Wizualizacja i Prezentacja Danych z MS Excel i MS PowerPoint

[email protected]

www. cognit y.pl

SPIS TREŚCI Wykresy ............................................................................................................... 6 Typy wykresów .............................................................................................................. 6 Tworzenie wykresów .................................................................................................. 13 Formatowanie wykresu .............................................................................................. 15 Modyfikacja serii danych............................................................................................ 17 Zmiana etykiet danych ............................................................................................... 17 Zmiana typu gotowego wykresu ............................................................................... 19 Szablony wykresów .................................................................................................... 19 Zmiana typu jednej serii wykresu ............................................................................. 21 Wykres przebiegu w czasie ....................................................................................... 21 Wykres za pomocą funkcji POWT............................................................................ 22 Kopiowanie wykresu z Excela do innych programów pakietu MS office ........... 23 Prezentacje w Power Point ............................................................................... 24 Ogólne zasady efektywnej prezentacji .................................................................... 24 Odbiór prezentacji przez słuchaczy ......................................................................... 24 Prezenter i prezentacja ...................................................................................... 26 Analiza widowni ........................................................................................................... 26 Lobby – czyli pomoc ze strony audytorium ............................................................. 27 Zasada PAMPERS ..................................................................................................... 27 Kontakt wzrokowy ze słuchaczami .......................................................................... 27 Feedback i odpowiedzi na trudne pytania .............................................................. 28 Sygnały niewerbalne .................................................................................................. 28

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 5

WYKRESY MS Excel umożliwia łatwe tworzenie profesjonalnie wyglądających wykresów. Dzięki karcie Wstawianie można bez problemu wybierać typ, układ i styl wykresu. Na każdym wykresie można szybko i profesjonalnie przedstawić dowolne wyniki, a ulubione wykresy zapisane jako szablony można łatwo zastosować w przyszłości. TYPY W YKRESÓW WYKRESY KOLUMNOWE Dane rozmieszczone w kolumnach lub wierszach arkusza można wykreślić na wykresie kolumnowym. Takie wykresy umożliwiają przedstawianie zmian danych w czasie, a także ilustrowanie porównań elementów. Na wykresach kolumnowych kategorie są najczęściej umieszczane na osi poziomej, a wartości na osi pionowej.

WYKRESY LINIOWE Dane rozmieszczone w kolumnach lub wierszach arkusza można wykreślić na wykresie liniowym. Wykresy liniowe pozwalają ilustrować zmiany danych ciągłych w czasie przy użyciu wspólnej skali, dlatego umożliwiają pokazywanie trendów zachodzących w danych w równych interwałach. Na wykresie liniowym dane kategorii są rozkładane równomiernie na osi poziomej, a dane wartości są rozkładane równomiernie na osi pionowej. COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 6

Z wykresu liniowego należy skorzystać wtedy, gdy etykiety kategorii zawierają tekst i reprezentują równomiernie rozłożone wartości, na przykład miesiące, kwartały lub lata fiskalne. Ma to zastosowanie szczególnie wtedy, gdy istnieje wiele serii (w przypadku jednej serii należy rozważyć użycie wykresu kategorii). Wykres liniowy jest też przydatny w przypadku kilku etykiet numerycznych o równych odstępach, szczególnie lat. Jeśli etykiet numerycznych jest więcej niż dziesięć, należy użyć wykresu punktowego. WYKRESY KOŁOWE Dane rozmieszczone w jednej kolumnie lub w jednym wierszu arkusza można przedstawić na wykresie kołowym. Wykresy kołowe pokazują rozmiary elementów należących do jednej serii danych w porównaniu do sumy tych elementów. Punkty danych na wykresie kołowym są przedstawiane jako procenty całego koła.

Wykresy kołowe są przydatne w następujących sytuacjach: •

Trzeba wykreślić tylko jedną serię danych.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 7

•

Żadna z wartości do wykreślenia nie jest ujemna.

•

Wśród wartości do wykreślenia jest bardzo mało wartości zerowych.

•

Istnieje nie więcej niż siedem kategorii.

•

Kategorie reprezentują części pewnej całości (całego koła).

WYKRESY SŁUPKOWE Dane rozmieszczone w kolumnach lub wierszach arkusza można wykreślić na wykresie

słupkowym.

Takie

wykresy

służą

do

ilustrowania

porównań

poszczególnych elementów.

Wykresy słupkowe są przydatne w następujących sytuacjach: •

Etykiety osi są długie,

•

Do przedstawienia danych dotyczących rywalizacji,

•

Prezentowane wartości oznaczają czasy trwania.

WYKRESY WARSTWOWE Dane rozmieszczone w kolumnach lub wierszach arkusza można wykreślić na wykresie warstwowym. Wykresy warstwowe podkreślają wielkości zmian w czasie i umożliwiają przyciągnięcie uwagi do sumy dla całego trendu. Za pomocą

wykresu

warstwowego

można

na

przykład

wykreślić

dane

reprezentujące zyski w czasie, aby podkreślić sumę zysków. Dzięki przedstawieniu sumy wykreślonych wartości na wykresie warstwowym jest pokazana także zależność między poszczególnymi częściami a całością.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 8

WYKRESY XY (PUNKTOWE) Dane rozmieszczone w kolumnach i wierszach arkusza można wykreślić na wykresie XY (punktowym). Wykresy punktowe ilustrują zależności między wartościami numerycznymi w kilku seriach danych albo dwie grupy liczb jako jedną serię współrzędnych xy. Wykres punktowy ma dwie osie wartości — pokazuje jeden zestaw danych numerycznych na osi poziomej (osi x), a drugi na osi pionowej (osi y). Wartości są łączone w pojedyncze punkty danych i przedstawiane w nierównych interwałach

lub

grupach. Wykresy

punktowe

są

często

używane

do

wyświetlania i porównywania wartości numerycznych, takich jak dane naukowe, statystyczne czy techniczne. Wykresy punktowe są przydatne w następujących sytuacjach: •

Trzeba zmienić skalę osi poziomej.

•

Trzeba zmienić skalę tej osi na logarytmiczną.

•

Wartości na osi poziomej nie rozkładają się równomiernie.

•

Na osi poziomej występuje wiele punktów danych.

•

Trzeba odpowiednio przedstawić dane arkusza obejmujące pary lub pogrupowane zestawy wartości i dopasować niezależne skale wykresu punktowego, aby uwidocznić dodatkowe informacje o pogrupowanych wartościach.

•

Trzeba pokazać podobieństwa dużych zestawów danych, a nie różnice między punktami danych.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 9

•

Trzeba porównać wiele punktów danych bez uwzględniania czasu — im więcej danych na wykresie punktowym, tym lepsze porównanie.

Aby rozmieścić dane w arkuszu i przygotować je do przedstawienia na wykresie punktowym, należy umieścić wartości x w jednym wierszu lub w jednej kolumnie, następnie wprowadzić odpowiadające im wartości y w przyległych wierszach lub kolumnach.

WYKRESY GIEŁDOWE Dane rozmieszczone w określonym porządku w kolumnach lub wierszach arkusza można wykreślić na wykresie giełdowym. Zgodnie ze swoją nazwą, wykres giełdowy jest najczęściej używany do ilustrowania wahań cen akcji. Za jego pomocą można również prezentować dane naukowe, ilustrując na przykład dzienne lub roczne wahania temperatury. Aby utworzyć wykres giełdowy, należy zorganizować dane w odpowiedni sposób. Bardzo istotny jest sposób organizacji danych wykresu giełdowego w arkuszu. Aby na przykład utworzyć prosty wykres cen maksymalnych, minimalnych i na zamknięcie

sesji

giełdowej,

należy

wprowadzić

dane

w

kolumnach

o nagłówkach Maks., Min. i Zamknięcie (z zachowaniem tej kolejności).

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 10

INNE TYPY WYKRESÓW Jeśli lista dostępnych typów wykresów nie zawiera odpowiedniego typu wykresu, w niektórych przypadkach można w programie Excel utworzyć potrzebny wykres w inny sposób. Na przykład można tworzyć następujące wykresy: •

Wykresy powierzchniowe - dane rozmieszczone w kolumnach lub wierszach arkusza można wykreślić na wykresie powierzchniowym. Wykres powierzchniowy jest przydatny wtedy, gdy trzeba wyszukać optymalne kombinacje między dwoma zestawami danych. Tak jak na mapie topograficznej, tak i na wykresie powierzchniowym kolory i desenie reprezentują obszary należące do tego samego zakresu wartości.

•

Wykresy pierścieniowe - dane rozmieszczone tylko w kolumnach lub tylko

w

wierszach

arkusza

można

przedstawić

na

wykresie

pierścieniowym. Wykres pierścieniowy, podobnie jak wykres kołowy, ilustruje powiązania części z całością. Może jednak zawierać wiele serii danych.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 11

•

Wykresy bąbelkowe - jeśli dane są rozmieszczone w kolumnach arkusza w taki sposób, aby wartości x występowały w pierwszej kolumnie, natomiast odpowiadające im wartości y i wartości określające rozmiary bąbelków — w kolumnach przylegających, można wykreślić te dane na wykresie bąbelkowym.

•

Wykresy radarowe - Dane rozmieszczone w kolumnach lub wierszach w arkuszu można przedstawić na wykresie radarowym. Wykresy radarowe umożliwiają porównanie zebranych wartości z kilku serii danych.

•

Wykresy Gantta i wykresy przestawne kolumnowe - Te typy wykresów można zasymulować przy użyciu innego typu wykresu. Można na przykład użyć wykresu słupkowego w celu zasymulowania wykresu Gantta lub użyć wykresu kolumnowego w celu zasymulowania wykresu przestawnego kolumnowego, który przedstawia wartości minimalne i maksymalne.

•

Wykresy złożone - aby wyeksponować różne typy informacji na wykresie, można połączyć na nim dwa lub więcej typów wykresów. Można na przykład połączyć wykres kolumnowy z wykresem liniowym w celu uzyskania efektu wizualnego, dzięki któremu wykres będzie łatwiejszy do zrozumienia.

•

Schematy organizacyjne – wstawiając grafikę SmartArt, można utworzyć schemat organizacyjny, schemat blokowy lub schemat hierarchii.

•

Histogramy i wykresy Pareto - aby utworzyć histogram lub wykres Pareto (posortowany histogram) w programie Excel, można użyć narzędzi Analiza danych, które są udostępniane po załadowaniu dodatku Analysis ToolPak.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 12

TWORZENIE W YKRESÓW W Microsoft Excel 2010 i 2007 nie jest dostępny kreator wykresów, będący podstawowym narzędziem w starszych wersjach programu MS Excel. Zamiast tego można utworzyć podstawowy wykres, klikając odpowiedni typ wykresu na karcie Wstawianie. Aby utworzyć wykres zawierający określone informacje, należy wykonać kolejne kroki opisanego poniżej procesu. 1. Ustaw kursor wewnątrz tabeli danych, z których ma zostać utworzony wykres lub zaznacz dane do wykresu (włącznie z polami nazw wierszy i/lub kolumn). 2. Na

karcie

Wstawianie

w

grupie

Wykresy

wykonaj

jedną

z następujących czynności: a. Kliknij typ wykresu, a następnie kliknij podtyp wykresu, którego chcesz użyć. b. Aby wyświetlić wszystkie dostępne typy wykresów, kliknij typ wykresu, a następnie kliknij polecenie Wszystkie typy wykresów w celu wyświetlenia okna dialogowego Wstawianie wykresu. Klikając strzałki, przewiń listę wszystkich dostępnych typów i podtypów wykresów, aby wyświetlić te, których chcesz użyć, a następnie kliknij je.

Po wybraniu wymaganego typu wykresu, nowy wykres zostanie utworzony jako obiekt w aktywnym arkuszu.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 13

Przykładowy wykres utworzony z danych z pliku Paliwa.xls Domyślnie wykres jest umieszczany w arkuszu jako. Aby umieścić wykres w osobnym arkuszu wykresu, można zmienić jego lokalizację, wykonując następujące czynności: a) Kliknij wykres osadzony, aby go zaznaczyć. Zostanie wyświetlony obszar Narzędzia wykresów, zawierający karty Projektowanie, Układ i Formatowanie. b) Na karcie Projektowanie w grupie Lokalizacja kliknij przycisk Przenieś wykres.

c. W obszarze Wybierz miejsce, w którym chcesz umieścić wykres wykonaj jedną z następujących czynności: d. Aby wyświetlić wykres w arkuszu wykresu, kliknij przycisk Nowy arkusz. e. Aby wyświetlić wykres jako wykres osadzony w arkuszu, kliknij przycisk Obiekt w, a następnie kliknij arkusz w polu Obiekt w.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 14

FORMATOWANIE WYKRESU Po utworzeniu wykresu można natychmiast zmienić jego wygląd. Zamiast ręcznego dodawania lub zmieniania elementów wykresu czy formatowania go można szybko zastosować wstępnie zdefiniowany układ i styl do używanego wykresu. Program Excel oferuje wiele użytecznych wstępnie zdefiniowanych układów i stylów. W razie potrzeby można dostosować układ lub styl przez ręczne zmienianie układu i formatu poszczególnych elementów wykresu. Aby zastosować jeden ze wstępnie zdefiniowanych układów wykresu należy: 1. Kliknij na wykres, który chcesz sformatować przy użyciu wstępnie zdefiniowanego układu wykresu. 2. Na karcie Projektowanie w grupie Układy wykresu kliknij układ wykresu, którego chcesz użyć.

Karta Projektowanie, grupa Układy wykresu W przypadku zmniejszenia rozmiaru okna programu Excel układy wykresu są dostępne w galerii Szybki układ w grupie Układy wykresu. Stosowanie wstępnie zdefiniowanego stylu wykresu: 1. Kliknij wykres, który chcesz sformatować przy użyciu wstępnie zdefiniowanego stylu wykresu. 2. Na karcie Projektowanie w grupie Style wykresu kliknij styl wykresu, którego chcesz użyć.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 15

Zmienianie układu elementów wykresu 1. Kliknij wykres lub element wykresu, dla którego chcesz zmienić układ 2. Na karcie Układ w grupie Etykiety, Osie lub Tło kliknij element

wykresu, który chcesz zmienić, a następnie kliknij odpowiednią opcję układu.

Wybrane opcje układu zostaną zastosowane do zaznaczonego elementu. Jeśli na przykład zaznaczono cały wykres, etykiety danych zostaną zastosowane do wszystkich serii danych. Jeśli zaznaczono pojedynczy punkt danych, etykiety danych zostaną zastosowane tylko do wybranej serii danych lub wybranego punktu danych.

Ręczne zmienianie formatu elementów wykresu 1. Kliknij wykres lub element wykresu, dla którego chcesz zmienić styl. 2. Na karcie Formatowanie wykonaj dowolną z następujących czynności: a. Aby sformatować dowolny zaznaczony element wykresu, w grupie Bieżące zaznaczenie kliknij przycisk Formatuj zaznaczenie, a następnie wybierz odpowiednie opcje formatowania. b. Aby sformatować kształt zaznaczonego elementu wykresu, kliknij odpowiedni styl w grupie Style kształtów lub kliknij przycisk Wypełnienie kształtu, Kontury kształtu albo Efekty kształtu, a następnie wybierz odpowiednie opcje formatowania. c. Aby sformatować tekst w zaznaczonym elemencie wykresu przy użyciu tekstu WordArt, w grupie Style tekstu WordArt kliknij COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 16

odpowiedni styl lub kliknij przycisk Wypełnienie tekstu, Kontury tekstu albo Efekty tekstowe, a następnie wybierz odpowiednie opcje formatowania. Jeżeli na wykresie brakuje jednego z wymaganych elementów (np. tytułu, tytułów osi, legendy itd.), elementy te można dodać poprzez wybranie odpowiedniej opcji z karty Układ i jednej z grup – Etykiety, Osie, Tło. Aby usunąć wybrany element wykresu, należy wybrać odpowiadającą usuwanemu elementowi opcję z karty Układ i następnie zaznaczyć Brak. MODYFIKACJA SERII DANYCH Istniejący wykres można zmienić, zmieniając zakres komórek, na którym wykres jest oparty, lub edytując poszczególne serie danych wyświetlane na wykresie. Aby zmienić zakres danych źródłowych: 1. Kliknij wykres, dla którego chcesz zmienić zakres komórek danych źródłowych. Zostanie

wyświetlony

widok

Narzędzia

wykresów

oraz

karty

Projektowanie, Układ i Formatowanie. 2. Na karcie Projektowanie w grupie Dane kliknij przycisk Zaznacz dane.

3. Upewnij się, że w polu Zakres danych wykresu okna dialogowego Wybieranie źródła danych jest wybrane całe odwołanie. 4. W arkuszu zaznacz komórki zawierające dane, które mają pojawić się na wykresie.

ZMIANA ETYKIET DANYCH COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 17

Może również się okazać, że zaistnieje konieczność zmienienia etykiet danych. Można tego dokonać w tym samym miejscu, co zmianę serii danych, ale korzystając z prawej strony nowego okna dialogowego. PRZYKŁAD Poniżej przedstawione zostały dane, które powinny zostać umieszczone na wykresie kolumnowym, Rok 2005 2006 2007

Cena zakupu Cena sprzedaży 1 500 zł 1 700 zł 1 350 zł 1 600 zł 1 900 zł 2 150 zł

Po zaznaczeniu powyższych danych i wybraniu opcji rysowania wykresu

kolumnowego grupowanego powstaje następujący wykres: Excel znalazł w pierwszej zaznaczonej kolumnie liczby i potraktował je jako jedną z serii danych. Aby więc wykres był poprawny należy za pomocą opcji „Zaznacz dane” usunąć serię „Seria 1”, zmienić dane dotyczące pozostałych serii i zmienić wyświetlane etykiety danych. Poniższe rysunki przedstawiają, jak powinno wyglądać okno dialogowe po dokonaniu tych operacji (zakładając, że dane były wpisane począwszy od komórki A1) oraz jak powinien wyglądać gotowy wykres:

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 18

ZMIANA TYPU GOTOWEGO WYKRESU Aby zmienić typ gotowego już wykresu, należy wybrać na wstążce zakładkę „Projektowanie”, a następnie opcję „Zmień typ wykresu”.

Pojawi się nowe okno dialogowe, w którym jest możliwość wybrania dowolnego

typu wykresu. SZABLONY W YKRESÓW Jeśli jest planowane tworzenie wykresów podobnych do wykresu utworzonego za pomocą powyższej procedury, można zapisać ten wykres jako szablon, który będzie służyć jako podstawa innych podobnych wykresów. 1. Kliknij wykres, który chcesz zapisać jako szablon.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 19

2. Na karcie Projektowanie w grupie Typ kliknij przycisk Zapisz jako szablon.

3. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę szablonu.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 20

ZMIANA TYPU JEDNEJ SERII W YKRESU Może się okazać, że część danych na wykresie ma być jednego typu (np. kolumnowego), a część innego (np. liniowego). Aby uzyskać taki efekt należy utworzyć wykres ze wszystkimi seriami w jednym typie (np. kolumnowym), następnie: 1. przez kliknięcie myszką zaznaczyć serię, która ma być zmieniona, a następnie kliknąć na wstążce w zakładce „Projektowanie” ikonkę „Zmień typ wykresu”, lub 2. Prawym przyciskiem myszy kliknąć wybraną serię i z menu opcji wybrać „Zmień typ wykresu seryjnego” Po wybraniu żądanego typu, dokonana zostanie zmiana tylko dla zaznaczonej wcześniej serii danych.

WYKRES PRZEBIEGU W CZASIE Wykresy Przebiegu w Czasie zostały wprowadzone w Excelu 2010. Są to miniaturowe wykresy, które są tworzone wewnątrz pojedynczej komórki. Mogą one wyświetlać tylko jedną serię danych.

Znajdziemy je na karcie Wstawianie → Wykresy Przebiegu w Czasie

Po kliknięciu na wybrany typ wykresu pojawi się okno "Tworzenie wykresów przebiegu w czasie", w którym musimy wskazać zakres danych i zakres lokalizacji (czyli gdzie nasz miniaturowy wykres ma się wyświetlić) COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 21

Aby zmienić typ wykresu, kliknij na komórkę, w której znajduje się wykres. Kiedy to zrobisz pojawi się nowa karta "Projektowanie". Kliknij ją a następnie na obszarze "Typ" zmień typ wykresu na którąś z dostępnych opcji.

Usuwanie Miniaturowych Wykresów Nie usuniesz miniaturowych wykresów przez zaznaczenie ich i naciśnięcie klawisza Delete. Musisz zaznaczyć komórki, kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać "Wykresy przebiegu w czasie"->"Wyczyść zaznaczone wykresy przebiegu w czasie".

WYKRES ZA POMOCĄ FUNKCJI POW T

Jednym z prostszych sposobów na uzyskanie „słupka” w komórce jest użycie funkcji POWT – czyli powtórz. Polega to na tym, by powtórzyć jakiś znak (najczęściej literkę „I”, bo wygląda jak pasek) wiele razy. Na przykład liczba trzy to „III”, liczba 8 to „IIIIIIII”.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 22

Składnia: POWT(tekst;ile_razy) Tekst - to tekst, który ma być powtarzany. Ile_razy- to liczba dodatnia określająca liczbę powtórzeń tekstu. Uwagi: • • •

Jeśli argument ile_razy ma wartość 0, funkcja POWT zwraca "" (pusty tekst). Jeśli argument ile_razy nie jest liczbą całkowitą, jest do takiej liczby obcinany. Wynik funkcji POWT nie może być dłuższy niż 32 767 znaków. W przeciwnym wypadku funkcja zwróci wartość błędu #ARG!.

Właśnie tak działa funkcja POWT. Najpierw wpisujemy znak a potem liczbę powtórzeń – POWT(„I”;7) to siedmiokrotne powtórzenie litery „I”. W praktyce liczbę powtórzeń wpisujemy jako adres komórki, który zawiera tę liczbę (np. B1). Co więcej – czasami trzeba podzielić tę liczbę przez jakiś element skalowania – na przykład, jeśli nasze dane pokazują procenty, to są w zakresie od 0 do 100. Nie chcemy rysować sto literek I, bo będzie źle wyglądało, więc dzielimy wszystko przez 10 i wtedy jedno „I” będzie obrazowało 10%. KOPIOWANIE WYKRESU Z EXCELA DO INNYCH PROGRAMÓW PAKIETU MS OFFICE 1. Zaznacz w programie Excel wykres, który chcesz skopiować 2. Skopiuj wykres. 1. Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek przycisk Kopiuj. 2. Skrót klawiaturowy CTRL+C. 3. Prawy przycisk myszy na wykresie i opcja Kopiuj. 3. W programie docelowym (Word lub PowerPoint) kliknij miejsce, w którym chcesz wkleić skopiowany wykres. 4. Wklej wykres 1. Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek kliknij przycisk Wklej. 2. Skrót klawiaturowy CTRL+V. 3. Prawy przycisk myszy i wybrana opcja wklejania 5. Opcje wklejania ( obok wykresu), Aby wkleić wykres i sformatować go przy użyciu motywu dokumentu zastosowanego w prezentacji, kliknij opcję: •

Użyj motywu docelowego i osadź skoroszyt

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 23

Aby wkleić wykres w oryginalnym formacie, kliknij opcję: •

Zachowaj formatowanie źródłowe i osadź skoroszyt

Aby wkleić wykres zawierający łącze do swoich danych źródłowych (czyli za każdym razem jak zmienią się dane w pliku Excela, to wklejony wykres będzie się zmieniał), kliknij opcję: •

Użyj motywu docelowego i połącz dane

•

Zachowaj formatowanie źródłowe i połącz dane

Aby wkleić wykres jako statyczny obraz (bez możliwości dokonywania w nim zmian), kliknij opcję: •

obraz

PREZENTACJE W POWER POINT OGÓLNE ZASADY EFEKTYW NEJ PREZENTACJI •

•

• •

zasady główne • prostota • uporządkowanie • logika formy i treści • Symetrii • używać kluczowych słów i pojęć • 6x6 • 3:12 ekonomii • używać możliwie najmniejszej ilości środków dla osiągnięcia celu graficzne • znaki i symbole wywołujące emocje u odbiorcy • wykresy i diagramy częściej niż liczby i tabele

ODBIÓR PREZENTACJI PRZEZ SŁUCHACZY Kolorystyka prezentacji jest jednym z najważniejszych środków budowy nastawienia widza umiejętne wykorzystanie koloru służy do: – zwrócenia uwagi i uwypuklenia rzeczy ważnych – stworzenia wrażenia spokoju, profesjonalizmu i wiarygodności – pobudzenia i zainteresowania widza/słuchacza Przestrzegaj skojarzeń emocjonalnych: COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 24

– – – – – –

czerwony: stop, alarm, „nie”, pasja, zaangażowanie, rewolucja pomarańczowy: optymizm, ciepło, mądrość, uwaga, skupienie biały: czystość, dzień, prawda, niewinność, nowość zielony: wzrost, młodzież, zdrowie, przyroda, naprzód, niebieski: zaufanie, spokój, godność, solidność, poświęcenie szary: dojrzałość, stabilność, dyskrecja, neutralność

Barwy: jasne - oddziałują pogodnie na człowieka: czyste - rozweselają: zgaszone - przygnębiają: ciemne - wprowadzają w nastrój powagi.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 25

PREZENTER I PREZENTACJA Koncentracja słuchaczy w czasie prezentacji- schemat 120

Koncentracja w %

100 80 60 40 20 0 0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

czas w minutach

ANALIZA WIDOWNI

PRZYCHYLNI

OBOJĘTNI

• przedstaw plan działania i udziel właściwej motywacji;

• najlepiej działa racjonalna perswazja, • opowiedz o dotychczasowych osiągnięciach • przedstaw własny tok myślenia dzięki któremu doszedłeś do takich, a nie innych wniosków;

USTOSUNKOWANI NEGATYWNIE • rzadko kiedy zechcą Cię poprzeć, dlatego uświadom im, że chcesz zrozumieć ich punk widzenia i • wyjaśnij dlaczego mimo wszystko jesteś przekonany do swego – być może uda Ci się spowodować, że przyjmą postawę obojętną.

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 26

LOBBY – CZYLI POMOC ZE STRONY AUDYTORIUM • • • • • •

Omówić z jednym ze słuchaczy miejsce wtrącenia pozytywnego komentarza Ustalić wcześniej pytania Przekonać wcześniej jednego ze słuchaczy do swojego poglądu Poznać wcześniej poglądy słuchaczy na temat, o którym mówisz Kierować podczas prezentacji pytania do uprzednio przygotowanego słuchacza Sprowokować krótką dyskusję

ZASADA PAMPERS

P A M

•PROJEKCJA

mów do ostatniego rzędu - LEJEK

•ARTYKULACJA

mów wyraźnie

•MODULACJA

różnicuj ton, rytm i tempo

•PRAWIDŁOWA WYMOWA

P E R S

właściwe akcenty na sylaby unikaj słów trudnych

•ELEGANCJA

używaj języka literackiego, ale bez udziwnień

•REPETYCJA

czasem powtarzaj frazy różnym tonem głosu

•SZYBKOŚĆ

mów powoli, ale ze zmiennym tempem

KONTAKT WZROKOW Y ZE SŁUCHACZAMI •

Bądź jak latarnia morska – Kieruj wzrok do różnych osób – Nie zatrzymuj spojrzenia na dłużej niż 2-3 sekundy – Nie mów do jednej osoby – Patrz na słuchaczy pewnie – Patrz na osobę, która zadaje pytanie – Patrz na słuchaczy zadając pytanie – NIGDY nie patrz w podłogę, na ścianę czy sufit

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 27

FEEDBACK I ODPOWIEDZI NA TRUDNE PYTANIA • • • • • • • • • •

Mów w sposób jasny i konkretny Poprzyj swój komentarz faktami Rozdziel problem od osoby Spróbuj łagodzić wymowę negatywnych informacji Umieść negatywną uwagę między pochlebnymi stwierdzeniami Staraj się wskazywać korzyści obu stron Wybieraj odpowiedni czas Staraj się odpowiednio formułować przekaz. Bądź uprzejmy i pełen szacunku…Prezentuj profesjonalizm

SYGNAŁY NIEWERBALNE Postawa niechęci • Obojętny wyraz twarzy • Założone ręce • Założona noga na nogę • Wzrok nie widzący skierowany w przestrzeń • Ciągłe szeptanie uwag do sąsiada •

Postawa zainteresowania • Tułów pochylony do przodu • Broda podparta • Twarz uśmiechnięta • Wzrok przyjazny • Obie nogi oparte na podłodze

•

Postawa neutralna – Obojętny wyraz twarz – Pozycja lekko pochylona do przodu – Broda podparta – Nogi założone Postawa zasłuchana – Zmarszczone czoło – Ciało pochylone do przodu – Broda podparta splecionymi dłońmi

•

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 28

Bibliografia wykorzystana: 1. Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych, Jinjer Simon; ISBN: 83246-0174-0, rok wydania 2006 2. Excel 2010 PL. Biblia, John Walkenbach, ISBN 978-83-246-2862-9, rok wydania 2011 3. Excel 20130 PL – pierwsza pomoc, Bartosz Gajda; ISBN 9780830246-26229, rok wydania 2011 4. Wywieranie wrażenia na innych. O sztuce autoprezentacji, Mark Leary, ISBN: 978-83-7489-415-9, rok wydania 2012 5. Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością, Gallo Carmine, rok wydania: 2011 6. Zen prezentacji. Proste pomysły i ważne zasady, Garr Reynolds, ISBN: 97883-246-1758-6, rok wydania: 2009

COGNITY Kraków, tel. (12) 421 87 54, kom. 533 98 66 33, e -mail: [email protected] w w w . c o g n i t y. p l

Strona | 29