Technische Umsetzung der Genehmigung sowie der Erstellung einer Ausfertigung mit Amtssignatur auf Basis der neuen Rechtlage 1. Rechtsgrundlagen o § 18 Abs. 3 AVG (Genehmigungsvorgang) o § 18 Abs. 4 AVG (Erstellung der Ausfertigung) o § 82a AVG (Übergangsbestimmung, Ende 2010) o § 19 E-GovG (Amtssignatur) o § 20 E-GovG (Beweiskraft von Ausdrucken) 2. Umsetzungsvorschlag Amtssignatur o Ziel: Die Amtssignatur soll zukünftig das Erfordernis der händischen Unterschrift bzw. Beglaubigung auf ausgedruckten elektronischen Dokumenten ersetzen. Sie ersetzt nicht die händische bzw. elektronische Genehmigung. Die elektronische Genehmigung erfolgt im (Fach-)ELAK auf Basis der NotesUserID und Passwort. Eine Änderung der Genehmigungsfloskel ist nicht erforderlich (Anm.: Hinweise wie „eh.“ oder „elektronisch gefertigt“ sind nicht erforderlich, siehe § 2 (2) Beglaubigungsverordnung). o Lösungsvorschlag: Seitens der LAD-EDV wird allen Dienststellen und insbesondere Behörden (BHs, UVS, etc.) des Landes ein zentrales Amtssignaturservice beruhend auf einem softwarebasierten Signaturzertifikat. Diese verursachen in der praktischen Umsetzung und im Betrieb wesentlich geringeren Aufwand als persönliche Amtssignaturzertifikate. Folgende Anwendungsfälle werden zukünftig unterstützt:
Amtssignatur auf Dokumente eines (Fach-) ELAK Systems Hierfür wird eine Funktion „Amtssignatur erstellen“ zur Verfügung gestellt
Amtssignatur auf Dateien aus dem Dateisystem: hierfür wird eine Lotus Notes / Domino Anwendung zur Verfügung gestellt, die es ermöglicht einen Amtssignaturauftrag zu erstellen, welcher die zu signierende Datei enthält („Upload“). Folgende Punkte sind dabei zu klären:  Signaturzertifikat für die Amtssignatur Für die Erstellung der Amtssignatur wird das auf den Herrn Landesamtsdirektor Dr. Robert Tauber ausgestellte „A-Trust a-sign-corporate-light-02“ (Seriennummer: 14645) Signaturzertifikat vorgeschlagen. Dieses weist insbesondere auch das gem. § 19 Abs. 1 EGovG erforderliche Attribut ( : L1AL) auf und kommt bereits beim Erstellen der Amtssignatur auf Eingangsbestätigungen des Formularservers erfolgreich zum Einsatz. ? Zu klären ist, ob unterschiedliche Behörden dasselbe Signaturzertifikat verwenden dürfen.

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

 Bildmarke Für die Erstellung der Eingangsbestätigung (Formularservice Burgenland) wird bereits folgende Bildmarke verwendet:

? Es ist zu klären, ob unterschiedliche Behörden dasselbe Signaturzertifikat verwenden dürfen.  Visualisierung der Amtssignatur Auf Grund der Novelle des § 19 E-GovG sind Angaben über das Signaturzertifikat sowie des Signaturwertes (Stichwort: Rückführung) bei Visualisierung der Amtssignatur nicht erforderlich. Es ist daher geplant, die Amtssignatur in Form der unsichtbaren („Adobe“) PDFSignatur zu erstellen und einen entsprechenden Verifikationshinweis anzuzeigen. Vorschlag für Visualisierung: 1

Datum

11.03.2008

Hinweis

Das elektronische Dokument wurde amtssigniert. Die Echtheit eines Ausdruckes kann unter der im Briefkopf (bei der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter) angegebenen Telefonnummer verifiziert werden.

Vorteile dieser Lösung: + Ein solcher Textbaustein kann in allen Formularen und Dokumenten, welche mit Amtssignatur versehen werden sollen, einfach integriert werden. + Die Prüfung der elektronischen Signatur der elektronischen Ausfertigung erfolgt mittels Standardsoftware „Adobe Acrobat Reader“ ( kein elektronisches Signaturprüfservices erforderlich) + Prüfung der schriftlichen Ausfertigung durch Nachfrage bei der von der Behörde bzw. Dienststelle benannten Telefonnummer auch heute bereits möglich + Die Prüfung der Signatur durch Rückführung des Signaturwertes ist in der Praxis kaum korrekt durchführbar ? Zu klären ist die textliche Fassung des Hinweises.

1

Datum der Erstellung des PDF/A Dokumentes (= Druckdatum)

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

3. Ablauf der Genehmigung und Ausfertigung von Erledigungen gem. §§ 18 Abs. 3 und 4 i. V. m. 82a AVG:

händisch durch Genehmigenden

Genehmigung (gem. § 18 (3) AVG)

elektronisch durch Genehmigenden (Nachweis Identität und Authentizität!)

Dokumentation in der Fachanwendung (BIOS) oder im ELAK

Dokumentation durch Ablage im Akt

in Form eines Ausdruckes (Papier, Fax)

elektronisches (Basis-) Dokument hat Amtssignatur (gem. §§ 19 und 20 E-GovG)

Ausfertigung (gem. § 18 (4) AVG)

ja

in Form eines elektronischen Dokumentes (Übermittlung per: Mail, Download, Zustellserver, etc.)

Es sind keine weiteren Voraussetzung am Ausdruck erforderlich!

Sonstige Ausdrucke

§ 82a Zif. 1 (bis 31.12.2010 für el. erstellte Erledigung)

Ab 2011

§ 82a Zif. 2 (bis 31.12.2010 für el.Dokument)

Bis 2011 (Strafverfahren, „BIOS Ausdrucke“, Word Dokument das per Post oder Fax übermittelt wird)

Unterschrift durch Genehmigenden oder Beglaubigung Kanzlei erforderlich.

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

Ab 2011 (zB.: pdf, xml) Bis 2011 (doc, pdf, xml,etc.)

Keine Unterschrift, Beglaubigung oder Amtssignatur erforderlich!!!

AMTSSIGNATUR erforderlich!!!

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

4. Genehmigung gem. § 18 Abs. 3 und Ausfertigung gem. § 82a Zif. 1 AVG: (Umsetzungsvorschlag am Bespiel BIOS, Anzeige  Anonymverfügung) 1. Protokollierung der Anzeige(n) (Kanzlei) 2. Genehmigungsvorgang (Genehmigende/r; zB C-Kraft mit Unterschriftsermächtigung) o

Anmeldung am System (Identifikation mit UserID und Authentifizierung mit Passwort)

o

Erfassung der strafrelevanten Daten (Metadaten) zu jeweiligem Aktenzeichen (=Anzeige):

Seite 1: Erforderliche Änderungen:

GENEHMIGENDER: abhängig von Bearbeitercode GENEHMIGUNGSDATUM: Tagesdatum!

Seite 2: o

Freigabe des Geschäftsfalles durch den Genehmigenden mittels

Anmerkung: System protokolliert, welcher Bearbeiter, wann, welche Zahl, mit welchem Strafcode und Strafhöhe genehmigt hat!

3. Automatisierte Erstellung einer elektronischen Erledigung und Ablage in Druck – Datenbank o

(Hinweis: keine nachträgliche Änderung möglich!)

4. Produktion Ausfertigung (Kanzlei) o

Erstellung der schriftlichen Ausfertigung der elektronischen Erledigung

o

Abfertigung der schriftlichen Ausfertigung (durch Kanzlei, zu späterem Zeitpunkt!)

Gem. § 82a Zif. 1 AVG ist bis Ende 2010 keine Unterschrift, Beglaubigung noch Amtssignatur erforderlich. Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

5. Ablauf Genehmigung gem. § 18 Abs. 3 AVG und Ausfertigung mit Amtssignatur gem. § 18 Abs. 4

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

Technische Anmerkungen: o

Folgende Notes / Domino Anwendungen stehen zur Verfügung: o

(Fach-) ELAK System (z.B.: Arbeitnehmerförderung, Betriebsanlagen, SVD, EGS) zur Genehmigung von Erledigungen sowie Erstellung einer Amtssignatur

o

Amtssignatur DB: ermöglicht die Amtssignatur von Dateien aus dem Dateisystem; die Datei wird in die Notes DB geladen und zur Amtssignatur freigegeben (= Amtssignaturauftrag)

o

Feststellung der Identität erfolgt auf Basis der eindeutigen Notes-UserID, Authentifizierung durch Abfrage des Notes-Passwortes

o

Im Zuge der Durchführung der elektronischen Genehmigung wird durch das System ein so genanntes Genehmigungsprotokoll erstellt. Dabei werden seitens des Systems folgende Daten protokolliert: o

Datum und Uhrzeit des Genehmigungsvorganges

o

Notes-UserID, welche die Genehmigung veranlasst

o

Wesentliche Metadaten (siehe Bild 3) bzw. sofern vorhanden, das zu genehmigende Konzept2 (siehe Bild 1 und 2)

o

Hat ein Dokument im (Fach-) ELAK den Status „Amtssignatur erstellen“ erreicht oder wurde in der Amtssignatur DB ein entsprechender Auftrag erstellt, so laufen folgende Prozesse serverseitig ab: o

Erstellung PDF/A Dokument aus dem Konzept bzw. aus dem „Mischdokument“ (= Metadaten plus Vorlageformular)

o

Erstellung Amtssignatur auf dem PDF/A Dokument

o

Anhängen des amtssignierten PDF/A Dokumentes an das Auftragsdokument in der DB

Zu klären bzw. Offene Punkte: o

Soll, wenn das zu genehmigende Konzept bereits die endgültige Ausfertigung entspricht, bereits zu diesem Zeitpunkt die Amtssignatur aufgebracht werden (Problem: in der Praxis erfolgen nach Genehmigung und vor Abfertigung noch „kleine“ Änderungen, z.B.: durch die Kanzlei)?

o

Ist für die Auslösung des Genehmigungsvorganges (bzw. Amtssignatur - Auftrages) die neuerliche Prüfung der Identität und Authentizität erforderlich („Passwortabfrage“)?

o

Das genehmigte Konzept (bzw. die Metadaten) liegt als Word- bzw. Notesdokument vor und ist im Zuge des Genehmigungsvorganges zu sichern. Als „Sicherungsformat“ wird vorgeschlagen, das Konzept (bzw. die Metadaten) in PDF/A zu konvertieren und zusätzlich beim Akt zu verspeichern.

o

Genehmigung von Sammelakten Mehrere Verfahren gleichen Typs (z.B. Förderansuchen, Strafanzeigen), werden mit einem Akt

2

Konzepte liegen als Word-Attachment (.doc) oder Notesdokument im (Fach-) ELAK vor.

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

genehmigt (= Sachverhalt plus Förderungsvorschläge, siehe Bild 1 und 2). Umsetzungsvorschlag: Sachverhalt sowie Liste der Fördervorschläge sind dem „Hauptdatenbankdokument“ (siehe Bild 3) im Format PDF/A bei Erstellung des Aktes anzuschließen und werden zum Genehmigungszeitpunkt entsprechend gesichert (s. o.)

Bild 1: Konzept eines Sammelaktes, Seite1:

Bild 2: Konzept Sammelakt, Liste Fördervorschläge:

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc

Bild 3: Genehmigung (am Bsp. Kreditbestätigung) im ELAK, bestehend aus dem Hauptdatenbankdokument sowie den einzelnen Fördervorschlägen in der der DB

Mag. Franz Koch, LAD-EDV

2007_03_Koch Amtssignatur Ablauf Unterschrift.doc