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Tablero de Comando Integral CONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN 2010

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica

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Contenido

1

Presentación

2

Situación Inicial

3

Fases de Implementación

4

Situación Lograda

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Presentación CONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN 2010 DESCENTRALIZACIÓN, DESCONCENTRACIÓN, MEJORA Y EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Utilización de nuevas tecnologías y procesos que contribuyan al buen funcionamiento de la Administración Pública Provincial. Experiencia: La Gestión en un Click: Tablero de Comando Integral en la Agencia de Recaudación de la Provincia de Buenos Aires

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Situación Inicial NECESIDAD DE UNA HERRAMIENTA EFICIENTE DE MANAGEMENT ESTRATÉGICO PARA LA TOMA DE DECISIONES

Existía información dispersa en formatos no homogéneos, y se necesitaba una metodología sistémica e innovadora para el análisis y la formación de la estrategia organizacional, adecuada para el contexto de la Administración Tributaria Provincial.

La implementación del Tablero de Comando Integral en Arba resuelve satisfactoriamente esta necesidad de información para la toma de decisiones agrupando y alineando en un formato común toda la información considerada estratégica para la organización.

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Situación Inicial EXISTENCIA DE ALGUNOS TABLEROS HETEROGÉNEOS EN CUANTO A UNIFICACIÓN DE FORMATO, CONTENIDO Y PERIODICIDAD

Existían antecedentes dispersos entre los tableros de diferentes áreas que no estaban homogeneizados en cuanto a su formato, exposición de datos y períodos de presentación.

Devenía necesario contar con un conjunto de herramientas para anticiparse a los cambios del futuro, incorporando en forma pragmática las nociones de marco estratégico, habilidades gerenciales, lógica operativa, aprendizaje dinámico y escenarios posibles.

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Situación Inicial

Luego de varios cambios de estructura en la Organización, se detectaron ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN

indicadores que se referían a la misma temática pero utilizaban metodologías distintas para la medición, haciendo que los datos no fueran comparables.

FUNCIONANDO COMO COMPARTIMIENTOS ESTANCOS CON RESPECTO A LA

Esta situación se modificó positivamente con la alineación de los diferentes tableros de acuerdo a la estructura piramidal, contando ya no con datos dispersos, sino con información valiosa para la toma de decisiones gerenciales.

INFORMACIÓN EN EL TABLERO DE COMANDO

En algunas áreas, se verificó que las metas no se modificaban en el transcurso del tiempo. Se generaron reuniones participativas donde se revisaron las mismas y se establecieron cursos de acción.

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Fases de Implementación CAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN

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La primera tarea de cualquier proceso

Con esta premisa, se inició el

Se trata de aprender a tener visión de

de capacitación es unificar y especificar

proceso de capacitación, que no

futuro dentro de las organizaciones,

términos y conceptos confusos. Sólo

sólo consistió en la docencia

poder crear desde una base la

después de llegar a este acuerdo básico

tradicional en lo relativo a su

estrategia minimizando los errores,

podremos considerar las cuestiones de

implementación, sino también en

buscar las herramientas necesarias

forma fácil y clara, compartiendo el

mostrar las ventajas que su uso

para mirar al pasado para poder crear

mismo punto de vista.

depara en la gestión cotidiana.

un futuro mejor.

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Fases de Implementación REUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑO En dichas reuniones los responsables de las áreas que completarán periódicamente el tablero indican cuáles son sus prioridades, las cuales serán enunciadas como objetivos. Posteriormente se analiza qué tareas desarrollan que reflejen dichos objetivos, así como la información de la que se dispone y que se encuentre asociada a éstos. La misma debe reunir las siguientes características: Información susceptible de ser medida.

Que responda a procesos centrales (relevantes).

Que su seguimiento y monitoreo permita tomar acciones en tiempo real.

Que exista documentación respaldatoria.

Que se produzca en plazos homogéneos (meses).

Con dicha información se generan los indicadores concretos que la plasman.

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Fases de Implementación REUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑO

Se logró la alineación de los diferentes

Se establecieron metas para

Se logró el compromiso del

tableros de acuerdo a la estructura

cada indicador, con planes

personal al comprender el

piramidal, contando ya no con datos

de acción, tareas,

aporte de cada uno a la

dispersos, sino con información valiosa

responsables y fechas.

estrategia de la Organización.

para la toma de decisiones gerenciales.

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Situación Lograda INNOVACIÓN RADICAL EN LA GESTIÓN, HERRAMIENTA TECNOLÓGICA DE MONITOREO DISEÑADA PARA EL LOGRO EFICIENTE DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Luego del proceso de implementación, surge el Tablero de Comando de cada área, que se transforma en una herramienta que permitirá supervisar y monitorear en forma permanente

Mejora Continua

el rumbo de las áreas hacia el cumplimiento de los objetivos en cuestión.

Objetivos

Se genera una base para la toma de decisiones orientadas a alcanzar dichos objetivos y la mejora continua que permite

Toma de Decisiones

el aprendizaje de la propia experiencia que trasciende las gestiones.

Tablero de Comando

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Situación Lograda DESARROLLO DE TABLERO DE COMANDO INTEGRAL A NIVEL EJECUTIVO COMO BASE PARA LA TOMA DE DECISIONES

Genera el análisis de las Al producirse un desvío entre lo Una vez que el Tablero se implementa en su totalidad, muestra una comparación entre los datos reales expresados en los indicadores y los previstos.

previsto y lo real, se manifiesta la necesidad de tomar decisiones correctivas para alcanzar las metas, otorgando mayores márgenes de maniobra para corregir deficiencias y objetivos incumplidos.

distintas situaciones de acuerdo al escenario real, facilitando el aprendizaje organizacional.

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Situación Lograda HOMOGENEIZACIÓN DE LOS TABLEROS EXISTENTES Y LOS NUEVOS DESARROLLADOS CONFORME AL TABLERO DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

Los diversos formatos de tablero de comando existentes en las áreas se unificaron al establecerse un único formato

1

Su alta velocidad de respuesta

2

Flexibilidad

3

Escalabilidad

4

Rápida implementación

5

Visión Integrada de la Información

para todos los tableros de la Agencia. En este sentido los tableros de las distintas Gerencias Generales, las Subdirecciones y el de la propia Agencia se exponen de manera uniforme mediante un formato modelo normalizado a nivel de la Agencia. Profundizando esta línea de trabajo existe en la actualidad una tendencia hacia la automatización en la generación de los tableros. Para esto se plantea la utilización de un nuevo tipo de software. El mismo se caracteriza por:

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Situación Lograda REUNIONES DE PERFORMANCE A través de las cuales se reúne el responsable máximo con sus referentes de área a los

Corrigiendo - si corresponde- el rendimiento aludido ya

efectos de revisar la medición, verificación y

sea de los referentes o de los demás participantes.

comparación para determinar:

Implica un conjunto de acciones que permite ajustar los objetivos y metas definidos al momento de planificar y se basa en la información que recibe el decisor.

Qué Ocurre?

Si la historia sirve para no repetir los errores, estudiar las acciones pasadas y compararlas posibilita determinar los desvíos y luego, adoptar medidas correctivas, en especial

Qué Ocurrió?

Qué resultados se están obteniendo u obtuvieron?

si sabemos con exactitud por qué ocurrió.

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Situación Lograda APLICABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

El Tablero de Comando de la Agencia de Recaudación de la Provincia de Buenos Aires se presenta como la aplicación práctica de conceptos de vanguardia orientados a la administración eficiente de las organizaciones.

Esta experiencia y metodología de trabajo resulta aplicable a otras administraciones, permitiendo la perfecta adaptación a la infraestructura informática con la que se cuente.

Permite la gestión por resultados, la mejora continua de los procesos, la identificación de variables controlables y no controlables, así como también la adaptación de los planes de acción para el cumplimiento de los objetivos.

Esta herramienta permite además tener la historia de cada indicador con su tendencia, estudiar su evolución y fijar metas motivadoras con la impronta de cada gestión.

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FIN de presentación