FAQ - L I S T E

Wichtige Fragen und Antworten zum Thema GoBD Die fortschreitende Digitalisierung macht auch und gerade vor Unternehmen nicht Halt. Sei es, dass Kunden und Zulieferer nur noch digital arbeiten, sei es, dass das Unternehmen selbst auf eine Softwarelösung für seine Buchhaltung und damit zusammenhängende Prozesse setzt. Der Gesetzgeber hat sich dieser Entwicklung angenommen und Regeln für die Aufbewahrung und Handhabung der digitalen Dokumente erstellt, zusammengefasst unter GoBD.

1. GoBD allgemein Frage: Wofür steht GoBD? Antwort: GoBD steht für Grundätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Frage: Was ist das Ziel von GoBD? Antwort: Mit der Einführung von GoBD hat die Finanzverwaltung folgende Ziele umgesetzt: Die Zusammenführung der „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Dazu wurden noch die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung zum Datenschutzrecht der Finanzverwaltung hinzugefügt.

Frage: Ist GoBD neu? Antwort: Nein, GoBD ist die Zusammenführung von GoBS und GDPdU und die Anpassung an veränderte modernere Systeme und Arbeitsmethoden. Dabei gelten weiterhin die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Buchungen und Belegen.

Frage: Seit wann sind die GoBD in Kraft? Antwort: Die GoBD sind seit dem 01.01.2015. Das bedeutet, alle Belege, Dokumente und Buchungsvorgänge werden ab dem 01.01.2015 auf GoBD-Konformität geprüft. Zusätzlich werden ab 2017 noch Änderungen für PC-Registrierkassen eingeführt, die eine GoBD-konforme Arbeitsweise voraussetzen.

Frage: Wer ist von GoBD betroffen? Antwort: Von den GoBD sind alle Unternehmer betroffen. Die GoBD-Konformität muss seit dem 01.01.2015 in jedem Unternehmen umgesetzt werden. Egal ob Bilanz oder EÜR - die neuen GoBD-Grundsätze müssen eingehalten werden. Das Finanzamt und die Steuerprüfer setzen die GoBD-Konformität für eine reibungslose Steuerprüfung voraus.

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Frage: Was ist neu an GoBD? Antwort: Alle Unterlagen, Dokumente und Belege, die zum Verständnis und zur Prüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können, müssen aufbewahrt werden.

Frage: Was umfasst GoBD? Antwort: Die GoBD umfassen die folgenden Punkte: n

GoBD-konforme Arbeitsweise

n

Einsatz von Software gemäß GoBD

n

Revisionssicherere Archivierung

n

Vollständige Verfahrensdokumentation

Frage: Was bedeutet revisionssichere Archivierung? Antwort: Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss das in diesem Fall dokumentiert werden. Werden Dateien mit dem Windows Explorer abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der Betriebsprüfer kann so nicht alle Änderungen einsehen.

Frage: Was bedeutet Einhalten der vollständigen Verfahrensdokumentation nach GoBD? Antwort: Grundsätzlich benötigt jedes verwendete Software-System, dass Buchungen vornimmt oder aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Dokumente erstellt, eine vollständige und lückenlose Verfahrensdokumentation. Die erfolgreiche Umsetzung der Verfahrensdokumentation liegt in der Pflicht des Unternehmers. Dafür muss der Unternehmer alle Prozesse dokumentieren, in denen gebucht wird oder aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente erstellt werden.

Frage: Was passiert bei fehlerhafter Verfahrensdokumentation? Antwort: Der Betriebsprüfer kann die Aussetzung der Prüfung beantragen und damit die komplette Buchführung verwerfen.

Frage: Wie erfahre ich, ob meine Software den GoBD-Richtlinien entspricht? Antwort: Um die GoBD-Konformität zu erfüllen, müssen alle Systeme den Anforderungen entsprechen. Hiermit sind sämtliche Software-Programme gemeint, die zur Unternehmensführung verwendet werden. Leider gibt es nach aktuellem Stand keine Zertifizierung oder Bescheinigung vom Finanzamt, ob verwendete Systeme den GoBD-Anforderungen entsprechen.

Frage: Was bedeutet Nachprüfbarkeit? Antwort: Alle Geschäftsvorfälle müssen von der Entstehung bis hin zur Buchung und Speicherung lückenlos nachverfolgt werden können. Über die gesamte Aufbewahrungsfrist der Unterlagen muss der Unternehmer alle Vorfälle lückenlos dokumentieren. Eine progressive und retrograde Prüfung muss durch den Betriebsprüfer jederzeit möglich sein. Progressiv: Der Prüfungsprozess startet vom Beleg über die Grundbuchaufzeichnung zu Konten, der Bilanz, der GuV und der Steuererklärung. 2

Retrograd: Der Prüfungsprozess startet bei der Steuererklärung bis hin zum Beleg.

Frage: Was bedeutet Ordnung der Buchungen nach GoBD? Antwort: Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchungen und dabei die GoBD-Konformität sicherzustellen, müssen alle Geschäftsvorfälle systematisch erfasst werden. Das heißt, alle Buchungen müssen übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar sein. Die Aufbewahrung von unsortierten, geschäftlichen Unterlagen in einer Kiste entspricht nicht der Ordnungsmäßigkeit nach GoBD.

Frage: Was bedeutet Vollständigkeit im Zusammenhang mit GoBD? Antwort: Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist bei DVSystemen durch ein Zusammenspiel von maschinellen, organisatorischen und programmierten Kontrollen sicherzustellen. Jeder Geschäftsvorfall ist zu erfassen und zu verbuchen. Kein Geschäftsvorfall darf doppelt gebucht werden.

Frage: Was bedeutet die Unveränderbarkeit von Daten im GoBD-Zusammenhang? Antwort: Die Unveränderbarkeit von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten kann mit Hilfe von Hardware und Software umgesetzt werden. Für die Hardware gilt als Voraussetzung: unveränderbare und fälschungssichere Datenträger. Für die Software gilt: Zugriffsberechtigungen, Sicherungen, automatische Protokollierung. Die einfache Ablage im Dateisystem erfüllt nicht die Anforderungen von GoBD. Alle Änderungen, die am Dokument vorgenommen werden, müssen erkennbar dokumentiert sein.

Frage: Wer übernimmt die Kosten, die für GoBD-konformes Arbeiten anfallen? Antwort: Jeder Unternehmer muss eventuelle Zusatzkosten selber tragen.

Frage: Was muss ich bei einem Software-Wechsel beachten? Antwort: Es muss sichergestellt werden, dass die neue Software mindestens die gleichen Zugriffs- und Auswertungsoptionen für den Betriebsprüfer zulässt, wie das Vorgänger-System. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, das alte Software-System bis nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.

Frage: Wie greifen das Finanzamt und der Betriebsprüfer auf die Belege und Dokumentationen im Unternehmen zu? Antwort: Eine Möglichkeit ist die WinIDEA-Schnittstelle.

2. GoBD-konformes Arbeiten in der Praxis Frage: Keine Buchung ohne Beleg – diese Regel kennt jeder. Welche Inhalte müssen auf einem Beleg mindestens vermerkt sein, damit die GoBD-Konformität während der Buchung eingehalten wird? Antwort: n

Eindeutige Belegnummer

n Belegaussteller/Belegempfänger

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n

Betrag/Mengen- oder Wertangaben für Buchungswert

n

Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung

n

Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls

n

Belegdatum, evtl. zusätzliche Erfassung der Belegzeit bei umfangreichem Beleganfall n Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden (z.B. Kassierer)

Frage: Wie kontiere ich digitale Belege GoBD-konform? Antwort: Elektronische Belege müssen mit einem zusätzlichen Datensatz ausgestattet sein, der alle Angaben zur Kontierung durch eine elektronische Verknüpfung enthält.

Frage: Wie indiziere ich die Belege korrekt? Antwort: Jeder Beleg muss einer Buchung zuzuordnen sein. Durch ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal, wie z.B. einen Index, Barcode oder Dokumenten-ID, wird die GoBD-Konformität sichergestellt. Bei mehreren Belegen ist es hilfreich, auf den Lieferschein zu verweisen. Nur der Beleg mit Datum und Kontoauszugsnummer bei vielen Belegen ist nicht ausreichend.

Frage: Gilt GoBD auch für Dokumente, die mit Hilfe von Software erstellt wurden? Antwort: Ja, GoBD gilt auch für Dokumente, die mit Hilfe von Software erstellt wurden. Sämtliche Dokumente und Belege, die mit Hilfe einer Software generiert wurden, unterliegen den GoBD-Richtlinien. Dazu gehören auch Dokumente aus der Software für Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchführung, Warenwirtschaftssystemen, Kassensystemen, elektronischen Waagen, Materialwirtschaft, Archivsystemen oder aus Dokument-Management-Systemen.

Frage: Welche Dokumente und Belege sind aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtig? Antwort: Sämtliche Aufzeichnungen, Bücher, Unterlagen und Belege, die Geschäftsvorfälle dokumentieren und im Fall der Besteuerung relevant sind, sind aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtig. Dazu gehören Rechnungen, Aufzeichnungen von Wareneingängen und -ausgängen, Berechnungen der Bewertungen von Wirtschaftsgütern oder Berechnungen von Rückstellungen, oder auch Geschäftskorrespondenzen. Alle Dokumente müssen in dem System, in dem sie erstellt wurden, vorgehalten werden. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und wie lange: https://www.lexware.de/download/aufbewahrungspflichten-betriebspruefung

Frage: Wie scanne ich Papierbelege GoBD-konform? Antwort: Vor dem Scannen legen Sie eine Organisationsanweisung fest. Diese regelt, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, welche Papierdokumente gescannt werden und was die Qualitätskontrolle der gescannten Dokumente beinhaltet. Bei dem Scanvorgang muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Wichtig ist die vollständige Farbwiedergabe, so dass Hinweise auch auf dem Scan erkennbar sind. Durch den Scan wird das Papierdokument zu einem E-Dokument mit den möglichen Dateiformaten PDF oder als Bildformat.

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Frage: Wie bewahre ich elektronische Belege GoBD-konform auf? Antwort: Einmal eingescannt und archiviert dürfen elektronische Belege nicht mehr verändert werden. Die Originalpapierdokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn keine sonstige Aufbewahrungspflicht z.B. nach GoBD besteht.

Frage: Welche Aufzeichnungen sind für die Besteuerung von Bedeutung und müssen aufbewahrt werden? Antwort: Die Aufbewahrungspflicht für Belege und Dokumente gilt für alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sein können.

Frage: Was muss ich bei der Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen beachten? Antwort: Alle elektronischen Belege oder Dokumente, unabhängig ob selber erstellt oder von einem Lieferanten oder Dienstleister zugestellt, müssen in unveränderter Form aufbewahrt werden, inklusive eines Zeitstempels, der in den Metadaten des Dokuments gespeichert wird. Die archivierten Daten dürfen weder verändert, noch vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Im Rahmen einer Betriebsprüfung greift der Betriebsprüfer auf diese archivierten Daten zurück. Bei fehlerhafter Archivierung verzögert sich die Betriebsprüfung.

Frage: Was bedeutet zeitgerechte Belegverwaltung und -sicherung nach GoBD? Antwort: Belege müssen innerhalb von 10 Tagen nach dem Geschäftsvorfall erfasst werden. Erfasst bedeutet: n

Identifikation der Belege

n

Sichtung der Belege

n Belegsicherung n

Archivierung der Belege

Waren- und Kostenrechnungen müssen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Bargeldzahlungen müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine chronologische Erfassung ist dabei unbedingt erforderlich.

Frage: Ist eine Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten im Windows Dateiexplorer zulässig? Antwort: Nein, eine Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten im Windows Dateiexplorer ist nicht zulässig. Da Sie bei einer Betriebsprüfung nachweisen müssen, dass Sie sämtliche Dateien wie Belege und Dokumente gemäß den GoBD-Richtlinien archiviert haben, reicht der Dateiexplorer nicht aus. Um dem Finanzamt plausibel nachweisen zu können, dass Sie alle Dateien GoBD-konform archiviert haben, empfiehlt es sich, einen revisionssicheren Archivierungsservice für alle im Unternehmen abgelegten Dokumente einzuführen.

Frage: Kontierung von Belegen – wie setze ich das nach den GoBD-Regeln um? Antwort: Um Belege richtig gemäß den GoBD-Richtlinien zu kontieren, müssen die folgenden Informationen auf dem Beleg vermerkt sein: n

Eindeutige Belegnummer 5

n Buchungsbetrag n

Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung

n

Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (geht meist aus dem Beleg hervor)

n

Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich

n Buchungsdatum n

Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich

n

Autorisierung, soweit vorhanden

n

Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer)

n Umsatzsteuersatz n

Steuerschlüssel, soweit vorhanden

n Umsatzsteuerbetrag n Umsatzsteuerkonto n

Ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer

n Konto

und Gegenkonto

n

Buchungsschlüssel, soweit vorhanden

n

Soll- und Haben-Betrag

n

Eindeutige Identifikationsnummer der Buchung

Für Papierbelege gilt: Die Kontierung kann auf dem Beleg vorgenommen werden Für elektronische Belege gilt: Die Kontierung wird in einer mit dem Beleg verknüpften Datei vermerkt. Die erforderlichen Angaben für die Belegfunktion sind: Angaben zur Kontierung, Angabe zum Ordnungskriterium und Buchungsdatum.

Frage: Wie kann ich Aufzeichnungen im Hauptbuch zusammenfassen/verdichten? Antwort: Die Zusammenfassung ist GoBD-konform, wenn die Nachvollziehbarkeit der Einzelpositionen durch eine Aufgliederung im Grundbuch stattfindet.

Frage: Welche Dateiformate sind für die Archivierung geeignet? Antwort: Word und Excel-Dokumente können Sie in PDF-Formate konvertieren. Sichern Sie dabei ebenfalls das Datum der Umwandlung. Durch die Konvertierung in das PDF-Format dokumentieren Sie, dass Sie das Dokument nicht mehr verändert haben.

Frage: Korrekte Aufbewahrung von E-Mails nach GoBD? Antwort: Bekommen Sie eine elektronische Rechnung per Mail zugestellt und sind alle steuerrelevanten Informationen im Anhang enthalten, müssen Sie nur die angehängte Rechnung archivieren. Die eigentliche E-Mail muss nicht aufbewahrt werden. Sind steuerrelevante Informationen in der E-Mail enthalten, muss diese ebenfalls aufbewahrt werden.

Frage: Was bedeutet die Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen bei GoBD-konformem Arbeiten? Antwort: Alle Geschäftsvorfälle sind nach tatsächlichen Vorfällen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden, der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren. Auf keinen Fall dürfen Geschäftsvorfälle nicht dokumentiert werden. 6

3. Austausch zwischen Unternehmer und Steuerberater Frage: Ist der Austausch von Daten und Belegen mit dem Steuerberater im monatlichen, vierteljährlichen, jährlichen Rhythmus weiterhin möglich? Antwort: Ja, der Austausch von Daten und Belegen mit dem Steuerberater im monatlichen, vierteljährlichen, jährlichen Rhythmus ist weiterhin möglich, wenn die Verbuchung im Journal der Finanzbuchhaltung bis zum Ablauf des folgenden Monats vorgenommen wird und wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits in einem Vor- oder Nebensystem GoBD-konform erfasst worden sind. Praxisbeispiel: Der Steuerpflichtige erfasst laufend (= innerhalb von zehn Tagen) die Belege des jeweiligen Monats. Am Monatsende übergibt er die Belege und das Erfassungsjournal an den Steuerberater. Dieser führt die Kontierungen, Verbuchungen und Steueranmeldungen durch.

Frage: Was müssen Sie als Unternehmer bei der Bearbeitung Ihrer Belege beachten? Antwort: Verwalten Sie Ihre Belege GoBD-konform innerhalb der 10-Tage-Erfassungs-Frist, können Sie den bisherigen Austausch mit Ihrem Steuerberater beibehalten. Sie müssen mit Ihrem Steuerberater individuell abstimmen, wie Sie die Erfassung vornehmen (Liste, elektronisches Erfassungsjournal).

Frage: Ist die periodische Erfassung von Geschäftsvorfällen für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater weiterhin möglich? Antwort: Eine periodische Erfassung von Geschäftsvorfällen ist GoBD-konform, wenn alle unbaren Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst und bis zum Ablauf des folgenden Monats verbucht werden. Dabei muss sichergestellt werden, dass keine Belege und Dokumente verloren gehen oder doppelt erfasst bzw. gebucht werden, beispielsweise durch den Einsatz von Software-Lösungen.

Autor: Lexware Redaktion Quelle: www.lexware.de/wissen-tipps

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