THE GREATER GOOD

Nasz Kodeks postępowania OUR CODE OF CONDUCT

I

Lorem ipsum

For more information, go to www.compliance.mmc.com

Wiadomość

od Dyrektora Generalnego

Niniejsza publikacja została wydrukowana na papierze z certyfikatem FSC®, pochodzącym w 100% z surowców wtórnych, z użyciem energii generowanej przez turbiny wiatrowe. Wydrukowano w USA

Szanowni Koledzy, Prawdziwym przywilejem jest przedstawienie drugiego wydania Kodeksu zachowania spółek Marsh & McLennan pt. The Greater Good. The Greater Good wprowadzony w 2011 roku stał się elementem podstawowej filozofii firmy. Zapewnia wytyczne w sprawach prawnych, etycznych i ryzyka, jakie napotykamy w naszej pracy oraz pomaga nam zastanowić się nad tym jak podejmowane przez nas działania wpływają na szersze interesy naszych współpracowników, klientów, udziałowców i wspólnotę, szczególnie wtedy, gdy prawidłowy sposób działania może nie być jasny. W miarę jak Spółka kontynuuje swoją drogę ku zostaniu jedną z najbardziej elitarnych firm na świeie - obsługując nowe rynki, wprowadzając innowacyjne produkty i usługi, przekształcając strategie rozwoju - mogą wystąpić nowe ryzyka i możliwości. Proszę Was o niesienie The Greater Good przez całą tę podróż, aby kodeks ten pomagał Wam dokonywać dobrych wyborów. Pamiętaj, że nie jesteś sam. Poproś kierownika lub przełożonego o poradę, jeżeli wahasz się co do danej decyzji. Rozmawiaj, jeżeli masz wątpliwości co do pewnej transakcji. Zapoznaj się z naszymi zasobami, włącznie ze specjalistami ds. zgodności, spraw prawnych, czy zasobów ludzkich oraz Linią Etyki i Zgodnoście. Zapewniam, że Spółka nie będzie tolerować mszczenia się za zgłoszenie obaw w dobrej wierze. The Greater Good przedstawia normy nie podlegające negocjacji, a dotyczące zachowania, jakie nas wszystkich dotyczy i - co ważniejsze - zawiera powiązanie tych zasad z sytuacjami życia codziennego i wyzwaniami, które mogą stanąć przed nami w pracy. Zachęcam do przeczytania naszego Kodeksu zachowania oraz do częstego powracania do niego. Jest to silne narzędzie sukcesu Firmy i naszego własnego. Oczekuję na współpracę z Wami w trakcie rozwoju zasad The Greater Good w nadchodzących latach.

Dan Glaser Prezes i dyrektor generalny Marsh & McLennan Companies

III

Nasza misja Firma Marsh & McLennan Companies świadczy usługi specjalistyczne i pomaga klientom chronić i zwiększać ich wartość poprzez oferowanie porad i rozwiązań z zakresu ryzyka, strategii i kadr.

Nasza wizja Będziemy powszechnie uznawani za jedną z najbardziej elitarnych firm na świecie – wiodącego dostawcę specjalistycznych usług. Będziemy zapewniać naszym klientom najcenniejsze koncepcje, usługi i rozwiązania. Będziemy zapewniać naszym pracownikom możliwości rozwoju, wnoszenia własnego wkładu i wzrostu zawodowego. Osiągniemy trwały wzrost dochodów. Osiągniemy znaczny i trwały wzrost wartości dla akcjonariuszy.

IV

Nasze wartości KLIENCI

Będziemy zapewniać wyjątkową wartość klientom w skali globalnej, spełniając lub wykraczając poza ich wymagania oraz wprowadzając innowacje w celu zaspokajania nowych potrzeb klientów w sposób, który przez cały czas będzie uwzględniać wartość firmy dla akcjonariuszy.

UCZCIWOŚĆ

Będziemy prowadzić działalność zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi i zawodowymi oraz nie będziemy tolerować zachowań, które odbiegają od tych standardów. Będziemy postępować uczciwie, rzetelnie, odważnie i ze wzajemnym szacunkiem.

PRACOWNICY

Będziemy dbać o to, by firma Marsh & McLennan Companies była wspaniałym miejscem pracy dla wybitnych ludzi, traktując wszystkich naszych pracowników jako cennych partnerów, w duchu współpracy, zaangażowania i promowania różnorodności. Będziemy zapewniać pracownikom samodzielność, rozliczać ich z wyników i nagradzać na podstawie efektów i jakości pracy indywidualnie, w zespołach i w ramach całej Firmy.

REALIZACJA

Będziemy koncentrować wysiłki i stale dbać o spełnianie zobowiązań wobec klientów, akcjonariuszy i pracowników. Będziemy zapewniać spójność celów, dyscyplinę kosztową oraz odpowiedzialność za wyniki.

V

Spis treści

Budowanie zaufania poprzez właściwe postępowanie 4 Postępujemy uczciwie 8 Kadra kierownicza ma dodatkowe obowiązki

Budowanie zaufania wśród pracowników 12 Okazywanie szacunku innym osobom. 12 Traktujemy innych w taki sposób, w jaki sami chcielibyśmy być traktowani 15 Zapewniamy bezpieczne i zdrowe warunki w miejscu pracy 16 Szanujemy prywatność i dane osobowe

Budowanie zaufania w relacjach z Klientami

Budowanie zaufania w Firmie 34 Znajomość kontrahentów 34 Przestrzegamy przepisów dotyczących handlu międzynarodowego

Budowanie zaufania wśród lokalnych społeczności

37 Dążymy do zapobiegania praniu brudnych pieniędzy i przestępstwom finansowym 38 Budujemy silne więzi z naszymi dostawcami 40 Rozwiązywanie konfliktów interesów w sposób uczciwy

40 Rozstrzygamy konflikty interesów firmy w sposób 20 Rzetelne traktowanie uczciwy i rzetelny klientów 20 Postępujemy uczciwie i 43 Dbamy o przejrzystość w profesjonalnie przypadku potencjalnych 23 Chronimy informacje klientów osobistych konfliktów interesów 24 Przestrzegamy szczególnych wymogów klientów państwowych

51 Prowadzimy dokładną dokumentację handlową i rzetelną kontrolę wewnętrzną 52 Komunikujemy się z inwestorami i społeczeństwem w sposób uczciwy i profesjonalny

56 Dobra postawa obywatelska 56 Dbamy o społeczności lokalne 58 Dbamy o środowisko naturalne 61 Zachowujemy się odpowiedzialnie w kwestiach politycznych 62

Indeks

44 Stosujemy właściwy osąd przy oferowaniu i przyjmowaniu prezentów i rozrywki

27 Konkurowanie w sposób etyczny. 47 27 Przestrzegamy przepisów dotyczących konkurencji 28 Nie dajemy łapówek. 31 Pomagając przy doborze dostawców, stawiamy interesy 48 klientów na pierwszym miejscu 48

Nie kupujemy ani nie sprzedajemy papierów wartościowych w oparciu o informacje niejawne ani nie ujawniamy takich informacji Ochrona majątku i informacji Firmy Korzystamy z majątku Firmy z rozwagą

Ilustracje znajdujące się w Kodeksie pochodzą z filmu „Twarze firmy Marsh & McLennan Companies” („Faces of Marsh & McLennan Companies”).

Budowanie zaufania

przez właściwe postępowanie

2BBuilding uilding Budowanie trustwith by zaufania doing Communities the wśród rightpracowników thing 2 vv 2 ipsum 2 trust

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania przez właściwe postępowanie

3

Postępujemy uczciwie. Każdy z nas musi wziąć na siebie indywidualną odpowiedzialność za uczciwe postępowanie w każdej sytuacji, nawet jeśli oznacza to podejmowanie trudnych decyzji. Jest to fundamentalna zasada działania na rzecz większego dobra.

O CO MUSISZ DBAĆ • Przestrzeganie wszystkich aktów prawnych i przepisów dotyczących wykonywanej pracy. • Zrozumienie i przestrzeganie litery i ducha niniejszego Kodeksu i zasad Firmy. • Odbycie wszystkich wymaganych szkoleń w celu zrozumienia zakresu swoich obowiązków. • Uczciwe postępowanie we wszystkich działaniach służbowych. • Reagowanie w razie wątpliwości dotyczących postępowania związanego z pracą, które może

stanowić naruszenie prawa, niniejszego Kodeksu lub zasad Firmy. Zgłaszanie wątpliwości do swoich przełożonych na każdym szczeblu lub do działu ds. zgodności z przepisami (Compliance), działu prawnego lub działu kadr bądź poprzez linię ds. zgodności z przepisami, Marsh & McLennan Companies Ethics & Compliance Line. • Współpraca podczas wewnętrznych i zewnętrznych audytów oraz przy dochodzeniach poprzez

przedstawianie kompletnych, zgodnych z prawdą informacji oraz poprzez zachowywanie wszystkich materiałów, które mogą okazać się istotne.

PRZY PODEJMOWANIU DECYZJI SŁUŻBOWYCH ZADAJ SOBIE PYTANIE • Czy jest to zgodne z prawem? • Czy jest to zgodne z niniejszym Kodeksem i zasadami Firmy? • Czy opiera się to na gruntownym zrozumieniu ryzyka, jakie niesie ze sobą dana decyzja? • Czy pozwoli podtrzymać zaufanie klientów, akcjonariuszy, organów nadzoru i pracowników? • Czy Firma zachowałaby dobrą reputację, gdyby informacja o tym ukazała się w telewizji, prasie lub

w internecie? Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie”, zrezygnuj z tego działania i zgłoś problem.

4

Budowanie zaufania przez właściwe postępowanie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

ZGŁASZANIE PROBLEMÓW Zarówno Ty jak i Twoi współpracownicy z pewnością będziecie stawać przed trudnymi wyborami, a każdy od czasu do czasu popełnia błędy. Firmie Marsh & McLennan Companies zależy na starannym wybieraniu sposobu postępowania i szybkim naprawianiu ewentualnych błędów. Nie wahaj się zgłaszać wątpliwości albo prosić o wskazówki. Szybkie działanie umożliwi nam wszystkim utrzymanie i budowanie zaufania. Oprócz zgłaszania wątpliwości lub szukania porady w dziale ds. zgodności z przepisami, dziale prawnym lub dziale kadr możesz skorzystać z linii ds. etyki i zgodności z przepisami, Marsh & McLennan Companies Ethics & Compliance Line. Linia ta umożliwia zgłoszanie wątpliwości i zwracanie się o poradę online lub przez telefon. Jeżeli chcesz, możesz zachować anonimowość (z wyjątkiem nielicznych krajów, w których prawo nie zezwala na anonimowe rozmowy telefoniczne). Szczegółowe informacje znajdują się na stronach www.compliance.mmc.com i www.EthicsComplianceLine.com.

ZAKAZ ODWETU Nie będziemy tolerować działań odwetowych wobec pracowników, którzy w dobrej wierze zgłaszają wątpliwości dotyczące naruszenia prawa, niniejszego Kodeksu lub zasad Firmy. Przykładem odwetu może być zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia, niekorzystna zmiana zakresu obowiązków, upokarzanie albo istotne zmiany w warunkach zatrudnienia pracownika. Pracownik zgłaszający zarzuty, o których wie, że są niezgodne z prawdą, narusza niniejszy Kodeks i podlega postępowaniu dyscyplinarnemu zgodnie z lokalnym prawem i procedurami wewnętrznymi. Zgłoszenie wątpliwości nie zwalnia pracownika z odpowiedzialności za niewłaściwe postępowanie.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania przez właściwe postępowanie

5

Mój przełożony ostatnio poinformował mnie, że coś, co robię, jest niezgodne z Kodeksem. Nie wiedziałem, że robię coś złego. Czy mogę być pociągnięty do odpowiedzialności, mimo że nie byłem świadomy tej zasady?

Mam problem: Uważam, że mój kolega robi coś, co narusza Kodeks, ale nie chcę o tym mówić mojemu przełożonemu, ponieważ ten kolega i przełożony przyjaźnią się. Obawiam się też, że moi koledzy uznają mnie za „kapusia”. Co mam zrobić?

Do Twoich obowiązków należy przeczytanie, zrozumienie i przestrzeganie Kodeksu oraz wszystkich zasad obowiązujących w Firmie. Jeżeli natrafisz w Kodeksie lub zasadach na coś, co wydaje się niejasne lub trudne do zrealizowania, musisz zwrócić się o wskazówki do swojego przełożonego lub do działu ds. zgodności z przepisami (Compliance), działu prawnego lub działu kadr. Uczciwość, z której jesteśmy znani, jest naszym najcenniejszym dobrem. Aby chronić to dobro, należy przestrzegać reguł zawartych w Kodeksie i innych zasad.

Jeżeli wiesz o naruszeniu Kodeksu, masz obowiązek zareagować. Nasi akcjonariusze oczekują – i mają prawo oczekiwać – że będziemy prowadzić firmę w sposób etyczny. Są jednak sytuacje, w których lepiej jest zgłosić wątpliwości do kogoś innego niż bezpośredni przełożony. Dlatego też istnieje wiele dostępnych kanałów komunikacji. Możesz odbyć poufną rozmowę w dziale ds. zgodności z przepisami, dziale prawnym lub dziale kadr. Możesz też zadzwonić pod numer gwarantujący poufność (lub wysłać poufną wiadomość e-mail) na linię ds. etyki i zgodności z przepisami Ethics & Compliance Line. Informacje na temat korzystania z tej linii znajdują się na stronach www.compliance.mmc.com i www.EthicsComplianceLine.com. Jeśli chcesz, możesz zachować anonimowość, dzwoniąc na tę linię lub wysyłając wiadomość (nie dotyczy to tych nielicznych krajów, w których anonimowe przekazywanie informacji jest niedozwolone na mocy prawa). Pamiętaj: Firma nie będzie tolerować odwetu w żadnej postaci na osobach, które działają w dobrej wierze.

6

Budowanie zaufania wśród pracowników

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

ODPOWIEDZIALNOŚĆ Niniejszy Kodeks odnosi się do wszystkich dyrektorów, członków zarządu, pracowników i pracowników tymczasowych Firmy i jej jednostek zależnych na całym świecie. Od naszych agentów, podwykonawców i dostawców również oczekujemy utrzymania wysokich standardów uczciwości; nie wolno nam też wykorzystywać innych podmiotów, by postępowały niezgodnie z Kodeksem. Pracownicy, którzy naruszają prawo, niniejszy Kodeks lub zasady Firmy podlegają postępowaniu dyscyplinarnemu zgodnie z lokalnymi przepisami i wewnętrznymi procedurami. Firma Marsh & McLennan Companies uchyli stosowanie zasad niniejszego Kodeksu tylko wtedy, gdy uzna, że jest to uzasadnione okolicznościami. Uchylenie to nastąpi tylko w nielicznych sytuacjach. W odniesieniu do dyrektorów i przedstawicieli wyższej kadry kierowniczej Firmy uchylenie postanowień tego Kodeksu może zatwierdzić jedynie Komisja Rewizyjna Rady Dyrektorów firmy Marsh & McLennan Companies. Uchylenie musi zostać należycie ujawnione zgodnie z wymogami obowiązującego prawa lub przepisów.

W RAZIE KOLIZJI PRZEPISÓW PRAWNYCH Ponieważ działamy w wielu krajach, przepisy prawne mogą czasami kolidować ze sobą, z niniejszym Kodeksem lub zasadami Firmy. Jeżeli powstanie taka kolizja, przed podjęciem decyzji dotyczącej sposobu postępowania należy porozumieć się z działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym.

„UWAGA NA” Z pewnością będziemy napotykać w pracy trudne sytuacje. W przeważającej części niniejszego Kodeksu wymienione są pokusy, formy nacisku bądź „sygnały alarmowe”, oznaczone nagłówkiem „Uwaga na”. Kwestie wymienione w częściach „Uwaga na” powinny zwrócić uwagę na potencjalne problemy przy podejmowaniu decyzji i zasygnalizować konieczność zareagowania lub zwrócenia się o radę. Na przykład należy uważać na: • Pokusy zaniedbywania zasad uczciwości na rzecz przychodów; • Naciski na zrobienie czegoś przed zapoznaniem się z ryzykiem z tym związanym bądź z

wymogami prawa, niniejszego Kodeksu lub zasad Firmy; • Wymówki usprawiedliwiające nieprzestrzeganie zasad uczciwości, takie jak stwierdzenie,

że „konkurencja też tak robi” albo • Założenia, że „ktoś inny” zajmie się problemem lub że kierownictwo już o tym wie.

Kiedy natrafisz na sygnał alarmowy, zareaguj: porozmawiaj ze swoim przełożonym, przedstawicielem działu ds. zgodności z przepisami lub działu prawnego.

„WIĘCEJ INFORMACJI” Materiały i zasady wymienione pod nagłówkiem „Więcej informacji” pracownicy mogą znaleźć w witrynie internetowej The Greater Good.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania przez właściwe postępowanie

7

Kadra kierownicza ma dodatkowe obowiązki. Jeżeli podlegają Ci inni pracownicy, musisz dawać im przykład. Działaj zgodnie z najwyższymi standardami postępowania i jasno komunikuj te standardy wszystkim swoim podwładnym. Stwarzaj atmosferę zachęcającą do otwartego i uczciwego porozumiewania się. Podejmuj zdecydowane kroki w celu przeanalizowania ryzyka nieodłącznie związanego z pracą Twoich współpracowników i w razie potrzeby udzielaj im wskazówek.

O CO MUSISZ DBAĆ • Przekazywanie litery i ducha niniejszego Kodeksu podwładnym i innym pracownikom. Dbanie, by

podległe Ci osoby zostały przeszkolone w zakresie zasad i procedur Firmy. • Aktywny udział w zapewnieniu odpowiedniej jakości pracy swoich podwładnych oraz rzetelności i

uczciwości w ich kontaktach z klientami, pracownikami i innymi partnerami biznesowymi. • Przestrzeganie Kodeksu i zasad Firmy stosowane jako jedno z kryteriów przy ocenie podwładnych i

rekomendowaniu wynagrodzenia dla nich. • Zapewnienie podwładnych, że Twoje drzwi są zawsze dla nich otwarte, gdyby chcieli zgłosić błąd lub

konflikt interesów, wyrazić wątpliwości lub omówić trudne wybory. Jednocześnie zapewnij ich, że mogą zgłaszać wątpliwości również przez inne kanały. • Szybkie i skuteczne reagowanie na problemy zgłaszane przez pracowników. • Podejmowanie niezwłocznego działania naprawczego w razie wykrycia błędu lub niewłaściwego

postępowania. • Powiadamianie działu ds. zgodności z przepisami lub dzału prawnego, gdy zetkniesz się z potencjal-

nym naruszeniem prawa, niniejszego Kodeksu lub zasad Firmy. • W razie wystąpienia błędów lub konfliktu interesów, poinformowanie w odpowiedni sposób klientów

lub innych kontrahentów po skonsultowaniu się z przełożonym bądź z działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym.

8

Budowanie zaufania przez właściwe postępowanie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Moja przełożona mówi, że powinniśmy zawsze zgłaszać wątpliwości bezpośrednio do niej i zasugerowała, że będzie „robić problemy” każdemu, kto przekaże informacje z pominięciem jej osoby. Czy to jest w porządku?

Jestem przełożonym. Jeżeli zaobserwuję nieprawidłowe postępowanie w obszarze, za który nie odpowiadam, czy mam zgłosić tę sprawę?

Nie. Przełożona narusza zasady Firmy, jeżeli próbuje uniemożliwić korzystanie z innych kanałów przekazywania informacji. Wprawdzie często najlepiej jest najpierw zgłosić sprawę do swojego przełożonego, ale czasami nie można tego zrobić, albo wydaje się to niewłaściwe. Możesz bez problemu poinformować o swoich wątpliwościach innego kierownika, dział ds. zgodności z przepisami, dział prawny lub dział kadr, albo skorzystać z linii ds. etyki i zgodności z przepisami Ethics & Compliance Line. Jeżeli Twoja przełożona zastosuje kroki dyscyplinarne, przydzieli Cię do gorszej pracy albo potraktuje inaczej niż pozostałych tylko dlatego, że skorzystałeś z innego kanału przekazywania informacji, może to stanowić naruszenie naszych zasad zabraniających odwetu i takie zachowanie należy natychmiast zgłosić.

Tak. Przełożeni, podobnie jak wszyscy pracownicy Firmy, muszą reagować, jeśli mają obawy o postępowanie związane z pracą, które może stanowić naruszenie prawa, Kodeksu lub zasad Firmy. Wszyscy pracownicy, łącznie z kadrą zarządzającą, mogą zgłaszać wątpliwości do swoich przełożonych na każdym szczeblu, a także do działu ds. zgodności z przepisami, działu prawnego lub działu kadr bądź poprzez linię ds. etyki i zgodności z przepisami Ethics & Compliance Line.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania wśród pracowników

9

Budowanie zaufania wśród

pracowników

10 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania wśród pracowników 11

Okazywanie szacunku innym osobom Traktujemy innych w taki sposób, w jaki sami chcielibyśmy być traktowani Firma Marsh & McLennan Companies dba o zapewnienie środowiska pracy promującego różnorodność, zapewnienie równych szans, respektowanie godności wszystkich pracowników i kontrahentów niezależnie od ich pochodzenia i cech osobowych. Wyjątkowy wkład każdego pracownika ma zasadnicze znaczenie dla ogólnego powodzenia Firmy.

O CO MUSISZ DBAĆ • Traktowanie innych z szacun-

kiem i w sposób profesjonalny. • Dbanie o różnorodność przy

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Komentarze, żarty lub mate-

riały, w tym wiadomości e-mail, które mogą być dla innych obraźliwe.

• Różnorodność w firmie Marsh &

McLennan Companies

zatrudnianiu nowych pracowników i podejmowaniu innych decyzji kadrowych. • Zakaz dyskryminowania i

szykanowania pracowników z powodu ich rasy, koloru skóry, religii, narodowości, wieku, stopnia sprawności, służby wojskowej, stanu cywilnego, orientacji seksualnej i innych cech chronionych na mocy prawa lub zasad Firmy. • Molestowanie seksualne pra-

cowników jest niedozwolone. Molestowanie seksualne obejmuje niestosowne aluzje, uwagi lub zachowania o podtekście seksualnym. • Nie wolno słownie poniżać,

grozić, naśmiewać się, zastraszać ani tyranizować pracowników.

12 Budowanie zaufania wśród pracowników

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Jeden z moich współpracowników wysyła emaile z seksistowskimi dowcipami i komentarze ośmieszające określone narodowości. Czuję się niezręcznie, otrzymując je, ale nikt przeciwko nim nie protestuje. Co mam zrobić?

Podczas wyjazdu służbowego kolega wielokrotnie namawiał mnie na wyjście na drinka i kilka razy skomentował mój wygląd w sposób, który wprawił mnie w zakłopotanie. Czy jest to molestowanie, chociaż nie byliśmy w biurze, kiedy to się działo?

Należy natychmiast poinformować o tym przełożonego lub dział kadr, ponieważ wysyłanie takich dowcipów może naruszać zasady Firmy dotyczące korzystania z poczty elektronicznej oraz nasze standardy dotyczące zakazu molestowania i dyskryminacji. Jeżeli nic nie zrobisz, może to oznaczać godzenie się na dyskryminację albo tolerowanie poglądów, które mogą poważnie naruszyć dobrą atmosferę w zespole, na której nam wszystkim zależy.

Tego rodzaju zachowanie jest niedopuszczalne w sytuacjach służbowych, również podczas podróży służbowej. Należy zgłosić problem do działu kadr lub przełożonemu. Jeżeli czujesz się niezręcznie, możesz powiedzieć koledze, że uważasz jego postępowanie za niewłaściwe i niepożądane.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 13

Sądzę, że pracownik pracujący niedaleko ode mnie przychodzi do pracy pijany. Co mam zrobić?

Widziałam jak w innym wydziale kłóciło się dwóch pracowników i jeden groził drugiemu użyciem siły. Mój kolega z tamtego wydziału mówi, że w tej jednostce tak się załatwia sprawy. Niezręcznie jest mi protestować, ale emocje wydawały mi się dość wiarygodne. Czy mam to zgłosić jako zagrożenie?

Może to zagrażać bezpieczeństwu; jest to też problem związany z naszą reputacją i wynikami. Najlepszym rozwiązaniem dla wszystkich, włącznie z tym współpracownikiem, jest zgłoszenie sprawy przełożonemu lub w dziale kadr.

Natychmiast zgłoś tę sytuację swojemu przełożonemu lub w dziale kadr. Gdy chodzi o bezpieczeństwo, lepiej dmuchać na zimne.

14 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Zapewniamy bezpieczne i zdrowe warunki w miejscu pracy. Firma Marsh & McLennan Companies dba o zapewnienie bezpiecznych i zdrowych warunków pracy pracownikom i osobom odwiedzającym nasze placówki. Każdy z nas odpowiada za postępowanie w sposób, który chroni nas samych i innych.

O CO MUSISZ DBAĆ • Przestrzeganie zasad bezpie-

czeństwa, ochrony i higieny oraz odpowiednich praktyk dotyczących naszej pracy. • W miejscu pracy i podczas

pełnienia obowiązków służbowych nie można nikogo dotykać w sposób agresywny lub niepożądany. • Nie wolno sprzedawać,

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Zapobieganie przemo-

• Niebezpieczne praktyki

lub warunki pracy, takie jak korzystanie z elektronicznych urządzeń przenośnych podczas prowadzenia samochodu.

cy w miejscu pracy • Dział ds. bezpieczeństwa

globalnego, Marsh & McLennan Companies Global Security

• Niedostateczne

egzekwowanie standardów bezpieczeństwa, np. procedur wejścia do placówki czy zasad dotyczących hasła.

posiadać ani używać narkotyków w miejscu pracy oraz podczas pełnienia obowiązków służbowych. • Nie można przychodzić do

pracy ani pełnić obowiązków służbowych, będąc pod wpływem środków odurzających, narkotyków lub alkoholu. • W przypadku wystąpienia

ryzyka związanego z bezpieczeństwem bądź wypadku lub obrażeń w miejscu pracy, należy niezwłocznie zająć się tą sprawą i zgłosić ją przedstawicielowi kierownictwa, działu kadr lub działu ds. bezpieczeństwa globalnego, Marsh & McLennan Companies Global Security. Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania wśród pracowników 15

Szanujemy prywatność i dane osobowe. Pracownicy mają zaufanie do siebie nawzajem. Chronimy poufne dane naszych pracowników. Należą do nich informacje, które zbieramy i przetwarzamy na potrzeby działu kadr, rekrutacji, wynagrodzeń i szkoleń pracowników, zarządzania indywidualnymi wynikami pracy, przyznawania świadczeń dodatkowych oraz zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy.

O CO MUSISZ DBAĆ • Zrozumienie i przestrzeganie

prawa oraz zasad Firmy dotyczących wykorzystywania, ochrony i przechowywania informacji o pracownikach.

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Nieumyślne narażenie

poufnych informacji o pracownikach na ujawnienie w miejscach publicznych, np. podczas rozmowy telefonicznej lub pracy z laptopem.

• Zasady: Dane osobowe • Zasady: Przechowywanie doku-

mentacji

• Posiadanie wiedzy, jakiego

rodzaju informacje podlegają wyższemu poziomowi ochrony na mocy prawa i zasad Firmy (takie jak informacje pozwalające zidentyfikować osoby, numery ubezpieczenia społecznego i numery kont bankowych) i ich właściwa ochrona (np. szyfrowanie i inne rodzaje ograniczonego dostępu). • Skonsultowanie się z działem

ds. zgodności z przepisami, działem kadr lub działem prawnym, jeżeli o informacje dotyczące pracownika zwraca się organ wymiaru sprawiedliwości lub nadzoru bądź inna osoba spoza Firmy. • Niezwłoczne zgłaszanie

przełożonemu utraty lub nieumyślnego ujawnienia danych pracowników.

16 Budowanie zaufania wśród pracowników

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Tak się składa, że moja najlepsza przyjaciółka pracuje w dziale płac Firmy i ma dostęp do informacji o pracownikach. Planuję przyjęcie i chcę wysłać zaproszenia do kilku współpracowników. Czy mogę ją poprosić o podanie ich adresów?

Lot K - Polish

Nie. Jest to naruszenie prywatności i może prowadzić do podjęcia kroków dyscyplinarnych wobec was obu. Należy sprawdzić adresy w internecie albo wprost zapytać tych współpracowników.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania wśród pracowników 17

Budowanie zaufania w relacjach z

klientami

18 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Jane Ball London, U.K. Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 19

Rzetelne traktowanie klientów Postępujemy uczciwie i profesjonalnie. Jesteśmy rzetelni wobec klientów. Pracujemy tak, aby rozumieć i spełniać potrzeby biznesowe klientów, zawsze zachowując wierność naszym standardom etycznym. Mówimy prawdę o naszych usługach, możliwościach i wynagrodzeniu. Nie składamy obietnic, których nie możemy dotrzymać. Podsumowując, traktujemy naszych klientów tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani.

O CO MUSISZ DBAĆ

interesów między klientami albo między klientem a Firmą.

• Rzetelne i uczciwe traktowanie

każdego klienta. • Dokumentowanie warunków

relacji z klientem i zleceń zgodnie z procedurami spółki operacyjnej. • Opracowanie i dostarczanie

produktów i usług zgodnie z procedurami spółki operacyjnej, w tym odpowiednie przeglądy mające na celu zapewnienie wysokiej jakości. • Niezwłoczne zgłaszanie

przełożonemu lub w dziale prawnym wszelkich wątpliwości dotyczących potencjalnych błędów, zaniedbań, niedotrzymanych terminów lub usterek.

• P rzestrzeganie wszystkich

wymogów licencyjnych i prawnych dotyczących danego stanowiska pracy. • Nigdy nie można spełniać

• Pokusy, by powiedzieć

klientowi to, co uważasz, że chciałby usłyszeć, a nie to, jak jest naprawdę. Jeżeli sytuacja jest niejasna, należy przedstawić klientowi rzetelny i prawdziwy obraz sytuacji jako podstawę do podjęcia decyzji.

• Wszelkie prośby klienta lub prośby klienta, która jest nieosoby trzeciej o podzielenie się etyczna lub niezgodna z praprzychodami, jeżeli naruszałowem. Jeżeli nie masz pewności, by to lokalne licencje, przepisy jak należy postąpić, skonsultuj lub regulacje. się ze swoim przełożonym, działem ds. zgodności z prze• Uwagi klientów, które można pisami lub działem prawnym. uznać za obraźliwe lub lekceważące w stosunku do innych.

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Wszelkie prośby pracownika

klienta o takie warunki, które są osobiście korzystne dla tego pracownika, a nie dla samego klienta.

• Zgłaszanie w dziale prawnym

faktycznych lub potencjalnych • Wszelkie prośby klienta o warunki, które nie są jednoznaczroszczeń prawnych, spraw nie zgodne z prawem lub które sądowych, błędów i zaniedbań, mogłyby zaszkodzić reputacji korzystając z formularza Firmy. „Zgłoszenie do radcy prawnego” spółki operacyjnej. • Naciski ze strony pracowników lub przełożonych, by iść na • Niezwłoczne zgłaszanie skróty, jeśli chodzi o standardy przełożonemu i pracownikowi jakości i realizacji. działu ds. zgodności z przepi-

• Zgłaszanie roszczeń oraz poten-

cjalnych błędów i zaniedbań • Zasady: Biznesowe konflikty

interesów • Zasady: Wydatki reprezentacyjne • Zasady: Odszkodowania z

ubezpieczenia i ujawnianie informacji • Standardy zawodowe spółki

operacyjnej

sami ewentualnych konfliktów 20 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Jeden z moich klientów prosi o to, by wykroczyć poza zakres prac ujętych w naszej umowie. Jest to bardzo ważny klient i chcę, żeby był zadowolony. Co mam zrobić?

Wszelkie istotne zmiany zakresu prac powinny być udokumentowane i zatwierdzone przez klienta. Oczywiście, jeżeli prośba dotyczy czegoś, co byłoby niezgodne z prawem lub niewłaściwe, nie można jej spełnić, nawet po to, żeby „klient był zadowolony”.

Mam mało czasu na przygotowanie raportu dla klienta. Raport obejmuje pewne zebrane przez nas informacje. Większość z nich przejrzałam i wydają się w porządku. Czy mogę więc założyć, że reszta informacji też jest prawidłowa, żeby zdążyć na uzgodniony termin?

Twoja reputacja i reputacja Firmy są związane ze wszystkim, co dostarczamy klientom. Jeżeli informujesz klienta, że przekazane mu informacje są prawidłowe, to musisz mieć pewność, że tak jest. W przeciwnym razie reputacja zarówno Twoja, jak i Firmy może zostać narażona na szwank.

Stwierdziłem, że popełniłem błąd, naliczając czas poświęcony na pracę dla klienta. Jest to drobny błąd w stosunku do zakresu całego projektu, a jeżeli o nim powiadomię, to będzie to źle wyglądało. Czy mogę wprowadzić odpowiednią korektę w następnym zestawieniu czasu do faktury?

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Należy zawiadomić dział finansowy i klienta oraz uzgodnić sposób skorygowania błędu. To jest właściwy tryb postępowania, zgodny z zasadami Firmy, który może w istocie sprzyjać budowaniu zaufania, Budowanie zaufania w relacjach z klientami 21 ponieważ okażemy się uczciwi.

Moja klientka poprosiła mnie o informacje o jednym ze swoich konkurentów, który również jest klientem naszej Firmy. Co mam jej powiedzieć?

Przechodziłem dzisiaj koło biurka koleżanki. Była na spotkaniu w sali konferencyjnej, tymczasem na jej biurku leżały otwarte bardzo poufne dokumenty dotyczące jednego z jej klientów. To już nie pierwsza taka sytuacja. Co mam zrobić?

Musisz uprzejmie, ale stanowczo stwierdzić, że nie możesz omawiać spraw żadnego klienta z innym klientem Firmy. Wystrzegaj się dyskutowania o rzeczach, które Twoim zdaniem są powszechnie znane. Postaw się w sytuacji tego innego klienta Firmy i zadaj sobie pytanie, czy sprzyjałoby to budowaniu wzajemnego zaufania, gdyby dowiedział się, że omawiasz jego sprawy z konkurencją.

Trzeba o tym porozmawiać z nią lub z jej przełożonym. Ochrona informacji poufnych jest obowiązkiem wszystkich pracowników.

22 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Chronimy informacje klientów. Klienci nam ufają. W trakcie zabiegania o zlecenie od klienta lub podczas realizacji usług zazwyczaj uzyskujemy poufne, zastrzeżone, niejawne informacje i/lub tajemnice handlowe, które są potrzebne, byśmy mogli zrealizować to, czego oczekuje od nas klient. W takiej sytuacji utrzymujemy i chronimy te informacje, tak żeby nie zostały ujawnione ani wykorzystane w niewłaściwy sposób.

O CO MUSISZ DBAĆ • Zrozumienie i przestrzeganie

• Udostępnianie danych o klien-

tach w ramach Firmy wyłącznie wtedy, gdy upewnisz się, że będą odpowiednio chronione.

prawa, zasad Firmy i umów z klientami dotyczących wykorzystywania, ochrony i • Ochrona zasobów informaprzechowywania informacji od cyjnych zgodnie z naszymi zalub na temat klientów. sadami dozwolonego korzystania z zasobów informacyjnych; • Posiadanie wiedzy, jakiego ochrona haseł i podróżowanie rodzaju informacje podlegają wyłącznie z laptopami z zaszywyższemu poziomowi ochrofrowanymi nośnikami pamięci ny na mocy prawa i zasad i urządzeniami przenośnymi, Firmy (takie jak informacje które są chronione hasłem. pozwalające zidentyfikować osoby, numery ubezpieczenia • Należy natychmiast zgłaszać społecznego i numery kont lokalnemu działowi pomocy bankowych) i ich właściwa informatycznej i działowi ochrona (np. szyfrowanie i ds. zgodności z przepisami inne rodzaje ograniczonego wszelkie przypadki związane dostępu). z faktyczną lub domniemaną utratą, kradzieżą lub nieupraw• Wykorzystanie i ujawnianie nionym ujawnieniem bądź informacji o klientach tylko w niewłaściwym wykorzystaniem uzasadnionych celach służinformacji o klientach. bowych zgodnych z zasadami Firmy dotyczącymi danych osobowych.

UWAGA NA • Prośby klientów o informacje na

temat innych klientów. • Nieumyślne narażenie infor-

macji o kliencie na ujawnienie w miejscu publicznym, np. podczas rozmowy telefonicznej lub pracy na laptopie.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Dane osobowe • Zasady: Dozwolone korzystanie

z zasobów informacyjnych • Zasady: Przechowywanie

dokumentacji

• Kontaktowanie się z działem

ds. zgodności z przepisami, jeżeli organ wymiaru sprawiedliwości lub nadzoru bądź inna osoba spoza Firmy zwraca się o informacje dotyczące klienta.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 23

Przestrzegamy szczególnych wymogów klientów państwowych. Firma dba o zgodność z wieloma szczególnymi wymogami prawnymi, regulacyjnymi i umownymi, które mają zastosowanie do prac dla instytucji państwowych na całym świecie. Wymogi te mogą dotyczyć przetargów, rachunkowości, fakturowania, podzlecania prac, zasad zatrudniania pracowników, realizacji kontraktów, obsługi klientów, wydatków reprezentacyjnych oraz innych kwestii. Firma może też mieć obowiązek z mocy prawa egzekwowania tych wymogów od wszelkich agentów i podwykonawców, których angażuje do tych prac. O CO MUSISZ DBAĆ • Ustalenie w każdym przypad-

ku, czy klient, z którym masz do czynienia, jest podmiotem państwowym.

• Zrozumienie i przestrzeganie

zasad Firmy i wytycznych w tej dziedzinie, w tym zasad dotyczących niewłaściwych płatności, pracy z instytucjami państwowymi oraz wydatków reprezentacyjnych.

• Przestrzeganie wszelkich praw,

przepisów, ustaleń umownych i innych zasad dotyczących stosunków między Firmą i każdym klientem państwowym, z którym pracujesz. • Zrozumienie zasad dotyczą-

UWAGA NA • Przedsiębiorstwa takie, jak

linie lotnicze, spółki naftowe, instytucje finansowe, operatorzy telekomunikacyjni i inne podmioty, które mogą należeć do państwa lub być przez nie kontrolowane w całości lub części, podlegające specjalnym regułom.

cych prezentów, rozrywki, podróży i zakwaterowania każdego klienta państwowego, z którym pracujesz, ponieważ mogą być zupełnie inne niż analogiczne zasady odnoszą• Prawa, przepisy i zasady ce się do pozostałych klientów. regulujące stosunki Firmy z klientami państwowymi, które • Jasne informowanie wszystnie zawsze są pod ręką. W kich pracowników, agentów, miarę możliwości należy prosić podwykonawców i innych konklienta państwowego o pointrahentów zaangażowanych w formowanie o wszelkich tego pracę o wszelkich specjalnych rodzaju wymogach. wymogach każdego klienta państwowego oraz ustanowienie procesów zapewniających, że będą przestrzegać tych zasad.

24 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

• Pokusy, żeby podjąć klienta

państwowego w sposób, który skąd inąd wydawałby się racjonalny – np. zapraszając na kolację biznesową – przed zapoznaniem się z zasadami klienta dotyczącymi udziału w różnych formach rozrywki. Niektórzy klienci państwowi mają zasady zabraniające im lub ograniczające korzystanie z rozrywki.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Niewłaściwe płatności • Zasady: Praca z instytucjami

państwowymi • Zasady: Wydatki reprezentacyjne

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Jestem na spotkaniu z klientami z instytucji państwowej i spotkanie to trwa dłużej niż zaplanowano. Klient nie zdąży na samolot powrotny. Następne loty są dopiero za wiele godzin. Czy mogę zamówić dla niego kolację, skoro nadal pracujemy w biurze Firmy?

Lot K - Polish

Zgodnie z Kodeksem, mając do czynienia z klientami państwowymi, musimy zdawać sobie sprawę ze wszelkich szczególnych zasad dotyczących świadczenia usług dla tych klientów. Należą do nich specjalne reguły, obowiązujące w organizacji klienta lub wymagane prawem, dotyczące oferowania posiłków bądź prezentów, rozrywki lub poczęstunków. Jeżeli znajdziesz się w takiej sytuacji, jak opisana powyżej i nie wiesz, jakie obowiązują zasady, zapytaj klienta wprost, czy poczęstowanie go posiłkiem jest dopuszczalne. W każdym razie, zastosuj własny osąd i jeżeli postanowisz zapewnić skromny posiłek, zgłoś to potem niezwłocznie do działu ds. zgodności z przepisami, zgodnie z naszymi zasadami dotyczącymi wydatków reprezentacyjnych (Gifts and Entertainment Policy).

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 25

Znajomy pracujący w konkurencyjnej firmie właśnie do mnie zadzwonił, pytając, czy nie wybiorę się z nim na drinka, żeby porozmawiać o tym, „jak możemy się nawzajem wspierać”. Czy mogę tam pójść, jeżeli wybiorę się tam tylko posłuchać propozycji?

Pracowałam wcześniej w konkurencyjnej firmie. Członkowie mojego zespołu prosili mnie, żebym im opowiedziała o strategii składania ofert stosowanej przez mojego poprzedniego pracodawcę. Czy to jest w porządku?

Przed wyrażeniem zgody na spotkanie należy porozmawiać z przedstawicielem działu prawnego, który może udzielić wskazówek dotyczących obszarów, których zgodnie z przepisami o konkurencji nie wolno poruszać podczas rozmowy. Wprawdzie konkurenci czasami współpracują w legalny sposób, ale należy zdawać sobie sprawę z tego, że konkurent może sprowadzić rozmowę na tematy, które są niedozwolone.

Jeżeli strategia składania ofert nie jest podana do publicznej wiadomości, ujawnienie poufnych informacji konkurencji może być niewłaściwe. Aby dowiedzieć się, jakie są granice między tym, o czym można i nie można rozmawiać, należy skontaktować się z działem ds. zgodności z przepisami, działem prawnym lub działem kadr.

26 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Konkurowanie w sposób etyczny Przestrzegamy przepisów dotyczących konkurencji. Firma Marsh & McLennan Companies konkuruje w sposób energiczny i uczciwy w ramach swojej działalności, oferując najwyższej klasy produkty i usługi – a nie poprzez niewłaściwe praktyki naruszające zasady konkurencji. Przestrzegamy wszystkich przepisów prawnych dotyczących konkurencji, reguł antymonopolowych i uzyskiwania informacji o konkurencji obowiązujących w krajach, w których prowadzimy działalność.

O CO MUSISZ DBAĆ • Zakaz postępowania w sposób

naruszający zasady konkurencji, a w szczególności: -Zmowy — kiedy spółki potajemnie porozumiewają się i uzgadniają sposób, w jaki będą konkurować. Może to obejmować uzgodnienia lub wymianę informacji na temat cen, warunków, płac bądź podziału klientów lub segmentów rynku. -Ustawiania przetargów — kiedy konkurenci manipulują ofertami przetargowymi, by ograniczyć uczciwą konkurencję. Może to obejmować porównywanie ofert, uzgadnianie, że nie będzie się uczestniczyło w przetargu albo świadome składanie niekonkurencyjnych ofert. -Transakcji wiązanych — gdy spółka mająca silną pozycję rynkową zmusza klientów do przyjęcia produktów lub usług, których nie chcą lub nie potrzebują. -Walki cenowej — gdy spółka o silnej pozycji na rynku sprzedaje produkty lub usługi poniżej ich faktycznego kosztu

w celu wyeliminowania konkuUWAGA NA rentów lub zaszkodzenia im, z zamiarem podniesienia cen po • Pokusy, by prowadzić z konkurentami nieoficjalne rozmowy wyeliminowaniu lub osłabieniu na temat informacji istotnych konkurentów. z punktu widzenia konkurencji. Tego rodzaju rozmowa może • Nie należy też: naruszać przepisy o konkurencji niezależnie od tego, czy -Prowadzić rozmów bądź ma charakter oficjalny, czy formalnych lub nieformalnych nieoficjalny. uzgodnień z konkurentami Spółki dotyczących kwestii • Wykorzystywanie lub rozistotnych z punktu widzenia powszechnianie niejawnych konkurencji, np. w takich informacji na temat konkurendziedzinach, jak pobierane wytów pochodzących od nowych nagrodzenie lub inne warunki pracowników lub kandydatów prowadzenia działalności. ubiegających się o pracę. -Ujawniać konkurentom informacji, które są istotne z punktu widzenia konkurencji. -Udostępniać konkurentom informacji niejawnych o klientach lub osobach trzecich. -Koordynować ofert ani zniechęcać do udziału w przetargach ogłaszanych przez klienta.

• Uczestniczenie w organizacji

handlowej, branżowej lub zawodowej, która staje się forum do formułowania niezgodnych z prawem porozumień lub niewłaściwej wymiany informacji istotnych z punktu widzenia konkurencji.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Konkurencja

-Uzyskiwać istotnych z punktu • Zasady: Biznesowe konflikty widzenia konkurencji informainteresów cji z użyciem niewłaściwych środków.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 27

Nie dajemy łapówek. Wywieranie niewłaściwego wpływu może przybierać różne formy. Pieniądze, prezenty, posiłki, podróże, rozrywka, pożyczki, darowizny na cele charytatywne lub polityczne bądź oferty pracy mogą być niewłaściwie wykorzystywane jako próby wywarcia wpływu na decyzje biznesowe lub działania administracji rządowej. Niezależnie od ich formy, nie stosujemy łapówek ani innych środków wywierania niewłaściwego wpływu na decyzje aktualnych i potencjalnych klientów bądź funkcjonariuszy państwowych. Nie oferujemy ani nie przekazujemy łapówek – ani bezpośrednio, ani przez osoby trzecie. Nie stosujemy przekupstwa nawet, jeśli jest to ogólnie przyjęta praktyka, gdy robią tak konkurenci ani z żadnych innych powodów. O CO MUSISZ DBAĆ

potencjalnego klienta bądź • Wymogi klienta dotyczące funkcjonariusza państwowego. zaangażowania określonych • Nie można przekazywać, ofeosób trzecich. rować ani obiecywać niczego • Nie wolno księgować transakcji wartościowego aktualnym ani pozwalać na jej zaksięgowa- • Prośby klienta o przysługi, ani potencjalnym klientom nie w sposób, który ukrywa jej takie jak przeprowadzenie bądź funkcjonariuszom rzeczywisty charakter, np. nie rozmowy o przyjęcie do pracy państwowym poza sytuacjami, można księgować kosztów z członkami rodziny klienta. kiedy jest to zgodne z prawem, rozrywki dla klienta jako „wynaracjonalne i bez jakichkolwiek grodzenia za konsultacje” albo • Rozrywka lub posiłki, które intencji, pozorów czy sugestii, mogą być uznane za wystawne „kosztów szkolenia”. że mogłoby wpłynąć na decylub niewłaściwe. zje ekonomiczne lub działania UWAGA NA administracyjne.

WIĘCEJ INFORMACJI

• Przeprowadzenie rygory-

stycznej analizy due diligence w przypadku angażowaniu agentów, którzy nas reprezentują, lub osób trzecich, które zapoznają nas z klientami, oraz nadzorowanie ich działalności przez cały okres umowy. • Zgłaszanie wątpliwości w każ-

dej sytuacji, w której pojawi się „sygnał alarmowy”, że pracownik, osoba trzecia lub agent Firmy może wywierać lub próbować wywrzeć w niewłaściwy sposób wpływ na decyzje aktualnego lub

• Prośby o zapłatę do krajów lub

podmiotów niezwiązanych z samą transakcją albo o wypłaty w gotówce. • Osoby trzecie lub agentów,

którzy wydają się cenni bardziej ze względu na osobiste powiązania niż z punktu widzenia świadczonych usług, lub którzy żądają wynagrodzenia nieproporcjonalnego do tych usług.

• Zasady: Niewłaściwe płatności • Procedury spółki operacyjnej i

formy angażowania osób trzecich • Zasady: Wydatki reprezentacyjne • Zasady: Praca z instytucjami

państwowymi • Zasady: Świadczenia na różne

cele • Prośby o zaangażowanie

osób trzecich lub agentów bez pisemnych umów lub bez wypełnienia dokumentów wymaganych w procesie analizy due diligence realizowanym przez Firmę.

28 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Zastanawiamy się nad skorzystaniem z wiedzy znanego biznesmena jako konsultanta, który ma nam pomóc stworzyć nowy rynek dla naszych usług w pewnym kraju. Agent prosi o budżet w wysokości kilku tysięcy euro, aby zapewnić nam przychylność odpowiednich urzędników państwowych. Twierdzi, że w jego kraju w ten sposób robi się interesy. Czy mam się zgodzić?

Wysłałam wniosek o wizę do ambasady, ale jest tam już złożony od dawna, a ja teraz muszę jechać do tego kraju. Powiedziano mi, że ambasada może przyspieszyć rozpatrywanie mojego wniosku, jeżeli zapłacę niewielką kwotę jednemu z pracowników. Czy mogę przekazać taką płatność?

Mam klienta z innego kraju, którego kierownik ds. ubezpieczeń ma przyjechać do mojego miasta na trzydniowe spotkania ze mną i zakładami ubezpieczeń, które ubezpieczają klienta. Kierownik ten poprosił mnie, aby nasza firma zorganizowała i opłaciła mu dzień zwiedzania w czasie jego pobytu. Czy mam to omówić z działem ds. zgodności z przepisami?

Jasne jest, że ten agent zamierza dokonywać niewłaściwych płatności, które naruszają Kodeks i nasze zasady dotyczące niewłaściwych płatności (Improper Payments Policy) – a prawdopodobnie również przepisy prawa. Nie można do tego dopuścić i nie można udawać, że się tego nie zauważa, tylko dlatego, że te niewłaściwe działania podejmie agent, a nie Ty lub inny pracownik Firmy.

Nie. Pieniądze byłyby zapłacone konkretnej osobie, a nie ambasadzie. Jest to płatność „za przychylność”, która jest niedopuszczalna na mocy Kodeksu i niezgodna z prawem w większości krajów, w których prowadzimy działalność. Niemniej jednak, jeżeli jest oficjalna opłata za skrócenie terminu przewidziana w zwykłym trybie działania ambasady i opłata trafia do ambasady, a nie do jej pracownika, poniesienie takiej opłaty może być dozwolone – należy o to zapytać w dziale ds. zgodności z przepisami lub w dziale prawnym.

Tak, odpowiednie wyważenie spotkań w interesach i reprezentacji często wymaga dokładnego zrozumienia przepisów antykorupcyjnych obowiązujących naszą firmę. Dział ds. zgodności z przepisami może pomóc w zrozumieniu tych ograniczeń, tak aby można było zaplanować wizytę klienta w sposób, który wzmocni więzi z klientem i będzie zgodny z prawem.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lorem ipsum 29

30 Budowanie zaufania przez właściwe postępowanie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Pomagajac przy doborze dostawców, stawiamy interesy klientów na pierwszym miejscu. Często jesteśmy proszeni przez klientów o pomoc w doborze dostawców; niektóre z naszych najważniejszych usług polegają na pomaganiu klientom w doborze ubezpieczycieli i reasekuratorów oraz podmiotów oferujących usługi inwestycyjne dla środków gromadzonych w ramach programów emerytalnych i innych świadczeń pracowniczych. Pomagając przy doborze wszelkiego rodzaju dostawców, zawsze na pierwszym miejscu będziemy stawiać interesy klientów.

O CO MUSISZ DBAĆ • Pomaganie klientom w dobo-

rze dostawców na podstawie jakości ich produktów i usług, konkurencyjności ich cen oraz innych oferowanych warunków. • Pomaganie klientom w do-

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Wszelkie powiązania między

Firmą a dostawcą lub między współpracownikiem a dostawcą, które mogą być uznane za konflikt interesów. W razie istnienia takiego powiązania, należy omówić sprawę z przełożonym.

borze dostawców, którzy są dobrze wykwalifikowani i wiarygodni finansowo, a unikaniu dostawców, którzy postępują niezgodnie z prawem lub nieetycznie lub którzy mogliby narazić na szwank reputację klienta.

• Zasady: Odszkodowania z ubez-

pieczenia i ujawnianie informacji • Zasady: Biznesowe konflikty

interesów • Procedury spółki operacyjnej

dotyczące wyboru towarzystw ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych

• Przedstawienie swojemu

przełożonemu wszelkich rzeczywistych lub potencjalnych konfliktów interesów lub osobistych relacji z potencjalnym dostawcą, w razie udziału w doborze dostawcy. • Unikanie jakichkolwiek przy-

sług ze strony aktualnego lub potencjalnego dostawcy, które mogłyby stwarzać wrażenie uzyskiwania osobistych korzyści z wyboru danego dostawcy.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 31

Budowanie zaufania w

Firmie

Budowanie ipsumzaufania w Firmie 32 Lorem

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Building Budowanie trustzaufania in the Company w Firmie 33

Znajomość kontrahentów Przestrzegamy przepisów dotyczących handlu międzynarodowego. Firma Marsh & McLennan Companies dba o przestrzeganie sankcji handlowych, przepisów finansowych o charakterze antyterrorystycznym, kontroli eksportowych i przepisów antybojkotowych. Przepisy te wskazują między innymi pewne kraje, firmy i osoby, z którymi nie wolno zawierać transakcji. Przepisy te są skomplikowane i ich znaczenie dla poszczególnych pracowników i regionów geograficznych może być różne. Wprawdzie nie oczekujemy, że będziesz ekspertem w tej dziedzinie, ale musisz zdawać sobie sprawę z ewentualności, że aktualny lub potencjalny klient, podwykonawca, dostawca lub firma ubezpieczeniowa będzie pochodzić z kraju objętego sankcjami, albo może podlegać sankcjom jako konkretna spółka lub osoba, bądź też może prowadzić interesy z krajem, spółką lub osobą objętą sankcjami. Twoja spółka operacyjna ma odpowiednie procedury zapewniające pomoc w ustaleniu, czy dane okoliczności podlegają tym przepisom. Musisz się zapoznać z tymi procedurami ich przestrzegać. O CO MUSISZ DBAĆ • Przed rozpoczęciem pracy nad

nową sprawą lub zaangażowaniem nowego kontrahenta, należy wprowadzić wszystkie wymagane informacje do systemów zapewnionych przez Twoją spółkę operacyjną dotyczących pozyskiwania klientów, podwykonawców i osób trzecich oraz zawierania z nimi umów i zarządzania kontaktami z nimi. Systemy te pozwalają zweryfikować, czy kontrahenci nie znajdują się na listach podmiotów objętych sankcjami.

• Korzystanie z porady działu

ds. zgodności z przepisami lub prawnego w razie stwierdzenia kolizji między przepisami o sankcjach obowiązującymi w różnych krajach.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Przestrzeganie sankcji

handlowych • Zasady: Zwalczanie prania

brudnych pieniędzy

UWAGA NA • Osoby trzecie występujące w

imieniu lub na rzecz krajów, spółek lub osób objętych sankcjami. • Pieniądze lub składniki majątku,

w których może mieć udział kraj, spółka lub osoba objęta sankcjami.

• Nie należy angażować się w

„ułatwianie” – na przykład, pomaganie komuś innemu w zrobieniu czegoś, czego sami nie powinniśmy robić. Jeżeli nie wolno Ci czegoś robić z mocy prawa, to nie wolno też pomagać innym osobom w takich działaniach, wskazywać innym taką możliwość ani przyzwalać lub wyrażać zgody na nie bądź doradzać w takich działaniach.

34 Budowanie zaufania w Firmie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Szykuje nam się duża transakcja z nowym klientem z branży energetycznej. Ma on siedzibę w kraju, który jest znany ze wspierania terroryzmu i powiedziano mi, że zgodnie z naszymi procedurami mam poczekać z podpisaniem kontraktu na zakończenie analizy due diligence. Nie wydaje się to przyjaznym gestem. Co mam zrobić?

Określanie i ograniczanie ryzyka związanego z przeprowadzanymi transakcjami jest zasadniczym elementem Twojej pracy. Nowi klienci mogą stwarzać poważne ryzyko, włącznie z ryzykiem naruszenia międzynarodowych sankcji gospodarczych. Przeprowadzenie analizy due diligence może zajmować więcej czasu, jednak w dłuższej perspektywie w sytuacji takiej jak ta jest to właściwy sposób ochrony Firmy.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 35

Jeden z moich klientów wpłacił nam dużą zaliczkę. Po wykonaniu niewielkiej części prac, klient anulował zlecenie i zażądał zwrotu pieniędzy na rzecz innego podmiotu. Czy taka sytuacja może się wiązać z praniem brudnych pieniędzy? Co mam zrobić??

Nadpłaty i płatności na rzecz innych podmiotów mogą stanowić sygnał ostrzegawczy, wskazujący na możliwość prania brudnych pieniędzy. Pranie brudnych pieniędzy polega na przeprowadzeniu szeregu transakcji mających na celu ukrycie faktycznego źródła określonych kwot. Taki zabieg mógł służyć temu, żeby Firma dokonała płatności na rzecz podmiotu, któremu klient nie chce przekazywać pieniędzy bezpośrednio. Przed zrealizowaniem transakcji skontaktuj się z wyznaczonym specjalistą ds. prania brudnych pieniędzy (Anti-Money Laundering Officer), działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym.

36 Budowanie zaufania w Firmie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Dążymy do zapobiegania praniu brudnych pieniędzy i przestępstwom finansowym. Firma Marsh & McLennan Companies dba o przestrzeganie przepisów zabraniających prania brudnych pieniędzy. Pranie brudnych pieniędzy polega na ukrywaniu pierwotnego źródła lub charakteru środków pochodzących z działalności przestępczej. Należy przestrzegać procedur zapobiegania praniu brudnych pieniędzy obowiązujących w spółce operacyjnej, łącznie z procedurami zapoznawania się z sytuacją klientów i ograniczeniami co do form płatności. Należy wiedzieć, jakie są „sygnały ostrzegawcze” wskazujące na możliwość prania brudnych pieniędzy i zachować czujność. Jeżeli w trakcie transakcji pojawią się sygnały ostrzegawcze, przed podjęciem dalszych kroków należy porozumieć się z wyznaczonym specjalistą ds. prania brudnych pieniędzy, z przełożonym bądź z działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym. O CO MUSISZ DBAĆ • Postępowanie zgodnie z

procedurami dotyczącymi zapoznawania się z sytuacją klientów, obowiązującymi w danej spółce operacyjnej. • Jeżeli masz do czynienia z

przyjmowaniem lub obsługiwaniem środków pieniężnych, musisz przestrzegać procedur spółki operacyjnej dotyczących dozwolonych form płatności. Niektóre formy płatności, takie jak gotówka lub czeki wystawiane na osoby trzecie stwarzają podwyższone ryzyko prania pieniędzy. • W razie sytuacji, która może

wskazywać na pranie brudnych pieniędzy, należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zgłaszania podejrzanych zachowań przez złożenie odpowiedniego raportu na ręce wyznaczonego specjalisty ds. prania brudnych pieniędzy. • Nigdy nie należy mówić ani

sugerować klientowi, że ma się podejrzenia co do prania brudnych pieniędzy. W niektó-

rych krajach takie ostrzeganie, zwane „tipping off”, stanowi przestępstwo.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Zwalczanie prania

brudnych pieniędzy

UWAGA NA • Zasady: Przestrzeganie sankcji • Klientów aktualnych lub po-

handlowych

tencjalnych, którzy: - byli obciążeni zarzutami o przestępstwo finansowe lub pranie brudnych pieniędzy; - mają strukturę własności, która nie pozwala ustalić faktycznych właścicieli; - odmawiają należytego udokumentowania transakcji lub relacji; lub - dokonują lub żądają płatności gotówką, płatności od lub na rzecz osób trzecich bądź płatności z lub do kraju, który nie jest związany z transakcją. • Transakcje bez ekonomiczne-

go uzasadnienia lub niespójne ze strategią ekonomiczną danej strony. • Podwójne płatności lub nad-

płaty, których nie da się prosto wyjaśnić jako zwykłych pomyłek.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 37

Budujemy silne więzi z naszymi dostawcami. Angażowanie przez Firmę dostawców i podwykonawców, którzy świadczą najwyższej jakości usługi w racjonalnych terminach jest ważne dla naszego sukcesu.

O CO MUSISZ DBAĆ

WIĘCEJ INFORMACJI

dostawcy. • Zachęcanie dostawców o

• Dobieranie dostawców i

podwykonawców na podstawie jakości ich produktów i usług oraz konkurencyjności ich cen, a także innych oferowanych warunków. • Dobieranie dostawców, którzy

są dobrze wykwalifikowani i odpowiedzialni finansowo, a unikaniu dostawców, którzy postępują niezgodnie z prawem lub nieetycznie, lub którzy mogą narazić na szwank naszą reputację. • Przedstawianie swojemu

przełożonemu wszelkich rzeczywistych lub potencjalnych konfliktów interesów lub osobistych powiązań z potencjalnym dostawcą, w razie udziału w doborze dostawcy. • Unikanie jakichkolwiek

przysług ze strony aktualnego lub potencjalnego dostawcy, które mogłyby stwarzać wrażenie uzyskiwania osobistych korzyści z wyboru danego

38 Budowanie zaufania w Firmie

rozmaitych specjalizacjach do konkurowania o nasze zamówienia.

• Zasady: Relacje z dostawcami • Zasady: Wydatki

reprezentacyjne

UWAGA NA

• Zasady: Stanowiska • Wszelkie relacje między Tobą

i dostawcami, które mogłyby być postrzegane jako konflikt interesów. • Naciski na wybranie

dostawcy, który nie oferuje konkurencyjnych produktów, usług, cen lub warunków tylko dlatego, że jest też aktualnym lub potencjalnym klientem Firmy.

kierownicze i inne w organizacjach nienależących do Marsh & McLennan Companies • Zasady: Biznesowe konflikty

interesów

• Praktyki dostawców, które

mogą zagrażać naszej reputacji, takie jak naruszanie praw człowieka lub przepisów o ochronie środowiska.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Mój współlokator z czasów studenckich został właśnie wiceprezesem spółki, która jest jednym z naszych dostawców i zaproponował mi spędzenie weekendu w Monte Carlo na koszt jego firmy, żeby „nadrobić towarzyskie zaległości” i być może porozmawiać o relacjach między naszymi firmami. Czy mogę przyjąć to zaproszenie?

Nie. Hojny charakter tego zaproszenia stwarza wrażenie, że chodzi o Twoje osobiste korzyści, co może być postrzegane jako próba zapewnienia sobie Twojej szczególnej przychylności przez tego dostawcę. Każda korzyść, która stwarza wrażenie wywierania wpływu, narusza zasady firmy dotyczące wydatków reprezentacyjnych (Gifts and Entertainment Policy).

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 39

Rozwiązywanie konfliktów interesów w sposób uczciwy Rozstrzygamy konflikty interesów firmy w sposób uczciwy i rzetelny. Ze względu na szeroką bazę klientów i zróżnicowaną ofertę stajemy wobec sytuacji, w których interesy jednego klienta mogą okazać się sprzeczne z interesami innego klienta lub nawet z interesami samej Firmy. Będziemy niezwłocznie wykrywać takie sytuacje, rozwiązywać je w sposób rzetelny i uczciwie traktować naszych klientów.

O CO MUSISZ DBAĆ • Postępowanie zgodnie z pro-

• Uzgodnienie proponowanego

rozwiązania z działem ds. zgodności z przepisami.

cedurami kontrolnymi spółki operacyjnej dotyczącymi UWAGA NA klientów poprzez wprowadzanie w odpowiedni sposób • Sytuacje, w których okazja do informacji wstępnych na temat zarobku dla Firmy nie leży w nowych klientów do systemu najlepszym interesie klienta. zarządzania klientami i aktualizowanie ich w razie potrzeby. • Sytuacje, w których jeden klient prowadzi spór sądowy z • Jak najszybsze ustalenie drugim klientem. potencjalnych konfliktów interesów. • Usługi, które mogą się wiązać z badaniem przez spółkę ope• Ustalenie właściwego sposobu racyjną, udzielaniem opinii lub postępowania w celu zaradzekwestionowaniem pracy innej nia konfliktowi. Ewentualnym spółki Marsh & McLennan rozwiązaniem konfliktu może Companies. być:

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Biznesowe konflikty

interesów

- ujawnienie relacji odpowiednim stronom; - uzyskanie zgody strony, której dotyczy ryzyko; - określenie barier informacyjnych (mury etyczne); lub - odrzucenie zlecenia.

40 Budowanie zaufania w Firmie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Zostaliśmy zaangażowani do oceny części działalności klienta, w której głównym dostawcą usług jest spółka siostrzana należąca do firmy Marsh & McLennan Companies. Nasza analiza może wymagać objęcia oceną pracy wykonywanej przez naszą spółkę siostrzaną. Jak powinniśmy postąpić?

Lot K - Polish

Jest to istotny konflikt interesów. Porozum się z działem ds. zgodności z przepisami i osobami odpowiedzialnymi za relacje z klientem w obu spółkach operacyjnych, aby zapewnić profesjonalne załatwienie tej sprawy. Musisz w każdym razie poinformować klienta o tym, że zarówno Twoja spółka, jak i spółka siostrzana należą do Marsh & McLennan Companies Companies.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 41

Moja żona prowadzi firmę szkoleniowo-konsultingową. Czy może złożyć ofertę usług dla Marsh & McLennan Companies?

Jej oferta będzie mile widziana. Aby uniknąć konfliktu interesów, należy powiedzieć o tej relacji swojemu przełożonemu, przekazać sprawę do działu zaopatrzenia i nie uczestniczyć w jej dalszym rozpatrywaniu. Najważniejszą kwestią w razie potencjalnego konfliktu interesów jest ujawnienie go, aby można było należycie się nim zająć.

42 Budowanie zaufania w Firmie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Dbamy o przejrzystość w przypadku potencjalnych osobistych konfliktów interesów. Każdy z nas jest obowiązany do lojalności wobec Firmy i jej akcjonariuszy. Musimy unikać konfliktów między własnymi interesami a interesami Firmy,a w razie ich wystąpienia ujawniać je. Możemy przyjmować stanowiska kierownicze i inne w przedsiębiorstwach i organizacjach poza Firmą tylko wówczas, jeżeli nie ma to niekorzystnego wpływu na naszą zdolność do pełnienia obowiązków w firmie Marsh & McLennan Companies.

O CO MUSISZ DBAĆ • Unikanie konfliktów interesów,

gdy jest to tylko możliwie, a w razie wystąpienia takich konfliktów, ujawnianie ich swojemu przełożonemu, działowi ds. zgodności z przepisami lub działowi prawnemu. • Nie należy wykonywać pracy

poza Firmą ani przyjmować żadnych stanowisk, w tym kierowniczych, które mogłyby szkodzić Firmie, jak np.:

• Unikanie jakichkolwiek

inwestycji, które mają dla Ciebie istotne znaczenie (lub przekraczają 1% wartości znajdujących się w obrocie papierów wartościowych danego podmiotu), w spółki konkurujące lub prowadzące interesy z Firmą, o ile nie uzyskało się uprzednio pisemnej zgody swojego przełożonego.

UWAGA NA • Typowe konflikty interesów,

takie jak: - praca dla konkurencji; - praca poza Firmą, która przeszkadzałaby w pracy na rzecz Firmy; lub - praca poza Firmą, która mogłaby postawić Firmę w kłopotliwej sytuacji.

-Proponowanie bliskiego znajomego lub krewnego na dostawcę lub podwykonawcę bez ujawniania tej relacji;

-Przyjmowanie prezentów, form rozrywki i innych przysług od dostawcy lub podwykonawcy, które mogłyby stworzyć wrażenie niewłaściwego wywierania wpływu.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Stanowiska

kierownicze i inne w organizacjach nienależących do Marsh & McLennan Companies • Zasady: Wydatki

reprezentacyjne • Zasady: Relacje z dostawcami • Zasady: Biznesowe konflikty

interesów

-Proponowanie spółki, w której ma się udziały, na dostawcę lub podwykonawcę bez ujawniania tego powiązania;

• Nie należy wykorzystywać dla

siebie okazji do zleceń, które byłyby odpowiednimi okazjami dla Firmy.

-Wykonywanie pracy dla dostawcy lub klienta; -Umożliwienie wykonania dla Ciebie pracy przez dostawcę lub podwykonawcę, niezależnie od tego, czy jest ona odpłatna, czy nie;

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 43

Stosujemy właściwy osąd przy oferowaniu i przyjmowaniu prezentów i rozrywki. W odpowiednich okolicznościach skromny prezent może być przemyślanym „podziękowaniem”, a posiłek może być właściwą oprawą dla rozmowy o interesach, wzmacniającą relacje z klientem. Jednak jeśli nie zachowuje się odpowiedniej rozwagi, prezenty i formy rozrywki mogą stwarzać wrażenie wywierania niewłaściwego wpływu, naruszać standardy klienta, a nawet mogą być niezgodne z prawem.

O CO MUSISZ DBAĆ • Nie należy oferować lub przyj-

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Sytuacje, które mogłyby być mować prezentów ani udziału kłopotliwe dla Ciebie lub Firmy, w różnych formach rozrywki, w tym zaproszenia do miejsc jeżeli nie jest to zgodne z prakojarzonych z rozrywką o chawem, racjonalne lub sprawia rakterze erotycznym. wrażenie, sugeruje lub wskazuje na zamiar wywierania • Standardy i zasady klienta, któwpływu na decyzje biznesowe. re są bardziej rygorystyczne niż zazwyczaj stosowane w tej • Nie należy przekazywać, obiebranży. cywać ani proponować prezentów, ani udziału w różnych • Klientów, którzy wydają się formach rozrywki urzędnikom prywatnymi spółkami, ale w państwowym bez uprzedniego istocie są uznawani za podmiouzyskania zgody przez dział ds. ty państwowe. zgodności z przepisami. • Prezenty, przysługi i formy • W razie wątpliwości co do rozrywki, które mogłyby być jakichkolwiek aspektów naszych racjonalne z punktu widzenia zasad dotyczących wydatków klienta będącego prywatną reprezentacyjnych, takich jak spółką, ale nie z punktu widzewątpliwości, czy ma się do czynia klienta państwowego. nienia z funkcjonariuszem państwowym lub czy dany prezent lub forma rozrywki są zgodne z prawem lub racjonalne, należy zwrócić się o poradę do działu ds. zgodności z przepisami.

44 Budowanie zaufania w Firmie

• Zasady: Wydatki reprezenta-

cyjne • Zasady: Relacje z dostawcami • Zasady: Niewłaściwe płatności • Zasady: Praca z instytucjami

państwowymi

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Dostawca zaprosił mnie na charytatywny turniej golfowy i specjalista ds. zgodności z przepisami mojego działu wyraził zgodę na mój udział w tym turnieju. Podczas turnieju wygrałem na ogólnodostępnej loterii zestaw kijów golfowych o wartości 2 000 dolarów. Czy to będzie w porządku, jeśli je przyjmę?

Nawiązałem bliskie relacje z jednym z moich klientów. Przed świętami chciałbym mu przesłać kosz prezentów z kilkoma butelkami dobrego wina. Czy to jest w porządku?

Nie. Nagroda wygrana w konkursie lub na loterii jest uważana za prezent. Prezent o wartości 2 000 dolarów jest zbyt kosztowny i przyjęcie go naruszałoby nasze zasady dotyczące wydatków reprezentacyjnych (Gifts and Entertainment Policy).

Być może. Najpierw sprawdź, co mówi na ten temat Kodeks postępowania Twojego klienta. Wielu naszych klientów zabrania pracownikom przyjmowania wartościowych prezentów. Jeśli jednak jest to możliwe po stronie klienta, sprawdź nasze zasady dotyczące wydatków reprezentacyjnych (Gifts and Entertainment Policy). Zgodnie z naszymi zasadami prezenty muszą mieć wartość poniżej 250 dolarów, muszą być zgodne z prawem, racjonalne i nie stwarzać najmniejszego wrażenia, że służą wywieraniu wpływu. Jeżeli masz wątpliwości dotyczące któregokolwiek z tych elementów, porozum się z działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 45

Wiem o istotnych zmianach w naszej działalności, które moim zdaniem mogą spowodować gwałtowny wzrost akcji Spółki. Wiem, że mając takie informacje, nie mogę kupować akcji, ale czy mogę poradzić przyjacielowi, żeby zainwestował w naszą Spółkę?

Podczas pracy w Firmie dowiedziałam się, że jeden z naszych klientów planuje partnerstwo z małą spółką giełdową. Wydaje się to znakomitą okazją, aby zainwestować w tę małą firmę, która nie jest jednym z naszych klientów. Czy mogę to zrobić?

Nie, nie wolno tego robić. Masz rację, że nie można kupować ani sprzedawać akcji Spółki, mając takie informacje, ponieważ jest to „istotna informacja niejawna”. Obrót akcjami Spółki przez osoby posiadające tego rodzaju informacje jest określany jako „insider trading” i jest sprzeczny z prawem. Zgodnie z zasadami Firmy i przepisami prawa nie można też przekazywać innym osobom żadnych rekomendacji dotyczących kupna lub sprzedaży akcji Spółki na podstawie tego rodzaju informacji, nawet jeśli rekomendacja nie wiąże się z ujawnieniem konkretnych informacji. Takie postępowanie, określane jako „tipping”, może narazić zarówno Ciebie, jak i Twojego znajomego na postępowanie karne i cywilnoprawne.

Nie. Jesteś w posiadaniu „istotnych informacji niejawnych” i nie możesz kupować ani sprzedawać akcji na tej podstawie. Dopiero gdy informacja o partnerstwie zostanie podana do publicznej wiadomości, będziesz mogła kupić te akcje, ale nie wcześniej.

46 Budowanie zaufania w relacjach z klientami

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Nie kupujemy ani nie sprzedajemy papierów wartościowych w oparciu o informacje niejawne ani nie ujawniamy takich informacji. Informacje poufne nie mogą być wykorzystywane dla osobistych korzyści. Nikomu z naszej Firmy nie wolno sprzedawać ani kupować papierów wartościowych ani „podpowiadać” innym (co jest określane jako „tipping”), by sprzedawali lub kupowali papiery wartościowe Marsh & McLennan Companies lub innych spółek, jeżeli jesteśmy w posiadaniu istotnych informacji, dopóki informacje te nie zostaną udostępnione pozostałym inwestorom. Istotne informacje to takie, które racjonalny inwestor mógłby uwzględniać przy podejmowaniu decyzji o sprzedaży lub kupnie papierów wartościowych. Istotne informacje mogą dotyczyć Firmy, klienta lub dostawcy i mogą obejmować najnowsze dane dotyczące wyników finansowych, planów strategicznych, inicjatyw ekonomicznych, fuzji lub przejęć, spraw sądowych lub zmian w kierownictwie. O CO MUSISZ DBAĆ • Nie należy kupować ani

sprzedawać papierów wartościowych firmy Marsh & McLennan Companies ani innych spółek, jeżeli jest się w posiadaniu niejawnych informacji na temat firmy Marsh & McLennan Companies lub tych spółek.

UWAGA NA • Prośby od znajomych i rodziny

o informacje o firmie Marsh & McLennan Companies, jej klientach bądź innych kontrahentach. Nawet luźna rozmowa może zostać uznana jako nielegalne przekazanie informacji niejawnych („tipping”).

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Obrót papierami

wartościowymi realizowany przez pracowników

• Nie należy przekazywać nikomu

istotnych niejawnych informacji. • Nie należy prowadzić sprzedaży

„krótkiej” (tzn. bez faktycznego posiadania odnośnych papierów) ani transakcji na instrumentach pochodnych związanych z papierami wartościowymi firmy Marsh & McLennan Companies. • Nie należy realizować transakcji

w okresach tzw. „blackout” (zakazu obrotu przed publikacją sprawozdań finansowych spółki), jeżeli dostaniesz informację, że podlegasz takim ograniczeniom w zakresie obrotu papierami wartościowymi. W razie wątpliwości, czy transakcja jest właściwa, skontaktuj się z działem prawnym.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 47

Ochrona majątku i informacji Firmy Korzystamy z majątku Firmy z rozwagą. Powierza się nam majątek Firmy i jesteśmy osobiście odpowiedzialni za jego ochronę i należytą dbałość przy korzystaniu z niego. Majątek Firmy obejmuje środki pieniężne, budynki, sprzęt, systemy informatyczne, własność intelektualną i poufne informacje.

O CO MUSISZ DBAĆ • Wykorzystywanie i ujawnianie

poufnych informacji wyłącznie dla uzasadnionych celów służbowych. • Należyte oznakowanie infor-

macji poufnych wskazujące, jak należy się z tym informacjami obchodzić, udostępniać je i w razie potrzeby usuwać.

• Respektowanie praw autor-

skich, znaków towarowych i umów licencyjnych innych podmiotów w odniesieniu do materiałów elektronicznych lub w formie wydruku, oprogramowania i innych treści medialnych. • Unikanie korzystania z majątku

Firmy w sposób, który mógłby narazić te aktywa na szkody lub przynieść straty Firmie.

• Przesyłanie poufnych infor-

macji na faksy lub drukarki, które nie są odpowiednio pilnowane.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Dozwolone korzystanie

z zasobów informacyjnych • Zasady: Przechowywanie

dokumentacji

• Ochrona własności intelektual-

nej i informacji poufnych przez UWAGA NA udostępnianie ich wyłącznie uprawnionym do tego osobom. • Udostępnianie haseł. • Przechowywanie i przekazy-

wanie informacji Firmy wyłącznie za pomocą systemów informatycznych Firmy. • Korzystanie z systemów

informatycznych Firmy do własnych potrzeb wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. • Nie należy korzystać ze

sprzętu lub systemów informatycznych Firmy do tworzenia, przechowywania lub wysyłania treści, które inni mogliby uznać za obraźliwe.

48 Budowanie zaufania w Firmie

• Majątek Firmy pozostawiony

bez zabezpieczenia, gdy nie jest używany. • Korzystanie z metod komu-

nikacji bądź internetu, które mogłoby wprowadzić wirusy lub naruszyć zabezpieczenia w systemach informatycznych Firmy. • Korzystanie z niezatwierdzo-

nego oprogramowania. • Omawianie poufnych informa-

cji w pobliżu osób nieuprawnionych. Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Byłem w hotelu na spotkaniu z kilkoma innymi pracownikami Firmy. Podczas lunchu wszyscy zostawili swoje laptopy w sali konferencyjnej. Zaniepokoiło mnie to, ale zrobiłem tak samo. Czy to było w porządku?

Nie. Laptopy i zapisane w nich informacje stanowią majątek Firmy. Laptopy należy chronić przed kradzieżą lub zgubieniem, a informacje muszą być zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Należało podjąć dodatkowe kroki, żeby zabezpieczyć laptopy, np. zamknąć salę konferencyjną albo, idąc na lunch, zabrać z sobą komputery. Dotyczy to wszystkich wyjść z biura w sprawach służbowych. Należy unikać pozostawiania laptopów i innych urządzeń przenośnych w widocznym miejscu w pustym samochodzie lub pokoju hotelowym. Jeżeli nie można zabrać laptopa ze sobą, należy w miarę możliwości korzystać z zamykanych skrytek w samochodzie lub sejfu w hotelu.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Odebrałam telefon od osoby, która twierdziła, że jest przedstawicielem jednego z naszych kontrahentów. Osoba ta poprosiła o przesłanie pewnych informacji proceduralnych dotyczących projektu, nad którym pracuję. Co mam zrobić?

Upewnij się, że osoba ta jest tym, za kogo się podaje, i że na mocy naszej umowy jest uprawniona do uzyskania tych informacji. Jeśli zdołasz to potwierdzić, zadbaj o to, by każda strona dokumentu została jednoznacznie oznaczona jako „informacje poufne” - o ile dokument zawiera niejawne informacje należące do Firmy.

Budowanie zaufania w Firmie 49

Co jakiś czas rejestruję kwoty dotyczące przychodów ze sprzedaży wcześniej, a wydatków później. To jest w porządku, prawda? Przecież nie zmyślam tych liczb.

Zasady Firmy i przepisy prawa wymagają od nas ujmowania wszystkich transakcji zgodnie z rzeczywistością, dokładnie i w odpowiednim terminie. Rejestrowanie transakcji w niewłaściwych okresach zniekształca wyniki finansowe.

50 Budowanie zaufania w Firmie

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Prowadzimy dokładną dokumentację handlową i rzetelną kontrolę wewnętrzną. Firma Marsh & McLennan Companies, jako spółka akcyjna, przy realizowaniu obowiązków wobec akcjonariuszy, klientów, dostawców, organów nadzoru i innych podmiotów opiera się kompletnej i dokładnej dokumentacji handlowej. Tworzymy rejestry biznesowe - obejmujące rejestry podróży i rozrywki, emaile, notatki, prezentacje, sprawozdania i sprawozdania księgowe - które są kompletne, uczciwe i dokładne, a także przechowujemy je zgodnie z naszym systemem kontroli wewnętrznej.

O CO MUSISZ DBAĆ • Tworzenie wpisów w księgach

rachunkowych i rejestrach handlowych, które dokładnie odzwierciedlają rzeczywistą sytuację lub transakcję. • Rejestrowanie transakcji

zgodnie z wymogami naszego systemu kontroli wewnętrznej.

prawem muszą być przechowywane przez określony czas, albo których dotyczą prośby o zachowanie dokumentów lub wymogi organów nadzoru, mogą być objęte dodatkową ochroną. • Zrozumienie i przestrzeganie

dyfikowanie, niewłaściwe archiwizowanie lub ukrywanie dokumentów – zarówno papierowych, jak i w wersji elektronicznej – podlega przepisom prawnym dotyczącym przechowywania dokumentów i innym tego rodzaju wymogom.

wymogów prawnych i innych wymagań dotyczących przechowywania dokumentów.

WIĘCEJ INFORMACJI

UWAGA NA

• Zasady: Przechowywanie doku-

• Staranne i jasne opisywanie

sytuacji we wszystkich środkach komunikacji biznesowej, w tym w wiadomościach e-mail. Pisząc je, należy mieć na względzie, że kiedyś mogą stać się publicznie dostępnymi dokumentami.

• Niszczenie, usuwanie, mo-

mentacji • Oszacowania i założenia, które

są przedstawiane jako fakty. Jeżeli w dokumentacji handlowej ujmuje się oszacowania i założenia, należy je oznaczyć jako takie.

• Strategia dot. mediów

społecznościowych

• Podpisywanie wyłącznie doku-

mentów – w tym umów – które zostały osobiście przejrzane i zatwierdzone do podpisu oraz zostały uznane za dokładne i zgodne z prawdą.

• Przesadę, lekceważące sfor-

mułowania i inne stwierdzenia, które mogą zostać wyjęte z kontekstu. • Wpisy związane z pracą,

• Przechowywanie, ochrona

i usuwanie dokumentacji zgodnie z naszymi zasadami przechowywania dokumentów. Rejestry, które zgodnie z

zamieszczane na blogach i w portalach społecznościowych. Mogą one zostać uznane za dokumentację handlową i podlegać zasadom Firmy dotyczącym przechowywania dokumentacji oraz innym wymogom.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 51

Komunikujemy się z inwestorami i społeczeństwem w sposób uczciwy i profesjonalny. Dbamy o uczciwe, profesjonalne i zgodne z prawem komunikowanie się z inwestorami i społeczeństwem. Starannie formułujemy wszystkie nasze komunikaty wewnętrzne i zewnętrzne, oficjalne i nieoficjalne.

O CO MUSISZ DBAĆ • Postępowanie zgodnie z

wytycznymi wydanymi przez dział kadr w sprawie dostępu do zewnętrznych forów elektronicznych i portali społecznościowych. • Nie należy rozmawiać z media-

mi na tematy dotyczące Firmy bez uprzedniego upoważnienia przez dział ds. relacji z mediami spółki operacyjnej lub dział ds. komunikacji korporacyjnej (Corporate Communications). • Przekazywanie wszelkich

zapytań od akcjonariuszy lub analityków finansowych do działu ds. relacji z inwestorami. • Uzyskiwanie zgody działu ds.

relacji z mediami spółki operacyjnej lub zgody swojego przełożonego przed publicznymi wystąpieniami lub napisaniem artykułu dla pisma specjalistycznego bądź innego komunikatu publicznego w sytuacji, w której autor jest wymieniany wraz z nazwą Firmy.

52 Budowanie zaufania w Firmie

• Uzyskiwanie zgody działu

ds. komunikacji wewnętrznej przed rozesłaniem jakichkolwiek wiadomości przeznaczonych dla szerszego grona pracowników. Wiadomości przeznaczone do rozesłania między spółkami należącymi do Firmy wymagają zgody działu ds. komunikacji korporacyjnej.

• Rozmowy z dziennikarzami,

którzy proszą o informacje o Firmie bez uprzedniego porozumienia się z działem ds. relacji z mediami spółki operacyjnej lub z działem komunikacji korporacyjnej.

WIĘCEJ INFORMACJI • Zasady: Dozwolone korzystanie z

zasobów informacyjnych

UWAGA NA • Wszelkie sugestie, że występu-

je się w imieniu Spółki zawarte w osobistych wiadomościach, włącznie z wiadomościami e-mail, na blogach, grupach dyskusyjnych i portalach społecznościowych.

• Zasady: Relacje z mediami • Strategia dot. mediów

społecznościowych

• Pokusy, by wykorzystywać

stanowisko w Firmie lub powiązania z działalnością poza Firmą – taką jak działalność charytatywna lub na rzecz społeczności lokalnej – bez jasnego stwierdzenia, że taka wzmianka służy wyłącznie dla informacji i że nie reprezentuje się Firmy.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Znajomy twierdzi, że mogę mieć kłopoty z powodu umieszczania informacji o Firmie w serwisie Facebook. Moje wpisy widzą tylko moi „znajomi”, a nie publikuję niczego, co dotyczyłoby finansów, więc nie wydaje mi się, żeby był to jakiś problem. Kto ma rację?

Skontaktował się ze mną dziennikarz z „Financial Times” i poprosił o omówienie stanowiska Firmy w sprawie bieżącej ustawy. Rozmawialiśmy właśnie na ten temat z moim kierownikiem tego samego dnia rano i jestem w tej sprawie dość dobrze zorientowana. Czy mogę odpowiedzieć na pytania dziennikarza?

Rację ma Twój znajomy. Facebook jest powszechnie dostępną witryną, nawet jeśli Twoja osobista strona nią nie jest, i wszelkie informacje, które mogłyby mieć wpływ na postrzeganie Firmy lub jej reputację, mogą być szybko i łatwo przekazane przez Twoich „znajomych” innym osobom. Należy zachować ostrożność przy umieszczaniu na blogach lub portalach społecznościowych jakichkolwiek informacji dotyczących pracy w Firmie.

Nie. Wszystkie zapytania ze strony mediów należy przekazywać do działu ds. relacji z mediami lub działu komunikacji korporacyjnej swojej spółki operacyjnej nawet jeżeli uważasz, że wiesz, co oni powiedzą.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w relacjach z klientami 53

Budowanie zaufania wśród

lokalnych SPOŁECZNOŚCI

54 Lorem ipsum

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Dobra postawa obywatelska Dbamy o społeczności lokalne. Nasza Firma zatrudnia ponad 50 000 osób, które mieszkają w tysiącach społecznościach w ponad 100 krajach. Dbamy o społeczności lokalne, wśród których działamy i w których mieszkają i pracują nasi ludzie. Wykazujemy odpowiedzialność społeczną, oferując darowizny na cele dobroczynne, nieodpłatnie świadczoną pomoc, wolontaryjną pracę naszych pracowników i partnerstwo z organizacjami, których programy i usługi pomagają społecznościom i ludziom w trudnej sytuacji. Aby zwiększyć skuteczność naszych działań dobroczynnych i zapewnić, że wydane przez nas pieniądze faktycznie przyczynią się do wspólnego dobra, Firma ma procedury oferowania i zatwierdzania pomocy charytatywnej i pozyskiwania jej.

O CO MUSISZ DBAĆ • Przestrzeganie zasad Firmy

przy przekazywaniu świadczeń na cele dobroczynne. Każde świadczenie musi być wcześniej zatwierdzone zgodnie z procedurami spółki operacyjnej.

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Prośby od klientów o okre-

ślone świadczenia na cele dobroczynne. Prośby te muszą zostać zatwierdzone zgodnie z zasadami Firmy, tak samo jak wszelka inna pomoc charytatywna. Jeżeli klient prosi o datek z Twoich własnych środków, porozum się z przełożonym bądź działem ds. zgodności z przepisami lub działem prawnym.

56 Budowanie zaufania wśród lokalnych społeczności

• Społeczna odpowiedzialność

w firmie Marsh & McLennan Companies • Zasady: Świadczenia na

różne cele

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Podległa mi pracownica oprócz pracy w Firmie prowadzi niewielką organizację typu „non-profit”. Zauważyłem, że często korzysta z telefonu służbowego w celach związanych z jej działalnością dobroczynną. Czy to jest dopuszczalne?

Lot K - Polish

Jako przełożony masz w tej sytuacji parę rzeczy do zrobienia. Po pierwsze, należy upewnić się, czy działalność tej pracownicy w organizacji „non-profit” została zatwierdzona zgodnie z zasadami Firmy dotyczącymi stanowisk kierowniczych w innych w organizacjach nienależących do Marsh & McLennan Companies. Po drugie, musisz zareagować, jeśli pozafirmowa działalność pracownicy koliduje z pełnieniem przez nią obowiązków w Firmie. Po trzecie, musisz przypomnieć pracownicy, by unikała jakichkolwiek sugestii, że Firma patronuje tej organizacji. Wreszcie, musisz przypomnieć pracownicy, by ograniczała do minimum korzystanie ze służbowych telefonów i poczty elektronicznej do prywatnych celów – włącznie z korzystaniem z nich na potrzeby organizacji „non-profit”.

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 57

Dbamy o środowisko naturalne. Zdajemy sobie sprawę z odpowiedzialności za prowadzenie działalności w sposób, który chroni i ulepsza środowisko naturalne z myślą o przyszłych pokoleniach. Dbamy o to, by w naszej pracy z klientami i dostawcami podkreślać i wzmacniać kwestie dotyczące służenia środowisku i odpowiedzialności społecznej.

O CO MUSISZ DBAĆ • Własny udział w ograniczaniu

zużycia energii, w tym wyłączanie urządzeń elektronicznych, kiedy nie są używane.

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Praktyki biznesowe, które sta-

nowią zagrożenie dla środowiska lub powodują bezzasadne wykorzystywanie zasobów naturalnych.

• Zrównoważony rozwój w firmie

Marsh & McLennan Companies

• Ograniczanie zużycia ma-

teriałów biurowych przez korzystanie tylko z tego, co jest konieczne. • Ograniczanie drukowania i

innego rodzaju wykorzystania papieru. • W miarę możliwości dbanie o

recykling materiałów. • Korzystanie z okazji do propo-

nowania klientom działań na rzecz środowiska naturalnego i stosowania właściwych praktyk.

58 Budowanie zaufania wśród lokalnych społeczności

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania w Firmie 59

Ubiegam się o stanowisko w lokalnej radzie miejskiej. Chcę wysłać do niektórych pracowników wiadomość e-mail dotyczącą imprezy połączonej ze zbiórką pieniędzy, którą organizuję w najbliższy weekend. Czy to jest w porządku?

Nie. Wprawdzie korzystanie od czasu do czasu ze służbowego adresu e-mail na potrzeby prywatne jest ogólnie dozwolone, ale wykorzystywanie majątku i zasobów (w tym adresów e-mail) Firmy dla celów politycznych jest zabronione.

60 Budowanie zaufania wśród lokalnych społeczności

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Zachowujemy się odpowiedzialnie w kwestiach politycznych. Jako firma wykazująca odpowiedzialną postawę obywatelską, firma Marsh & McLennan Companies może angażować się w działalność polityczną. Działania takie będą zawsze zgodne z przepisami lokalnymi i krajowymi. W USA Firma ma komitet ds. działalności politycznej (Marsh & McLennan Companies PAC), który może przekazywać darowizny na rzecz kandydatów federalnych, kampanii, partii politycznych i komitetów politycznych.

O CO MUSISZ DBAĆ • Uzyskanie zgody Dyrektora

Generalnego (CEO) swojej spółki operacyjnej w porozumieniu z działem ds. relacji z administracją państwową (Government Relations) przed zaangażowaniem się w działalność polityczną w imieniu Firmy. Ponadto uzyskanie zgody radcy ds. relacji z administracją państwową (Government Relations Counsel) przed przekazaniem w imieniu Firmy jakiejkolwiek darowizny na cele polityczne.

UWAGA NA

WIĘCEJ INFORMACJI

• Kontakty z urzędnikami pań-

stwowymi lub przedstawicielami organów nadzoru, które mogłyby być postrzegane jako lobbing. Wszelka działalność lobbingowa musi być z góry omówiona z działem ds. relacji z administracją państwową (Government Relations).

• Zasady: Praca z instytucjami

państwowymi • Zasady: Niewłaściwe płatności

• Dbanie o to, by osobiste po-

glądy i działania polityczne nie były postrzegane jako poglądy i działania Firmy. • Nie należy wykorzystywać

zasobów ani obiektów Firmy do wspierania własnej działalności politycznej. • Zrozumienie zasad dotyczących

darowizn na nasz komitet ds. działalności politycznej. Firma nie wymaga od nikogo darowizn i jakiekolwiek naciski czy zmuszanie do składek jest zabronione. Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Budowanie zaufania wśród lokalnych społeczności 61

Indeks A

Agenci 7, 24, 28 Alkohol i narkotyki 15 Audyt 4

B

Bezpieczeństwo w pracy 15

D

Dochodzenia 4 Dokumentacja handlowa 51 Dostawcy 7, 31, 34, 38-39, 51, 58 Dyskryminacja 13 Działalność poza Firmą 38, 43, 52, 57

F

Funkcjonariusze instytucji państwowych 28, 44, 61

I

Informacje niejawne 47 Informacje poufne 16, 22, 47-48 Istotne informacje 47

m

Majątek Firmy 48-49 Molestowanie 12 Media społecznościowe 51-53

n Nękanie 12-13

o

Obowiązki kadry kierowniczej 8 Obrót papierami wartościowymi na podstawie informacji niejawnych („insider trading”) 46 Ochrona informacji o klientach 23, 48 Ochrona informacji o pracownikach 16, 48 Ochrona prywatności 16-17 Odpowiedzialność V, 5, 7 Odwet III, 5-6, 9

p

Klienci będący instytucjami państwowymi 24-25 Kolizje przepisów prawnych 7 Komunikacja z inwestorami 47, 52 Komunikaty 8, 48, 51-52 Konflikty interesów 8, 20, 27, 31, 38, 40, 42-43 Konkurencja 7, 22, 26-28, 43 Korzyści osobiste 31, 38-39, 47

Papiery wartościowe 43, 47 Podróże 23-24, 28-29, 51 Podwykonawcy 7, 24, 34, 38 Praca poza Firmą 43 Pranie brudnych pieniędzy 34, 36-37 Prawa autorskie 48 Prezenty 20, 24-25, 28, 38-39, 43-45 Przejrzystość 20, 43 Przepisy 4, 20, 24, 38 Przepisy antymonopolowe 27 Przepisy dotyczące konkurencji 26-27 Przestępstwa finansowe 37

l

r

k

Licencje 20 Linia ds. etyki i zgodności z przepisami III, 4-6, 9 Łapówki 28

62 Indeks

38-39, 43-45, 51 Równe szanse 12 Różnorodność 12, 38

s

Sankcje handlowe 34-35, 37 Społeczności lokalne III 56 Szacunek V, 12, 16, 48 Środki pieniężne 36-37, 48, 56 Środowisko naturalne 38, 58 Świadczenia na cele dobroczynne 28, 56 Świadczenia na cele polityczne 28, 61

Transakcje gotówkowe 28, 37

u

Uchylenie zasad 7 Uczciwa konkurencja 27 Uczciwość III, V, 4, 6-7, 40 Ujawnianie informacji 8, 16, 20, 23, 31, 49

Wartości III V Własność intelektualna 48 Wynagrodzenia 8, 20, 27-28, 31

Zapobieganie przemocy 14-15 Zarządzanie dokumentacją 16, 23, 48, 51 Zdrowie 15-16 Zgłaszanie wątpliwości i zastrzeżeń 5, 8-9, 28 Znaki towarowe 48

Rachunkowość 24, 51 Relacje z klientami 20, 29, 44 Relacje z mediami 52-53 Reputacja III, 4, 6, 14, 20-21, 31, 35, 38, 53 Rodzina 28, 47 Rozrywka 20, 24-25, 28-29,

Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lot K - Polish

Kodeks nie stanowi umowy o pracę ani gwarancji przyszłego zatrudnienia. Nie oznacza przyznania pracownikom, klientom, dostawcom, konkurentom, akcjonariuszom ani innym osobom bądź podmiotom jakichkolwiek dodatkowych praw. Firma może w dowolnym czasie wprowadzić zmiany w Kodeksie.

© 2013 by Marsh & McLennan Companies, Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone Żadna część niniejszej publikacji nie może być reprodukowana w jakiejkolwiek postaci bez pisemnej zgody właściciela praw autorskich. Publikacja wydana po raz pierwszy w Stanach Zjednoczonych Ameryki przez firmę Marsh & McLennan Companies. 1166 Avenue of the Americas New York, NY 10036 212 345 5000 www.mmc.com Więcej informacji znajduje się na stronie www.Compliance.mmc.com Więcej informacji na stronie: www.compliance.mmc.com

Lorem ipsum 63

Polish

THE GREATER GOOD

Nasz Kodeks postępowania OUR CODE OF CONDUCT

I

Lorem ipsum

For more information, go to www.compliance.mmc.com