IT-Asset-Management-Herausforderung gewinnt

Ein erfolgreiches IT-Asset-Management (ITAM)-Programm kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kosten zu senken und ihre Assetauslastung zu erhöhen. Sie profitieren indem sie ungeplante Ausgaben vermeiden, den Aufwand für das Management Ihrer Assets reduzieren und bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Wir werden acht konkrete Empfehlungen zum Aufbau eines ITAM-Programms beschreiben, die Ihnen messbaren Geschäftsnutzen bieten und dabei Zeit, Geld und Mühe sparen.

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Welche IT-Assets haben Sie?

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Real-Assets

Virtuelle Assets

Einige Beispiele: • Computer • Rechenzentren • Schwere

Einige Beispiele: • Virtuelle Maschinen • E-Mail-Konten • Software-Lizenzen

IT-Assets insgesamt

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Gute Gründe um Ihre Assets abzudecken Ein gut durchdachtes IT-Asset-Management-Programm kann Ihrem Business dabei helfen:

Erhebliche ungeplante Ausgaben zu vermeiden

Den Aufwand für das Management Ihrer Assets zu reduzieren

Den Aufwand für das Management Ihrer Assets zu reduzieren

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8 Tipps, wie man die IT-Asset-Management-Herausforderung gewinnt 1. Managen Sie den gesamten Lebenszyklus all Ihrer Assets – real und virtuell » 2. Erschaffen Sie Ihre „Single Source of Truth“ » 3. Erlangen Sie Kontrolle durch Metriken und Berichte » 4. Automatisieren Sie mittels Discovery » 5. Bereiten Sie sich auf Software-Audits und Compliance vor » 6. Bieten Sie Self-Service-Optionen » 7. Vergessen Sie nicht die Cloud » 8. Zeigen Sie ihnen das Geld » WEITER

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1. Managen Sie den gesamten Lebenszyklus all Ihrer Assets – real und virtuell

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Wenn Sie nicht den gesamten Lebenszyklus Ihrer Assets managen, könnten Sie Schwierigkeiten haben:

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• Asset-Auslastung und Effizienz zu kontrollieren • Den CAPEX- und OPEX-Anteil Ihres IT-Gesamtbudgets zu manage

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Weil Asset-Lebenszyklen vorhersehbar sind, raten wir Ihnen, einen umfassenden IT-Asset-Management-Plan zu erstellen der folgendes abdeckt: • Planung der Asset-Arten, die Sie brauchen • Vertragsverhandlungen mit Anbietern • Die Verfügbarmachung der Assets zur Nutzung • Nachverfolgung der lebenswege der Assets • Protokollierung aller Aktivitäten die während ihrer Nutzung stattfinden • Stilllegung, wenn die Assets nicht mehr gebraucht werden

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Managen Sie den gesamten Lebenszyklus all Ihrer Assets Anatomie eines umfassenden IT-Asset-Management-Plans ANFRAGE

LAGERRAUM

• Service-Portal bieten • Service-Katalog browsen • Workflows einleiten PLANEN

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• Standardassets lager • Anfragen erfüllen • Inventar auffüllen

INSTALLATION

MANAGEMENT

• Inventar entdecken • Automatische Bereitstellung • Wartung planen • Assets mit CMDB verbinden • Assets Anwendern zuweisen • Asset-Geschichte verfolgen

AUFTRAGWESEN

FINANZEN

• Serviceportfolio planen • Standards durchsetzen • Gesamtkosten • Ausgaben zuordnen • Standards definieren • Anbieter konsolidieren • Projekte unterstützen • Verträge verhandeln • Budgets verfolgen

IT GOVERNANCE • Strategien dokumentieren • Compliance prüfen • Korrigierende Aktionen verfolgen

STILLLEGEN • Assets entsorgen • Aufzeichnungen aktualisieren • Hardware erneuern

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Asset

Anbieter

Service Katalog

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Incident

Change

Release

CMDB

Discovery Orchestrierung Finanzielles Compliance

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Wie Sie profitieren werden Implementierung von Automatisierung durch die konstante Erfassung der Asset-Informationen verbessert den Einblick, und das mit geringen Kosten, weil keine manuelle Eingriffe erforderlich sind. Die Einhaltung des Plans ermöglicht Ihnen die Asset Management-Aufgaben vorauszusehen und zu automatisieren, statt nur auf Aufgaben zu reagieren. Dies verbessert die Asset-Auslastung und mindert Kosten.

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2. Erschaffen Sie Ihre „Single Source of Truth“

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Wenn Sie Ihre Assets über mehrere, auf verschiedenen Computern, Netzwerklaufwerken, und SharePoint verteilten Tabellen nachverfolgen, könnte es sein, dass Si: • Zu viel Zeit mit der Suche nach Information verschwenden • Zu viel Zeit mit dem Erstellen von Berichten verschwenden • Entscheidungen ohne die richtigen Informationen treffen

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Wir empfehlen Ihrem Team sich auf ein gemeinsames Asset-Repository, als die Quelle der Wahrheit Ihrer Organisation zu einigen. Wir empfehlen Ihnen ebenfalls dringend Ihr Asset-Repository mit einem Service Management-System zu verbinden, dass im Stande ist, Assets während ihres gesamten Lebenszyklus nachzuverfolgen um die Aufzeichnungen aktuell zu halten.

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Eine Quelle der Wahrheit

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Wie Sie profitieren werden • Sie sparen Zeit und Geld, weil ihre gesamten Daten an einem Ort sind – zeitaufwendige, komplexe Interaktionen sind nicht mehr notwendig • Sie können sich besser auf die Geschäftsentscheidungen konzentrieren und weniger auf das Sammeln von Daten und Erstellen von Berichten Sammeln von Daten und Erstellen von Berichten

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3. Erlangen Sie Kontrolle durch Metriken und Berichte

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Wenn Sie nicht die richtigen Metriken verfolgen und die relevanten Berichte durchsehen, könnten Sie Schwierigkeiten haben:

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• Die Assets und ihre Auslastung zu kontrollieren

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• Das bestmögliche Asset-Management durchzuführen und die bestmöglichen strategischen Entscheidungen zu treffen

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Wenn Sie ein Tool für Ihr ITAM-Programm auswählen, empfehlen wir Ihnen dringend, dass Sie:

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• Sicherstellen, dass es die Metriken sammeln kann, die Sie brauchen, um die Leistung Ihrer Prozesse zu messen • Überprüfen, dass Sie die Informationen aus dem System einfach extrahieren und in Dashboards überführen können, die jeder konfigurieren kann Das es die beste Art ist sicherzustellen, dass Sie über genaue Informationen verfügen, wenn Sie strategische Entscheidungen treffen.

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Beispielberichte über Metriken

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Wie Sie profitieren werden Indem Sie die richtigen Metriken verfolgen und Berichte über ein einfach zu benutzendes Dashboard verfügbar machen, können Sie: • Probleme schnell diagnostizieren • Leistung benchmarken • Gezielte Aktionspläne entwickeln • Bessere Geschäftsergebnisse mit Ihren Assets erzielen

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4. Automatisieren Sie mittels Entdeckung

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Die unternehmensweite Nutzung von Tabellen und manuellen Prozessen kann zu Folgendem führen:

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• Vermeidbare Fehler • Verschwendete Zeit • Suboptimale Entscheidungen basierend auf inkorrekten Daten

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Wir empfehlen dringend, dass Sie: • Automatisierung nutzen, um ihre Datengenauigkeit mittels Discovery-Mapping sicherzustellen • Die Vorteile von Barcodes nutzen, um die Nachverfolgungsprozesse von der Anschaffung bis zur Stilllegung zu automatisieren

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Discovery mittels Dependency-Mapping

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Workflow und Orchestrierung

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Workflow und Orchestrierung • Sie werden die mit der Nachverfolgung der Assets verbundenen Kosten reduzieren und die Informationen auf dem aktuellen Stand halten • Sie werden bessere Entscheidungen treffen – und Zeit und Geld sparen – weil Sie mit sehr genauen Daten arbeiten

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5. Bereiten Sie sich auf Software-Audits und Compliance vor

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Wenn Sie Ihre Software-Lizenz-Modelle nicht zuverlässig über Ihre gesamte Organisation nachverfolgen können, könnten Sie:

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• Software bezahlen, die Sie nicht benutzen

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• Software benutzen, für die Sie nicht bezahlen, und damit überraschende Kosten und potentielle Geldstrafen riskieren

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Wir empfehlen dringend, dass Sie:

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• Automatisierung nutzen, um Software-Lizenzen zu managen

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• Einen vorausschauenden Ansatz bei Software-Audits anwenden, um Kosten zu senken

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Asset-Nachverfolgung um Audits zu vermeiden und Compliance sicherzustellen

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Wie Sie profitieren werden

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• Sie werden Geld sparen, indem Sie nicht benutzte oder ausgelastete Software-Lizenzen so früh wie möglich identifizieren

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• Sie werden Strafen für Nicht-Compliance vermeiden

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• Automatisierung reduziert die Kosten des Software Asset Managements

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6. Bieten Sie Self-Service Optionen an

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Wenn Ihre Mitarbeiter einen manuellen Prozess (E-Mail, Telefon, Kundenbesuche) benutzen müssen, um Waren zu bestellen, könnten Sie: • Ihre „internen“ Kunden versehentlich entmutigen Anfragen zu stellen, was nicht gewünschte Anschaffungen oder Schatten-IT riskiert. Probleme haben, Informationen darüber, wie Ihre Mitarbeiter • IT-Assets nutzen nachzuverfolgen. • Die Produktivität mindern, wenn Mitarbeiter nicht erhalten können, was sie brauchen

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Wir empfehlen dringend, dass Sie: • Eine benutzerfreundliche Kundenerfahrung anbieten

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• Ein einfach zu benutzendes Portal anbieten, über das Mitarbeiter Waren finden und anfordern können

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• Den Anwendern helfen, die gesamten Warenkosten zu verstehen

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• Regelmäßige Statusaktualisierungen des Request-Fulfilments bieten • Das Fulfilment so weit wie möglich automatisieren, um die Lieferung zu beschleunigen

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Beispiel eines Self-Service Portals

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Wie Sie profitieren werden • Sie werden Asset-Informationen automatisch erfassen, wenn IT-Assets angefragt und bevor sie installiert werden • Das zur Verfügung stellen einer intuitiven Nutzererfahrung und eines automatisierten Fulfilments wird die Benutzerakzeptanz fördern

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7. Vergessen Sie nicht die Cloud

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Wenn sich Ihr Business auf virtuelle Maschinen (VM) und cloudbasierte Ressourcen verlässt, könnten Sie mit Folgendem zu tun haben:

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• Unkontrollierte Ausbreitung von VM

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• Unverfolgte Assets und mangelnde Transparenz

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• Ungeplante Kosten • Verfügbarkeitsprobleme

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Wir empfehlen dringend, dass Sie: • Virtuelle Assets genau so behandeln, wie alle anderen – sie erfordern Lebenszyklus-Nachverfolgung und Finanzmanagement • Öffentliche und private Cloud-Assets mittels Orchestrierung automatisieren • Automatisches End-to-End-Servicemapping benutzen

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Wie Sie profitieren werden • Das Managen virtueller Assets macht es einfacher Probleme schneller und leichter zu identifizieren und ermöglicht es Ihnen, diese zu bewaeltigen, bevor sie Ihr Business beeinträchtigen. • Die Automatisierung des End-to-End-Servicemappings führt erwiesenermaßen zur Zeit- und Geldersparnis in hoehe von bis zu hunderttausenden Dollar pro Jahr

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8. Zeigen Sie ihnen das Geld

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Ohne automatisiertes, vorausschauendes Asset-Management, werden Sie keine Transparenz der Kosten, der Kostenverursacher, oder der Nutzung Ihrer Assets erreichen. Dies kann eine Gefahr für Ihr Business sein.

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Um Kosten unter Kontrolle zu halten, empfehlen wir Ihnen dringend, dass Sie: • Das IT Asset Management mit dem IT-Finanzmanagement integrieren, um Verbrauchskosten regelmäßig über Showbacks oder Chargebacks zu kommunizieren • Das IT-Finanzmanagement benutzen, um die Nachfrage zu managen und eine Kultur des Kostenbewusstseins zu fördern

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Wie Sie profitieren werden • Sie werden eine klare Verbindung zwischen Kosten und Verbrauch von Assets für Ihr gesamtes Business herstellen • Diese Information wird Ihnen dabei helfen, Investitionen in Assets an strategischen Geschäftszielen einzusetzen

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8 Tipps, wie man die IT-Asset-Management-Herausforderung gewinnt

Zusammenfassung: 8 Tipps, um die IT Asset-ManagementHerausforderung zu gewinnen 1.

Managen Sie den gesamten Lebenszyklus all Ihrer Assets – real und virtuell Nutzen: Planen und automatisieren Sie das IT-Asset-Management zur Senkung der Kosten und Erhöhung der Asset-Auslastung

5.

Bereiten Sie sich auf Software-Audits und Compliance vor Nutzen: Sparen Sie Geld durch die Eliminierung nicht ausgelasteter Assets und die Vermeidung von Compliance-Strafen

6.

Erschaffen Sie Ihre „Single Source of Truth“ Nutzen: Verlagern Sie Ihren Fokus auf das Treffen einflussreicher Geschäftsentscheidungen

Bieten Sie Self-Service-Optionen Nutzen: Fördern Sie die Benutzerakzeptanz durch eine kundengerechte Erfahrung, während Sie automatisch Asset-Informationen erfassen

3.

Erlangen Sie Kontrolle durch Metriken und Berichte Nutzen: Fördern Sie bessere Geschäftsergebnisse durch die Fähigkeit, Probleme zu diagnostizieren, zu benchmarken, und Aktionspläne durchzuführen

7.

Vergessen Sie nicht die Cloud Nutzen: Sparen Sie Zeit und Geld indem das End-to-End-Servicemapping automatisieren – korrigieren Sie Probleme schneller

4. Automatisieren Sie mittels Discovery

8.

2.

Nutzen: Fördern Sie bessere Geschäftsentscheidungen durch bessere Datengenauigkeit zu niedrigeren Kosten

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Zeigen Sie ihnen das Geld Nutzen: Richten Sie Ihre Asset-Investitionen an strategischen Ziele aus, indem Sie die Kosten mit dem Verbrauch verbinden

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