División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No.

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18 de mayo del 2016 DCA-1288 Señora Albertina Hidalgo Monge Presidenta de la Junta Administrativa Colegio Técnico Profesional de Aserrí Estimada señora: Asunto: Se deniega autorización a la Junta Administrativa del Colegio Técnico Profesional de Aserrí para realizar una contratación directa concursada para los servicios profesionales de un ingeniero civil, arquitecto o ingeniero en construcción, para la elaboración de planos As-built, por un monto estimado de ¢7.000.000,00, de conformidad con el Arancel del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA). También se deniega autorización para contratar directamente los servicios de Asesoría en Licitación y Dirección Técnica para el proyecto de construcción de 15 aulas provisionales en el Colegio Técnico Profesional de Aserrí, de conformidad con el Arancel del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA), por un monto aproximado de ¢14.151.625,44. Nos referimos a su oficio No. DOC-013-JA-CTPA-2016, recibido en fecha 8 de marzo del 2016, en esta Contraloría General de la República, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficios No. 03947 (DCA-0790) del 29 de marzo y 04984 (DCA-1010) del 20 de abril del presente año, esta División solicitó información adicional para atender la solicitud planteada, requerimientos que fueron atendidos por esa Junta Administrativa mediante los oficios Nos. DOC026-JA-CPA-2016 del 05 de abril y DOC-036-JA-CPA-2016 del 3 de mayo del presente año, no obstante de haber solicitado una prórroga mediante oficio No. DOC-034-JA-CPA-2016 del 27 de abril del año en curso, para remitir lo solicitado. I. Antecedentes y justificación. Entre las razones que expone la Administración para respaldar su solicitud, se señalan las siguientes: 1. Que esa Junta Administrativa se encuentra realizando el proyecto de infraestructura del Colegio Técnico Profesional de Aserrí, existiendo únicamente la primera etapa culminada al 28 de enero del presente año. 2. Que actualmente, las instalaciones educativas construidas – las cuales se limitan a la primera etapa- consta de 10 aulas académicas, una administración, comedor y un aula aislada, dos

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baterías sanitarias para ambos sexos, caseta de guarda, cuarto de telecomunicaciones, corredores y rampa de acceso a la segunda planta, espacio que no tiene la capacidad para albergar la totalidad de la población estudiantil, por lo que continúan aproximadamente 135 estudiantes en la sede del centro comercial que se ubica en Aserrí, enfrentando así ese Colegio una problemática al respecto. 3. Que por motivo de deficiencias constructivas detectadas en la planta física del Colegio, las cuales fueron plasmadas en el informe de inspección emitido por la DIEE mediante el oficio No. DIEE-DDIE-0464-2015 y debido a la omisión por parte del Administrador del proyecto Ingeniero José David Díaz Segura, en la entrega a la Junta Administrativa de los planos Asbuilt al finalizar la primera etapa constructiva, la construcción de la segunda etapa no se ha iniciado. 4. Indica que según el artículo 20 del Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras, el Administrador del proyecto no dejó constancia de haber entregado un juego de planos conteniendo todos los cambios efectuados durante la construcción, de forma tal que se reflejen en el estado final de la obra. 5. Debido a ello, requiere contratar los servicios profesionales de un Ingeniero Civil, Arquitecto o un Ingeniero en Construcción para la elaboración de los planos As-Built que consistirán en un levantamiento de todo lo construido en la primera etapa del proyecto, es decir los planos de la construcción de la primera etapa existente del colegio, los cuales deberá indicar las dimensiones reales de lo construido, los acabados utilizados, las rutas de las tuberías mecánicas y las rutas de las eléctricas. 6. Por los servicios anteriormente descritos, señala que será cancelada de conformidad con el arancel establecido por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA), aproximadamente la suma de ¢7.000.000,00. 7. Por otro lado, solicita autorización para contratar los rubros de Asesoría en Licitación y Dirección Técnica para la construcción de 15 aulas provisionales, una batería sanitaria y rampa de comunicación entre el edificio existente y las aulas provisionales a construir, debido a que la DIEE realiza asesoría y fiscalización de obras cuando se trata de procesos ordinarios, pero el presente proyecto es un procedimiento abreviado, en donde la Junta Administrativa es la responsable junto con el profesional responsable. 8. Inicialmente, esa Junta Administrativa indicó que ya contaban con los planos de construcción relativos a la segunda etapa debidamente aprobados por el CFIA, especificaciones técnicas y el presupuesto referencial debidamente aprobado por el Departamento de Proyectos de la DIEE, sin embargo, rectifica y señala que al día de hoy no tiene la certeza de tal aprobación ya que no han recibido la información respectiva.

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9. Agrega que la suma aproximada por concepto de Asesoría en Licitación y Dirección Técnica para la construcción de 15 aulas provisionales, de acuerdo al arancel del CFIA, corresponde al monto de ¢14.151.625,44. 10. Que mediante oficio JA-TES-014-2016 emitida el 3 de mayo del 2016 por la Contadora Pública Autorizada, Cynthia Mesen Aguilar, en calidad de tesorero contador de la Junta Administrativa, certifica que el Colegio cuenta con un saldo de infraestructura de ¢665.570.705,65. II.

Criterio de la División.

En el presente caso, expone esa Junta Administrativa que se encuentra realizando las obras de infraestructura del Colegio Técnico Profesional de Aserrí, de las cuales únicamente se ha realizado la primera etapa del proyecto, concluida al 28 de enero del presente año. Agrega que para iniciar la segunda etapa de construcción, se requiere contar con los planos constructivos finales de la primera etapa, los cuales debió entregar el Administrador del Proyecto, el Ingeniero José David Díaz Segura, pero no acaeció de esa manera. Por lo tanto, requiere contratar los servicios de otro ingeniero o arquitecto para la realización de tales planos, los cuales son necesarios, ya que según indicó esa Junta, en el informe rendido por la DIEE, se establecieron deficiencias constructivas detectadas en la planta física del Colegio. De frente a las argumentaciones de esa Junta Administrativa, entiende este órgano contralor que existe un profesional denominado “Administrador” del proyecto, del cual esa Junta esperaba recibir los planos As-Buitl y a la fecha no han sido entregados. Para claridad del caso, esta División consultó mediante el oficio No. 04984-2016, lo siguiente: “(…) 2. Indica en su misiva que no se ha iniciado la construcción de la segunda etapa del proyecto, en virtud de que el Ing. José David Díaz Segura –Administrador del Proyecto- no ha entregado los planos As-Built. Al respecto, refiérase a lo siguiente: a) Indicar si dentro de los alcances de la contratación con el Ing. José David Díaz Segura, se contemplaba la realización de los planos As-Built, necesarios para iniciar la segunda etapa del proyecto. Al respecto señaló la Junta: “(...) En la contratación no se indica la elaboración de los planos As-Built. (…)”, (oficio No. DOC-036-JA-CPA-2016 del 3 de mayo del 2016).

Por otro lado en el mismo requerimiento, se solicitó a la Junta: “c) Entiende este órgano contralor, que puede existir un eventual incumplimiento de obligaciones por parte del Ing. José David Díaz Segura, en relación con la entrega de los planos As-Built. En este sentido, es necesario que indique las acciones concretas que esa Junta Administrativa ha tomado en relación con este supuesto incumplimiento. ” Sobre lo anterior, la Junta indica: “(...) Al finalizar la etapa constructiva, el Administrador del proyecto no indica a la Junta que según lo indicado por el

División de Contratación Administrativa 4 Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras en el Artículo 20: inciso b) dice: “Constancia de habérsele entregado al propietario un juego de planos conteniendo todos los cambios efectuados durante la construcción, de tal forma que los mismos reflejen el estado final de la obra. (…)” (oficio

No. DOC-036-JA-CPA-2016 del 3 de mayo del 2016). Al respecto, se tiene que estos aspectos no fueron aclarados por la Junta Administrativa, por lo que considera esta División en primera instancia que la Junta Administrativa no ha definido no solo cuáles fueron los alcances de la contratación del Ing. José David Díaz Segura, ni cómo fueron ejecutadas las contrataciones anteriores con ese profesional o si se cumplieron los entregables definidos para cada una de ellas. De esa forma, se desconoce si dentro de las obligaciones de ese profesional se encontraba el objeto de esta autorización, ni las razones por las cuáles se debería autorizar una contratación para el mismo objeto que debía ejecutar el ingeniero referido. Así, las cosas no puede esta Contraloría General bajo las justificaciones brindadas por esa Administración, acceder a la solicitud de autorización planteada por esa Junta Administrativa, tendiente a promover una contratación directa para los servicios profesionales de un ingeniero civil, arquitecto o ingeniero en construcción, para la elaboración de planos As-built, por un monto estimado de ¢7.000.000,00, consecuencia de lo cual se deniega lo solicitado. Se tiene también que en la misma solicitud, esa Junta Administrativa solicita autorización para contratar la Asesoría en Licitación y Dirección Técnica, para la construcción de 15 aulas provisionales, una batería sanitaria y rampa de comunicación entre el edificio existente y las aulas provisionales a construir, por un monto de ¢14.151.625,44 de acuerdo al arancel del CFIA. Al respecto en el citado oficio No. 04984-2016, esta División solicitó a la Junta: “(…)a) Indicar las razones que justifiquen la necesidad de contratar la asesoría para la adjudicación y la dirección técnica –en este caso-, debido a que esa Junta ha manifestado que para la construcción de las 15 aulas citadas ya cuenta con los planos debidamente aprobados por el CFIA y la DIEE. En este sentido, explicar por qué tales labores no podrían ser asumidas por la DIEE.(…)” (oficio No. DOC-036-JA-CPA-2016 del 3 de mayo del 2016). La Junta respondió: “(…) En aras de la trasparencia la Junta informa que hubo un error de interpretación al informar en el documento enviado a su dependencia con fecha 5 de abril, que los planos estaban aprobados por el CFIA, debido a que el 14 de marzo del 2016 a las 16:07 recibo un correo donde se me informa el monto que se debe cancelar y que una vez cancelado unos días después los liberan y los sellan y que lo tendríamos en digital, fue así donde interpretamos que ya estaban aprobados. Sin embargo al día de hoy no tenemos la certeza de su aprobación ya que no hemos recibido información al respecto. La DIEE realiza la asesoría y fiscalización de las obras cuando son procesos ordinarios. Este proyecto de las 15 aulas provisionales es un procedimiento abreviado, donde la responsabilidad de la contratación es de la Junta y la obra es responsabilidad del profesional externo contratado.(…)” (oficio No. DOC-036-JA-

CPA-2016 del 3 de mayo del 2016). De lo expuesto, concluye este órgano contralor que no se ha realizado la coordinación efectiva entre la Junta Administrativa y la Dirección de Infraestructura y Equipamiento Educativo del Ministerio de Educación Pública, dependencia a la cual le corresponde dar asesoría y

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acompañamiento en este tipo de procesos a las juntas de educación y juntas administrativas. Por otro lado, no se ha acreditado por parte de la Junta Administrativa mediante documento emitido por la DIEE, que se encuentre imposibilitada para el cumplimiento de sus competencias. Así las cosas al no haberse acreditado razones suficientes para acceder a la solicitud de esa Junta Administrativa, se deniega la autorización para contratar directamente los servicios de Asesoría en Licitación y Dirección Técnica para el proyecto de construcción de 15 aulas provisionales en el Colegio Técnico Profesional de Aserrí, de conformidad con el Arancel del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA), por un monto aproximado de ¢14.151.625,44. Atentamente,

Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado RBR/chc Ci: Archivo Central NI: 6896, 9132, 11312, 11318, 11908, 11888. G: 2016001314-1

Rebeca Bejarano Ramírez Fiscalizadora Asociada